AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD-Proyecto AIC-1

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AUDITORIA INTERNA DE

CALIDAD

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Proceso

sistemático, independiente y

documentado para obtener

evidencias de la

auditoría

y evaluarlas de manera objetiva

con el fin de determinar la extensión en que

se cumplen

los criterios de auditoría

Auditoría de Calidad según ISO

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..¿.Pero que dice la norma ISO 9001 en cuanto a la auditoria interna de calidad?

La organización debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorías internas para determinar si el sistema de gestión de la calidad:

• es conforme con las disposiciones planificadas (véase 7.1), con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización, y

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• Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los

procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Se deben definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y

metodología. La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la

objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no deben auditar su propio trabajo.

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Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y para mantener los registros (véase 4.2.4).

La dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación (véase 8.5.2)

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•Determinar si las actividades y

resultados relacionados con la calidad cumplen disposiciones

•Determinar si estas disposiciones se aplican en forma efectiva

•Determinar si estas disposiciones son aptas para alcanzar objetivos

planteados

PROPÓSITOS

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Realidad Documentado Evidencia objetiva

Planeado

Disposiciones preestablecidas Política objetivos

medidas

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CRITERIOS DE AUDITORIA EVIDENCIA DE AUDITORIA HALLAZGOS DE AUDITORIA CONCLUSIONES DE AUDITORIA

Conjunto de políticas, objetivos,

Procedimientos o requisitos utilizados como referencia

(ISO 9000, 3.9.3)

Registros, declaraciones o cualquier otra información pertinente a los criterios y son verificables

(ISO 9000, 3.9.4)

Resultados de la evaluación de la

evidencia recopilada frente a los criterios (ISO 9000, 3.9.5)

Resultados de una auditoria tras

considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos

(ISO 9000, 3.9.6)

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¿Quiénes pueden realizar una

auditoría de calidad ?

Tercera parte

CLIENTES DE LA EMPRESA

Segunda parte

LA MISMA ORGANIZACIÓN

Primera parte

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LA AUDITORIA EXTERNA

Provee herramientas para

certificar / acreditar una organización

iniciar relaciones comerciales / técnicas

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Provee herramientas para

verificar la solidez del sistema de calidad

Y su mejoramiento

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APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Sistema de

Calidad

Auditoria

de

Sistema

En forma conjunta o por separado

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Principios de Auditoria

Referente a la auditoria:

•

Independencia

: La base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las

conclusiones de la auditoria.

•

Enfoque basado en la evidencia

: El método racional para alcanzar conclusiones de la

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Principios de Auditoria

Referente a los auditores:

• Conducta ética

: El fundamento de la

profesionalidad.

• Presentación ecuánime

: La obligación de

informar con veracidad y exactitud

.

• Debido cuidado profesional

:

La

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DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

PLANEACION EJECUCION INFORME Reunión de apertura Recolección pruebas Reunión cierre Entrevista Análisis documentos Observación de actitudes y

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PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA

 Objetivos y alcance de la Auditoría.

 Identificación de las personas con responsabilidad.

 Identificación de documentos de referencia (tales como la norma aplicable del sistema de Calidad y el Manual de Calidad).

 Identificación de los miembros del Equipo Auditor.

 Fecha y lugar de la Auditoría.

 Identificación de las áreas a Auditar.

 Duración estimada de la auditoría.

 Programa de reuniones con la alta gerencia.

 Requisitos de Confidencialidad.

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Criterios para programación

• Nuevos procesos administrativos

• Resultados no satisfactorios en auditorias anteriores

• Cambios tecnológicos

Lo mínimo al programar

•El tema a auditar

•A quiénes auditar

•Cuándo auditar

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Quien solicita la auditoría

define el

objetivo

de la misma

establecer razones o expectativas globales del

cliente y/o los propósitos o resultados a alcanzar

con la ejecución de la auditoría interna

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Criterios para programación

• Elementos del modelo normalizado con mayor dificultad de implementación

• Una auditoria a todos los procesos del Sistema Gestión de Calidad una vez al año

• Cambios organizacionales

retiro de personas “claves”

fusión / creación / omisión de cargos traslados frecuentes de personal

elevada rotación de personal

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EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ENMARCADOS EN EL ALCANCE, COMPARADOS CON LOS REQUERIMIENTOS DE LA NORMA ISO 9001:2000

