ADMINISTRACION DE
OPERACIONES II
Tema 2
ADMINISTRACION DE
MATERIALES
La administración de materiales: Concierne a las actividades para adquirir y usar todos los materiales empleados en la producción de artículos o servicios (Compras, trafico, recepción, manejo de materiales, control de la producción e inventarios)
La administración de materiales se define como un criterio de la organización, que agrupa bajo un solo componente organizativo la responsabilidad de:
1) Determinar los requerimientos de producción; 2) Programar el proceso de ésta; y
3) Obtener, almacenar, manejar y controlar los materiales al costo mínimo.
Las áreas funcionales específicas que intervienen en el movimiento de materiales de la planta varían dependiendo de la filosofía de la firma y del tipo de proceso productivo. Principalmente son: compras, control de inventario, y tráfico.
Podemos definir a la Administración de Materiales como un conjunto de técnicas que nos permite controlar el flujo de materiales en la organización desde que se reciben los insumos hasta la entrega de los productos terminados a los clientes.
La razón esencial para unir a los departamentos de materiales bajo un gerente de materiales es proporcionar mejor coordinación y control de los siguientes puntos que intervienen en la toma de decisiones respecto a los materiales:
Utilización de las herramientas de control: La aplicación efectiva de herramientas como investigación de operaciones, programación electrónica y centros de utilidad a los problemas de materiales, requiere la coordinación y control que brinda el criterio de AM.
Obtención de reducciones en los costos: Se obtienen grandes reducciones en los costos si se reduce el inventario disponible, la transportación y las compras como resultado de una mejor coordinación de estas actividades.
Reconciliación de los objetivos en conflicto: Los departamentos de materiales suelen tener objetivos que entran en conflicto y que deben ser coordinados para optimizar los resultados. Cuando es necesario tomar una decisión entre los objetivos que están en conflicto, el gerente de materiales lo hace.
Facilita las compras “fabrica y almacena“: Los compradores cada vez más están solicitando a los vendedores que "fabriquen y almacenen" un inventario de artículos terminados, y de esta manera hacen que los proveedores conserven inventarios que con anterioridad eran mantenidos por los compradores. Para ello se requiere un alto grado de coordinacion entre ambos, por lo que adopta la AM
Variaciones organizativas dentro de la AM: Tener una unidad organizativa con la responsabilidad de comprar y mover los materiales, partes, y suministros desde las fuentes externas; controlarlos a través de su almacenamiento y etapas de procesamiento; y almacenar el producto terminado v supervisar su movimiento hasta que llegue al cliente. Esto abarca actividades variadas como para que sea administrada eficientemente por una sola autoridad. El tipo de organización estará en función de cada compañía.
Las principales limitaciones son:
El personal calificado es demasiado difícil de encontrar.
La coordinación es difícil de lograr.
El control de la producción y las compras son tan importante
como para subordinarlas.
LIMITACIONES DE LA ADMINISTRACION
DE MATERIALES
CONTROL DE LA CALIDAD
CALIDAD:
Para el Cliente: Valor, utilidad en relación al precio.
Para el Productor: Cumplimiento de las especificaciones, según su diseño.
La calidad es una expresión de las propiedades, medidas, condiciones
o características de un producto o proceso, establecidas en términos de
grados, clases o especificaciones y determinados por la aplicación del
producto.
Un error frecuente consiste en especificar un nivel de calidad mas
elevado de lo necesario para la fabricación del producto.
La calidad es una expresión de las propiedades, medidas,
condiciones o características de un producto o proceso,
establecidas en términos de grados, clases o especificaciones
y determinados por la aplicación del producto.
Un error frecuente consiste en especificar un nivel de calidad
mas elevado de lo necesario para la fabricación del producto.
CONTROL DE CALIDAD
DESARROLLO DE ESTÁNDARES
El control de calidad no se logra a través de la inspección visual de las materias primas y del producto terminado. La necesidad de una calidad consistente en el proceso de materiales, condujo al establecimiento de estándares que describen las características químicas y físicas.
Un estándar es la descripción de un nivel aceptable de calidad, diseño y composición de un articulo que surge como resultado del estudio y experiencia de las organizaciones.
METODOS PARA DESCRIBIR LA CALIDAD
Hay varias formas en que un comprador puede describir la calidad del producto deseado como:
Especificaciones: Están formadas por una descripción detallada o listado de las características de un artículo en particular. La compilación de las especificaciones con frecuencia requiere un tiempo considerable y puede resultar costosa si se la compara con otros métodos de comunicar al proveedor lo que se desea. Pueden haber:
Especificaciones dimensionales y de material: abarcan una lista de las propiedades físicas
y químicas deseadas en un producto. Este tipo de especificación se utiliza para artículos como materias primas metálicas, aceite, pintura.
