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E l G erente General de la AUTOR IDAD P OR TUAR IA NAC IONAL,
considerando el proceso de modernización de la gestión del E stado y
la mejora continua que se viene desarrollando a nivel nacional
mediante la aplicación del enfoque de procesos y, alineándonos a los
requerimientos del código marco de C ontrol Interno de las E mpresas
del E stado, aprueba el presente manual, el mismo que debe ser
responsabilidad de todos y cabe principalmente a todos nuestros
Directores y J efes, con su ejemplo, asegurar el ejercicio de esa
responsabilidad.
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
– MAPRO –
Gerardo Pérez Delgado
GE R E NTE GE NE R AL
CONTROL DE EMISIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Nombre P residente C omité MAP R O C omité MAP R O Gerente General Fecha 13.05.2011 13.01.2012 20.01.2012
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INDICE DEL CONTENIDO
CAPÍTULO I: GENERALIDADES ...3 1.1 INTR ODUC C IÓN...3 1.2 ES TR UC TUR A INTE R NA DE LA AP N...4 1.3 MIS IÓN...5 1.4 VIS IÓN...5 1.5 VALOR E S...5 1.6 OBJ E TIVO DE L MANUAL...6
1.7 JUS TIFIC AC IÓN DE L MANUAL...7
1.8 ALC ANC E...8
1.9 BAS E LE GAL...8
1.10 RE S E ÑA E VOLUTIVA DE LOS MANUALE S DE PR OC E S OS Y PR OC E DIMIE NTOS...8
CAPÍTULO II: ESPECIFICACIONES DEL MAPRO ...11
2.1 DIF US IÓN DE L MANUAL DE PR OC E S OS Y PR OC E DIMIE NTOS...11
2.2 ES TR UC TUR A DOC UME NTAR IA DE L MANUAL...11
2.3 CODIF IC AC IÓN DE LOS DOC UME NTOS INTE R NOS...12
2.4 CODIF IC AC IÓN DE LOS PR OC E DIMIE NTOS ADMINIS TR ATIVOS DE L TUP A ...13
CAPÍTULO III: PROCESOS DE LA APN...14
3.1 MAP A DE PR OC E S OS DE LA AP N ...14
3.2 LIS TA MAE S TR A DE PR OC E S OS Y SUBP R OC E S OS DE LA AP N ...15
CAPÍTULO IV: PROCEDIMIENTOS ...16
4.1 PR E S E NTAC IÓN DE PR OC E DIMIE NTOS INTE R NOS...16
4.2 PR OC E DIMIE NTOS ADMINIS TR ATIVOS DE L TUP A ...16
CAPÍTULO V: ANEXOS ...17
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CAPÍTULO I: GENERALIDADES 1.1 Introducción
Los procesos y los procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos principales del S istema de C ontrol Interno, orientado a incrementar la eficacia y eficiencia de las entidades del E stado; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente y pertinente, por parte de todos los trabajadores de la Autoridad P ortuaria Nacional, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de P rocesos y P rocedimientos, en el cual se define la gestión que agrupa las principales actividades y tareas dentro de la Autoridad P ortuaria Nacional. Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para la construcción por fases del Manual referido, soportando cada uno de los procesos específicos, agrupándolos según su categoría en E stratégicos, Operativos o Misionales y de S oporte.
La funcionalidad del Manual es permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada, así como la información relacionada, sean totalmente auditables para atender a los requerimientos de la C ontraloría General de la R epública; con el fin de identificar los parámetros claves de los procedimientos de la Autoridad P ortuaria Nacional, tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación y evaluación del cumplimiento de metas de los indicadores de eficiencia productiva operacionales y de costos de los procesos vitales de cada área de la entidad .
E ste manual hace parte integral de la documentación total, implementada por la actual Administración, conociendo de antemano el compromiso de la Dirección de P laneamiento y E studios E conómicos para dirigir su elaboración, revisión y homologación permanente, en la debida actualización del presente documento de gestión.
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1.2 Estructura Interna de la APN
Actualmente la Autoridad P ortuaria Nacional se describe de la siguiente manera:
C abe mencionar que la presente estructura orgánica, se encuentra en proceso de reestructuración en la nueva propuesta de R OF de la Autoridad P ortuaria Nacional, la cual se encuentra en proceso de aprobación por las instancias correspondientes.
Los procesos y los procedimientos planteados en el presente documento, se encuentran basados en las funciones definidas en el R OF vigente, en las atribuciones de la AP N según el R eglamento de la Ley del S istema P ortuario Nacional, la propuesta de funciones del nuevo R OF aprobado por el directorio, así como en la cadena de valor definida en el P lan E stratégico Institucional 2012 – 2016.
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1.3 Misión
E l enunciado de la Misión de la Autoridad P ortuaria Nacional es el siguiente:
1.4 Visión
E l enunciado de la Visión de la Autoridad P ortuaria Nacional es el siguiente:
1.5 Valores
Los valores de la Autoridad P ortuaria Nacional cuentan con un “lema” que ha sido considerado a fin de ayudar al proceso de comunicación y comprensión por parte de todo nuestro personal.
VALOR LEMA
Liderazgo y Autoridad “E nseñar con el ejemplo” E ficiencia y C alidad “Hacerlo bien a la primera” É tica y Transparencia “S er íntegro”
Trabajo en equipo “P onerse en el lugar del otro”… para lograr el objetivo común
R esponsabilidad S ocial “C oncientes del impacto social y ambiental”
C ompromiso
“Identificarse con la institución y sus objetivos” (ponerse la camiseta de la AP N)
P ara empezar… “C umplir normas y funciones en los plazos requeridos”
”S er reconocida como la institución líder en la conducción del desarrollo del S P N”
C onducir el S istema P ortuario Nacional,
planificando, promoviendo, normando y supervisando su desarrollo, con el fin de lograr su competitividad y sostenibilidad
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1.6 Objetivo del Manual
E l presente Manual tiene como objetivo principal contar con un documento normativo que consolide los procesos y procedimientos, teniendo un carácter orientador, instructivo y ejecutivo de las labores internas y administrativas de la Autoridad P ortuaria Nacional. E rgo, fortaleciendo la cultura del Autocontrol y del mismo S istema de C ontrol Interno.
Los P rocesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades misionales y de soporte de la Autoridad P ortuaria Nacional con el fin de dotar a la misma E ntidad, de una herramienta de trabajo que contribuya también al cumplimiento eficaz y eficiente de su Misión.
Así mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de las diferentes áreas, en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las actividades internas y misionales de la Autoridad P ortuaria Nacional.
E n ese sentido, el Manual de P rocesos y P rocedimientos está dirigido a todos los colaboradores que bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a la Autoridad P ortuaria Nacional y se constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas.
E ste documento consolida y describe los procesos administrativos de nuestra E ntidad, y expone en forma secuencial y ordenada las principales actividades o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo. C ontiene además, para el caso de los procedimientos, asociados a procesos operativos o misionales, los diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones, e incluye las dependencias administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y la participación de cada cual en el proceso.
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P ara que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, este Manual requiere de revisiones periódicas para su actualización, como parte de la mejora continua, ya que el propósito a corto plazo es enfocarlo como documento de calidad; sus modificaciones deben ser sugeridas a la Dirección de P laneamiento y E studios E conómicos vía Gerencia General, para su análisis, presentación a la instancia correspondiente, aprobación e implementación.
Los contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el personal profesional, técnico o administrativo actuante. La omisión de lo establecido implicará responsabilidad personal y profesional.
1.7 J ustificación del Manual
E s importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino que además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no sólo de hacer las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organización.
E l manual de procesos y procedimientos es una herramienta que permite a la entidad integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración y, mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.
Básicamente, en el caso de la Autoridad P ortuaria Nacional, contribuye a evitar la existencia de conflictos o duplicidad sobre las mismas actividades y servicios en Áreas diferentes. P or último, este manual optimiza y racionaliza los métodos de trabajo, tornando el diseño de la estructura organizacional más simple, transparente y objetivo.
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1.8 Alcance
E l presente manual tiene alcance en forma directa a todos los servidores que trabajan en la Autoridad P ortuaria Nacional según su área de competencia y que intervienen en los P rocedimientos Internos o Administrativos.
E l presente Manual de P rocesos y P rocedimientos, será de aplicación y consulta obligatoria para todos los funcionarios públicos que trabajan en la Autoridad P ortuaria Nacional.
