Diseño de los manuales de funciones, perfiles de competencias y selección de personal para la empresa IMEC S A con impacto en la implementación de la norma ISO 9001 : 2000

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(1)UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. INTRODUCCIÓN. Dentro del marco de la ISO y en un contexto general, el personal que realice trabajos que afecten a la calidad del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia. Asi mismo la empresa debe apoyar su gestión en herramientas y documentos que le permitan medir las competencias del personal y a la vez contribuyan al mejoramiento de toda la organización.. De allí que la empresa como generadora de empleo y satisfacción de las necesidades de los clientes, debe propender por que sus recursos humanos sean generadores de valor agregado y la vez establecer indicadores que le permitan controlar sus procesos.. El objetivo de este proyecto está enfocado hacia el diseño de herramientas que le permitan a la empresa mejorar su sistema de gestión y particularmente la Administración de los Recursos Humanos, para lo cual fue necesario la recolección de datos a través de encuestas, entrevistas, y la observación directa a todos los empleados de la empresa IMEC S.A.. El proyecto inicia con las Generalidades de la empresa, en donde se realiza una reseña histórica de la misma, se describen sus elementos institucionales, los DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 1.

(2) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. productos y servicios y se explica el flujo general de operaciones de la compañía. Posteriormente se realiza un diagnostico situacional que nos permite obtener un panorama amplio del estado inicial de la organización, en cuanto a su situación Económica, Administrativa, Jurídica y a nivel del área Recursos Humanos.. El capitulo cuatro trata lo concerniente al análisis ocupacional, que es la base para recopilar la información sobre los cargos de la empresa, muestra los puntos de contenido del formulario de análisis ocupacional, se realiza un análisis de las funciones de cada cargo y termina con las consideraciones inherentes a esta etapa.. La información depurada del análisis ocupacional se convierte en la fuente para diseñar los Perfiles de Competencias y El manual de Funciones, correspondientes a los capítulos cinco y seis respectivamente. Asi mismo se diseña un modelo de selección adaptado a las características y necesidades de la empresa.. En el octavo capitulo se establecen Indicadores de Gestión con un enfoque en los procesos, a fin de que la organización pueda comparar el desempeño real contra estos parámetros y tome las medidas correctivas necesarias.. Por ultimo se establece una serie de conclusiones y se hacen ciertas recomendaciones a la empresa para su mejoramiento.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 2.

(3) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. ANTEPROYECTO. 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 1.1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA. Desde hace un año la empresa IMEC S.A. tiene la idea de una certificación bajo la norma ISO 9001, hoy en día este es un hecho que las directivas tienen por objetivo y que ya es una realidad. Existe la clara necesidad de reunir la documentación y requisitos que la implementación de esta norma exige. La organización debe: determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto y asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, además, debe mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia.. Específicamente la empresa tiene por inconveniente que el manejo de las actividades. de recursos humanos no está claramente definido, no existe una. administración como tal, no se cuenta con la debida organización y no existen los documentos que soportan y facilitan dicha labor. Entre estos documentos importantes en la administración de los recursos humanos destacamos la carencia de tres documentos claves: manual de funciones, de Perfiles de Competencia y DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 3.

(4) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. manual de selección de personal, que se diseñaran para contribuir a la calidad del proceso de administración del personal.. 1.1.2 FORMULACIÓN. Del anterior punto surge el siguiente interrogante:. ¿En qué medida el diseño de los manuales de funciones, perfiles de competencias y selección de personal contribuirán a la calidad del proceso de administración del personal en la empresa IMEC S.A.?. 1.1.3 DELIMITACION. 1.1.3.1 Delimitación Temporal: Debido a las expectativas de la empresa IMEC S.A. en cuanto a la certificación bajo la Norma ISO 9001:2000 el diseño de los manuales correspondientes a la parte de Recursos Humanos esta contemplado para el año en curso, lo cual es acorde a las políticas y objetivos de la alta dirección.. 1.1.3.2 Delimitación Espacial: El proyecto se desarrollará en las instalaciones de la empresa IMEC S.A. (Industria Metalmecánica de la Costa S.A.) cuya ubicación en la ciudad corresponde a la siguiente dirección:. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 4.

(5) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. Av. El Bosque Sector San Isidro N°.28-60. Tel. 6695131 – 6695135 – 6695140. Fax: 6627838. Cartagena - Colombia. 1.1.3.3 Delimitación Teórica: Este estudio tiene un enfoque completamente administrativo, en éste se tratará el diseño de tres manuales claves en la administración de Recurso Humano como lo son los Manuales de Funciones, Perfiles de competencias y Selección de Personal, todo bajo la necesidad de la implementación y certificación de la Norma de Aseguramiento de la Calidad ISO 9001:2000.. En el desarrollo de este trabajo se tendrán aspectos claves como Organización del Departamento de Recursos Humanos, Sistemas de información, Eficiencia, Competencia, Sistema de Gestión de la Calidad, entre otros.. 1.2 JUSTIFICACIÓN. Debido al ritmo acelerado de las operaciones como resultado de las mayores exigencias del mercado, la necesidad vital de ser competitivos y los cambios repentinos en el entorno, las empresas del presente deben contar con el personal apto. para el desempeño de sus funciones. en. pro. de los. objetivos. organizacionales, así mismo, los cargos en estas deben consolidarse,. estar. especificados y valorados con el fin de constituir verdaderos medios para la generación de resultados y el crecimiento orgánico. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 5.

(6) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. Dentro del marco de la ISO, todo el personal, y en especial el que realice trabajos que afecten a la calidad del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas, por lo tanto el recurso más valioso que posee una organización son las personas y hacia estas deben estar enfocados los esfuerzos internos para lograr la efectividad y productividad que estarán reflejados en los productos o servicios y que serán percibidos por los clientes.. Teniendo en cuenta la situación actual de la compañía que hoy cuenta con un tamaño de planta de personal de 47 trabajadores fijos distribuidos en 28 cargos, una planta física de 2200 m2 y cuya proyección esta cada día mas cerca de una economía globalizada en donde los clientes exigen mayor calidad, menores precios y mejores servicios, encontramos que este trabajo contribuirá a que la empresa IMEC S.A. mejore su gestión interna en lo que se refiere a Recursos Humanos y cumpla con este requisito de la Norma Internacional ISO 9001:2000, siendo mas eficiente en el desarrollo de estos procesos, más organizada y controladora.. Es importante destacar que el ritmo de actividades normales exige que una empresa concentre sus esfuerzos en la organización de sus recursos humanos y sobre todo si maneja altos niveles de producción como en esta importante. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 6.

