VICENTE ROCAFUERTE
DE GUAYAQUIL
Maestría en Contabilidad y Auditoría
TITULO:
“DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA CONTABLE DEL CONDOMINIO DE PROPIEDAD HORIZONTAL
CENTRUM DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL”
Tesis Presentada en Opción del Grado de
Magíster en Contabilidad y Auditoría
AUTORA
LCDA. JOHANA MARIELIZA PILACUÁN CADENA
TUTOR
ECO. CPA. JOSÉ ERNESTO PAZMIÑO ENRÍQUEZ, MBA.
Guayaquil – Ecuador
Este trabajo es tu esfuerzo Jesús, has logrado que mi vida alcance muchas metas de las que aún no dejo de sorprenderme, eres tú la fuente principal de todo lo que he logrado, por eso y por la razón máxima de permitirme existir este trabajo es tuyo mi ángel.
A mis padres los formadores de mi vida, por ustedes este logro mis amores, por sentir mis tropiezos y debilidades como si fuesen suyas, fundando en mi las bases suficientes para ver aquellos obstáculos como una nueva oportunidad para lograr el éxito.
A mi Mamita Clorinda, mi segunda Mamá a quien amo profundamente tu apoyo es siempre fundamental en mi vida, este trabajo también es tuyo viejita, tus oraciones llegaron al cielo.
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios mi fuente de paz y sobre todo mi mejor amigo, quien durante todo este tiempo ha permanecido junto a mí con ese amor que me mantiene fortalecida en el amor y la fe.
A mis padres, hermanos y sobrinitos, gracias por su apoyo incondicional, es mi mayor bendición.
A la Universidad Laica Vicente Rocafuerte, sus Directivos y mis Maestros que durante dos años compartieron generosamente sus conocimientos, siendo guías y consejeros para una mejor formación profesional.
A mi tutor de tesis, Eco. Ernesto Pazmiño, por su responsabilidad, ayuda y dirección eficaz en el desarrollo de mi trabajo.
Guayaquil, julio del 2012
Yo, Lcda. Johana Pilacuán Cadena declaro bajo juramento que la autoría del presente trabajo me corresponde totalmente y me responsabilizo con los criterios y opiniones científicas que en el mismo se declaran, como producto de la investigación realizada por mí.
De la misma forma cedo mis derechos de autor a la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil; según lo establecido por la ley de Propiedad Intelectual; por su Reglamente y Normativa Institucional vigente.
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR DE LA TESIS
Guayaquil, julio del 2012
Certifico que el trabajo titulado “DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA CONTABLE DEL CONDOMINIO DE
PROPIEDAD HORIZONTAL CENTRUM DE LA CIUDAD DE
GUAYAQUIL”, ha sido elaborado por la Lcda. Johana Pilacuán Cadena, bajo mi tutoría y que el mismo reúne los requisitos para ser defendido ante el tribunal examinador que se designe al efecto.
La empresa “CONDOMINIO CENTRUM” es la administradora del condominio CENTRUM, más conocido en la ciudad como el CONDOMINIO PORTA, cuya actividad corresponde a la administración de bienes inmuebles, obteniendo sus ingresos por medio del cobro de expensas comunes para cubrir gastos de mantenimiento, sin que la empresa sea con fines de lucro.
La presente tesis se sustenta en dos investigaciones, la primera bibliográfica con temas relacionados con la actividad de la empresa y de sistemas de control interno; la segunda investigación es de campo donde se toma contacto con los problemas o anomalías en el lugar de los hechos, donde se los observa y se los describe.
En el manual realiza la representación de cada uno de los procesos contables que tiene la empresa con el fin de ir especificando los controles necesarios para así evitar posibles errores humanos y la pérdida de recursos, salvaguardando los activos de la empresa.
3. Planteamiento ... 2
4. Objetivo de la Investigación ... 3
5. Campo de acción ... 3
6 Objetivos ... 3
7 Marco Teórico ... 4
8 Hipótesis ... 15
9 Metodología de la Investigación ... 15
10 Productos Obtenidos ... 16
11 Novedades y aporte teórico y práctico de la Investigación ... 16
CAPITULO 1 ... 18
FUNDAMENTACION TEORICA 1.1 La Empresa ... 18
1.2 Manual de Control Interno... 21
1.3 Sistema de Control Interno ... 25
1.4 Métodos de Evaluación de Control Interno ... 29
1.5 Auditoría Interna ... 37
1.6 Procedimientos para realizar una Auditoría de Gestión ... 44
CAPÍTULO 2... 49
EVALUACIÓN DIAGNOSTICA 2.1Diseño de la Investigación ... 49
2.2 Tipo de Estudio ... 49
2.3 Universo ... 52
MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA CONTABLE DE LA EMPRESA “CONDOMINIO CENTRUM”
3.1Presentación del Manual ... 62
3.2 Definiciones y Abreviaturas Generales ... 62
3.3. Elaboración de libros Bancos ... 63
3.4 Conciliaciones Bancarias ... 67
3.5 Manejo de caja chica ... 70
3.6. Realización de Aprobación de Cheques ... 73
3.7 Elaboración de los comprobantes de egreso, ingreso, retenciones, viáticos, banco y ajustes ... 76
3.8 Redacción de Información de Origen Contable de la Empresa ... 79
3.9 Elaboración de los Estados Financieros ... 82
3.10 Elaboración de Proyecciones Financieras ... 85
3.11 Elaboración de Roles de Pago ... 88
3.12 Declaración de Impuestos de la Empresa ... 91
3.13 Planillas de Aportes y demás tramites en el IESS ... 94
3.14 Relación Costo - Beneficio ... 97
Conclusiones ... 100
Recomendaciones ... 101
1 1.2 JUSTIFICACION
Las actuales circunstancias en que funcionan muchas empresas evidencian la ausencia de políticas contables eficientes, que permiten la merma de eficiencia contable de la institución.
