2020
INFORME DE GESTIÓN
MARCO
FILISÓFICO
Visión
Misión
Valores
Solidaridad, Honestidad, Democracia, Organización, Participación, Fraternidad, Responsabilidad, Autonomía, CredibilidadMejorar la calidad de vida de nuestros asociados, beneficiarios y comunidad
en general a través de la prestación de servicios de
previsión, ahorro, crédito, salud y bienestar social. Para el 2021 estar posicionados en los principales barrios de la comuna 13 y en zonas aledañas a través de la visibilidad de marca y fortalecimiento del portafolio de servicios.
ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN
Y ASESORÍA
JUNTA DIRECTIVA
JUNTA
CONTROL SOCIAL
REVISORÍA
FISCAL
Principales
Principales
Principal
Suplentes
Suplentes
Suplente
ü
Julio Jairo Ortega Zapata
ü
Adelaida Alcocer Villa
ü
Hernán Antonio Herrera
ü
Angela María Posada
ü
Bernardo Antonio Agudelo
ü
Jaime Alonso Mesa
ü
Roberto de J. Muñoz
ü
Luis Octavio Castaño
Hector Alberto Ortiz
ü
Dora Alba Valencia Arrieta
ü
Guillermo Mauricio Giraldo
ü
Benicio Abad Alvarez Peña
ü
Oscar Ignacio Sierra
ü
Jhon Jairo Jaramillo
ü
Ana de Jesús Corrales
ü
Jhon jairo Jaramillo
ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN
Y ASESORÍA
EQUIPO DE
TRABAJO
ADMINISTRACIÓN
EQUIPO DE
TRABAJO
IPS
ü
Nelly Yaned Díaz Vargas
ü
Liliana María Amariles
ü
María Eugenia Lopera
ü
Adriana Patricia Vásquez
ü
Hortensia Alvarez Peña
ü
Yamile Loaiza
ü
Diana Lucia Isaza
ü
Wbielle Yepes Alvarez
ü
Liliana Gutierrez
INFORME DE GESTIÓN
JUNTA DIRECTIVA Y
INFORME DE GESTIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA Y LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
BIENVENIDA
Señores Delegados; sean todos bienvenidos a este encuentro anual tan importante para nuestra Mutual. Que el Espíritu Santo nos ilumine en el día de hoy para que tomemos decisiones correctas en busca del crecimiento de la institución.
Dios los bendiga
Presentación General
Es satisfactorio para el equipo de trabajo de la Mutual: Junta Directiva, Dirección Administrativa y empleados informar que seguimos avanzando en la construcción de una mutual bajo una visión empresarial, aunque el caminar ha sido lento, cada paso dado ha sido firme y siempre buscando la continuidad de la mutual y el mejoramiento de la calidad de vida de los asociados y sus familias.
El 2019 fue un año de grandes retos, el primero, modificación de las políticas de crédito: cambiar una práctica de más de 55 años fue un gran desafío, fueron muchos los temores, entre ellos, un retiro masivo de asociados por inconformismo, la disminución en más de una 50% en los ingresos por intereses, el decrecimiento en la captación de ahorros y unos cuantos más. Pero hoy podemos decir con alegría y entusiasmo que la manera como afrontamos este reto fue la correcta, cada decisión tomada nos ayudó a disminuir el impacto negativo que un cambio como éste podría causar. Al final se cumplieron los objetivos de avanzar como empresa mutualista en lo que se refiere al servicio de crédito, minimizar riesgos y hacer que este servicio fuera más accesible y favorecedor para todos los asociados.
El segundo reto se refiere a la situación de violencia en el sector que durante años nos ha acompañado y que en el 2019 estuvo presente a lo largo de casi todo el año, los conflictos entre los barrios, las fronteras invisibles y el desplazamiento de las familias a otros barrios o sectores de la ciudad, han influido para que algunos de nuestros asociados se retiren. La implementación de nuevos medios de pago
ha ayudado a evitar un incremento de retiros por este motivo y seguimos trabajando para disminuir este impacto.
