MUNICIPIO DE NAVOJOA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO

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MUNICIPIO DE NAVOJOA

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN

DEL GASTO PÚBLICO

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2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.

INDICE Pagina INTRODUCCIÓN 3 OBJETIVO 4 RED DE PROCESOS 5 PROCEDIMIENTOS 6

I. Secretaría de Programación del Gasto Público

1.1. Adquisiciones por medio del comité de compras

II. Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto.

2.1. Evaluación y seguimiento al P.O.A.

2.2. Colaboración en el Informe Anual de la Administración Municipal 2.3. Elaboración del Presupuesto de egresos del H. Ayuntamiento

2.4. Proceso de captura en el Programa CLIP (Contabilidad Gubernamental)

III. Dirección de Bienes y Servicios

3.1. Recepción y entrega de facturas de proveedores. 3.2. Requisiciones de materiales y/o Servicios.

IV. Dirección de Recursos Humanos

4.1. Elaboración de nómina de personal.

4.2. Pago de nómina a personal con contrato eventual 4.3. Reporte de incidencias de personal.

4.4. Tramite de alta. 4.5. Tramite de baja.

4.6. Atención y seguimiento a problemas del personal (trabajo social).

V. Dirección de Informática

5.1. Mantenimiento y Servicio a equipo de Informática.

6 12 18 24 31 35 40 45 52 58 64 69 75 80 AUTORIZACIONES 85

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3

INTRODUCCIÓN

La Secretaría de Programación del Gasto Público en cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 61 Fracción II incisos A, B, C; Fracción III, incisos W, X; y Artículos 119, 120, 121, 126, 127, 128, 223 de la Ley de Gobierno y Administración Municipal y al acuerdo número 8 del H. Ayuntamiento del 16 de Septiembre de 2003 se elabora el presente manual de procedimientos operativos, que integran las principales actividades de la Secretaría de Programación del Gasto Público.

En el presente manual se documentan catorce procedimientos que

describen las actividades inherentes a los subprocesos de Planeación del

Desarrolloy Control del Gasto Municipal.

Es importante mencionar que los procedimientos descritos, tienen como propósito lograr la estandarización de actividades, con el objeto de lograr una eficiente y eficaz atención a las demandas y requerimientos presentados por la ciudadanía a la autoridad municipal de Navojoa.

Por consiguiente el manual va dirigido al personal que integra la Secretaría de Programación del Gasto Público, para que cuenten con un documento que les provea de información ordenada de las actividades a desarrollar, a la vez de contar con un instrumento de inducción sobre las funciones inherentes al puesto.

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4

OBJETIVO

Describir de manera ordenada y sistemática, los principales procedimientos que el personal del área administrativa que integra a la Secretaría de Programación del Gasto Público tiene que realizar para que se cumplan las actividades y responsabilidades asignadas al proceso de atención a demandas presentadas por la comunidad del municipio de Navojoa, de forma oportuna y eficiente, por parte de la Presidencia Municipal.

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5

RED DE PROCESOS

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS

Planeación del desarrollo y control

del gasto público municipal.

Control del gasto público municipal.

 Adquisiciones por medio del comité de compras.

 Evaluación y seguimiento al POA.

 Colaboración en el informe anual de la administración municipal.  Elaboración del presupuesto de

egresos del H. Ayuntamiento.  Proceso de captura en el

Programa CLIP (Contabilidad Gubernamental).

 Recepción y entrega de facturas de proveedores.

 Requisiciones de materiales y/o Servicios

 Elaboración de nómina de personal.

 Pago de nómina a personal con contrato eventual  Reporte de incidencias de personal.  Tramite de alta.  Tramite de baja.  Atención y seguimiento a

problemas del personal (trabajo social).

 Mantenimiento y Servicio a equipo de Informática.

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6

PROCEDIMIENTO

Proceso:

Planeación del desarrollo social y control del gasto municipal. Subproceso:

Planeación del desarrollo social municipal Procedimiento:

1.1. Adquisiciones por medio del comité de compras. Dependencia:

Planeación del Desarrollo y Gasto Público. Unidad Administrativa: Dirección de Planeación. Fecha de Elaboración: Marzo 31, 2008 Fecha de Actualización: Enero 31, 2018

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Realizar las adquisiciones en los términos que mejor convengan al H. Ayuntamiento con la mayor transparencia y eficiencia para optimizar recursos.

II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA

III. ALCANCE

Secretaria de Programación del Gasto Público.

IV. DEFINICIONES

Convocatoria: Llamar a una o varias personas para que acudan a un lugar o acto determinado.

Comité: Conjunto reducido de personas que representa a una colectividad, tienen a su cargo determinadas tareas.

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7 V. REFERENCIA

Lineamientos del Comité de Compras. Presupuesto de Egresos.

Ley de Gobierno y Administración Municipal. VI. POLÍTICAS

Toda compra que su costo rebase los $10,000.00 pesos se realzará por medio del Comité de Compras

VII. PRODUCTOS Orden de Compra.

VIII. CLIENTE (S)

Internos: Dependencias del H. Ayuntamiento. Externos: Ciudadanía.

IX. INDICADORES

Tiempo de respuesta a la solicitud de compras.

X. RESPONSABILIDADES

Director de Planeación: Convocar a reunión, organizar y dar seguimiento a la reunión.

Secretaria: Auxiliar en la preparación y desarrollo de la reunión.

XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsabl e Actividades Registro Secretario de Programaci ón del Gasto Público Inicio

1. Recibe vía telefónica información sobre adquisiciones que por su

monto deben realizarse vía comité.

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8 Secretaria. Secretario de Programac ión del Gasto Público. dependencias si tienen adquisiciones pendientes que

rebasen los montos. “si existen” 3. Solicita vía telefónica que

efectúen la requisición correspondiente.

4. Recibe copia de requisición. “De manera conjunta”

5. Elabora invitación por diferentes medios a proveedores con

características, cantidad, requisitos que debe incluir (copia

cédula fiscal, comprobante domicilio, condiciones, entrega,

etc.)

6. Recibe cotizaciones en sobre cerrado.

7. Verifica agenda de Presidente Municipal para acordar fecha de

reunión (vía telefónica).

Oficio O-Proveedor C-Expediente

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9

8. Se elabora convocatoria a

integrantes y turna para firma a Presidencia.

9. Se requisita materiales, equipo, y espacio para efectuar la reunión. 10. Elabora lista de asistencia para

reunión.