Ante este desorden empresarial emergen la herramienta de control, Manual de Control Interno, cuyo propósito es promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los servicios; proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales y elaborar información financiera válida y confiable.
Control interno, es una expresión que se utiliza con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades
Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado manual de control interno. Con empresas que tienen más de un dueño, como es el caso de CONDOMINIO CENTRUM y varias tareas delegadas, haciéndose necesario contar con un adecuado control interno.
2 3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
CONDOMINIO CENTRUM, en la actualidad tiene desfase en el cumplimiento de sus obligaciones con los proveedores, SRI, copropietarios, y otros clientes internos, debido a que no existe un documento que reglamente las actividades que se desarrollan en el Departamento de Contabilidad. La falta de este manual de control interno permite que se generen documentos mal elaborados, se realicen dobles actividades y la pérdida de recursos, que repercuten en la eficiencia de la empresa.
Por ello es importante que como toda empresa mantenga y utilice un Manual de Control Interno adecuado a sus actividades tanto contable como administrativas, que permita generar controles adecuados dirigidos a la efectividad de sus funciones operativas, además de regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa, como también otorgará trasparencia y confianza a la gestión institucional.
El manual de control interno para el área contable, es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en el área contables del CONDOMINIO CENTRUM.
Por lo antes mencionado, la problemática de esta investigación se podría formular de la siguiente manera:
3 política interna que permita optimizar la gestión empresarial del CONDOMINIO CENTRUM en la ciudad de Guayaquil?
4. OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN.
El objeto de la presente investigación es diseñar un Manual de Control Interno del área contable para la empresa CONDOMINIO CENTRUM, que permita salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y contable, estimular la observación de las políticas prescritas; y, lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
5. CAMPO DE ACCIÓN
El campo de acción de esta investigación le corresponde a las áreas o unidades administrativas y contables del CONDOMINIO CENTRUM, ubicado en la Avenida Francisco de Orellana y Alberto Borges, apegado específicamente al control Interno de la empresa, teniendo acción significativa sobre la obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente para la gestión y el control y de otro tipo de información no financiera útil como elemento para la gestión y el control, adicionalmente procura adoptar medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.
6. OBJETIVOS Objetivo general
4 propias del área, lo que permitirá optimizar la gestión contable y financiera del CONDOMINIO CENTRUM.
Objetivos específicos
Efectuar un levantamiento de la información y documentación por cada uno de los procesos contables que actualmente tiene la organización a fin de establecer con certeza sus actividades.
Determinar mediante pruebas de control, los focos de riesgo existentes en las operaciones contables y financieras que mantiene la empresa.
Identificar los procedimientos críticos que deben ser rediseñados y/o mejorados en su rendimiento.
Establecer la existencia y el cumplimiento de políticas y normas internas adoptadas para el desarrollo de las actividades contables y financieras de la empresa.
Evidenciar la confiabilidad de la información contable, en base a los controles existentes.
Optimizar el tiempo estimado para cada procedimiento contable.
7. MARCO TEÓRICO
Auditoría de Gestión1
La Auditoría de Gestión aunque no es tan desarrollada como la Financiera, si es de igual o mayor importancia que esta última, pues sus efectos permiten mejorar en forma apreciable el desempeño de la organización.
1
5 La denominación auditoría de gestión funde en dos clasificaciones que tradicionalmente se tenían: auditoría administrativa y auditoría operacional.
Concepto
Para entender el concepto de auditoría de gestión es necesario conocer los conceptos tradicionales de auditoría administrativa y auditoría operacional que fueron remplazados por este último.
Wiilliam P. Leonard presenta la siguiente definición de Auditoría administrativa:
La Auditoría administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa de una institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales.
Joaquín Rodríguez Valencia 2plantea una definición de Auditoría Operacional así:
6 Los dos anteriores conceptos se han venido manejando de manera tal que se hacía una diferenciación entre auditoría administrativa y auditoría operacional, cuando en la realidad eran dos nombres para un mismo proceso, pues en la práctica no existían diferencias notables entre una y otra.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública de Colombia, en su pronunciamiento presenta la siguiente definición de Auditoría de Gestión:
La auditoría de gestión es el examen que se realiza a una entidad con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el Ente.
Sin embargo, siguiendo el mismo método para realizar los conceptos de Auditoría, es posible afirmar que auditoría de gestión es: examen crítico, sistemático y detallado de las áreas y Controles Operacionales de un ente, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la eficacia eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad del mismo.
El concepto de auditoría de gestión, con su preocupación de control operativo, es el puente, y a veces el catalizador entre una auditoría financiera tradicional, y un método de servicios administrativos para solucionar el problema de un tiempo. Constituye un ingrediente necesario en la plena implantación de la auditoría integral.