(7) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. empresa. cuyo. promedio. mensual. de. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. ingresos. esta. alrededor. de. los. $100.000.000.oo.. Por otro lado también se busca contribuir con el mejoramiento del departamento de recursos humanos de la empresa IMEC S.A. como una necesidad ante los cambios en la normatividad laboral y la inestabilidad económica del país, lo cual la obliga a ser más eficiente en sus procesos, evidenciándose así la capacidad de la empresa para prestar un servicio con mayor calidad, frente a cualquier otra organización Industrial y clientes actuales y/o potenciales.. De manera similar existe en la empresa la necesidad de mejorar la gestión de calidad en pro de una futura inserción internacional, que conlleve a una mayor participación en el mercado y a una mayor satisfacción de sus clientes, todo esto como resultado de la economía mundial en que vivimos.. Debido a lo anterior surge la necesidad de mejorar el sistema de información sobre el personal, puesto que la actividad del departamento de recursos humanos se basa en la información disponible respecto a puestos, que a su vez constituyen la esencia misma de la productividad de la organización. Por otro lado, para que el profesional pueda actuar de manera proactiva necesita información sobre los recursos humanos y las necesidades de su organización.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 7.

(8) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. Finalmente el beneficio académico radica en la aplicación de conocimientos adquiridos a lo largo del proceso de aprendizaje sobre la administración del recurso humano en una problemática concreta de la realidad empresarial, que constituya un reto para nosotros como próximos administradores industriales.. 1.3 OBJETIVOS. 1.3.1 GENERAL:. Diseñar los manuales de funciones, de perfiles de competencias y Selección de personal para la empresa IMEC S.A. como documentos necesarios para la implementación de la norma ISO 9001:2000, asi como determinar los indicadores de gestión que permitan medir los factores críticos de éxito en los procesos.. 1.3.2 ESPECIFICOS:. Realizar un diagnostico de la empresa IMEC S.A. mediante la descripción precisa de los diferentes factores y áreas consideradas, con el fin de conocer la situación actual de la organización y los aspectos más relevante para el proyecto.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 8.

(9) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. Determinar los puntos de contenido para el análisis y descripción de los cargos mediante el diseño de los formatos respectivos con el fin de adaptarlos a los requerimientos organizativos, ambientales y conductuales de la empresa, en el proceso de recolección de la información.. Elaborar los perfiles de competencia de la empresa, utilizando la información recolectada en el análisis ocupacional con el fin de establecer una herramienta que sirva de apoyo a los procesos de selección, capacitación y evaluación del desempeño.. Elaborar el manual de funciones de la empresa IMEC S.A. utilizando la información recolectada en el análisis ocupacional y perfiles de competencia, con el fin de establecer un documento eficaz de la dirección y que apoye al proceso de certificación bajo la norma ISO 9001:2000.. Diseñar el manual de Selección de Personal acorde con las necesidades internas de la compañía mediante el análisis de las variables que afectan el mercado laboralmercado laboral de la empresa, y que sirva como documento de soporte al Departamento de Recursos Humanos para el proceso de certificación.. Establecer indicadores de Gestión paraGestión para los procesos obligatorios de la Norma ISO 9001:2000 en la empresa, mediante la identificación de los DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 9.

(10) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. factores críticos de éxito de cada proceso, con el fin de que la organización disponga de una herramienta de información para visualizar y evaluar el comportamiento de las actividades claves del negocio.. 1.4 MARCO REFERENCIAL. 1.4.1 ANTECEDENTES. Dentro de los trabajos, y tesis más recientes relacionadas con nuestro proyecto de grado, se encuentran los siguientes:. TESIS DE GRADOS:  CALVO PATRON, Iván, Iván Rafael. Manual de Funciones y Evaluación de Cargos de la Lotería de Bolívar. Universidad de Cartagena. Administración de Empresas. 1988..  CADAVID JALLER, Zulma. Manual de Funciones, Valoración de Cargos y Estructura Salarial de la Empresa DEXTON S.A. Corporación Universitaria Tecnológica de Bolívar. Ingeniería Industrial. 1993..  PARRA ACELA, Martha P., SILGADO MONTOYA, Myriam L. y CARBALLO MASS, Maria del R. manual de funciones y escala salarial de la empresa. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 10.

(11) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. BIOFILM S.A. Corporación Universitaria Tecnológica de Bolívar. Ingeniería Industrial. 1993.  MORA JUAN, Elvia E. y VELASQUEZ RODRIGUEZ, Martha B. manual de funciones y escala salarial de la Planta de PROPILCO DEL CARIBE S.A. Corporación Universitaria Tecnológica de Bolívar. Ingeniería Industrial. 1992..  LUNA. CAÑATE,. Eduardo. y. MARTINEZ. MONTERROSA,. Carlos.. Elaboración de la Estructura Salarial utilizando el método de Puntos por Factor en el Hotel Barlovento S.A. de la ciudad de Cartagena. Universidad de Cartagena. Universidad de Cartagena. Administración industrial. 2002.  AGAMEZ VEGA, Mabel, CASTRO CASTAÑO, Leyvin y MARIN LOPEZ, Heidy. Diseño del mapa de Competencias por Cargos para el Personal Directivo de la Coordinación de Ingeniería de Plantas de la Empresa Colombiana de Petróleos Refinería Cartagena. Universidad de Cartagena. Universidad de Cartagena. Administración industrial. 2003.  BARROS GONZALEZ, Maria Claudia y TATIS MERCADO, Marly. Diseño del Manual de Funciones y Procedimientos de los Directivos y Órganos Asesores de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Cartagena. Universidad de Cartagena. Administración industrial. 2003 DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 11.

