Diseño de un manual para la gestión de compras en la empresa La Cosecha Tropical SAS

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(1)“DISEÑO DE UN MANUAL PARA LA GESTIÓN DE COMPRAS EN LA EMPRESA LA COSECHA TROPICAL SAS.”. VALERIA VALENTINA BONILLA FUENTES MARTHA CAROLINA MONTERO CERVANTES. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO INTERNACIONAL COMERCIO INTERNACIONAL SANTA MARTA 2020.

(2) II. “DISEÑO DE UN MANUAL PARA LA GESTIÓN DE COMPRAS EN LA EMPRESA LA COSECHA TROPICAL SAS.”. VALERIA VALENTINA BONILLA FUENTES MARTHA CAROLINA MONTERO CERVANTES. Trabajo presentado como modalidad de Grado optar el Título Profesional en Comercio Internacional.. Asesora: Iris Cantillo Velásquez.. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO INTERNACIONAL COMERCIO INTERNACIONAL SANTA MARTA 2020.

(3) III. Nota de aceptación _________________________________ _________________________________ _________________________________. _________________________________ Asesor ________________________________ Evaluador _________________________________ Evaluador. Santa Marta, 24 de Enero de 2020.

(4) IV. DEDICATORIA. Quiero dedicar este trabajo de investigación en primer lugar a Dios, por mantener mi fe intacta y ser luz en mi camino, por bendecirme y brindarme fuerzas y sabiduría para obtener con éxito uno de mis anhelos más deseados. A mis padres, los cuales me han hecho saber a través de su amor, apoyo y compromiso que todos somos merecedores de lo que podemos lograr si nos lo proponemos. Ellos que con sacrificio y esfuerzo intentaron darme la tranquilidad, la paz, la sabiduría y la seguridad para emprender opciones posibles en mi carrera profesional. Porque gracias a ellos hoy día tengo como enfrentarme a la vida y decir que venga lo que venga que puedo con ello. Considerándolos como la inspiración necesaria de que los sueños pueden cumplirse. A mis hermanos por el amor y apoyo brindado a lo largo de mi vida. A mi amiga y colega Martha Montero que con su apoyo incondicional logramos culminar una etapa que depara en nuestras vidas un mejor futuro. Tuvimos nuestras dificultades, nuestras bajas y altas, pero sobre todo siempre intentamos ayudarnos y estar la una para la otra. Gracias a ella tuve una complicidad fortuita y gratificante en mi recorrido por la universidad Finalmente, a todas las personas que me han brindado apoyo y compartieron sus conocimientos para que este proyecto fuese posible. Valeria Bonilla..

(5) V. Dedico este trabajo de investigación a Dios, quien me dio fuerzas y sabiduría para saber qué decisión tomar en cada momento, por cuidarme y protegerme durante estos cuatro años universitarios, y por ayudarme a crecer personal y profesionalmente. A mi madre, quien siempre estuvo ahí para apoyarme emocionalmente en cada momento de mi vida universitaria. Me ayudo a ser perseverante y me enseño que nunca hay que rendirse, que cada ser humano tiene un propósito en la vida y el mío era cumplir mi sueño de ser una profesional. A César mi padrastro, por enseñarme el amor paterno y acompañarme en cada desvelo, mientras tenía que estudiar. A mi sobrino Thiago que a su corta edad sabe lo que es el amor verdadero; y con solo un abrazo me llena de fuerzas y valentía para cumplir cada uno de mis propósitos... A Kevin palacio mi novio, quien me apoyo y me dio alientos para continuar y no rendirme en este largo camino. A mi hermano Diego, que me cuido cuando niña y siempre estuvo protegiéndome del peligro. Al Hotel Irotama resort, por poner su fe en mí, por brindarme la oportunidad de ser una Profesional y acompañarme durante toda mi trayectoria universitaria. A mi amiga Valeria Bonilla, por apoyarme en todo este proceso, me acompaño en todo momento, me escucho en momentos difíciles y disfruto momentos de gloria. Martha Montero..

(6) VI. AGRADECIMIENTOS. Agradecemos a Dios por regalarnos el don de la vida, bendecirnos y ser esa luz incondicional que ha guiado nuestras vidas, dándonos fortaleza en los momentos de dificultad. A nuestros padres por ser el pilar fundamental y brindarnos su apoyo incondicional, por su amor, esfuerzos, dedicación, paciencia y confianza. Asimismo, por llenar nuestras vidas de alegrías y motivación para lograr nuestras metas y propósitos. Agradecemos a nuestros hermanos que con sus palabras de aliento y motivación nos hacían sentir orgullosas de lo que somos. A la Universidad Cooperativa de Colombia campus Santa Marta por abrirnos las puertas a una mejor educación y a los docentes Jorge García, Yiseth Osorio y Mercedes Martínez por su dedicación, sabiduría, paciencia y apoyo que nos motivaron a formarnos como profesionales. Agradecemos de manera especial a la doctora Iris Cantillo, nuestra tutora por haber sido nuestra guía en este trabajo y a lo largo de nuestra carrera universitaria. Por brindarnos su apoyo, amor de madre, amistad y confianza para formarnos como profesionales. Gracias infinitas a todos nuestros amigos y futuros colegas que nos brindaron su ayuda y apoyo de buena voluntad para llegar a la meta de un propósito trazado..

(7) VII. CONTENIDO CONTENIDO ................................................................................................................... VII RESUMEN ..........................................................................................................................XI ABSTRACT ...................................................................................................................... XII 1.. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 1 1.1. GLOSARIO ............................................................................................................. 2 1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................... 7 1.2.1. Antecedentes y descripción del problema. ............................................................ 7 1.3. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA .................................................................... 9 1.4. OBJETIVOS .......................................................................................................... 11 1.4.1. Objetivo General. ........................................................................................... 11 1.4.2. Objetivos Específicos. ..................................................................................... 11 1.5. MARCO TEÓRICO ............................................................................................... 12 1.5.1. Marco referencial. .......................................................................................... 12 1.5.2. Marco legal. ................................................................................................... 13 1.6. METODOLOGÍA .................................................................................................. 15 1.6.1. Método e instrumentos de investigación. ....................................................... 15. 2.. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN ........................... 17. 2.1. RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA ....................................................................... 18 2.2. NATURALEZA ......................................................................................................... 18 2.3. MISIÓN ................................................................................................................. 18 2.4. VISIÓN .................................................................................................................. 19 2.5. VALORES CORPORATIVOS .................................................................................. 19 2.6. ORGANIGRAMA ................................................................................................. 21 2.7. REQUERIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN ................................................... 22 2.8. INFORMACIÓN DE LA PERSONA DE CONTACTO. ...................................... 22 2.9. ACTIVIDADES REALIZADAS. .......................................................................... 23 3.. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR .............................................. 23 3.1. DIAGNOSTICO ........................................................................................................ 23 3.1.1. Proceso de compras ............................................................................................ 24 3.1.1.1 REQUERIMIENTO DEL PRODUCTO O SERVICIO. ........................................................ 24 3.1.1.2 FORMALIZACIÓN DE COMPRA. ................................................................................ 25 3.2. PLAN DE ACCIÓN ................................................................................................... 28 3.3. PROPUESTA DE VALOR ........................................................................................ 29. 4.. LIMITACIONES ........................................................................................................ 29.

