Guía del usuario de Web Publisher
Versión 5.3 Marzo de 2005
Tabla de contenido
Prefacio
...
15Capítulo 1 Introducción
...
17Introducción a Web Publisher
...
17¿Qué es una aplicación basada en WDK?
...
18¿Qué es un repositorio?
...
19¿Qué es el directorio de retirada?
...
20¿Qué es un flujo de trabajo?
...
21¿Qué es la bandeja de entrada?
...
21¿Qué es un ciclo de vida de documento?
...
21Estados de ciclo de vida específicos de Web Publisher
...
22¿Qué es un conjunto de permisos?
...
23¿Cómo crea Web Publisher páginas Web?
...
23Aplicaciones de edición internas
...
24¿Cómo introduce Web Publisher contenido en el Web?
...
24Nombres de archivo
...
25Nombres de archivo en el Web
...
26Capítulo 2 Uso de la interfaz de Web Publisher
...
27Iniciar y cerrar sesión
...
27Iniciar sesión
...
27Cerrar sesión
...
29Cambiar la contraseña
...
29Usar opciones de accesibilidad adicionales
...
30Funciones de accesibilidad
...
30Explorar la interfaz
...
32Vistas optimizada y estándar
...
32Nodos
...
34Encabezado
...
36Usar la ruta de exploración
...
36Realizar acciones
...
37Iniciar sesión en varios repositorios
...
39Mostrar y ocultar campos
...
39Mensajes
...
40Estado del trabajo
...
41Tabla de contenido
Utilizar miniaturas como información visual
...
47Arrastrar y soltar
...
47Elegir elementos en páginas de selección
...
48Abrir ventanas nuevas
...
49Ver la información del producto
...
49Capítulo 3 Buscar
...
51Ejecutar búsquedas simples
...
51Ejecutar búsquedas avanzadas
...
52Guardar búsquedas
...
56Ejecutar búsquedas guardadas
...
56Gestionar búsquedas guardadas
...
58Capítulo 4 Establecer preferencias y configurar exploradores
...
59Definir preferencias generales
...
59Establecer preferencias de autor y desarrollador
...
60Definir preferencias de columnas
...
61Definir preferencias de inicio de sesión
...
62Definir repositorios favoritos
...
63Definir orígenes de búsqueda
...
63Definir formatos
...
64Configurar clientes para abrir archivos Web en aplicaciones de creación
...
65Configurar el explorador para reproductores de medios
...
66Capítulo 5 Trabajar con archivadores, carpetas y archivos
...
69Crear archivadores, carpetas y archivos
...
69Crear archivadores en repositorios
...
70Crear carpetas en repositorios
...
71Crear archivos en repositorios
...
72Retirar y editar archivos
...
73Información general
...
73 Directorio de retirada...
74 JVM y subprogramas de Documentum...
75 Retirar archivos...
76 Editar archivos...
77 Registrar archivos...
78 Cancelar retiradas...
80Localizar archivos utilizados recientemente
...
80Acceder a los archivos retirados
...
81Ver archivos en modo de sólo lectura
...
81Ver elementos relacionados
...
82Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento
...
82Tabla de contenido
Copiar elementos dentro de repositorios
...
89Crear y usar enlaces
...
90Crear enlaces dentro del repositorio
...
90Crear enlaces fuera del repositorio
...
91Enviar enlaces por correo electrónico
...
91Abrir enlaces de correos electrónicos
...
92Suscribirse a elementos
...
92Visualizar ubicaciones e información adicional (Vista de página)
...
93Comparar archivos
...
94Comparar versiones locales
...
94Comparar versiones
...
94Ver cómo se muestra el contenido en un sitio Web
...
95Ver archivos de origen de páginas Web
...
96Capítulo 6 Trabajar con propiedades
...
97Información general sobre las propiedades
...
97Definir propiedades
...
98Ver historiales
...
99Ver valores de propiedad
...
100Capítulo 7 Trabajar con taxonomías y categorías
...
101Funcionamiento de las taxonomías en aplicaciones WDK
...
101Enviar elementos para clasificación
...
102Explorar categorías
...
103Funcionamiento de taxonomías en Web Publisher
...
103Usar taxonomías en Web Publisher
...
105Crear taxonomías
...
106Crear categorías
...
107Asignar contenido a categorías
...
108Asignar taxonomías a archivadores Web
...
108Publicar taxonomías en sitios Web
...
109Ver categorías de elementos
...
110Capítulo 8 Trabajar con versiones
...
111Información general sobre las versiones
...
111Ver versiones
...
112Capítulo 9 Trabajar con copias y transformaciones
...
115Copias en Web Publisher
...
115Reglas de nombres de publicación
...
116Copias formadas por varios archivos
...
117Trabajar con copias
...
118Tabla de contenido
Información general de las transformaciones
...
123Transformar documentos al formato PDF o HTML
...
123Crear copias mediante las transformaciones
...
124Crear objetos relacionados mediante transformaciones
...
126Ver las propiedades de las transformaciones
...
128Quitar transformaciones guardadas
...
129Capítulo 10 Trabajar con relaciones y réplicas
...
131Relaciones
...
131Información general sobre las relaciones
...
131Ver relaciones
...
132Réplicas
...
132Tipos de relación
...
134Capítulo 11 Trabajar con objetos sin contenido
...
135Crear objetos sin contenido en el repositorio
...
135Crear plantillas para objetos sin contenido
...
136Capítulo 12 Trabajar con discusiones
...
137Descripción general de las discusiones
...
137Visualización de discusiones
...
138Adición y edición de comentarios
...
138Eliminación de comentarios
...
140Uso del editor de texto enriquecido
...
140Capítulo 13 Enviar y realizar tareas
...
143Información general sobre las tareas
...
143Flujos de trabajo
...
143Bandeja de entrada
...
146Archivos anexos
...
147Abrir tareas o notificaciones desde la bandeja de entrada
...
148Aceptar tareas recibidas
...
148Completar una tarea
...
150Rechazar tareas
...
151Delegar una tarea
...
151Repetir una tarea
...
152Cambiar la disponibilidad
...
152Iniciar un flujo de trabajo
...
153Enviar flujos rápidos
...
155Capítulo 14 Gestionar flujos de trabajo
...
157Ver flujos de trabajo
...
157Determinar las columnas mostradas en Informes de flujo de trabajo
...
159Tabla de contenido
Reanudar un flujo de trabajo pausado
...
162Terminar un flujo de trabajo
...
163Procesar tareas fallidas
...
163Reintentar una tarea automática fallida
...
164Completar una tarea automática fallida
...
164Editar conjuntos de alias en flujos de trabajo
...
164Cambiar el supervisor del flujo de trabajo
...
165Capítulo 15 Configurar plantillas de flujo de trabajo
...
167Información general sobre las plantillas de flujos de trabajo
...
167Devolver conjuntos de cambios a su estado anterior
...
174Reiniciar conjuntos de cambios
...
175Valores personalizados de ejecutantes dinámicos
...
175Flujos de trabajo de procesos simples
...
177Flujos de trabajo de traducción
...
178Tareas de flujos de trabajo
...
191Métodos de flujo de trabajo
...
192Habilitar plantillas de flujo de trabajo
...
194Asociar plantillas de flujo de trabajo
...
195Quitar plantillas de flujo de trabajo de Web Publisher
...
196Quitar plantillas de flujo de trabajo del sistema
...
197Capítulo 16 Gestionar conjuntos de cambios
...
199Información general sobre los conjuntos de cambios
...
199Acceder a conjuntos de cambios
...