El tercer reto, la competencia, en los últimos años la oferta de planes exequiales a muy bajo costo ha sido una de la causas por las que los asociados migran a otras instituciones, brindar una buena atención a nuestros asociados, beneficiarios y comunidad en general ha sido nuestra estrategia. Por ello en el 2019 el objetivo principal fue buscar la fidelidad y lealtad de éstos. En Asociación Mutual San Javier estamos convencidos que los asociados son la razón de ser de la entidad y que un cliente satisfecho no se va. Tenemos un equipo de trabajo comprometido en brindar un buen servicio, en el 2019 fortalecimos las relaciones con nuestros asociados.
Un cuarto reto, cumplir con la normatividad y regulaciones del gobierno. En los últimos tres años ha habido un bombardeo de normas que si bien no se desconoce que son para fortalecer la organización de las instituciones y disminuir los riesgos que en el día a día estamos expuestos, ya sea a razón de la ejecución del objeto social o a factores inherentes a éste, no deja de convertirse sobre todo para las microempresas, en un tema desgastante y consumidor de recursos: humanos, financieros, materiales y tecnológicos, que muchas veces no nos dejan avanzar al paso que queremos. Encontrar el equilibrio entre cumplir con la norma y no afectar éstos recursos, ha sido la tarea. Y para ello, lo primero que se ha hecho en la mutual es fortalecer el talento humano a través de capacitaciones acordes a las funciones que cada uno desarrolla. Una segunda tarea, es apoyarnos de la parte tecnológica, mejorando el software de la mutual y como tercera contratar asesores en las diferentes áreas, para poder implementar los distintos sistemas de gestión: Sistema de Administración del riesgo Siar (lavado de activos, riesgo de crédito, liquidez, operativo y mercado), Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, Programa de Auditoria para el mejoramiento de la calidad en salud PAMEC, Programa de seguridad del paciente, Sistema único de Habilitación y Sistema de información para la calidad, entre otros.
Realmente son muchos los desafíos a los que día a día nos enfrentamos como institución y como sector, pero estamos convencidos que el amor y el sentido de pertenencia que tenemos por nuestra mutual, es el motor para seguir avanzando y el trabajo en equipo, la estrategia.
En el año 2019 la mutual cumplió 57 años, tiempo durante el cual esta institución ha sido un referente importante para la comunidad del barrio el Socorro, un ente jalonador de progreso, una entidad solida y sostenible que sigue buscando el mejoramiento de la calidad de vida no sólo de las personas afiliadas sino también de la comunidad en general.
COMPORTAMIENTO DE LA BASE ASOCIATIVA
Asociados
En el 2019 se pasó de 2603 asociados de 2658 en el 2018, lo que representa un disminución de 2,069%.
Actualmente, la mutual cuenta con 54 asociados “jubilados”, y su grupo familiar suma 235 beneficiarios.
AÑO Total Asociados Diferencia 2019 2603 -55 -2.069% 2018 2658 2500 2550 2600 2650 2700 2750 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2580 2574 2642 2662 2701 2658 2603
CRECIMIENTO EN LOS ULTIMOS 6
AÑOS
NUESTRA MUTUAL
EN EL 2019
Ingreso de asociados
Se registró una disminución en el número de asociados nuevos de un 21.71%, ocasionado por la situación de violencia de la comuna 13, y que ha presentado como consecuencia que a las personas les de miedo ir a las oficinas de la mutual.
Año Número de Ingresos Diferencia 2019 119 -33 -21.71% 2018 152
En el 2019 se continuaron con algunas estrategias de mercadeo para captar asociados, tales como descuentos en el valor de la afiliación, afiliación gratis y el plan referidos.
Se colocaron carteles promocionando la mutual en la acción comunal, la parroquia y en una de las tiendas más tradicionales del sector.
Se ofreció asesoría directa a las personas no afiliadas, asistentes a los diferentes eventos programados por la mutual.
0 50 100 150 200 2018 2019 INGRESO ASOCIADOS
Retiro de asociados
Los retiros de asociados se disminuyeron en un 10.77%.
Año Asociados Retiro Voluntario Asociados liquidados por faltas Asociados Fallecidos Total Retiros Diferencia 2019 73 85 16 174 -21 -10.77% 2018 64 104 27 195 0 20 40 60 80 100 120 RETIRO VOLUNTARIO
RETIRO FALTAS FALLECIDOS
RETIROS ASOCIADOS
2018 2019 0 20 40 60 80 100 120 2018 2019 64 73 104 85 27 16RETIRO DE ASOCIADOS
Otros datos de la base asociativa
De la base asociativa total, 1824 asociados son mujeres y 779 hombres. De estas mujeres el 46% son cabeza de familia.
