MODELADO DE PROCESOS
Encontramos procesos desde la actividad más trivial de nuestra vida diaria, hasta
lasoperaciones más complejas en el mundo de la tecnología o de las organizaciones. Una
definición genérica de proceso es una sucesión de acciones continuas regulares, que
llevanal cumplimiento de algún. Un proceso es un conjunto de Roles que realizan una serie
de actividades repetibles,parcialmente ordenadas y que interactúan con el fin de lograr un
objetivo.
El modelar los procesos dentro de la organización, permite conocer las áreas problemáticas
y susceptibles a mejoras, los niveles y la delegación de autoridad, las áreasde alto riesgo, el
volumen de sus operaciones y el ciclo de vida de sus procesos, incluyendoel contenido
tecnológico y la problemática social. Una vez que se tiene conocimiento deestos aspectos,
los mismos pueden ser utilizados para acelerar o transformar la manera dellevar a cabo el
proceso y definir los puntos de interés de la organización sobre los cualesse debe poner más
atención. Por tal motivo, si una organización desea obtener resultadosexitosos en sus
procesos, es recomendable que tenga conocimiento y utilice la ingeniería ymodelado de
procesos, siguiendo metodologías adecuadas que sean entendidas y aplicadascon facilidad.
DEFINICION DE PROCESO DE NEGOCIO
• Un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas lógicamente llevadas a cabo para lograr un resultado de negocio definido.
• Es una colección de actividades estructurales relacionadas que producen un valor para la organización, los inversionistas o sus clientes. Por ejemplo, el proceso a través del que una organización ofrece sus servicios a sus clientes.
QUE ES COMUN EN TODOS LOS PROCESOS
• Es una secuencia lógica de actividades , u ordenamiento de actividades. • Se hace énfasis en cómo se hacen las cosas
• El principio y fin (insumos y exsumos) están claramente identificados
• El conjunto de actividades que se realizan en un proceso van a producir un output, resultado determinado, un exsumo de “mayor valor” para alguien que denominamos clientes.
LOS PROCESOS POSEEN LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS: • Pueden ser medidos y están orientados al rendimiento • Tienen resultados específicos
• Entregan resultados a clientes o “stakeholders” • Responden a alguna acción o evento específico
• Las actividades deben agregar valor a las entradas del proceso. VISTA FUNCIONAL Y VISTA DE PROCESOS
Los procesos de negocio pueden ser vistos como un recetario para hacer funcionar un negocio y alcanzar las metas definidas en la estrategia de negocio de la empresa. Las dos formas principales de visualizar una organización, son la vista funcional y la vista de procesos.
VISTA FUNCIONAL
Cada proceso de negocio tiene sus entradas, funciones y salidas. Las entradas son requisitos que deben tenerse antes de que una función pueda ser aplicada. Cuando una función es aplicada a las entradas de un método, tendremos ciertas salidas resultantes.
TIPOS DE PROCESOS DE NEGOCIO
• Procesos estratégicos - Estos procesos dan orientación al negocio. Por ejemplo, "Planificar estrategia", "Establecer objetivos y metas“
• Procesos Clave– Estos procesos dan el valor al cliente, son la parte principal del negocio. Por ejemplo, “Repartir mercancías”
• Procesos de soporte– Estos procesos dan soporte a los procesos centrales. Por ejemplo, “Registrar los hechos económicos”, “Dar Soporte/Servicio técnico”.
VENTAJAS DE TRABAJAR POR PROCESOS
Rearquitectura de Procesos de Negocio
▪ Reducir los requerimientos de mando a través de una herramienta automatizada
▪ Mayor consistencia en aplicar reglas de negocio
▪ Mayor control y fácil acceso
▪ Mayor rendimiento que se traduce en un incremento en el flujo y en una
reducción del tiempo de ciclo
TECNICAS PARA EL MODELADO DE PROCESOS
Diagrama de flujo:se definen como una representación gráfica de una secuencia
lógica de procesos de trabajo . Mediante la utilización de diferente simbología,
representa operaciones, datos, direcciones de flujo y recursos; para la definición,
análisis o solución de un problema.
La técnica IDEF0, está diseñada para modelar las decisiones, acciones y actividades
de una organización u otro sistema, y representa la perspectiva funcional de
modelado, es decir, el qué . Es considerada una técnica sencilla pero poderosa,
ampliamente usada en la industria durante la etapa de análisis en la reingeniería
de procesos
Redes Petri : establece los fundamentos para el desarrollo teórico de los conceptos
básicos de las PN que representan una alternativa para modelar el
comportamiento y la estructura de un sistema (Adam, 1962). La manipulación de
los datos, tiene que ser representada directamente en la estructura de la red y
esto le confiere un tamaño excesivamente grande
Diagramas de actividad de roles - (RAD): Los RAD son utilizados para esquematizar
las actividades bajo la responsabilidad de cada rol así como la interacción entre
ellos y con sucesos externos, entendiendo por rol, el comportamiento deseado de
los individuos dentro de la organización . Los diagramas RAD centran su atención
en el concepto de rol, por ello su idoneidad en aquellos contextos en los que la
perspectiva organizacional, es un factor clave que debe ser modelado.
Diagramas de flujo de datos: Los DFD, son representaciones de información a
través de entidades externas, pasos internos de procesado y elementos de
almacenamiento de datos de un proceso de negocio . Estos diagramas permiten
ver cómo fluyen los datos a través de la organización.
Diagrama entidad-relación – ER: es un modelo de red, que describe con un alto
nivel de abstracción, la distribución de datos almacenados en un sistema. Los
diagramas ER se centran en los datos y en sus interrelaciones y por ello, no
representan la estructura para el modelado de otros elementos del proceso.
iagrama estado-transición - ST, se originan para la descripción de la perspectiva
dinámica de sistemas dependientes en el tiempo y consiste en círculos que
representan los estados, definidos como el modo perceptible de comportamiento
de un sistema, y flechas, que representan las transiciones entre estados. Son muy
útiles ya que proporcionan información explícita acerca de la secuencia de tiempo
relacionado con los diferentes eventos dentro del sistema.
Técnica Orientada a Objetos - (OO) : se utiliza para modelar y programar procesos
caracterizados como objetos, que son desarrollados y transformados por
actividades. Utiliza los objetos como bloque esencial de construcción y combina la
estructura de datos (atributos) y funciones (operaciones) en una sola entidad.
DIAGRAMA DE FLUJO
DIAGRAMA RAD
Las bases de modelar con RADs fueron introducidas por Anatol Holt en 1983, como una
manera de representar el comportamiento de procesos coordinados, esta anotación fue
ampliada y actulizada por Martin Ould en 1995
Cuando una organización cambia de un enfoque basado en funciones a una lógica de
procesos, lo que hace es pasar de enfatizar el quién hace qué, al qué se debe hacer
para lograr cierto resultado.
Conceptos sobre procesos de negocio (BP, BPM, BPMS, ...)
Toda empresa realiza una serie de actividades para lleva a cabo el trabajo o servicio que efectúa. A este conjunto actividades relacionadas se les conoce como bussines process (BP). Dado que los procesos de negocio forman parte de lo más basico de la empresa se entiende que son importantes ya que sin ellos no habría actividad y en la medida en que se lleven a cabo esos procesos de negocio de forma rápida, eficaz y eficientemente dependerá la el buen o mal desarrollo de la misma. La definición formal de BP es: «Sequencia de tareas que se realizan en cierto orden por sistemas o humanos para conseguir un objetivo de negocio.»
Las partes de esta frase son:
1) «Sequencia de tareas que se realizan en cierto orden»: Las tareas son las actividades que desarrolla la empresa para la consecución de los objetivos de negocio. La palabra secuencia impone cierto orden en
las tareas de forma que cuando termina una se pasa a la siguiente hasta llegar a una última en la que se da por terminada el proceso y completado el objetivo de negocio. Algunas definiciones de tareas serían:
Comprobar disponibilidad de producto
Calcular precio
Obtener servicio mensajería
Enviar producto
Realizar cobro
2) «en cierto orden por sistemas o humanos»: Las tareas pueden realizarse por las personas o por sus sistemas informáticos. Se diferencia entre unos y otros porque los sistemas informáticos son rápidos y realizan las tareas normalmente de forma inmediata. Sin embargo los humanos son lentos (tardan en comprobar datos, tienen que hacer llamadas, ...) y realizan las tareas cuando están disponibles (puede coincidir que están de vacaciones, están ocupados con otras tareas, ...).
3) «para conseguir un objetivo de negocio»: La finalidad es conseguir un objetivo de negocio que es la principal razón por la que la empresa realiza su actividad. Lo difícil será identificar los objetivos de negocio importantes o principales de la empresa.
Este podría ser el esquema de un proceso de negocio (visión de alto nivel cercana al gestor) de una empresa dedicada a reciclar papel.
En este grafo pueden verse las actividades, la secuencia de las mismas en el grafo dirigido y los roles de las personas que involucradas en el proceso.
