7.1. Fases de la administración de proyectos de TIC´s
La administración de proyectos de TIC’s involucra la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de estos, de manera que se dé cumplimiento a las necesidades y expectativas de los usuarios o clientes.
Un proyecto se puede definir como un conjunto de actividades interdependientes orientadas a un fin específico y con una duración predeterminada. Cumplir con los objetivos planteados dentro de las especificaciones técnicas de plazo y costo, significa completar con éxito el proyecto. El éxito de un proyecto depende en gran medida de la administración que se haga de él.
Debido a las características de los proyectos de tecnologías de información y comunicaciones, su administración considera agrupar sus actividades en las siguientes fases: iniciación, planeación, ejecución, control y cierre.
Figura 7.8 Fases de la Administración de Proyectos de TIC’S. 7.1.1. Iniciación
Algunos proyectos de TIC’s son cancelados aún sin llegar a la etapa de planeación. Esta situación se debe a que no fueron definidos de manera apropiada y sus alcances y resultados no garantizaban su éxito.
El inicio de un proyecto debe ser tan rápido y eficientemente como sea posible, de acuerdo a los siguientes pasos:
Desarrollo de una oportunidad de negocio: El primer paso que se da cuando se inicia un nuevo proyecto es la creación de una oportunidad de negocio, donde se describe el problema y la oportunidad para ser manejado mediante un proyecto y las posibles alternativas de solución.
La oportunidad de negocio representa el fundamento para el proyecto así como la documentación completa de las razones para la creación del proyecto y los beneficios que se obtendrán.
Realizar un estudio de viabilidad: Un estudio de viabilidad permite identificar la probabilidad de las alternativas de solución y las ventajas indicadas en la oportunidad de negocio. Con base en el estudio de viabilidad y el análisis de costo beneficio se identifica la mejor solución y después se aprueba su realización.
Establecer los términos de referencia: Una vez que el problema y la solución han sido identificados, un nuevo proyecto puede definirse para obtener esa solución. Los términos de referencia se documentan para describir lo que el proyecto pretende alcanzar y los beneficios que se obtendrán. La visión del proyecto, su alcance, los productos que se obtendrán, la organización del proyecto y un plan de implementación deben ser claramente establecidos en la documentación de los términos de referencia que a la postre se convertirá en un reporte de definición del proyecto.
Definición del equipo de trabajo del proyecto: Una vez que el proyecto ha sido definido, se debe hacer la definición del equipo de trabajo iniciando con el encargado del proyecto para que tome la responsabilidad del proyecto y defina los perfiles del equipo de trabajo que participará estableciendo su papel y responsabilidades.
Instalación del lugar de trabajo: Se define el lugar físico donde se trabajará el proyecto y los materiales y equipo con los que deberán contar. Se debe llevar una lista de verificación para asegurarse que el lugar físico se ha instalado correctamente, lo que permitirá desarrollar el trabajo de manera adecuada.
Revisión: Por último se debe realizar una revisión completa de todas las actividades relacionadas con la iniciación del proyecto y que permitan la aprobación formal para proceder a la planeación.
7.1.2. Planeación
Dentro de la fase de planeación se deben establecer los objetivos que se pretenden lograr, y definir los recursos o medios mediante los cuales se alcanzarán esos objetivos, de tal manera que sea posible establecer un presupuesto para indicar el monto y disposición de dichos recursos para poder estimar los costos y los beneficios que se obtendrán del proyecto, así como el grado de satisfacción que se permitirá dar a los usuarios o clientes con el logro de esos objetivos. Todos estos elementos deberán reflejarse en un programa de trabajo, mediante el cuál se contemple el ejercicio eficiente de todos los recursos.
La planeación debe considerar los siguientes elementos:
La definición, la estructura, los requerimientos y una cédula del proyecto.
Definición del proyecto.
Dentro de la definición del proyecto se deben establecer los objetivos, el alcance, los productos finales o entregables y realizar la gestión de los riesgos posibles.
Los objetivos deben ser el primer factor a desarrollar dentro del proceso de planeación de un proyecto, ya que su consecución representa la terminación del proyecto. Estos se deberán priorizar y clasificar en generales y específicos. Los objetivos específicos deberán ser el camino que conduzca al logro de los objetivos generales y estos deberán representar el fin último del proyecto.