Especificaciones de funcionamiento: detallan el funcionamiento o uso del artículo
comprado. El comprador indica el uso o aplicación que requiere y prueba o ensaya el producto para verificar su funcionamiento apropiado. Al aceptar las especificaciones, el proveedor asume la responsabilidad de un producto satisfactorio.
Planos: La copia heliográfica del plano en general acompaña algún texto descriptivo en
METODOS PARA DESCRIBIR LA CALIDAD
Grados de marcado: Se utiliza en las materias primarias como
algodón, acero y madera. Indica la pureza relativa, la carencia de
defectos o la diferencia en calidad de una clase particular de material.
Muestras: Cuando algunos de los métodos anteriores son
satisfactorios, el comprador puede presentar una muestra del artículo
deseado.
El método utilizado depende del producto y de la importancia de la
calidad en el artículo que se va a comprar.
BENEFICIOS DEL CONTROL DE CALIDAD
El control de calidad efectivo realizado por el proveedor reduce los costos de inspección del comprador; reduce el tiempo de inspección y el esfuerzo tanto del comprador como proveedor.
El interés mutuo del control de calidad mejora las relaciones usuario-proveedor.
RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE CALIDAD
La responsabilidad de definir la calidad de los materiales comprados,
descansa en el dpto. que establece los estándares de calidad que deben
mantenerse. Generalmente es el dpto. de ingeniería o el de ingeniería de
producción; también puede recaer en cualquier dpto. que utilice el
material. En las compañías grandes en donde las responsabilidades se
dividen entre varios dptos. todos pueden entrar en la decisión.
INVENTARIO FÍSICO
•
Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o
confirmación de la existencia de los materiales o bienes
patrimoniales de la empresa. Es una estadística física o conteo
de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia
anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos
sobre materiales.
El inventario físico es importante por las siguientes razones:
Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias y la existencias físicas.
Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios.
Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.
El control de inventarios es un elemento vital en la administración de
materiales y es un área en donde el personal de los departamentos de
compras y materiales tienen responsabilidades así como oportunidades
que afectan al desempeño global de la organización.
El control del inventario implica la planeación, el pedido y la
programación de los materiales usados en los procesos de fabricación.
Se ejerce control sobre tres tipos de inventarios: de materias primas, de
productos en proceso y artículos terminados. Al dpto. de compras le
interesa principalmente controlar el inventario de materias primas, que
incluye materias primas o semiprocesadas, las partes fabricadas y los
artículos de mantenimiento, reparación y materiales de operaciones.
Hay 4 razones principales para el mantenimiento de procedimientos
eficaces de control de inventario:
Costos unitarios: los grandes volúmenes de compras o de producción
permiten que se logren costos unitarios mas bajos.
Costos de operación: los grandes volúmenes de compras o de
producción permiten un uso eficaz de la mano de obra, de las m
á
quinas
y de los servicios.
Servicio al cliente: los grandes volúmenes de compra o de
producción aseguran que se de un servicio óptimo al cliente y
proporcionan la programación eficiente de las operaciones internas.
El empleo eficaz del capital invertido: equilibrar los 3 elementos
arriba citados con el costo del capital, ayuda a una buena administración
financiera en el área inventarios.
CONTROL DE INVENTARIOS
CONTROL DE INVENTARIOS
FACTORES QUE AFECTAN LAS CANTIDADES A PEDIR
• Fabricación por orden especial: Cuando los artículos se hacen sobre
pedido, la practica usual es preparar una “lista de materiales” para los artículos que se van a fabricar. Esta lista de materiales menciona todas las partes componentes y materiales requeridos para hacer los artículos terminados, incluyendo descripciones detalladas y las cantidades necesarias.
Cuando el dpto. de ventas recibe un pedido, notifica a los dptos. de compras y de programación de la producción. Después de comprobar las existencias en el dpto. de almacenes, se calcula cuanto debe pedir. Cuando producción programa la orden, el dpto. de compras adquiere y controla la cantidad de los artículos solicitados.
CONTROL DE INVENTARIOS
FACTORES QUE AFECTAN LAS CANTIDADES A PEDIR• Fabricación de corrida continua: Consiste en la producción de artículos
estandarizados anticipándose a los pedidos. Se establecen listas de materiales cuando se diseña el producto. Compras controla la cantidad de adquisición de acuerdo con los programas de producción planeadas para los diversos artículos. Debido a la naturaleza repetitiva de la producción, hay una holgura considerable con respecto a las cantidades y a la fecha de las compras.
• Artículos para mantenimiento, reparación y suministros de operación
(MRO): Todos los planes de fabricación utilizan artículos MRO, que son
almacenados y utilizados regularmente. Al comprar artículos MRO, es necesario considerar el espacio, el riesgo y las características de duración de los artículos así como a la unidad de compra mas económica.
