SI STEM A DE GESTI ÓN
SI STEM A DE GESTI ÓN
Y CON TROL FI N AN CI ERO
Y CON TROL FI N AN CI ERO
(SGCF)
(SGCF)
1. Antecedentes
2. Avance I mplementación
3. P roceso I mplementación
4. Hallazgos
5. Ejecución 2009 2010
CON TEN I DO
Antecedentes
Solución de
inteligencia de negocios
que apoya el
proceso de análisis para la toma de
decisiones
en la
planeación, ejecución de los recursos, facilitando el
seguimiento a sus resultados a través de
indicadores
de gestión
, en concordancia con los
ejes de
Cobertura, Eficiencia y Calidad Educativa.
Presupuesto
MACROPROCESO ESTRATEGICO FINANCIERO
Tesorería
Contabilidad
MACROPROCESO DE APOYO FINANCIERO
Antecedentes
Presupuesto Tesorería ContabilidadGEN ERA CI ÓN DE I N DI CA DORES DE GESTI ÓN :
Facilita la medición de las metas comprendidas en los programas
de Cobertura, Calidad y Eficiencia.
GEN ERA CI ÓN DE REP ORTES EXP LI CA TI VOS :
Facilita el análisis dinámico y detallado de los indicadores.
Presupuesto Tesorería ContabilidadAntecedentes
üA nexo 30 – Esquema Seguimiento Financiero ( R es.166) üCalidad Educativa üA limentación Escolar üFormato A : Ejecución de I ngresos üFormato C: Ejecución de gastos de inversión y pago deuda üEjecución de I ngresos y Gatos del SGP ü Destinación de recursos manejados por l os Dptos y M unicipios certificados en educación. ü Ejecución recursos del SGP para asignaciones especiales y propósito general y actividades ambientales. üReporte de cuentas bancarias del SGCFMEN
DNP
CGR
GEN ERA CI ÓN DE REP ORTES ESP ECI A LES:
Facilita la generación de reportes periódicos para los órganos de
vigilancia y control.
Antecedentes
P ROY ECCI ONES P RESUP UESTALES:
Facilita la estimación del plan de presupuestal durante algún
período de tiempo futuro.
§
FI J AS
§
VARI ABLES
A ÑO 2009 A ÑO 2010
A ÑO 2011 A ÑO 2012
A ÑO 2013
Gastos de funcionamiento Costos para desarrollar actividades de calidad Recursos para apropiación nuevas tecnologías Costos la para atender las nóminas del Sector Educativo
Avance I mplementación
Estrategia Ejecutada en 10 S.E.
q
Solicitud de información.
q
Revisión preliminar de estructura y fuentes.
q
Implantación en Bogotá.
q
Análisis de fuentes.
q
Homologación.
q
Construcción y verificación de archivos.
q
Cargue de archivos.
q
Revisión y análisis de información cargada.
q
Acompañamiento, visitas Continuidad en
cargues periódicos.
No.
SECRETARIA
TOTAL
PERIODOS
IMPLEMENTACIÓN
FECHA
1 CAQUETA
8
Abril 27 de 2009
2 TURBO
7
Mayo 30 de 2009
3 VICHADA
6
Abril 23 de 2009
4 CORDOBA
5
Junio 20 de 2009
5 TULUA
5
Abril 27 de 2009
6 ARMENIA
4
Mayo 20 de 2009
7 MONTERIA
3
Mayo 16 de 2009
8 SOACHA
3
Mayo 23 de 2009
9 MANIZALES
2
Junio 27 de 2009
10 PASTO **
3
En implementación
Avance I mplementación
q SOA CHA : Ha tenido dificultad de información, por cuanto no ha recibido el apoyo del Ente Territorial (secretaría de Hacienda) para el suministro de total de la información requerida. El proceso ha sido lento, debido, entre otros, a falta de apoyo, y también por el cambio de secretario.
q VI CHA DA : No maneja la programación del PAC ANUALIZADO, como instrumento de control financiero mediante el cual se define el monto máximo mensual para la ejecución de los gastos del Presupuesto (Decreto 111/96 Art.73).
La estructuración de archivos de entrada en forma manual extractados de diferentes fuentes de información, genera riesgo para obtener información consistente, pues está expuesta a errores por la intervención humana y alta disponibilidad de tiempo de los funcionarios responsables del proceso.
Avance I mplementación
q CA QUETA : Ha demostrado alto interés y ha entregado la información oportunamente para el cargue de información, en este momento se está realizando un ajuste mínimo a la información del último periodo. Hasta el momento se ha distinguido por el compromiso y responsabilidad con el proceso. Se puede mostrar como un caso de éxito. A sumió la estructura presupuestal.