(8) VIII. 5.. CONCLUSIONES ....................................................................................................... 30. 6.. RECOMENDACIONES ............................................................................................. 31. 7.. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ...................................................................... 32. 8.. ACTA DE CONFORMIDAD DE LA ORGANIZACIÓN ...................................... 36. ANEXOS ............................................................................................................................. 37 MANUAL PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS E INSUMOS ..................................... 37 FINALIZACIÓN DEL PROCESO................................................................................... 44 CONDICIONES DE PAGO. ............................................................................................. 44.

(9) IX. LISTA DE TABLAS Tabla 1. Marco Legal……………………………………………………………….14 Tabla 2. Plan de acción para la empresa……………………………………………18 ANEXO Tabla 3. Propuesta de procedimientos del plan de compra y proveedores………… 37 Tabla 4. Ej Orden de cotización……………………………………….…………... 38 Tabla 5. Ej Orden de compra……………………………………..………………... 39 Tabla 6. Control y recuperación de facturas………………………………...………40 Tabla 7. Factura…………………...………………………………………………... 41 Tabla 8. Finalización y condiciones de pago………………………………………..42.

(10) X. LISTA DE GRAFICAS. Gráfica 1. Organigrama de la empresa………………………………………..…….21 Gráfica 2. Matriz DOFA…………………………………………………………….26 ANEXOS Gráfica 3. Cadena de procedimientos……………………….………………………35.

(11) XI. RESUMEN. El presente trabajo es el resultado de una investigación empresarial aplicada en el marco del Diplomado de Gerencia de logística internacional de operaciones portuarias, realizado en la Universidad Cooperativa de Colombia, Campus Santa Marta, a la empresa exportadora La Cosecha Tropical SAS. A esta empresa se le realizó una consultoría en su proceso logístico. Así pues, bajo los parámetros de una investigación cualitativa se realizó un diagnóstico inicial en el área de compras, se identificó una problemática, se aplicaron unos instrumentos para recopilar información y se analizaron los resultados obtenidos. A todo este trayecto le subyace la formulación de una propuesta que culminó en el diseño de un manual de procedimiento en el proceso de compras de suministro e insumos de la empresa exportadora anteriormente mencionada. Este manual constituye un elemento fundamental en el proceso de la cadena de abastecimiento de la compañía a la que se le está realizando una consultoría. Su diseño se realizó bajo los modelos de un manual de gestión de compras aplicados en otras empresas del entorno logístico con el propósito de mejorar las falencias que se han venido presentando al no disponer de un plan elaborado. De igual manera, se pretende brindar información verídica que arroje resultados eficientes que permitan el óptimo rendimiento del área de compras y su gestión logística; todo esto para minimizar el margen de error, tiempo y recursos destinados por la empresa. Palabras claves: compras, manual, gestión de compras..

(12) XII. ABSTRACT. This work is the result of a business research applied in the framework of the International Logistics Diploma conducted at the Universidad Cooperativa de Colombia, Santa Marta Campus, to the export company La Cosecha Tropical SAS. This company was consulted in its logistics process. Thus, under the parameters of a qualitative research, an initial diagnosis was made in the purchasing area, a problem was identified, instruments were applied to gather information and the results obtained were analyzed. Under this whole course is the formulation of a proposal that culminated in the design of a procedure manual in the process of purchasing supplies and supplies of the aforementioned exporting company. This manual constitutes a fundamental element in the supply chain process of the company to which a consultancy is being carried out. Its design was carried out under the models of a purchasing management manual applied in other companies in the logistics environment with the purpose of improving the shortcomings that have been presented by not having an elaborated plan. Similarly, it is intended to provide true information that yields efficient results that allow the optimal performance of the purchasing area and its logistics management; all this to minimize the margin of error, time and resources allocated by the company.. Keywords: purchasing, manual, purchasing management..

(13) 1. 1. INTRODUCCIÓN. En la actualidad, las empresas se enfrentan a grandes retos; entre estos, la apertura e internacionalización a nuevos mercados, aplicación de normativas sostenibles y aumento en la competitividad al ingresar nuevas empresas al sector en el que se desarrollan dichas actividades. Para ello, es de vital importancia, tener dentro de su sistema de control, un manual de gestión de compra, donde se establezcan parámetros que le permita evaluar el rendimiento de las funciones desarrolladas en el área de compras de la empresa en el cual se quiere implementar. De manera que, la aplicación de un manual de procedimientos ha tomado mayor importancia en las organizaciones, de acuerdo a los beneficios que se adquieren en el momento de su implementación; dichos beneficios se reflejan en la facilitación de la inducción de nuevo personal, la adquisición de información para la toma de decisiones administrativas y financieras como la creación de nuevos métodos de trabajo, que permiten el aumento de la eficiencia y la eficacia en las operaciones desarrolladas por el personal de la empresa. El siguiente trabajo, busca comprender desde el diagnóstico inicial de la empresa hasta el planteamiento de la creación y explicación detallada del manual de procedimientos, siguiendo una secuencia lógica que permite el fácil entendimiento de las actividades realizadas para lograr el propósito establecido..