200Crear conjuntos de cambios
...
200Agregar archivos a un conjunto de cambios
...
201Reiniciar conjuntos de cambios
...
202Eliminar conjuntos de cambios
...
202Capítulo 17 Gestionar ciclos de vida
...
203Información general sobre los ciclos de vida
...
203Información general sobre las promociones
...
205Promover elementos
...
206Devolver elementos al estado anterior
...
206Asignar ciclos de vida
...
207Forzar la promoción de elementos hasta el estado Aprobado
...
208Hacer que caduquen elementos
...
208Capítulo 18 Crear y gestionar sitios Web
...
209Información general sobre la creación de sitios Web
...
209Tabla de contenido
Procedimiento para crear sitios Web
...
214Crear archivadores Web
...
216Gestionar sitios
...
217Asignar activos a sitios protegidos
...
218Activar la edición en contexto en sitios
...
218Comprobar enlaces
...
219Configurar un comprobador de enlaces
...
219Comprobar hipervínculos
...
220Publicar manualmente
...
220Archivar un sitio
...
221Información general sobre las ediciones
...
221Crear ediciones
...
221Especificar una configuración de publicación predeterminada para exportar ediciones
...
222Exportar ediciones
...
223Capítulo 19 Crear sitios Web en varios idiomas
...
225Información general sobre los sitios traducidos
...
225Escenarios
...
226Reglas de suplencia
...
226Cómo se traducen páginas Web
...
227Configurar sitios Web en varios idiomas
...
228Ver traducciones
...
229Agregar traducciones
...
229Solicitar traducciones
...
230Trabajar con escenarios
...
231Ver escenarios
...
231Crear escenarios
...
231Definir propiedades de escenarios
...
232Definir un escenario predeterminado
...
233Trabajar con reglas de suplencia
...
233Ver reglas de suplencia
...
233Crear reglas de suplencia
...
234Activar reglas de suplencia
...
234Capítulo 20 Gestionar plantillas
...
235Información general sobre las plantillas
...
235Secuencia para agregar plantillas
...
237Establecer asociaciones
...
237Ver asociaciones
...
238Asociar archivos auxiliares o flujos de trabajo
...
238Agregar formatos para asociar archivos de presentación de Editor
...
239Validar plantillas de Web Publisher Editor
...
240Tabla de contenido
Información general sobre el Editor de reglas
...
246Crear archivos de reglas
...
248Editar archivos de reglas
...
249Crear o editar una regla
...
250Campos en el Editor de reglas: Campos comunes
...
251Campos en el Editor de reglas: Campos exclusivos de la regla xselector
...
257Campos en el Editor de reglas: Campos exclusivos de las consultas
...
257Especificar entradas variables en una consulta
...
260Habilitar la repetición de bloques de reglas
...
261Vista previa del modo en que los archivos de reglas muestran el contenido
...
263Eliminar reglas
...
264Ver el código XML de las reglas
...
264Validar archivos de reglas
...
264Ver mensajes de advertencia correspondientes a una regla en concreto
...
265Editar plantillas de contenido mediante el Editor de reglas
...
265Validar plantillas de contenido basadas en XML mediante el Editor de reglas
...
265Capítulo 22 Usar edición en contexto
...
267Información general sobre la edición en contexto
...
267Buscar archivos mediante la exploración en sitios
...
268Crear contenido desplazándose por los sitios
...
270Capítulo 23 Usar Web Publisher Editor
...
275Información general sobre Web Publisher Editor
...
275Introducir contenido sin formato
...
276Introducir contenido con formato
...
276Botones de formato
...
279Comprobar ortografía
...
281Crear hipervínculos
...
282Crear tablas en el campo Contenido
...
283Pegar bloques de HTML desde el Portapapeles
...
285Seleccionar etiquetas personalizadas
...
287Insertar XML no analizable
...
288Crear tablas (fuera del campo de contenido)
...
289Usar un selector de archivos
...
290Usar el campo Checkbox
...
294Utilizar el campo Choice
...
294Tabla de contenido
Usar Web Publisher e iMarkup
...
303Almacenar anotaciones
...
304Ver anotaciones
...
304Eliminar anotaciones
...
305Localizar iMarkup
...
305Solucionar problemas de iMarkup
...
305Capítulo 26 Gestionar configuraciones, informes y alertas
...
307Definir la configuración de todo el sistema
...
307Ejecutar informes
...
311Tipos de informes
...
311Alertas del sistema
...
313Ver alertas del sistema
...
313Quitar alertas del sistema
...
314Capítulo 27 Gestionar conjuntos de permisos
...
315Información general de permisos
...
315Permisos
...
315Seguridad de carpeta
...
318Permisos extendidos
...
319Entradas adicionales de control de acceso
...
320Conjuntos de alias predeterminados
...
321Localizar conjuntos de permisos
...
321Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisos
...
322Ver o editar conjuntos de permisos
...
322Crear conjuntos de permisos
...
325Establecer permisos para un objeto
...
328Agregar o eliminar usuarios de conjuntos de permisos
...
330Agregar usuarios a conjuntos de permisos
...
330Eliminar usuarios de conjuntos de permisos
...
331Cambiar los permisos asignados a un usuario
...
331Eliminar conjuntos de permisos
...
332Capítulo 28 Gestionar usuarios, grupos y roles
...
333Usuarios
...
333Localizar usuarios
...
335Establecer los permisos predeterminados del archivador de un nuevo usuario
...
336Crear usuarios
...
337Crear usuarios globales
...
342Propiedades de usuario
...
343Importar usuarios
...
349Importar propiedades de usuario
...
352Eliminar usuarios
...
356Reasignar objetos a otro usuario
...
357Tabla de contenido
Cambiar el nombre de los informes
...
360Grupos
...
360Acerca de los grupos dinámicos
...
362Localizar grupos
...
363Ver dónde se usa un grupo
...
363Crear grupos
...
364Modificar o ver grupos
...
365Agregar usuarios, grupos o roles a grupos
...
365Quitar usuarios de un grupo
...
366Eliminar grupos
...
366Reasignar objetos propiedad de un grupo
...
367Ver registros de reasignación de grupos
...
367Propiedades de grupo
...
368Roles
...
371Crear roles
...
371Agregar usuarios, grupos o roles a roles
...
372Modificar roles
...
373 Reasignar roles...
373 Eliminar roles...
374 Propiedades de rol...
374 Apéndice A Nodos...
377 Apéndice B Iconos...
381Iconos comunes en aplicaciones WDK
...
381Tabla de contenido
Lista de figuras
Figura 2–1. Vista optimizada
...
33Figura 2–2. Vista estándar
...
34Figura 2–3. Visor de mensajes
...
40Figura 2–4. Página de selección
...
48Figura 5–1. Portapapeles
...
87Figura 8–1. Versiones ramificadas
...
112Figura 9–1. Presentación de una copia formada por varios archivos
...
117Figura 9–2. Publicación de copias formadas por varios archivos
...
118Figura 13–1. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida
...
146Figura 15–1. Flujo de trabajo Submit to Web site (Enviar a sitio Web)
...
171Figura 15–2. Flujo de trabajo Request new content (Solicitar nuevo contenido)
...
172Figura 15–3. Flujo de trabajo Sample French translation (Ejemplo de traducción de francés)
...
173Figura 15–4. Flujo de trabajo Sample translate and submit to Web site (Ejemplo de traducir y enviar al sitio Web)
...
174Figura 15–5. Flujo de trabajo de proceso simple con tarea de traducción
...