7 Igualmente, presentan preguntas específicas para hacer resaltar elementos de control significativos. En éste generalizado enfoque, el auditor se siente comprometido para revisar y evaluar los controles operacionales haciendo notar que el objetivo primario de la auditoría de gestión, es dar relevancia a aquellas áreas en donde haya reducción de costos, las mejorías en operación, o la mayor productividad que pueden lograrse mediante la introducción de modificaciones en los controles administrativos y operacionales, o en los instructivos de políticas, o por la acción correctiva correspondiente.
La ventaja de ver a la empresa como una totalidad permite al auditor ofrecer sugerencias constructivas, y recomendaciones a un cliente para mejorar la productividad global de la compañía. Es así como la implantación con éxito de la auditoría de gestión puede representar un aporte valioso a las relaciones del cliente.
Esta auditoría tiende, entre otros propósitos, a determinar:
Si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades o funciones;
Si la entidad alcanzó los objetivos y metas previstos de manera eficaz y si son eficaces los procedimientos de operación y de controles internos; y,
Las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas.
8 Economía
Se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren y utilizan los recursos humanos, financieros y materiales, tanto en la cantidad y calidad apropiadas, como al menor costo posible, y de manera oportuna.
Es decir:
Los recursos idóneos;
En la cantidad y calidad correctas;
En el momento previsto;
En el lugar indicado; y
Al precio convenido.
Para que una entidad trabaje con economía, es necesario querespecto a los activos fijos tangibles, los inventarios, los recursos financieros y la fuerza de trabajo; no se compre, gaste y pague más de lo necesario.
Para conocer si se cumple lo antes expuesto, el auditor deberá comprobar, entre otros aspectos, si la entidad invierte racionalmente los recursos, a saber, si:
Utilizan los recursos adecuados, según los parámetros técnicos y de calidad;
Ahorran esto recursos o los pierden por falta de control o por deficiencias condiciones de almacenaje y de trabajo;
Utilizan la fuerza de trabajo adecuada y necesaria;
Los trabajadores aprovechan la jornada laboral, etc.; y
9 El análisis de los componentes del costo total también puede brindar información útil que permita determinar gastos excesivos, innecesarios e indebidos.
Eficiencia
Se refiere a la relación entre los recursos consumidos (insumos) y la producción de bienes y servicios. La eficiencia se expresa como porcentaje, comparando la relación insumo – producción con un estándar aceptable (norma). La eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumos.
Trabajar con eficiencia equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus actividades siempre bien. Una actividad eficiente maximiza el resultado de un insumo dado o minimiza el insumo de un resultado dado.
Entre otros, debe lograr:
Que las normas de consumo o gastos sean correctas y que la producción o los servicios se ajustan a las mismas;
Que los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el servicio prestado sean los mínimos;
Que las normas de trabajo sean correctas;
Que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas;
Que se cumplan los parámetros técnicos – productivos, en el proceso de producción o de servicio, que garanticen la calidad requerida; y
10 Debe tenerse en cuenta que la eficiencia de una operación se encuentra influenciada no únicamente por la cantidad de producción, sino también por la calidad y otras características del producto o del servicio ofrecido.
El resultado del trabajo del auditor será determinar el grado de eficiencia en la utilización de los recursos humanos, financieros materiales y naturales en el desempeño de las actividades propias de la entidad, basado en consideraciones factibles, de acuerdo con la realidad objetiva del momento en que la entidad realizó su gestión.
Eficacia
Es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas y otros efectos que se había propuesto.
Este aspecto tiene que ver con los resultados del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse:
Que la producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperadas; y
Que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado.
El auditor deberá comprobar el cumplimiento de la producción o el servicio y hacer comparaciones con el plan y los períodos anteriores para determinar progresos o retrocesos. Debe también considerar la durabilidad, belleza, presentación del producto, si fuese el caso y grado de satisfacción de aquellos a quienes está destinado.
11 Control interno
Control Interno es una herramienta de apoyo administrativo empresarial para suprimir y / o disminuir significativamente la multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones.
Las numerosísimas normas y reglamentaciones, sean éstas de carácter impositivas, laborales, ecológicas, de consumidores, contables, bancarias, societarias, bursátiles, entre otras, provenientes de organismos internacionales, nacionales y municipales, obligan a las administraciones de las organizaciones a mantenerse muy alerta ante los riesgos que la falta de cumplimiento de las mismas significan para sus intereses.
A ellos deben sumarse la necesidad de constatar el cumplimiento tanto de las normativas internas, como de diversas normas en materia de seguridad y control interno, así como también verificar la sujeción de las diversas áreas o sectores a las políticas de la empresa.
Control interno contable.
12 Manual de control interno3
El manual de control interno (Procedimientos) es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realizan en una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos, servicios, etc.
Requiere identificar y señalar ¿Quién?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿para qué? , ¿por qué?, de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente tomando como base los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de la entidad de salud ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores.
Establer con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus
3
13 respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.
Objetivos de un Manual de Control Interno
El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad para complementar los controles de organización.
Definir claramente las funciones y las responsabilidades de cada departamento y de cada funcionario, así como la actividad de la entidad de salud, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos de la entidad de salud basados en datos de registro y documentos contables diseñados para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la entidad de salud, conocido como evaluación y auto-control que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
14 necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios.
Elementos de un Manual de Control Interno4
Los Manuales de Control Interno (procedimientos), se desarrollarán para cada una de las actividades, áreas u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos del de la entidad de salud. En dichos Manuales quedarán claramente especificados los siguientes puntos:
Establecer objetivos.
Definir políticas, guías, procedimientos y normas. Sistema de organización.
