MANUAL DE FUNCIONES DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

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MANUAL DE FUNCIONES DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

Código: DG-63 Revisión: 03 Página 1 de 56

INDICE Pág.

1. OBJETIVO 4

2. CAMPO DE APLICACIÓN 4

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4

5. DESCRIPCIÓN 5

5.1 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES 5

5.2 DIRECTOR DE PLANEACION 6

5.2.1 Objetivo del Cargo 6

5.2.2 Funciones 6

5.2.3 Responsabilidad 7

5.2.4 Autoridad 8

5.2.5 Requisitos 8

5.3 AUXILIAR DE PLANEACIÓN 10

5.3.2 Funciones 10

5.3.4 Autoridad 11

5.3.5 Requisitos 11

5.4 JEFE DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 12

5.4.2 Funciones 12

5.4.4 Autoridad 13

5.4.5 Requisitos 13

5.5. AUXILIAR DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 15

5.5.1 Objetivo del cargo 15

5.5.2 Funciones 15

5.5.4 Autoridad 15

5.5.5 Requisitos 15

5.6 JEFE DE INFORMATICA 17

5.6.2 Funciones 17

5.6.4 Autoridad 18

5.6.5 Requisitos 18

5.7 AUXILIAR DE INFORMATICA 20

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5.7.2 Funciones 20

5.7.4 Autoridad 20

5.7.5 Requisitos 20

5.8 JEFE DE MEJORAMIENTO CONTINUO 22

5.8.2 Funciones 22

5.8.4 Autoridad 23

5.8.5 Requisitos 24

5.9 AUXILIAR DE MEJORAMIENTO CONTINUO 26

5.9.2 Funciones 26

5.9.4 Autoridad 27

5.9.5 Requisitos 27

5.10 JEFE DE COSTOS Y PRESUPUESTO 29

5.10.2 Funciones 29

5.10.4 Autoridad 30

5.10.5 Requisitos 30

5.11 AUXILIAR DE COSTOS 32

5.11.2 Funciones 32

5.11.4 Autoridad 32

5.12 AUXILAIR DE PRESUPUESTO 34

5.12.2 Funciones 34

5.12.4 Autoridad 35

5.13 JEFE COMERCIAL 36

5.13.2 Funciones 36

5.13.4 Autoridad 37

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5.14 SUPERVISOR DEL OPERADOR COMERCIAL 39

5.14.2 Funciones 39

5.14.4 Autoridad 42

5.15 AUXILIAR DE COMERCIAL 45

5.15.2 Funciones 45

5.15.4 Autoridad 45

5.16 AUXILIAR TÉCNICO DE MEDICIÓN 47

5.16.2 Funciones 47

5.16.4 Autoridad 48

5.17 AYUDANTE DE OFICINA DE MEDICIÓN 50

5.17.2 Funciones 50

5.17.4 Autoridad 50

5.18 INSTALADOR 52

5.18.2 Funciones 52

5.18.4 Autoridad 52

5.19 AYUDANTE DE INSTALADOR 54

5.19.2 Funciones 54

5.19.4 Autoridad 54

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1. OBJETIVO

Definir las funciones a realizar en los puestos de trabajo que conforman la dirección de planeación, así como el grado de responsabilidad, autoridad y los requisitos exigidos.

2. CAMPO DE APLICACIÓN

Este documento aplica a todo el personal que es responsable de ejecutar las funciones del área de la Dirección de planeación.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Reglamento Interno de Trabajo.

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

Gestión por competencias: el diccionario, Editorial Granica, Martha Alles 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

PQR`S: Peticiones, Quejas, Recursos y Solicitudes.

CRA: Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico SUI: Servicio Único de Información

Competencias organizacionales: son aquellas que todos los trabajadores de la organizacional deberán tener.

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5. DESCRIPCIÓN

5.1 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

Ética: Sentir y obrar en todo momento consecuentemente con los valores morales y las buenas costumbres y prácticas profesionales, respetando las políticas organizacionales. Implica sentir y obrar de este modo en todo momento, tanto en la vida profesional y laboral como en la vida privada, aun en forma contraria a supuestos intereses propios o del sector/organización al que pertenece, ya que las buenas costumbres y los valores morales están por encima de su accionar, y la empresa así lo desea y, lo comprende.

Orientación al cliente: Implica un deseo de ayudar o servir a los clientes, de comprender y satisfacer sus necesidades, aun aquéllas no expresadas. Implica esforzarse por conocer y resolver los problemas del cliente, tanto del cliente final a quien van dirigidos los esfuerzos de la empresa como los clientes de los propios clientes y todos aquellos que cooperen en la relación empresa-cliente, como el personal ajeno a la organización. No se trata tanto de una conducta concreta frente a un cliente real como de una actitud permanente de contar con las necesidades del cliente para incorporar este conocimiento a la forma específica de planificar la actividad.

Orientación a los resultados: Es la capacidad de encaminar todos los actos al logro de lo esperado, actuando con velocidad y sentido de urgencia ante decisiones importantes necesarias para cumplir o superar a los competidores, las necesidades del cliente o para mejorar la organización. Es capaz de administrar los procesos establecidos para que no interfieran con la consecución de los resultados esperados. Es la tendencia al logro de resultados, fijando metas desafiantes por encima de los estándares, mejorando y manteniendo altos niveles de rendimiento, en el marco de las estrategias de la organización.