180Figura 21–1. Editor de reglas
...
247Figura 21–2. Bloque de campos para los que se ha habilitado la repetición
...
262Figura 23–1. Campo para texto sin formato
...
276Figura 23–2. Campo content (de contenido)
...
277Figura 23–3. Seleccionar celdas
...
285Figura 23–4. Compatibilidad con CDATA en campos de contenido
...
289Figura 23–5. Elemento de tabla tal y como se muestra en Web Publisher Editor
...
290Figura 23–6. Ejemplo de lista de selección
...
291Figura 23–7. Ejemplo de árbol de directorio
...
291Figura 23–8. Ejemplo de botón Examinar
...
292Figura 23–9. Lista de selección tal y como se muestra en Web Publisher Editor
...
293Figura 23–10. Checkbox (casilla de verificación)
...
294Figura 23–11. Campo choice (de elección).
...
294Tabla de contenido
Lista de tablas
Tabla 1–1. Roles del usuario de Web Publisher
...
18Tabla 4–1. Tipos MIME según la extensión
...
66Tabla 9–1. Ejemplo de nombres de publicación
...
116Tabla 15–1. Ejemplo de códigos de idioma y direcciones de correo electrónico
...
188Tabla 15–2. Tareas de flujo de trabajo
...
192Tabla 15–3. Métodos de flujo de trabajo
...
193Tabla 21–1. Campos comunes a todas las reglas
...
251Tabla 21–2. Campos exclusivos de la regla xselector
...
257Tabla 21–3. Campos de las consultas
...
258Tabla 23–1. Idiomas compatibles
...
277Tabla 23–2. Botones de formato de Web Publisher Editor
...
279Tabla 23–3. Botones de edición de las tablas
...
290Tabla 23–4. Botones utilizados para repetir campos
...
297Tabla 27–1. Niveles de acceso
...
317Tabla 27–2. Permisos requeridos en la seguridad de carpeta
...
319Tabla 27–3. Permisos extendidos
...
320Tabla 27–4. Entradas adicionales de control de acceso
...
320Tabla 28–1. Propiedades de un usuario
...
343Tabla 28–2. Propiedades de la página Importar usuario
...
353Tabla 28–3. Privilegios para crear o modificar grupos
...
361Tabla 28–4. Propiedades de un grupo
...
368Prefacio
En esta guía se describe el comportamiento de la interfaz de usuario predeterminada de Web Publisher. Su instalación podría estar personalizada. Si es así, puede que los elementos de la interfaz que vea no se correspondan con los descritos en esta guía.
Historial de revisión
Fecha de revisión Descripción
Marzo de 2005 Publicación inicial. La Web Publisher Administration Guide (Guía de
administración de Web Publisher) se incluye con el software de Web Publisher. Para descargar documentación relacionada, consulte el área de asistencia técnica de
Capítulo 1
Introducción
En este apartado se ofrece una breve descripción de conceptos importantes: • Introducción a Web Publisher, página 17
• ¿Qué es una aplicación basada en WDK?, página 18
• ¿Qué es un repositorio?, página 19
• ¿Qué es el directorio de retirada?, página 20
• ¿Qué es un flujo de trabajo?, página 21
• ¿Qué es la bandeja de entrada?, página 21
• ¿Qué es un ciclo de vida de documento?, página 21
• Estados de ciclo de vida específicos de Web Publisher, página 22
• ¿Qué es un conjunto de permisos?, página 23
• ¿Cómo crea Web Publisher páginas Web?, página 23
• Aplicaciones de edición internas, página 24
• ¿Cómo introduce Web Publisher contenido en el Web?, página 24
• Nombres de archivo, página 25
Introducción a Web Publisher
Web Publisher es una aplicación basada en explorador Web que simplifica y automatiza la creación, revisión y publicación de sitios Web. Web Publisher es una aplicación basada en WDK y utiliza Documentum Content Server para almacenar y procesar contenido y Documentum Site Caching Services (SCS) para publicar en el Web.
SCS es el componente de publicación de Web Publisher. Todas las páginas Web de Web Publisher están publicadas por SCS. SCS consta de dos partes: una depende de Content Server y la otra del servidor Web de destino. SCS envía documentos de un repositorio de Documentum a una ubicación específica en un servidor Web.
Introducción
Web Publisher también opera con Document Transformation Services (DTS), aunque este producto no es necesario para ejecutar Web Publisher. DTS sirve para crear copias PDF o HTML de documentos de Microsoft. Se utiliza únicamente cuando hay que transformar contenido en formato compatible con el Web. Con el contenido generado en XML y HTML no es necesario utilizar DTS. Las copias de contenido XML se generan a través de un motor de transformación interno que permite crear formatos compatibles con el Web. A los archivos XML se les puede asociar cualquier número de hojas de estilo XSL. Web Publisher opera con muchas otras aplicaciones de Documentum. Consulte Web Publisher Release Notes si precisa información detallada.
Tabla 1-1. Roles del usuario de Web Publisher
Rol de usuario Función
Los autores... Utilizan aplicaciones de edición para crear
y modificar el contenido de páginas Web, sin necesidad de saber cómo se crean o diseñan páginas Web.
Ven el contenido automáticamente publicado en el Web, incluso en distintos formatos e idiomas.
Los desarrolladores... Mantienen las plantillas de contenido y las
estructuras de los sitios que contribuyen a la automatización y eficacia de los procesos.
Los administradores... Mantienen la configuración del sistema de
Web Publisher que facilita la publicación.
¿Qué es una aplicación basada en WDK?
Una aplicación basada en WDK es una aplicación de EMC | Documentum que permite acceder a un repositorio de EMC | Documentum mediante un explorador Web. Web Publisher es una aplicación basada en WDK.
A través del explorador, las aplicaciones basadas en WDK proporcionan acceso para ver, editar y gestionar el contenido de un repositorio, el cual es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el que trabaja y que comparte con otros empleados. Con la funcionalidad WDK, podrá distribuir documentos de forma electrónica mediante procedimientos empresariales automatizados, así como utilizar conjuntos de permisos para restringir el acceso a los documentos o asignar números de versión para ayudarle a llevar un seguimiento de las revisiones.
Introducción
La función WDK puede proporcionar el acceso a través de varios repositorios y a través de distintos departamentos, sitios y plataformas de equipos informáticos. Las aplicaciones basadas en WDK están incorporadas en la funcionalidad Web Development Kit (WDK). WDK es la tecnología subyacente para los clientes Web de Documentum 5. Puede utilizar WDK para personalizar estos clientes Web o para crear nuevas aplicaciones personalizadas que se integren con un sistema Documentum.
¿Qué es un repositorio?
Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el que trabaja y que comparte con otros empleados. Los repositorios ofrecen seguridad, herramientas y servicios para compartir contenido entre muchos usuarios. Los procesos controlan la distribución automatizada del contenido y le asignan ciclos de vida de documentos. Asimismo, los procesos permiten crear, editar y reenviar contenido, sin importar los conocimientos técnicos del usuario.
Los repositorios almacenan dos clases de información para los archivos de contenido: • El contenido: el texto, los gráficos, el sonido, el vídeo, el contenido binario u otro
contenido que componen el archivo.
• Las propiedades: las características descriptivas del archivo, como su fecha de creación, autor, número de versión y otra información. Los valores de propiedad sólo los puede editar el creador del archivo o un usuario con una configuración de seguridad lo suficientemente alta.