(14) 2. Los procedimientos posteriormente presentados, se basan en las exigencias establecidas en las normas ISO 9001 (International Organization For Standarization) encargada de los fundamentos de calidad dentro de los sistemas de gestión. Asimismo, cada procedimiento del manual creado contiene su objetivo, alcance, responsables, actividades, concepto y formatos, permitiendo así el claro conocimiento de la forma en que debe realizarse cada tarea. En síntesis, la finalidad del presente trabajo se basa en la elaboración de un manual de procedimientos en el proceso de compras de suministros e insumos dentro de una empresa exportadora, con el propósito de generar un control dentro del proceso de compras, teniendo en cuenta variables internas como externas.. 1.1.GLOSARIO. ➢ Compras: De acuerdo con González, I. (1987). Es el conjunto de las operaciones que permiten poner a disposición de la empresa o institución, en tiempo oportuno, en cantidad y calidad deseadas, todos los materiales, productos y servicios necesarios para el cumplimiento de sus objetivos en forma eficaz; todo ello al menor costo posible, sin desmejorar la calidad.. ➢ Insumos: Según Pedroza, S. (2019) Se definen todas aquellas cosas susceptibles de dar servicio y paliar necesidades al ser humano, es decir todas las materias primas que son objeto de producir nuevos elementos o consumirlos..

(15) 3. ➢ Certificación BASC: De acuerdo con el Business Alliance for Secure Commerce BASC, por sus siglas en inglés. El programa es de carácter voluntario, el cual otorga una certificación que confirma el trabajo de control en todos los procesos productivos, empaque, embarque y de transporte de la carga que va con destino al exterior, garantizando que la carga no tiene posibilidades de contaminación (contrabando y drogas) en ninguna etapa hasta llegar al destino final.. ➢ Procesos: según el Diccionario de la Real Academia Española, (m.), este concepto describe la acción de avanzar o ir para adelante, al paso del tiempo y al conjunto de etapas sucesivas advertidas en un fenómeno natural o necesario para concretar una operación artificial.. ➢ Manual: Los manuales son el conjunto de documentos que describen de forma detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operación o función que se realiza en la unidad organizativa, además contribuyen al logro de la independencia de los trabajadores en el desempeño de sus funciones al disponer de todas las instrucciones necesarias para realizar su trabajo desde todos los puntos de vista. Se utilizan para organizar y administrar el funcionamiento de cada una de las operaciones y actividades que se realizan de manera homogénea y que cada dirigente, funcionario y trabajador las conozca. Constituyen una herramienta básica para la coordinación y estructuración de las tareas propias de cada área, la forma en que éstas han de realizarse y todos los elementos que implican..

(16) 4. Pérez, J. & Lanza, E. (2014). Manuales de procedimientos y el control interno: una necesaria interrelación. En Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº 201. ➢ Cadena de abastecimiento: Tal como lo menciona Arcia, M. (2018). Es un conjunto de elementos que permiten que las empresas cuenten con la organización necesaria para llevar a cabo el desarrollo de un producto o servicio y que este cumpla el objetivo principal que es satisfacer las necesidades del cliente final.. ➢ Materia prima: Como expresa Caballero, F. (2019). Una materia prima es todo bien que es transformado durante un proceso de producción hasta convertirse en un bien de consumo.. ➢ Proveedores: Desde el punto de vista de Sánchez, J. (2019). Se denomina proveedor a aquella persona física o jurídica que provee o suministra profesionalmente de un determinado bien o servicio a otros individuos o sociedades, como forma de actividad económica y a cambio de una contra prestación.. ➢ Iso 9001: De acuerdo con la Organización Internacional de normalización ISO, La Norma ISO 9001:2015 es la base del Sistema de Gestión de la Calidad SGC. Es una norma internacional que se centra en todos los elementos de la gestión de la calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios..

(17) 5. ➢ Logística: De acuerdo con los autores Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos (2004). Es una función operativa importante que comprende todas las actividades necesarias para obtención y administración de materias primas y componentes, así como el manejo de los productos terminados, su empaque y distribución a los clientes.. ➢ Cadena de valor: En palabras de Largo, A. (2018). Consiste en la colaboración estratégica de las empresas en busca de la satisfacción de las necesidades específicas del mercado con su respectiva generación de beneficios mutuos para todos los componentes de la cadena de suministro.. ➢ Calidad: Según la RAE (f.), es la adecuación de un producto o servicio a las características especificadas. Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a algo, que permiten juzgar su valor.. ➢ Comprador: De acuerdo con Tamames, E. (2019). El comprador es el que cubre necesidades adquiriendo bienes o servicios a cambio de un precio cierto. Los consumidores (y usuarios) somos compradores de bienes y (contratistas de servicios) por definición y somos una de las dos partes que tienen los mercados: la demanda por oposición a la oferta, compuesta por los vendedores..

(18) 6. ➢ Poder Adquisitivo: En palabras de Sánchez, J. (2019). Es la cantidad de bienes o servicios que pueden conseguirse con una cantidad de dinero fija, según sea el nivel de precios.. ➢ Eficiencia: Según la RAE (f.), es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.. ➢ Orden de compra: En palabras de Pérez, F. (2016). Es un documento que acredita el vínculo entre un proveedor (p. ej., de servicios profesionales gráficos) y el pequeño comerciante (cliente, quien pagará más tarde) ya sea a través de medios presenciales o telemáticos.. ➢ Medición del proveedor: Como afirma Largo, A. (2019) Proceso que busca evaluar al proveedor y la aplicación que un proveedor ejecuta con un contrato. Cumpliendo con estándares como: entrega, tiempos, calidad y costos.. ➢ Tiempo de entrega: De acuerdo con Lokad (2019). Variable fundamental para calcular la cantidad exacta de inventario que se necesita para cubrir la demanda futura..

(19) 7. 1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 1.2.1. Antecedentes y descripción del problema. La Empresa La Cosecha Tropical S.A.S. Cuenta con una sede en la ciudad de Santa Marta, Magdalena, siendo una empresa dedicada a la exportación de productos frescos y agroindustriales a países como Estados Unidos y Puerto Rico. A pesar de que cuenta con solo 13 años dentro del mercado conoce la importancia de tener establecidos los diferentes procesos administrativos que permiten ofrecer una mayor productividad, generando menores costos que dan como resultado una gran satisfacción al cliente y así el reconocimiento que toda empresa espera alcanzar al momento de liderar cualquier tipo de proyecto. Al transcurrir del tiempo, se ha evidenciado un crecimiento importante a nivel empresarial, social, económico y tecnológico; La Cosecha Tropical S.A.S con el objetivo de mejorar sus procesos organizacionales ha implementado diferentes medios para lograr mejores resultados a nivel interno y externo. Sin embargo, es importante destacar que durante su permanencia en el mercado la empresa carece de un manual de procesos y procedimientos con relación a las compras de materias primas e insumos, necesarios para llevar a cabo sus procesos de transformación. Con el propósito de optimizar la cadena de suministros, generando beneficios, como reducción de costos operativos, mayor control de inventarios, etc..