(12) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. OTROS TRABAJOS:  CALVO ACERO, Fredys y NERYS NOVOA, Francisco J. Trabajo académico sobre Perfiles para seis (6) cargos y Estructura Salarial de la Empresa IMEC S.A. Universidad de Cartagena. Administración Industrial. 2002.. 1.4.2 MARCO TEORICO. La actividad del departamento de recursos humanos se basa en la información disponible respecto a puestos. Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de la organización.. Antes de la creación de un departamento de personal, los gerentes de cada área suelen tener a su cargo todos los aspectos relativos al personal. Debido a su familiaridad con las funciones de las personas que están a su cargo, los gerentes de áreas específicas no requieren, por lo común, sistemas de información, al menos durante las primeras etapas de la actividad de una empresa.. A medida que aumenta el grado de complejidad de una organización más funciones se delegan en el departamento de personal, el cual no suele poseer información detallada sobre los puestos de todos los departamentos; de allí que. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 12.

(13) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. uno de los instrumentos más importantes y necesarios sea el manual de funciones, por constituir una síntesis en la que todos los cargos de la empresa encontrarán la descripción clara de su razón de ser, junto con otros aspectos como actividades a desarrollar, obligaciones, deberes, objetivos que se deben cumplir y responsabilidades asignadas.. Para que el manual de funciones sea un instrumento eficaz de la dirección, debe: -. Comprender la totalidad de la estructura organizacional, lo que implica todas las dependencias, departamentos, secciones y puestos.. -. Describir y enumerar todo el contenido de la estructura de la organización de manera actualizada.. -. Ser comprendido por todos los miembros de la organización, lo que implica estar redactado en un lenguaje claro, sencillo, concreto y ameno.. -. Ser conocido por todo el personal de la organización.. Esa información del manual se debe obtener mediante los lineamientos del análisis de puestos, que consiste en la obtención, evaluación y organización de los requerimientos sobre los puestos de una organización.. Por lo anterior se podría afirmar que “El análisis de puestos se convierte en la herramienta básica para la administración de personal, ya que es el proceso para determinar y ponderar los elementos y las tareas que integran un cargo. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 13.

(14) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. específico”*. Evalúa la complejidad del puesto, parte por parte y permite conocer con algún grado de certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. Responde a una necesidad de las empresas para organizar eficazmente los trabajos de éstas, conociendo con precisión lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien.. Para los directivos de la empresa constituye la posibilidad de saber en detalle las obligaciones y características de cada puesto; para los supervisores, les permite distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone; para los trabajadores, les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus labores al conocer con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien; y para el departamento de personal es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir con su función estimulante de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores.. A todas las empresas les es conveniente contar con ésta herramienta, por ser la clave para poder organizar un área de recursos humanos, con el fin de conocer los puestos según sean las funciones generales, analíticas y prioritarias de cada unidad de trabajo, así como los perfiles de competencias, sus requisitos de formación y experiencia mínima para seleccionar el personal con bases objetivas *. LLOYD L. Byars. Gestión de Recursos Humanos. Madrid, España. 1996. Ed. IRWIN. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 14.

(15) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. de medición que permitan orientar la capacitación junto con la evaluación de desempeño y la actualización permanente que requiera la nueva tecnología. Además, dentro de las funciones de la administración de personal, ésta herramienta básica es útil para establecer un sistema de sueldos y salarios equitativo en la empresa y en el mercado de trabajo.. Si carecen de un sistema adecuado de información, los responsables de la toma de decisiones no podrán, por ejemplo, encontrar candidatos que reúnan las características necesarias para un puesto, ni señalar niveles salariales de acuerdo con el mercado. En la mayoría de las organizaciones el reclutamiento es difícil si los puestos a cubrir no están bien definidos, independientemente de que estos sean antiguos o nuevos, pues sus requisitos tienen que definirse lo más exactamente posible para que el reclutamiento sea eficaz.. En la selección de personal, “el responsable de la toma de decisiones ha de saber distinguir entre una buena y una mala actuación en el puesto de trabajo y debe prever dicha actuación en cada uno de los candidatos. El análisis de los puestos de trabajos es, pues, esencial para el desarrollo de un buen sistema de selección”†. De ahí que la selección sea un pronostico de las características actuales y potenciales de los candidatos, para escoger el que mejor se acopie a las condiciones del cargo y de la empresa de manera que se pueda esperar una alta satisfacción del empleado y la optimización de los resultados de la empresa. †. Ibíd. Pág. 184. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 15.

(16) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. “Es una equivocación centrar todos los esfuerzos de selección en buscar el mejor candidato para desempeñar un cargo determinado, desconociendo la naturaleza cambiante del ser humano”‡. Una selección empírica, caracterizada por criterios muy subjetivos atenta contra los objetivos de la organización y del trabajador, por efecto de la baja eficiencia de la fuerza laboral, por la excesiva rotación de personal y por la necesidad adicional de entrenamiento que se genera. En cambio, un proceso tecnificado y objetivo de selección garantiza: a) alta calidad en la fuerza laboral de la compañía; b) un estimulo a los trabajadores que son seleccionados por sus condiciones personales y sin ingerencias extrañas; c) reducción de los costos de adaptación y entrenamiento.. La selección de personal además es importante por las siguientes razones. Primero, el desempeño del gerente dependerá, en gran parte, del desempeño de los subordinados. Segundo, una selección eficiente es importante debido al costo que tiene reclutar y contratar empleados.. Por otra parte, el medio en que se desenvuelven las empresas es totalmente dinámico y obliga a que estas mejoren sus procesos y expandan sus mercados, para ello necesitan encaminar sus esfuerzos en pro de una alta calidad. Bajo este. ‡. CASTILLO APONTE, José. Administración de Personal. Un enfoque hacia la Calidad Humana. ECOE Ediciones. Santa fe de Bogota. 1993. Pág. 119.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 16.

(17) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. marco ganan especial importancia los Sistemas de Aseguramiento de Calidad, específicamente los relacionados con la normatividad ISO.. Para el caso de la norma ISO 9001, se establece que la documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir “los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos”§.. Además,”el personal que realice trabajos que afecten a la calidad del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas”**.. La competencia laboral nos define la capacidad real necesaria para desempeñar con calidad, un conjunto de funciones inherentes a una ocupación. Es un estándar de desempeño que expresa los resultados, los conocimientos, las circunstancias y las evidencias que debe presentar el trabajador para demostrar su competencia laboral.. §. **. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001:2000: Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos 4.2 Requisitos de la Documentación. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001:2000: Requisitos Sistemas de Gestión de la Calidad. 6.2.1 Generalidades .Recursos Humanos.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 17.