CONTROL DE INVENTARIOS
VALUACION DEL INVENTARIO
• El inventario, además de sus propiedades físicas, también merece consideraciones financieras o contables. En contraste con los atributos físicos de un inventario, que son reales y objetivos, las características financieras son mas subjetivas y fluctúan con los procedimientos contables adoptados por la organización.
• Existen 4 métodos principales utilizados, que en orden de frecuencia se usan: o PEPS - Primero en entrar, primero en salir: Con este método el costo del inventario se calcula sobre la base de aquellos artículos que han estado en existencia el mayor tiempo.
CONTROL DE INVENTARIOS
VALUACION DEL INVENTARIOo UEPS – Ultimo en entrar, primero en salir: Este metodo opera con
el principio de que los ingresos en un momento dado deben estar de
acuerdo con los costos en ese mismo momento. Los artículos salen
cotizados al precio unitario de los últimos artículos adquiridos o
producidos.
o
Costo unitario promedio: Se calcula el costo promedio para todos
los artículos durante un periodo especificado.
o Costo unitario especifico: Este método asigna precio a los artículos
recibidos o expedidos utilizando un costo unitario predeterminado. Este
costo se multiplica por la cantidad de unidades vendidas para llegar al
costo final del inventario.
MANEJO DE PRODUCTOS
Es necesario que los productos se encuentren colocados en forma conveniente para hacer accesible su manejo cuando se necesite. Este adecuado desplazamiento y colocación es una responsabilidad que recae en un buen manejo de materiales. Es indispensable contar con sistemas de transportación, vehículos, elevadores de carga, etc., para que el manejo del producto sea lo suficientemente eficiente.
PROCESO DE MANEJO
• Para lograr la eficiencia requerida es necesario desarrollar recipientes grandes, estandarizados y fáciles de manejar, en los que se podrán manejar paquetes pequeños para su fácil envío.
• El empaque o embalaje de protección será el que evite su maltrato ya que los artículos al dañarse pierden posibilidad de satisfacer las necesidades del cliente, al mismo tiempo que pierden utilidad.
• En el manejo de productos muchas veces las características de estos determinaran condiciones de manejo.
• Es preciso contar con equipos especiales para la manipulación de los productos y tomar en cuenta las características del producto cuando se diseña el sistema de manejo de materiales.
ALMACENES
• Son aquellos lugares donde se guardan los productos y materiales de la organización, permitiendo su resguardo físico. La existencia de un almacén de deposito se justifica en la medida que contribuye a la eficiencia y efectividad de las operaciones.
FUNCIÓN DE LOS ALMACENES
Recibir mercancías. Se responsabiliza de las mercancías que recibe de transportistas.
Identificar mercancías. Se registran y se anotan las cantidades recibidas de cada articulo.
Clasificar mercancías.
Mantener y conservar los materiales de incendios, robos y deterioros. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
Mantener en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.
Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
Vigilar que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
Retirar, seleccionar o escoger mercancías. Los artículos deben seleccionarse en forma eficaz del lugar donde se encuentran adecuadamente almacenados para el siguiente paso.
ALMACEN DE MATERIA PRIMA
RECEPCIÓN DE MATERIALES
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantas múltiples.
PROCESO DE RECEPCIÓN DE MATERIALES
Al recibir un envío: Se le someterá a verificación para comprobar si está en orden y
en buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el número de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envío esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos.
De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.
TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES
El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y
características de los materiales. Estos pueden exigir una simple
estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes
inversiones y complejas tecnologías.
La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de
los siguientes factores:
Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
Tipos de materiales que serán almacenados.
Número de artículos guardados.
Velocidad de atención necesaria.
Tipo de embalaje.
TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES
El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles de la administración de materiales, las principales son:
Carga unitaria: Es un conjunto de carga contenido en un recipiente que
forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte.
Cajas o cajones: Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de
pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plástico.
Estanterías: Es una técnica destinada a materiales de diversos tamaños y
para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, las estanterías constituyen el medio de almacenamiento mas simple y económico.
TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES
Columnas: Se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como
tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero
Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas
para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante.
Contenedores flexibles: Es una especie de saco hecho con tejido
resistente, con un revestimiento interno que varia según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas.
CODIFICACIÓN DE MATERIALES
Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.
Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados, operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias.
Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa.
CODIFICACIÓN DE MATERIALES
• Catalogación: permite la presentación conjunta de todo los artículos
proporcionando una idea general de la colección.
• Simplificación: significa la reducción de la gran diversidad de artículos
empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización. • Especificación: significa la descripción detallada de un articulo, como sus
medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con mas información sobre el artículo y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del articulo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.
• Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en
sus diversas aplicaciones.
• Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso,
medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos.