Lugar de residencia de los asociados.
El 47% (870 asociados) se encuentra ubicado en el Barrio El Socorro, seguido de San Javier con un 13% (232), Juan XXIII con un 11% (213) , Antonio Nariño con un 10% (184) y la Pradera con un 5% (89).
Es decir que el 86% de los asociados se encuentran ubicados en estos 5 barrios.
70% 30%
SEXO ASOCIADOS
MUJERES HOMBRES SI 46% NO 54%Edad de los asociados 20 DE JULIO 82 4% ANTONIO NARIÑO 184 10% BELENCITO 29 2% BETANIA 2 0% EDUARDO SANTOS 11 1% CORAZON 3 0% PESEBRE 1 0% EL SALADO 64 3% EL SOCORRO 870 47% LA INDEPENDENCIA 3 0% JUAN XXIII 213 11% LA GABRIELA 24 1% SAN JAVIER 232 13% SANTA ROSA DE LIMA
16 1% LA PRADERA 89 5% LOS ALCAZARES 9 0% METROPOLITANO 18 1% N. CONQUISTADORES 6 0%
ASOCIADOS COMUNA 13
Rango de Edad Total asociados %
<21 años 12 0.46% De 21 a 30 75 3% De 31 a 40 219 8% De 41 a 50 493 19% De 51 a 60 865 33% De 61 a 70 612 24% De 71 a 80 254 10% De 81 a 90 70 3% De 91 a 101 3 0.11%
Beneficiarios AÑO TOTAL BENEFICIARIOS DIFERENCIA 2019 14434 -1322 -8.39% 2018 15756
Edad de los beneficiarios
0% 3% 8% 19% 33% 24% 10% 3% 0%
EDADES ASOCIADOS
< 21 >= 21 Y < 31 >= 31 Y < 41 >= 41 Y < 51 >= 51 Y < 61 >= 61 Y < 71 >= 71 Y < 81 >= 81 Y < 91 >= 91 Y < 101Rango de Edad Total beneficiarios % <11 años 924 6% De 11 a 20 1765 12% De 21 a 30 2782 19% De 31 a 40 2367 16% De 41 a 50 1824 13% De 51 a 60 3017 21% De 61 a 70 599 4% De 71 a 80 792 6% De 81 a 90 353 3% De 91 a 101 11 0.076%
COMPORTAMIENTO DE LOS AHORROS
La Mutual durante toda su existencia ha promovido la cultura del ahorro y para el 2019 se continuó fortaleciendo esta tradición tan importante en el mejoramiento de las finanzas personales de nuestros asociados.
En el año 2019 se presentó un aumento en la captación del ahorro navideño de un 0.92% con relación al año 2018.
Reconocimiento de interés sobre los ahorros navideños.
La mutual lleva tres años reconociendo intereses por los ahorros navideños. En el 2019 se presentó un incremento de 1.5% con relación al 2018. La tasa de
captación estimada fue 1% anual.
AÑO VALOR 2019 $7.179.924 2018 $7.073.104 924 6% 1765 12% 2782 19% 2367 16% 1824 13% 3017 21% 599 4% 792 6% 353 3% 11 0%
EDAD BENEFICIARIOS
<11 >= 11 Y < 21 >= 21 Y < 31 >= 31 Y < 41 >= 41 Y < 51 >= 51 Y < 61 >= 61 Y < 71 >= 71 Y < 81 >= 81 Y < 91 >= 91 Y < 101COMPORTAMIENTO DE LOS CRÉDITOS
En el año 2019 se modificaron las políticas de crédito, haciendo mucho más accesible el servicio a los asociados y con mejores facilidades de pago, lo cual contribuye directamente al mejoramiento de su calidad de vida.
Entre las características de la nueva línea de crédito se encuentra la ampliación de plazo a 24 meses, antes los créditos tenían que ser cancelados en 10 meses. El monto de éstos ya no depende de lo ahorrado por el asociado y el codeudor ya puede ser una persona no asociada.
Aunque las nuevas políticas fueron muy favorecedoras para los asociados, el servicio de crédito presentó una reducción en el número de desembolsos de 11.40% con relación al año anterior. Pero, un incremento en el valor de dichos desembolsos por $84.657.600, lo que representa el 19%.