(18) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. Marelli†† define la competencia “como una capacidad laboral, medible,. necesaria para realizar un trabajo eficazmente, es decir, para producir los resultados deseados por la organización. Está conformada por conocimientos, habilidades, destrezas y comportamientos que los trabajadores deben demostrar para que la organización alcance sus metas y objetivos. Y agrega que son capacidades humanas, susceptibles de ser medidas, que se necesitan. para satisfacer con eficacia los niveles de rendimiento exigidos en el trabajo.”. Según lo anterior Gonzci plantea tres grandes tendencias en la tipificación de las competencias:. La competencia a través de las tareas desempeñadas: Esta vertiente concibe el desempeño competente como aquel que se ajusta a un trabajo descrito a partir de una lista de tareas claramente especificadas. Una de las críticas más usuales a este enfoque esta fundamentada en que, al fijar su atención en las tareas una a una, se pierde de vista la concepción global de la ocupación, las relaciones y la interacción necesarias entre las tareas para lograr el objetivo de la ocupación, sin embargo, este es un abordaje reduccionista que no permite considerar los efectos del trabajo en equipo o los desempeños que la interacción con los demás, y. ††. MARELLI. Anne. Introducción al Análisis y Desarrollo de Modelos de Competencia. Documento de trabajo fotocopiado. 1999.  GONZCI, Andrew Y ATHANASOU, James. Instrumentación de la Educación Basada en Competencias. Perspectivas de la teoría y práctica en Australia. En: Competencia Laboral y Educación Basada en Normas de Competencia. SEP. CNCCL. CONALEP. México. 1996.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 18.

(19) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. tampoco contempla los efectos de la toma de decisiones o el juicio aplicado en la solución de problemas.. La competencia en términos de atributos personales: Este acercamiento a las competencias se centra en aspectos más característicos de las personas y de carácter más amplio en cuanto a su aplicación en el trabajo. Los atributos son definidos usualmente en forma genérica, de modo que permiten su aplicación en diversos contextos. Normalmente se trata de la definición de atributos subyacentes que ocasionan un desempeño laboral exitoso. Como ejemplo pueden citarse competencias como “comunicación efectiva” o “pensamiento crítico” que pueden aplicarse en una amplia gama de contextos de trabajo.. El enfoque integrado (holístico) de competencia: resulta de la visión combinada de las dos aproximaciones anteriores. Considera la complejidad en la mezcla variada de conocimientos, habilidades y destrezas que entran en juego en el desempeño. También considera el contexto en el cual se lleva a cabo el trabajo y permite integrar la ética y los valores como parte del concepto de competencia laboral. Los conocimientos se combinan con las habilidades y con la percepción ética de los resultados del trabajo en el ambiente, con la capacidad de comunicarse y entender los puntos de vista de sus colegas y clientes, la habilidad para negociar e intercambiar informaciones, etc.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 19.

(20) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. Por otra parte Mertens también clasifica las competencias en tres grupos, asi: Las competencias genéricas: que se relacionan con los comportamientos y actitudes laborales propios de diferentes ámbitos de producción, como, por ejemplo, la capacidad para el trabajo en equipo, habilidades para la negociación, planificación, etc. Las competencias genéricas se pueden clasificar a su vez en: Competencias de Logro, de ayuda y servicio, cognoscitivas y de eficiencia personal.. Las competencias básicas: Son las que se adquieren en la formación básica y que permiten el ingreso al trabajo: habilidades para la lectura y escritura, comunicación oral, cálculo, entre otras.. Las competencias específicas o diferenciadoras.: que se relacionan con los aspectos técnicos directamente relacionados con la ocupación y no son tan fácilmente transferibles a otros contextos laborales (ejemplo, la operación de maquinaria especializada, la formulación de proyectos de infraestructura, etc.).. En definitiva, la empresa depende del personal apto y calificado que sea capaz de actuar para lograr sus propósitos en materia de calidad dentro del área de los recursos humanos, contribuyendo de esta manera al beneficio organizacional y la satisfacción de los clientes. . MERTENS, Leonard. Competencia laboral: sistemas, surgimiento y modelos. Cinterfor. Montevideo. 1996.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 20.

(21) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. 1.4.3 MARCO CONCEPTUAL. En los procesos de certificación bajo normas de carácter internacional, se hace indispensable una vez definido el plan de desarrollo, conocidas las metas e identificadas las áreas que permanecen, las que se suprimen, contratan, etc. realizar el análisis teniendo como base inicial lo que se “estaba haciendo” en un puesto determinado y a ello agregarle,” lo que se debe hacer”, una ves redefinida la misión de la empresa, metodología esta que es de gran utilidad para establecer en forma precisa que tipo de entrenamiento , capacitación, complementación, etc., deberán recibir los recursos humanos que continúan prestando su servicio a la empresa, para que puedan acceder al nuevo perfil exigido para competir.. El análisis ocupacional permite conocer las funciones y operaciones realizadas en un puesto de trabajo determinado, así como la razón o justificación que tiene un empleado para realizar los diferentes procesos utilizados en su diaria ejecución. A partir de esta técnica podemos definir para un puesto determinado, las actividades que se realizan (manual de funciones), los requisitos y requerimientos que exige, los perfiles de competencias, las condiciones físicas y habilidades mentales que debe poseer quien lo desempeña, los riesgos debido a accidentes las posibles enfermedades profesionales derivadas de su ejecución.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 21.

(22) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. Para una mejor comprensión, así como para complementar lo dicho anteriormente, es importante tener en cuenta algunos conceptos como:. Administración de Personal: Son todas aquellos conceptos y Técnicas para el desarrollo de una labor que involucra múltiples actividades interdependientes en la empresa. Esto es, que actúa en torno a un sistema integrador que busca alcanzar objetivos sociales, corporativos, funcionales y personales, mediante la interacción con un entorno cambiante y el desarrollo de unas funciones básicas que comprenden la preparación, selección, desarrollo, evaluación, compensación, protección, relación con el personal y evaluación.. Administración De Recursos Humanos En Los Programas De Mejoramiento: siempre que una organización emprenda el mejoramiento habrá cambios en el interior de la misma, por lo tanto, el trabajo de desarrollo organizacional domina y la ARH deberá preparar al individuo al cambio, mediante el logro de una comunicación amplia y clara que permita comprender por que es necesario, que se espera de él y que efectos tendrá. La búsqueda de nuevas formas de realizar el trabajo permite obtener nuevas formas de hacer las cosas. En consecuencia, el área de ARH debe estar preparada para capacitar a sus empleados en estos novedosos procesos y para ayudarlos a obtener nuevos niveles de habilidad que puedan asociarse con las operaciones nuevas y mejoradas.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 22.

(23) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. Análisis De Cargos: Es el proceso para determinar y ponderar los elementos y las tareas que integran un puesto dado. Evalúa la complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado de certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. Responde a una necesidad de las empresas para organizar eficazmente los trabajos de éstas, conociendo con precisión lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien. Es una verificación comparativa de las exigencias (requisitos) que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante. En otras palabras, cuáles son los requisitos físicos e intelectuales que debería tener el ocupante para el desempeño adecuado del cargo, cuáles son las responsabilidades que el cargo le impone y en qué condiciones debe desempeñar el cargo.. Cargo: Es un conjunto de funciones con posición definida dentro de la estructura organizacional, es decir, es el organigrama. Ubicar un cargo en el organigrama implica definir cuatro aspectos: el nivel jerárquico, el área o departamento en que está localizado, el superior jerárquico (ante quien responde) y los subordinados (sobre los que ejerce autoridad). Por consiguiente, un cargo puede definirse como un conjunto de funciones (tareas y atribuciones previamente determinadas) que ocupa una posición formal dentro del organigrama. Todo cargo tiene uno o más ocupantes, que son las personas designadas para ejercer las funciones específicas del cargo, así como la autoridad y la responsabilidad inherentes a la posición que el cargo ocupa en el organigrama.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 23.

(24) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. Competencias: Son características personales que marcan concretamente la diferencia entre un desempeño excelente y uno simplemente promedio o adecuado para una organización. Estas características están asociadas a conductas críticas que se observan con frecuencia, en diversidad de situaciones y con mejores resultados, e incluyen motivaciones, rasgos psicofísicos y formas de comportamiento, auto concepto, conocimientos, destrezas manuales y destrezas mentales o cognitivas.. Competencia Laboral: Es el conjunto de características de una persona que están relacionadas directamente con una buena ejecución en una determinada tarea o puesto de trabajo. Se puede afirmar que. lasque las Competencias. laborales: o Son características permanentes de la persona. o Se ponen de manifiesto cuando se ejecuta una tarea o se realiza un trabajo. o Están relacionadas con la ejecución exitosa en una actividad, sea laboral o de otra índole. o Tienen una relación causal con el rendimiento laboral, es decir, no están solamente asociadas con el éxito, sino que se asume que realmente lo causan. o Pueden ser generalizables a más de una actividad.. Descripción De Cargos: es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en la empresa; es la enumeración detallada de las atribuciones o DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 24.

(25) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende.. Efectividad: Es el resultado del logro de la eficacia y la eficiencia.. Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Se encuentra ubicada entre el cliente y el producto, lo cual obedece a su definición general como la relación entre el producto y el grado de satisfacción del cliente.. Eficiencia: es la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Se sitúa entre los recursos y el proceso, ya que se considera como la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento de los procesos.. Especificaciones Del Puesto De Trabajo: Establece el mínimo aceptable de calificaciones que el titular debe poseer para desempeñar con éxito su trabajo. Basado en la información adquirida por medio del análisis de cargos, la especificación del puesto identifica el conocimiento, las habilidades la escolaridad, la experiencia, la certificación y las capacidades para realizar eficazmente el trabajo. Los individuos que posean las características personales identificadas en DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 25.

(26) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. la especificación del puesto deberán desempeñar con mayor eficacia el trabajo que aquellos que carezcan de dichas características.. Factor Crítico de Éxito: Es aquel aspecto que es necesario mantener bajo control para lograr el éxito de la gestión, el proceso o labor que se pretende adelantar. Estos factores son la Efectividad, la Eficacia, la Eficiencia y la Productividad.. Función: Es un conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemática y reiterada, o un individuo que, sin ocupar un cargo, desempeña una función de manera transitoria o definitiva. Para que un conjunto de tareas o atribuciones constituya una función, se requiere que haya repetición al ejecutarlas.. Indicador: se define como la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos, metas e influencias esperadas. Pueden ser valores, unidades, índices, series estadísticas. Son factores para establecer el logro y cumplimiento de la misión, objetivos y metas de un determinado proceso.. Indicadores de Gestión: son ante todo información, es decir agregan valor, no son solo datos. “La mejor manera de identificar si un indicador genera o no valor agregado esta en relación directa con la calidad y oportunidad de las decisiones DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 26.

(27) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. que se puedan tomar a partir de la información que este brinda”‡‡. Es claro que si un indicador no es útil para tomar decisiones no debe mantenerse.. Manual De Funciones: consiste en una descripción de las diferentes acciones que se realizan en un determinado cargo, iniciando por los más importantes, hasta aquellos secundarios, preferiblemente en una secuencia lógica que permita apreciar y visualizar la globalidad de un determinado puesto de trabajo. Deben ser redactados en forma clara, tal que la persona (o personas) que va a desempeñar el puesto lo comprenda fácilmente con sólo una lectura cuidadosa.. Necesidades De La Compañía: una organización tiene derecho a operar de manera eficiente y segura. Estas son las necesidades de la compañía sin las cuales la supervivencia de la organización se vería amenazada. Gran parte de ella están relacionada con los factores asociados al empleo, de manera que se tiene el derecho de esperar que los empleados se desempeñen con éxito. Esto significa que los empleados deben poseer las habilidades, conocimientos y aptitudes necesarias para desempeñar los elementos esenciales de su puesto de trabajo.. Perfil de Competencias: Es un listado de las distintas competencias esenciales para un puesto, junto con los niveles adecuados para cada una de ella, en términos de conducta observables para un rendimiento superior. La comparación. ‡‡. BELTRAN JARAMILLO, Jesús. Indicadores de Gestión: Herramientas para lograr la Competitividad. Santa Fé de Bogota. 3R editores. 1998. p 43.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 27.

(28) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. entre el perfil y la realidad personal debe servir para clarificar las oportunidades de mejora de cada persona.. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas degeneralmente de otros procesos.. Proceso De Selección: es una secuencia de pasos a realizar, con la finalidad de obtener aquella persona que reúna aquellos requisitos necesarios para ocupar un determinado puesto. Dichos pasos deben llevarsedeben llevarse al pie de la letra con el fin de evitar errores al momento de realizarse, puesto que si se omite un paso se corre el riesgo de no obtener el éxito deseado al momento de realizarlo.. Productividad:. Es. la. relación. entre. lo. producido. y. lo. consumido.. Cuantitativamente, es la razón entre la cantidad producida y los recursos empleados en dicha producción. Elevar la productividad significa producir más con el mismo consumo de recurso, o bien, producir la misma cantidad pero utilizando menos recursos, de modo que estos asi economizados puedan dedicarse a la producción de otros bienes o traducirse en mayor beneficio económico para la empresa.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 28.

(29) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. Sistema De Gestión De La Calidad: El sistema de gestión de la calidad es aquella parte de la gestión de la organización enfocada en el logro de resultados, en relación con los objetivos de la calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas, según corresponda. Los documentos proporcionan información coherente, interna y externamente, acerca del sistema de gestión de la calidad de la organización; tales documentos se denominan manuales de la calidad.. 1.5 DISEÑO METODOLÓGICO. 1.5.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN. El tipo de estudio que se adoptará para el desarrollo del presente trabajo será de carácter ANALÍTICO – DESCRIPTIVO, pues se pretende hacer un análisis de la situación inicial de la compañía en lo relacionado con los procesos de reclutamiento, selección y manejo de la información inherentes a los puestos de trabajo. También se debe analizar la información referente a las funciones y necesidades de los cargos, para luego diseñar y estructurar los respectivos manuales de funciones, perfiles de competencias y selección de personal, así como identificar las variables críticas que afectan a los diferentes procesos de la empresa en estudio.. 1.5.2 FUENTES E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE INFORMACIÓN DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 29.

(30) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. 1.5.2.1 Fuentes Primarias: Para la obtención de la información, se utilizarán como fuentes primarías laprimarías la observación directa, así como la realización de encuestas al personal de la empresa y entrevistas a las personas que tengan cargos a su supervisión.. Con la Observación Directa obtendremos información precisa del trabajador en el mmomento en que ejecuta sus labores, tomando nota de todo lo que apreciemos, en especial aquellos aspectos previamente determinados.. De este método podemos resaltar lo siguiente: Los datos obtenidos son más objetivos porque no están influenciados por el trabajador. Permite que el analista valore la importancia de la información, eliminando lo innecesario.. Se utilizará la entrevista, porque se hace necesario obtener testimonios y reportes verbales proporcionados por los jefes, supervisores y directivos de IMEC S.A. que participan o conocen la actividad general de la organización, lo que nos permitirá verificar la información proporcionada por el empleado mediante las encuestas. Además ésta fuente nos ofrece entre otras las siguientes ventajas: En este método el analista obtiene todos los datos necesarios mediante preguntas pertinentes que hace a la persona elegida para obtener la. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 30.

(31) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. información. La entrevista se efectúa con uno de los empleados que realiza el trabajo. Se puede obtener información más completa y precisa que con otros métodos.. Con las encuestas, obtendremos información pertinente a las funciones de los empleados, debido a que para este tipo de información es recomendado que sea información. La entrevista se efectúa con uno de los empleados que realiza el trabajo.. Con formato: Numeración y viñetas. Se puede obtener información más completa y precisa que con otros métodos.. Con las encuestas, obtendremos información pertinente a las funciones de los empleados, debido a que para este tipo de información es recomendado que sea el propio trabajador el que plasme por escrito todas las funciones que desempeña, puesto que es él en realidad quien conoce a la perfección todo lo que hace en su cargo.. 1.5.2.2 Fuentes Secundarias: Se utilizarán como fuente secundarias consultas en libros, trabajos de investigación, tesis, Internet, memorias, manuales de otras empresas, revistas y demás literatura pertinente al tema tratado en la realización del proyecto. Además se revisaran los documentos que maneje la empresa que puedan ser útil a la presente investigación.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 31.

(32) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. 1.5.3 POBLACIÓN Y MUESTRA. LA POBLACIÓN que se tomará para la realización del proyecto está constituida por todo el personal que labora en la Industria Metalmecánica de la Costa IMEC S.A. la cual es está constituida por 43 trabajadores entre administrativos y personal de producción.. MUESTRA: teniendo en cuenta que la población es pequeña, se tomará como muestra el total de la Población.. 1.6 RECURSOS. 1.6.1 RECURSOS HUMANOS. Investigadores:. Con formato: Numeración y viñetas. - Fredys Calvo Acero - Francisco Javier Nerys Novoa. Con formato: Numeración y viñetas. Asesor: Dr. Joaquín Jiménez. Administrador de Empresas. Personal de la Empresa IMEC S.A. Profesores de la Universidad de Cartagena. 1.6.2 RECURSOS INSTITUCIONALES. Con formato: Numeración y viñetas. Universidad de Cartagena Industria Metalmecánica De La Costa S.A. IMEC S.A.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 32.

(33) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. 1.6.3 RECURSOS FINANCIEROS N° RUBROS 1 Papelería Resma de Papel Útiles de Oficina Fotocopias Tinta Impresora Negra Disquete Anillado Empastado 2 Transporte 3 Alimentación 4 Equipos Casetes Grabadora Manual 5 Gastos Varios (Internet, otros) 6 Imprevistos (10%) TOTAL. CANT. COSTO UNITARIO SUBTOTAL 3. 12.000. 100 1 20 3 2. 100 85.000 700 2.000 30.000. 3 1. 1.500 45.000. 36.000 20.000 10.000 85000 14.000 6.000 60.000 150.000 150.000 4.500 45.000 100.000 68.050 748.555. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES, PERFILES DE COMPETENCIAS YCOMPETENCIAS Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 33.

(34) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. Con formato: Izquierda: 2,85 cm. DESARROLLO DEL PROYECTO. Con formato: Español (Colombia). Con formato: Fuente: 12 pto. 1.7 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD Entrega. Mayo Junio Julio Agos. Sept. Oct. Nov. Dic. Enero de. anteproyecto Diagnóstico. de. la. situación actual Elaboración de Cuadro - listado de cargos y trabajadores. Recolección y análisis de las funciones de los cargos. Diseño de los Perfiles de Competencias Diseño del Manual de Funciones. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES DE COMPETENCIASS Y Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 34.

(35) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. Diseño del proceso de selección de personal Diseño Indicadores de Gestión por Procesos. Elaboración. de. Conclusiones. y. Recomendaciones Revisión. Final. del. Asesor Entrega del Proyecto. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES DE COMPETENCIASS Y Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 35.

(36) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. GENERALIDADES DE LA EMPRESA IMEC S.A.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES DE COMPETENCIASS Y Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 36.

(37) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. GENERALIDADES DE LA EMPRESA. 2.1 RESEÑA HISTÓRICA. Industrias Metalmecánicas de la Costa S.A. “IMEC S.A.” es una empresa fundada en abril de 1981, desde ese momento se constituyo como una empresa de responsabilidad limitada (IMEC Ltda.) que perduro hasta comienzos del año 2002, donde paso a ser una sociedad anónima. En sus principios funcionaba en un lote adquirido por el señor Luis Guillermo Avendaño, actual gerente, localizada en la avenida del Bosque sector San Isidro N° 28-60.. Empezó con un capital de $1.000.000 y un patrimonio en las siguientes máquinas: . 1 Roladora de laminas. . 1 Dobladora. . 1 Cizalla. . 1 Camión Wilches. . 1 Grúa de 12 toneladas. Inicialmente su fuente de trabajo eran contratos por servicios de alquiler de grúa y pequeños trabajos de corte y dobleces.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES DE COMPETENCIASS Y Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 37.

(38) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. En 1984 se hizo el primer contrato significativo a la compañía Conastil referente a una barcaza cautiva, esta básicamente para trabajos específicos, a partir de la fecha y con la referencia de dicho contrato la empresa se fue dando a conocer en la zona industrial de Mamonal, incrementándose de esta forma otros tipos de trabajo metalmecánicos en compañías como Cabot Colombiana, Colclinker, Siderúrgica del Caribe, etc. , a quienes se les hace periódicamente trabajos de fabricación y montajes, especialmente en as paradas de planta se fabrican: tanques, estructuras metálicas, tolvas, etc.. A partir de 1988 se amplio la infraestructura del taller gracias a trabajos adjudicados por la Siderúrgica del Caribe, referentes a la fabricación de redes de agua industrial, las utilidades de dicho contrato se ven reflejadas en el nuevo edificio donde funcionan las oficinas.. En 1990 se les adjudico el contrato más significativo que ha tenido la compañía, por parte de Cerromatoso a quienes se les fabrico las estructuras de su planta en Montelibano, este contrato por valor de $150.000.000 permitió el aumento del capital social de la compañía a $10.000.000; cabe anotar que es una empresa familiar, donde sus socios son padres e hijos, los cuales trabajan conjuntamente tanto en administración como en la parte productiva.. Anteriormente contaba únicamente con el personal fijo, puesto no hacia uso de contratistas. Por en la actualidad, cuenta tanto con personal fijo, como personal. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES DE COMPETENCIASS Y Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 38.

(39) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. contratistas. Este personal contratado se encuentra en la parte de producción., y todo el día pasan en la compañía esperando realizar algún trabajo que salga. Son por decirlos exclusivos de IMEC, cabe resaltar, que estos contratistas pertenecieron algún día a la empresa como personal fijo y que de acuerdo a cambios estructurales de la compañía, se decidlo dejar esos cargos que eran parte de la compañía, a contratistas, para reducir costos.. IMEC S.A. es una empresa fundada hace 22 años con el fin de satisfacer las necesidades de las empresas de Mamonal (Cartagena) de contar con taller que efectuara con calidad la fabricación de estructuras, tanques, tolvas, montajes, etc.; en el momento en que solicitara. Es una empresa que pertenece al segundo sector de la economía con producción sobre pedidos.. 2.2 PORTAFOLIO2.2 PORTAFOLIO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS Productos:  Construcción metalmecánicas en acero al carbono e inoxidable  Estructuras metálicas (pesadas y livianas)  Tanques para almacenamiento de líquidos según norma API  Tolvas y silos  Prefabricaciones especiales:  Ductos  Codos  Transiciones. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES DE COMPETENCIASS Y Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 39.

(40) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO.  Isométricos  Cajas recolectoras de basuras y desechos  Carpintería metálica  Tubería  Equipos  Elementos y partes de línea metalmecánica.. Servicios:  Corte, doblado y curvado de láminas y perfiles de acero.  Embombado y rebordeado de tapas de tanques.  Troquelado-perforado. 2.3 MISIÓN2.3 MISIÓN. Desarrollamos proyectos y soluciones metalmecánicas con criterio de calidad y responsabilidad, apoyados en un equipo humano comprometido con la satisfacción de nuestros clientes, socios, y proveedores, contribuyendo al crecimiento de nuestra región.. Todos nuestros esfuerzos están enmarcados en los principios de integridad, perseverancia y conservación del medio ambiente.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES DE COMPETENCIASS Y Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 40.

(41) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. 2.4 VISIÓN2.4 VISIÓN. Ser identificados en el 2008 como una empresa de avanzada en la fabricación de productos metalmecánicos con criterios de calidad según normas y estándares internacionales, participando en proyectos de la industria petroquímica, cementera y térmica.. 2.5 POLITICA2.5 POLITICA DE CALIDAD. Ofrecer productos y servicios metalmecánicos competitivos, de alta calidad, que satisfagan o excedan las expectativas de los clientes. Para ello se tendrán los siguientes propósitos: 1. Entregar productos y servicios libres de errores y con prontitud. 2. Proporcionar un crecimiento integral al personal. 3. Impulsar la mejora continua de los procesos. 4. Reconocer y rectificar las fallas y no conformidades para evitar quejas de los clientes. 5. mantener en excelentes condiciones el esfuerzo técnico. 6. promover la cultura ambiental para mantener un desarrollo sostenible.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES DE COMPETENCIASS Y Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 41.

(42) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. 2.6 ESTRUCTURA2.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. Toda empresa debe contar con una estructura organizacional bien definida; es decir, identificar las tareas físicas y/o mentales que deben ser realizadas, agruparlas en forma coherente para constituir secciones o departamentos, darles un nivel jerárquico de acuerdo con la importancia de las funciones asignadas y establecer las relaciones ínter departamentales y así lograr objetivos específicos que contribuyan a la consecución de la finalidad del a empresa.. Naturalmente, la estructura organizacional no es ni debe ser estática, sino por el contrario, debe ser dinámica, flexible y actualizada de tal forma que pueda ajustarse a los cambios que ocurren en el entorno en el que opera la empresa.. La estructura formal de una organización se observa a través del organigrama. IMEC S.A. posee un organigrama bien definido, con cantidad reducida de niveles jerárquicos, lo que hace que la estructura de la empresa sea bastante sencilla. (Ver ANEXO 3). La importancia fundamental de tener un organigrama bien diseñado, es que se pueden notar anomalías como: excesiva cantidad de niveles jerárquicos, subordinación múltiple, duplicación de departamentos con funciones similares, exceso o falta de control, entre otros.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES DE COMPETENCIASS Y Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 42.

(43) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. En cuanto a personal se refiere, le permite identificar su lugar dentro de la organización, su jefe, su nivel jerárquico, con quién relacionarse, y a quién acudir en un determinado momento.. 2.7 FLUJO2.7 FLUJO DE OPERACIONES DE IMEC S.A.. El flujo que describiremos a continuación corresponde a obras o proyectos en los cuales se parte de la iniciativa del cliente para realizar una proyección de la labor a desarrollar al igual que los costos en que se incurrirán y concluye con la entrega del producto final con su respectiva factura (Ver Anexo 4). En este sentido IMEC tiene claro que la atención al cliente es un punto fundamental para el logro de sus objetivos, por lo cual sus esfuerzos están ampliamente encaminados a mejorar continuamente esta parte del servicio contribuyendo al máximo con la satisfacción de los clientes.. El flujo de operaciones de IMEC comienza con las alternativas que tiene el cliente para llevar a cabo un contacto con la empresa, con el fin de obtener información sobre el desarrollo de un trabajo en particular. Estas alternativas se manifiestan en la comunicación telefónica, comunicación vía fax, por medio de la red (Internet) y por medio de la visita directa del interesado en las instalaciones de la empresa, donde cuenta con una cómoda área de recepción y el personal apto para su. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES DE COMPETENCIASS Y Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 43.

(44) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. atención. Además de esto, la empresa se anticipa a la necesidad de los clientes a través de su gestión de mercadeo, en la cual ofrece sus servicios, vende una mejor imagen de la empresa y establece los contactos para una posterior negociación. Para las posibilidades de contacto, la organización dispone de cuatro eslabones en los cuales se puede dar toda la información respectiva al solicitante. Estos cuatro niveles están representados en primera instancia por el Gerente Administrativo, Financiero y Comercial, quien se encarga de brindar credibilidad y seguridad a los clientes cuando sus otras obligaciones así se lo permiten.. Debido al acelerado ritmo de operaciones en que se desenvuelve la compañía se presenta la posibilidad de que dicho primer eslabón no pueda atender a cliente, y es aquí donde entra a jugar la Gerencia de Producción como centro de recepción e información del solicitante del servicio. El diseño de este esquema tiene en cuenta los inconvenientes que pueda tener la Gerencia de Producción, en este sentido, si se presenta alguna dificultad para que dicho departamento pueda brindar la atención necesaria, le correspondería al Departamento Técnico y si este a su vez no cuenta con la disponibilidad inmediata lo atendería el Departamento de Compras en cabeza del jefe de Compras, corte, doblez y rolado, quien como ultima instancia tiene la obligación de atenderlos.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES DE COMPETENCIASS Y Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 44.

(45) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. Una vez que se ha ubicado la instancia de atención se reciben las inquietudes y se aclara la forma en que IMEC desarrolla su negocio. De este paso surge la solicitud de cotización por parte del cliente, en donde la empresa analiza la viabilidad del negocio, diciendo si realiza o no la cotización. En caso de no realizar dicha cotización, la empresa archiva la solicitud con las justificaciones que le servirán de referencia en otros contactos similares, de igual manera se notifica al interesado la decisión tomada por la empresa para dar respuesta a su solicitud.. En caso de que la empresa decida la realización de la cotización, se provee la información al Departamento Técnico, quien analiza todos los ítems implicados y presenta el documento final de cotización que ha de recibir el cliente, quien a su vez decide si contrata o no con la organización.. En este flujo de operaciones IMEC S.A. archiva de forma inmediata las cotizaciones que no son llevadas a cabo como información de retroalimentación para futuros negocios.. Una vezUna vez el cliente ha decidido la realización del trabajo y dependiendo de la magnitud de este existen tres opciones para formalizar la negociación, las cuales son: la elaboración de un contrato escrito, una orden de servicio o una disposición verbal, queda lugar a la apertura de una orden de trabajo.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES DE COMPETENCIASS Y Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 45.

(46) UNIVERSIDAD DE CARTAGENA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL. FRANCISCO NERYS NOVOA FREDYS CALVO ACERO. La apertura de una orden de trabajo es llevada a cabo por el Departamento Técnico, quien debe evaluar las necesidades de mano y de materiales para dicho proyecto. Cuando se tiene el suficiente personal para realización de la obra, se asigna. En caso de ser insuficiente, se elabora. unaelabora una solicitud de. servicio que conlleva a la selección y reclutamiento de nuevo personal bajo el esquema de contratista, los cuales son asignados al desarrollo de la respectiva obra.. Así mismo se deben elaborar los esquemas y planos de despiece que se requieran en el desarrollo del proyecto. Esta labor de diseño es responsabilidad del Departamento Técnico y es realizada por el Asistente Técnico.. La apertura de la orden de trabajo también implica una requisición de materiales, lo cual implica verificar las existencias en el almacén, de haber material suficiente se asigna, en caso contrario, se pasa una solicitud de compra al departamento respectivo, quien debe darle el trámite adecuado de aprobación con la Gerencia Administrativa, Financiera y Comercial. Una vez establecidas las negociaciones pertinentes con los proveedores, se establecen las condiciones de pago y fecha de despachos, se realiza el pedido.. El siguiente paso es el recibo de la mercancía que es auditada por el almacenista y el Departamento de Control de Calidad para un posterior ingreso y utilización en la manufactura de los productos.. DISEÑO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES, PERFILES DE COMPETENCIASS Y Y SELECCIÓN DE PERSONAL PARA LA EMPRESA IMEC S.A. CON IMPACTO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2000. 46.