(20) 8. En la actualidad, el proceso de compras e insumos es un factor importante y necesario dentro de una organización, dado que permite la toma de decisiones facilitando competir en un mundo ampliamente globalizado. En palabras de Lewis, V. (2012). La gestión de compras es una de las tareas más importantes dentro de la cadena de suministros ya que una empresa puede mejorar considerablemente sus márgenes de beneficio siguiendo una política de aprovisionamiento adecuada.. No obstante, se ha evidenciado que los proveedores no son seleccionados bajo unos criterios o estándares de calidad, lo que genera inicialmente incumplimiento en la norma ISO 9001, viéndose afectada la productividad, competitividad y la utilidad de la organización. La Cosecha Tropical S.A.S. corre el riesgo de perder la oportunidad de realizar una adecuada selección de aliados estratégicos, que brinden garantías al proceso y el bienestar de la organización, reducción de gastos y costos que reflejaran mayores márgenes de utilidad en los estados de resultados. De acuerdo a lo mencionado anteriormente, el principal problema detectado está relacionado con el proceso de compras, dado que no cuentan con una persona especializada que determine las funciones y responsabilidades aprovechando mejor los recursos disponibles, logrando mayor satisfacción de los empleados, clientes y proveedores, mejorando la imagen de la empresa y su credibilidad en el mercado. Asimismo, se evidencia que la empresa no cuenta con un proceso de compra formal definido para la adquisición de sus materias primas, por tanto, no se encuentran centralizadas, generando gastos innecesarios como mayor pago de transporte dado que no.

(21) 9. llegan directamente a fabrica, lo que implica un retraso en la entrega de pedidos e impacta negativamente a mediano plazo los ingresos de la empresa. Por otro lado, los procesos no están sujetos a una política de calidad, lo cual es importante en el plan estratégico de una organización y cumplimiento obligatorio de acuerdo con las normas establecidas en materia de productos alimenticios y requisitos de certificación de calidad exigidos por los mercados internacionales. De acuerdo a todo lo anterior ¿Es necesario el diseño de una planeación logística estratégica para la empresa La Cosecha Tropical S.A.S con el fin de mejorar sus procesos logístico? ¿En qué medida sería beneficioso un manual de procedimiento para el proceso de compras e insumos en la empresa La Cosecha Tropical S.A.S? Desde el programa de Comercio Internacional de la Universidad Cooperativa de Colombia, sede Santa Marta ¿Cómo podría aportar al mejoramiento de la cadena logística de la empresa La Cosecha Tropical S.A.S?. 1.3. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA Este trabajo es realizado con la finalidad de colocar en práctica los conocimientos académicos adquiridos al campo de trabajo, de manera que, se evidencie un soporte en los procesos administrativos y logísticos en pro de mejorar las actividades de la empresa donde se realizó la investigación..

(22) 10. Por otro lado, De acuerdo al marco legal nacional e internacional, existen requisitos, normas y certificaciones, que permiten establecer niveles de calidad en los procesos y funciones que desarrollan las empresas. En base a la circular 0170 del 2002 emitida por la Dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN, donde delega responsabilidades a los operadores de comercio exterior de realizar periódicamente reportes relacionados con sus principales actividades; en el cual las empresas demuestran que no tienen vínculos con actividades ilícitas. De igual manera, el propósito que se estima a futuro para La Cosecha Tropical S.A.S., es lograr certificarse con las normas ISO relacionada a los procesos de calidad, control y seguridad ante sus clientes. Al igual que, la certificación BASC y SARLAFT con el fin de mitigar los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo. Asimismo, es viable para la empresa dado que se espera implementar de manera exitosa en el proceso de compras e insumos, con el fin de responder a la necesidad generada por la no centralización de todas las actividades correspondientes por parte del área encargada, demostrando así, lo importante que es la gestión gerencial para dar cumplimiento con estas actividades, que van dirigidas en pro del desarrollo de la empresa, buscando mejorar su competitividad, permitiéndoles descubrir nuevas habilidades para la negociación con los proveedores y clientes, y finalmente obtener una excelente planeación estratégica. Por otra parte, se estima un impacto positivo en cuanto el proceso de compras donde facilite y compruebe la reducción de los costos y gastos generados al momento de realizar las actividades propias de la empresa, adoptando estrategias de negociación que generen.

(23) 11. valor agregado a la operación, con el propósito de dar un equilibrio en los ingresos, mediante la implementación del proceso de compras propuesto. Finalmente, como profesionales en comercio internacional aporta a nuestra disciplina poner en práctica los conocimientos adquiridos durante el transcurso de nuestra carrera, siendo un proceso de retroalimentación, contribuyendo así en la adquisición de experiencias relacionadas con el área de compras e insumos, pertenecientes a la cadena de suministros.. 1.4. OBJETIVOS 1.4.1. Objetivo General. Diseñar un manual de procedimientos en el proceso de compras de suministros e insumos en el área administrativa de La Cosecha Tropical S.A.S., teniendo en cuenta su integración con los procesos comerciales y de producción buscando alinear su operatividad con las políticas de calidad.. 1.4.2.. Objetivos Específicos. ➢ Realizar un diagnóstico del proceso de compras de la empresa la Cosecha Tropical SAS. ➢ Elaborar propuesta de valor que consista en el manual de procedimientos de compras e insumos para la empresa..

(24) 12 ➢. Socializar propuesta al representante legal de la empresa La Cosecha. Tropical S.A.S. y Universidad Cooperativa de Colombia, sede Santa Marta, para su respectiva aprobación e implementación.. 1.5.MARCO TEÓRICO. 1.5.1. Marco referencial. Las empresas necesitan llevar un control, que les permita verificar el rendimiento de cada una de las áreas, siendo una herramienta óptima para evaluar los resultados generados, que sirva como soporte para futuras toma de decisiones. Para ello, es necesario que se diseñe un proceso para la gestión de compras e insumos.. Título: Propuesta de mejoramiento proceso de compras en American School Way. Corporación universitaria Universidad Minuto de Dios. Soacha 2018. Autor: Adriana Michel Largo Ortiz. Aporte: Enfoque en el diseño de propuesta para el mejoramiento del proceso de compras de una organización, teniendo en cuenta variables como almacenamiento, inventarios, evaluación y selección de proveedores. Asimismo, una orientación para diseñar el marco legal, y tener claridad con la normatividad nacional.. Título: Plan de mejora en el proceso de compras y suministros en la empresa Inverbosques S.A.