Limitación de autoridad y responsabilidad.
Normas de protección y utilización de los recursos.
Sistema de méritos y sanciones para administración del personal.
Aplicación de recomendaciones. Sistemas de información. Procedimientos y normas.
Métodos de Control y Evaluación de la gestión. Programas de inducción y capacitación del personal. Simplificación de normas y trámites de los procedimientos.
4
15 Sistema de contabilidad.
Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permiten tomar decisiones financieras.
Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura o configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada, integrado de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.
8. HIPÓTESIS / IDEAS A DEFENDER.
16 9. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN5
La metodología aplicada en este estudio hace referencia a un diseño operativo que ayude a solventar y mejorar las debilidades encontradas en el funcionamiento del servicio que brinda la administración del CONDOMINIO CENTRUM, y del evaluada; para lo cual se utilizó varias herramientas tales como: la observación científica a través del análisis de documentos financieros.
Además de enfocarse en una investigación de campo descriptivo, permitiendo hacer más efectivo el diseño de control interno, ayudando así a mejorar, calidad, eficiencia y eficacia de las operaciones, protección de recursos y cumplimiento de disposiciones legales.
La investigación será aplicada, descriptiva y explicativa; usando análisis y la síntesis como métodos para el adecuado desarrollo de la misma.
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17 10. PRODUCTOS OBTENIDOS
Al finalizar la presente investigación se obtendrá un Manual de Control Interno para el área contable, que permita denotar los factores que afectan el rendimiento administrativo del CONDOMINIO CENTRUM.
Esta herramienta denotará normas; y procesos de detección de deficiencias, cuando estas no se han cumplido. Además de evaluar el rendimiento, con información cuantitativa que permitirá medir la eficiencia y eficacia con la que el trabajo se ha efectuado.
11. NOVEDAD Y APORTE TEÓRICO Y PRÁCTICO DE LA INVESTIGACIÓN
El Control Interno es una herramienta de suma importancia para salvaguardar y proteger aspectos tales como de índole financiero, económico, etc. Pues su debida utilización trae consigo que en las entidades permanezca un debido orden.
La utilización del Control Interno en las entidades permite que se reduzcan en gran magnitud un sin número de factores, que afectan la eficiencia operativa, ya que obliga a los elementos financieros y administrativos a ser mayormente controlados.
18 Además, educa a los directivos y trabajadores en la utilización de la gestión de riesgos como instrumento para la toma de decisiones.
19 CAPITULO 1:
FUNDAMENTACION TEORICA
1.1 LA EMPRESA.
La empresa EDIFICIO CENTRUM, es una administradora de bienes inmuebles, que tiene bajo su responsabilidad la administración de los recursos del citado edificio, que es una propiedad horizontal, ubicado en la provincia del Guayas, cantón Guayaquil, en la Av. Francisco de Orellana 1-4-20-27 y Alberto Borges.
INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA6
6
20 El CONDOMINIO CENTRUM más conocido como Edificio PORTA, por ser una propiedad horizontal, cada uno de los copropietarios o arrendatarios debe pagar una alícuota mensual, cuyo valor depende de la cantidad de metros cuadrados que se ocupe.
Tanto el dinero recaudado, como todos los recursos materiales y humanos existentes en el Condominio, son administrados por la empresa CENTRUM, con la finalidad de vigilar que cumplan con los objetivos determinados por el Comité de copropietarios. Es importante resaltar que la empresa administradora no tiene finalidad de lucro.
El CONDOMINIO CENTRUM cuenta con 15 pisos, dentro del cual se genera trabajo directo a 54 personas e indirectamente a más de 100 personas, a través de empresas proveedoras de servicios como es el caso de seguridad, comunicación, mantenimiento, papelería, limpieza, insumos de limpiezas y de oficina. Está ubicado en uno de los polos financieros de mayor crecimiento y desarrollo de Guayaquil, albergando actualmente a las mejores multinacionales que operan en Ecuador.
CONDOMINIO DE OFICINAS CENTRUM7
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21 El Condominio posee un área de 6267 m2, como parte de la Ciudadela Kennedy Norte, al pie de la Av. Francisco de Orellana a sólo dos cuadras del Hotel Hilton Colón Guayaquil, la mejor zona de crecimiento comercial de la ciudad.
El CENTRUM es un condominio inteligente con acabados de lujo, con oficinas a partir de los 220m2, construidas y equipadas con materiales de primera, pensadas en un confortable y cómodo ambiente de negocios, las mismas que, entre otras cosas incluye:
Sistema de iluminación general.
Sistema de aire acondicionado central de manejo independiente por oficina.
Vidrio reflexivo exterior para ahorro energético.
Área de lobby con ocho ascensores capacitados para ahorro energético.
Acceso a escaleras presurizadas para fácil evacuación del CONDOMINIO
Red de circuito cerrado.
Planta eléctrica de emergencia.
Visión.
22 Misión.
Administrar los recursos del CONDOMINIO CENTRUM para que los copropietarios, sus colaboradores y socios comerciales, operen sin inconvenientes.
Valores corporativos.
Responsabilidad.- Involucrar al personal en el cumplimiento de sus funciones.
Proactividad.- Realizar acciones favorables ante posibles eventos que puedan influir en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Disciplina.- La organización, está orientada a trabajar en orden. Lealtad.- Fiel cumplimiento de la normativa legal y los valores de la
administradora bajo principios de honradez, verdad y honorabilidad. Compromiso.- Cumplir con todas las obligaciones que hemos
acordado, para ofrecer el bienestar de los copropietarios.