Adaptabilidad al cambio: Es la capacidad para adaptarse y amoldarse a los cambios. Hace referencia a la capacidad de modificar la propia conducta para alcanzar determinados objetivos cuando surgen dificultades, nuevos datos o cambios en el medio. Se asocia con la versatilidad del comportamiento para adaptarse a distintos contextos, situaciones, medios y personas rápida y adecuadamente. Implica conducir a su grupo en función de la correcta comprensión de los escenarios cambiantes dentro de las políticas de la organización.

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Conciencia organizacional: Reconocer los atributos y las modificaciones de la organización. Es la capacidad para comprender e interpretar las relaciones de poder en la propia empresa o en otras organizaciones, clientes, proveedores, etc.

Ello implica la capacidad de identificar tanto a aquellas personas que toman las decisiones como a las que pueden influir sobre las anteriores; asimismo, significa ser capaz de prever la forma en que los acontecimientos o las situaciones afectarán a las personas y grupos de la organización.

5.2 DIRECTOR DE PLANEACION Información del Cargo

Nombre del Cargo: Director de Planeación

Área: Dirección de Planeación

Jefe Inmediato: Gerente

Trabajadores a Cargo:  Auxiliar de planeación

 Jefe de desarrollo institucional

 Jefe de informática

 Jefe de mejoramiento continuo

 Jefe de costos y presupuesto

 Jefe comercial 5.2.1 Objetivo del Cargo

Establecer la planeación estratégica y operacional de la organización y definir las acciones necesarias para cumplirla, apoyado en los sistemas de gestión de calidad y la administración del riesgo, para lograr la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos organizacionales.

5.2.2 Funciones

1. Establecer en coordinación con la alta dirección los objetivos de la organización, metas, visión y misión, así como las estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos.

2. Liderar la elaboración del plan estratégico de la organización.

3. Establecer la metodología para el seguimiento al desempeño de la planeación estratégica y los mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.

4. Identificar y plantear las modificaciones o ajustes requeridos al plan estratégico para el logro de los objetivos organizacionales.

5. Garantizar que la planeación estratégica, sea comunicada y entendida en todos los niveles de la organización

6. Establecer y mantener un sistema de indicadores de gestión.

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7. Desarrollar y mantener una relación viable entre los objetivos y recursos de la organización y las cambiantes oportunidades del entorno.

8. Explorar servicios de valor agregado para el cliente.

9. Diseñar y mantener actualizado el portafolio de servicios de la organización.

10. Anticipar los cambios y los posibles riesgos que puedan afectar el cumplimiento de la planeación estratégica de la organización, considerar su impacto y desarrollar las acciones adecuadas.

11. Comprometer a todos los empleados en la prevención y administración del riesgo.

12. Proyectar con el apoyo de las otras direcciones, los recursos necesarios para el logro del plan estratégico de la organización.

13. Consolidar la información de gestión de las diferentes áreas o procesos para elaborar el informe de gestión anual de la organización

14. Realizar la planificación de los sistemas de calidad de la organización.

15. Liderar y garantizar el funcionamiento de los sistemas de gestión de calidad.

16. Gestionar la logística para la actualización del contrato de condiciones uniformes cuando este lo requiera.

17. Proyectar la estructuración del modelo tarifario que sea adoptado por la compañía de conformidad con la metodología establecida por la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico.

18. Coordinar con el jefe de desarrollo institucional el suministro de información al SUI.

19. Coordinar con los diferentes procesos de la organización la construcción de indicadores de gestión y resultados, su seguimiento y/o modificaciones e informar al Gerente sobre su cumplimiento.

20. Plantear acciones de mejora, preventivas y/o correctivas con relación a los resultados de los indicadores de gestión.

21. Participar en los diversos comités y grupos de trabajo en que se convoque su asistencia.

22. Reportar oportuna y verazmente la información solicitada por los diferentes procesos de la organización.

23. Participar en la elaboración del presupuesto anual de la organización.

24. Verificación y control de cumplimiento de indicadores de gestión y resultados 25. Coordinar y garantizar el funcionamiento del sistema de gestión de calidad 26. Proyectar modelos de estructuración financiera de la organización y tarifaria 27. Aplicación de las medidas adoptadas por la CRA para la prestación del

servicio público domiciliario de Acueducto y Alcantarillado.

28. Cumplir con las obligaciones de la entidad frente al SUI 5.2.3 Responsabilidad

a. Es responsable directo del uso y manejo de equipos y materiales de oficina

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para el logro de los objetivos del cargo.

b. Es responsable de proteger la información del área o datos que la organización establezca como confidenciales.

c. Es responsable de que las decisiones que se toman se basan en los procedimientos del proceso o cumplimiento de normativa.

d. Responder por las órdenes y peticiones emitidas por el jefe inmediato

e. Realizar la inducción específica y la evaluación de desempeño del personal a su cargo, de acuerdo al PR-29 Gestión de Talento Humano.

f. Es responsable de cumplir con la directrices establecidas por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, leyes y normas aplicables al área

5.2.4 Autoridad

a. Determinar los instrumentos de planeación de la compañía

b. Delegar funciones propias de su área en trabajadores de la misma.

c. Tomar las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la NTC-ISO 9001:2008 y GP 1000 2009 aplicables al proceso

5.2.5 Requisitos

Educación Título profesional en cualquiera de las Ingenierías, Administración de Empresas o carreras afines o cualquier carrera profesional universitario con especialización en planeación estratégica.