EJECUCIÓN DEL PROCESO DE AUDITORIA

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…Partir de los documentos aplicables para el alcance seleccionado

• Identificar los cargos que se relacionan con el alcance de la auditoría

• Identificar afirmaciones en los documentos aplicables

• Identificar registros que se deriven de las disposiciones o documentos a auditar

• Analizar actividades con posibles riesgos de generar no conformidades

La hoja de verificación Cómo elaborarla

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• Las preguntas, actividades o registros a verificar no necesariamente se deben preparar en el orden que serán verificados en campo

• Considerar la verificación de las siguientes acciones, al menos en las dos primeras auditorías :

- disponibilidad del procedimiento documentado - evaluación del grado de conocimiento

- consistencia de la información en registros

• Siempre centrarse en el alcance de la auditoría

La hoja de verificación Cómo elaborarla

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...

etapas a considerar

• reunión de apertura

• recolección de evidencia objetiva

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Reunión de apertura

1. Presentación de los participantes

2. Recordar objeto y alcance de auditoria

3. Confirmar el plan que se va a iniciar

4. Forma de desarrollar la auditoria

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Recolección de evidencia objetiva

obtener pruebas tangibles de que el

sistema de calidad funciona correcta y

efizcamente

• Un procedimiento

• Un registro

• Verificación de aprobaciones

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auditar por actividad

investigar las áreas de la

empresa asociadas a un

procedimiento o sección del

manual de calidad

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auditar por función

investigar las actividades de la

empresa asociadas a un rol o

posición de la organización

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i

nvestigar mediante el

seguimiento a un caso formal, a

un documento, a un registro,a un

producto

auditar por trazabilidad

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El contenido

• El grado de cubrimiento del tema

• Identificar quien, que, cuando, como

• La exactitud de las referencias a otros documentos

• Coherencia, actualización, comprensión

• Grado de difusión

• Efectividad de la aplicación

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La forma

• Conformidad con la forma interna de editar

• La identificación

• Correcciones a mano

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cerradas

suministran información puntual :

un responsable, una fecha, un lugar

SI / NO

Las preguntas de la auditoria

abiertas

permiten obtener

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5W / 1H

(who, what, when, where, why, how)

(quién, qué, cuándo, dónde, porqué, cómo, cuanto, cual)

generalizar situaciones establecer similitudes

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atención de reclamos

proceso de solución de problemas

control de planos

control de documentos

entrega de materiales

despacho de producto

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RECOMENDACIONES EJECUCIÓN

Los hallazgos SIEMPRE deben estar sustentados con Evidencia objetiva Examinar suficiente Evidencia objetiva Consignar por Escrito los indicios Registrar todo Lo que sea

posible

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RECOMENDACIONES OTROS

ASPECTOS

Verificar cumplimiento Y eficacia de acción

correctiva

Estar bien vestido

Ser puntual

Reportes siempre Sustentados con Evidencia objetiva Ser amable

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FORMULACIÓN DE

PREGUNTAS

Preguntas abiertas: Tienen la intención de obtener mucha información. Que, como, cuando...

Preguntas cerradas: Información objetiva y verificable. se prestan para responder SI/NO. Se utilizan para

confirmar o sacar conclusiones de las respuestas de preguntas Abiertas.

Anteceder preguntas con frases de solicitud, consentimiento, permiso.

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FORMULACIÓN DE PREGUNTAS

Acepte la información Con una inclinación de

Cabeza ocasional Mantenga contacto

Cara a cara

Exprese en otra Forma la pregunta

Si no se entiende

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REVISIÓN DE LOS HALLAZGOS

Resultados de la evaluación de la evidencia recopilada Frente a los criterios (ISO 9000; 3.9.5)

 Los hallazgos siempre deben estar sustentados con Evidencia objetiva

 Deben evaluarse frente a los criterios

 Las no conformidades deben registrarse

 Evitar relacionar personas o cargos asociadas al hallazgo

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..

recordemos que es una,,.

o

bservación

Declaración realizada durante una auditoría interna sin evidencia objetiva especificada

N

o Conformidad

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REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES

HECHO + EVIDENCIA + CRITERIO

Ejemplo:

El señor Ramírez conducía por la autopista norte a 120 kph Límite de velocidad autopista norte 80 kph

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REDACCIÓNDE LOS HALLAZGOS

• HECHO: Es la situación encontrada, definida como una falta, ausencia, falla o incumplimiento.