El nivel superior de organización de un repositorio son los nodos. Los nodos proporcionan acceso a distintas funciones del repositorio y a distintas formas de organizar su contenido. Puede acceder a todo el contenido de un repositorio a través de su nodo Archivadores, el cual organiza el contenido en archivadores y carpetas de archivadores. Otros nodos proporcionan distintos esquemas de organización para facilitar el acceso al contenido, por ejemplo, en función de los archivos que utilice con más frecuencia, de los archivos utilizados recientemente o mediante otros esquemas configurados por su organización.
En todos los repositorios hay un archivador inicial con su nombre. Ningún otro usuario podrá ver este archivador inicial ni acceder a él. El archivador inicial es el lugar donde se almacenan los documentos personales.
Algunos repositorios pueden agruparse en una federación. Una federación es una forma de configurar un grupo de repositorios para simplificar la administración.
En cada repositorio dispondrá de una Bandeja de entrada. En la bandeja de entrada se muestran las tareas que le han sido asignadas y las notificaciones que ha solicitado para acciones concretas. Las tareas y notificaciones pueden contener archivos anexos.
Introducción
En una federación de repositorios, dispondrá de una única bandeja de entrada para toda la federación.
Cuando desee modificar un archivo, deberá retirarlo del repositorio. Esto bloqueará el archivo, de forma que ningún otro usuario pueda modificarlo. Los demás usuarios podrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Cuando termine de modificar el archivo, deberá volver a registrarlo en el repositorio para reemplazar la versión anterior por la actualizada. Al registrarlo, el archivo se desbloqueará para que otros usuarios puedan modificarlo.
Cuando se crea un archivo en el repositorio, Web Publisher le asigna un número de versión. A los archivos nuevos se les asigna el número de versión 1.0. Web Publisher incrementa automáticamente los números de versión en un decimal cada vez que un archivo se retira y se vuelve a registrar. Puede elegir que el incremento no se aplique, de modo que se mantenga el mismo número de versión y se sobrescriba la versión existente. Además de contenido, los repositorios también almacenan otros elementos, como flujos de trabajo (secuencias automatizadas para distribuir archivos), conjuntos de permisos y perfiles de usuario. Todos los elementos de un repositorio, sean o no de contenido, se almacenan como objetos de repositorio con un tipo de objeto definido. Los archivos de contenido, por ejemplo, tienen normalmente el tipo de objeto dm_document. El tipo de objeto determina los tipos de propiedades asociadas al objeto.
¿Qué es el directorio de retirada?
El directorio de retirada es la ubicación del equipo donde Web Publisher copia los archivos cuando se accede a ellos para editarlos, es decir, “retirarlos” del repositorio. Al retirar un archivo del repositorio, Web Publisher copia el archivo en el directorio de retirada del equipo.
La ubicación del directorio de retirada se puede editar en la ficha General de
Preferencias. La ubicación predeterminada de este directorio varía según el sistema
operativo local:
Windows — //Documentum/Retirada
Macintosh OS X — Raíz:Usuarios:<nombre_usuario>:Documentum:Retirada
Una vez descargado en el equipo, el archivo permanece en este directorio hasta que lo vuelva a registrar en el repositorio. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté o no conectado al repositorio. Cuando esté listo para guardar el archivo en el repositorio, deberá registrarlo de nuevo.
En algunos casos, cuando se retira un archivo, es posible que Web Publisher no lo copie en el equipo, sino que lo “transmita” al equipo. Que esto ocurra depende de la aplicación de edición del archivo. Si Web Publisher transmite el archivo al equipo, el archivo no
Introducción
se guarda en el equipo local. Si precisa más información sobre la retirada de archivos, consulte la sección Retirar y editar archivos de esta guía.
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es un proceso que permite distribuir electrónicamente documentos e instrucciones entre usuarios. Por ejemplo, un empleado crea un informe de gastos de viaje; otro empleado lo revisa y, a continuación, lo devuelve para que sea corregido; por último, un tercer empleado lo aprueba. Un flujo de trabajo automatiza el proceso, garantizando que el archivo adecuado vaya a la persona adecuada en el orden adecuado. Para iniciar un flujo de trabajo, elija la plantilla de flujo de trabajo que incluya la secuencia de tareas que desee realizar. Según cómo se haya configurado la plantilla, ésta puede especificar qué usuario realiza cada tarea o solicitarle que seleccione a los usuarios. Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas (tareas ejecutadas por el sistema), como promover o publicar un archivo.
Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos de repositorios. Un flujo de trabajo puede incluir varios archivos anexos.
¿Qué es la bandeja de entrada?
La bandeja de entrada contiene las tareas y notificaciones recibidas. Las tareas son asignaciones electrónicas que se envían como parte de un flujo de trabajo. Cuando recibe una tarea, puede elegir si desea aceptarla o rechazarla. Cuando termine una tarea, la reenviará. El flujo de trabajo avisará al siguiente usuario en la secuencia. Las tareas pueden incluir archivos anexos.
Las notificaciones son mensajes que permiten saber cuándo se ha producido una acción específica en un documento. Si desea recibir notificaciones sobre determinados eventos, seleccione la opción de notificación correspondiente en las propiedades del documento.
¿Qué es un ciclo de vida de documento?
Los ciclos de vida de documentos son las secuencias de estados por las que pasa un archivo desde que se crea hasta que caduca. Cuando se crea un archivo, el sistema le asigna un ciclo de vida de documento y, a continuación, le asigna el primer estado de dicho ciclo de vida.
Introducción
Entre los estados de los ciclos de vida se incluyen Trabajo en curso, el cual indica que un documento está en fase de borrador, y En prueba, que indica que un documento está terminado y listo para ser aprobado. De forma predeterminada, Web Publisher no permite realizar cambios en los elementos que se encuentran en el estado En prueba del ciclo de vida.
Los archivos avanzan por los estados del ciclo de vida mediante la promoción manual o automática. Normalmente, el ciclo de vida de documento estará incorporado a un flujo de trabajo. Sabrá cuál es su papel en el ciclo de vida de un archivo cuando aparezca una tarea de flujo de trabajo en la bandeja de entrada.
Estados de ciclo de vida específicos de Web
Publisher
Al crear un documento, Web Publisher le asigna automáticamente el ciclo de vida designado por la plantilla del documento y, a continuación, le asigna el primer estado de dicho ciclo de vida. Los documentos avanzan a través de los estados del ciclo de vida mediante la promoción manual o automática. El ciclo de vida predeterminado de Web Publisher tiene los siguientes estados:
• Inicio
Por motivos de inicialización, Web Publisher sitúa en el estado Iniciar el contenido que se haya creado por primera vez o del que se haya creado una nueva versión y, a continuación, lo promueve automáticamente al estado Trabajo en curso.
• Trabajo en curso
Contenido que se considera borrador o que está en fase de revisión. • En prueba
Contenido que está terminado y listo para ser probado en un sitio Web en prueba. De forma predeterminada, Web Publisher no permite modificar el contenido, la ubicación o las propiedades de un archivo que haya avanzado hasta el estado En prueba o superior.
• Aprobado
Contenido que está aprobado para el sitio Web activo, pero que aún no ha alcanzado la fecha de publicación, (es decir, la fecha efectiva).
• Activo
Introducción
¿Qué es un conjunto de permisos?
Los conjuntos de permisos determinan los usuarios que tienen acceso a un elemento concreto del repositorio. Todos los elementos del repositorio tienen asociado un conjunto de permisos, el cual determina quién tiene acceso al elemento y qué acciones puede realizar cada usuario con acceso. El acceso a un elemento del repositorio viene determinado por el conjunto de permisos asignado a dicho elemento.