11. Se efectúa reunión.

12. Se registra en borrador resultado de la reunión.

13. Se elabora acta de reunión.

“A la siguiente reunión se recaban firmas”

14. Se publica en portal de Internet. 15. Se integra expediente (invitación,

lista de recibido, convocatoria / lista de recibido, cotización por proveedores, acta de reunión, lista de asistencia del comité, copia de factura de compra). 16. Envía copia a Director de Bienes

y Servicios para que efectúe la compra. Fin Formato de convocatoria O-Integrantes de comité Acta de reunión O-Secretaría de Ayuntamiento C-DGPD y GP C-Contraloría Enero 31, 2018 1.1

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10

C P. Luis Carlos Borbón Yepiz.

Enero 31, 2018 1.1

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11

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12

PROCEDIMIENTO

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Asegurar la correcta aplicación de recursos y cumplimiento de los Objetivos y metas conforme a lo programado.

II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA III. ALCANCE

Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto.

IV. DEFINICIONES

POA: Programa Operativo Anual.

Evaluar: El desempeño y eficiencia de lo Programado contra lo realizado de los objetivos y metas.

Proceso:

Planeación del Desarrollo y Control del Gasto Público Municipal. Subproceso:

Control del Gasto Público Municipal.

Procedimiento:

2.1. Evaluación y seguimiento al POA.

Dependencia:

Secretaría de Programación del Gasto Público. Unidad Administrativa:

Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto. Fecha de Elaboración:

Marzo 31, 2008. Fecha de Actualización: Enero 31, 2018.

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13

V. REFERENCIA

Ley de Gobierno y Administración Municipal. Plan Municipal de Desarrollo.

Presupuesto de Egresos.

VI. POLÍTICAS

Que las dependencias y entidades de la administración municipal se ajusten a sus presupuestos y en caso de detectarse un desfase entre lo presupuestado y ejercido este deberá ser plenamente Justificado.

VII. PRODUCTOS

Insumos para la elaboración de la Cuenta Pública.

VIII. CLIENTE (S)

Internos: Ayuntamiento, Dependencias en general. Externos: Ciudadanía en general

Instituto Superior de Auditoria y Fiscalización.

IX. INDICADORES

Observaciones efectuadas / observaciones solventadas.

X. RESPONSABILIDADES

Director de Planeación, Programación y Presupuesto: Verificar el

presupuesto asignado contra presupuesto ejercido y realizar las justificaciones y ajustes correspondientes.

XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Actividades Registro

Director de Planeación, Programación y

Presupuesto

Inicio

1. Recibe avance presupuestal mensual de Director de

Contabilidad, por dependencia, capitulo, partida.

2. Revisa variaciones entre presupuestado y ejercido por dependencia y capitulo.

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14 3. Evalúa y justifica dichas

variaciones. “Trimestralmente”.

4. Solicita a cada dependencia informe sobre alcance de objetivos y

metas, a la vez justifica las variaciones.

5. Captura información en formato trimestral.

“Para la evaluación del ejercicio presupuestal”

6. Recibe información de avance presupuestal por dependencia, capitulo y partida en anexo 11 y 9. 7. Analiza y elabora justificaciones a

las variaciones de los egresos por dependencia y por capitulo anexo 11 y 9 trimestral. Oficio Formato Matriz de Indicadores para Resultados trimestral. Formato 9 y 11 trimestral

8. Remite a Dirección de Contabilidad para integrar a cuenta trimestral. “Dependiendo de la justificación

presentada”

9. Toma medidas pertinentes según el caso en coordinación con áreas correspondientes.

(15)

15 Fin

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16 XII. DIAGRAMA DE FLUJO.-

Direccion de Planeación

Copia

Informe de objetivos y metas Informe de objetivos y metas

Definición de procedimientos:

Evaluación y seguimiento al P.O.A.

Clave:

Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006

Autorizado por: Puesto:

Fecha de Autorización: Marzo 31, 2006

Inicio Recibe avance presupuestal mensual de Dirección de Contabilidad Revisa variaciones entre presupuestado y lo ejercido

Evalúa y justifica las variaciones

Trimestralmente solicita a dependencias informe con objetivos y metas

Archivo

a

1.1.

Lic. F. Javier Garcés Rivas Planeación y Gasto PúblicoDirector General de

Enero 31, 2018

C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz Secretario de Programación del Gasto Público

Marzo 27, 2008

2.1

Enero 31, 2018

Marzo 27, 2008

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17 Dirección de Planeación Oficio de Recomendación Copia Archivo. Oficio de Recomendación Copia Presidencia Oficio de Recomendación Copia Contraloria Oficio de Recomendación Dependencias Anexo 9 y 10 Formato 20 Trimestral Definición de procedimientos:

Evaluación y seguimiento al P.O.A.

Clave:

a Captura Información en formato 20 Trimestral Recibe información de avance presupuestal Trimestral en anexo 11 y 9 Analiza y elabora justificación de variaciones en anexo 9 y 10 Trimestral Remite a Dirección de Contabilidad para integrar a

cuenta Trimestral

Toma medidas correctivas según el caso en coordinación con áreas

Fin

1.1.

Lic. F. Javier Garcés Rivas Director General de

Planeación y Gasto Público Enero 31, 2018

Toma medidas correctivas según el caso en coordinación con áreas. Captura información en Formato Matriz de Indicadores para Resultados Trimestral. Analiza y elabora justificación de variaciones en anexo 11 y 9 Trimestral. Anexo 9 y 11 Marzo 27, 2008 2.1

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18

PROCEDIMIENTO

Proceso:

Planeación del Desarrollo y Control de Gasto Público Municipal. Subproceso:

Procedimiento:

2.2. Colaboración en el informe anual de la administración.

Dependencia:

Secretaría de Programación del Gasto Público.

Unidad Administrativa:

Marzo 27, 2006.

Fecha de Actualización:

Enero 31, 2018.

Colaborar en la elaboración del informe anual sobre el estado que guarda la Administración Pública Municipal.

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19

Informe de Gobierno.- Documento que concentra la

información de las actividades efectuadas por la administración municipal durante un año.

V. REFERENCIA

Constitución Política del Estado

Ley de Gobierno y Administración Municipal

VI. POLÍTICAS

La elaboración del documento deberá realizarse en tiempo y forma con la información verificada y confiable.

VII. PRODUCTOS

Informe Anual de la Administración Municipal.

Internos: Ayuntamiento.

Externos: Ciudadanía en General, Gobierno del Estado.

IX. INDICADORES

Comparativo del informe anual actual y el de los años anteriores.