(25) 13. Institución universitaria Tecnológico de Antioquia. Medellín 2017. Autor: Anyulli Osorio Madrid. Aporte: Orientación para diseñar documentos necesarios en el proceso de compras, flujograma explicativo de dichos procesos, orden de cotización, orden de compra, facturas, etc.. 1.5.2. Marco legal.. En el desarrollo de proceso de compras para La cosecha Tropical SAS es necesario conocer la manera en que una organización puede estructurar sus procesos de compras, antes y durante el desarrollo de las actividades diarias, lo que se busca para el área de compras es que se aplique bajo la norma ISO 9001 del 2015, la cual especifica los requisitos necesarios para que el proceso cuente con altos estándares de calidad y contribuya con la satisfacción del cliente. Asimismo, existen normas que regulan las compras entre ellas, está la ley 80, las normas técnicas ICONTEC, y otras para el establecimiento de acuerdos comerciales según el tipo de negocio entre clientes y proveedores..

(26) 14. TIPO. Norma ISO 9001 del 2015. TITULO. Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente.. Norma ISO 9001 del 2015. Tipo y alcance de control.. DESCRIPCIÓN. ARTICULO. APLICACIÓN. La empresa tiene que estar segura de que los productos, procesos y servicios que se suministran de forma externa se encuentran conformes a los requisitos.. 8.4.. Es importante su aplicación en el proceso para poder asegurar al cliente interno que los productos cuentan con la calidad esperada, adicional la empresa tiene que conservar la información documentada por si en algún momento fuera necesario realizar una revisión.. La empresa tiene: a) Estar segura de que los procesos que se suministran de forma externa permanecen dentro del control del sistema de gestión de la calidad) Se deben definir los controles que pretenden aplicar a un proveedor externo y a los que quiere aplicar las salidas.. 8.4.2. Debe tener en consideración: Ya que la empresa tiene que asegurarse de que todos los procesos, los productos y los servicios se suministran de forma externa y no afectan negativamente a la capacidad que tiene la empresa para entregar productos y servicios de forma 36 coherente para sus clientes.. a) Conocer los procesos, productos y servicios que proporciona. b) La aprobación de Productos y servicios. Métodos, equipos y procesos. Libera productos y servicios. Norma ISO 9001 del 2015. Información para los proveedores externos. Es una parte muy importante de la norma ISO 9001:2015 ya que las empresas tienen que estar atentas a los sus procesos, productos y servicios, ya que son suministrados de forma externa estando conformes con los requisitos específicos.. c) La competencia, incluye la calificación requerida de las personas. d) La interacción del proveedor externo con la empresa. E) El control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo.. INCOTEC II. Evaluación de proveedores.. Norma ISO 9004 del 2015 Gestión de compras. Son las actividades que ICONTEC lleva a cabo en nombre de una organización y que requieren la homologación de la capacidad de sus proveedores para suministrar productos y servicios, según unos requerimientos y especificaciones dadas. La norma ISO 9004 define que el propósito de una organización es identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes y otras partes interesadas como: empleados, proveedores, propietarios, sociedad para lograr una ventaja competitiva y para hacerlo de una manera eficaz y eficiente.. Tabla 1. Marco Legal. Fuente: Largo, A. (2018).. 8.4.3.. Organizaciones que requieran verificar el cumplimiento de requisitos para la selección y evaluación de sus proveedores.. Adopta un sistema de gestión de calidad o sea que está influenciado por diferentes necesidades, objetivos particulares, los productos que proporciona, los procesos que emplea y el tamaño y estructura de la organización..

(27) 15. 1.6.. METODOLOGÍA El desarrollo metodológico del presente proyecto nace a partir de una investigación. de naturaleza exploratoria, de enfoque cualitativo. Desde el punto de vista de Glanz (2003). Los estudios cualitativos se enfocan en encontrar el origen de la investigación, a través del cómo y el porqué de los procesos que se desarrollan durante la fase investigativa, con el fin de entender el fenómeno que se está estudiando. De manera que, la investigación cualitativa contiene técnicas de recopilación de la información e instrumentos que se adaptan al proceso de la investigación.. 1.6.1. Método e instrumentos de investigación. De acuerdo al método de investigación seleccionado para el desarrollo de la investigación, las técnicas que se adapta a este caso es la siguiente:. Observación: es una técnica que consiste en observar las funciones de los empleados en su entorno laboral, para obtener información de cada una de sus tareas. Cómo lo hace notar Stake (1999) La interpretación es una parte fundamental de cualquier investigación. Podríamos discutir con quienes sostiene en la investigación cualitativa hay más interpretación que en la cuantitativa. Pero la función del investigador cualitativo en el proceso de recogida de datos es mantener con claridad una interpretación fundamentada. Los investigadores sacan conclusiones a partir de la observación y otros datos. (Pág, 21)..

(28) 16. Finalmente, nuestra investigación se desarrolló buscando resolver la problemática identificada en La Cosecha Tropical SAS con los conocimientos adquiridos en el transcurso de nuestras carreras y posteriormente sea implementado por parte de la empresa..

(29) 17. 2. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN. La Cosecha Tropical S.A.S. es una empresa ubicada en la ciudad de Santa Marta (Magdalena), Colombia. Con 6 años de experiencia en los procesos de transformación, logística y exportación de productos alimenticios. Es una empresa familiar fundada por Sra. Sandra Carrascal y Sr. Juan Carlos Londoño Gaitán. Su principal función es la exportación a los Estados Unidos y Puerto Rico productos del sector agroindustrial, como: Tajadas de Plátano Maduro, Tostón de Plátano Hawaiano, Yuca, Ñame, Malanga Y Limón Tahití. El cual es hecho por el mismo personal de la organización. El proceso que lleva nuestro producto es meramente artesanal creado a mano de mujeres de nuestra organización. Transformamos productos agrícolas provenientes de diferentes regiones de Colombia; y nuestro objetivo es crear productos de calidad y sostenibles con el medio ambiente. Nos proyectamos como una empresa líder en la exportación de productos frescos y agroindustriales. Fuente: La Cosecha Tropical S. A. S. (2019).

