E
L SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA
FAMILIAR.
En un principio fue el fundador y quizás su esposa también quienes empezaron con el negocio. No había horario, no había tarea que le rehuyeran. Realizaban las compras, trataban con los proveedores, ordenaban la mercadería, vendían en mostrador y también visitaban clientes, realizaban las cobranzas y hacían los trámites en el banco, BPS. DGI, etc. Con el tiempo los hijos ingresaron a la empresa. El negocio marchaba bastante bien, se habían incorporado un par de productos nuevos y se había ampliado el local. El Banco les daba crédito y tenían buenas oportunidades por delante. Todos hacían su mejor esfuerzo. Aun así, el fundador no tenía descanso, temía delegar algunas tareas pues las consideraba riesgosas si él no las tenía bajo su control
Y así, con el tiempo, la familia y la empresa crecen y aparecen los riesgos de la sustentabilidad y continuidad de la empresa familiar.
Trabajar en una empresa familiar significa una elevada carga emocional que promueve naturalmente conflictos entre aspectos de negocio y personales, por lo que resulta muy importante establecer mecanismos de control interno que contribuyan a reducir sus efectos. Sin embargo, el conflicto y las tensiones familiares son inevitables y no siempre son negativas, pues pueden servir para promover la necesaria renovación estratégica y organizacional de la empresa, siempre y cuando, existan lineamientos generales de control interno cuyo funcionamiento sea monitoreado por el consejo de administración.
La complejidad de la familia.
Indica el número de personas y variedad de relaciones que existen en una empresa familiar.
La complejidad familiar crece con el paso del tiempo. (más hijos, sus cónyuges, sobrinos, primos, nietos)
La complejidad de la empresa Indica el número de elementos y relaciones que existen dentro de la empresa y de la empresa con su entorno. Tiene que ver con el tamaño, sector, nivel de internacionalización, conocimientos especiales, grado de diversificación, etc.
Más complejidad implica menor predecibilidad
Cuanto más complejas sean la familia y la empresa, más desarrollada deberá estar la estructura de la organización para evitar riesgos.
DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA
Existe una “fórmula” que vincula la complejidad de la empresa familiar con su estructura, que bien aplicada, da los mejores resultados.
Uno de los cinco puntales para la profesionalización de la empresa familiar y por ende para reducir el riesgo de una estructura débil es desarrollar las “Prácticas de Gestión” Cuánto más se avance en el desarrollo de la estructura menor será el riesgo de impacto por el crecimiento de la familia y la empresa.
En este artículo nos ocupamos de las “Prácticas de Gestión” y en especial al “Sistema de Control Interno” que en el caso de la empresa familiar tiene un beneficio que promueve la sustentabilidad de la empresa.
Muchas de las empresas familiares no consideran conveniente usar en su negocio, ciertas herramientas de control y gestión eficientes, porque no las creen aplicables a su estructura dado su tamaño, que consideran pequeño o porque creen que aún están en desarrollo, y optan por un manejo más familiar y “práctico” de la empresa. Sin embargo, a medida que van creciendo e incorporando personal haciendo más complejas sus operaciones quedan en evidencia las dificultades en la gestión de la empresa. Siempre es mejor establecer las
medidas de control desde un inicio para crecer estructurado y con orden, facilitando así la gestión y el logro de los objetivos a lo largo de toda la organización.
Principales riesgos de la empresa familiar Riesgos operacionales:
• Egresos de caja chica para gastos diferentes a la operación de la empresa. • Transacciones financieras sin documentación suficiente.
• Ajustes manuales contables.
• Incumplimientos de condiciones de venta con clientes vinculados a familiares. • Descuentos especiales a clientes relacionados.
• Incumplimiento o excesiva flexibilidad en las cuentas por cobrar.
• Compras a proveedores no seleccionados acorde a lo procedimientos de la empresa. • Tolerancia sobre incumplimiento de proveedores vinculados con la familia.
• Pérdida de oportunidades con nuevos proveedores por mantener fidelidad con proveedores con vínculos familiares.
Riesgos de RRHH
• Contratación de familiares sin respetar la normativa interna o necesidades de la empresa.
• Promociones de miembros familiares sin justificación para la empresa. • Aumentos salariales no consistentes (con la política de la empresa).
• Asignación de horas extras por miembros de la familia sin seguir el procedimiento aprobado en la empresa.
Riesgos en la concentración de tareas
• Conflicto de intereses. Ejemplo: un mismo empleado tiene a cargo la gestión y la contabilización.
Estos riesgos se reducen con la implementación de un Sistema de Control Interno para la empresa.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
“El control interno es el conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr, a través de una efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización”. (Enrique Fowler Newton, Tratado de Auditoría).
Objetivos específicos
• Protección de los recursos y activos en cuanto a su desaprovechamiento, pérdida y uso indebido.
• Cumplimiento de las metas trazadas por la administración de la Empresa.
• Garantizar una información confiable y veraz.
• Evaluar la eficiencia, eficacia, economía de las operaciones para garantizar una correcta ejecución de las funciones y actividades.
• Prevenir errores, riesgos e irregularidades.
• Idoneidad y eficiencia del recurso humano.
• Crear conciencia de control.
Características del sistema de control interno
• Forma parte de los sistemas contables, financieros, operacionales y administrativos de la Empresa. No es un sistema aislado.
• Garantiza una información exacta, veraz y oportuna, como base para la
presentación de informes operativos, administrativos y financieros de la Empresa.
• Lo establece y mantiene la máxima autoridad de la Empresa: La Dirección la cual institucionaliza un Sistema de Control Interno adecuado a la naturaleza y objetivos de la Empresa.
Elementos del control interno
• Definir políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos.
• Delimitación de niveles de responsabilidad y autoridad.
• Normas para la protección y utilización de los recursos.
• Dirección y administración del personal.
Para la implementación del Sistema de Control Interno es necesario adherir a ciertos principios fundamentales:
• Deben fijarse claramente las responsabilidades de cada puesto de trabajo. • La contabilidad y las operaciones deben estar separadas.
• Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una transacción comercial.
• Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente a todo el personal (familiares o no). • Las instrucciones de cada puesto deben estar por escrito
Se espera:
• Mejores resultados de la operación • Menor margen de error
• Información financiera a tiempo
• Comparación y análisis del plan vs resultados
• Previsión de controles en caso de expansión de la empresa
El control interno no es un fin en sí mismo, sino un medio para lograr ciertos objetivos. Los controles internos no deben ser añadidos como una carga inevitable sino embeberlos en la infraestructura de una organización de manera que no la entorpezcan sino que favorezcan el logro de sus objetivos. Esto permitirá, en el caso de las empresas familiares que la empresa se pueda sostener sobre una estructura sólida, animando además a la Dirección a delegar ciertas tareas ejecutivas de las cuales no se había podido desprender aún.
Cra. Ivonne Casulo