1.9 Base Legal
� Directiva Nº 002-77-INAP /DNA Normas para la F ormulación de los Manuales de P rocedimientos aprobada con R esolución J efatural Nº 059-77-INAP /DNR
� Ley Nº 28716: Ley de C ontrol Interno de las E ntidades del E stado
� R esolución de C ontraloría General Nº 458-2008-C G: “Guía para la Implementación del S istema de C ontrol Interno de las E ntidades del E stado”.
� Ley Nº 27444: Ley de P rocedimiento Administrativo General
� Texto Único de P rocedimientos Administrativos de la AP N (R M Nº 061-2008-MTC /01) � DS Nº 034-2004-MTC , R eglamento de Organización y F unciones de la AP N
1.10 Reseña evolutiva de los Manuales de Procesos y Procedimientos
Mediante R esolución J efatural Nº 059-77-INAP /DNR de 12 de mayo de 1977, se aprobó la Directiva Nº 002-77-INAP /DNR , sobre las “Normas para la formulación de Manuales de P rocedimientos”, cuyo objetivo es normar el contenido y el proceso de formulación de los Manuales de P rocedimientos en la Administración P ública.
S egún R esolución J efatural Nº 109-95-INAP /DNR de 19 de julio de 1995, se aprobó la Directiva Nº 002-95-INAP /DNR , sobre los “Lineamientos técnicos para formular los documentos de gestión en un marco de modernización administrativa”, estableciendo como objetivo, entre otros: “Una mejor aplicación de la normatividad vigente en materia de racionalización en una
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forma clara, simple y sencilla, a la luz del proceso de transformación que ocurre en el país y que requiere de entidades eficientes”. E n este contexto, dentro de este dispositivo se establece que en materia de racionalización, las entidades de la Administración P ública, deben elaborar el P lan Operativo Institucional – P OI – , formular el R eglamento de Organización y F unciones – R OF – , el C uadro para Asignación de P ersonal – C AP – , el Manual de Organización y F unciones – MOF – y, el Texto Único de P rocedimientos Administrativos – TUP A – .
C omo se observa, en esa fecha no se dieron las exigencias necesarias para formular el Manual de P rocedimientos. P osteriormente, por Ley Nº 26507 de 19 de julio de 1995, se declara en disolución el Instituto Nacional de Administración P ública – INAP , determinando en este sentido, que las funciones que correspondían a dicha entidad serían transferidas a la P residencia de C onsejo de Ministros, a fin de que posteriormente, puedan ser asumidas por los organismos públicos competentes designados para tales efectos.
C on la finalidad de regular la citada Ley, con Decreto S upremo Nº 74-95-P C M de 30 de diciembre de 1995, se concreta la transferencia de las funciones del Instituto Nacional de Administración P ública – INAP a la P residencia de C onsejo de Ministros, estableciendo además, que la obligación de aprobar los instrumentos de gestión, tales como: C AP , R OF , MOF , sería de responsabilidad exclusiva de cada entidad del sector público, así como la fiscalización y cumplimiento de las normas de simplificación administrativa.
C omo se ve, en el anterior párrafo tampoco se incluyó en esta disposición la elaboración de un Manual de P rocesos y P rocedimientos – MAP R O – . C onsecuentemente, podemos afirmar por los hechos mencionados, que por estas omisiones muchas de las entidades del E stado a la fecha no cuentan con este documento importante, el cual es considerado necesario para cualquier gestión, toda vez que dentro de una organización los procedimientos representan el “cómo” cumplir con las funciones encomendadas a los trabajadores y que se encuentran estipuladas en sus respectivos MOF .
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E ntendemos asimismo, que esta situación viene ocasionando en muchas entidades del E stado, un desorden que conlleva generalmente a la ineficacia e ineficiencia de las operaciones que realizan, por lo que sería pertinente que los Organismos del E stado responsables de este asunto, adopten las acciones del caso para disponer como obligación que las instituciones públicas formulen, aprueben y apliquen el Manual de P rocedimientos, como parte de su gestión, conjuntamente con los otros instrumentos mencionados anteriormente.
E n ese sentido, la Directiva Nº 002-77-INAP /DNR , “Normas para la F ormulación de los Manuales de P rocedimientos”, aprobado mediante R esolución J efatural Nº 059-77-INAP /DNR de 12 Mayo de 1977 que actualmente se encuentra vigente, puede servir de marco para elaborar dicho instrumento de gestión. S in perjuicio de su actualización normativa, la Autoridad P ortuaria Nacional ha considerado el presente documento basándose en la resolución vigente antes mencionada.
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2 CAPÍTULO II: ESPECIFICACIONES DEL MAPRO
2.1 Difusión del Manual de Procesos y Procedimientos
E l C ompromiso de la alta Dirección con el desarrollo, implementación y mejora continua de los procesos de la Autoridad P ortuaria Nacional, es evidenciado a través del presente Manual de P rocesos y P rocedimientos y su difusión.
La difusión del Manual de P rocesos y P rocedimientos puede ser realizado a través del Intranet, e-mails, documentos de la Gerencia General a cada área de la Autoridad P ortuaria Nacional, manteniendo así diferentes canales de comunicación entre los niveles correspondientes. Además, de existir alguna modificación al manual se comunicará oportunamente a toda la entidad, consignando en el encabezado el número de “R evisión” vigente.
2.2 Estructura Documentaria del Manual
E l presente manual establece utilizar una estructura documentaria alineada al enfoque de procesos, promovida por la Organización Internacional de E standarización – IS O, en la que los tipos de documentos generados por las áreas estén definidos y enlazados de lo general a lo específico. A continuación se muestra la pirámide aplicable al MAP R O de la Autoridad P ortuaria Nacional: Formularios, Registros, Formularios, Registros, otros otros MAPRO MAPRO Procedimientos Internos y Administrativos Formularios, Registros, Formularios, Registros, otros otros MAPRO MAPRO Procedimientos Internos y Administrativos
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E l Manual de P rocesos y P rocedimientos consolida los P rocedimientos Internos como Administrativos utilizados por la Autoridad P ortuaria Nacional, en ese sentido se aprecia la siguiente diferenciación para su elaboración:
a. P rocedimientos Internos .- C orrespondientes a los P rocesos E stratégicos y P rocesos de S oporte. S e elaboran según el APN-PR001: Procedimiento de Control de Documentos del MAPRO, que tiene por objetivo estandarizar y normalizar la elaboración de los procedimientos, definir las responsabilidades del C iclo de F ormalización y la estructura de los procedimientos internos del Manual de P rocesos y P rocedimientos.
b. P rocedimientos Administrativos .- C orresponden a los P rocesos Operativos (Misionales, porque están vinculados a la misión de la entidad) y se encuentran detallados en el TUP A vigente de la AP N. S u elaboración y contenido es definida por la Ley Nº 27444: Ley del P rocedimiento Administrativo General y sus normas modificatorias y complementarias. Los alcances específicos y estructura para su elaboración se encuentran definidos en el APN-PR001: Procedimiento de Control de Documentos del MAPRO y en los Anexos 4 y 5 de dicho procedimiento.
2.3 Codificación de los Documentos Internos
E l esquema para la estructura documentaria es el siguiente:
MACROPROCESOS POR ÁREA CÓDIGO
C umplimiento de toda la entidad (Dirección) A P N
Gerencia General GG
S ecretaría de Directorio P D - S D
Órgano de C ontrol Institucional OC I
Dirección de P laneamiento y E studios E conómicos DIP LA
Dirección Técnica DIR TE C
Dirección de Operaciones y Medio Ambiente DOMA
Unidad P rotección y S eguridad UP S
Unidad de R elaciones Institucionales UR R II
Unidad de Asesoría J urídica UAJ
Oficina General de Administración OGA
Oficina de Tecnologías de la Información OTI Unidad De Gestión del C onocimiento UC AP C oordinación de as Oficinas Desconcentradas OODD
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C ódigos por tipo de documento del MAP R O:
DOCUMENTOS CÓDIGO Manual MA P rocedimientos P R F ormularios F O Mapa de P rocesos MP Lista Maestra LM
E n las tablas anteriores se presentan las codificaciones generales para los macroprocesos por área y tipos de documentos. S in embargo, dependiendo de la cantidad y complejidad de procesos a estandarizar es posible identificar la necesidad de crear nuevos tipos de documentos, esto debe ser comunicado, sustentado y coordinado con la Dirección de P laneamiento y E studios E conómicos.