Los conjuntos de permisos enumeran los usuarios y grupos a los que se ha otorgado acceso. El conjunto de permisos asigna uno de estos siete niveles de acceso a todos los usuarios y grupos incluidos. Cada nivel de acceso incluye todos los permisos de los niveles precedentes:
• Ninguno: no se permite acceso al elemento.
• Examinar: los usuarios pueden ver las propiedades del elemento, pero no su contenido.
• Leer: los usuarios pueden ver el contenido del elemento. • Relacionar: los usuarios pueden escribir notas en el elemento.
• Versión: los usuarios pueden modificar y registrar nuevas versiones del elemento. • Escribir: los usuarios pueden modificar y registrar el elemento manteniendo la
misma versión.
• Eliminar: los usuarios pueden eliminar elementos.
¿Cómo crea Web Publisher páginas Web?
Web Publisher separa el diseño de páginas Web y sitios Web de la creación del contenido. Esta separación permitirá a su organización compartir tanto contenido entre distintos sitios como diseños de página entre distinto contenido.
Los desarrolladores diseñan plantillas y otros archivos que determinan el diseño de las páginas Web y la estructura de los sitios Web. Asimismo, configuran Web Publisher para determinar si el nuevo contenido se colocará en un sitio Web y cuándo y cómo se publicarán los archivos en él. Los desarrolladores pueden configurar Web Publisher para crear copias de archivos en nuevos formatos y volver a generar páginas Web existentes cuando se actualice una plantilla u hoja de estilo.
Los autores determinan el contenido que se publicará en las páginas Web diseñadas previamente. Para crear una página Web, el autor selecciona una plantilla y, a continuación, introduce el contenido necesario. Para editar una página Web, el autor puede seleccionar la página directamente o seleccionar el archivo de contenido utilizado para crearla.
Introducción
Web Publisher automatiza la entrega de contenido en el Web a través de ciclos de vida y flujos de trabajo.
Aplicaciones de edición internas
Web Publisher incluye las siguientes aplicaciones de edición:• Web Publisher Editor
Esta aplicación de edición básica de Web Publisher permite crear contenido basado en XML o HTML sin necesidad de conocer dichos lenguajes. Web Publisher Editor muestra campos de uso sencillo en los que puede introducir contenido. No es necesario que los campos se correspondan con el modo en el que el contenido se mostrará en el Web.
• eWebEditPro
Esta es una aplicación de Ektron Inc. Esta aplicación proporciona un editor WYSIWYG que le permite editar contenido viéndolo tal y como aparece en el sitio Web.
• Editor de reglas
Proporciona a los usuarios una interfaz gráfica para crear y modificar los archivos de reglas que definen el modo en que Web Publisher Editor muestra el contenido.
¿Cómo introduce Web Publisher contenido en
el Web?
Publicar consiste en copiar una página Web de un repositorio y colocarla en un servidor Web. Web Publisher utiliza Documentum Site Caching Services (SCS) para publicar páginas Web. SCS elige qué contenido publicar y en qué ubicación en función de los parámetros de configuración de publicación. Los administradores y los desarrolladores crean configuraciones de publicación mediante Documentum Administrator.
SCS elige cuándo se publicará en función del intervalo designado en un trabajo de publicación. Cuando un usuario crea una configuración de publicación, SCS crea automáticamente un trabajo de publicación. Un trabajo es un objeto de Documentum que ejecuta un método específico en intervalos determinados. El trabajo de publicación de SCS ejecuta regularmente un método que inicia la operación de publicación. A través de Documentum Administrator, los usuarios pueden modificar el intervalo del trabajo o ejecutar el trabajo manualmente.
Web Publisher puede configurarse para que inicie automáticamente el trabajo de publicación de SCS cuando una página Web se apruebe y alcance la fecha efectiva. La
Introducción
fecha efectiva es la fecha en que un archivo se ha de publicar en el sitio Web en vivo. Si se publica un archivo en más de un sitio Web, se pueden definir fechas efectivas diferentes para el archivo en cada sitio. Los usuarios pueden iniciar manualmente el trabajo de publicación en uno o más archivos mediante el comando Publicar de la vista estándar. Durante la creación de contenido, Web Publisher publica automáticamente el contenido en servidores Web internos para que los usuarios puedan obtener una vista previa de cómo aparecerá en el Web. Los usuarios pueden obtener una vista previa del contenido mediante el comando de vista previa de Web Publisher o la dirección URL del sitio interno.
Web Publisher quita automáticamente el contenido de un sitio Web cuando dicho contenido alcanza la fecha de caducidad.
Puede utilizar las configuraciones de publicación para crear un sitio Web una sola vez y publicarlo en varios formatos e idiomas y en varios servidores Web. Por ejemplo, puede configurar Web Publisher con el fin de crear una copia de un sitio en HTML para usuarios del explorador y, a continuación, crear una copia del mismo sitio en WML para usuarios de telefonía móvil. Si activa la función de globalización, podrá traducir el sitio a varios idiomas. La configuración de publicación sirve para definir parámetros con el fin de publicar determinadas copias e idiomas en determinados servidores.
Por ejemplo, podrá publicar el contenido de un mismo sitio en los siguientes sitios: • Un sitio Web con contenido en inglés y basado en HTML.
• Un sitio Web con contenido en inglés y basado en WML para usuarios de telefonía móvil.
• Un sitio Web con contenido en francés estándar y basado en HTML.
• Un sitio Web con contenido en francés y basado en WML para usuarios franceses de telefonía móvil.
• Un sitio Web con contenido en francés canadiense y basado en HTML.
• Un sitio Web con contenido en francés canadiense y basado en WML para usuarios de telefonía móvil.
Nombres de archivo
Los archivos en Web Publisher tienen dos nombres:
• Nombre de archivo
El nombre de archivo identifica al archivo en el Web y, por lo tanto, debe contener caracteres permitidos en el Web. Si desea ver una lista de caracteres, consulte
Nombres de archivo en el Web, página 26. El nombre de archivo es obligatorio.
Introducción
El nombre descriptivo sólo aparece en Web Publisher y permite describir los archivos de forma más exhaustiva. El nombre descriptivo es opcional. Si un archivo no tiene nombre descriptivo, Web Publisher lo identificará siempre mediante el nombre de archivo.
Consulte tambiénNombres de archivo en el Web, página 26.
Nombres de archivo en el Web
Si se va a enviar un archivo o una carpeta a un sitio Web, éstos deberán contener caracteres fiables para el Web (caracteres que puedan aparecer en una dirección URL del Web). Los caracteres cuyo código ASCII sea superior a 127 no constituyen caracteres fiables para el Web.
Los siguientes caracteres son fiables para el Web:
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 0123456789
$ - _ . + & @! ( ) ,
Puede hacer que Web Publisher compruebe si los títulos son seguros para el Web. Para ello, un administrador o desarrollador debe abrir el archivo
WcmApplicationConfig.properties y configurar el siguiente valor de atributo como verdadero (true):
Capítulo 2
Uso de la interfaz de Web Publisher
En este apartado se describe lo siguiente: • Iniciar y cerrar sesión, página 27
• Explorar la interfaz, página 32
• Explorar repositorios, página 41
• Explorar listas, página 42
• Arrastrar y soltar, página 47
• Elegir elementos en páginas de selección, página 48
• Abrir ventanas nuevas, página 49
• Ver la información del producto, página 49
Iniciar y cerrar sesión
En esta sección se describen los siguientes temas: • Iniciar sesión, página 27
• Cerrar sesión, página 29
• Cambiar la contraseña, página 29
• Usar opciones de accesibilidad adicionales, página 30
Iniciar sesión
Para iniciar sesión, debe disponer de la siguiente información. Si no es así, consulte a su administrador:
• URL de Web Publisher.