Experiencia  Profesional: 2 años ó

 Relacionada: 1 años Conocimientos  Planeación Estratégica

 NTC ISO 9001:2008

 NTC GP 1000:2009 Habilidades

Liderazgo: Es la habilidad necesaria para orientar la acción de los grupos humanos en una dirección determinada, inspirando valores de acción y anticipando escenarios de desarrollo de la acción de ese grupo. La habilidad para fijar objetivos, el seguimiento de dichos objetivos y la capacidad de dar realimentación, integrando las opiniones de los otros.

Empoderamiento: Establece claros objetivos de desempeño y las correspondientes responsabilidades personales. Proporciona dirección y define responsabilidades. Aprovecha claramente la diversidad (heterogeneidad) de los miembros del equipo para lograr un valor añadido superior para el negocio.

Combina adecuadamente situaciones, personas y tiempos. Tiene adecuada integración al equipo de Trabajo. Comparte las consecuencias de los resultados

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con todos los involucrados. Emprende acciones eficaces para mejorar el talento y las capacidades de los demás.

Integridad: Es la capacidad de actuar en consonancia con lo que se dice o se considera importante. Incluye comunicar las intenciones, ideas y sentimientos abierta y directamente y estar dispuesto a actuar con honestidad incluso en negociaciones difíciles con agentes externos. Las acciones son congruentes con lo que se dice. Queda fuera de este concepto cualquier manifestación de “doble discurso”, como “haz lo que digo pero no lo que hago”, actitud frecuente en muchos managers.

Pensamiento estratégico: Es la habilidad para comprender rápidamente los cambios del entorno, las oportunidades del mercado, las amenazas competitivas y las fortalezas y debilidades de su propia organización a la hora de identificar la mejor respuesta estratégica. Capacidad para detectar nuevas oportunidades de negocio, comprar negocios en marcha, realizar alianzas estratégicas con clientes, proveedores o competidores. Incluye la capacidad para saber cuándo hay que abandonar un negocio o reemplazarlo por otro.

Trabajo en equipo: Implica la capacidad de colaborar y cooperar con los demás, de formar parte de un grupo y de trabajar juntos: lo opuesto a hacerlo individual y competitivamente. Par que esta competencia sea efectiva, la actitud debe ser genuina. Es conveniente que el ocupante del puesto sea miembro de un grupo que funcione en equipo. Equipo, en su definición más amplia, es un grupo de personas que trabajan en procesos, tareas u objetivos compartidos. Si la persona es un número uno de área o empresa, la competencia “trabajo en equipo” no significa que sus subordinados sean pares sino que operarán como equipo en su área/grupo.

Desarrollo del Equipo: Es la habilidad de desarrollar el equipo hacia adentro, el desarrollo de los propios recursos humanos. Supone facilidad para la relación interpersonal y la capacidad de comprender la repercusión que las acciones personales ejercen sobre el éxito de las acciones de los demás. Incluye la capacidad de generar adhesión, compromiso y fidelidad.

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5.3 AUXILIAR DE PLANEACIÓN Información del Cargo

Nombre del Cargo: Auxiliar de planeación

Área: Dirección de planeación

Jefe Inmediato: Director de planeación No de Trabajadores a

Cargo:

Ninguno 5.3.1 Objetivo del Cargo

Apoyar a la dirección de planeación en toda su gestión.

5.3.2 Funciones

1. Elaborar oficios memorandos y comunicados solicitados por la dirección administrativa y financiera.

2. Recopilar la información para la elaboración de los indicadores de gestión de la dirección.

3. Recopilar información semestral y anual de cada área para la elaboración del informe de gerencia.

4. Archivar correspondencia de la dirección.

5. Realizar y atender llamadas telefónicas de la dirección.

6. Elaborar actas de las reuniones internas de la dirección.

7. Suministrar órdenes de combustible a los vehículos asignados por la dirección.

8. Verificar el suministro de combustible a los vehículos de la organización y en general del comportamiento de los servicios públicos.

9. Realizar los cuadros de control del suministro del combustible y suministros relacionados a los vehículos de la empresa.

10. Realizar las consolidaciones de los pagos de servicios públicos (teléfono fijo y celular)

11. Llevar el control estadístico de los costos de servicios públicos incluidas las comunicaciones.

12. Realizar solicitudes de cheque de la dirección,

13. Verificar la respectiva documentación para la inscripción de proveedores.

14. Consolidar, verificar documentación para leasing con entidades bancarias 5.3.3 Responsabilidad

a. Es responsable directo del uso y manejo de equipos y materiales de oficina para el logro de los objetivos del cargo.

c. Responder por las órdenes y peticiones emitidas por el jefe inmediato.

d. Adecuadas relaciones interpersonales con trabajadores de las áreas de

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organización, proveedores y funcionarios de entes externos.

e. Es responsable de cumplir con la normativa establecida por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad del sector.

5.3.4 Autoridad No aplica.

Educación Título de tecnólogo o estudiante de últimos semestres de administración de empresas o afines, ingeniería industrial.

Experiencia  General: 1año ó

 Relacionada: 6 meses

Conocimientos  Office

 Manejo de archivo

Habilidades

Iniciativa: Es la predisposición a emprender acciones, crear oportunidades y mejorar resultados sin necesidad de un requerimiento externo que lo empuje.

Responsabilidad: Esta competencia está asociada al compromiso con que las personas realizan las tareas encomendadas. Su preocupación por el cumplimiento de lo asignado está por encima de sus propios intereses, la tarea asignada está primero.

Tolerancia a la presión: Se trata de la habilidad para seguir actuando con eficacia en situaciones de presión de tiempo y de desacuerdo, oposición y diversidad. Es la capacidad para responder y trabajar con alto desempeño en situaciones de mucha exigencia.

Trabajo en equipo: Es la habilidad para participar activamente de una meta común, incluso cuando la colaboración conduce a una meta que no está directamente relacionada con el interés personal. Supone facilidad para la relación interpersonal y capacidad para comprender la repercusión de las propias acciones en el éxito de las acciones del equipo.

Autocontrol: Es la capacidad para controlar las emociones personales y evitar las reacciones negativas ante provocaciones, oposición u hostilidad de los demás o cuando se trabaja en condiciones de estrés. Asimismo, implica la resistencia a condiciones constantes de estrés.

Preocupación por el orden y la claridad: Es la preocupación continua por controlar el trabajo y la información. Implica también una insistencia en la claridad de las responsabilidades y funciones asignadas.

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5.4 JEFE DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Información del Cargo

Nombre del Cargo: Jefe de Desarrollo Institucional

Jefe Inmediato: Director de Planeación

Trabajadores a Cargo:  Auxiliar de desarrollo institucional 5.4.1 Objetivo del Cargo

Definir las estrategias técnicas y administrativas, que permitan alcanzar las metas y objetivos propuestos por la organización y a las que obliga la ley en búsqueda de la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

5.4.2 Funciones

1. Colaborar en lo referente a la proyección y definición de los planes estratégico, de gestión y resultados, de inversiones y demás instrumentos de planeación de la organización.

2. Elaborar la relación de suscriptores nuevos para ser ingresados y activados en el SUI.

3. Colaborar con las diferentes áreas en la definición y documentación de los planes de inversión y financiero de la organización.

4. Realizar y coordinar lo referente a la elaboración de los informes de gestión de la organización, que serán presentados por la presidencia ante la Junta Directiva.

5. Coordinar con las diferentes áreas la elaboración de planes de mejoramiento.

6. Apoyar a la Gerencia y demás Direcciones en la definición y adopción de estrategias que permitan dar aplicación a las políticas trazadas por el nivel directivo.

7. Apoyar la proyección de las estructuraciones financiera y tarifaria, que serán aplicadas por la organización, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la CRA.

8. Asesorar a las diferentes áreas en el diseño y adopción de metas y de los indicadores de gestión, de acuerdo a los parámetros establecidos para empresas del sector.

9. Participar en los comités o grupos de trabajo que correspondan a la naturaleza del cargo.

10. Reportar oportuna y verazmente la información solicitada por el área de costos y presupuesto de la empresa.

11. Apoyar al área de presupuesto, en la elaboración del presupuesto anual de la organización.

12. Actualizar y compilar la información y documentación emanada de los

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diferentes organismos públicos y privados sobre la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado y tenerla a disposición de las áreas de la organización.

13. Realizar la inducción especifica del personal cuando ello se requiera.

14. Realizar la evaluación del desempeño del personal a su cargo.

5.4.3 Responsabilidad

b. Es responsable de proteger la información del área o datos que la organización establezca como confidenciales.

c. Es responsable de que las decisiones que se toman se basan en los procedimientos del proceso o cumplimiento de normativa.

d. Responder por las órdenes y peticiones emitidas por el jefe inmediato e. Supervisar las actividades de los trabajadores a cargo

f. Es responsable de cumplir con la normativa establecida por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad del sector.

5.4.4 Autoridad

a. Solicitar el cumplimiento en el envío de información por parte de las distintas áreas de la empresa.

Educación Título profesional en administración de empresas o afines, economía, o ingeniería industrial o a fines.

 Relacionada: 1 año

Conocimientos  Legislación y normatividad del sector acueducto y alcantarillado

 Office avanzado

 Conceptos financieros y contables Habilidades

Calidad del trabajo: Implica tener amplios conocimientos de los temas del área que esté bajo su responsabilidad. Poseer la capacidad de comprender la esencia de los aspectos complejos. Demostrar capacidad para trabajar con las funciones de su mismo nivel y de niveles diferentes. Tener buena capacidad de discernimiento (juicio). Compartir con los demás el conocimiento profesional y pericia. Basarse en los hechos y en la razón (equilibrio). Demostrar constantemente interés en aprender.

Liderazgo: Es la habilidad necesaria para orientar la acción de los grupos humanos en una dirección determinada, inspirando valores de acción y anticipando escenarios de desarrollo de la acción de ese grupo. La habilidad para

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fijar objetivos, el seguimiento de dichos objetivos y la capacidad de dar realimentación, integrando la opiniones de los otros. Establecer claramente directivas, fijar objetivos, prioridades y comunicarlas. Tener energía y transmitirla a otros. Motivar e inspirar confianza. Tener valor para defender o encarnar creencias, ideas y asociaciones. Manejar el cambio para asegurar competitividad y efectividad a largo plazo. Plantear abiertamente los conflictos para optimizar la calidad de las decisiones y la efectividad de la organización. Proveer entrenamiento y realimentación para el desarrollo de los colaboradores.