Puntualidad.- Cumplir a tiempo con los pedidos y necesidades de los clientes.
1.2 MANUAL DE CONTROL INTERNO.8
El manual de procedimientos o de control interno es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
8
23 Las empresas durante todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia
Proceso: Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta a cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgánica.
Procedimientos: Sonmódulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente, en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nómina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales.
24 manuales que orienten la ejecución del trabajo, es más generalizado el uso de procedimientos, por razones de orden jurídico, confirmado por la Constitución y las Leyes.
En este instructivo para tener didácticos los términos "proceso y procedimiento" se emplea en forma análoga, especialmente porque se está describiendo el trabajo de una persona responsable y de allí se origina la descripción del Manual de Funciones.
Objetivos y políticas del manual de control interno
El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad y responsabilidad para complementar los controles de la organización. exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñados para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
25 La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
La correcta disposición de los controles válidos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio, evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios.
Elementos esenciales para practicar auditorías, interventoras y en general evaluaciones internas e independientes o externas.
Contenido del manual de control interno o procedimientos
1.- Título ycódigodel procedimiento.
2.-Introducción: Explicación corta del procedimiento. 3. -Organización: Estructura micro y macro de la entidad. 4.- Descripción del procedimiento.
4.1.- Objetivos del procedimiento
4.2. -Normas aplicables al procedimiento 4.3. -Requisitos, documentos y archivo
4.4. -Descripción de la operación y sus participantes 4.5. -Gráfico odiagrama de flujodel procedimiento
5. -Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
26 1.3 SISTEMA CONTROL INTERNO.9
El Sistema de Control Interno consiste en todas las medidas empleadas en una empresa, para proteger sus recursos contra pérdidas, fraudes o irregularidades; promover la exactitud y confiabilidad de los informes Contables y de Operaciones y juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la organización.
Definiendo el Sistema de Control Interno, es el conjunto de planes, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de la empresa.
Además es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adaptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como, la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas legales vigentes dentro de las prácticas trazadas por la dirección y en atención de las metas u objetivos previstos.
Para ofrecer seguridad razonable y que estén lográndose los objetivos del Control Interno, se debe considerar cinco elementos para su buena operatividad, requiriéndose que estos elementos se encuentren interrelacionados en el proceso administrativo, los mismos que se demuestra a continuación:
9
27 ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO10
Es el conjunto de planes, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitudde la dirección una Empresa.
Además es un sistema integrado por el esquema deorganización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adaptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades operaciones y actuaciones; así como la administración de la información y los recursos, serealicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentesdentro de las practicas trazadas por la dirección y en atención de las metasu objetivos previstos.
Miguel Bravo Cervantes, (2000). Control Interno, San Marcos, Lima
28 Interno y su incidencia sobre las actividades de la entidad y resultados, por lo que, deben tener presente todas las disposiciones, políticas y regulaciones que consideran necesarios para su implantación y desarrollo exitoso.
El Ambiente de Control fija el tono de la Organización al influir en la consecuencia del personal. Este puede considerarse como la base de los demás componentes del Control Interno.
Sistema de Contabilidad.
Consiste en métodos y registros establecidos para identificar, analizar y clasificar los hechos económicos generados como transacciones de una entidad. Así como mantener el Registro del Activo y Pasivo que le son relativos.
Manual de control interno.
Son aquellos procedimientos y políticas que se acondicionan al ambiente de Control y Sistema Contable establecido por la Administración para proporcionar seguridad razonable, con el fin de poder lograr los objetivos específicos de la entidad.
Ambientes SIC (Sistema de información Computarizada).
29 El Sistema de información debe ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control de proceso de los diversos tipos de transacciones.
Eficacia del Sistema de Control Interno.
El Sistema de Control Interno se considera efectivo en la medida en que la autoridad a la que apoya cuente con una seguridad razonable en la información acerca delavance en el logro de sus objetivos y metas y en el empleo de criterios de economíay eficiencia, la confiabilidad y validez de los informes y estados financieros, elcumplimiento de la legislación y normas vigentes, incluida las políticas y losprocedimientos emanados de la propia entidad, esta norma fija el criterio paracalificar la eficacia de un Sistema de Control Interno, basándose en las tres materiasdel control:
•Las operaciones.
•La información financiera.
•El cumplimiento con las leyes, decretos, reglamentos y cualquier tipo denormativa
Auditorías del Sistema de Control Interno.
Deben practicarse auditorías, las que informarán sobre la eficacia y eficiencia delSistema de Control Interno, proporcionando recomendaciones para sufortalecimiento si correspondiera.En el juego de interrelaciones de elementos que configuran y sustentan el Sistemade Control Interno, las auditorías desempeñan un papel importante.
30 técnica válida sobre elestado y funcionamiento de un Sistema de Control Interno.
La naturaleza, extensión y frecuencia de las evaluaciones del Sistema de Control Interno deben variar en función del nivel de riesgo determinado y de la ponderaciónde la importancia del control para reducirlo.
La auditoría debe ajustarse a un método objetivo y sistemático que,razonablemente, incremente la probabilidad de la formación de un juicio acertado.
1.4 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO11
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover eficiencia en la operación y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración.