Secretario General.- Coordinar, revisar e integrar la información para la elaboración del documento.

Secretario

Inicio

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20 General.

Comisión.

Presidente.

actividades efectuadas por cada Dependencia.

“Posteriormente”

2. Recibe información de Dependencias para su procesamiento y análisis por parte de la comisión responsable de la

elaboración del documento.

“Si existe alguna observación o duda sobre la información”

3. Concerta cita con Director de la Dependencia.

4. Resuelve duda u observación.

5. Integra propuesta de documento para revisión.

6. Turna a Presidente para revisión. 7. Cita a reunión a Directores de

Dependencias y a la comisión donde se revisa el documento, por área de

responsabilidad.

8. Efectúa la reunión de acuerdo a calendario.

9. Revisa y corrige en conjunto con la comisión y responsable del área, hasta agotar las observaciones.

O-Dependencia. C-Presidencia. C-Archivo. Propuesta de Documento. O-Presidencia.

Comisión. 10. Efectúa los ajustes al documento para

elaborar nueva propuesta.

11. Turna a Presidencia para revisión y visto bueno.

“Si no existen observaciones”

(21)

21 Comisión.

Secretario del Ayuntamiento.

13. Elabora documento definitivo y turna a Secretario del

Ayuntamiento para su presentación a Ayuntamiento

“Una ves aprobado por el Ayuntamiento” 14. Turna a instancias de Gobierno y al Congreso.

FIN

Informe de Gobierno.

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22

XII .DIAGRAMA DE FLUJO

Comisión Propuesta de Documento Director General Oficio Solicitud de Información Copia Archivo. Oficio Solicitud de Información Copia Presidencia. Oficio Solicitud de Información Dependencia. Secretario del Ayuntamiento Presidente

Definición de procedimientos: Clave:

Inicio Elabora oficio de solicitud de información para dependecia Recibe información de dependencias y turna a comisión Procesa y analiza la información Procede Integra Propuesta de documento para revisión Si Turna a Presidente para revisión Cita a Director de Dependencia Cita a reunión a Directores de Dependencias a

Elaboración de informe anual de administración

Lic. F. Javier Garcés Rivas Director General de Planeación y Gasto Público

1.2

No

C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz Secretario de Programación del Gasto Público Enero 31, 2018

Secretario General

Marzo 27, 2008

(23)

23 Secretario del Ayuntamiento Presidente Comisión Director General a En conjunto con Directores revisa los Documentos Observaciones? Efectúa los ajustes al Documento Si Turna a Presidente Revisa y Firma de visto bueno No Turna a Comisión Elabora Documento definitivo y turna a Secretario de Ayuntamiento para su presentación Turna a instancias de gobierno y a Congreso Fin Definición de procedimientos:

Elaboración de informe anual de administración

Clave:

1.2.

Lic. F. Javier Garcés Rivas Director General de Planeación y Gasto Público

C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz

Enero 31, 2018

Secretario General

Secretario de Programación del Gasto Público

Marzo 27, 2008

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24

PROCEDIMIENTO

Fecha de Actualización: Enero 31, 2018.

Planear los egresos por partida presupuestal, por dependencias y por programa.

Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto.

Partida clave etiquetada: Partidas presupuestales destinadas a

programas específicos.

Proceso:

Planeación del desarrollo y control del gasto público municipal. Subproceso:

Procedimiento:

2.3 Elaboración del presupuesto de egresos del ayuntamiento

Dependencia:

Secretaría de Programación del Gasto Público Unidad Administrativa:

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25

V. REFERENCIA

Ley de Gobierno y Administración Municipal. Plan Municipal de Desarrollo.

Lineamientos de Operación de Programas.

VI. POLÍTICAS

Los requerimientos de información y elaboración del presupuesto de egresos deberá hacerse en tiempo y forma de acuerdo a los requerimientos establecidos por los organismos.

VII. PRODUCTOS

Presupuesto de Egresos Municipales.

Internos: Dependencias del H. Ayuntamiento, Regidores.

Externos: Ciudadanía en general, Instituto Superior de Auditoria y Fiscalización

IX. INDICADORES

Tiempo transcurrido para la elaboración del presupuesto de egresos.

Director de Planeación, Programación y Presupuesto: Recibir, revisar, elaborar, compulsar el presupuesto de egresos de la administración municipal.

Director de Planeación, Programación y

Presupuesto

Inicio

1. Recibe presupuesto de ingresos aprobado por el Congreso del Estado (monto total, vía telefónica).

2. Verifica partidas claves etiquetadas. 3. Solicita elaboración de oficio de solicitud

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26 Aux. Administrativo Secretario General Aux. Administrativo Director de Planeación, Programación y Presupuesto

recursos, por dependencia, con objetivos y metas.

4. Elabora oficio y turna para firma a Secretario General.

5. Firma oficio y turna a Auxiliar Administrativo para envío.

6. Envía a dependencias correspondientes. 7. Recibe información solicitada.

8. Elabora presupuesto inicial sobre necesidades por dependencia. *Cuando se presupuestan Recursos

Humanos se considera con base a plantilla existente y posibles incrementos salariales y de personal en coordinación con Dirección de Recursos Humanos.

Presupuesto

* En obra pública se considera la disponibilidad de recursos y necesidades presentadas por COPLAM en conjunto con obras públicas.

* Se presupuesta el gasto de operación conforme se da, en los últimos 10 meses.

9. Compulsa con disponibilidad de recursos con base a presupuestos de ingresos, cuidando empatar ingresos y egresos.

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27 10. Se realizan ajustes por capítulo y partida

presupuestal por dependencia. 11. Revisa y acuerda por dependencia la

propuesta de presupuesto.

12. Elabora propuesta para presentarse a Comisión de Hacienda, para revisión y dictamen.

“Si se rechaza, se hacen las modificaciones señaladas” “Si se aprueba”

13. Comisión turna al Pleno para su aprobación o rechazo,

“Una vez aprobado”.

14. Turna a Secretario del Ayuntamiento, al Instituto Superior de Auditoria y

Fiscalización, al CEDEMUN, al

Congreso del Estado para su publicación en el boletín Oficial de la Federación.

Presupuesto Analítico Mensual por dependencia

15. Hace del conocimiento de cada Dirección, el presupuesto asignado autorizado a través de la página del Municipio.

16. Elabora notificación a Dirección de Contabilidad para captura en el sistema. Fin

Oficio

(28)

28

XII. DIAGRAMA DE FLUJO

Secretaria Director de Planeación

Presupuesto inicial Oficio con requerimiento de

recursos Copia. Archivo Oficio con requerimiento de recursos

Original. Dependencia.