Trabajo en equipo: Es la capacidad de participar activamente en la prosecución de una meta común subordinando los intereses personales a los objetivos del equipo.

Integridad: Es la capacidad de actuar en consonancia con lo que se dice o se considera importante. Incluye comunicar las intenciones, ideas y sentimientos abierta y directamente y estar dispuesto a actuar con honestidad incluso en negociaciones difíciles con agentes externos. Las acciones son congruentes con los que se dice.

Impacto e influencia: Implica la intención de persuadir, convencer, influir o impresionar a los demás para que contribuyan a alcanzar sus propios objetivos.

Está basado en el deseo de causar un efecto específico, una impresión determinada, o una actuación concreta en los demás cuando se persigue un objetivo.

Capacidad de planificación y de organización: Es la capacidad de determinar eficazmente las metas y prioridades de su tarea/área/proyecto estipulando la acción, los plazos y los recursos requeridos. Incluye la instrumentación de mecanismos de seguimiento y verificación de la información.

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5.5 AUXILIAR DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Información del Cargo

Nombre del Cargo: Auxiliar de Desarrollo Institucional

Jefe inmediato: Jefe de Desarrollo Institucional Trabajadores a Cargo: Ninguno

5.5.1 Objetivo del Cargo

Apoyar la jefatura en el cumplimiento de consolidación y envío de información requerida por los entes de control, dentro de los términos señalados.

5.5.2 Funciones

1. Actualizar las resoluciones que emita la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, la CRA, Minambiente y C.V.C.

2. Validar y certificar la información administrativa, comercial, financiera y técnica de los servicios de acueducto y alcantarillado en el – SUI.

3. Elaborar oficios, memorandos y comunicados de la dirección de planeacion 4. Actualizar cuadro con información comercial para el control estadístico.

5. Actualizar cuadros para generar indicadores.

6. Recopilar información semestral y anual de cada área para la elaboración del informe de gestión y resultados.

7. Archivar correspondencia del área.

8. Realizar y atender llamadas telefónicas del área.

9. Elaborar actas de las reuniones internas del área.

10. Apoyar la elaboración de los planes individuales de desempeño y desarrollo de las unidades administrativas de la empresa, los que deben estar en consonancia con el plan estratégico de la compañía

d. Es responsable de cumplir con la normativa establecida por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad del sector.

5.5.4 Autoridad No aplica

Educación Título de técnico, tecnólogo o estudiante de

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últimos semestres de administración de empresas o afines, ingeniería industrial.

Experiencia  General: 1 año ó

 Manejo de archivo

Habilidades

Autocontrol: Es la capacidad para controlar las emociones personales y evitar las reacciones negativas ante provocaciones, oposición u hostilidad de los demás o cuando se trabaja en condiciones de estrés. Asimismo, implica la resistencia a condiciones constantes de estrés.

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5.6 JEFE DE INFORMATICA Información del Cargo

Nombre del Cargo: Jefe de Informática

Jefe Inmediato: Director de Planeación Trabajadores a Cargo:  Auxiliar de informática 5.6.1 Objetivo del Cargo

Garantizar y administrar el funcionamiento y la operación de sistemas informáticos y redes de la organización

5.6.2 Funciones

1. Planear los recursos de talento humano, técnicos, operativos y económicos para la operación.

2. Realizar soporte electrónico del sistema de información de la organización.

3. Elaborar el cronograma de mantenimiento del hardware y software de la organización.

4. Coordinar lo referente a la instalación de hardware, software, redes de datos, voz, potencia y dar el soporte técnico para el manejo de los mismos.

5. Liderar los proyectos de automatización que se adelanten en la organización.

6. Elaborar anualmente el diagnóstico de los sistemas de información sistematizada y presentar ante la Dirección de Planeación las recomendaciones para atender las situaciones que estén atentando contra el buen funcionamiento del mismo.

7. Informar oportunamente a la Dirección de Planeación sobre el estado de los contratos que se suscriban para el mantenimiento de los equipos, desarrollo de software y de soporte a los programas.

8. Emitir conceptos y recomendar sobre los asuntos de informática que se sometan a su consideración.

9. Asesorar técnicamente en la adquisición de equipos de hardware y software.

10. Elaborar los informes de gestión del área y de los que le sean solicitados por la Dirección de Planeación.

11. Reportar oportuna y verazmente la información solicitada por el área de costos y presupuesto de la organización.

12. Controlar la implementación de las medidas recomendadas, con relación a los sistemas de información de la organización.

13. Ejecutar solicitudes de soporte de los diferentes procesos.

14. Elaborar y actualizar el inventario de hardware y software de la organización.

15. Realizar copias periódicas de seguridad.

16. Realizar la inducción especifica del personal cuando ello así se requiera.

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17. Evaluar el desempeño del personal a cargo 5.6.3 Responsabilidad

1. Es responsable directo del uso y manejo de equipos y materiales de oficina para el logro de los objetivos del cargo.

2. Es responsable de la conservación software y licencias.

3. Es responsable de proteger la información del área o datos que la organización establezca como confidenciales.

4. Es responsable de que las decisiones que se toman se basan en los procedimientos del proceso o cumplimiento de normativa.

5. Responder por las órdenes y peticiones emitidas por el jefe inmediato 6. Supervisar las actividades de los trabajadores a cargo

7. Es responsable de cumplir con la normativa establecida por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad del sector.

5.6.4 Autoridad

a. Recomendar la implementación y adquisición de hardware y software.

b. Indicar sobre la operación de los equipos de cómputo de la organización.

Educación Título profesional en ingeniería de sistemas o electrónica.

 Relacionada: 1 año Conocimientos

 Ofimática

 Redes

Habilidades

Liderazgo: Es la habilidad necesaria para orientar la acción de los grupos humanos en una dirección determinada, inspirando valores de acción y anticipando escenarios de desarrollo de la acción de ese grupo. La habilidad para fijar objetivos, el seguimiento de dichos objetivos y la capacidad de dar realimentación, integrando la opiniones de los otros. Establecer claramente directivas, fijar objetivos, prioridades y comunicarlas. Tener energía y transmitirla a otros. Motivar e inspirar confianza. Tener valor para defender o encarnar

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creencias, ideas y asociaciones. Manejar el cambio para asegurar competitividad y efectividad a largo plazo. Plantear abiertamente los conflictos para optimizar la calidad de las decisiones y la efectividad de la organización. Proveer entrenamiento y realimentación para el desarrollo de los colaboradores.

Innovación: Es la capacidad de idear soluciones nuevas y diferentes para resolver problemas o situaciones requeridas por el propio cargo, la organización y los clientes.

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5.7 AUXILIAR DE INFORMATICA Información del Cargo

Nombre del Cargo: Auxiliar de Informática

Jefe Inmediato: Jefe de Informática Trabajadores a Cargo: Ninguno

Apoyar el área de informática para garantizar el buen funcionamiento del hardware y software de la organización.

5.7.2 Funciones

1. Mantener actualizado el inventario del software y hardware de la organización.

2. Revisar constantemente que los equipos de cómputo se encuentren en buen estado de funcionamiento y presentación.

3. Realizar el mantenimiento preventivo de los sistemas operativos de los equipos de cómputo de la organización.

4. Revisar constantemente la continuidad del servicio de la red de datos y voz.

5. Revisar permanentemente la continuidad del servicio de la red de energía regulada.

6. Asesorar en el manejo del programa de validación de la Contaduría General de la Nación, sobre los deudores morosos del estado – BDME.

7. Asesorar en la certificación de la información en medios magnéticos de la organización a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.

8. Asesorar en la certificación de la declaración de impuestos y de rentas de la organización a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.

9. Capacitar a los trabajadores de la organización que lo requieran, en el manejo de aplicativos de utilidad.

d. Es responsable de cumplir con la normativa establecida por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, leyes y normas aplicables al área.

5.7.4 Autoridad No aplica.

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Educación Técnico o tecnólogo en sistemas o electrónica.

 Mantenimiento de hardware, software.

Habilidades

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5.8 JEFE DE MEJORAMIENTO CONTINUO Información del Cargo

Nombre del Cargo: Jefe de Mejoramiento Continuo

Jefe Inmediato: Director de Planeación

Trabajadores a Cargo:  Auxiliar de mejoramiento continuo 5.8.1 Objetivo del Cargo

Gestionar la implementación de programas de normalización y/o metodologías y prácticas, orientadas al mejoramiento continuo, integral y armónico de la organización, para establecer condiciones de trabajo más eficientes que generen la autodisciplina y la responsabilidad frente a los clientes internos de cada proceso y los de la organización

5.8.2 Funciones

1. Implementar esquemas de planificación para los SGC y otros programas de mejoramiento implementados por la organización, donde se garantice el cumplimiento de los requisitos establecidos por dichos sistemas o programas.

2. Elaborar cronograma para la ejecución de auditorías internas de calidad, revisiones por la dirección y revisión de objetivos de calidad de los sistemas implementados por la organización.

3. Establecer los procesos necesarios para los SGC y de otros sistemas con todas las áreas de la empresa.

4. Definir y establecer el control de los documentos de los SGC implementados.

5. Establecer la metodología para realizar el control de los registros generados por los SGC implementados en la organización, que presentan resultados obtenidos o evidencias de actividades desempeñadas. Dichos controles implican determinar la identificación, codificación, protección, recolección, indexación, acceso, archivo, almacenamiento, mantenimiento (tiempo de retención) y disposición de los registros.

6. Elaborar y mantener actualizados los manuales de calidad de los sistemas o programas implementados por la organización de acuerdo a los requisitos de las normas que los rigen.

7. Coordinar y apoyar la elaboración y/o revisión de los documentos necesarios por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos, con base en las directrices de los SGC y otros sistemas o programas.

8. Coordinar y apoyar la difusión o socialización de los documentos de los sistemas de calidad una vez estén aprobados entre los responsables de su implementación.

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9. Elaborar programa de auditorías internas de calidad para cada uno de los SGC implementados, coordinar y ejecutar dicho programa y presentar informe a la alta dirección para efectos de la revisión al sistema.

10. Revisar y distribuir los informes de las auditorias de calidad de los SGC implementados en la empresa.

11. Informar al Representante de la gerencia de los SGC, sobre el desempeño de los sistemas de calidad implementados en la organización a fin de detectar oportunidades de mejoramiento.

12. Documentar as no conformidades reales o potenciales del proceso de mejoramiento continuo.

13. Apoyar a la alta dirección en el proceso de revisión de los sistemas de calidad y de otros sistemas cada vez que se requiera.

14. Suministrar capacitación al personal de la organización en temas relacionados con los SGC y otros sistemas o programas implementados por la organización.

15. Verificar la actualización de los listados de la documentación y registros de los sistemas de calidad

16. Verificar la vigencia de los documentos del SGC.

17. Revisar la eficacia y efectividad de las acciones de mejora implementadas en los diferentes procesos.

18. Verificar el cumplimiento de los objetivos de calidad de los SGC implementados.

19. Diseñar propuestas de mejoramiento para los SGC implementados en la organización.

20. Presentar el presupuesto de gastos del área para el año siguiente al Director de Planeación

21. Realizar la inducción especifica del personal cuando ello así se requiera.

22. Evaluar el desempeño del personal a cargo.

6. Es responsable de cumplir con la normativa establecida por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, legislación y normatividad del sector.

5.8.4 Autoridad

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a. Proponer acciones de mejoramiento a los SGC y otros sistemas.

b. Tomar las acciones necesarias para garantizar el cumplimento de los requisitos establecidos en las normas implementadas.

c. Definir y controlar los documentos y registros de los sistemas de calidad y otros sistemas o programas.

d. Acceso a la información relacionada con las acciones de mejora de los diferentes procesos, para efectuar y documentar seguimientos

Educación Título profesional en Ingeniería Industrial, administración de Empresas o carreras afines

Experiencia  Profesional: 2 años

Conocimientos  NTC GP 1000:2009

 NTC ISO 9001:2008

 ISO/IEC 17025:2005

 Acciones correctivas, preventivas y de mejora Habilidades

Liderazgo: Es la habilidad necesaria para orientar la acción de los grupos humanos en una dirección determinada, inspirando valores de acción y anticipando escenarios de desarrollo de la acción de ese grupo. La habilidad para fijar objetivos, el seguimiento de dichos objetivos y la capacidad de dar realimentación, integrando la opiniones de los otros. Establecer claramente directivas, fijar objetivos, prioridades y comunicarlas. Tener energía y transmitirla a otros. Motivar e inspirar confianza. Tener valor para defender o encarnar creencias, ideas y asociaciones. Manejar el cambio para asegurar competitividad y efectividad a largo plazo. Plantear abiertamente los conflictos para optimizar la calidad de las decisiones y la efectividad de la organización. Proveer entrenamiento y realimentación para el desarrollo de los colaboradores.

Integridad: Es la capacidad de actuar en consonancia con lo que se dice o se

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considera importante. Incluye comunicar las intenciones, ideas y sentimientos abierta y directamente y estar dispuesto a actuar con honestidad incluso en negociaciones difíciles con agentes externos. Las acciones son congruentes con los que se dice.

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5.9 AUXILIAR DE MEJORAMIENTO CONTINUO Información del Cargo

Nombre del Cargo: Auxiliar de Mejoramiento Continuo

Jefe Inmediato: Jefe de Mejoramiento Continuo Trabajadores a Cargo: Ninguno

Apoyar las actividades previstas del Sistema de Gestión de Calidad y otros sistemas o programas implementados por la organización, en cuanto a la elaboración, validación, actualización, difusión e implementación de sus requisitos y de los documentos necesarios para asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos.

5.9.2 Funciones

1. Apoyar a las diversas áreas en la elaboración o actualización de los documentos de los sistemas de calidad y otros sistemas o programas.

2. Actualizar los listados de la documentación y registros según los documentos del SGC.

3. Editar los documentos de acuerdo a la estructura de la documentación.

4. Coordinar la revisión y aprobación de los documentos por los responsables.

5. Conservar los documentos originales aprobados de acuerdo con el procedimiento establecido.

6. Informar la publicación de los documentos en la intranet o en el sistema previsto por la organización.

7. Actualizar la documentación publicada en la intranet o en el sistema previsto por la organización según el procedimiento establecido.

8. Llevar a cabo el control de las modificaciones de los documentos físicos y los ubicados en la intranet según el procedimiento establecido.

9. Revisar la vigencia de la documentación y actualizarla cuando sea necesario de acuerdo con lo establecido en el procedimiento establecido.

10. Retirar la documentación obsoleta de la intranet y su archivo físico/magnético, colocándole una identificación y almacenamiento adecuado para evitar su uso no intencional.

11. Elaborar actas en temas relacionados con los SGC implementados en la organización.

12. Coordinar la logística para la realización de actividades de los SGC (salón, equipos, ayudas audiovisuales, papelería, alimentación y otros aspectos).

13. Verificar la difusión y comprensión de la documentación de los SGC implementados.

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14. Apoyar las actividades de seguimiento necesarias para verificar el cumplimiento de los indicadores de gestión de los procesos.

15. Verificar la confiabilidad e idoneidad de los datos para generar las estadísticas de los indicadores de gestión.

16. Realizar seguimiento a la eficacia y efectividad de las acciones correctivas y preventivas planteadas por los diversos procesos que conforman los SGC.