Uso de la interfaz de Web Publisher
• El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.
• Si procede: el nombre de dominio de Windows NT para el repositorio. • Si procede: el idioma de la aplicación que ejecuta.
Para iniciar una sesión:
1. Escriba la URL de Web Publisher en el campo de dirección del explorador Web y presione Intro o haga clic en Ir.
Se producirá una de las siguientes situaciones:
• Si guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, Web Publisher iniciará la sesión de forma automática. Omita el resto del procedimiento. Nota: puede eliminar las credenciales guardadas en las Preferencias de Web Publisher. • Si no guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, aparecerá la
página Inicio de sesión:
2. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba su nombre de usuario para ese repositorio. Los nombres de usuario distinguen entre mayúsculas y minúsculas. 3. En el campo Contraseña, escriba la contraseña. Las contraseñas distinguen entre
mayúsculas y minúsculas.
4. En la lista desplegable Repositorios, seleccione el repositorio.
5. Para que el equipo local inicie la sesión de forma automática la próxima vez que acceda a Web Publisher, marque la casilla ¿Recordar credenciales la próxima vez? De este modo, la página Inicio de sesión no aparecerá la próxima vez que acceda a Web Publisher. La sesión se iniciará de forma automática.
Uso de la interfaz de Web Publisher
Puede eliminar las credenciales guardadas en las Preferencias de Web Publisher. (Esto puede resultar útil, por ejemplo, para volver a tener acceso al enlace Más
opciones al iniciar la sesión).
Las credenciales se almacenan en una cookie en el equipo con el que se accede a Web Publisher. Si elimina la cookie o inicia sesión con otro equipo, tendrá que volver a introducir sus credenciales la próxima vez que inicie una sesión.
6. Para introducir otra información de inicio de sesión, haga clic en Más opciones e introduzca o seleccione cualquiera de las siguientes (observe que, si hace clic en Más
opciones, deberá volver a escribir la contraseña):
• Dominio: un nombre de dominio de Windows NT.
• Idioma: el idioma que utiliza en las páginas de Web Publisher.
• Opciones de accesibilidad adicionales. Seleccione esta opción para usar las
funciones de accesibilidad. Si precisa más información sobre funciones de accesibilidad, consulteUsar opciones de accesibilidad adicionales, página 30.
• Cambiar contraseña. Haga clic en esta opción para cambiar la contraseña. Si
necesita más información, consulteCambiar la contraseña, página 29.
Si utiliza la autenticación de usuarios de LDAP, no puede cambiar las contraseñas desde esta página. Un administrador del sistema debe cambiar la contraseña en el servidor LDAP.
7. Haga clic en Login (Inicio de sesión).
Cerrar sesión
Para cerrar la sesión:
1. Siga uno de estos procedimientos:
• En el encabezado, haga clic en Cerrar sesión.
• En la barra de menús de la vista Estándar, seleccione Archivo→Cerrar sesión.
Cambiar la contraseña
Tenga en cuenta que si utiliza la autenticación de usuarios de LDAP, no podrá cambiar las contraseñas desde esta página. Un administrador del sistema debe cambiar la contraseña en el servidor LDAP.
Para cambiar la contraseña:
Uso de la interfaz de Web Publisher
2. Haga clic en Cambiar contraseña.
3. En el campo Contraseña actual, escriba la contraseña actual.
4. En los campos Nueva contraseña y Confirmar nueva contraseña, escriba la nueva contraseña. Es recomendable utilizar una contraseña que esté formada por letras y números.
5. Haga clic en Cambiar contraseña.
Usar opciones de accesibilidad adicionales
El modo de accesibilidad reemplaza los menús por listas de acciones disponibles y ofrece texto descriptivo adicional. Puede seleccionar el modo de accesibilidad al iniciar la sesión, o bien, establecerlo como modo predeterminado en Preferencias. El modo de accesibilidad ofrece exploración lineal, exploración por fichas y etiquetas ALT con descripciones de los elementos. Las tablas de la vista estándar ofrecen un etiquetado y diseño adecuados para la tecnología de asistencia. Si necesita más información, consulte
Funciones de accesibilidad, página 30.
Para utilizar el modo de accesibilidad:
1. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba el nombre de usuario, el cual distingue entre mayúsculas y minúsculas.
2. En el campo Contraseña, escriba la contraseña, la cual distingue entre mayúsculas y minúsculas.
3. En el campo Repositorios, seleccione el repositorio. 4. Haga clic en Más opciones.
IMPORTANTE: si guardó sus credenciales de inicio de sesión (con la opción ¿Recordar credenciales la próxima vez?), no aparecerá la página Inicio de sesión.
Si desea ver la página Inicio de sesión, debe borrar las credenciales guardadas en
Preferencias, o bien eliminar la cookie que contiene las credenciales guardadas.
5. Seleccione Opciones de accesibilidad adicionales. 6. Haga clic en Login (Inicio de sesión).
Funciones de accesibilidad
Las funciones de accesibilidad están disponibles a través de WDK (Web Development Kit), al que se accede mediante un explorador Web. El modo de accesibilidad se carga en la vista Estándar.
Uso de la interfaz de Web Publisher
Funciones del modo de accesibilidad:
• La barra de título es el primer marco. El primer elemento del marco es un enlace al área de trabajo. Como WDK es una pantalla basada en Web, actualizarla puede hacer que el enfoque pase del área de trabajo a la parte superior de la página. Este enlace permite volver rápidamente al área de trabajo. El marco contiene enlaces para acceder a búsquedas, preferencias, cierre de sesión y ayuda. La Ayuda se ejecuta en una nueva ventana. En el logotipo aparece el número de la versión de compilación. Los marcos de la barra de herramientas y la barra de menús se minimizan, por lo que puede que los marcos ocultos aparezcan como un paso de exploración adicional entre el árbol del navegador y el área de trabajo, pero los marcos aparecerán en blanco. Si estos marcos contienen texto, puede que no esté activada la configuración de accesibilidad.
• El árbol del navegador incluye enlaces al área de trabajo, al nodo seleccionado y a la parte inferior del marco. El árbol contiene una lista de los repositorios disponibles. Junto a los nodos seleccionados habrá un enlace al nodo siguiente.
• El área de trabajo muestra listas de objetos o formularios de acción. Esta vista incluye títulos de página y rutas de exploración.
• Las listas de objetos están paginadas para mejorar el rendimiento. Los encabezados de columna aparecen como enlaces con etiquetas ALT. Al ordenar una columna, aparece junto a ella una flecha con una etiqueta. El enlace Acciones globales permite realizar acciones independientes de objetos. En enlace Acciones permite realizar acciones en un objeto específico.
• Las páginas de acciones se cargan al invocar el enlace de acciones. Todas las acciones disponibles aparecen como enlaces. Al situar el enfoque en el enlace e invocarlo, se carga la acción. En algunos casos, la acción consiste en un desplazamiento hasta la página modal (por ejemplo, ver una lista de traducciones). Si la opción de desplazamiento no está disponible, utilice la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página.