Comisión de Hacienda Director General

Elaboración de presupuesto de egresos del Ayuntamiento

Clave:

Inicio Recibe presupuesto aprobado vía telefónica Solicita a Secretaria elabore oficio, solicitando información

Elabora oficio solicitando requerimientos de recursos, con objetivos y

metas por dependencia

Turna a Dirección para firma Firma oficio y turna

a Secretaria para envío Envía a dependencias correspondientes Recibe información solicitada Turna a Dirección de Planeación para que elabore presupuesto inicial Elabora presupuesto inicial por dependencia a 1.4.

Lic. F. Javier Garcés Rivas. C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz Planeación y Gasto PúblicoDirector General de

Enero 31, 2018

Secretario de Programación del Gasto Público 2.3 Secretario General Solicita a Aux. Administrativo elabore oficio, solicitando información.

Firma oficio y turna a Aux. Administrativo para envío.

Aux. Administrativo Marzo 27, 2008

(29)

29 Director de Planeación Propuesta de Presupuesto mensual Comisión de Hacienda Secretaria Director General a Coteja con presupuesto de ingresos

Realiza ajustes por capitulo y partida presupuestal por dependencia Revisa y acuerda con dependencia la propuesta de presupuesto

Elabora propuesta del presupuesto mensual por dependencia Turna a Comisión para revisión y dictámen Comisión revisa y dictamina ¿Aprueba? Realiza ajustes No Si b Definición de procedimientos:

Elaboración de presupuesto de egresos

Clave:

1.4.

c

2.3

Secretario de Programación del Gasto Público

Enero 31, 2018

Secretario General Aux. Administrativo Marzo 27, 2008

(30)

30 Director de Planeación Oficio de presupuesto C. Archivo. Oficio de presupuesto O. Dirección de Contabilidad. Oficio de presupuesto C. Archivo Oficio de presupuesto O. Dependencias Comisión de Hacienda Secretaria Director General b Turna a Director de Planeación Turna a Secretario de Ayuntamiento y al ISAF

Comunica por oficio a cada dirección el presupuesto asignado

Notifica por oficio a Contabilidad para captura Fin ¿Aprueba? Turna al pleno para aprobación c SI Definición de procedimientos:

Clave:

1.4.

Lic. F. Javier Garcés Rivas. Planeación y Gasto PúblicoDirector General de

NO

2.3

Enero 31, 2018

Secretario de Programación del Gasto Público Secretario General Turna a Secretario del Ayuntamiento, ISAF, CEDEMUN y al Congreso del Estado para su publicación en el boletín Oficial de la Federación. Comunica en la página del municipio: Navojoa.gob.mx el presupuesto asignado por dependencia. Aux. Administrativo Marzo 27, 2008

(31)

31

PROCEDIMIENTO

Proceso:

Planeación del Desarrollo y Control del Gasto Público Municipal. Subproceso:

Procedimiento:

2.4. Proceso de captura de orden de pago en el Programa CLIP (Contabilidad Gubernamental).

Dependencia:

Secretaría de Programación del Gasto Público.

Unidad Administrativa:

Marzo 27, 2006.

Fecha de Actualización:

Enero 31, 2018.

Capturar Orden de pago en el Programa CLIP (Contabilidad Gubernamental) para control presupuestal y toma de decisiones.

(32)

32

Programa CLIP.- Programa contable gubernamental para control

presupuestal.

V. REFERENCIA

Presupuesto de egresos municipal.

VI. POLÍTICAS

Orden de pago con soporte documental completo para su captura y control presupuestal.

VII. PRODUCTOS

Orden de pago capturada en el Programa CLIP con soporte documental verificado y completo.

Internos: Dependencias del H. Ayuntamiento, Regidores. Externos: Proveedores, periodistas, Ciudadanía en general.

IX. INDICADORES

Auxiliar Contable 1 y 2.- Recibir y revisar, capturar (Programa CLIP) e integrar para enviar a Contabilidad orden de pago con soporte documental completo para la siguiente etapa del proceso.

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33 Auxiliar contable

1 y 2

1. Recibe orden de pago de la Dirección de Bienes y Servicios.

2. Verifica soporte documental.

3. Captura orden de pago en el Programa CLIP (Contabilidad Gubernamental). 4. Anexa el soporte de captura del

Programa CLIP y póliza de diario. 5. Envía órdenes de pago con relación

anexa para recibir en Tesorería Municipal con su respectivo soporte, para pago. Fin Relación de Órdenes de pago recibida por Tesorería Municipal.

(34)

34

XII.- DIAGRAMA DE FLUJO.-

Secretaria Director de Planeación

Presupuesto inicial Oficio con requerimiento de

recursos Copia. Archivo Oficio con requerimiento de recursos

Original. Dependencia.

Comisión de Hacienda Director General

Clave:

Inicio Recibe presupuesto aprobado vía telefónica Solicita a Secretaria elabore oficio, solicitando información

Elabora oficio solicitando requerimientos de recursos, con objetivos y

metas por dependencia

Turna a Dirección para firma Firma oficio y turna

a Secretaria para envío Envía a dependencias correspondientes Recibe información solicitada Turna a Dirección de Planeación para que elabore presupuesto inicial Elabora presupuesto inicial por dependencia a 1.4.

Enero 31, 2018

Secretario de Programación del Gasto Público 2.4 Auxiliar Contable 1 y 2 Verifica soporte documental de orden de pago. Captura Orden de Pago en Programa CLIP.

Proceso de Captura de Orden de Pago en el Programa CLIP.

Recibe Orden de Pago de Dir. de Bienes y Servicios. Anexa en orden de pago el soporte de captura del Programa y póliza de diario. Envía órdenes para su pago a Tesorería Municipal. Fin Marzo 27, 2008

(35)

35

PROCEDIMIENTO

Recibir y dar trámite para pago de facturas a proveedores con rapidez y eficiencia.

Dirección de Bienes y Servicios.

Activo: Conjunto de bienes que se poseen.

Contra recibo: Documento que avala la recepción de un documento u objeto.

Proceso:

Planeación del desarrollo social y control del gasto municipal. Subproceso:

Control del gasto municipal.

Procedimiento:

3.1 Recepción y entrega de facturas de proveedores.

Dependencia:

Planeación del Desarrollo y Gasto Público. Unidad Administrativa:

Dirección de Bienes y Servicios. Fecha de Elaboración:

Marzo 27, 2006 Fecha de Actualización:

(36)

36

V. REFERENCIA

Ley de Gobierno y Administración Municipal. Leyes Contables y Fiscales.