5.9.4 Autoridad No aplica

Educación Título técnico, tecnológico o estudiante de últimos semestres de ingeniería industrial, administración de empresas, sistemas gestión de calidad o carreras afines.

 Manejo de archivo Habilidades

Trabajo en equipo: Es la habilidad para participar activamente de una meta común, incluso cuando la colaboración conduce a una meta que no está

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directamente relacionada con el interés personal. Supone facilidad para la relación interpersonal y capacidad para comprender la repercusión de las propias acciones en el éxito de las acciones del equipo.

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5.10 JEFE DE COSTOS Y PRESUPUESTO Información del Cargo

Nombre del Cargo: Jefe de costos y presupuesto

Jefe inmediato: Director de planeación Trabajadores a Cargo:  Auxiliar de costos

 Auxiliar de presupuesto 5.10.1 Objetivo del Cargo

Administrar y controlar los sistemas de presupuesto y costos de la empresa, de tal manera que estos elementos se conviertan en eficientes herramientas administrativas que contribuyan al cumplimiento de los objetivos propuestos por la organización.

5.10.2 Funciones

1. Responder por el sistema de costos ABC.

2. Consolidar en coordinación con las demás áreas de la organización, la información para la elaboración de los presupuestos.

3. Revisar las disponibilidades y reservas presupuestales y entregarlas al Director Administrativo y Financiero para su firma.

4. Suministrar oportunamente la información, según la estructura de costos para la definición de las tarifas a aplicar.

5. En coordinación con las demás áreas, definir los estándares de costos para los procesos, actividades y operaciones que se realizan en la organización.

6. Evaluar el comportamiento de la ejecución del presupuesto, y elaborar los informes respectivos para gerencia y directores de área.

7. Evaluar el comportamiento de los costos contra estándares establecidos, y elaborar los informes respectivos para gerencia y directores de área.

8. Coordinar con el contador de la empresa, lo referente con los flujos de información requeridos para la asignación y valuación de los costos.

9. Participar en el cierre fiscal anual.

10. Participar activamente en los comités y/o grupos de trabajo que correspondan a la naturaleza del cargo, o en los que se solicite su presencia.

11. Mantener actualizada la información de la oficina de costos y presupuesto.

12. Presentar propuestas de ajustes que permitan corregir desfases entre la programación financiera y el cumplimiento de compromisos de la organización.

13. Controlar el cumplimiento del presupuesto asignado para el funcionamiento del área de costos y presupuesto de la organización.

14. Elaborar los informes de gestión mensuales o por solicitud de su superior inmediato.

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15. Realizar la inducción especifica del personal cuando ello así se requiera 16. Evaluar el desempeño del personal a cargo.

6. Es responsable de cumplir con la normativa establecida por la organización, las directrices del sistema de gestión de calidad, leyes y normas aplicables al área

5.10.4 Autoridad

1. Suministrar información ante los entes de control y a nivel interno sobre costos y presupuestos.

2. Solicitar información para consolidar el sistema de costos.

Educación Título profesional en administración de empresas o a fines, contaduría o ingeniería industrial.

Conocimientos  Costos ABC

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Habilidades

Liderazgo: Es la habilidad necesaria para orientar la acción de los grupos humanos en una dirección determinada, inspirando valores de acción y anticipando escenarios de desarrollo de la acción de ese grupo. La habilidad para fijar objetivos, el seguimiento de dichos objetivos y la capacidad de dar realimentación, integrando la opiniones de los otros. Establecer claramente directivas, fijar objetivos, prioridades y comunicarlas. Tener energía y transmitirla a otros. Motivar e inspirar confianza. Tener valor para defender o encarnar

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creencias, ideas y asociaciones. Manejar el cambio para asegurar competitividad y efectividad a largo plazo. Plantear abiertamente los conflictos para optimizar la calidad de las decisiones y la efectividad de la organización. Proveer entrenamiento y realimentación para el desarrollo de los colaboradores.

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5.11 AUXILIAR DE COSTOS Información del Cargo

Nombre del Cargo: Auxiliar de Costos

Jefe Inmediato: Jefe de costos y presupuesto Trabajadores a Cargo: Ninguno

Apoyar en la aplicación de las políticas establecidas en el modelo unificado de costos.

5.11.2 Funciones

1. Participar con el Jefe de Costos y Presupuesto en la consolidación de la información para la ejecución de la metodología de costeo basado en actividades (ABC).

2. En coordinación con las demás dependencias de la empresa, recopilar toda la información para la elaboración de la matriz de costos.

3. Suministrar oportunamente la información al jefe de costos y presupuesto, según la estructura de costos.

4. Realizar el levantamiento de la información para el costeo ABC en las diferentes áreas de la organización.

5. Registrar en el módulo de costos la información sobre el nivel de actividad suministrada por todas las áreas de la organización.

6. Coordinar con el Jefe inmediato, lo referente con los flujos de información requeridos para la asignación y evaluación de los costos.

7. Mantener actualizada la información de la oficina de costos.

8. Elaborar los informes de gestión mensuales o por solicitud de su superior inmediato.

9. Revisión en las fuentes de información sobre la correcta asignación de los costos y gastos a los centros de costos

5.11.4 Autoridad