(30) 18. 2.1. RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA La Cosecha Tropical S.A.S. 2.2. NATURALEZA. De acuerdo a la jurisdicción colombiana y la cámara de comercio de Cali, es denominada sociedad por acciones simplificadas, La sociedad por acciones simplificadas es una sociedad de capitales que siempre tendrá naturaleza comercial, sin importar las actividades que se prevean en su objeto social. Cuenta con un carácter innovador para el derecho societario colombiano, y busca estimular el emprendimiento debido a las facilidades y flexibilidades que ofrece tanto a nivel de su constitución como de su funcionamiento. Este tipo de sociedad para efectos tributarios se rige por las reglas que aplican a la sociedad anónima.. 2.3. MISIÓN Somos una empresa pujante que se ha destacado en el mercado de los estados unidos en producir una de las mejores TAJADAS DE PLATANO MADURO con una excelente calidad y un sabor propio de la fruta colombiana. Trabajamos de la mano con todo el personal en cumplir los más estrictos estándares de calidad, productividad y competitividad para satisfacer a nuestros clientes en los mercados internacionales, garantizando un desarrollo sostenible y un bienestar laboral a casa una de las familias que hacen parte de la empresa..

(31) 19. 2.4. VISIÓN Consolidarnos como una empresa líder en la exportación de TAJADAS DE PLATANO MADURO. Incursionar en todo el resto de estados unidos como una de los mejores productos colombianos. Hacer parte de las soluciones para preservar el medio ambiente. Crear fuentes de empleo con los subproductos que la empresa genera.. 2.5. VALORES CORPORATIVOS. HONESTIDAD: Es el eje sobre el que fundamentamos nuestras acciones y decisiones. Garantizamos la integridad, el respaldo y seguridad de nuestras operaciones. CUMPLIMIENTO: Actuamos con la seguridad de hacer realidad los compromisos adquiridos con nuestros colaboradores, clientes y sociedad. COMPROMISO: Actuamos con pasión, conocimiento y destreza para lograr satisfacer a nuestros clientes y actividades asignadas. TRABAJO EN EQUIPO: reconocemos los beneficios de la sinergia, promovemos la colaboración y el trabajo en equipo en nuestros colaboradores con el propósito de aprender, transmitir confianza, y brindar soluciones rápidas y eficientes a nuestros clientes. BIENESTAR: Estamos comprometidos con el desarrollo de la región y con el mejoramiento continuo en la calidad de vida de nuestros colaboradores, la promoción del desarrollo personal y profesional, que repercuta en el bienestar de cada uno de ellos y nuestras familias..

(32) 20. RESPONSABILIDAD: Bajo firmes principios de Disciplina y Equidad, Procuramos siempre asegurar la puntualidad y el cumplimiento de nuestras labores. Brindamos lo mejor a nuestros clientes y comunidad..

(33) 21. 2.6. ORGANIGRAMA JUNTA DE SOCIOS. GERENCIA GENERAL. REVISOR FISCAL. ADMINISTRACIÓN. CONTABILIDAD. AUXILIAR CONTABLE. TALENTO HUMANO. JEFE DE PRODUCCIÓN. DPTO. DE CALIDAD. MONITOR. AREA DE PELADO. Gráfica 1.. MONITOR. AREA DE TAJADO. Organigrama de la empresa La Cosecha Tropical S.A.S. SGI. MONITOR. AREA DE PREFORMADO. DPTO. DE MANTENIMIENTO. MONITOR. AREA DE EMPAQUE. CONDUCTOR. AREA DE ASEO.

(34) 22. 2.7. REQUERIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN. Con el propósito de salvaguardar sus intereses, La Cosecha Tropical SAS, nos exige la firma de un contrato de confidencialidad para el suministro de datos internos de la empresa. Para el ingreso a las instalaciones de la empresa, debemos utilizar implementos como: guantes, mascarillas, batas, botas y gorros que protegen los alimentos de posibles cabellos. Para el ingreso a las áreas de transformación se deben cumplir las políticas internas de la empresa, no se pueden tener accesorios, no se puede tener aplicado esmaltes de uñas, cremas, perfumes u otros.. 2.8. INFORMACIÓN DE LA PERSONA DE CONTACTO.. Sandra Yanime Carrascal Silva. Representante legal de la cosecha tropical SAS. Tel. 3008055348 Dirección: Bodega N° 2 ojo de agua, vereda Quinina, Gaira. E-Mail: [email protected].

(35) 23. 2.9. ACTIVIDADES REALIZADAS.. ➢. Visitas a la empresa con un pequeño recorrido por la planta, conociendo el. proceso. ➢. Entrevista con la representante legal para conocer aspectos sobre el manejo. administrativo de la empresa. ➢. Diagnóstico acerca de la situación encontrada en la empresa.. ➢. Creación de manual para mejorar los procesos de compras e insumos de La. Cosecha Tropical SAS. ➢. Socialización del proyecto “creación de manual para mejorar los procesos de. compras e insumos”. 3. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR Para desarrollar la propuesta de valor, es necesario realizar un diagnóstico previo de la situación actual de la empresa, donde se observen los factores que influyen en el comportamiento de sus funciones. 3.1. DIAGNOSTICO Para la empresa exportadora La Cosecha Tropical, el manual para la gestión de compras tiene el propósito de establecer confiabilidad en la información, eficiencia en las operaciones y el cumplimiento de las normativas nacionales e internacionales en los procedimientos..

(36) 24 En virtud de lo anterior, es necesario diseñar un manual en el área de compras, que permita llevar a cabo los procedimientos y normas que propicien la seguridad y orden en la gestión logística de la empresa. Posterior a esto, se hace necesario resaltar el proceso de compra actual para diseñar un manual acorde a las necesidades en el proceso y formalización de la compra.. 3.1.1. Proceso de compras 3.1.1.1 Requerimiento del producto o servicio.. El jefe del departamento de compra y la administradora, hacen un análisis detallado del stock de inventarios de materias primas e insumos, con el fin de tener claridad con las necesidades que se presentan en las diferentes áreas y no permiten continuar con el cronograma de actividades. El encargado de las compras deberá realizar una lista donde mencionara cuales son los insumos o materias primas faltantes, para poder solicitarlos ante los diferentes proveedores. Deberá reportarlo ante la gerente general para que se dé la aprobación de la solicitud. El jefe de compra realizará la solicitud por medio del correo electrónico corporativo [email protected] , donde tendrá acceso a los diferentes proveedores seleccionados. Emitirá una Orden de Compra a los proveedores, con las especificaciones necesarias que se requieran en insumos o materias primas, como: tamaño, peso, referencia, cantidad, etc..