Presupuesto de Egresos.

VI. POLÍTICAS

Todas las adquisiciones que se realicen por las dependencias, deberán sujetarse a la normatividad y capacidad presupuestal.

VII. PRODUCTOS Orden de Pago. VIII. CLIENTE (S) Interno: Tesorería Externo: Proveedores IX. INDICADORES

Tiempo de respuesta a proveedores.

Dirección: Verificar los importes, concepto, condiciones de pago.

Auxiliar Administrativo: Recibir y revisar que las facturas que emitan los

proveedores cumplan con todos los requisitos fiscales y a su vez elaborar las órdenes de pago.

Auxiliar administrativo

Inicio

1. Recibe factura de proveedor respaldada con orden de compra y/o servicio, o con respaldo de contratos o convenios, y revisa que cumpla con requisitos fiscales.

2. Firma y entrega contra recibo a proveedor.

(37)

37 Dirección

Auxiliar Administrativo

3. Elabora la orden de pago integrando requisición, orden de compra y factura original.

4. Turna a Dirección para sellos y firma. 6. Verifica concepto, importe, condiciones

de pago.

7. A la orden de pago firmada y sellada por el director se le armas dos juegos de copias.

7. Turna a la Dirección de Planeación para captura del clip de contabilidad

gubernamental y recaba sello de recibido.

*Cuando se solicitan pagos por:

arrendamiento, teléfono, luz, fumigación, apoyos, viáticos, cursos, capacitación, eventos, consumo de restaurante etc. se elabora orden de pago una vez recibida la solicitud debidamente sustentada y autorizada.

8. El Presidente Municipal firma Vo.Bo. en requisiciones extraordinarias. (viáticos en casos especiales) Orden de pago O-Contabilid ad Guberna mental. C- Archivo

9. Cuando la adquisición es un activo fijo se turnan facturas originales a Sindicatura mediante oficio con copia a Contraloría y Contabilidad.

(38)

38 Auxiliar

administrativo

11. Recibe facturas de combustible, con respaldo de vales abastecidos.

12. Elabora reporte de consumo de

Combustibles para afectar presupuesto por dependencia.

Fin

Original y Copia

(39)

39

XIII. DIAGRAMA DE FLUJO

Secretario C. Archivo. O. Tesorería Director Aux. Administrativo Inicio Recibe factura de proveedor Revisa requisitos fiscales Firma y entrega contrarecibo ¿Cumple? Elabora orden de pago

Integra orden de pago y factura original

Turna a Dirección para sello y firma

Verifica concepto, importe y condiciones de pago Sella y firma Turna a Tesorería Fin No SI Definición de procedimientos:

Recepción y entrega de facturas a proveedores

Clave:

Fecha de Elaboración:

Fecha de Recibido:

3.1

Lic. F. Javier Garcés Rivas Director General de Planeación y

Gasto Público.

Marzo 27, 2006 Enero 31, 2018 Marzo 31, ₂₀₀₆

C.P. Luis Carlos Borbón Yepiz

Fecha de Act.:

(40)

40

Proveer de recursos materiales y servicios a las dependencias de la administración municipal con oportunidad y eficiencia.

Dirección de Bienes y Servicios

Presupuesto: Documento contable que presenta la estimació anticipada de

los ingresos y gastos relativos a una determinada actividad u organismo por cierto periodo de tiempo.

V. REFERENCIA

Presupuesto de Egresos del H. Ayuntamiento. Ley de Gobierno y Administración Municipal.

VI. POLÍTICAS Proceso:

Planeación del desarrollo social y control del gasto municipal. Subproceso:

Control del gasto municipal.

Procedimiento:

3.2 Requisiciones de materiales y/o servicios.

Dependencia:

Programación del Gasto Público. Unidad Administrativa:

Dirección de Bienes y Servicios. Fecha de Elaboración:

Marzo 27, 2006 Fecha de Actualización: Enero 31, 2018

(41)

41 Para que las requisiciones de materiales o servicios procedan deberán justificarse plenamente, así mismo, que la dependencia tenga disponibilidad de recursos en su presupuesto.

VII. PRODUCTOS

Orden de compra o producto y/o servicios proveídos.

Dependencias de la Administración Pública Municipal.

IX. INDICADORES

Tiempo de respuesta a requisiciones presentadas.

Director: Autorizar, verificar las órdenes de compra.

Auxiliar Administrativo: Elaborar los formatos de orden de compra así como verificar la entrega oportuna de los productos y/o servicios.

Auxiliar Administrativo: Recibir, verificar, registrar las requisiciones

presentadas.

Inicio

1. Recibe requisición de materiales y/o servicios.

3. Verifica que cumpla requisitos de sustento sobre los detalles de la adquisición y firma y sello de la Dirección solicitante.

4. Si cumple requisitos, sella de recibido y regresa copia sellada a

Dependencia.

5. Consulta con Dirección cuando es una requisición extraordinaria.

(42)

42 servicios.

7. Cuando es necesario consulta con Director General vía telefónica. “ Dependiendo del tipo de requisición” 8. Relaciona las requisiciones.

9. Consulta con Director para autorización. Listado de registro Director Auxiliar Administrativo. Director Auxiliar Administrativo. 10. Aprueba requisición.

“Turna a Auxiliar Administrativo.” 11. Solicita cotización a proveedores

(fax, e-mail, teléfono, etc.).

12. Recibe cotización de proveedores. 13. Turna a Dirección de Bienes y

Servicios para autorización de orden de compra.

14. Verifica cotización en base a precio, calidad, entrega.

15. Turna a Auxiliar para elaborar orden de compra

16. Elabora orden de compra. 17. Turna a Dirección para firma de

autorización de Bienes y Servicios. 18. Turna a Dependencias

correspondientes recabando firma de recibido.

19. Verifica que se surta lo solicitado. Fin Formato de orden de compra O-proveedor C-Consecutivo C-Archivo

(43)

43

XIII. DIAGRAMA DE FLUJO

Recepcionista

Listado de registro

Dirección Aux. Administrativo

Inicio Recibe requisición de bienes y/o servicios Verifica presupuesto de dependencia solicitante

Verifica que cumpla requisitos Cumple Sella de recibido original y copia Registra requisición Informa a dependencia

Turna a Dirección o aux. admvo. relación de requisitos

Aprueba requisicion. y firma Turna a aux. admvo. Solicita cotización a proveedores a No Si Definición de procedimientos:

Requisiciones de materiales y/o servicios

Clave:

3.2

Marzo 27, 2006 Marzo 31, ₂₀₀₆

Director General de Planeación y Gasto Público.