Según el Boletín 3050 emitido por la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría, dentro de sus generalidades nos explica que el estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir la norma de ejecución del trabajo que requiere que "el auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno existente, que le sirva de base para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoría".
El control interno se divide en:
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31 Control Administrativo.-donde se debe observar y aplicar en
todas las fases o etapas del proceso administrativo.
Control Financiero – Contable.- orientado fundamentalmente hacia el control de las actividades financieras y contables de una entidad.
A la conjunción de estos dos elementos deriva en el Sistema Integral de Control Interno.
La Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos en su boletín 5030, muestra la metodología para el Estudio y evaluación del control Interno, donde recomienda que ese proceso se efectúe por ciclos de transacciones, ya que un estudio por cuentas pierde de vista la dinámica de las empresas. Los ciclos básicos de transacciones a considerar son: ingresos, compras, producción, nóminas y tesorería.
El estudio del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control interno, no solamente en los planes de la dirección sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas.
La evaluación del control interno es la estimación del auditor, hecha sobre los datos que ya conoce a través del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese control interno suministre.
32 empleados y la oportunidad en que los va a utilizar para obtener los resultados más favorables posibles.
En el proceso de evaluación del control interno un auditor debe revisar altos volúmenes de documentos, es por esto que el auditor se ve obligado a programar pruebas de carácter selectivo para hacer inferencias sobre la confiabilidad de sus operaciones.
Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad, el auditor tiene el recurso del muestreo estadístico, para lo cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos primordiales:
La muestra debe ser representativa.
El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control interno.
El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una inferencia adecuada.
Siempre habrá un riesgo de que la muestra no sea representativa y por lo tanto que la conclusión no sea adecuada.
Consiste en usar como instrumento para la investigación, cuestionarios previamente formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en que se manejan las transacciones u operaciones de las personas que intervienen en su manejo; la forma en que fluyen las operaciones a través de los puestos o lugares donde se definen o se determinan los procedimientos de control para la conducción de las operaciones.
33 evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados.
La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.
Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.
Utilización de cuestionarios
Como parte de la preparación para el examen de estados financieros, el auditor debe elaborar el cuestionario de comprobación sobre control interno. Este documento está constituido por varias listas de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad bajo revisión o que el auditor mismo contesta durante el curso de la auditoría basado en sus observaciones.
Cuando el auditor llena el cuestionario por medio de una entrevista con uno o más funcionarios de la entidad, debe tomar en cuenta la necesidad de confirmar durante el curso de la auditoría la veracidad de las respuestas dadas, sin confiar completamente en las obtenidas.
34 auditor entienda perfectamente los propósitos de las preguntas del cuestionario.
Flujogramas
El método de flujogramas es aquel que se expone, por medio de cuadros o gráficos. Si el auditor diseña un flujograma del sistema, será preciso que visualice el flujo de la información y los documentos que se procesan.
El flujograma debe elaborarse, usando símbolos estándar, de manera que quiénes conozcan los símbolos puedan extraer información útil relativa al sistema. Si el auditor usa un flujograma elaborado por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar sus símbolos y sacar conclusiones útiles respecto al sistema representado por el flujograma.
Con certeza no puede decirse que cualquiera de los tres métodos es completo o eficaz, aisladamente, en todos los casos. En alguna tal vez sea aplicable el método de gráficos; en otros puede ser conveniente usar el método de cuestionarios y en otros puede ser más fácil o puede ser de mejor interpretación el método descriptivo.
En frecuentes ocasiones se usa una combinación de los tres métodos; es decir el relevamiento específicamente, la recopilación de antecedentes y la comprobación de los mismos se lleva a efecto usando, tanto gráficos o flujogramas, como cuestionarios o narrativos.
Ventajas:
Representa un ahorro de tiempo.
35 intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas respuestas.
Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.
De los métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano. Para cubrir ese vacío se presenta un cuarto método:
Detección de funciones incompatibles.
El auditor mediante el uso de sencillos cuestionarios, detectará funciones incompatibles del personal involucrado en la operación, administración, control y marcha de la entidad sujeta a auditoría. Se presenta como una hoja de cuestionario, que en la parte
36 Cuestionario
El método descriptivo consiste, como su nombre lo indica, en describir las diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y empleados, y los registros que intervienen en el sistema. Sin embargo, no debe incurrirse en el error de describir las actividades de los departamentos o de los empleados aislada u objetivamente. Debe hacerse la descripción siguiendo el curso de las operaciones a través de su manejo en los departamentos citados.
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos.
La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.
37 La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias.
La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego de la práctica y juicio del Contador Público observada al respecto, y que puede consistir en:
A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que cubran todos los aspectos de su revisión.
B. Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus papeles de trabajo, también cuando el control existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado.
Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad administrativa precedente y su impacto en la unidad siguiente.
Ventajas:
El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa.
Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.
Desventajas:
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Los métodos de evaluación de control interno son tres.
Elaborado por la autora
1.5 AUDITORÍA INTERNA.12
La auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo.
Generalmente, la auditoría interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero.
39 Con anterioridad, el control lo ejercía directamente la dirección de la empresa por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. En la gran empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la emergencia de la llamada auditoría interna.
El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos como los siguientes:
Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización.
Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno(lo cual implica su relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno contable como el operativo.
40 Entre los objetivos del control interno tenemos:
Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
Promover la eficiencia de la explotación.
Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:
Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad.
Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.
Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades.
