Programa de Administración de Empresas Angelica Patricia Bohórquez Mantilla Inversiones Arenas Serrano S.A.S 24 de abril 2022 al 24 de junio 2022
Email institucional: [email protected]
Manuales de funciones de la empresa
inversiones arenas serrano s.a.s
Manuales de funciones de la empresa inversiones arenas serrano s.a.s
Angelica Patricia Bohorquez Mantilla
Tutor
Gustavo Adolfo Martínez
Universidad Cooperativa De Colombia - Ucc Facultad De Ciencias Económicas Y Administrativas Administración De Empresas
Bucaramanga 2022
Contenido
INFORMACION DE LA EMPRESA ... 3
DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES Y/O ACCIONES DE MEJORA ... 4
APORTES SIGNIFICATIVOS DE LA EXPERIENCIA A SU PROFESION ... 25
CONCLUSIONES ... 26
BIBLIOGRAFIA ... 27
Certificación de cumplimiento ... 28
INFORMACION DE LA EMPRESA
1.1 Reseña histórica
El trayecto de la organización inicia años atrás de su creación, con su fundador Guillermo Arenas Mantilla quien en su momento contó con 2 socios, fabricando enfriadores en la ciudad de Bucaramanga. Así mismo, los resultados del esfuerzo y perseverancia dieron fruto a Inversiones Arenas Serrano que comenzó el 1 de agosto del año de 1979, con la ayuda y el apoyo incondicional de su esposa Elsa Serrano, conformándose y consolidándose una empresa familiar.
Inversiones Arenas Serrano, ha mantenido a través del tiempo su identidad, sin variar en ningún momento el nombre y razón social de su organización, sin embargo, presentó una gran transformación debido a su crecimiento pasando de ser una sociedad limitada a una sociedad anónima simplificada.
El primer punto de venta se encontraba ubicado en la carrera 14 en Bucaramanga, y con el pasar del tiempo y con la toma de decisiones estratégicas que buscaban el óptimo crecimiento de la organización se cambió de ubicación y abrió nuevas sucursales. Es así como se crea GAMAS en 1984, ARSE en 1985 y TEKNOHOGAR en 2001 todos ubicados en la ciudad de Bucaramanga sin embargo han ampliado sus fronteras hasta el municipio de Barrancabermeja en el2014.
Actualmente Inversiones Arenas Serrano está conformada por 8 socios y genera 47 empleos. Demostrando ser una empresa competitiva y de crecimiento.
1.2 Misión
La empresa Inversiones Arenas Serrano SAS identificada con NIT.890.206.997-2 se encuentra ubicada en Bucaramanga (Sede principal) en la calle36 # 21-50. Y está dedicada a la comercialización de productos para el hogar con altos estándares de servicio y una rentabilidad acorde con las expectativas de los accionistas
1.3 Visión
Desarrollarse como una empresa de comercialización de productos para el hogar con un crecimiento acorde con la industria, dando rentabilidad y valor económico agregado, posicionándose con altos niveles de servicio, buena ubicación de los puntos de venta, procesos y tecnología acordes con el tamaño de la empresa buscando ser el segundo en ventas de Santander en el año 2025.
1.4 Organigrama
DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES Y/O ACCIONES DE MEJORA
El enfoque del presente proyecto se enfoca en la organización Inversiones Arenas S.A.S una organización fundada en el año 1979, cuya actividad económica principal es la comercialización de productos electrodomésticos y gasodomésticos al por menor, siendo reconocida por su alto nivel de calidad en sus productos y en el servicio prestado por sus funcionarios.
Inversiones Arenas Serrano S.A.S es una organización caracterizada por la estabilidad laboral que ofrece a sus funcionarios, es por este motivo que no solo se consideran funcionarios sino familia para los socios de la misma. Sin embargo, este también ha sido la principal causante del desconocimiento de los empleados de todas sus funciones a desarrollar y las cuales ya no deberían desarrollar.
Se identifico dentro de la organización la presencia de algunos manuales de funciones, principalmente de los cargos directivos, sin embargo, están desactualizados.
Es importante a su vez destacar que al momento de la contratación no se presenta la formalidad e instrucción del manual de funciones, siendo utilizada una forma empírica de transmitir las actividades a desarrollar por los nuevos funcionarios que ingresen a la organización.
La ausencia de la presencia de un manual de funciones puede acarrear consecuencias negativas al entorno administrativo dado que imposibilita la identificación de fortalezas y aptitudes que faciliten la ubicación del funcionario en cargos más aptos a desarrollar y que mejoren la productividad del mismo en el desarrollo de sus funciones, además el manual permite determinar las capacitaciones y entrenamientos necesarios para el cumplimiento optimo del cargo.