La codificación hace referencia al macroproceso por área, al tipo de documento y al número correlativo correspondiente, tal como se detalla a continuación:
Macroproceso Documento Tipo de Documento Número de
AP N MA 001
2.4 Codificación de los Procedimientos Administrativos del TUPA
La codificación, para los procedimientos administrativos que pertenecen a los procesos operativos y que están contenidos en el TUP A de la Autoridad P ortuaria Nacional, consigna además la palabra “TUP A”, seguida por el número de orden asignado en el cuadro del TUP A vigente.
Código del Procedimiento
Área Macroproceso Número de Documento Nombre del Procedimiento S D TUP A 01 Acceso a la Información P ública DOMA TUP A 02 R ecepción de Naves
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3 CAPÍTULO III: PROCESOS DE LA APN
Código : AP N-MP001
Revisión : 03
Aprobado : GG
Fecha : 06.10.2011
Página : 1 de 1
MAPA GENERAL DE PROCESOS APN ESTRATEGICOS, OPERATIVOS Y SOPORTE
P laneamiento y G estión E stratégica P rocesos Operativos P rocesos de S oporte G estión Logística S upervisar el estado de la infraestructura y equipamiento portuario
Aprobación de proyectos Inspección de ejecución de obra
Aseguramiento del buen desempeño de las operaciones portuarias
Aprobación de proyectos y supervisión de obra
Promoción de la inversión
Planificación del desarrollo del SPN P lanificación del S P N P romover la Inversión por Iniciativa P rivada P romover la Inversión por P romoción del
E stado
Gestión de Mejora
Continua Control de G estión
P rocesos E stratégicos Gestionar la información estadística del S P N Capacitación del cluster portuario S upervisar la protección,
seguridad , calidad y medio ambiente Brindar actividades y servicios portuarios G estión de la cadena logística portuaria Autorizaciones y certificaciones S upervisar la prestación de los servicios portuarios
G estión Comunicación Gestión F inanciera Gestión Documentaria G estión Recursos Humanos Control Institucional Gestión de S istemas Gestión Legal P ar te s In te re sa d as (S at is fa cc ió n ) P ar te s In te re sa d as ( R e q u is it o s)
3.1 Mapa de Procesos de la APN
E l mapeo de procesos es de vital importancia, debido a que permite analizar y mejorar muchas funciones y actividades importantes dentro de la E ntidad, en tanto que puede jugar un rol clave para optimizar: P olíticas, procedimientos y flujos de trabajo; C apacitación del personal; Análisis de R iesgo; C ontrol Interno; S ervicio al usuario interno y externo; C osteo Basado en Actividades (C osteo ABC ); entre otros.
E n el APN-MP001: Mapa General de Procesos de la APN, se han identificado los procesos vinculándolos a P rocesos E stratégicos, Operativos y de S oporte.
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Los Procesos Estratégicos, son aquellos establecidos en la Alta Dirección y definen cómo opera la AP N y cómo se crea valor para el cliente o usuario y para la entidad. E stos procesos soportan la toma de decisiones sobre planificación, estrategias y mejoras. Además, proporcionan directrices y límites de actuación al resto de los procesos.
Los Procesos Operativos, también conocidos como procesos Misionales, porque están directamente vinculados a la misión institucional y los servicios que presta la AP N. S e encuentran orientados a cumplir los requisitos o necesidades del cliente o usuario para lograr la satisfacción de sus expectativas. P or ende, su resultado es percibido directamente por nuestros usuarios. Asimismo, en la ejecución de estos procesos generalmente intervienen varias áreas funcionales y pueden conllevar al uso de mayores recursos.
Los procesos operativos de la AP N, han sido agrupados en 4 grandes grupos: 1. Aseguramiento del buen desempeño de las operaciones portuarias 2. Aprobación de proyectos y supervisión de obra
3. P romoción de la inversión
4. P lanificación del desarrollo del S istema P ortuario Nacional
Los Procesos de Soporte, S irven de soporte o apoyo a los procesos Operativos. S in ellos, no serían posibles los procesos misionales o los estratégicos. La importancia de estos procesos radica, en que en muchos casos, son determinantes para que puedan conseguirse los objetivos de los procesos dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros usuarios.
3.2 Lista Maestra de Procesos y Subprocesos de la APN
La APN-LM001: Lista Maestra de Procesos y Subprocesos APN, despliega en subprocesos a los procesos identificados en el Mapa General de P rocesos de la AP N. E sta lista se puede observar adjunta al presente Manual (Ver C apítulo V: Anexos).
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5 CAPÍTULO IV: PROCEDIMIENTOS
La función de los P rocedimientos, sean Internos o Administrativos, es contribuir con la organización de la estructura de los estándares a fin de armonizar, racionalizar y optimizar las relaciones de trabajo entre las diferentes áreas, garantizando autonomía respecto a sus procesos y actividades internas. E l presente capitulo resume las características de los procedimientos consolidados en este Manual:
4.1 Presentación de Procedimientos Internos
Los P rocedimientos Internos deben tener las siguientes características: � E stán asociados a procesos estratégicos o procesos de soporte.
� S e elaboran de acuerdo al AP N-P R 001: C ontrol de Documentos del MAP R O
� Describen la secuencia coherente de actividades del procedimiento (redactada y/o en diagrama de flujo).
4.2 Procedimientos Administrativos del TUPA
Los P rocedimientos Administrativos*, se encuentran contenidos en el TUP A vigente de la
Autoridad P ortuaria Nacional y tienen las siguientes particularidades: � S e asocian a los procesos operativos de la entidad.
� S e elaboran de acuerdo a la normativa vigente del TUP A y AP N-P R 001
� C uentan con un Diagrama de F lujo y obligatoriamente indica la base legal que justifica su existencia así como los requisitos que se solicitan al administrado.
*
DS Nº 079-2007-P C M, Título I, C apítulo II: Definiciones, Artículo 4 : “(… ) P rocedimiento Administrativo: es un conjunto de actos y diligencias tramitados en la entidad, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos del administrado sea este persona natural o jurídica, pública o privada (… )”
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6 CAPÍTULO V: ANEXOS
5.1 APN-LM002: Lista Maestra de Documentos del MAP R O
E l AP N-LM002, detalla todos los documentos que integran el Manual de P rocesos y P rocedimientos de la AP N, considerando el proceso al que pertenecen.
Tipo de
P roceso Área F unción (S egún tipo) Documento C ódigo R evisión
( i ) ( ii ) ( iii ) ( iv ) ( v ) ( vi )
i. Los procesos se han identificado según sean: E stratégicos, Operativos o de S oporte ii. Unidad Orgánica a la que pertenece el documento
iii. Nombre atribuido a las macrofunciones o sistemas administrativos que engloban actividades comunes, que se cumplen dentro de una unidad orgánica y que sirven de organización interna.
iv. Los tipos de documentos detallados son: Manual (MA), Lista Maestra (LM), Mapa de P rocesos (MP ) y P rocedimiento (P R )
v. C ódigo asignado a cada documento del MAP R O (Ver C apítulo II: Ítems 2.3 y 2.4)
vi. E s el número de veces que se ha revisado y/o cambiado el documento, todos los documentos nacen con R evisión 0 (cero), salvo que haya existido una versión anterior del documento y que ésta haya sido modificada.