• EVIDENCIA: Es la caracterización del hecho, la cual lo hace especifico.

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Taller No 4

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Solicitud de Acción Correctiva / Preventiva y de Mejora

Responsabilidad del Auditor

Ciclo de Auditoria Auditor Fecha:

Tipo acción Correctiva Preventiva Mejora

Fuente Retroalimentación cliente Consecutivo de orden

Auditoria Interna de Calidad Seguimiento procesos Seguimiento a producto

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Responsabilidad del Auditado

Análisis de la Situación

Causas Posibles / Causa Raíz

Acciones a implementar

Actividades Responsable Recursos Seguimiento

Mes 1 Mes 2

1 2 3 4 1 2 3 4 1

P

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Responsabilidad del Auditado

Acciones a implementar

Actividades Responsable Recursos Seguimiento

Mes 1 Mes 2

1 2 3 4 1 2 3 4 1

P

E

Seguimiento de las acciones implementadas

Evaluación de la eficacia de la acción

Responsabilidad del Auditor

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Informe final de auditoria

AUDITORIA INTERNA No: _______________ FECHA: _____________________

Requisito / Proceso Auditado Hallazgo N.C. OBS. PLAN DE ACCIÓN Co AC AP Responsable Fecha

Limite Estado

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CONCLUSIONES DE LA

AUDITORIA

INFORME (ACTA) DE AUDITORIA

Responsabilidad de: Auditor principal/líder RESUMEN DE LOS RESULTADOS:

•Procesos auditados

•Áreas y cargos auditados •Equipo auditor

•Objeto y alcance de la auditoria •Aspectos relevantes (fortalezas) •Aspectos por mejorar (debilidades)

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Taller No 5

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REUNIÓN DE CIERRE

 Presentar los resultados de la auditoria

 Recordar el alcance de la auditoria

 Resaltar las fortalezas del Sistema de calidad

 Aclaraciones sobre los hallazgos

 Agradecimiento a los auditados

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RESPONSABILIDADES

AUDITOR AUDITADO

Presenta Resultados Informe de los Resultados de La verificación 8.5.2 Toma acciones Sin demora, Elimina no Conformidades Y sus causas, Implementa Y presenta resultados

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(52)

Planeación de la Auditoria

• La alta Gerencia y el auditor líder elaboran el plan de la auditoria, este es divulgado

ante los empleados y la fecha, hora y lugar de la realización debe ser concertada con el

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Revisión documental

Los auditores asignados solicitan la

información del proceso a auditar y los

revisan (procedimientos, instructivos, norma ISO 9001 y requisitos legales)

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El día de la Auditoria…

• Los auditores se desplazan

hasta el lugar designado para la

auditoria, e inician la

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(59)

Redacción de No conformidades

.... componentes básicos

• Situación

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Registros del proceso de auditoria

• Planes de auditoria. • Informes de auditoria.

• Informes de no conformidades.

• Informes de acciones correctivas y preventivas. • Competencia del auditor.

• Selección del equipo auditor.

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Seguimiento y revisión del proceso de

auditoria

Indicadores de desempeño:

• La aptitud de los equipos auditores para implementar el plan.

• La conformidad de los programas y calendario. • La retroalimentación de los clientes de la

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El Auditor de Calidad

Ojos para adquirir conocimiento

Oídos para escuchar opiniones

Boca para transmitir positivismo

Manos para redactar opiniones

Pies para contactar clientes

Inteligencia para juicios objetivos

Corazón con simpatía y empatía

Señales para dar

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 Informar a sus colaboradores acerca de los objetivos y alcance de la auditoria.

 Designar los miembros de su grupo que acompañaran.

 Proporcionar todos los recursos necesarios con el fin de asegurar que la auditoria sea efectiva y eficiente.

 Permitir el acceso a sus instalaciones y a los materiales de evidencia.

 Cooperar con los auditores.

– Determinar e iniciar acciones correctivas basadas en el informe de auditoria.

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El Auditor de Calidad

Educación

Formación

Habilidades