Lic. F. Javier Garcés Rivas

Enero 31,2018

C.P. Luis Carlos Borbón Yepiz

Fecha de Act.:

(44)

44 Aux. Administrativo Copia Archivo Copia Consecutivo Original Proovedor Dirección Recepcionista a Verifica cotización (Precio, calidad, etc.)

Turna a Dirección para autorización Autoriza Turna aux. administrativo Elabora orden de compra Turna Dirección para autorización Firma de autorizado y sella Turna a Auxiliar Administrativo Fin Recibe cotización Definición de procedimientos:

Requisiciones de materiales y/o servicios

Clave:

3.2

Lic. F. Javier Garcés Rivas Director General de Planeación y Gasto Público.

Marzo 27, 2006 Marzo 31, 2006 Recibe orden de compra autorizada Turna a Dependencias Verifica se surta lo solicitado Enero 31., 2018 C.P. Luis Carlos Borbón Yepiz

Fecha de Act.:

(45)

45

PROCEDIMIENTO

IV. DEFINICIONES

Nómina: Relación de personal contratado por una organización en la que figuran para cada perceptor los importes íntegros de sus retribuciones y emolumentos.

V. REFERENCIA

Elaborar la nómina quincenal con la mayor eficiencia, eficacia y confiabilidad.

Proceso:

Control del gasto municipal. Procedimiento:

4.1 Elaboración de nómina a personal. Dependencia:

Planeación del Desarrollo y Gasto Público. Unidad Administrativa:

Dirección de Recursos Humanos Fecha de Elaboración:

Marzo 27, 2006

Fecha de Actualización: Enero 31, 2018

III. ALCANCE

(46)

46 Ley Federal del Trabajo.

Presupuesto de Egresos. VI. POLÍTICAS

Solo se recibirán pre nominas en las fechas previamente establecidas.

El presupuesto de nómina se enviará a Tesorería cinco días hábiles antes de la quincena.

Permisos, suspensiones incapacidades, altas o bajas se comunican por oficio.

VII. PRODUCTOS Nómina

VIII. CLIENTE (S)

Regidores, Funcionarios, Empleados, Jubilados y Pensionados.

IX. INDICADORES

Errores registrados por pagos efectuados. Tiempo de elaboración de nómina.

Dirección: Revisar, cotejar, confirmar los reportes de incidencias turnados por las dependencias, transmitir a bancos los reportes de abono en cuenta y autorizar nómina.

Auxiliar Administrativo: Elaborar la nómina y realizar los descuentos correspondientes.

(47)

47 XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Actividades Registro

Secretaria

Inicio

1. Recibe pre nomina de distintas Dependencias y listado de descuentos (Seguro de vida, Sindicato, FONACOT,

PROMOBIEN, Proveedores) 2. Sella de recibido y turna a

Dirección

3. Revisa y coteja con reporte de incidencias de las

Dependencias.( por oficio o prenomina, faltas,

incapacidades, permisos, horas extra, suspensiones) con lista de descuento.

4. Turna a Auxiliar Administrativo 5. Captura información para la

elaboración de nomina 6. Captura descuentos de

proveedores.

7. Envía por oficio, presupuesto de nomina a Tesorería (cinco días hábiles antes de quincena) 8. Elabora oficio y turna a dirección

para firma.

“Si no existen observaciones” 9. Reciben de Tesorería vía

telefónica la autorización para transmitir

Dirección

Auxiliar

Administrativo. Nomina O-Dependencia

C-Tesorería

Auxiliar Administrativo.

(48)

48 Auxiliar

Administrativo.

“Si existen observaciones” 10. Transmite vía telefónica a

Banco importe de sueldos para abono en cuenta del trabajador. 11. Recibe de Banco comprobante

del depósito con nombre del trabajador, numero de cuenta e importe.

“Si existen observaciones” 12. Corrige observación efectuada. 13. Reenvía a Tesorería.

“ Una ves efectuado el pago” 14. Elabora listado de descuentos. 15. Turna a Secretaria para que

elabore solicitud de cheques a Tesorería.

16. Elabora solicitud y turna a Dirección para firma.

17. Verifica contra concentrado, y firma.

18. Turna al Secretario de

Programación del Gasto Público para firma del recibo.

19. Firma y turna a Director de Recursos Humanos. 20. Reenvía a Tesorería. Fin Auxiliar Administrativo. Secretaria Dirección Secretaria de Programación del Gasto Público. Recibo de pago O-Tesorería C-Archivo Director Recursos Humanos.

(49)

49 XII. DIAGRAMA DE FLUJO

Enero 31, 2018.

4.1 4.1

(50)

50 C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz

Enero 31,2018.

(51)

Enero 31,2018.

(52)

52 PROCEDIMIENTO

Proceso:

4.2 Pago de nómina a personal con contrato eventual. Dependencia:

Marzo 31, 2008

Elaborar nómina de personal por contrato de forma oportuna, eficiente y confiable.

III. ALCANCE

Dirección de Bienes y Servicios.

V. DEFINICIONES

Contrato: Convenio o acuerdo oral o escrito, por el que dos o más partes se obligan a cumplir determinadas condiciones.

(53)

53 V. REFERENCIA

Presupuesto de egresos del H. Ayuntamiento. Ley del Trabajo.

VI. POLÍTICAS

Se contratará personal en las dependencias que justifiquen plenamente el requerimiento.

VII. PRODUCTOS Nómina de pago.

VIII. CLIENTE (S)

Dependencias del Ayuntamiento.

IX. INDICADORES

Número de errores detectados por nómina. Tiempo de elaboración de nómina.

Secretaria: Recibir y verificar documentación.

Auxiliar Administrativo: Elaborar la alta, recibos de nómina, capturar información, integrar expedientes.

Director: Verificar que las altas cumplan con los requisitos, aprobar las altas.

Analista Administrativo: Conciliar los listados de registros contables con el departamento de Contabilidad.

(54)

Secretaria

Inicio ALTA:

1. Recibe oficio y contrato anexo del personal propuesto para su contratación por las diferentes áreas

2. Turna a Dirección para verificación.

3. Verifica que cumpla con requisitos (presupuesto, documentación)

“Si procede la contratación” 4. Turna auxiliar administrativo

para elaboración de alta. 5. Elabora alta e integra

expediente.