• Los formularios de acción suelen contener una serie de páginas etiquetadas, que aparecen como fichas verticales. Éstas se describen como páginas en las etiquetas, de manera que los usuarios no las confundan con los controles de ficha con los que ya están familiarizados. La ficha seleccionada contiene una etiqueta seleccionada. Casi todas las páginas de propiedades incluyen una combinación de cuadros de edición, casillas de verificación y botones de opción. Todos estos elementos aparecen explícitamente etiquetados. En la parte inferior de todos los formularios de acción hay botones con etiquetas ALT que permiten ejecutar la acción, cancelarla o bien avanzar o retroceder. Generalmente, si se cancela la acción, se vuelve a la lista de objetos en la que se encontraba el usuario. En algunos casos puede ser necesario actualizar la página, con lo cual se volverá al nodo especificado en las preferencias. • Los selectores se utilizan en la aplicación para seleccionar objetos, tales como
archivos o usuarios. El selector requiere que haya objetos en la lista global para seleccionarlos y agregarlos a la lista seleccionada.
Uso de la interfaz de Web Publisher
• La barra de mensajes contiene mensajes del sistema para la sesión actual. Si no se puede realizar la acción que se intenta ejecutar, puede que sea necesario situar el enfoque en la barra de mensajes o bien desplazarse hasta el marco de la barra de estado. El primer elemento permite ver los mensajes de una sesión específica. Este marco también permite alternar entre la vista estándar y la optimizada.
Problemas conocidos en el modo de accesibilidad:
• La vista optimizada no facilita la exploración lineal. Se recomienda utilizar la vista
estándar.
• Existe un gran número de marcos. Los lectores de pantalla con funciones de exploración de marcos ayudan a solucionar este problema.
• El control de formulario de lista desplegable provoca una exploración inmediata. Los usuarios de JAWS pueden utilizar ALT+flecha arriba/flecha abajo para evitar dicha exploración.
• Al actualizar la página se vuelve al nivel superior del nodo inicial.
• Es posible que no se tenga acceso a los componentes desarrollados o modificados por otros fabricantes.
Explorar la interfaz
En este apartado se describen la interfaz y el modo de acceder a los comandos. En esta sección se describen los siguientes temas:
• Vistas optimizada y estándar, página 32
• Nodos, página 34
• Encabezado, página 36
• Usar la ruta de exploración, página 36
• Realizar acciones, página 37
• Iniciar sesión en varios repositorios, página 39
• Mostrar y ocultar campos, página 39
• Mensajes, página 40
• Estado del trabajo, página 41
Vistas optimizada y estándar
Existen dos vistas diferentes: la vista optimizada y la vista estándar.
La vista optimizada proporciona acceso a las funciones usadas con mayor frecuencia. En la vista optimizada, los elementos se procesan de uno en uno.
Uso de la interfaz de Web Publisher
Figura 2-1. Vista optimizada
La vista estándar incluye la barra de menús y proporciona acceso a todas las funciones de Web Publisher, según los permisos de que disponga (el acceso a determinadas funciones puede estar limitado por sus niveles de permiso). La vista estándar permite procesar varios elementos a la vez. Las funciones administrativas están disponibles a través de la vista estándar.
Uso de la interfaz de Web Publisher
Figura 2-2. Vista estándar
Puede cambiar de vista en cualquier momento. Web Publisher mantiene su ubicación en el repositorio. Si una ubicación no está disponible en la nueva vista, Web Publisher muestra la página predeterminada (la página predeterminada se define en Preferencias).
Para alternar entre las vistas:
1. En la parte inferior de la página, haga clic en la ficha Optimizada o Estándar.
Nodos
El nivel superior de un repositorio consta de los distintos nodos, que proporcionan acceso a las diversas funciones y tipos de objetos de Web Publisher. Para abrir un nodo, haga clic en él.
Uso de la interfaz de Web Publisher
En la vista optimizada, los nodos aparecen como fichas. A continuación se muestra un conjunto básico de nodos. Es posible que su aplicación muestre más nodos:
En la vista estándar, los nodos aparecen como un árbol de navegación en el panel izquierdo. A continuación se muestra un conjunto básico de nodos. Es posible que su aplicación muestre más nodos:
Una instalación básica de WDK incluye los siguientes nodos predeterminados. La aplicación podría incluir nodos adicionales:
• Bandeja de entrada: las tareas y notificaciones recibidas
• Mis archivos: archivos creados, editados o retirados recientemente
• Suscripciones: archivos y carpetas a los que se desea tener acceso rápido
• Categorías: formas de agrupar archivos alternativas al modo en el que están
organizados en los archivadores. Por ejemplo, un archivador permite organizar archivos según su estructura en un sitio Web, pero puede que ésta no sea la forma más lógica de organizar los archivos cuando los autores Web desean acceder a ellos internamente. Las categorías permiten a las organizaciones agrupar archivos en función del modo en que los autores accederán a ellos; por ejemplo, según el departamento responsable de determinado contenido.
• Archivadores: el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadores
contienen carpetas y archivos.
• Archivador inicial: almacena los documentos y carpetas personales. Todos los
usuarios disponen de un archivador inicial de forma predeterminada. Ningún otro usuario podrá ver este archivador inicial ni acceder a él.
• Administración (sólo en la vista estándar): proporciona acceso a la configuración del
Uso de la interfaz de Web Publisher
Encabezado
El encabezado aparece en la parte superior de la página de Web Publisher:
En el encabezado aparece lo siguiente:
• permite realizar una búsqueda simple
basada en las palabras clave que introduzca. Escriba las palabras clave y, a continuación, haga clic en .
• permite realizar una búsqueda por determinadas propiedades y valores de propiedad. Si precisa más información, consulte el tema de esta guía sobre búsquedas avanzadas.
• proporciona acceso a configuraciones específicas de su equipo. Si precisa más información, consulte la sección sobre definición de preferencias. • termina la sesión de Web Publisher.
• muestra instrucciones para utilizar Web Publisher.
Usar la ruta de exploración
Al abrir directorios o realizar acciones, en la parte superior de la página aparece una ruta que muestra la ubicación a la que se ha desplazado o la acción que está viendo. Puede hacer clic en cualquier carpeta de la ruta para volver a esa ubicación.
Uso de la interfaz de Web Publisher
Realizar acciones
En la vista optimizada, las acciones se realizan en un elemento cada vez.
Las acciones que se aplican a la ubicación que esté viendo aparecen como hipervínculos sobre la lista de elementos. Las acciones disponibles aparecen subrayadas:
En la vista optimizada, las acciones que se aplican a un elemento concreto de una lista aparecen como hipervínculos en la línea del elemento. Las acciones disponibles aparecen subrayadas. El enlace Más abre un menú con más acciones. Si utiliza el modo de accesibilidad, el enlace Más es sustituido por el enlace Acciones.
Uso de la interfaz de Web Publisher
En la vista estándar, se pueden realizar
acciones en varios elementos a la vez. Para que una acción afecte a uno o varios elementos, hay que marcar las casillas de verificación de los elementos y, a continuación, seleccionar la acción. En la vista estándar, es posible acceder a las acciones
en los siguientes lugares:
En la vista estándar, las acciones que se realizan con mayor frecuencia aparecen en la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior de la página:
En la vista estándar, todas las acciones disponibles aparecen en la barra de menús, justo debajo de la barra de herramientas. Están incluidas tanto las acciones que se aplican a la ubicación como las que se aplican a los elementos de la lista. Las acciones disponibles aparecen resaltadas en los menús. Si utiliza el modo de accesibilidad, los menús son sustituidos por los enlaces Acciones globales y Acciones, los cuales muestran listas de
Uso de la interfaz de Web Publisher
acciones disponibles. Por tanto, en esta guía, cuando un procedimiento indique que seleccione un menú, deberá seleccionar el enlace adecuado del modo de accesibilidad.