Debido a la problemática expuesta anteriormente, se propone la construcción,
actualización y estandarización de los manuales de funciones de la organización Inversiones Arenas Serrano S.A.S.
2.1 Objetivos
2.2 Objetivo general
Construir, actualizar, estandarizar e implementar un manual de funciones para los cargos presentes en la organización Inversiones Arenas Serrano S.A.S.
2.3 Objetivos específicos
• Recolectar información real y verídica de las funciones desarrolladas porcada funcionario y cargo.
• Establecer un modelo de gestión humana que ilustre de forma adecuada el proceso determinado a la contratación de personal y el seguimiento al funcionario.
• Crear un profesiograma que recolecte en un solo sitio toda la información sobre los funcionarios facilitando el acceso a dicha información.
2.4 Justificación
Inversiones Arenas Serrano S.A.S ha identificado la importancia de contar con manuales de funciones que ayuden a los funcionarios a la comprensión del cargo, lo que respecta a sus actividades a desarrollar y las personas y áreas de las que
dependen para el cumplimiento de las mismas. Buscando que con el pleno conocimiento de las funciones a desarrollar se optimice y mejore la productividad del funcionario.
El mercado de comercialización de electrodomésticos al por menor fue uno de los principales sectores afectados por la pandemia y cuarentena, sin embargo, ha sido uno de los más activos después de la normalización de la economía, alcanzando los 8.500 millones aproximadamente al cierre del presente año, siendo impulsado mayormente por las temporadas estacionales y el auge que tuvo las clasificaciones al mundial, dinamizando la comercialización de estos un 20% en comparación con el mismo periodo del año 2021.
También se ha identificado un incremento en la compra de productos electrodomésticos básicos del hogar por las campañas impulsadas por el gobierno de vivienda, como lo son los subsidios de Jóvenes Propietarios-VIS-NOVIS, lo que
ha independizado a más personas y estas buscan amueblar sus hogares, mejorando la rotación del inventario de estos productos. Por otro lado, la organización Inversiones Arenas Serrano S.A.S ha mejorado su recuperación de cartera de difícil cobro, gracias a estos subsidios y las técnicas de presión por parte del área jurídico, lo que ha facilitado la negociación de carteras antiguas y muchas de ellas ya fueron saldadas.
2.5 Profesiograma
Se desarrollo un profesiograma enfocado en documentar y especificar las funciones principales de cada funcionario. Se busco establecer un profesiograma
conciso y detallado, de igual forma es una herramienta recopilatoria de toda la información de los funcionarios, logrando una base de datos más amplia; en esta misma se recogen además las aptitudes y capacidades del funcionario de acuerdo a la función principal desarrollada por cada uno. Esta herramienta se construyó junto al apoyo del auxiliar de salud ocupacional quien facilito la recopilación de la
información.
Como primer paso se recopilo la información básica de los funcionarios, como sus cédulas, nombres completos, fechas de nacimiento, edad, género y estado civil.
En el segundo paso, recopilamos la información laboral acerca de la posición de cada funcionario y el departamento especifico al que pertenece, así mismo se analizó la información académica de los funcionarios, estudio y profesiones. En este paso se utilizó información presente en un cuestionario de SGSST realizado por el auxiliar y suministrado por los funcionarios en el presente año.
La organización Inversiones Arenas Serrano S.A.S, cuentan con un área muy especializada de SGSST, actualizada en normas, capacitaciones e información necesaria para el óptimo funcionamiento de la organización.
En el paso 3 del profesiograma, se evaluaron las habilidades de los funcionarios en el desarrollo de sus funciones, como la comunicación requerida para el cargo, la iniciativa, la capacidad de análisis que solicite el cargo y el grado
de delegación.
En el último paso, en el profesiograma se identificó la función principal a desarrollar por cada funcionario.
Esta herramienta fue diseñada y construida con los 47 empleados de la organización.
2.6 Modelo de gestión humana
De acuerdo a la información recopilada anteriormente en el organigrama y profesiograma, basada en los funcionarios activos en la organización, se identificó la importancia de establecer un modelo de gestión humana de acuerdo a las actividades desarrolladas por el área administrativa encargada de la contratación de los funcionarios, esto con el fin de ir en línea con el tema del seguimiento desde el primer momento de contratación del funcionario.