El total de la cartera a diciembre 31 fue de $215.988.892.
AÑO TIPO CREDITO TOTAL CREDITOS VALOR TOTAL PRESTADO 2019 TRADICIONAL (ordinario) 30 $30.404.800 2019 LIBRE INVERSION 133 $384.288.800 2019 RAPICREDITO 342 $115.737.200 TOTAL AÑO 505 $530.430.800 DIFERENCIA -65 $84.657.600 -11.40% 19%
AÑO TIPO CREDITO TOTAL CREDITOS VALOR TOTAL PRESTADO 2018 ORDINARIO 272 $346.890.000 2018 RAPICREDITO 298 $98.883.200 TOTAL AÑO 570 $445.773.200
Rapicreditos.
Se presentó un incremento en el valor desembolsado de los rapicreditos de 17.04% y de 14.76% según el número de créditos.
0 200 400 600 800 2015 2016 2017 2018 2019 701 695 735 570 505
CRÉDITOS OTORGADOS
260 280 300 320 340 360 2015 2016 2017 2018 2019 314 302 354 298 342RAPICRÉDITOS
SERVICIOS IPS
La mutual presta directamente los servicios de salud a través de su IPS, actualmente se tienen habilitados: consulta externa en medicina y odontología e Higiene Oral.
Se presentó un incremento en el número de pacientes atendidos de 4.16%, lo cual representó un aumento en los ingresos de 15.70%.
SERVICIO
No. TOTAL USUARIOS
2019 2018
Medicina 589 710
Odontológico 338 180
Total Usuarios IPS 927 890
0 200 400 600 800 ODONTO MEDICINA 180 710 338 589
PACIENTES ATENDIDOS IPS
SERVICIO MEDICO
AÑO INGRESOS GASTOS EXCEDENTE/PERDID
A
2019 $8.197.600 $14.174.816 -5.977.216
2018 $13.076.000 $12.394.066 681.934
SERVICIO ODONTOLÓGICO
CONSOLIDADO IPS
AÑO INGRESOS GASTOS EXCEDENTE/PERDIDA
2019 $66.513.550 $56.321.355 10.192.195
2018 $57.484.800 $51.387.961 6.096.839
La IPS presentó un incremento de sus ingresos de 15,70% y el resultado final a diciembre 31 fue de excedente por 10.192.195, lo que representa un aumento de 67.17%
CONVENIOS
Se dio continuidad al convenio de la Emi y al efectuado con los comerciantes asociados participantes de las ferias organizadas por la mutual.
CONVENIO NÚMERO DE USUARIOS
2019 2018
Emi 91 117
Día de la Madre 74 105
AÑO INGRESOS GASTOS EXCEDENTE/PERDIDA
2019 $58.315.950 $42.146.539 16.169.411 2018 $44.408.800 $38.993.895 5.414.905
Día del Padre 81 69 Día de Amor y amistad 104 94
Navidad 59 72
TOTAL USO DE CONVENIOS
2019 2018
409 457
La mutual actualmente tiene otros convenios, pero aún los asociados no les ha dado ninguna utilización.
RECONOCIMIENTOS
“RECONOCIMIENTO DE LA ALCALDÍA DE MEDELLÍN”
En el mes de septiembre la Mutual recibió un reconocimiento de parte de la Alcaldía de Medellín y la Secretaria de Desarrollo Social “Planeación del Desarrollo Local y Presupuesto participativo”, y la escogió como una de las “21 historias de Presupuesto Participativo”, destacadas por su impacto a personas y comunidades, calificadas como significativas, por su cobertura, sostenibilidad en el tiempo y liderazgo social, en el período 2016-2019.
Como ya les habíamos contado en otras ocasiones, la Mutual fue ganadora en el año 2016 y 2017, en los proyectos de Fortalecimiento y Consolidación de Unidades Productivas Asociativas. Estos proyectos son auditados por la Alcaldía de Medellín, cada año. Como los resultados de dichas auditorias han sido muy
0 20 40 60 80 100 120 EVENTO MADRE EVENTO PADRE EVENTO AMISTAD EVENTO NAVIDAD EMI 2018 2019
positivos y la Mutual ha demostrado que cada día va mejorando más en sus procesos internos y en los servicios que ofrece, Hoy recibe este reconocimiento de quedar en la historia del Municipio de Medellín, como una institución destacada por mejorar la calidad de vida de sus afiliados, familias y comunidad, tal y como se muestra en el libro “Medellín, Participativa. 21 Historia de Presupuesto Participativo”.