Iniciar sesión en varios repositorios
Si la organización tiene varios repositorios, puede iniciar sesión en más de un repositorio durante la sesión de Web Publisher.
Para iniciar sesión en otro repositorio:
1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles: • En la lista desplegable Repositorios de la vista Optimizada, seleccione el
repositorio; si el repositorio no aparece en la lista, seleccione Agregar repositorio. • En el panel izquierdo de la vista Estándar, seleccione el repositorio; si el
repositorio no aparece en la lista, seleccione Agregar repositorio.
2. Si seleccionó Agregar repositorio, elija un repositorio y haga clic en Aceptar. 3. Escriba el nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.
4. Haga clic en Login (Inicio de sesión).
Mostrar y ocultar campos
Cuando se muestran las propiedades de un objeto, es posible que los usuarios con privilegios administrativos puedan visualizar campos adicionales en una página. Si en una página aparece el enlace [+] Mostrar opciones o [+] Mostrar más , podrá seleccionar estos enlaces para ver más propiedades u opciones. Para ver la lista completa de propiedades asociadas al tipo de objeto, puede marcar la casilla de verificación Mostrar
todas las propiedades.
Las propiedades que se muestran varían, dependiendo del tipo de objeto del documento original. Es posible editar los campos si fuera necesario. Si desea ver explicaciones
Uso de la interfaz de Web Publisher
detalladas de las propiedades, consulte la descripción del tipo de objeto en Content Server Object Reference Manual (Manual de referencia de objetos de Content Server).
Para ocultar campos u opciones adicionales, seleccione el enlace [-] Ocultar opciones o el enlace [-] Ocultar más.
Mensajes
Los mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en la parte inferior de la página:
Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado, se podrá ver el mensaje completo haciendo clic en el botón Ver mensajes de la barra de estado. De esta forma se abrirá el Visor de mensajes, en el que se muestran los mensajes recientes:
Figura 2-3. Visor de mensajes
Nota para usuarios de DCM: si tiene algunas aprobaciones a la espera la primera vez
que inicie sesión, verá el mensaje Se requiere aprobación en la barra de estado. También podrá ver exactamente qué documentos requieren aprobación seleccionando Visor de
Uso de la interfaz de Web Publisher
Estado del trabajo
Puede hacer clic en el botón de estado de la barra de estado para ver el estado de los trabajos en segundo plano.
Por ejemplo, un archivo se podría devolver a su estado anterior de forma asíncrona en segundo plano. Para ver si se ha completado el trabajo, haga clic en el botón de estado. El botón aparecerá “marcado” si tiene mensajes de estado no leídos remitidos por una tarea asíncrona.
Si hay alguna tarea asíncrona en curso, aparecerá una imagen animada junto al botón. Para actualizar el estado, haga clic en Actualizar.
Explorar repositorios
En este tema se incluyen dos procedimientos: uno para explorar con la vista optimizada y otro para explorar con la vista estándar. Puede utilizar este procedimiento para explorar archivadores, taxonomías u otras estructuras de directorio.
Para explorar el repositorio mediante la vista optimizada:
1. Haga clic en la ficha correspondiente al nodo que desee explorar.
Por ejemplo, para explorar el nodo Categorías, haga clic en la ficha Categorías. 2. Se abrirá el siguiente nivel de directorios. Para abrir una ubicación de los directorios
(por ejemplo, una carpeta), haga clic en la ubicación. Puede seguir “profundizando” en la estructura de directorios haciendo clic en las sucesivas ubicaciones hasta que encuentre el elemento que está buscando.
3. Para volver a un nivel superior de la estructura de directorios, siga uno de estos procedimientos:
• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga clic en la ubicación de directorio a la que desee ir.
• Para ir al nivel superior de un nodo, haga clic en el nodo.
Para explorar un repositorio mediante la vista estándar:
En la vista Estándar, en el panel izquierdo, aparece un árbol de directorios que muestra la estructura de directorios del repositorio. En el panel derecho se muestra el contenido del elemento seleccionado en el panel izquierdo.
1. Para expandir un elemento del panel izquierdo, haga clic en su signo más: El elemento se expandirá en el panel izquierdo para mostrar el siguiente nivel de carpetas y nodos que contiene.
Uso de la interfaz de Web Publisher
Cuando haga clic en el signo más, la visualización del panel derecho no cambiará. Para cambiar lo que se ve en el panel derecho, hay que hacer clic en el propio elemento.
Si una carpeta contiene más de 50 subcarpetas, no se expandirá inmediatamente. En su lugar, Web Publisher mostrará un número indicando la cantidad de subcarpetas existentes. Por ejemplo: si hay 460 subcarpetas, Web Publisher mostrará 460
carpetas. Para visualizar las subcarpetas en el panel izquierdo, haga clic en ese
número. O bien, haga clic en el nombre de la carpeta principal en el panel izquierdo para ver la lista de subcarpetas en el panel derecho. Si accede a una subcarpeta del panel derecho, el nombre de la subcarpeta se agregará al árbol del panel izquierdo, pero el árbol no se expandirá. La designación numérica cambia para indicarle el número de carpetas que no se han mostrado todavía.
2. Para contraer un elemento en el panel izquierdo, haga clic en su signo menos: 3. Para volver a un nivel superior del directorio, siga uno de estos procedimientos:
• En el panel izquierdo, haga clic en la ubicación a la que desee ir.
• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga clic en la ubicación a la que desee ir.
Explorar listas
Puede determinar la forma en que se mostrará la lista de elementos. En esta sección se describen los siguientes temas:
• Establecer el número de elementos por página, página 42
• Acceder directamente a elementos, página 43
• Filtrar listas, página 44
• Ordenar listas, página 44
• Elegir las columnas que aparecen en una lista, página 45
• Utilizar miniaturas como información visual, página 47
Establecer el número de elementos por página
Puede elegir el número máximo de elementos que se mostrarán en cada página. Los elementos adicionales se presentarán en la página siguiente. Dicho número máximo se selecciona en la lista Elementos por página, mostrada a continuación:
Uso de la interfaz de Web Publisher
El campo situado sobre la lista indica el número de páginas que contiene la lista. Por ejemplo, si aparece:
es que se está viendo la primera página de una lista de cinco páginas.
Para avanzar o retroceder una página cada vez, haga clic en las flechas sencillas: o Para ir a la primera o a la última página de la lista, haga clic en las flechas dobles: o Para ir a un determinado número de página, escriba el número en el campo de texto y presione Intro.
Acceder directamente a elementos
Si el campo Empieza por aparece en la parte superior de una lista o directorio, puede acceder directamente a un elemento de la lista sin tener que desplazarse por toda la lista:
Escriba los primeros caracteres de un nombre de archivo y Web Publisher pasará a los elementos de la lista que empiecen por esos caracteres. También puede escribir una ubicación. En este tema se incluyen dos procedimientos: uno para pasar a elementos y el otro para pasar a ubicaciones.
Para localizar un elemento mediante el campo Empieza por:
1. En el campo Empieza por, escriba las primeras letras del nombre del elemento. 2. Haga clic en Ir.
Para encontrar una ubicación mediante el campo Empieza por:
1. En el campo Empieza por, escriba la ruta completa o el principio de la ruta. Utilice esta sintaxis:
/nombre_archivador/ruta_carpeta/ruta_carpeta/
Por ejemplo, para acceder directamente a una carpeta llamada “carpeta_xyz” del nivel superior de un archivador denominado “archivador_abc”, deberá escribir lo siguiente:
