CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO LA PAZ DEPARTAMENTO DE EL PROGRESO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Guatemala, 23 de mayo de 2016 Señor Héctor Joel Cáceres Godínez Alcalde Municipal Municipalidad de San Antonio La Paz Departamento de El Progreso Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Publico y en cumplimiento de lo regulado en la literal "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los auditores gubernamentales; que oportunamente fueron nombrados para el efecto y, quienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley, son responsables del contenido y efectos legales del mismo.
Sin otro particular, atentamente.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO LA PAZ DEPARTAMENTO DE EL PROGRESO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015
11 11 9 9 9 9 9 9 8 8 7 6 5 5 5 4 3 3 2 2 2 2 2 1 1 1
1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función
2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales 3.1.2 Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera 4.2 Área Técnica
5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General 5.1.2 Estado de Resultados 5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual 5.2.2 Plan Anual de Auditoría 5.2.3 Convenios 5.2.4 Donaciones 5.2.5 Préstamos 5.2.6 Transferencias 5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad 5.3 Estados Financieros 5.3.1 Balance General
52 51 50 49 31 21 21 14 Egresos 5.3.4 Notas a los Estados Financieros 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables
7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR
8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO
9. COMISIÓN DE AUDITORÍA
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1) Misión (Anexo 2) Estructura Orgánica (Anexo 3) Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4) Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5) Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) Nombramiento Forma Única de Estadística Formulario SR1 Anexo del Especialista
1. 2. 3. 4. Guatemala, 23 de mayo de 2016 Señor Héctor Joel Cáceres Godínez Alcalde Municipal Municipalidad de San Antonio La Paz Departamento de El Progreso Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los) Nombramiento (s) No. (s) DAM-0447-2015 de fecha 17 de noviembre de 2015 y DAM-0016-2016 de fecha 27 de enero de 2016, he (hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad de San Antonio La Paz, del Departamento de El Progreso, con el objetivo de evaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015. Nuestro examen incluyó la evaluación de la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen a continuación:
HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Deficiencias en el uso, manejo y control de combustible Atraso en conciliaciones bancarias Documentación de respaldo incompleta Atraso en los registros de libros autorizados de Inventarios
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES
Área Financiera
Seguimiento a recomendaciones de auditoría anterior no cumplidas
Pagos efectuados sin autorización legal de la Comisión de Finanzas y no fiscalizados por ésta Depósitos bancarios no realizados oportunamente Falta de elaboración de contratos en la adquisición de combustible Falta de arqueos periódicos Incumplimiento de traslado de rentas consignadas Incumplimiento a trámite de baja de bienes Aplicación incorrecta de renglones presupuestarios La Comisión de Auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Lic. Marvin Oswaldo Merida Merida (Coordinador) y Lic. Mynor Augusto Salazar Gomez (Supervisor).
El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables.
Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en detalle en el informe de auditoría adjunto.
Atentamente,
ÁREA FINANCIERA
1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal
El municipio es una institución autónoma del Derecho Público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos.
El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal.
La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales.
Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República de Guatemala, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal.
1.2 Función
El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.
Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes:
Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.
2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en:
La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241.
El Decreto Número 31-2002. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.
El Acuerdo Gubernativo Número 192-2014, Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y Normas Internacionales de Auditoría.
Nombramiento DAM-0447-2015 de fecha 17 de noviembre de 2015 y DAM-0016-2016 de fecha 27 de enero de 2016.
3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera
3.1.1 Generales
Evaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015.
3.1.2 Específicos
Verificar los saldos de las cuentas del Balance General, que por la materialidad y naturaleza sean significativos.
Verificar los Ingresos y Gastos revelados en el Estado de Resultados.
Evaluar que el Presupuesto de Ingresos y Egresos se haya ejecutado atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia. Evaluar el adecuado cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y otros aspectos legales aplicables.
reglamentos, normas y metodologías aplicables.
Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente.
Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.
Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que las rigen.
4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera
El examen comprendió la revisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y, de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe a continuación:
Del Balance General las cuentas siguientes: Bancos, Construcciones en Proceso, Bienes de uso Común y Gastos del Personal a Pagar
Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Impuestos Indirectos, Venta de Bienes, Venta de Servicios; en el área de Gastos las cuentas: Remuneraciones, Bienes y Servicios, según muestra seleccionada. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central.
Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales: Actividad 1 Concejo Municipal y Alcaldía, Renglones Presupuestarios: 011 Personal permanente, 022 Personal por contrato, 029 Otras prestaciones al personal temporal, 062 Dietas para cargos representativos, 063 Gastos de
011 Personal permanente, 022 Personal por contrato; Actividad 4, Dirección de Planificación Municipal, renglones presupuestarios: 011 Personal permanente, 022 Personal por contrato. Programa 12 Gestión Ambiental: Proyecto 4 Manejo de Sistema de Agua Potable, renglones presupuestarios: 022 Personal por contrato, 031 Jornales, 111 Energía eléctrica, 112 Agua, 142 Fletes, 173 Mantenimiento y reparación de bienes nacionales de uso común, 268 Plásticos, Nylon, Vinil y P.V.C., 297 Útiles, accesorios y materiales eléctricos. Programa 14 Red Vial: Proyecto 2 Mejoramiento calle Sector Los Mangales, Aldea El Chorro, Proyecto 3 Mejoramiento calle Sector El Barrial, Aldea Llano Largo, Proyecto 10 Mejoramiento carretera del Municipio de San Antonio La Paz, renglón presupuestario 331 Construcciones de bienes nacionales de uso común, para cada uno de los proyectos; Proyecto 11 Manejo y Mantenimiento rutinario de Calles y Caminos, renglones presupuestarios: 011 Personal permanente, 022 Personal por contrato, 031 Jornales, 165 Mantenimiento y reparación de medios de transporte, 181 Estudios, investigaciones y proyectos de factibilidad, 262 Combustibles y lubricantes; Proyecto 18 Mejoramiento calle Aldea El Chorro, renglón presupuestario 331 Construcciones de bienes nacionales de uso común. Los expedientes se detallan en la Cédula de Atributos que se encuentra en los papeles de trabajo del auditor, conforme a la muestra seleccionada que se detalla en el Memorando de Planificación, considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: 000 Servicios Personales, 100 Servicios no personales, 200 Materiales y Suministros y 300 Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles.
Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría.
4.2 Área Técnica
De conformidad con el Acuerdo No. A-033-2013, de fecha 26 de febrero de 2013, de la Contraloría General de Cuentas, se trasladó solicitud a la Dirección de Infraestructura Pública, mediante oficio OF-DAM-942-2015, de fecha 09 de diciembre de 2015, para auditar el área técnica de los proyectos detallados en dicha providencia, quienes rendirán informe por separado.
5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS
5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General
De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes:
ACTIVO Bancos
Al 31 de diciembre de 2015, la Cuenta 1112 Bancos, refleja un saldo en el Balance General de Q466,610.83, integrada por 2 cuentas bancarias como se resume a continuación: Una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora) y una Cuenta receptora, aperturadas en el Banco de Desarrollo Rural, S. A.
Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 de diciembre de 2015, correspondientes.
Propiedad, Planta y Equipo
Al 31 de diciembre de 2015, la cuenta 1230 Propiedad, Planta y Equipo presenta un saldo de Q38,744,870.88, integrado por las siguientes cuentas: Propiedad y Planta en Operación Q4,154,892.57; Maquinaria y Equipo Q2,064,577.43; Tierras y Terrenos Q589,941.98; Construcciones en Proceso Q14,187,664.95; Otros Activos Fijos Q8,100.00; Bienes de Uso Común Q17,739,693.95, los saldos de las cuentas según el Balance General, concilian con los registros del Inventario General de la Municipalidad a esa fecha. Las subcuentas sujetas a evaluación son: Maquinaria y Equipo.
PASIVO
Al 31 de diciembre de 2015, la cuenta 2113 refleja un saldo en el Balance General de Q464,592.18, integrada de la siguiente manera:
Código Concepto Saldo
118 PLAN DE PRESTACIONES DEL EMPLEADO MUNICIPAL 39,242.88
122 TIMBRE Y PAPEL SELLADO 38,550.00
201 CUOTAS I.G.S.S. 216,523.17
202 PRIMA DE FIANZA 35,058.74
206 I.S.R. SOBRE RELACIÓN DE DEPENDENCIA 10,366.05
211 RETENCIONES JUDICIALES 25,200.00
TOTALES 464,592.18
Es importante mencionar, con relación a las Cuotas I.G.S.S., que durante el ejercicio fiscal 2015 se efectuaron retenciones que fueron efectivamente trasladadas, sin embargo, el saldo al 31 de diciembre de 2015 incluye retenciones de ejercicios anteriores y se planteó el pago por cuotas, sin embargo el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, no aceptó y requirió un solo pago del 100% de la deuda.
PATRIMONIO
Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas
La cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas, presenta un saldo acumulado de Q123,343,121.29, al 31 de diciembre de 2015.
Resultado del Ejercicio
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, la cuenta 3112.02 Resultado del Ejercicio, registra pérdida por valor de Q3,263.15.
Resultado Acumulado de Ejercicios Anteriores
La cuenta 3112.01 Resultado Acumulado de Ejercicios Anteriores, presenta una pérdida acumulada al 31 de diciembre de 2015 de Q70,898,844.46.
5.1.2 Estado de Resultados
De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes:
Ingresos
Ingresos Tributarios
Venta de Bienes y Servicios de la Administración pública
La cuenta 5140 Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública, al 31 de diciembre de 2015, refleja un saldo en el Estado de Resultados de Q328,180.20, integrado de la siguiente manera: 5141 Venta de Bienes por Q772.70 y Venta de Servicios por Q327,407.50, las cuales fueron evaluadas de forma selectiva.
Gastos
Remuneraciones
La cuenta 6111 Remuneraciones durante el ejercicio fiscal 2015 en el Estado de Resultados, refleja un saldo de Q3,784,639.13, integrado de la siguiente manera: 6111.01.01 Sueldos y salarios por Q3,784,639.13. Se evaluó de forma selectiva la cuenta 6111.01.01 Sueldos y Salarios.
Bienes y Servicios
La Cuenta 6112 Bienes y Servicios durante el ejercicio fiscal 2015 refleja un saldo en el Estado de Resultados de Q1,232,759.59, integrado de la siguiente manera: 6112.01.00 Servicios no Personales por Q689,275.90, y 6112.03.00 Bienes de Consumo por Q543,483.69. Se evaluó de forma selectiva la subcuenta 6112.01.00 Servicios no Personales.
5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2015, fue aprobado mediante Acuerdo No. 016-2014 de fecha 05 de diciembre 2014.
Ingresos
El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2015, asciende a la cantidad de Q22,100,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q17,305,816.42, para un presupuesto vigente de Q39,405,816.42, ejecutándose la cantidad de Q.26,801,823.20 (68.01% en relación al presupuesto vigente), en las diferentes Clases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios Q190,387.24; 11 Ingresos no Tributarios Q1,406,040.53; 13 Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública Q28,280.00; 14 Ingresos de Operación Q299,900.20; 15 Rentas de la
Propiedad Q1,146.05; Transferencias Corrientes Q3,299,126.81; 17
Transferencias de Capital Q20,576,942.37; 24 Endeudamiento Público Municipal Q1,000,000.00: siendo la Clase 17 Transferencias de Capital la más significativa, en virtud que representa un 76.77% del total de ingresos percibidos.
el Ministerio de Finanzas Públicas durante el mes de enero del año 2016, por un monto de Q1,621,564.65, según registros del Sistema de Contabilidad Integrada para Gobiernos Locales –SICOIN GL, el presente aporte no fue evaluado en el proceso de la auditoría.
Egresos
El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2015, asciende a la cantidad de Q22,100,000.00; el cual tuvo una ampliación de Q17,305,816.42; para un presupuesto vigente de Q39,405,816.42; ejecutándose la cantidad de Q26,143,500.38 (66.34% en relación al presupuesto vigente) a través de los programas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales Q5,309,632.72; 11 Atención a la Salud Q1,156,880.07; 12 Gestión Ambiental Q4,845,363.10; 13 Gestión Educativa Q2,764,849.53; 14 Red Vial Q8,753,156.36; 15 Servicios Sociales Q9,143.85; 16 Viviendas Mejoradas Q1,319,429.49 y 99 Deuda Pública Q1,985,045.26, de los cuales el programa 014 Red Vial es el más importante con respecto al total ejecutado, en virtud que representa un 33.48% del mismo.
La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2015, fue aprobada en Acta del Concejo Municipal No. 01-2016, punto Segundo, de fecha 05 de enero de 2016.