“Para el pago de nomina” 7. Recibe pre nómina de

Formato alta O-Expediente Secretario de Programación del Gasto Público Auxiliar Administrativo Secretaria

(55)

55 Dirección

dependencia.

9. Verifica incidencias, días

trabajados, sueldos, que cuenten con contrato vigente, etc.

(56)

56 XII.- DIAGRAMA DE FLUJO

Enero 31, 2018

(57)

Enero 31, 2018

(58)

58 PROCEDIMIENTO

Proceso:

4.3 Reporte de incidencias de personal. Dependencia:

Marzo 31, 2008

Realizar en forma oportuna y veraz el registro de incidencias del personal (retardos, faltas, incapacidades, permisos)

III. ALCANCE

(59)

IV. DEFINICIONES

Tarjeta de asistencia: Medio de control que permite registrar las asistencias y retardos del personal, horarios de entrada y salida. V. REFERENCIA

Ley Federal del Trabajo. Presupuesto de Egresos. VI. POLÍTICAS

No Habrá excepciones de personal para realizar los descuentos correspondientes en nómina cuando incurran en alguna incidencia. Los descuentos en nómina se confirmarán con el Jefe del Trabajador. VII. PRODUCTOS

Reporte de incidencias para descuento en nómina.

VIII. CLIENTE (S)

Dependencias del Ayuntamiento. Dirección Jurídica.

IX. INDICADORES

Número de incidencias reportadas por quincena.

Auxiliar Administrativo: Verificar las tarjetas de asistencia y elaborar los reportes diarios y concentrados de incidencias, efectuar los

descuentos por nómina.

(60)

60 Auxiliar

Administrativo

Inicio “Diariamente”

1. Revisa tarjetas de asistencia. “en caso de registrarse una

incidencia”

2. Elabora reporte diario de incidencias que contiene

entrada, salida, faltas, permisos, vacaciones, incapacidades

3. Turna a dirección para verificación.

4. Verifica esporádicamente reporte de incidencias.

“una vez verificados”

5. Turna a auxiliar administrativo para archivo.

“Aprox. 8 días antes de quincena” 6. Elabora concentrado de reporte de incidencias del personal por dependencias (excepto

Seguridad Pública, Rastro, DIF y Servicios Públicos ya que estas dependencias efectúan el reporte en prenominas).

7. Turna a la Secretaria de

Programación del Gasto Público

Reporte diario de incidencias Dirección de Recursos Humanos Auxiliar Administrativo Concentrado

(61)

61 Dirección de

Rec. Humanos

8. Verifica vía telefónica con jefe inmediato de trabajador sobre la incidencia

“Si procede”

9. Turna para captura el descuento correspondiente

10. De forma verbal se comunica a auxiliar administrativo.

11. Efectúa el descuento correspondiente

(62)

62 XIII.- DIAGRAMA DE FLUJO

Enero 31, 2018

(63)

Enero 31, 2018

4.3

Srio. Programación del Gasto Público

(64)

64 PROCEDIMIENTO

Proceso:

4.4 Trámite de alta. Dependencia:

Marzo 31, 2008

Tramitar las altas de personal propuestas por las distintas dependencias de la administración municipal.

III. ALCANCE

Dirección de Recursos Humanos.

IV. DEFINICIONES

Tarjeta: Dispositivo electrónico, que permite al trabajador realizar tramites o cobros en los cajeros automáticos de las Instituciones Bancarias.

(65)

65 Presupuesto de egresos del H. Ayuntamiento.

Ley de Trabajo. Ley de ISSSTESON VI. POLÍTICAS

Únicamente se transmitirán altas de personal que cumplan con los requisitos establecidos y que se ajusten al presupuesto autorizado.

VII. PRODUCTOS

Alta ante la Dirección de Recursos Humanos.

VIII. CLIENTE (S)

IX. INDICADORES

Tiempo de respuesta a la solicitud de alta.

Director: Verificar y aprobar la documentación.

Trabajo Social: Elaborar el formato de alta y recabar la documentación.

Secretaria: Recibir las solicitudes de alta y anexar documentos. Auxiliar Administrativo: Dar trámite a los descuentos en nómina.

XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

(66)

66 Secretaria Trabajo Social Secretaria Director Inicio

1. Recibe oficio de alta de Dirección General.

2. Turna a Dirección para conocimiento.

3. Revisa y turna a Trabajo Social. 4. Elabora formato de alta y solicita

documentación: Orig. Acta de Nac.

Orig. Comp. de domicilio

Copia Cred. Elector: Trabajador y beneficiarios.

2 fotografías

“Una vez recabada la documentación”

5. Turna a Secretaria para elaborar solicitud de tarjeta de débito

ante el Banco.

6. Elabora solicitud para Institución Bancaria y anexa

documentación: Copia credencial de elector y comprobante de domicilio.

7. Turna a la Secretaria de

Programación del Gasto Público para firma.

8. Verifica documentación completa y firma.

9. Turna a Secretaria para envío.

Formato alta O- Archivo. Format o solicitu d O-Banco C-Exp. archivo solicitu de

(67)

67 Auxiliar

Administrativo .

10. Turna copia para captura de descuentos en nómina.

(68)

68 Inicio a Recibe oficio de alta de Dirección General Elabora formato de alta y solicita documentacion Elabora solicitud de tarjeta de debito de banco Verifica documentación y firma Envía a institucion bancaria Archiva solicitud sellada de recibo Definición de procedimientos: Tramite de alta Clave: 5.4

Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006 Fecha de Autorización: Marzo 31, 2006

Autorizado por: Lic. F. Javier

Garcé

s Rivas

Puesto: Director General de Planeación y Gasto Público

Auxiliar Administrativo Director Trabajo Social

Turna a Dirección para su conocimiento Revisa y turna a Trabajo Social Turna a Secretaria Turna a Dirección para firma Turna a Secretaria

C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz Secretario de Prog.Gasto P.

Enero 31, 2018

(69)

69 PROCEDIMIENTO

Proceso:

4.5 Trámite de Baja. Dependencia:

Marzo 31, 2009

Tramitar las bajas de personal propuestas por las distintas dependencias de la administración municipal.

III. ALCANCE

(70)

70 IV. DEFINICIONES

Finiquito: Saldar una deuda o cuenta. V. REFERENCIA

Presupuesto de egresos del H. Ayuntamiento. Ley de Trabajo.

Ley de ISSSTESON VI. POLÍTICAS

Únicamente procederán las bajas, que se soliciten por oficio de la dependencia que correspondan.