BALANCE SOCIAL
En el 2019, fiel a nuestra Misión, se otorgaron a los asociados y sus familias, los siguientes beneficios:
1) Auxilios exequiales
En el año 2019 se otorgaron 115 auxilios exequiales, por valor de $460.000.000
Año Tipo de Afiliado
Asociado Beneficiario
2019 16 99
2018 27 103
2) Auxilios en Salud
En el año 2019, la mutual otorgó auxilios en salud por un valor total de $11.187.250 y un incremento de 33.12%.
a) Auxilios consulta médica general, por un valor de $2.606.000, presentando un incremento de 7.5%con relación al año anterior.
Año Total Afiliados Beneficiados
Total Auxilios
2019 314 $2.606.000 2018 461 $2.424.000
b) Auxilios para tratamientos odontológicos, por valor de $8.581.250, presentando un incremento de 43.5%
Año Total Afiliados Beneficiados
Total Auxilios
2019 204 $8.581.250 2018 327 $5.979.575
3) Subsidios en Temporada Escolar.
Se continúo con el evento de temporada escolar, evento que aliviana la economía de las familias afiliadas. En el 2019 se beneficiaron 783 personas, correspondientes a 468 familias.
El total del subsidio fue de $5.315.575
Año Tipo de Afiliado
Asociado Beneficiario
2019 126 657
4) Rifa de Mercados
Se realizó mensualmente según mandato de la Asamblea la rifa de un mercado para los asociados. En total fueron 9 mercados por valor de $900.000.
5) Aportes a la Educación Superior.
Se realizó el aporte del 5% a la Educación Superior, en el año 2019 la inversión se hizo en la Institución Universitaria ITM por valor de $891.000, en el proyecto de Almuerzo Estudiantil dentro de la jornada académica, con el fin de mitigar factores de deserción académica en la población del ITM en situación de riesgo alimentario.
6) Apoyo a comerciantes asociados o beneficiarios
Se continuó con la programación de las Ferias para el Día de la madre, el padre, amor y amistad y Navidad, ofreciendo a los comerciantes afiliados la posibilidad de dar a conocer sus negocios, vender sus productos y conseguir nuevos clientes.
Las familias que participan tienen la oportunidad de buscar nuevos ingresos. Además los asociados compradores también se ven beneficiados al adquirir productos a muy buenos precios.
7) Apoyo en actividades comunitarias
a) Programa Buen Comienzo: Por cuarto año consecutivo la mutual presto sin ánimo de lucro sus instalaciones para el Programa Buen Comienzo de la Alcaldía de Medellín en la modalidad de Entorno Familiar, dirigido a madres gestantes y niños hasta los 2 años de edad. La mutual durante 9 meses, dos veces a la semana, facilita sus salones para el desarrollo de las actividades de este proyecto y asume los gastos de energía, acueducto y alcantarillado adicionales al consumo normal que se generan por la ejecución de dichas actividades.
b) Danzas de la tercera edad: Por más de 10 años, la mutual facilita sus salones para las clases y ensayos de danzas, de las personas del grupo de la tercera edad del barrio el socorro.
c) Parroquia San Miguel Febres Cordero: Con el fin de apoyar las
actividades comunitarias desarrolladas por la Parroquia del Barrio El Socorro, la mutual cada año entrega una donación para colaborar con la ejecución de éstas.
EVENTOS
En el año 2019 se continuó con la organización de eventos que beneficien a los asociados y sus familias al igual que a la comunidad en general. Los principales fueron:
1) Fortalecimiento de la Doctrina mutualista
Se continuó con el programa de reinducción a los asociados, se realizaron 3 charlas, con una asistencia total de 31 personas. Esta actividad tiene como objetivo acercar a los asociados a la mutual y formarlos en Economía Solidaria, mutualismo y los reglamentos y servicios de que ofrece la mutual.