(37) 25. El responsable del proceso de compra deberá hacer seguimiento pertinente a las compras solicitadas, con el fin de tener un control organizacional y financiero de la organización. Cuando las compras superen los tres millones de pesos, ($3.000.000), deberán ser aprobadas y autorizadas la gerencia general, y dicha aprobación o negación deberá realizarse vía correo electrónico o llamada telefónica.. 3.1.1.2 Formalización de compra.. El jefe de compra se encargará de diligenciar el formato cotización de Compra, el cual será enviado al proveedor por correo electrónico; una vez enviado deberá confirmar el recibido de este, posteriormente será analizado y aprobado por gerencia. Una vez sea aprobado por gerencia, el jefe de compra deberá realizar el formato de Orden de Compra, en el cual se legaliza la compra con el proveedor y se hace efectivas las condiciones y especificaciones de ambas partes.. Para concluir, se plantea el desarrollo de la DOFA, con la finalidad de obtener información que contribuya a la elaboración de la investigación. Es decir, encontrar cuales son los factores externos e internos de la empresa que ocasionan falencias y/o oportunidades de mejora.

(38) 26. DEBILIDADES -Dependencia de los proveedores de materias primas e insumos. -Escasos proveedores de materias primas. -Carencia de estadísticas o indicadores de compras. -Inexistencia del departamento de compras e insumos. -No todos los insumos llegan al punto de referencia pactado.. FORTALEZAS -Implementación de equipos y tecnologías. -Calidad de las materias primas e insumos. -Compras sin intermediarios. -Fácil adaptación al cambio.. OPORTUNIDADES -Compra de materia prima de procedencia nacional. -Interés por parte de la empresa de implementar el departamento de compras. -Crecimiento en la organización administrativa.. AMENAZAS -Proveedores con alteración de documentos. -Contaminación de la materia prima. -Restrazos por parte de los transportadores. -Fluctuación de precios.. Gráfica 2. Matriz DOFA. Al realizar la visita en la empresa y observar el proceso de compra nos encontramos con que la empresa no cuenta con una persona especializada, con el perfil y la experiencia que tenga a cargo el manejo de las compras e insumos requeridos para el cumplimiento de sus compromisos. Por tanto, no cuentan con un adecuado proceso de selección de proveedores con el fin de minimizar los riesgos con sus aliados estratégicos, simplemente se basan en el criterio de confianza creado por realizar compras de manera seguida..

(39) 27. Asimismo, incurren en mayores gastos dado que algunos insumos adquiridos no llegan directamente a la planta, generando así mayores costos en el traslado del lugar de llegada al punto de fábrica para su debida transformación. Por otra parte, no cuentan con el manejo de orden de compras para realizar los pedidos, generando ciertos desordenes como el pago en cuentas diferentes a un mismo proveedor. Dicha situación evita que puedan tener un debido control a los proveedores..

(40) 28. 3.2. PLAN DE ACCIÓN. Tabla 2. Plan de acción para la empresa La Cosecha Tropical..

(41) 29. 3.3. PROPUESTA DE VALOR. La propuesta que se busca plantear para la empresa La Cosecha Tropical es el diseño de un manual de procedimientos en el proceso de compras, suministros e insumos el área administrativa de La Cosecha Tropical S.A.S. teniendo en cuenta su integración con los procesos comerciales y de producción buscando alinear su operatividad con las políticas de calidad.. De manera que, se permita realizar un diagnóstico del proceso de compras de la empresa, elaborar la propuesta de valor y socializar la anteriormente mencionada, con la finalidad de su respectiva aprobación y posterior implementación.. 4. LIMITACIONES Dentro de la investigación, se encontraron diferentes problemáticas, lo que en varias ocasiones fue impedimento para llevar a cabo una recopilación de datos exitosa.. ➢ Escasez de información sobre un manual o plan de compras anteriormente aplicado en el área de compras. ➢ Poco orden en las funciones establecidas dentro del área de compras. ➢ Falencias en los procedimientos.. De manera que se logró identificar aspectos negativos en la empresa, como en el área de compras al no poseer.

(42) 30. Un manual de gestión en el proceso de compras establecido para el desarrollo de las tareas pertinentes al departamento. Lo que permite estudiar la problemática que se desarrollará durante este proyecto de investigación.. 5. CONCLUSIONES El manual de gestión del proceso de compra, es una herramienta que brinda una serie de lineamientos y procesos que la empresa y las áreas encargadas deben desarrollar para mantener un orden en su función operacional y mejorar su eficacia en los procedimientos. Por lo tanto, se hace necesario llevar a cabo la implementación de la propuesta del estudio anteriormente realizado, puesto que se enfoca en resaltar la importancia de los manuales de control pertinentes, para así lograr obtener datos precisos durante la ejecución de las tareas y evitar contratiempo en las operaciones logísticas que la empresa La Cosecha Tropical realiza. Para ello, fue necesario observar el funcionamiento interno, así como también entrevistar a la representante legal de la empresa, para obtener mayor información acerca de la problemática que se pudo evidenciar. Como resultado de lo anteriormente mencionado, se diseñó un manual, el cual busca ser implemento, con el objetivo de facilitar las funciones que anteriormente se venían desarrollando sin la presencia de este, haciendo del ejercicio eficaz y eficiente para la empresa..

(43) 31. 6. RECOMENDACIONES En primer lugar, recomendamos una previa revisión al manual creado con el propósito de tener una posible implementación para lograr una mejora dentro del proceso de compras e insumos requeridos por parte de La Cosecha Tropical SAS. Asimismo, se debe realizar un previo seguimiento y control al proceso con el propósito de confirmar que los resultados sean los esperados a partir de la implementación del manual. Por otra parte, es de suma importancia que todo el personal relacionado con la gestión de compras sea informado de los respectivos ajustes realizados dentro de dicho proceso, para que pueda dar cumplimiento de manera óptima. A su vez, se recomienda crear un departamento de compras o asignar un coordinador y asistente quienes sean los encargados de llevar el control y manejo de actividades correspondientes con esta área. Finalmente, recomendamos que el proceso de evaluación y criterio de selección de proveedores sean más estrictos, con el propósito de disminuir los posibles riesgos con sus aliados estratégicos..

(44) 32. 7. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS. WORLD BASC ORGANIZATION. (2002). Certificación BASC. Recuperado de https://www.wbasco.org/es/certificacion/certificacion-basc. Pedroza, S. (2019) Definición de insumo. Recuperado de https://economipedia.com/definiciones/insumo.html. González, I. (1987). Compras y almacenamiento (Aprovisionamiento). (Primera edición). Costa Rica. Editorial Universidad Estatal a Distancia.. Arcia, M. (2018) Cadena de suministro, qué es y cómo funciona. Recuperado de https://www.entrepreneur.com/article/316908. Caballero, F. (2019). Definición de Materia Prima. Recuperado de https://economipedia.com/definiciones/materia-prima.html. Sánchez, J. (2019). Definición de proveedor. Recuperado de https://economipedia.com/definiciones/proveedor.html.