41 Técnicas de evaluación del control interno13
Las principales técnicas y más comúnmente utilizadas para la evaluación del control interno son las de:
Memorándums de procedimientos Flujogramas
Cuestionarios de Control Interno Técnicas estadísticas
A éstas deben agregarse las herramientas de gestión, entre las principales tenemos: diagrama de Ishikawa (denominada también "Espina de Pescado"), diagrama de Pareto, diagrama de dispersión, histograma y flujogramas ( estás últimas tres contenidas ya en las antes mencionadas), estratificación, y la Matriz de Control Interno entre otras.
Departamento o Unidad de control, que genera la evaluación de los Sistemas de Contabilidad y el Control Interno de una entidad, con el propósito de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.
Los principales beneficios de la auditoría interna son:
Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la Gerencia.
Se registra los cambios para mantener un Control adecuado y permitir la preparación de los estados Contables Financieros. Se salvaguardan los Activos solo acensándolos con autorización.
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42 Los Activos registrados son comparados con las existencias. El status profesional del Auditor independiente impone obligaciones
43 Diferencias entre control interno y auditoria.14
# Control interno Auditoría interna
01
Consiste en todas las medidas
empleadas en una empresa que
protegen, evitan pérdidas, fraudes e
ineficiencias.
Evaluación de los sistemas,
examina, estudia, revisa o investiga
02
Es un sistema de autorización y
procedimientos, administra un
control razonable sobre activos,
ingresos y egresos
Es sistemática y planeada.
03 Esta dado por la gerencia de la
empresa.
Esta dirigida por un Contador.
04 Son todas las medidas coordinadas
dentro de una unidad
de llevado a cabo las transacciones.
07
Es un sistema por el cual se hace
efectiva la administración de la
entidad
Permite medir el logro de las metas,
está relacionado con el control y e
suma herramienta importante del
sistema de control.
14
44 Uso de herramientas de gestión15
Ya sea en forma individual, en equipo o en los círculos de calidad se deberá hacer uso de las herramientas de gestión aplicada en materia de calidad y productividad. Nos referimos tanto a las siete herramientas clásicas, como a las nuevas herramientas y otras que pueda idear el personal de auditoría en el ejercicio de sus tareas.
Así tenemos la Matriz de Ishikawa, la cual puede ser utilizada para analizar falencias, detectar causas de errores o ilícitos, búsqueda de soluciones o mejoras del control interno.
El Diagrama de Pareto permite entre otras funciones importantes la priorización de controles en función de la preponderancia que los diferentes factores tienen, como así también la utilización de la misma para descubrir la causa de problemas, o dar solución a las mismas.
El flujograma es un elemento fundamental no sólo para evaluar el sistema de control interno, sino además para evaluar la eficiencia de las actividades o procesos.
El Diagrama de Dispersión permite poner a prueba la interrelación entre diferentes factores, como podría ser cantidad de comprobantes recibidos por caja con las diferencias de caja.
El histograma permite analizar la distribución de los errores o falencias detectadas.
45
La Matriz de Control Interno16
La misma es una forma de pensar, de planificar, de delegar, de adoptar decisiones y resolver problemas, y de ver la organización en su totalidad.
Es una forma de pensar, porque analizando la interrelación de los diversos productos, servicios y áreas de la empresa con las disposiciones normativas externas e internas, como así también con los principios de control interno y seguridad, lleva tanto a los funcionarios, como a los auditores internos (o externos) y a las gerencias de las diversas áreas a preguntarse de que manera afectan, si es que lo hacen, las diversas normativas a sus procesos y actividades, o bien indagar acerca de la existencia o no de normas que se relacionen con las mismas.
Cabría preguntarse cuantas veces las organizaciones son pasibles de sanciones pecuniarias por incumplimiento de deberes formales sólo por el hecho de no haber realizado las indagaciones o bien de no tener planificados los controles y las respectivas acciones.
Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios de la organización establecen cantidad de controles a ejecutar por período de tiempo, con qué elementos o recursos se van a contar, que cuestionarios
16
46 se han de utilizar y quienes los elaborarán. Por medio de la delegación se asigna por un lado quienes son los responsables de realizar los controles.
Como el sistema matricial hace uso de puntajes de eficacia, los aspectos o áreas de mayor riesgos, los cuales surgen de los puntajes más bajos, son aquellos en los cuales se han de priorizar los ajustes y correcciones, además a través del análisis de las razones de los bajos puntajes se logra saber los motivos que los originan y de tal forma adoptar las mejores acciones tendientes a su resolución.
1.6 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA DE GESTIÓN17
La auditoría de gestión consiste en las revisiones y evaluación de dos elementos mayores de la administración, tales como:
Política de la corporación.- Determinación de su existencia, de lo adecuado y comprensivo de la política, así como, del significado de sus instructivos como elementos de control en áreas funcionales. Valorización de los efectos de la ausencia de políticas; o recomendaciones para la adopción o modificación de los instructivos formalizados.
Controles administrativos.- Determinación de su existencia, de lo adecuado referente a los controles administrativos u operacionales como tales, y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia; el grado de cumplimiento en las áreas de funcionabilidad mayor; y la coordinación de controles de operación con los instructivos de la política de la corporación.
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47 Evaluación de los efectos de la acción de controles administrativos u operacionales en áreas significativas, y recomendaciones para la adopción o modificación de tales controles.
La índole y función de los controles administrativos u operacionales, por lo tanto, para el efectivo control administrativo son fundamentales, ellos representan procedimientos, rutinas, y otros requisitos obligatorios, o lineamientos específicos, que indican cómo y por qué medio debe de ejercerse o canalizarse la auditoría operativa.