El modelo de gestión humana de Inversiones Arenas Serrano S.A.S es basado principalmente en la captación de personal con cualidades aptas para el desarrollo del cargo y la capacitación propia realizada por la empresa al momento de su contratación, siendo el modelo de inducción utilizado y manejado por la organización.
Desde el área de SGSST se establecen los estudios dependiendo del comportamiento de los funcionarios de acuerdo a temporada o actividad desarrollada, planifica las estrategias de motivación enfocadas en realizar espacios de esparcimiento entre los funcionarios, ampliando el sentimiento de familiaridad entre los mismos y aumentando la mejora del clima laboral.
La gestión del talento humano es una herramienta principal en las organizaciones para el cumplimiento de sus metas y objetivos, aumentando su competitividad ante el mercado. Esto es causa de la mejora y optimización en la productividad de los funcionarios y la compenetración de estos con la
organización, un cambio en el clima laboral que facilita el desarrollo y bienestar y aumentando la satisfacción del empleado con su trabajo y su empleador.
2.7 Metodología de la investigación
• Enfoque
El enfoque utilizado en el presente proyecto es de carácter cualitativo, debido a que no está fundamentado en estadísticas, debido a que no se realiza ningún tipo de medición numérica. Por ende, el enfoque cualitativo se fundamenta en la recolección de la información de los funcionarios para su debido análisis.
• Población y muestra
La población estudiada son los funcionarios de la organización Inversiones Arenas Serrano S.A.S, con sus 47 empleados. La muestra seleccionada fueron la Directora Administrativa y la Abogada Interna. Se seleccionaron estos cargos debido a la complejidad de sus funciones.
• Instrumento de recolección de la información
El instrumento implementado fue un formato de encuesta, entregado a cada uno de los funcionarios para su debido diligenciamiento de acuerdo a las
Gestion judicial para apoyo juridico
Mencione de manera general cuál es el objetivo del puesto dentro de la empresa, así como un resumen de las tareas que desempeñará:
funciones desarrolladas por cada uno de ellos, Este ejercicio se desarrollo con los 47 empleados de la organización. La función de la herramienta de recolección es identificar aquellas funciones que el funcionario no este realizando o aquellas que ya no son realizadas por el mismo, sino que vario de persona responsable.
Cuestionario de Descripción de Cargos o Puestos Laborales
Codigo:
versión:
Fecha:
Fecha:
Identificación del Cargo o Puesto de Laboral.
Departamento: JURIDICO
Nombre del cargo: AUX JURIDICO
Área de las que depende: JURIDICA
Jefe Inmediato: ABOGADA INTERNA
Personas a cargo: NO APLICA
Objetivo del Cargo o Puesto Laboral.
Funciones Generales
Describa las funciones o actividades que ejecuta en el curso normal de su trabajo, indicando la periocidad de la ejecución: diaria(D), semanal(S), quincenal(Q), mensual(M),
ocasional (0) marcando la columna correspondiente con una X. Posteriormente califique la función o actividad de mayor a menor segun importancia D S Q M O
1 Revision de procesos en todas las plataformas judiciales requeridas (dia por medio) x
2 Adelantar, tramites para inciar nuevas demandas, seguimientos o suspensiones x
3 Realizar nuevos archivos fisicos, mantenerlos actualizados hasta que se requiera el desarchivo y retorno de originales con soporte firmado x
4 Redaccion de memoriales que brinden continuidad, impulso, suspension o terminancion a cada procesos según se requiera x
5 Revisar garantias reales x
6 Asistir a los juzgados con el fin de dare impulso a los tramites x
7 Realizar liquidaciones de credito o actualizaciones en los procesos que ya lo contengan y que sean requeridos x
8 Actualizar las bitacoras con cada una de las acciones judiciales de los funcionarios y de la gestion interna x
9 Mantenerinformado al superior sobre terminos y actuaciones prioritarias x
10 Informar sobre los procesos que se encuentren para cobro en instalciones bancarias x
11 Redactar autorizaciones y autenticarlas para tramites especiales que lo requieran x
12 Revisar en instalaciones bancarias titulos a favor x
13 Bucar por medios certificados ubicaciones reales para diligenciar notificaciones judiciales x
14 Atender llamadas cuando la superior no esta x
15 Crear y mantener actualizados los archivos digitales que contienen uno a uno las actuaciones judiciales llevada a cabo en cada procesos x
Con este instrumento de recolección también podemos medir el grado de periodicidad de las funciones, con el fin de determinar si el funcionario está teniendo una carga laboral excesiva.