MACRO PROCESO Relación: Área-Función DIP LA DIP LA P D (S D) DIP LA DIP LA DIP LA GG GG DIR TE C DIR TE C DIR TE C DOMA DOMA UP S DOMA DOMA DOMA DOMA DOMA DOMA DOMA DOMA DOMA OODD DOMA DOMA DOMA DOMA DOMA/OODD DOMA/OODD C ertificar en sistemas de protección, seguridad y calidad
R ealizar la Gestión de Mejora C ontinua
C ontrol de Gestión
Otorgar y/o renovar Licencias a los administradores portuarios
Aprobación de los R eglamentos Internos de las entidades que explotan infraestructuras de uso público
E laboración, control, seguimiento y evaluación de P lan Operativo Institucional
Mejora de P rocesos
S eguimiento, control y medición de procesos
Otorgamiento de Habilitaciones P ortuarias (incluye: modificaciones, ampliaciones y/o mejoramiento de Instalaciones P ortuarias)
C ontrol del P resupuesto
Autorizar y R enovar el Uso de las Áreas Acuáticas y F ranjas R ibereñas
Gestión de C ontrol Interno P laneamiento del P resupuesto
E S T R A T E G IC O S
Gestión del Directorio
SUBPROCESO P laneamiento Institucional PROCESO R ealizar el P laneamiento y Gestión E stratégica Brindar actividades y servicios portuarios
Brindar los S ervicios P ortuarios Generales Aprobación de los E studios de Maniobra
Autorizaciones sobre otras actividades portuarias Autorizaciones y
C ertificaciones
Autorizar la implementación E quipamiento P ortuario Otorgar, modificar, cancelar y/o renovar licencias de operación para la prestación de S ervicios P ortuarios Básicos
Otorgar , modificar , cancelar y/o renovar Licencias para agenciamiento de naves, empresas y cooperativas de estiba y desestiba
F ormular Normas con la prestación de servicios y actividades portuarias
Administración de las Unidades Desconcentradas
S upervisar, controlar y fiscalizar la prestación de S ervicios P ortuarios Básicos
S upervisar y controlar los S ervicios P ortuarios Generales
R ecomendar la aplicación de sanciones a los administrados y usuarios
S upervisar, controlar y fiscalizar la recepción y despacho de naves
Atender consultas, quejas, sugerencias, denuncias y reclamos sobre la prestación de los servicios por parte de los administrados y usuarios
C ontrol de tráfico portuario R ecepcionar y Despachar naves C ierre y Apertura de P uertos
Impedimento e Inmovilización de Naves
O P E R A T IV O S S upervisar la prestación de los servicios portuarios
MACRO PROCESO Relación: Área-Función SUBPROCESO PROCESO UP S UP S UP S UP S UP S UP S UP S UP S UP S UP S UP S UP S DIR TE C DIR TE C DIR TE C UGC UGC UP S DOMA DOMA DOMA DOMA DOMA DOMA DOMA Gestión de las sesiones y grupos técnicos de los C onsejos
de C alidad
R ealizar Inspecciones y Auditorias de P rotección, S eguridad, C alidad y Medio Ambiente a las IP
Aprobar P lanes y E valuaciones de P rotección y S eguridad de las IP
C apacitar a la C omunidad P ortuaria
Gestionar la C apacitación E specializada en P rotección, S eguridad, C alidad y Medio Ambiente
Gestionar el C onocimiento en Materia P ortuaria
S upervisar el estado conservación de la Infraestructura de las Instalaciones P ortuarias (IP )
S upervisar el estado conservación del E quipamiento de las IP
F ormular Normas Técnicas concernientes a Infraestructura y E quipamiento P ortuario
E laborar Normas y R eglamentos de P rotección y S eguridad de las IP
S upervisar el cumplimiento de las reglas contenidas en los C ódigos Internacionales de P rotección, C alidad, S eguridad y Medio Ambiente
Dar R ecomendaciones para la Aplicación de S anciones al incumplimiento de las normas vigentes
Apoyo a buques e instalaciones portuarias en situaciones de emergencia
Desarrollar mecanismos para la prevención de actividades ilícitas en la zona portuaria
Gestión de la mejora continua de los procesos de la C adena Logística
Definición y mantenimiento de indicadores de productividad Definición y mantenimiento de indicadores de estándares de C alidad
Identificar requerimientos del negocio y fuentes de información
S upervisar los S istemas de Gestión de C alidad de las Instalaciones P ortuarias (IP )
Monitoreo de actividades y servicios portuarios en la zona portuaria
Gestionar la información estadística del S P N
E fectuar S umarias por investigación de siniestros en la zona portuaria
S upervisar la P rotección del Medio Ambiente y realizar monitoreo ambiental
R espuesta a incidentes de protección, seguridad y medio ambiente portuario
S upervisar la protección, seguridad, calidad y MA
E laborar estadísticas y diseñar presentación R ecopilar, validar y procesar información
O P E R A T IV O S Gestión de la cadena logística portuaria
C apacitación del C luster P ortuario
S upervisar el estado de la infraestructura y equipamiento portuario
MACRO PROCESO Relación: Área-Función SUBPROCESO PROCESO DOMA DOMA DIR TE C DIR TE C DIR TE C DIR TE C DIP LA DIP LA DIP LA DIP LA DIP LA DIP LA DIP LA DIP LA DIP LA DIP LA OGA OGA OGA OGA OGA OGA OGA OGA OGA OGA OGA OGA Aprobación de proyectos
E valuar y Aprobar los E xpedientes Técnicos de obras de infraestructura portuaria
Administrar y controlar los ingresos C ontrolar y gestionar los egresos Gestionar programas de cooperación
Gestionar E stadísticas del S istema P ortuario Nacional
Administrar los impuestos y tributos
E valuar los P lanes Maestros P ortuarios por Autorizaciones de uso de áreas acuáticas y/o terrenos ribereños
C onciliar los ingresos y egresos
C ontabilizar las transacciones económicas y financieras F ormulación de Normas y P rocedimientos de los consejos y la cadena logística portuaria
C ustodiar valores
E laborar los E E F F
R ealizar control y conciliación presupuestal R eembolsos y rendiciones
Administrar los gastos anuales respectivos
R ealizar control y ejecución presupuestal de gastos Gestionar el P lan Nacional de Desarrollo P ortuario Gestionar P lanes Maestros de Terminales P ortuarios Normar el P laneamiento de S istema P ortuario Nacional E valuar Iniciativas privadas de P uertos
E valuar y Aprobar las E specificaciones Técnicas de equipamiento portuario
Gestionar E studios y P royectos para la P romoción de la Inversión
S upervisión y cumplimiento de normas y metodologías de la Marca de C alidad
Inspección de ejecución de obra
Inspeccionar Avance de Obras
E jecutar la cobranza de los tributos
Inspeccionar Termino de Obras (Verificación y cumplimiento de Habilitación P ortuaria)
E jecutar ó S upervisar los E studios Básicos y de P reinversión
Gestionar proyectos de inversión (S istema Nacional de Inversión P ública) P lanificación del S P N O P E R A T IV O S Gestión de la cadena logística portuaria
P romover la Inversión por P romoción del E stado (P IP E )
P romover la Inversión por Iniciativa P rivada (P IIP ) Gestión F inanciera S O P O R T E
MACRO PROCESO Relación: Área-Función SUBPROCESO PROCESO OGA OGA OGA OGA OGA OGA OGA OGA OGA OGA OGA OGA OTI OTI OTI OTI OTI OTI OTI OTI OTI OTI OTI UAJ UAJ UAJ UAJ UAJ UAJ Administrar las bases de datos de la institución
Gestionar las redes y comunicaciones
E valuar y actualizar los productos y servicios de TI C apacitar a los usuarios en el uso de las TI
Gestionar el mantenimiento del software y hardware Gestionar los riesgos y la seguridad de la información E laborar, controlar y evaluar los planes de TI
Gestionar el desarrollo e implementación de soluciones R ecopilar, mantener y procesar la información estadística Administrar los servicios de TI y el soporte técnico
informático
Administrar el equipamiento informático de la AP N Gestionar el bienestar y asistencia social
Gestionar la atención y abastecimiento de los requerimientos
Gestionar la evaluación del clima laboral y cultura organizacional
Gestionar el control patrimonial Gestionar Almacén
Gestionar la evaluación y mejora del desempeño laboral
E valuación de procedimientos administrativos
E laboración de contratos y convenios interinstitucionales Gestión de R ecursos Humanos Gestión Legal Gestión Logística S O P O R T E Gestión de S istemas
E laboración y revisión de normativa portuaria Administrar los S ervicios Generales
Gestionar adquisiciones y contrataciones
E valuación de recursos administrativos presentados ante la AP N
P rocesar las planillas de remuneraciones y compensaciones
S eguimiento de P rocedimientos Administrativos ante entidades públicas y denuncias o procesos judiciales Asesoría Legal
Gestión del reclutamiento, selección y contratación del personal
Gestión de la inducción, capacitación y desarrollo de recursos humanos
Gestión de programas de motivación e integración institucional
MACRO PROCESO Relación: Área-Función SUBPROCESO PROCESO UR R II UR R II UR R II UR R II UR R II (OC I) P D (S D) P D (S D) Acciones de C ontrol
Gestión de Documentos Internos y E xternos C onducir actividades de R elaciones P úblicas y P rotocolares
P romover la celebración de C onvenios Gestión P arlamentaria
Gestión de Imagen y P rensa Administrar C omunicaciones
Administración del Archivo C entral
S O P O R T E C ontrol Institucional Gestión Documentaria Gestión de C omunicación CONTROL DE EMISIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
NOMBRE FIRMA FECHA C omité MAP R O ������������ 23.08.2011 Unidades Orgánicas AP N ������������������ 01.09.2011 G erente G eneral 06.10.2011
TIPO DE
PROCESO ÁREA FUNCIÓN DOCUMENTO REVISIÓN
Manual de P rocesos y P rocedimientos 00
Mapa General de P rocesos de la AP N 03
Lista Maestra de P rocesos y S ubprocesos 00
Lista Maestra de Documentos del MAP R O 00
P rocedimiento de C ontrol de Documentos del MAP R O 01
P rocedimiento de Atención Telefónica 00
P DyE E laboración del P lan Operativo Institucional (anual) 00
P DyE Modificaciones del P lan Operativo Institucional (trimestral) 00
P DyE E valuación y seguimiento del P OI (trimestral) 00
P respto. E laboración de la Demanda Global de Gasto de la AP N 00
P respto. E misión de C ertificación de C rédito P resupuestario 00
P respto. Modificaciones P resupuestarias 00
P D (S D) Acceso a la Información P ública 00
DOMA R ecepción de Naves 00
DOMA Despacho de Naves 00
DOMA
Otorgamiento de Licencias de Operación para agencias marítimas, fluviales y lacustres además de empresas privadas y
cooperativas de trabajadores de estiba y desestiba 00
DOMA R enovación de Licencias de Operación para agencias marítimas, fluviales y lacustres además de empresas privadas y cooperativas de trabajadores de estiba y desestiba
00
DOMA
Aprobación de los R eglamentos internos de entidades que explotan infraestructura portuaria de uso público en el país y sus modificatorias
00 DOMA Otorgamiento de Licencias de Operación para la prestación de servicios básicos 00 DOMA R enovación y modificación de Licencias de Operación para la
prestación de servicios básicos 00
DIR TE C Autorización de uso temporal de áreas acuáticas y/o terrenos ribereños para habilitaciones portuarias 00 DIR TE C R enovación de autorización de uso temporal de áreas acuáticas y/o terrenos ribereños para habilitaciones portuarias 00 DIR TE C Autorizaciones definitivas para el uso de áreas acuáticas y/o terrenos ribereños para habilitaciones portuarias. 00
DIR TE C Otorgamiento de habilitación portuaria 00
DIR TE C S olicitud de inspección de término de obras y emisión del certificado correspondiente 00
DIR TE C Inspección Bi-anual de E structura 00
DIR TE C
Aprobación de cesión, transferencia o gravamen de autorizaciones temporales o definitivas de uso de áreas acuáticas y franja costera
00
UP S R egistro como Organización de P rotección R econocida (OP R ) 00
UP S R enovación de registro como Organización de P rotección R econocida (OP R ) 00 UP S R egistro de cambio de composición del personal de la Organización de P rotección R econocida (OP R ) 00 UP S
E valuación de protección de instalaciones portuarias o
aprobación de la evaluación realizada por una Organización de P rotección R econocida (OP R )
00 CÓDIGO AP N-MA001 AP N-MP 001 AP N-LM001 AP N-LM002 AP N-P R 001 AP N-P R 002 DIP LA-P R 001 DIP LA-P R 005 E S T R A T É G IC O S DIP LA-P R 002 DIP LA-P R 003 DIP LA-P R 004 DIP LA-P R 006 DIPLA No aplica APN DIR TE C -TUP A25 UP S -TUP A28 UP S -TUP A29 UP S -TUP A30 DOMA-TUP A12 UP S -TUP A31 DIR TE C -TUP A15 DIR TE C -TUP A17 DIR TE C -TUP A19 DIR TE C -TUP A23 DIR TE C -TUP A13 DIR TE C -TUP A14 S D-TUP A01 DOMA-TUP A02 DOMA-TUP A03 DOMA-TUP A08 DOMA-TUP A09 DOMA-TUP A10 DOMA-TUP A11 O P E R A T IV O S TUPA
TIPO DE
PROCESO ÁREA FUNCIÓN DOCUMENTO CÓDIGO REVISIÓN
UP S Aprobación de P lan de P rotección de Instalaciones P ortuarias,
comprende también aprobación de modificatorias 00
UP S Verificación y posterior otorgamiento de la Declaración de
C umplimiento de la instalación portuaria o su referendo anual 00 UP S
R einspección P BIP de la instalación portuaria para verificar el levantamiento de observaciones emanada de la auditoria de
verificación de cumplimiento 00
OGA F raccionamiento de deudas ante la AP N 00
DIPLA DIP LA C álculo del C obro de Derecho de Vigencia Anual por uso de áreas acuáticas y franja ribereña 00
Logística E laboración, aprobación, publicación, modificación y evaluación del P AC 00
Logística Administración de bienes patrimoniales 00
Tesorería E ntrega y R endición de C uentas de Viáticos por C omisión de S ervicios 00
Tesorería E ntrega y R endición de cuentas por E ncargo 00
Tesorería P ago de gastos por bienes y servicios con cargo a fondos de C aja C hica 00 Tesorería R egistro y control de ingresos por Derecho de Vigencia Anual
por Uso de Áreas Acuáticas. 00
Tesorería R egistro y control de ingresos por recepción y despacho de naves y derechos TUP A 00
Tesorería Devolución de ingresos y otros 00
Tesorería C onciliación de ingresos por R E DE NAVE S y otros 00
Tesorería R egistro y control de C artas F ianza y otros documentos
valorados 00
Tesorería Apertura, R endición y R eposición de fondos de C aja C hica: S ede C entral y OODD 00 Tesorería P ago de tributos, Detracciones y otras retenciones de similarnaturaleza. 00 Tesorería P ago de planillas: C AP , C AS , P racticantes y Dietas de Directorio 00 C trl. P revio R ealización de C ontrol P revio en caso de pago de
remuneraciones, proveedores y otros pagos 00
C trl. P revio R ealización de C ontrol P revio según tipo de giro y rendición 00 E jec.P resu. S olicitud de certificación de crédito presupuestal de OGA, incluyendo modificaciones. 00
E jec.P resu. E valuación trimestral y anual del P OI de OGA 00
E jec.P resu. E laboración de C uadro de Necesidades de la OGA 00
E jec.P resu. C onsolidación de C uadro de Necesidades de OGA y AP N 00
E jec.P resu. E laboración de proyecto de presupuesto OGA 00
IR C BD Atención de incidencia de un problema de internet 00
IR C BD Atención de incidencia de S eguridad P erimetral de la AP N 00
IR C BD Atención de Incidencia del servicio de R ed Interna 00
IR C BD Atención de Incidencia de la disponibilidad de los S ervidores 00
UP S -TUP A34 OGA-P R 010 OGA-P R 011 OGA-P R 012 OGA-P R 006 OGA-P R 007 OGA-P R 008 OGA-P R 009 UP S -TUP A32 UP S -TUP A33 OGA-P R 005 OGA-TUP A35 DIP LA-P R 007 OGA-P R 001 OGA-P R 002 OGA-P R 003 OGA-P R 004 OGA-P R 013 OGA-P R 014 OGA-P R 015 OGA-P R 016 OGA-P R 017 OGA-P R 018 OGA-P R 019 OGA-P R 020 OTI-P R 001 OTI-P R 002 OTI-P R 003 OTI-P R 004 OTI S O P O R T E OGA O P E R A T IV O S TUPA
TIPO DE
PROCESO ÁREA FUNCIÓN DOCUMENTO CÓDIGO REVISIÓN
IR C BD Atención de requerimiento de acceso a puerto o segmento de la red 00
IR C BD C onfiguración y Verificación de las Bases de Datos 01
S E TI Atención de incidencias con apoyo de S oporte Técnico E xterno 00
S E TI Atención de requerimientos (Mesa de Ayuda) 00
S E TI Atención de incidencias (Mesa de ayuda) 00
S E TI Atención de incidencias de soporte técnico en la AP N 00
S E TI Atención de requerimientos de soporte técnico de la AP N 00
S E TI Altas y bajas de usuarios / S olicitud de acceso y permisos 00
S E TI Mesa de ayuda 00
S E TI P rocedimiento de reparación y cambio de equipos 00
S OTI Gestión de requerimientos informáticos 00
S OTI Gestión para la continuidad del sistema ante una incidencia 00
S OTI C ontrol de versiones de documentos y fuentes del sistema 00
S OTI Aseguramiento de la calidad del producto informático 00
S OTI Gestión de proyectos informáticos 00
S OTI P ase a producción de S istemas y Aplicativos 00
S OTI Desarrollo y seguimiento de los cursos de capacitación de sistemas 00
S OTI Atención de incidencias para los sistemas 00
S OTI C asos de prueba para el aseguramiento de la calidad 00
S OTI Gestión de requerimientos para sistemas realizados por terceros 00
Trámite Doc. Atención vía Libro de R eclamaciones 00
Trámite Doc. Atención vía Libro de R eclamaciones 00
Arch.C ntral Atención vía Libro de R eclamaciones 00
Arch.C ntral Organización de Archivos físicos 00
Arch.C ntral P restación de servicios de información del Archivo C entral 00
E misión de opinión legal 00
Identificación y revisión de normas legales 00
E valuación de los procedimientos establecidos en el TUP A 00
E laboración de contratos y adendas 00
E laboración de convenios de cooperación interinstitucional 00
OTI-P R 019 OTI-P R 020 OTI-P R 021 OTI-P R 022 OTI-P R 018 OTI-P R 016 OTI-P R 009 OTI-P R 010 OTI-P R 014 OTI-P R 015 OTI-P R 012 OTI-P R 013 OTI-P R 008 OTI-P R 011 OTI-P R 023 OTI-P R 024 OTI-P R 005 OTI-P R 006 OTI-P R 007 OTI-P R 017 S D-P R 003 S D-P R 004 S D-P R 005 PD (SD) S D-P R 001 S D-P R 002 No aplica UAJ -P R 001 UAJ -P R 002 UAJ -P R 003 UAJ -P R 004 UAJ -P R 005 OTI S O P O R T E UAJ CONTROL DE EMISIÓN
ELABORO REVISO AUTORIZO
NOMBRE FIRMA FECHA C omité MAP R O Comité MAPRO 28.12.2011 Unidades Orgánicas AP N Unidades Orgánicas 13.01.2012 Gerente General 20.01.2012
1. OBJ ETIVO
E standarizar, normalizar y asegurar la revisión periódica de los procedimientos, definir las responsabilidades del C iclo de F ormalización y la estructura de los procedimientos consolidados en el Manual de P rocesos y P rocedimientos (MAP R O) de la Autoridad P ortuaria Nacional.
2. ALCANCE
Aplicable a todos los P rocedimientos contenidos en el MAP R O de la AP N.
3. DEFINICIONES
Base Legal: P lataforma que establece el marco de referencia y de cumplimiento obligatorio para el desarrollo de un procedimiento, tales como: leyes, normas, resoluciones, directivas, entre otros.
Diagrama de Flujo: R epresentación gráfica del procedimiento, que ilustra con símbolos convencionales la estructura, la dinámica, las etapas o secuencia de actividades del proceso; considerando las unidades orgánicas que intervienen en su desarrollo.
Directiva: P rocedimiento aprobado mediante R esolución de Gerencia G eneral que cuenta con un periodo de vigencia.
Documentos del MAPRO: P ara efectos prácticos se denominará como “Documento” del MAP R O, aquel que proporcione información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente y secuencial, tales documentos pueden ser: Manuales documentados, Mapas de P rocesos, P rocedimientos documentados, Listas Maestras o F ormularios.
Formulario: Documento base en el que se registran datos, para un control o lectura. Los formularios que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o de resultados obtenidos, se denominarán R egistros.
MAPRO: Manual de P rocesos y P rocedimientos que describe y/o grafica los procesos de la AP N y su interacción. C onsolida los P rocedimientos Internos de la AP N y los P rocedimientos Administrativos del TUP A de la AP N.
Procedimiento Interno: Documento competente a la AP N o a cualquiera de sus áreas, que explica cómo efectuar las actividades y procesos en forma secuencial y coherente, detallando responsabilidades, plazos, resultado esperado e información inherente al mismo.
Procedimiento Administrativo: P rocedimiento del TUP A de la AP N. E s un conjunto de actos y diligencias tramitados ante la E ntidad, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos del administrado sea éste persona natural o jurídica, pública o privada. Necesariamente contiene la plantilla de P rocedimiento que señala los minutos que toma la ejecución de cada actividad y cuenta con un Diagrama de F lujos, según anexos 4 y 5 respectivamente.
Sistema MAPRO: (W orkflow) Herramienta informática alojada en el Intranet de la AP N, que permite gestionar el C iclo de Formalización de Documentos del MAP R O hasta su publicación.
ELABORÓ CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ AUTORIZÓ
Nombre P residente C omité MAP R O C omité MAP R O Gerente General Fecha 25.02.2011 15.08.2011 06.09.2011
4. BASE LEGAL
Ley Nº 27444 Ley de P rocedimiento Administrativo G eneral
DS Nº 034-2004-MTC , R eglamento de Organización y F unciones de la AP N Norma Internacional IS O 9000:2005, SGC : F undamentos y vocabulario. Manual de P rocesos y P rocedimientos de la AP N
5. RESPONSABILIDADES
5.1 E l Gerente G eneral es responsable de: Designar el C omité MAP R O
Aprobar por R R G la designación del C omité y los C oordinadores del MAP R O Aprobar la Lista Maestra de P rocesos y Subprocesos validada por los
Directores y J efes
Aprobar procedimientos internos de AP N
5.2 Directores y/o J efes de Unidades Orgánicas son responsables de: Validar procesos y subprocesos de su área de competencia
Identificar y aprobar los procedimientos internos correspondientes a su unidad orgánica
R evisar procedimientos internos de AP N
Designar a los profesionales responsables para elaborar sus procedimientos Son responsables de mantener actualizados los procedimientos en base a
cambios en normativa vigente (designan responsables de ejecución) 5.3 E l C omité MAP R O es responsables de:
Identificar los procesos y subprocesos como base del MAP R O Asesorar en la elaboración de procedimientos internos
R ealizar recomendaciones para optimizar los procedimientos
R ealizar seguimiento de la elaboración de procedimientos a través de los C oordinadores del MAP R O
Homologar y codificar los procedimientos del MAP R O
E valuar las propuestas de actualización de procesos y procedimientos P ublicar en el intranet la versión aprobada del MAP R O
5.4 Los C oordinadores del MAP R O son responsables de:
P roponer a los profesionales responsables de elaborar los procedimientos según su especialidad a su Director o J efe
E fectuar seguimiento de la elaboración de los procedimientos
Asesorar en la elaboración de los procedimientos internos de su unidad orgánica y verificar que cumplan con la estructura de los procedimientos internos
Informar al C omité MAP R O los avances realizados en su unidad orgánica C onsolidar y enviar al C omité MAP R O los procedimientos elaborados en su
unidad orgánica para su homologación
R ecibir los procedimientos homologados para su aprobación por su Director o J efe
E fectuar seguimiento a los procedimientos nuevos, cambios o actualizaciones que determine el Director o J efe
5.5 Los E laboradores de P rocedimientos
E laborar el/los procedimientos internos que le hayan sido designados, según lineamientos establecidos en AP N-P R 001: C ontrol de Documentos del MAP R O Actualizar el marco legal correspondiente al procedimiento a desarrollar
Modificar o actualizar el procedimiento hasta obtener la aprobación del Director o J efe del área
6. CONDICIONES GENERALES
No aplica.
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
7.1 Ciclo para la Formalización de Procedimientos de la APN
E l ciclo para la formalización de los procedimientos se realiza a través del intranet de la AP N, al finalizar el ciclo se procede a la formalización física del documento. E l ciclo de formalización comprende las etapas que se muestran en el siguiente gráfico y se desarrollan a continuación.
P ara determinar el personal que participará en el ciclo para la formalización de un procedimiento, se debe considerar la unidad orgánica a la que pertenece y el vínculo del procedimiento con sus funciones. A continuación se desarrolla el ciclo: 7.1.1 Elaboración
E l profesional designado elabora el procedimiento de su competencia según la estructura del Anexo 1 y considerando el formato planteado en el Anexo 2.
7.1.2 Revisión
E l o los profesionales competentes participan revisando y/o modificando el procedimiento elaborado por el (los) responsable (s) de la elaboración, según ítem 7.2.2. E n caso de haber una modificación se devuelve el documento al E laborador, para su consenso.
7.1.3 Homologación o Estandarización
Una vez elaborado y revisado el procedimiento, el C omité MAP R O, verifica que el documento cumpla lo establecido en los Anexos 1 y 2, de no cumplirlo, deberá adecuarlo a la estructura, sin hacer modificaciones de fondo. Así mismo, realiza la asignación del C ódigo del documento según corresponda.
REVISIÓN
REVISIÓN APROBACIÓNAPROBACIÓN
Si
Si
No
No
ELABORACIÓN
ELABORACIÓN REVISIÓNREVISIÓN APROBACIÓNAPROBACIÓN HOMOLOGADORHOMOLOGADOR
Si
Si
No
No
ELABORACIÓN
7.1.4 Aprobación
E l J efe, Director o Gerente, según corresponda, aprueba el documento después de haber sido elaborado, revisado y homologado. E n caso desaprueba, se adjunta una crítica y se envía a los profesionales designados de la E laboración y R evisión, desde donde comenzaría otra vez el C iclo de F ormalización.
7.2 Elaborar, Revisar, Homologar, Aprobar los Documentos de la APN
7.2.1 La necesidad de documentar un procedimiento puede ser identificada en cualquier área involucrada de la AP N. La estructura de los documentos está definida, según tipo de procedimiento en Anexos 1, 4 y 5.
7.2.2 La elaboración, revisión y aprobación de los documentos del MAP R O se realiza en los diferentes niveles de la AP N conforme al siguiente cuadro: E l símbolo: / significa “y” u “o” para todos los tipos de documentos.
TIPO DE DOCUMENTO NIVEL 1: ELABORAR NIVEL 2: REVISAR (CONSENSO) NIVEL 3: HOMOLOGAR NIVEL 4: APROBAR E structura MAP R O P residente C omité MAP R O (P -C M) C omité MAP R O (C M) C omité MAP R O GG
Mapa de P rocesos C omité MAP R O Directores / J efes C omité MAP R O GG Lista Maestra C omité MAP R O Directores / J efes C omité MAP R O GG P rocedimientos Internos de unidades orgánicas1 P rofesional (es) R esponsable (s) C oordinador MAP R O involucrado / P rofesional R espon. C omité MAP R O (C M) Director o J efe P rocedimiento
Interno de AP N2 Unidad Orgánica R esponsable / P -C M Unidades Orgánicas involucradas / C M C omité MAP R O GG / Director / J efe
P rocedimiento
Interno de AP N3 S ecretaria del Directorio Gerente General C omité MAP R O P D
P rocedimientos Administrativo TUP A P rofesional designado de la Unidad Orgánica Director o J efe de área responsable y C omité TUP A C omité TUP A C omité MAP R O R AD / R GG MAP R O – Manual de P rocesos y P rocedimientos Todo el personal de la AP N participa en la elaboración del MAP R O C omité MAP R O /
Director DIP LA C omité MAP R O R AD / R GG
1 P rocedimiento ejecutado dentro de una unidad orgánica de la AP N
2 P rocedimiento ejecutado por más de una unidad orgánica de la AP N o que es para
aplicación por todo el personal de la AP N.
3 P rocedimiento de cumplimiento para toda la AP N y aprobado por el P D (E jem: E misión de
R AD)
7.2.3 Si el profesional responsable de elaborar un procedimiento no lo hace en el plazo establecido, el C oordinador MAP R O de la unidad orgánica competente, procederá a reportar al C omité MAP R O, quienes a su vez informarán al responsable de la unidad orgánica con copia a Gerencia General, a fin de que se tomen las acciones correctivas pertinentes.
7.2.4 Durante la fase de Homologación, no se podrán realizar cambios en el contenido del documento; más sólo lo que corresponde a la estructura documentaria
establecida en los Anexos 1, 2, 4 y 5, según tipo de procedimiento (Interno o del TUP A).
7.3 Distribución o Difusión
7.3.1 Una vez ejecutado el C iclo de F ormalización, los documentos serán publicados por el C omité MAP R O en el intranet, donde sólo podrán ser modificados, si se requiere, por el personal o unidades orgánicas competentes del documento. Los documentos serán visibles mediante la opción “Consulta de Documentos” del intranet.
7.3.2 Una vez consolidado y aprobado el MAP R O de la AP N, se emitirán las copias físicas a las diferentes unidades orgánicas. donde deberán ser debidamente custodiadas.
7.4 Modificación y retiro de documentos obsoletos
7.4.1 P ara la modificación o actualización de un P rocedimiento Interno, el interesado debe realizar una “Solicitud de Revisión” vía Memorándum a su Dirección o J efatura con copia al C oordinador MAP R O de su Unidad Orgánica y al Comité MAP R O, explicando los cambios solicitados al documento, de ser aceptado el cambio, se seguirá el Ciclo de F ormalización del Documento.
7.4.2 Durante el C iclo de F ormalización del Documento a partir del Nivel 2: R evisión de los documentos, se debe utilizar las herramientas como: "C ontrol de C ambios", “Insertar Comentario”, del Microsoft W ord, de modo que se pueda identificar los cambios realizados en las versiones finales de los documentos.
7.4.3 E n el Intranet, existe una C arpeta electrónica que almacena las versiones obsoletas de los documentos, de modo que se genere un histórico electrónico (trazabilidad del documento).
7.5 Revisión Periódica de Procedimientos Internos del MAPRO
7.5.1 Los procedimientos internos deben ser revisados, actualizados y/o mejorados por lo menos una vez por año, entre los meses de febrero a mayo, según disponga el Director o J efe del área. E l C omité MAP R O es el responsable de emitir la alerta (Memorándum) para la revisión anual de los procedimientos de la AP N.
7.5.2 Los procedimientos administrativos del TUP A serán revisados o actualizados, según lo indicado en la Ley 27444 Ley de P rocedimiento Administrativo General y sus normas modificatorias y complementarias.
7.5.3 De ser el caso de “Solicitud de Revisión”, debido a cambios en documentos o nueva base legal, se aplica lo señalado en el ítem 7.4.1.
7.5.4 E n el caso de incorporación de nuevos procedimientos al MAP R O, se deberá coordinar con el C omité MAP R O, para la asignación de un nuevo código y las actualizaciones pertinentes en la AP N-LM002: Lista Maestra de Documentos. P or último, considerar todo el Ítem N° 7 del presente documento.
8. ANEXOS:
ANE XO 1: E structura de los P rocedimientos Internos ANE XO 2: F ormato de Documentos
ANE XO 3: C odificación de Documentos y C ontrol de E misión ANE XO 4: E structura de P rocedimientos TUP A
ANEXO 1
ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS INTERNOS 1. OBJ ETIVO
E stablece la razón de ser del procedimiento que se va a describir y el beneficio de su aplicación.
2. ALCANCE
E specifica los actores (unidades orgánicas o personal competente) que aplican el procedimiento y en qué casos lo deben aplicar.
3. DEFINICIONES
Incluye términos específicos empleados en el procedimiento, cuya definición facilitará la comprensión y ejecución del procedimiento. (E n orden alfabético) 4. DOCUMENTOS A CONSULTAR o BASE LEGAL
R elación de documentos, dispositivos legales y/o normas que contienen información necesaria para entender o aplicar el procedimiento debido a que es regulado a partir de ellos.
5. RESPONSABILIDADES
Incluye las unidades orgánicas o el/los cargos responsables de cumplir el procedimiento. E n el caso que se sean responsables personal de un área, no se colocan nombres propios, sólo cargos.
6. CONDICIONES GENERALES
E ste numeral es utilizado en el caso que se tenga que especificar alguna actividad que aplica a todo el documento.
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
S e detalla el procedimiento desde el punto de partida del proceso descrito hasta el final; detallando los actos o etapas secuencialmente; los actores que intervienen; los plazos y los documentos asociados (formularios, listas maestras, otros procedimientos) y el resultado esperado.
8. ANEXOS
Los procedimientos pueden incluir un Diagrama de F lujo según Anexo 5.
S e enumera los formularios que se utilizan para registrar los datos obtenidos durante la ejecución del procedimiento o, algunas especificaciones que se desee señalar (Modelos de R esolución, Modelos de C artas de Notificación, entre otros) La estructura de los F ormularios debe ser definida a criterio del personal responsable de la actividad. La codificación de los formularios, estará a cargo del C oordinador MAP R O, según correlación existente y al AP N-MA001 en su C ap. II: E specificaciones del MAP R O, Ítem 2.3.
ANEXO 2
FORMATO DE DOCUMENTOS Diseño de la página
A. E ncabezado de Manuales o G uías:
Campo 1 (Letra: Arial 24) Campo 2 Campo 3
(Letra: Arial 9) Campo 3 (Letra: Arial 16)
C ontiene el logo
definido.
“MANUAL”
(Arial 24)- C ontiene los datos relativos al C ódigo del documento, R evisión del documento, S iglas del C argo de Aprobación, F echa de Aprobación, Número de P áginas. “PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS”
(Arial 16) B. E ncabezado de otros Documentos:
Campo 1 Campo 2 (Letra: Arial 16) Campo 4
(Letra: Arial 9) Campo 3 (Letra: Arial 10.5 - 12)
- C ontiene el logo
definido. - C ontiene texto relativo a: “(TIPO DE DOCUMENTO)”
(PROCEDIMIENTO, FORMULARIO, etc.)
- C ontiene los datos relativos a C ódigo del Documento, R evisión, S iglas del C argo de Aprobación, Fecha de Aprobación, Número de P áginas.
- C ontiene texto relativo a:
“(TÍTULO DEL DOCUMENTO)”
Dimensión, Márgenes y Esquema de Numeración de Párrafos
A. Tamaño de papel : A4
B. Tipo de letra y tamaño: Arial 11 C . E spaciado interlineal : Sencillo
D. E squema numerado (la numeración alfanumérica puede emplearse para identificar párrafos)
Título 1 : 1 (Mayúsculas negritas)
Título 2 : 1.1 (Minúsculas negritas)
Título 3 : 1.1.1 (Minúsculas negritas)
NOTA: E l tamaño de letra puede variar si se construyen tablas que requieren texto. E jemplo: formatos de procedimientos administrativos del TUP A.
ANEXO 3
CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTROL DE EMISIÓN
Codificación de los Documentos
La codificación de Documentos se realiza de acuerdo a lo establecido en el APN-MA001: Manual de Procesos y Procedimientos , desarrollado en el Capítulo II: E specificaciones del MAP R O.
Control de Emisión
El objetivo del cuadro de “Control de Emisión” es tener identificados a los actores o personal designado dentro del C iclo de F ormalización del Documento (Ítem 7.2.2), en caso se requiera realizar alguna actualización, modificación o consulta posterior a su implementación.
El cuadro “Control de Emisión” debe ser colocado en la primera página de todo documento elaborado (Manual, P rocedimiento, Lista Maestra, etc.) y se compone de las siguientes secciones:
a. E laboró: Unidad Orgánica o P rofesional representante de la unidad orgánica, designado para elaborar el documento.
b. R evisó: C omité, Unidad Orgánica o P ersonal responsable de revisar el documento después de su elaboración.
c. Autorizó: Titular de la Unidad Orgánica o Gerente General, según sea el caso, encargado de la Autorización y/o Aprobación del documento.
d. F echa: C onsignar la última fecha antes de pasar al siguiente estadio del C ontrol de E misión.
e. F irma: Se coloca la firma de cada uno de los integrantes del C ontrol de E misión. Si es Unidad Orgánica o C omité reemplazar con el nombre en el tipo de letra “Monotype Corsiva” en tamaño 9 ó 10, del Microsoft W ord.
f. A continuación se muestra un ejemplo del cuadro de Control de E misión: CONTROL DE EMISIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Nombre C oordinador MAP R O Comité MAP R O Gerente General
Fecha
Código Revisión Aprobado Fecha
Página : 1 de xx
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO : SD-TUP A01
: 00
(colocar el nombre del Proc. Adm.)
: GG
: XX.XX.2011
ANEXO 4
ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTOS TUPA
E l encabezado de los P rocedimientos Administrativos del TUP A, se trabaja según se indica en el Anexo 2 y la codificación de acuerdo a Anexo 3 del presente. E l P rocedimiento se desarrolla según la plantilla descrita a continuación.
NOTA: S olicitar a DIP LA, el formato electrónico en E xcel de los P rocedimientos Administrativos TUP A de la AP N.
DEFINICIÓN S e define el procedimiento en base a sus implicancias legales.
OBJ ETIVO Describir en forma clara y concreta el propósito que se pretende alcanzar al ejecutar el procedimiento administrativo.
BASE LEGAL Listar las normas que regulan el procedimiento administrativo.
REQUISITOS
Listar los requisitos solicitados a los administrados para la ejecución del procedimiento administrativo, tales como: solicitudes, formularios, fotocopias, recibos de pago, entre otros.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Nº Act. Descripción de la Actividad Área Responsable Tiempo (min.) Documento de trabajo
Asignar el Nº consecutivo a la actividad de acuerdo a la secuencia que tiene en el procedimient o
R edactar la actividad que se
realiza describiéndola en
forma sencilla, clara, lógica, coherente y de manera
secuencial. (Anotar las
actividades con el verbo infinitivo de la acción: llamar, escuchar registrar, firmar, orientar, etc.). Anotar el área o unidad orgánica donde se desarrolla la actividad. S eñalar el cargo del personal o el puesto del responsable, quien realiza la actividad, según sea el caso. Anotar el tiempo requerido para ejecutar la actividad. (E n minutos). Indicar el documento de trabajo utilizado, ya sea un procedimiento, instructivo de trabajo, formulario, registro, entre otros.
ADMINISTRADO
LEYENDA INICIO /
TERMINO ACTIVIDAD DECISION MENSAJ E AL
USUARIO PROCEDIMIENTO PREDEFINIDO BASE DE DATOS ESPERA ARCHIVO FISICO CONECTOR DENTRODE PAGINA FUERA DE PAGINACONECTOR
CÓDIGO : (según cuadro adj.)
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO: Diagrama de Flujo
(Colocar el nombre del Procedimiento Administrativo) ÁREA : (Responsable Procd.)
DOCUMENTO INTERNET
REVISIÓN: 02
UNIDAD ORGÁNICA UNIDAD ORGÁNICA UNIDAD ORGÁNICA UNIDAD ORGÁNICA UNIDAD ORGÁNICA UNIDAD ORGÁNICA
ANEXO 5
ESTRUCTURA DE DIAGRAMAS DE FLUJ O SIMBOLOGÍA PARA DIAGRAMACIÓN DE FLUJ OS A. Estructura de Diagramas de Flujo
NOTA: S olicitar a DIP LA el formato electrónico en MS Visio: E structura de Diagrama de F lujo de P rocedimientos.
B. Simbología utilizada para Diagramas de Flujo INICIO / TERMINO
Se utiliza para indicar el comienzo y la finalización del procedimiento.
ACTIVIDAD
Describe la acción o actividad que debe desarrollarse. E jemplo: R egistrar un expediente.
DOCUMENTO
C ualquier tipo de documento que se utilice en el proceso y aporta información para que se pueda desarrollar; su nombre aparece en el símbolo y sólo se indica cuando se representan por primera vez.
E jemplo: Oficio, Informe, R esolución, C ertificado, etc. DECISIÓN O ALTERNATIVA
Indica un punto dentro del flujo con posibles caminos alternativos, dependiendo de una condición dada, o donde se toma una decisión entre dos opciones (Si ó No). E jemplo: ¿ está correctamente elaborado?, ¿ los documentos están completos? SENTIDO DE FLUJ O DE TRABAJ O
C onecta los símbolos señalando el orden en que se deben ejecutar los distintos pasos, definiendo de esta manera la secuencia del proceso.
PROCEDIMIENTO PREDEFINIDO
R epresenta un proceso o procedimiento predefinido, documentado y estandarizado, el cual cuenta con un diagrama de flujo propio, ya sea de la misma dependencia o de otra con la cual se interactúe.
INTERNET
Interacción con software o sistemas albergados en el ciberespacio
BASE DE DATOS
R epresenta un almacenamiento de información o sistema.
ESPERA
R epresenta que la actividad queda en espera.
ARCHIVO FÍSICO O ALMACENAMIENTO MANUAL
R epresenta un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente.
CONECTOR INTERIOR DE PÁGINA
R epresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. E l símbolo lleva inserto un número.
CONECTOR DE PÁGINA
R epresenta una conexión o enlace de un paso de final de página con otro paso en el inicio de la página siguiente donde continúa el diagrama de flujo. E l símbolo lleva inserta una letra mayúscula.