También puede tomar la forma de documentos o informe que actúen como controles de sí mismos, o que están diseñados como medida de la efectividad como funcionan otros controles operacionales. Desde un punto de vista funcional, son los medios de implantar los objetivos de políticas de una corporación.
A la inversa, la ausencia de instructivos o de controles operacionales efectivos en áreas funcionales significativas, puede ejercer un enorme efecto adverso en la productividad global.
Al iniciar una auditoría de gestión, el auditor prepara datos importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente, entre los cuales se tiene las utilidades históricas, recuperación sobre inversión, clases de productos usuales de distribución, características mercantiles inusitadas en el ramo del mercado, el volumen aproximado de ventas anuales, el activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre la planeación y operaciones generales.
48 El auditor también puede aplicar técnicas de análisis financiero para estadísticas de operación, así mismo puede sugerir áreas de problemas, o condiciones que influencian una recuperación desfavorable sobre la inversión, o estadística de operación adversa.
Objetivos de la Auditoría de Gestión18
El objetivo primordial de la auditoría de gestión consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en algunas de las partes de la empresa y apuntar sus probables remedios. La finalidad es ayudara la dirección alograr la administración más eficaz. Su intención es examinar y valorar los métodos y desempeño en todas las áreas.
Los factores de la evaluación abarcan el panorama económico, la adecuada utilización de personal y equipo y los sistemas de funcionamiento satisfactorios.
En la auditoría de gestión se realizan estudios para determinar deficiencias causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, las irregularidades, embotellamientos, descuidos, pérdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboración fricciones entre ejecutivos y una falta general de conocimientos o desdén de lo que una buena organización.
Suele ocurrir a menudo que se produzcan pérdidas por prolongados espacios de tiempo, lo cual, a semejanza de las enfermedades crónicas, hace que vaya empeorando la situación debido a la falta de vigilancia.
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49 Por medio de los trabajos que realiza el auditor administrativo, éste se encuentra en posición de determinar y poner en evidencia las fallas y métodos defectuosos operacionales en el desempeño. Respecto de las necesidades específicas de la dirección en cuanto a la planeación, y realización de los objetivos de la organización.
La responsabilidad del auditor consiste en ayudar y respaldar a la dirección en la determinación de las áreas en que pueda llevarse a cabo valiosas economías e implantarse mejores técnicas administrativas.
Enseguida de una investigación definida y donde quieran que surjan aspectos o circunstancias susceptibles de remedio o mejoría, es obligación del auditor examinar con mirada crítica y valorar toda solución que parezca conveniente.
La revisión de los métodos y desempeños administrativos, comprende un examen de los objetivos, políticas, procedimientos, delegación de responsabilidades, normas y realizaciones. La eficiencia operativa de la función o área sometida a estudio, puede determinarse mediante una comparación de las condiciones vigentes, con las requeridas por los planes, políticas etc.
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Determinar lo adecuado de la organización de la entidad
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos.
Comprobar la utilización adecuada de los recursos. incluyendo elementos tales como: especialización, simplificación, estandarización, diversificación, expansión, contracción e integración; también podría incluir los factores de producción.
Por otra parte, como en las áreas donde se practique el examen de auditoría, podrían comprender un estudio y evaluación de los métodos para pronosticar, como son: programación del producto, costos de proyectos de ingeniería, estimación de los precios, comunicaciones, equipos y aplicaciones del procesamiento de datos, eficiencia administrativa, etc.
52 CAPÍTULO 2.
EVALUACIÓN DIAGNOSTICA
2.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN.
La elaboración del sistema de control interno administrativo contable, para el condominio de propiedad horizontal CENTRUM, demandó que se lleve a cabo el siguiente proceso metodológico:
Formar y capacitar un equipo de trabajo, con conocimientos en procesos administrativos, contables y de investigación.
Elaboración de la documentación y material de apoyo necesario para la realización de la investigación de campo, para lo cual se utilizó el método de estudio de caso, y
Finalmente se analizaron los resultados.
2.2 TIPO DEESTUDIO.
El tipo de estudio que se llevará a cabo dentro del proceso investigativo es el Explicativo, se escoge este tipo de estudio debido a que está orientado a la comprobación de hipótesis causales. Por ello, se establecen las variables independientes y dependientes que se consideran complejas, y cuya ocurrencia contribuyen al conocimiento científico del problema.
53 Para algunos autores el estudio explicativo no es una metodología con entidad propia, sino que constituye una estrategia de diseño de la investigación que permite seleccionar el objeto/sujeto del estudio y el escenario real.
Para Ander-Egg (1995)buscan encontrar las razones o causas que ocasionan ciertos fenómenos. Su objetivo último es explicar por qué ocurre un fenómeno y en qué condiciones se da éste.
“Están orientados a la comprobación de hipótesis causales de tercer grado; esto es, identificación y análisis de las causales (variables independientes) y sus resultados, los que se expresan en hechos verificables (variables dependientes).
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55 2.3 UNIVERSO.
En la empresa Condominio CENTRUM laboran 53 personas, las mismas que están asignadas a las diferentes secciones que forman la empresa, la distribución del recurso humano es la siguiente:
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2.4 MUESTRA.
El manual de control interno es para el departamento de contabilidad, por lo tanto la muestra es de 6 colaboradores.