Los procesos de negocio no son estáticos sino que evolucionan a medida que se identifican mejoras o cambian los objetivos de negocio. Por lo tanto hay que adaptarlos a las necesidades reales del negocio a medida que cambian. A estas actividades se les conoce como Bussines Process Management (BPM) y se realizan de forma iterativa con los siguientes estados:
Identificar (encontrar/descubrir) procesos de negocio: identifica los objetivos de negocio y tareas que realiza para su consecución.
Diseñar/modelar: transforma la definición del proceso de negocio
en un modelo formal por todos y sin ambigüedades posiblemente con una notación BPMN (Bussines Process Management Notation). BPMN usa grafos dirigidos, que se componen de nodos que
presentan las tareas a ejecutar y las transiciones que dirigen el proceso de un nodo a otro.
Ejecutar los procesos: guía el flujo de trabajo de la compañía de
forma que se de una buena comunicación entre sistemas y personas.
Mejorar: analizando las ejecuciones de los procesos y con la
información recopilada se pueden realizar acciones para mejorar el proceso. Identificar cuellos de botella o identificar nuevas
actividades o si pueden ser realizadas de forma paralela. Los procesos de negocio se pueden definir en papel y en ellos no tienen por que intervenir sistemas informáticos para realizarlos sino que las personas son las encargadas de realizarlos completamente. Sin embargo, dado que en mayor o menor medida ya muchas empresas confian en sistemas informaticos para apoyarse en la realización de sus actividades automatizarlos puede suponer varias ventajas, en ese caso se llevan a cabo con sistemas BPMS (Bussines Process Management Systems) siendo los
encargados de dirigir y ejecutar los procesos.
Algunas ventajas que aporta BPM a las empresas son:
Los procesos son representados en un lenguaje formal (BPMN) con
lo que conocemos exactamente lo que hace, no una idea vaga, sabemos exactamente cual es el objetivo de negocio y que roles participan, esto permite mejorarlos identificando puntos de fallo y buscar soluciones.
Se produce una interacción ágil entre sistemas y roles: los
empleados son guiados en su trabajo, se les proporciona la información que necesitan y se les pide la información necesaria para avanzar en el proceso. La información fluye y está disponible para todos los que la necesitan evitando ineficiencias.
Se pueden realizar acciones automáticas en función de la
información recopilada en el proceso tal vez a través de sistemas BRMS (Bussines Rules Management Systems) facilitando el trabajo a las personas.
Se dispone de información en tiempo real. Se puede obtener las
instancias de los procesos en ejecución, en que actividad están parados o que rol necesita completarla.
Visibilidad de los procesos tanto para negocio como para los
desarrolladores y para todas las personas implicadas.
Se pueden realizar análisis de procesos: Se puede ver si se está
pidiendo información innecesaria o si necesita más datos.
Proporcionan estadísticas y medidas para identificar cuellos de
botella.
Además de las ventajas anteriores para los desarrolladores también tiene otras no menos importantes. Y es que permite eliminar las condiciones, bucles, switchs, timers, tratamiento de errores que serían necesarias para implementar el proceso de negocio con un lenguaje de programación como Java o C# que dan como resultado mucho código que es poco flexible, difícil de mantener, propenso a introducir
negocio se transforma a código deja de estar visible para la gente de negocio e incluso para los desarrolladores es dificil saber lo que hace pasado el tiempo y tras varias modificaciones.
Hay varios BPMS disponibles incluso con licencias de software libre, entre los más conocidos están
jBPM, Bonita y Activiti.
Aunque se trata de un libro algo antiguo y ya su código no refleja los cambios de la versión de jBPM 5
jBPM Developer Guide me ha parecido bastante interesante por su teoría básica y principios que expone
de los BPMS, también está la versión para jBPM 5 que tendrá sus ejemplos de código más acorde a las
últimas versiones de jBPM. Aún siendo libros de jBPM muchos de sus conceptos son aplicables a
cualquier BPMS como Activiti o Bonita.El libro Activiti in Action no se centra tanto en la teoría como
los anteriores sino que se restringe y explica perfectamente como se desarrollan los procesos de negocio con el framework Activiti dejando la teoría para otros libros.
Para otra entrada trataré de hacer el típico hola mundo o algo un poco más complejo con uno de estos frameworks de BPMS y también con Drools, que permite implementar las reglas de negocio, para aplicar todos estos conceptos a nivel de un desarrollador.
– Ejemplo de descripción un proceso de negocio – Ejemplo de un diagrama de proceso