Se inició la entrega del coleccionable “Conoce tu mutual, aprende de
mutualismo”, Un ciclo de publicaciones creadas para instruir a los
asociados en economía solidaria y mutualismo. La entrega se está realizando cada 6 meses al total de los asociados.
2) Capacitaciones
Se realizaron varias capacitaciones para la Junta Directiva, control Social, suplentes, revisoría fiscal y empleados, para continuar con el programa de fortalecimiento de todos los colaboradores. En los siguientes temas:
Actualización en funciones y responsabilidades de la Junta Directiva y Control Social.
3) Taller sobre clínica en ventas
En el mes de junio de dictó en las instalaciones de la mutual en convenio con la Cámara de Comercio de Medellín, el taller Clínica en Ventas, una actividad del programa Crecer es Posible, dirigida a comerciantes, microempresarios y emprendedores de toda la comunidad. Se contó con la participación de 12 personas.
4) Brigada de Salud
En el mes de agosto se realizó una brigada de salud con atención médica, odontológica y de optometría, patrocinada por la Funeraria Nazareno, fue dirigida a toda la comunidad, se atendieron 80 personas.
5) Jornada de Salud MIAS.
En el mes de diciembre en convenio con la Secretaria de Salud, se realizó una jornada de salud, donde se convocó a toda la comunidad. Se atendieron las siguientes personas:
Servicio No. Personas Vacunación 37
Pruebas rápidas de VIH y Sífilis 7
Tamizaje de Riesgo cardiovascular 34
Planificación Familiar 4
Asesoría en Aseguramiento 3
Asesoría en salud mental 9
Registro para la localización y caracterización de personas con discapacidad.
3 Total población beneficiada 97
La población beneficiada fueron, asociados, beneficiarios y personas de la comunidad no afiliadas.
6) Ferias
Se continuo con las feria en la temporada de Madres, Padres, Amor y Amistad y Navidad. Se realiza en el primer piso de la sede de la mutual. El ingreso es tanto para los afiliados como para toda la comunidad.
7) Paseo Parque los Tamarindos
En el mes de octubre se retomó las actividades de turismo de la mutual y se realizó un día de Sol en el parque los Tamarindos en convenio con Comfenalco, aunque se realizó publicidad por diferentes medios, sólo se inscribieron 13 personas.
OBSEQUIOS PARA LOS ASOCIADOS
a) Reinducción de asociados y Asamblea
de Delegados: Se
entregaron detalles a los delegados y a los asistentes a cada reinducción.
b) Día de la Madre: Se entregaron 850 obsequios a las Madres asociadas, por valor de $801.000.
c) Día del Padre: Se entregaron 500 obsequios a los Padres asociados, por valor de $$581.600.
d) Día del Niño: Se entregaron en el mes de octubre 50 obsequios a los niños que visitaron las oficinas durante la semana de Hallowen, por valor de $79.200.
e) Navidad: En el mes de diciembre se entregó a los asociados un detalle de navidad por valor de $5.625.200.
f) Rifa de Anchetas:
También en el mes de diciembre se realizó la rifa de 15 anchetas navideñas, por valor de $693.000
AVANCES SOBRE LA GESTIÓN Y LOS RESULTADOS
La mutual se encuentra en un proceso de mejora continua y los cambios han sido bastante notables desde hace tres años. Algunos de los presentados en el 2019 fueron:
1) Gestión en Procesos administrativos
Con el fin de avanzar en la implementación de los diferentes sistemas de gestión, en el 2019 se revisaron y ajustaron algunos procesos operativos.
Se implementaron y documentaron nuevas políticas.
Contratación de personal: se contrato para el mes de enero, febrero y diciembre, 4 niñas nuevas, para apoyar las labores de la temporada escolar.
Se contrató por prestación de servicios, una persona para realizar las funciones de Auxiliar contable y en el mes noviembre se cambió la contadora.
Actualización de inventario de activos: En el mes de diciembre se realizó una actualización al inventario de equipos, muebles y enseres.
Implementación de sistemas de comunicación con los asociados: Se fortaleció la comunicación con los asociados y agraciados a través de la tv, las carteleras, el correo electrónico y el WhatsApp.
Se inicio con el envío a los asociados de tarjetas en las fechas especiales, día de madre, padre, día de la mujer, amor y amistad y navidad.
Educación Financiera a los asociados: A través de la T.V. ubicada en la entrada de la oficina, se inicio la publicación de algunos tips de educación financiera.
Tecnología: Se compraron dos nuevos equipos de cómputo con sus respectivas licencias de Windows.
Al software se le continúan realizando diferentes adecuaciones de acuerdo con las necesidades presentadas, tales como: modificación de la información del asociado para dar cumplimiento al Sarlaft, se adicionó el modulo para la nueva línea de crédito, se agregaron reportes para la construcción de diferentes indicadores.
Facturación electrónica: Se inició el proceso con la empresa Loggro y estamos a la espera que la Dian nos autorice la numeración para facturar.
IPS: Se siguió con las mejoras en la planta física, según los requerimientos de la norma, tales como acondicionamiento del cuarto de almacenamiento de residuos. Se mandaron hacer muebles para el cuarto de aseo y área de lavado de esterilización.
Se contrató una auditoria para verificación de estándares de habilitación según la resolución 2003.
Se contrató una Ingeniera especialista en servicios de salud para que continuara con la construcción del PAMEC.
2) Gestión documental: Se inició el proceso de revisión, depuración,
almacenamiento y recuperación de documentos físicos.
Se diseñaron políticas para la implementación del archivo digital.
3) Gestión del Riesgo: Se aprobó trabajar bajo una gestión basada en
riesgos, según los requerimientos de la Supersolidaria. El sistema en el que más se ha avanzado ha sido en el SARLAFT, estableciendo formatos, políticas, procedimientos. Además se realizó la consulta de todos los asociados en las listas restrictivas. Se inicio actualización de la información de los proveedores y con relación a la actualización de la información de los asociados, se ha avanzado en un 40,63%, Se están realizando el seguimiento a las operaciones de ahorro y crédito y se han enviado los reportes a la UIAF.
4) Gestión en seguridad y salud en el trabajo: Se realizaron los exámenes
de seguimiento a las empleadas y los de ingreso y retiro al personal temporal. Se realizó fumigación de toda la planta física, como cumplimiento
al plan de trabajo. Se colocaron los pasamanos a las escaleras del tercer y cuarto piso de la planta nueva. Se mejoro la iluminación en los salones de reuniones. Buscando además el bienestar y salud de los empleados se compró filtro de agua.
5) Gestión del talento humano: Se fortaleció el conocimiento del personal
en los siguientes temas:
Rol del oficial de cumplimiento
Diplomado virtual para la implementación de la norma de habilitación Resolución 2003 de 2014.
Diplomado virtual en seguridad del paciente.
Capacitación a cajeros.
Diplomado Sarlaft
Foro Administración en Riesgos
Seminario actualización en economía Solidaria, normatividad y SIAR.
Funciones y responsabilidades de los empleadores.
Higiene postural
Administración de cobranza, crédito y cartera
Riesgo de cartera
Fundamentos para la aprobación del crédito
Seminario Taller SARL
Sistema de Seguridad y salud en el trabajo. Estándares mínimos.
6) Gestión comercial:
Se trazó el objetivo de fidelizar a los asociados y para ello, se aumentó el rubro de publicidad en el presupuesto del 2019. Se incrementó el número de detalles para fechas especiales (día de madre y día del padre) y por primera vez se entregó en el mes de diciembre un obsequio a todos los asociados.
Se realizaron diferentes ofertas para el ingreso de asociados nuevos.
Se realizó asesoría directa en las diferentes brigadas de salud.
Implementación de publicidad a través del WhatsApp.
Se realizó encuesta de satisfacción en enero de 2020.
Para la temporada escolar 2020, se mandaron a hacer bolsas ecológicas estampadas con el logo de la mutual.
7) Gestión ambiental: Se implementó política de menos papel, lo cual
además de contribuir con el medio ambiente reduce los gastos de papelería.
Comentarios sobre los resultados del ejercicio.
Como se informó en la presentación inicial de este informe el 2019 fue un año de grandes desafíos para la mutual como institución, pese a ello, se obtuvo un resultado positivo en los excedentes. Factores como la reducción en el número de fallecidos 15 menos que el año 2018, menos ingreso de asociados nuevos y el decrecimiento en los ingresos por intereses de los créditos de consumo, influyeron para que los excedentes del 2019 presentaran una disminución.
RESULTADOS ENCUESTA DE SATISFACCIÓN