Todos los objetivos deben ser cuantificables, de manera que pueda asociarse a estos una medida que permita su seguimiento, verificación y el control de su logro, también deben ser alcanzables en relación a los recursos que se
requieren y el tiempo que se necesita para alcanzarlos, todo esto dentro de los límites normales de esfuerzo.
Para el establecimiento del objetivo general deben considerarse las expectativas o necesidades de la organización y los resultados que se obtendrán de los productos o entregables que genere el proyecto.
Una vez establecidos los objetivos, se debe definir el alcance del proyecto. El alcance debe establecer una visión amplia y clara del proyecto, precisando su verdadera dimensión. En esta actividad se deben considerar los recursos humanos, técnicos y financieros con los que cuenta la organización.
Los productos finales o entregables deben ser el centro de atención del equipo de trabajo del proyecto y establecerlos en los objetivos específicos. Las actividades y tareas deberán apuntar directamente a los productos finales o entregables y la administración y gestión del proyecto deberá trabajar en función de estos.
En algunas ocasiones estos productos finales o entregables son intangibles y se deberá establecer medidas claras para poderlos cuantificar.
Todo proyecto puede en un momento determinado verse afectado en variables tales como: sus objetivos, alcance, recursos y plazos. Es necesario identificar y analizar los factores que pueden representar un riesgo para el proyecto, por ejemplo la poca experiencia de los integrantes del equipo de trabajo, la ausencia de estándares, el número de integrantes del equipo de trabajo, el plazo para su terminación, la complejidad del proyecto y el compromiso de todos los actores, entre otros.
Estructura del proyecto.
Para asegurar el éxito en el logro de los objetivos de un proyecto, es necesario definir la estructura de éste, considerando a los usuarios o clientes, y garantizar la disponibilidad de recursos.
El equipo de trabajo deberá ser definido tomando en cuenta el perfil de cada integrante, la participación que tendrán en el proyecto y la estructura bajo la cual trabajarán de acuerdo a la organización o al proyecto de que se trate.
Se puede definir un esquema de organización basado en las funciones que se deben realizar dentro del proyecto, denominado estructura organizacional funcional.
Este modelo puede aplicarse cuando los integrantes del equipo de trabajo se comprometen al logro de algún producto de acuerdo a sus funciones. De alguna manera se alinean las funciones con los objetivos del proyecto.
Este modelo de organización representa ventajas y desventajas. Dentro de las ventajas se tiene que el esquema de control y seguimiento no se opone con el desarrollo funcional, ya que cada integrante asume sus funciones y hay claridad en la participación individual y se puede tener control del trabajo realizado. Dentro de las desventajas está el peligro de perder la visión global del proyecto y aislar a cada integrante convirtiendo el proyecto en una serie de subproyectos y perderse el sentido de pertenencia al mismo.
Otro modelo conocido como estructura organizacional matricial, se basa en que a partir de la determinación de los requerimientos, se selecciona el equipo de trabajo de acuerdo al perfil para llevar a cabo el desarrollo. Se integra entonces un equipo generalmente interdisciplinario que trabaja conjuntamente alrededor de un objetivo y con un alto sentido de pertenencia.
Quienes integran este equipo de trabajo son asignados temporalmente al proyecto y una vez concluido regresan a sus actividades normales. Esto último puede representar una desventaja debido a que en un momento determinado se sienten un grupo de elite y podría representar un desestímulo el regresar a sus actividades al concluir el proyecto.
Una vez que ya se definió la estructura se puede pasar a la definición de los perfiles con base en los objetivos a alcanzar. La participación en el proyecto
debe estar sujeta al cumplimiento del perfil. Definir perfiles permite conocer si se cuenta con el personal idóneo o es necesario establecer un programa de capacitación para alcanzar el perfil requerido o buscar ese perfil de manera externa.
Para definir un perfil se deben considerar los siguientes factores: o Grado de responsabilidad.
o Competencias: destrezas, conocimientos y actitudes. o Manejo de técnicas administrativas y de comunicación.
o Manejo de situaciones de conflicto tanto internas como externas.
Requerimientos del proyecto.
Los requerimientos deben ser acordados con los usuarios o clientes para poder lograr óptimamente los objetivos del sistema.
“Un requerimiento es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema”1.
Los requerimientos constituyen el contexto técnico del proyecto y permiten definir aspectos de la planeación, verificación y pruebas.
Los requerimientos del entorno se pueden determinar después de realizar un análisis del ambiente externo o entorno del proyecto con el fin de que pueda responder a los cambios que pudieran presentarse en su ambiente.
Los requerimientos humanos se refieren al equipo de trabajo comprometido con el proyecto y su participación puede ser directa o indirecta.
Los requerimientos técnicos comprenden los conceptos funcionales del sistema informático que permitan obtener los resultados esperados.
1
Los requerimientos deben ser completos, de tal manera que el administrador pueda estimar su complejidad y alcance para poder clasificarlos jerárquicamente con base en las necesidades específicas de cada proyecto y así poderlos verificar mediante alguna medida o métrica.
Cédula del proyecto.
Toda la planeación de un proyecto debe verse reflejada en una herramienta de gestión del proyecto, cédula o documento que facilite su administración, seguimiento y control, en el cual se registren las tareas, actividades y la relación o secuencia que hay entre ellas, es decir, las actividades que dependen de la terminación de alguna o algunas, o aquellas que pueden llevarse en paralelo, así como la duración y los recursos que se requieren para completarlas. Se pueden utilizar herramientas que permitan llevar el seguimiento del proyecto, como: Los diagramas de Gantt (actividad, atributos y cronograma), el PERT (Program Evaluation and Review Technique) o método de la ruta crítica, y considerar los mecanismos que permitan la revisión y control del proyecto con relación al cumplimiento de los objetivos, tareas, disponibilidad de recursos, cumplimiento de los estándares de calidad, presupuestos y tiempos de ejecución.
7.1.3. Ejecución
La ejecución es la etapa más larga en términos de duración. Esta fase comprende todas las actividades que deben realizarse para terminar con éxito un proyecto. Es la fase en la que se construyen físicamente los productos o entregables y son presentados al cliente o usuario para su aceptación.
Asimismo, tiene como metas: conducir las actividades programadas y respetar los plazos y presupuestos establecidos para lograr los objetivos planteados.
Para que se garantice un éxito en la ejecución de un proyecto, no deben consumirse más recursos de los presupuestados ni limitarse las funciones o los objetivos.
En todo proyecto informático existe siempre el riesgo de no conseguir los objetivos planteados, esto se debe a alguno de los siguientes factores:
Tamaño y duración: los grandes proyectos tienen mayores posibilidades de terminar con errores o en fracaso.
Tecnología: debe utilizarse tecnología probada y conocida para evitar riesgos.
Calidad: Deben fijarse estándares y cuidar que se cumplan.
La característica más importante de un proyecto informático es que tiene una temporalidad determinada y no dispone indefinidamente de los recursos que se le asignan. Un proyecto nace, se desarrolla y finalmente termina.
El objetivo principal de la ejecución de un proyecto informático es dirigir su desarrollo para llevarlo a su fin y obtener las funcionalidades deseadas, en los plazos establecidos y con el presupuesto autorizado.
Figura 7.9 Relación entre las fases de Ejecución y Control en la Administración de Proyectos de TIC’S.
Para garantizar que los requerimientos de los clientes o usuarios están bien entendidos, el responsable del proyecto debe monitorear y controlar las actividades, los recursos y el tiempo requeridos para lograr su consecución.
Las actividades que se deben realizar para la construcción de los productos o entregables podrán variar dependiendo del tipo de proyecto y de la metodología que se estableció para su desarrollo. Los productos o entregables pueden ser construidos en una metodología en “cascada”, en la que cada actividad se realiza siguiendo la secuencia establecida hasta su terminación; o de manera “iterativa”, en la que se realizan iteraciones en la construcción de cada producto hasta que está de acuerdo a los requerimientos de los clientes o usuarios. Independientemente de la metodología que se utilice para la construcción de los productos o entregables, se debe llevar un proceso muy cuidadoso de monitoreo y control para asegurar que la calidad final de estos, estén de acuerdo con los criterios de aceptación establecidos por los clientes o usuarios.
La eficiencia de la ejecución se mide en función de los recursos utilizados y los plazos establecidos para lograr de manera satisfactoria los objetivos cualitativos y cuantitativos que se fijaron para el proyecto.
7.1.4. Control
Esta fase está estrechamente ligada con la ejecución. Mientras el equipo del proyecto está construyendo físicamente cada producto o entregable, el responsable del proyecto deberá implementar una serie de procesos gerenciales para monitorear y controlar todas las actividades que se llevarán a cabo. Dentro de estas actividades se pueden mencionar las siguientes:
Administración del tiempo. Se debe controlar el tiempo que consume cada actividad del proyecto. Es necesario registrar el tiempo asignado a cada tarea y el tiempo que consume su ejecución.
Administración de los costos. Consiste en el proceso mediante el cual los costos formalmente se identifican para su aprobación y pago. Su registro permite identificar la cantidad de recursos financieros que consume cada actividad con relación a los materiales y el equipo utilizado, para propósitos de auditoria.
Administración de la calidad. La calidad se puede definir como el “nivel de conformidad del producto final con los requerimientos del cliente o usuario”2. La administración de la calidad es el proceso mediante el cual se asegura y controla la calidad de cada producto o entregable.
Administración de cambios. Los cambios que pudieran presentarse con respecto al alcance, los productos o entregables, el tiempo o recursos del proyecto; se deberán definir, evaluar y en su caso aprobar de manera formal y previo a su implementación. El administrador del proyecto deberá documentar los costos en los que se incurrirá y los beneficios que se obtendrán en caso de implementar un cambio y controlarlo de manera exitosa.
Administración de riesgos. La administración de riesgos es el proceso mediante el cual se identifican los riegos del proyecto en el alcance. Los productos, el tiempo o los recursos, se cuantifican y se manejan de manera formal durante el proyecto. Los riesgos deben ser identificados en cualquier etapa del proyecto.
Administración de la aceptación. Es el proceso mediante el cual los productos o entregables elaborados mediante el proyecto son revisados y aceptados por los clientes o usuarios de acuerdo a sus requerimientos específicos. Se describen los criterios mediante los cuales cada producto fue producido y el nivel de satisfacción que cubre.
7.1.5. Cierre
Esta fase se produce una vez que los productos o entregables se han realizado y han sido aceptados por los clientes o usuarios, un proyecto ha alcanzado con éxito su objetivo y está listo para su cierre formal. El cierre es la última fase de un proyecto y debe conducirse formalmente de acuerdo a las siguientes actividades:
Establecer claramente los criterios por los cuales el proyecto ha sido terminado.
2Carla Wilkin y Tanya Castleman., Development of an instrument to evaluate the quality of delivered
Elaborar un programa para transferir los productos o entregables al ambiente o plataforma de los clientes o usuarios.
Elaborar una relación de los manuales que se entregarán.
Concluir los contratos establecidos con los proveedores de materiales para el proyecto.
Elaborar una relación de los equipos, materiales y consumibles disponibles.
Comunicar el cierre del proyecto a todos los involucrados en el proyecto.
Se deberá elaborar un reporte de cierre del proyecto y entregarse a los clientes o usuarios para su aprobación.
El administrador del proyecto es el responsable de llevar a cabo todas estas actividades dentro de los tiempos establecidos en la planeación del proyecto y considerados en su presupuesto.
Toda la documentación, como: reportes, presupuestos, informes, manuales, etc., deberán archivarse para ser consultados en caso de necesitarse para futuros proyectos.
En los últimos diez años, en muchas organizaciones sus ejecutivos han puesto su atención en la administración de proyectos. Fusiones, nuevas plataformas tecnológicas, adquisiciones, nuevos productos, la globalización económica y nuevos procesos de negocios, obligan a las empresas a reaccionar con rapidez y a establecer proyectos de negocios. La administración de un proyecto es una tarea importante que no puede sustituirse, ya que se involucran recursos, esfuerzos y expectativas de la organización. Una empresa exitosa, concluye con éxito sus proyectos.