(45) 33. ISO, Organización Internacional De Normalización. Recuperado de https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:9001:ed-5:v1:es. Ferrel O.C., Hirt, G. Ramos, L. Adriaenséns, M. & Flores, M. (2004). Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante. (Cuarta Edición). Mc Graw Hill, Pág. 282.. Largo, A. (2018). Propuesta de mejoramiento proceso de compras en American School Way. (Trabajo de grado). Corporación Universitaria Minuto de Dios, Soacha.. Glanz, J. (2003) Action research: An educational leader´s guide to school improvement (2nd Edition). Norwood. MA: Christopher –Gordon Publisher, Icn.. Tamames, E. COMPRADOR. Recuperado de https://www.consumoteca.com/familia-yconsumo/consumo-y-derecho/comprador/. Sánchez, J. (2019) poder adquisitivo, recuperado de https://economipedia.com/definiciones/poder-adquisitivo.html. Pérez, F. (2016) Gestión de compras en el pequeño comercio. España. Editorial CEP S.L..

(46) 34. Stake, R. (2007) Investigación con estudio de casos, (4 Ed). Madrid. Ediciones Morata S.L.. Lokad (2019). Cálculo del tiempo de entrega. Recuperado de https://www.lokad.com/es/lead-time-salescast. Lewis, V. (2012). La importancia de la gestión de compras en la empresa. Recuperado de https://www.itop.es/blog/item/la-importancia-de-la-gestion-de-compras-en-laempresa.html. Osorio, M. (2017). Plan de mejora en el proceso de compras y suministros en la empresa inverbosques S.A.S. (trabajo de grado). Institución universitaria tecnológica de Antioquia, Medellín.. R. E. Stake, (1999). Investigación con estudio de casos. Segunda edición, Madrid. Editorial Morata. Pág. 21.. Real Academia Española. (2019). Calidad. Diccionario de la lengua española. Madrid, España. RAE..

(47) 35. Real Academia Española. (2019). Proceso. Diccionario de la lengua española. Madrid, España. Autor. Julián Pérez Porto y Ana Gardey.. Real Academia Española. (2019). Eficiencia. Diccionario de la lengua española. Madrid, España. RAE.. Uiaf.gov.co. (2020). SARLAFT - UIAF. [Online] Available at: https://www.uiaf.gov.co/transparencia/informacion_interes/glosario/sarlaft [Acceso 23 junio. 2013].. Icontec. (2020). Inicio - Icontec. [Online] Available at: https://www.icontec.org/ [Acceso 16 junio. 2020].. Calidad-gestion.com.ar. (2020). EVALUACION DE PROVEEDORES. [Online] Available at: http://calidad-gestion.com.ar/boletin/72_evaluacion_de_proveedores.html [Accessed 7 Jan. 2012]..

(48) 36. 8. ACTA DE CONFORMIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.

(49) 37. ANEXOS. MANUAL PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS E INSUMOS. El manual de procedimientos de compras e insumos es una herramienta que sirve para facilitar el funcionamiento del ejercicio logístico en la empresa, en un tiempo estipulado. De manera que, se determina qué, cuánto, cómo, cuando la empresa necesita de un recurso, buscando como finalidad satisfacer de manera oportuna las necesidades logísticas de la empresa en la que se desarrolla.. GRÁFICO DE PLANEACIÓN.. Requerime into de los productos. Llegar al proveedor establecido. Foralizar orden de compra. Seguimeint o orden de compra. Recibir e inspeccion ar producto. Recepcion de factura. Gráfica 3. Flujograma de procesos. Evaluar al proveedor. Notificar al proveedor. Fin del proceso.

(50) 38.

(51) 39. Tabla 3. Propuesta de Procedimiento de compra y proveedores.

(52) 40. ORDEN DE COTIZACION FECHA: N° ORDEN. DD/MM/AA. LA COSECHA TROPICAL S.A.S. BODEGA N° 2 OJO DE AGUA LA QUININA GAIRA Santa Marta - Colombia [email protected]. INFORMACION EMPRESA NIT DIRECCION CIUDAD - PAIS TELEFONO CORREO. ITEM. CONCEPTO DE LA COMPRA. CANTIDAD. VALOR UNIVALOR TOTAL. SUBTOTAL TOTAL IVA 19% TOTAL. $ $ $. OBSERVACIONES. NOMBRE SEL SOLICITANTE. NOMBRE DE QUIEN APRUEBA. FIRMA. FIRMA. Tabla 4. Ej, Orden de cotización.

(53) 41. Tabla 5. Ej Orden de compra..

(54) 42. CONTROL DE FACTURAS. Recepción de facturas ➢ La asistente administrativa se encarga de radicar las facturas con la fecha de llegada. Si la factura es física se deberá verificar que esta cuente con los requerimientos de la ley y que estén correctamente diligenciados. ➢ Si el proveedor suministra una factura digital, la asistente administrativa deberá verificar que cuente con los requerimientos de la ley y que estén correctamente diligenciados, posteriormente imprimirla y radicarla. ➢ Cuando se trate de un nuevo proveedor se tomarán en cuentan los ítems anteriormente mencionados y deberá anexar el RUT junto a la factura.. Cuando el proveedor sea una persona natural o una empresa de régimen simplificado, el asistente administrativo debe anexar a la factura o cuenta de cobro el soporte llamado según Art.3 Decreto 522 de marzo de 2003; Documento equivalente a Factura.. Tabla 6. Control y recepción de facturas..

(55) 43. Tabla 7. Factura.

(56) 44. FINALIZACIÓN DEL PROCESO.. Condiciones de pago.. Las siguientes son condiciones estipuladas por La Cosecha Tropical S.A.S., de pago para los proveedores: ➢ Se realiza transferencia electrónica a los proveedores que tengan inscrita su cuenta bancaria. ➢ No se realizan pagos a terceros diferentes del mismo proveedor. ➢ El plazo para pago de facturas es de 30 días calendario. Y en el caso de proveedores de materia prima el pago se realizará inmediatamente recibida la fruta a satisfacción. Tabla 8. Finalización y condiciones de pago..

(57) 45.

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