En todas las áreas, se evaluó exclusivamente lo indicado en el alcance de la auditoría.
Modificaciones presupuestarias
En el periodo auditado la Municipalidad realizó modificaciones presupuestarias, mediante ampliaciones (y/o disminuciones) por un valor de Q17,305,816.42 y transferencias por Q8,413,497.02, verificándose que las mismas están autorizadas por el Concejo Municipal y registradas adecuadamente en el Módulo de Presupuesto del Sistema de Contabilidad Integrado de Gobiernos Locales SICOINGL.
5.2 Otros Aspectos
5.2.2 Plan Anual de Auditoría
El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas.
5.2.3 Convenios
La Municipalidad reportó que durante el ejercicio fiscal 2015, suscribió 9 convenios con el Consejo Departamental de Desarrollo de El Progreso por un monto de Q6,070,786.00.
5.2.4 Donaciones
La Municipalidad reportó que durante el ejercicio fiscal 2015, no percibió ninguna Donación.
5.2.5 Préstamos
La Municipalidad reportó que durante el ejercicio fiscal 2015, percibió préstamos de parte del Instituto de Fomento Municipal -INFOM- por un monto de Q1,000,000.00 identificados con los números 42-0161-0015, 42-0161-0016 y 42-0161-0017 respectivamente.
5.2.6 Transferencias
La Municipalidad reportó que durante el ejercicio fiscal 2015, no trasladó fondos a otras entidades u organismos.
5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada
La Municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada para Gobiernos Locales, SICOIN GL.
Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones
Se verificó que la Municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, adjudicó 12 concursos finalizados adjudicados, finalizados anulados 0, finalizados desiertos 0 y publicaciones sin concurso 307, según reporte de GUATECOMPRAS generado al 31 de diciembre de 2015, seleccionando una muestra que se detalla a continuación:
No. NOG/NPG ENTIDAD/DESCRIPCIÓN VALOR Q.
1 3911381 MEJORAMIENTO CALLE (PAVIMENTO RIGIDO) SECTOR LOS MANGALES, ALDEA EL CHORRO
784,700.00 2 3911306 MEJORAMIENTO CALLE (PAVIMENTO RÍGIDO) SECTOR EL AGUACATE, ALDEA
LAS MORITAS
772,361.00 3 3911365 MEJORAMIENTO CALLE (PAVIMENTO RÍGIDO) SECTOR EL BARRIAL, ALDEA
LLANO LAGO
768,325.00 4 3911217 MEJORAMIENTO CENTRO DE SALUD (CAMBIO DE TECHO, PISO Y REPARACIÓN
DEL SISTEMA SANITARIO) CABECERA MUNICIPAL
716,000.00 5 3990648 MEJORAMIENTO SISTEMA DE AGUA POTABLE (RED DE DISTRIBUCIÓN) BARRIO
EL CALVARIO, CABECERA MUNICIPAL
669,153.50 6 4190920 CONSTRUCCIÓN ESCUELA PRIMARIA ALDEA EL LIMÓN 824,500.00 7 4190726 AMPLIACIÓN ESCUELA PRIMARIA ALDEA EL NARANJO 788,853.00 8 4253620 ADQUSICIÓN DE VEHÍCULO TIPO PICK UP PARA LA MUNICIPALIDAD DE SAN
ANTONIO LA PAZ
199,219.00
Sistema Nacional de Inversión Pública
La municipalidad cumple con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.
5.3 Estados Financieros 5.3.1 Balance General
5.3.2 Estado de Resultados
5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
5.3.4 Notas a los Estados Financieros
6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera
Hallazgo No. 1
Deficiencias en el uso, manejo y control de combustible Condición
En la Municipalidad de San Antonio La Paz, El Progreso, dentro de la auditoría financiera y presupuestaria, del período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, se estableció deficiencias en el control del combustible: 1) Deficiente programación del consumo de combustible y la falta de acciones oportunas de la administración ante las autoridades encargadas de proveer los fondos para la compra de combustibles mediante cupones, 2) No cuenta con registros auxiliares, que permitan llevar el control de los vales de combustible mediante un libro que registre el suministro del carburante en los vehículos, 3) No cuenta con un formulario, tarjeta, bitácora o control, que permita registrar el kilometraje y el medidor del tanque de gasolina por vehículo, 4) No existe un manual de procedimientos y reglamento interno que regule el uso de los combustibles, 5) No existen informes semanales que consoliden los movimientos de combustibles y lubricantes debidamente identificados con los automotores a los que se les suministro combustible.
Criterio
El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 1.2 Estructura del control interno, establece: “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos, d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio.”
Causa
permitan verificar el consumo de combustibles en forma efectiva, y si éstos corresponden a comisiones oficiales y uso de maquinaria.
Efecto
Riesgo que se utilice el combustible para otro tipo de actividades; no se ejecuten, ni concluyan los trabajos planificados y emergentes; así mismo, que no se cuente con información fidedigna respecto al consumo y existencias de combustible, para la oportuna toma de decisiones y fiscalizaciones correspondientes.
Recomendación
El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal para que evalúen constantemente los distintos procedimientos relacionados al área de combustibles y lubricantes, a efecto se realice una programación oportuna de la adquisición de combustibles y lubricantes con la finalidad de que el consumo sea adecuado y razonable, y que se implementen los procedimientos, reglamentos internos, controles y registros de combustibles, los cuales deben quedar actualizados y aprobados por el Concejo Municipal.
Comentario de los Responsables
En nota sin número, de fecha 25 de abril de 2016, los señores: Núbere Agustín López López, quien fungió como Alcalde Municipal; Esdras Hazael Palacios Palacios, quien fungió como Director de Administración Financiera Integrada Municipal, manifiestan: “El control de los combustibles sustituye uno de los temas que forman parte de los asuntos administrativos y financieros de la Municipalidad, desde hace dos años se ha venido trabajando en la implementación del manual, tal es el caso que en el año 2015 se realizó el reglamento de combustibles para esta municipalidad y vales pre enumerados en el cual se contemplan aspectos relacionados con el control de uso de los combustibles, el cual quedo archivado en la Municipalidad.”