2.8 Manual de funciones
Como anteriormente se mencionaba debido a la magnitud de empleados y cargos de la organización se desarrolló toda la recolección de información con cada uno de los funcionarios, sin embargo, se estableció que los cargos de la Directora Administrativa y la Abogada Interna presentan una mayor complejidad en su desarrollo y se destacó la relevancia del optimo funcionamiento de sus puesto.
Se diseño u n formato de manual de funciones que facilite la comprensión de los funcionarios, conformado por, función principal, responsabilidades, autonomía del cargo, personas subordinadas, relaciones internas y externas, además de incluir el perfil del cargo de la persona requerida para ocupar ese cargo.
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
• Manual de funciones de la Directora Administrativa
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
• Manual de funciones de la Abogada Interna
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
En las siguientes semanas comprendidas principalmente a finales de mayo y todo el mes de junio, se realizaron reuniones con el comité primario de la organización a fines de contar con su opinión y sugerencias en la construcción de los manuales.
El comité primario de Inversiones Arenas Serrano S.A.S esta conformado por el Gerente General, Gerente Financiero, Gerente de Cartera, Directora Administrativa, Abogada Interna y la Contadora.
Durante el transcurso de las reuniones se discutieron varios aspectos con respecto, a las funciones indicadas por los empleados, se determinaron responsabilidades a cumplir por cada uno de los cargos, la redacción de las funciones, el perfil de cargo a cumplir y los requerimientos mínimos para desempeñar el cargo.
Los cargos revisados y estructurado fueron los siguientes, quedando sus funciones de la siguiente manera:
• Funciones Asesor Comercial
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
• Funciones Gestor de Cobranzas
• Funciones Auxiliar de Cartera
• Funciones Auxiliar Jurídico
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
• Funciones Analista de Créditos
• Funciones Auxiliar Contable
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
APORTES SIGNIFICATIVOS DE LA EXPERIENCIA A SU PROFESION
En el desarrollo de mi practica logre observar cómo es en realidad el funcionamiento de una empresa dedicada al comercio de electrodomésticos, cada una de las áreas que están ahí presentes y como se relacionan una con la otra.
Puedo destacar que lo más enriquecedor fue poder asistir a las reuniones del comité primario pues es un acercamiento más al futuro que en algún momento alcanzare en mi carrera profesional.
De todas las áreas se aprende y todas las áreas tienen mucho que aportar por más insignificante que parezca son los pequeños detalles los que a veces ayudan a la organización a seguir en pie o manejarse de una manera más optima en sus procesos. En la ejecución de mis practicas me queda como lección principal que es importante tener en cuenta siempre a todos, sin distinguir entre cargos, experiencia, tiempo laborando, etc. Cualquiera de ellos puede aportar grandes ideas.
Por otro lado, esta experiencia ayudo a mi perfil profesional a construirse de una manera más integral y darme a visualizar con otras organizaciones o con la misma en distintas áreas de enfoque. Es por eso que la empresa Inversiones Arenas Serrano S.A.S me contrato de manera particular para la investigación de otras problemáticas dentro de su organización.
Evidencia fotográfica del desarrollo de las actividades.
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
CONCLUSIONES
La importancia de implementar las distintas herramientas planteadas anteriormente como, un organigrama, profesiograma, modelo de gestión humana y en especial un formato para el manual de funciones de los cargos de los funcionarios, impacta de una manera significativa en las organizaciones.
Aumentando un clima laboral agradable, facilitación en el acceso a la información y funcionarios con sus función claras y especificadas.
El desarrollo de las prácticas empresariales fue bastante enriquecedor para aquellas fortalezas presentes en la carrera de administración necesarias llevar a la práctica y observar el comportamiento de las mismas así y tanto me ayudo a visualizar mis debilidades en el campo laboral y las distintas soluciones y alternativas para encontrar opciones de mejora en cada uno de los procesos desarrollados en la practica y aprendidos en la teoría dentro de la universidad, siendo una constante retroalimentación en cada paso del proceso.
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
BIBLIOGRAFIA
• Sector electrodomesticos. (s. f.). Alerta Economica.
https://alertaeconomica.com/sector-electrodomesticos-alcanzaria-los-s-8-500- millones-al-cierre-de-2022/
• Repositorio Institucional UCC: Search. (s. f.). Repository.
https://repository.ucc.edu.co/simplesearch?filterquery=Administraci%C3%B3n+de+
Empresas&filtername=program&filtertype=equals
Fecha: día 01 mes 07 año 2022
PROFESIOGRAMA ARSE F.xlsx
ANEXOS
LEVANTAMIENTO INFORMACION CAR