VII. PRODUCTOS

Baja ante la Dirección de Recursos Humanos.

VIII. CLIENTE (S)

IX. INDICADORES

Tiempo de trámite a la solicitud de baja.

Director General: Autorizar los finiquitos

Director de Recursos Humanos: Revisar y autorizar los finiquitos.

Auxiliar Administrativo: Elabora y da tramite ante las instancias correspondientes.

XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

(71)

71 Auxiliar Administrativo Dirección Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Director Secretario de Programación del Gasto Público Auxiliar Administrativo Inicio

1. Recibe oficio de baja de las dependencias

2. Turna oficio a Dirección. 3. Revisa el oficio y turna a

auxiliar administrativo. 4. Efectúa la baja en nomina

de trabajador. 5. Turna a Auxiliar

Administrativo (1).

6. Elabora recibo de Finiquito. 7. Turna a Dirección para firma. 8. Firma y turna a la Secretaria

de Programación del Gasto Público para Firma

9. Firma autorización de finiquito y turna de Dirección de Recursos Humanos.

10. Recibe finiquito y envía a Tesorería.

11. Recibe finiquito y envía a Tesorería.

12. Elabora baja ante ISSSTESON. 13. Envía a ISSSTESON.

14. Recibe copia sellada.

.

Sistema

Recibo de Finiquito

(72)

72 Analista Administrativo 15. Turna a Analista Administrativo. 16. Da baja en nomina ISSSTESON. 17. Archiva baja. Fin

(73)

73 XII.- DIAGRAMA DE FLUJO

Enero 31, 2018

(74)

Enero 31, 2018

(75)

75 PROCEDIMIENTO

Proceso:

4.6 Atención y seguimiento a problemas del personal (Trabajo social).

Dependencia:

Marzo 31, 2008

Atender necesidades y gestionar la solución ante problemas relacionados con el empleo del trabajador.

III. ALCANCE

Dirección de Recursos Humanos.

(76)

76 Reporte de Visita: Documento que concentra la información socioeconómica del trabajador.

V. REFERENCIA

Manual de Procedimientos. VI. POLÍTICAS

Se dará atención a todos los trabajadores que presenta problemas en el trabajo independientemente de su condición laboral.

VII. PRODUCTOS

Informe sobre asuntos resultados. VIII. CLIENTE (S)

Dependencias de la Administración Municipal. IX. INDICADORES

Número de casos atendidos sobre casos resueltos. X. RESPONSABILIDADES

Trabajo Social: Revisa, determina los casos que requieren visita domiciliaria, efectúa las visitas y elabora el reporte e informe de visita, busca solución a los problemas presentados.

Dirección: Acordar con Trabajo Social la solución a la problemática presentada.

XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsabl

(77)

77 Secretaria Direcció n Trabajo Social Dirección de Recursos Humanos Inicio

1. Recibe relación de inasistencia de personal (Servicios Públicos) cada 8 días.

3. En conjunto con área de Trabajo Social analiza los casos.

4. Determinan casos que requieren de visita domiciliaria.

5. Se programa visita domiciliaria. 6. Efectúa visita domiciliaria. 7. Elabora reporte de visita 8. De manera conjunta con la

Secretaria de Programación del Gasto Público y Trabajo Social, decide sobre posible solución al problema.

9. Elabora reporte sobre el problema.

“Cuando el grupo es numeroso” 10. Cita a reunión de orientación a

trabajadores.

11. Reporta verbalmente a dirigencia sindical sobre el problema.

Reporte de visita. O. Expediente C. Secretaria C. Contraloría.

(78)

78 12. Se busca llegar a acuerdo sobre

posibles soluciones al problema del trabajador.

13. Informa a Director de Servicios Públicos sobre acuerdos.

Fin Informe O-Serv. Públicos C-D GPD y GP C-E xpediente.

(79)

79 XII.- DIAGRAMA DE FLUJO.

XII. DIAGRAMA DE FLUJO

Enero 31, 2018

(80)

80

PROCEDIMIENTO

Proceso:

5.1 Mantenimiento y servicio a equipo de informática. Dependencia:

Secretaria de Programación del Gasto Público Municipal. Unidad Administrativa:

Dirección de Informática y Estadística. Fecha de Elaboración:

Marzo 31, 2008

Fecha de Actualización Enero 31, 2018

Mantener en condiciones de operación óptima el hardware y software de los equipos de cómputo en las dependencias de la administración municipal.

III. ALCANCE

Dirección de Informática y Estadística. IV. DEFINICIONES

Hardware: Conjunto de partes físicas de una computadora. Software: Conjunto de programas de una computadora. V. REFERENCIA

(81)

81 VI. POLÍTICAS

Se le dará prioridad a los casos en que los equipos de cómputo afecten un servicio directo al público.

VII. PRODUCTOS Reporte de Servicios. VIII. CLIENTE (S)

Dependencias de la Administración Municipal. IX. INDICADORES

Número de solicitudes recibidas Tiempo de respuesta

Director: Revisar y analizar problemática para proponer solución a los problemas.

Auxiliar de Área: Auxiliar en la reparación de los equipos de cómputo de las áreas solicitantes.

XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsab le Actividades Registro Director de Informática y Estadística. Inicio 1. Recibe memorando o solicitud vía telefónica del área solicitante. 2. Clasifica el tipo de problema dependiendo de la urgencia. 3. Programa de acuerdo a calendario dependiendo de la urgencia del caso.

(82)

82 Auxiliar de área. Dependencia solicitante. 4. Se elabora diagnóstico para conocer la posible causa.

“Una vez detectado el problema”

5. Se dispone la solución del mismo. 6. Elabora reporte de servicios “Si se corrige la falla o problema”. 7. Recaba firma de conformidad del encargado o usuario del

equipo, en hoja de reporte “Si el problema es mayor y no se soluciona en el mismo momento”

8. Elabora oficio para

informar sobre la posible causa de la falla y la necesidad de adquirir las refacciones o el servicio externo.

9. Firma y turna al área solicitante “Una vez que se realiza la adquisición de los materiales

necesarios”

Reporte

(83)

83 10. Notifica vía telefónica o

memorando a Dirección de Informática.

11. Se recogen materiales en bienes y servicios o en la dependencia solicitante y efectúa la

reparación.

12. Se elabora nuevo reporte de servicio por la reparación del equipo.

13. Si el problema se resuelve se recaba firma de conformidad. “En caso de que no se resuelva,

repite proceso”. FIN

(84)

84

XII. DIAGRAMA DE FLUJO

(85)