Comentario de Auditoría
Se confirma el presente hallazgo para los señores: Núbere Agustín López López, quien fungió como Alcalde Municipal y Esdras Hazael Palacios Palacios, quien fungió como Director de Administración Financiera Integrada Municipal, debido a que indican que la Municipalidad cuenta con el Manual de Combustibles y vales pre-numerados para el uso de los mismos, sin embargo en la Auditoría realizada no fue proporcionado dicho manual y no se lleva un registro auxiliar de los vales
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 4, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
ALCALDE MUNICIPAL NUBERE AGUSTIN LOPEZ LOPEZ 6,250.00 DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL ESDRAS HAZAEL PALACIOS PALACIOS 3,000.00
Total Q. 9,250.00
Hallazgo No. 2
Atraso en conciliaciones bancarias Condición
En la Municipalidad de San Antonio La Paz, El Progreso, dentro de la auditoría financiera y presupuestaria, del período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, se estableció en el trabajo de campo realizado en la primera etapa que las conciliaciones bancarias se encontraban atrasadas al mes de agosto de 2015, sin embargo al concluir el trabajo de campo en la segunda etapa se determinó que las conciliaciones se encontraron al 31 de diciembre de 2015.
Criterio
El Acuerdo No. A-57-2006 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, que aprueban las normas de Auditoría del Sector Gubernamental, en la norma No. 2 Normas aplicables a los sistemas de administración general, contienen las siguientes normas que literalmente dicen: "2.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL. Se deben establecer y mantener sistemas de información gerencial que produzcan información confiable y oportuna para la toma de decisiones en las unidades administrativas y puestos, de acuerdo a los roles y responsabilidades. Los sistemas de información gerencial deben permitir la identificación de amenazas y riesgos operativos en forma global, que realmente las acciones de planificación, control y operaciones que contribuyan con eficiencia a un proceso transparente de rendición de cuentas". "2.4 AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE OPERACIONES. Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas y operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo".
Incumplimiento por parte del Contador General al no elaborar las conciliaciones bancarias en forma oportuna, que refleje los saldos reales de caja y bancos.
Efecto
Limitación en información financiera, puesto que la falta de conciliaciones bancarias propicia desorden financiero, ya que no se tiene certeza de los montos monetarios con que cuenta la Municipalidad, lo que repercute en que la programación de pagos no sea la correcta.
Recomendación
El Director de Administración Financiera Integrada Municipal debe girar instrucciones al Contador General, para que se busquen los mecanismos que coadyuven a tener las conciliaciones bancarias al día.
Comentario de los Responsables
En Acta de Discusión de Hallazgos No. 186-2016, de fecha 25 de abril de 2016, en el punto Sexto, el señor: Aderlí Daniel Salazar Barahona, manifiesta: “Debido a que no me permitieron el acceso a la Municipalidad para corroborar los documentos, no puedo presentar las pruebas de descargo.”
Comentario de Auditoría
Se confirma el presente hallazgo para el señor Aderlí Daniel Salazar Barahona, quien fungió como Contador General, debido a que no presentó las pruebas de desvanecimiento correspondientes.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 11, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
CONTADOR GENERAL ADERLI DANIEL SALAZAR BARAHONA 1,250.00
Total Q. 1,250.00
Hallazgo No. 3
de Uso Común”; e) 268 “Productos plásticos, nylon, vinil y p.V.C”; f) 297 “Útiles, accesorios y materiales eléctricos”; g) 165 “Mantenimiento y reparación de medios de transporte”; h) 181 “Estudios, investigaciones y proyectos de factibilidad; i) 173 “Mantenimiento y reparación de bienes nacionales de uso común” y j) Combustibles y lubricantes", determinándose que no se adjunta a la documentación de soporte, los formularios de recepción de bienes y servicios, solicitud, entrega de bienes y órdenes de compra.
Criterio
El Acuerdo No. 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 2.6, Documentos de Respaldo, establece: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis".
Causa
El Director de Administración Financiera Integrada Municipal no cumplió con requerir la documentación de soporte previo a realizar los pagos correspondientes. Efecto
Falta de confiabilidad en la contratación y adquisición de bienes, materiales, suministros y servicios, lo que provoca falta de transparencia y calidad en el gasto público.
Recomendación
El Alcalde Municipal, debe girar sus instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, a efecto de cumplir con los procedimientos de control interno relacionados con la documentación de soporte necesaria para las diferentes erogaciones que realiza.
Comentario de los Responsables
En nota sin número, de fecha 25 de abril de 2016, el señor: Esdras Hazael Palacios Palacios, quien fungió como Director de Administración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: “No hay comentarios al respecto a este hallazgo.” Comentario de Auditoría
Se confirma el presente hallazgo para el señor Esdras Hazael Palacios Palacios, quien fungió como Director de Administración Financiera Integrada Municipal,
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 24, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL ESDRAS HAZAEL PALACIOS PALACIOS 3,000.00
Total Q. 3,000.00
Hallazgo No. 4
Atraso en los registros de libros autorizados de Inventarios Condición
En la Municipalidad de San Antonio La Paz, El Progreso, dentro de la auditoría financiera y presupuestaria, del período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, se comprobó que existe atraso en el registro de los activos fijos en el libro de inventarios, al 31 de diciembre de 2015.
Criterio
El Acuerdo Ministerial Número 86-2015, de fecha 05 de marzo de 2015, Manual de Administración Financiera Municipal Integrada MAFIM, módulo III, Marco Operativo y de Gestión, numeral 11. Inventario, Séptimo párrafo, establece: “Del inventario general de bienes propiedad de los Gobiernos Locales, debe enviarse copia autorizada a la Contraloría General de Cuentas, dentro de los primeros quince (15) días del mes de enero de cada año.”
Causa
Incumplimiento por parte del Contador General a la normativa legal establecida y vigente, con relación a la oportuna actualización de los registros correspondientes al inventario general.
Efecto
Riesgo de no contar con los documentos de soporte para elaborar los registros confiables y oportunos de los activos de la municipalidad.
el registro en el respectivo libro, de todo bien adquirido por la municipalidad, así como todo mobiliario y equipo que sea donado a la municipalidad por parte de organizaciones o instituciones.
Comentario de los Responsables
En Acta de Discusión de Hallazgos No. 186-2016, de fecha 25 de abril de 2016, en el punto Sexto, el señor: Aderlí Daniel Salazar Barahona, quien fungió como Contador General, manifiesta: “Debido a que no me permitieron el acceso a la Municipalidad para corroborar los documentos, no puedo presentar las pruebas de descargo.”
Comentario de Auditoría
Se confirma el presente hallazgo para el señor Aderlí Daniel Salazar Barahona, quien fungió como Contador General, debido a que no presentó las pruebas de desvanecimiento correspondientes.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 21, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
CONTADOR GENERAL ADERLI DANIEL SALAZAR BARAHONA 5,000.00
Total Q. 5,000.00
Hallazgo No. 5
Pérdida o extravío de formas oficiales Tarjetas de Responsabilidad Condición
En la Municipalidad de San Antonio La Paz, El Progreso, dentro de la auditoría financiera y presupuestaria, del período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, en la revisión de las tarjetas de responsabilidad debidamente autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, no se localizaron las tarjetas identificadas con los folios 23, 59, 63, 78 desconociéndose que activos se encuentran registrados en ellas así como las personas responsables que las tienen asignadas. Criterio
El Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, establece: Artículo 4, “Atribuciones. La Contraloría General de Cuentas tiene las atribuciones siguientes: …k) Autorizar y
que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización.
El Decreto No. 89-2002 del Congreso de la República La Ley de Probidad y Responsabilidad del Funcionario y Empleado Público, en el artículo 7 establece: "Funcionarios Públicos. Los funcionarios públicos conforme los denomina el artículo 4 de esta ley, están obligados a desempeñar sus deberes, atribuciones, facultades y funciones con estricto apego a la Constitución Política de la República y, las leyes. En consecuencia, están sujetos a responsabilidades de carácter administrativo, civil y penal por las infracciones, omisiones, acciones, decisiones y resoluciones en que incurrieren en el ejercicio de su cargo".
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en el numeral 2.7 Control y uso de formularios numerados, establece: "Cada ente público debe aplicar procedimientos internos y regulados por los entes rectores de los sistemas para el control y uso de formularios numerados, independientemente del medio que se utilice para su producción, sea por imprenta o por medios magnéticos." Causa
Falta de control en el uso y resguardo de las formas oficiales por parte del responsable del área de inventarios.
Efecto
Riesgo que los bienes contenidos en las Tarjetas de Responsabilidad extraviadas, se pierdan o se haga uso indebido de ellos.
Recomendación
El Director de Administración Financiera Integrada Municipal debe de implementar de inmediato controles efectivos en el uso y resguardo de las formas oficiales y girar instrucciones al encargado de inventarios a efecto se apliquen dichos controles.
Comentario de los Responsables
En nota sin número, de fecha 25 de abril de 2016, el señor: Esdras Hazael Palacios Palacios, quien fungió como Director de Administración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: “No hay comentarios al respecto a este hallazgo.” Comentario de Auditoría
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 15, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL ESDRAS HAZAEL PALACIOS PALACIOS 12,000.00
Total Q. 12,000.00
Hallazgo No. 6
Libro de actas no autorizado Condición
En la Municipalidad de San Antonio La Paz, El Progreso, dentro de la auditoría financiera y presupuestaria, del período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, al realizar la evaluación de los libros de Actas de Sesiones del Concejo Municipal, se comprobó que no cuentan con la autorización de la Contraloría General de Cuentas.
Criterio
El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal y sus Reformas, Artículo 53. Atribuciones y Obligaciones del Alcalde, en la literal o) Establece: “Autorizar, conjuntamente con el Secretario Municipal, todos los libros que deben usarse en la municipalidad, las asociaciones civiles y comités de vecinos que operen en el municipio; se exceptúan los libros (físicos o digitales) y registros auxiliares a utilizarse en operaciones contables, que por ley corresponde autorizar a la Contraloría General de Cuentas.”
El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus Reformas, establece: Artículo 4. “Atribuciones. La Contraloría General de Cuentas tiene las obligaciones siguientes: …k) Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización.”
Causa
Incumplimiento a la normativa legal por parte del Alcalde Municipal y Secretario Municipal, con relación al envío de los libros de actas del Concejo Municipal para su autorización en la Contraloría General de Cuentas.
La falta de autorización por parte de la Contraloría General de Cuentas en los Libros de Actas de Sesiones del Concejo Municipal, propicia la ausencia de control en libros para la suscripción de actas, en custodia municipal y provoca riesgos en la formalización de los actos suscritos en los mismos, corriéndose el riesgo que los recursos de la Municipalidad, sean utilizados para fines distintos a los previstos, lo cual al final afecta el erario público.
Recomendación
El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y Secretario Municipal, para que los libros utilizados para la suscripción de actas de Sesiones del Concejo Municipal sean autorizados por las Contraloría General de Cuentas. Comentario de los Responsables
En nota sin número, de fecha 25 de abril de 2016, los señores: Núbere Agustín López López, quien fungió como Alcalde Municipal y Mónica Sandoval Dávila de Luna, quien fungió como Secretaria Municipal, manifiestan: “Con respecto al libro de actas no autorizado por la Contraloría General de Cuentas, el artículo 53 del Código Municipal, establece: dentro de las atribuciones y obligaciones del alcalde se encuentra la de autorizar conjuntamente con el secretario municipal, todos los libros que deben usarse en la municipalidad, las asociaciones civiles y comités de vecinos que operen en el municipio; se exceptúan los libros y registros auxiliares a utilizarse en operaciones contables, que por ley corresponde autorizar a la Contraloría General de Cuentas. Y considerando que los libros de actas reparados por el auditor gubernamental, no son de carácter contable, sino que son libros que deben usarse en la municipalidad para dejar constancia de las resoluciones tomadas por el Concejo Municipal, se mantiene el criterio de que los mismos no deben de estar autorizados por la Contraloría General de Cuentas, ya que para efectos contables existen los libros utilizados por la Administración Financiera Integrada Municipal y Tesorería Municipal, los cuales, si están debidamente autorizados por el ente fiscalizador.”
Comentario de Auditoría
Se confirma el presente hallazgo para los señores: Núbere Agustín López López, quien fungió como Alcalde Municipal y Mónica (S.O.N.) Sandoval Dávila de Luna, quien fungió como Secretaria Municipal, debido a que indican en sus comentarios, que los libros de Actas del Concejo Municipal no deben estar autorizados por la Contraloría General de Cuentas, contraviniendo lo establecido en el Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 4, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
ALCALDE MUNICIPAL NUBERE AGUSTIN LOPEZ LOPEZ 6,250.00 SECRETARIA MUNICIPAL MONICA (S.O.N.) SANDOVAL DAVILA DE LUNA 2,312.50
Total Q. 8,562.50
Lineas en Blanco Luego de Acción Legal
HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES
Área Financiera Hallazgo No. 1
Seguimiento a recomendaciones de auditoría anterior no cumplidas Condición
En el proceso de revisión de la Auditoría Financiera y Presupuestaria en la Municipalidad de San Antonio La Paz, El Progreso, por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, se determinó que la Municipalidad , no cumplió con implementar las recomendaciones formuladas por la Comisión de Auditoría de la Contraloría General de Cuentas, que auditó el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, en los hallazgos de Control Interno: No. 01 Departamento de Recursos Humanos con deficiente control de personal; de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables: No. 1 Atraso en rendición de cuentas, No. 3 Aplicación incorrecta de renglones presupuestarios, los cuales se recomendó al Alcalde Municipal, Secretario Municipal Director de Administración Financiera Integrada Municipal, Coordinador de Recursos Humanos, para que se implementaran las recomendaciones formuladas por dicha Comisión.
Criterio
El Acuerdo Interno Número A-57-2006, emitido por la Contraloría General de Cuentas, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, Normas para la Comunicación de Resultados, Norma 4.6 Seguimiento del Cumplimiento de las Recomendaciones, establece: “La Contraloría General de Cuentas, y las unidades de auditoría interna de las entidades del sector público, periódicamente, realizarán el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones de los informes de
de las recomendaciones de cada informe de auditoría emitido. El auditor del sector gubernamental, al redactar el informe correspondiente a la auditoría practicada, debe mencionar los resultados del seguimiento a las recomendaciones del informe de auditoría gubernamental anterior. El incumplimiento a las recomendaciones dará lugar a la aplicación de sanciones por parte de la administración del ente público o por la Contraloría General de Cuentas, según corresponda. El seguimiento de las recomendaciones será responsabilidad de las Unidades de Auditoría Interna de los entes públicos y de la Contraloría General de Cuentas de acuerdo a lo programado.
Las recomendaciones que se encuentren pendientes de cumplir, deberán tomarse en cuenta, para la planificación específica de la siguiente auditoría.”
Causa
El Alcalde Municipal no giró instrucciones por escrito al Secretario Municipal, Director de Administración Financiera Integrada Municipal, Coordinador de Recursos Humanos, para corregir y llevar a cabo las recomendaciones que la Comisión de Auditoría de la Contraloría General de Cuentas, dejó en el informe de Auditoría correspondiente al ejercicio fiscal 2014.
Efecto
Riesgo que los responsables indicados en los hallazgos de la auditoría anterior, sean objeto de sanciones y por ende las áreas señaladas estén laborando con las mismas deficiencias, lo que afecta el buen desempeño de la administración municipal.
Recomendación
El Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y este a su vez al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, Coordinador de Recursos Humanos para que implementen inmediatamente de acuerdo a los informes de auditoría, todas las recomendaciones efectuadas por la Contraloría General de Cuentas que correspondan a su área de trabajo.
Comentario de los Responsables
En nota sin número, de fecha 25 de abril de 2016, los señores: Núbere Agustín López López, quien fungió como Alcalde Municipal; Esdras Hazael Palacios Palacios, quien fungió como Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Eldin Rene Fajardo Chavarria, quien fungió como Coordinador de
instrucciones a cada una de las unidades administrativas para que se tomaran las medidas correctivas y con dichas acciones se cumplieran las recomendaciones emitidas por el ente fiscalizador.”
Comentario de Auditoría
Se confirma el presente hallazgo para los señores: Núbere Agustín López López, quien fungió como Alcalde Municipal, Eldin René Fajardo Chavarría, quien fungió como Coordinador de Recursos Humanos y Esdras Hazael Palacios Palacios, quien fungió como Director de Administración Financiera Integrada Municipal, debido a que, a pesar de que el Alcalde en funciones durante el período 2015, indicó haber girado instrucciones a cada unidad administrativa para que se tomaran las medidas correctivas sobre los hallazgos revelados por la Comisión de auditoría de la Contraloría General de Cuentas, en el informe de auditoría del año 2014, sin embargo no se presentaron los documentos que evidencien las instrucciones indicadas y así mismo, no se subsanaron las deficiencias.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 2, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
ALCALDE MUNICIPAL NUBERE AGUSTIN LOPEZ LOPEZ 6,250.00 COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS ELDIN RENE FAJARDO CHAVARRIA 1,500.00 DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL ESDRAS HAZAEL PALACIOS PALACIOS 3,000.00
Total Q. 10,750.00
Hallazgo No. 2
Pagos efectuados sin autorización legal de la Comisión de Finanzas y no fiscalizados por ésta
Condición
Durante la revisión de los egresos en la Municipalidad de San Antonio La Paz, El Progreso según muestra seleccionada de los Programas: 12 Gestión Ambiental, Renglones de Gasto: 112 Agua, 142 Fletes, 268 Productos plásticos, nylon,, vinil y P.V.C., 297 Útiles, accesorios y materiales eléctricos; Programa 14 Red Vial, Renglones de Gasto: 173 Mantenimiento y reparación de bienes nacionales de uso común, 165 Mantenimiento y reparación de medios de transporte, 181 Estudios, investigaciones y proyectos de factibilidad, 262 Combustibles y lubricantes, se verificó que no existe control interno en la autorización de dichos gastos por parte del Concejo Municipal, a través de la Comisión de Finanzas,
miembros de esta comisión, que evidencien su fiscalización, como se demuestra en el siguiente cuadro:
CHEQUE FECHA BENEFICIARIO MONTO PROGRAMA ACTIVIDAD RENGLON
13139 20/01/2015 Balcarcel Orellana, Carlos Humberto 30,500.00 12 04 112 14569 16/06/2015 Lopez Cante, Julio Rolando 24,000.00 12 04 142 13978 17/04/2015 Balcarcel Orellana, Neftali 10,975.00 12 04 268 13060 16/01/2015 Dominguez Valdez, Sergio Estuardo 24,000.00 12 04 297 15708 21/09/2015 López Canté Julio Rolando 12,000.00 14 10 173 14244 08/05/2015 Ordoñez Garcia de De León Mónica 12,395.00 14 11 165 13387 18/02/2015 Calel Guox Neftali
21,061.56 14 11 181 13674 16/03/2015 Sandoval y Sandoval Miguel Angel de Maria 34,694.00 14 11 262
Criterio
El Decreto Número 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal y sus reformas, Artículo 35, Atribuciones generales del Concejo Municipal. "Son atribuciones del Consejo Municipal: …inciso d) El control y fiscalización de los distintos actos del gobierno municipal y de su administración…” y Artículo 54, Atribuciones y deberes de síndicos y concejales, establece: “Los síndicos y los concejales, como miembros del órgano de deliberación y decisión, tienen las siguientes atribuciones:…d) Integrar y desempeñar con prontitud y esmero las comisiones para las cuales sean designados por el alcalde y concejo municipal… f) “Fiscalizar la acción administrativa del alcalde y exigir el cumplimiento de los acuerdos y resoluciones del Concejo Municipal.”
Causa
La Comisión de Finanzas no ha cumplido con las funciones de fiscalización, en cuanto a la revisión de la ejecución presupuestaria de egresos.
Efecto
Riesgo de que los recursos financieros de la municipalidad no sean utilizados de acuerdo a los objetivos establecidos por el Concejo Municipal, así como limitar la transparencia en la ejecución presupuestaria de egresos.
Recomendación
Comentario de los Responsables
En nota sin número, de fecha 25 de abril de 2016, los señores: José Pedro Beltrán Mejía, quien fungió como Síndico I y Santos de Jesús Canté Reyes, quien fungió como Síndico II, manifiestan: “En relación a este hallazgo comentamos lo siguiente: En virtud que los miembros de la comisión de finanzas realizan labores durante toda la semana y que las reuniones de concejo en ocasiones son cortas para tratar asuntos urgentes, solo llegamos al concejo y nos retirábamos a nuestros asuntos para darle seguimiento, por eso es que algunas facturas se quedaron sin firma de esta comisión.
Cabe mencionar que la Comisión de Finanzas ha estado permanentemente en la fiscalización de cada gasto realizado por la Dirección Financiera, así como también en la labor de hacer que se cumpla todo aquello que se halla acordado en Concejo Municipal.”
Comentario de Auditoría
Se confirma el presente hallazgo para los señores: José Pedro Mejía Beltrán, quien fungió como Síndico I y Santos de Jesús Canté Reyes, quien fungió como Síndico II, debido a que los comentarios presentados evidencian que en efecto algunas facturas se quedaron sin firma de la Comisión de Finanzas.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 4, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
SINDICO I JOSE PEDRO BELTRAN MEJIA 5,985.90
SINDICO II SANTOS DE JESUS CANTE REYES 5,985.90
Total Q. 11,971.80
Hallazgo No. 3
Depósitos bancarios no realizados oportunamente Condición
Al realizar la revisión de los ingresos propios, se comprobó que se reciben en la caja receptora de la Municipalidad y que se depositan en la cuenta bancaria No. 3180022002 CUENTA ÚNICA DEL TESORO MUNICIPAL, SAN ANTONIO LA PAZ, del Banco de Desarrollo Rural, S.A. -BANRURAL-; no fueron depositados oportunamente al Banco, durante el período de los meses de enero a diciembre de 2015, como se demuestra en el cuadro que contiene la muestra seleccionada:
INGRESOS CORRESPONDIENTE AL
DIA
DEPOSITADO EN LA FECHA
DÍAS DE ATRASO BOLETA DE DEPOSITO MONTO RECIBIDO DEPOSITADO 8/01/2015 13/01/2015 5 55491007 6,425.00 12/01/2015 29/01/2015 17 55490384 9,946.00 30/01/2015 9/02/2015 10 55491651 3,295.00 5/02/2015 18/02/2015 13 61642619 4,410.00 10/02/2015 6/03/2015 24 70871280 3,450.00 27/01/2015 6/03/2015 38 70871279 5,462.50 4/03/2015 7/03/2015 3 70874038 3,058.00 7/04/2015 21/04/2015 14 77192750 4,415.00 13/05/2015 15/05/2015 2 77191932 1,055.00 12/03/2015 10/07/2015 120 99777044 1,202.00 26/01/2015 17/07/2015 172 99773915 5,500.10 6/01/2015 31/07/2015 206 99776893 10,760.00 3/02/2015 31/07/2015 178 1588712 4,916.60 15/04/2015 31/07/2015 107 1588729 1,070.00 24/09/2015 25/09/2015 1 6772088 805.00 19/05/2015 28/10/2015 162 25485602 1,940.40 31/08/2015 23/11/2015 84 14464174 1,585.00 26/08/2015 23/11/2015 89 14464172 915.00 4/12/2015 30/12/2015 26 33663334 471.00 TOTAL 70,681.60 Criterio
El Acuerdo Ministerial Número. 86-2015, del Ministro de Finanzas Públicas, Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM-, 4. Área de Tesorería, 4.1 Normas de Control Interno, establece: “Se refiere a los criterios técnicos y la metodología uniforme que permita establecer el adecuado control interno en la administración de efectivo y sus equivalentes… b) Depósito Intacto de los Ingresos. Los ingresos recaudados deben depositarse por cada cierre de caja efectuado en forma íntegra e intacta en la Cuenta Única Pagadora que el Gobierno Local posea en un banco del Sistema, autorizado por la Superintendencia de Bancos, de ser posible el mismo día o más tardar, al día siguiente de dicho cierre…”
Causa
Incumplimiento a la normativa vigente por parte del Contador General, respecto al depósito diario de los ingresos propios recaudados.
Efecto
instrucciones al Contador General, a efecto se realicen los depósitos propios respectivos de los ingresos recaudados de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Comentario de los Responsables
En Acta de Discusión de Hallazgos No. 186-2016, punto Sexto, de fecha 25 de abril de 2016, el señor: Aderlí Daniel Salazar Barahona, manifiesta: “Debido a que no me permitieron el acceso a la Municipalidad para corroborar los documentos, no puedo presentar las pruebas de descargo.”
Comentario de Auditoría
Se confirma el presente hallazgo, para el señor Aderlí Daniel Salazar Barahona, quien fungió como Contador General, debido a que no presentó las pruebas de desvanecimiento correspondientes.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 17, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
CONTADOR GENERAL ADERLI DANIEL SALAZAR BARAHONA 10,000.00
Total Q. 10,000.00
Hallazgo No. 4
Falta de elaboración de contratos en la adquisición de combustible Condición
En la evaluación de egresos según muestra seleccionada en la Municipalidad de San Antonio La Paz, El Progreso, al Programa 14 Red Vial, renglón 262 “Combustibles y Lubricantes, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, se estableció que se realizó compra directa de combustible (diesel y gasolina), emitiéndose cheques a nombre del señor “Miguel Ángel de María Sandoval y Sandoval”, por la cantidad de Q341,478.04 sin IVA, sin embargo no se realizó contrato administrativo para la adquisición de combustible, como se observa en el siguiente cuadro:
EXPEDIENTE CHEQUE FECHA CONCEPTO MONTO C/IVA MONTO S/IVA
2152 13587 25/02/2015 Pago de POR COMPRA DE DIESEL 28,316.50 25,282.59
2194 13670 16/03/2015 Pago de POR COMPRA DE DIESEL 34,694.00 30,976.79
2286 13974 17/04/2015 Pago de POR COMPRA DE DIESEL 42,231.00 37,706.25
2350 14272 18/05/2015 Pago de POR COMPRA DE DIESEL 47,300.00 42,232.14
2410 14556 16/06/2015 Pago de POR COMPRA DE DIESEL 60,932.18 54,403.73
2782 16299 16/11/2015 Pago de PAGO DE DIESEL 26,000.00 23,214.29
2782 16299 16/11/2015 Pago de PAGO DE DIESEL 16,331.10 14,581.34
TOTALES 382,455.40 341,478.04
Criterio
El Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 50 Omisión de Contrato escrito, Reformado por el artículo 4 del Decreto 34-2001 del Congreso de la República, establece: “Cuando se trate de mercancías, obras, bienes o servicios que sean adquiridos en el mercado local o entrega inmediata, podrá omitirse la celebración del contrato escrito, siempre que el monto de la negociación no exceda de cien mil quetzales (Q100,000.00), debiéndose hacer constar en acta todos los pormenores de la negociación, agregando las constancias del caso al expediente respectivo.”
Causa
El Alcalde Municipal, incumplió con las normas establecidas para la realización de la compra de combustible, en virtud que por la misma debió suscribirse contrato, ya que sobrepasa el monto mínimo establecido por la ley.
Efecto
Riesgo de pérdida de recursos financieros de la municipalidad, por no contar con contratos por la adquisición de bienes o servicios que establezca claramente las condiciones y requisitos entre las partes.
Recomendación
El Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal, para que al momento de adjudicar eventos por la modalidad de compra directa, observe los montos correspondientes y evite omitir la suscripción de contratos, tal como lo establece la legislación vigente.
Comentario de los Responsables
En nota sin número, de fecha 25 de abril de 2016, el señor Núbere Agustín López López, quien fungió como Alcalde Municipal, manifiesta: “En relación al presente hallazgo, nos permitimos manifestar que dichas compras se realizaron conforme a ley, en virtud que según lo establecido en el Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 50, no es necesaria la celebración de contrato si dicha compra no excede de cien mil quetzales (Q. 100,000.00), y como se puede observar en el cuadro que es parte de este
Comentario de Auditoría
Se confirma el presente hallazgo para el señor Núbere Agustín López López, quien fungió como Alcade Municipal, debido a que manifiesta que las compras no exceden de Q100,000.00 y por ello no es necesario elaborar el Contrato respectivo, sin embargo al evaluar el presupuesto vigente de la Municipalidad para el ejercicio fiscal 2015, se determinó que en los programas: 12 Gestión Ambiental, Proyecto 4, Manejo del Sistema de Agua Potable; 14 Red Vial, Proyecto 11, Manejo y Mantenimiento rutinario de calles y caminos, renglón presupuestario 262 "Combustibles y lubricantes, tienen asignado el valor de Q1,000,000.00 y en consecuencia no se programó la compra, lo que determina de forma deliberada la realización de varios procesos menores en lugar de uno mayor, a fin de evadir la modalidad de compra por medio de cotización y licitación correspondiente.
Este hallazgo fue notificado con el número 5 y corresponde en el presente informe al número 4.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 83, y Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo Número 1056-92, Artículo 56, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
ALCALDE MUNICIPAL NUBERE AGUSTIN LOPEZ LOPEZ 3,414.78
Total Q. 3,414.78
Hallazgo No. 5
Falta de arqueos periódicos Condición
En el proceso de revisión de la Auditoría Financiera y Presupuestaria en la Municipalidad de San Antonio La Paz, El Progreso, por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, se determinó que el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no realizó los cortes de caja y arqueo de valores Municipales mensualmente durante el ejercicio fiscal 2015.
Criterio
El Decreto Número 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal y sus reformas, Artículo 98, establece: “Competencia y Funciones de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal. La Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal tendrá las atribuciones siguientes: … e) indica: “Remitir a la Contraloría General de Cuentas Certificación del Acta
cinco (5) días hábiles después de efectuadas esas operaciones”.
El Acuerdo Ministerial Número. 86-2015, del Ministro de Finanzas Públicas, Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM-, módulo de Tesorería, en el numeral 1.3 Corte de Caja y Arqueo de Valores, establece: "El Tesorero debe hacer corte de caja y arqueo de valores, de ser posible diariamente o en su extremo por lo menos, semanalmente y en forma extracontable establecerá el saldo de caja a fin de relacionarlo con el arqueo general, para comprobar así el saldo real de caja.”
Causa
El Director de Administración Financiera Integrada Municipal, no cumplió con lo que establece el Código Municipal y la normativa legal vigente, en relación al corte de caja y arqueo de valores y de enviarlo a la Contraloría General de Cuentas. Efecto
No se tiene un informe mensual que compruebe el saldo real de caja, como también la certeza financiera.
Recomendación
El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que realice el Corte de Caja y Arqueo de Valores Municipales y remitir a la Contraloría General de Cuentas, la Certificación del Acta, a más tardar cinco días hábiles después de efectuarse.
Comentario de los Responsables
En nota sin número, de fecha 25 de abril de 2016, el señor: Esdras Hazael Palacios Palacios, quien fungió como Director de Administración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: “La AFIM si cumple y realiza arqueos al cajero receptor en forma eventual, y a partir de 2014 que se constituyó la caja chica, al encargado de dicho fondo; documentándolos mediante cedulas de trabajo no así suscribiendo actas.”
Comentario de Auditoría
Se confirma el presente hallazgo para el señor Esdras Hazael Palacios Palacios, quien fungió como Director de Administración Financiera Integrada Municipal, debido a que en sus comentarios indica que no suscribieron las actas en donde documente el Corte de Caja y Arqueo de Valores Municipales a más tardar cinco