q P A STO: Se ha distinguido por el compromiso y responsabilidad con el proceso, sin embargo debe mejorar los siguientes aspectos: a) La estructura no refleja parte de la información solicitada por SGCF por lo que la obtención de la información es complicada y dispendiosa. El Macroproceso de Apoyo Financiero del Eslabón J de la cadena de valor, debe ser articulado con las áreas involucradas (contabilidad, presupuesto y tesorería), para garantizar la integridad, consistencia y razonabilidad de la información financiera. Ausencia de SI SI integrado Diferentes SI … Excel, Archivos y/o reportes Archivos y/o reportes Bodega de Datos Bodega de Datos SGCF SGCF PGCP CONSTRUCCIÓN
1 6 A RCHI V OS (7 5 % P RESUP UESTA L 2 5 % CONTA BI LI DA D Y TESORERI A ) REV I SI ÓN DE FUENTES (EX TRA CCI ÓN)
CA RGUE DE A RCHI V OS (SGCF) INDICADORES REPROCESO FUENTES DE I NFOR M ACI ÓN
ESTR UCTUR AS
I NFOR M ACI ÓN HOM OLOGACI ÓN
P R EP AR ACI ÓN
AR CHI VOS ANALI SI S
DI FEREN TES ESTRUCTURAS P RESUP UESTALES GASTOS SERVICIO A LA DEUDA DEUDA INTERNA AMORTIZAC IONES ENTIDADES FINANCIER AS
E.T.
ELA BORA CI ÓN DE EQUI V A LENCI A S A NÁ LI SI S Y P REP A RA CI ÓN DE I NFORM A CI ÓN (SGCF)O
R
I
E
N
T
A
C
I
Ó
N
REPORTES
P roceso I mplementación
COGICO
ESTRUCTURA
SECRETARIA CODIGO SGCF ESCTURCTURA SGCF
12506 Aportes de ley 21 Infraestructura educativa 1205 Recursos Nación R . N 13101 SGP 2009 Educación Población Atendida 1201010100107 Prestación de servicios SGP con situación de fondos sin detalle R . SGP 28.33.31.1 4.2301 Proyecto Sostenimiento Estab. Educ. Ofic. Teléfono 22010801
Pago de servicios públicos(agua, aseo, alcantarillado, energía, teléfono,
gas) COBER TUR A
28.33.31.1 4.2305 Conectividad Sin Situación de Fondos 22030304 Otros proyectos de eficiencia conectividad EFI CI EN CI A 28.33.31.1 4.2303 Implementación Proyecto Pequeños Científicos Capacitación y AsistenciaTecnica 22020101 Acciones de mejoramiento de la gestión académica enmarcadas en planes de mejoramiento CA LI DA D
Hallazgos
q
Diversidad de estructuras presupuestales.
q
Inadecuadas estructuras presupuestales.
q
Dependencia de la entrega de información del E.T.
q
Dispersión de la información financiera.
q
Prácticas inadecuadas (S.E. y E.T.) manejo del SGP.
Ejecución 2009 2010
TI EM P O ESTI M A DO: UN M ES
Líder financiero SE Financ. H acienda Líder Técnico Líder financiero SE Financ. H acienda Líder Técnico Líder financiero SE Financ. H acienda Líder TécnicoCOMP ROMI SO H OM OLOGACI ON OBTEN CI ON DE DATOS I N FORM ACI ON CARGUE DE
?
Ejecución 2009 2010
vDisponibilidad de la Estructura P resupuestal – SE vTabla de equivalencias v.Extracción de datos v.Generar A rchivos Estructurados v.R efuerzo Capacitación v.Cargue de datos v.A nálisis de información H OMOLOGA CI ON OBTEN CI ON P REP A RA CI ON DE DA TOS CA RGUE DE I N FORMA CI ONNOMBRE DEL ARCHIVO OBJETIVO
1. Equivalencia Plan de Rubros Este archivo contiene las
equivalencias entre los rubros imputables de la estructura presupuestal de cada Secretaría con la estructura del SGCF.
2. Cuentas Bancarias de las SE Este archivo contiene la relación de todas las cuentas bancarias que se manejan en la Secretaría de Educación que está reportando la información.
3. Presupuesto aprobado para la SE Este archivo contiene la información
corresponderte al presupuesto oficial aprobado (apropiación inicial) para la vigencia que se reporte.
NOMBRE DEL ARCHIVO OBJETIVO
1. Ejecución presupuestal de Ingreso Este archivo contiene el saldo mensual de la ejecución de los ingresos registrados en la SE.
2. Ejecución presupuestal de Gastos Este archivo contiene el saldo mensual de la ejecución de los gastos de funcionamiento y de inversión registrados en la Secretaría que reporta para la vigencia en ejecución.
3. Ejecución PAC Este archivo contiene el saldo mensual del PAC programado o aprobado y el saldo mensual del PAC ejecutado para recaudos y para pagos.
4. Ejecución PAC CXP Este archivo contiene el saldo mensual del PAC programado o aprobado de las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de la vigencia cerrada y el saldo mensual del PAC ejecutado para recaudos y para pagos, registrados en la Secretaría que reporta para la vigencia en ejecución.
5. Inversiones Financieras Este archivo contiene el detalle de las inversiones financieras temporales constituidas por las Secretarías de Educación
6. Conciliaciones Bancarias Este archivo contiene el saldo de las conciliaciones bancarias realizadas en la Secretaría de Educación que reporta la información, registrados entre el 1 al 30 de cada mes que se esta reportando, discriminado por entidad financiera y cuenta bancaria.
7. Saldos Bancarios Este archivo contiene el saldo de las cuentas bancarias realizadas en la Secretaría de Educación que reporta la información, registrados entre el 1 al 30 de cada mes que se esta reportando, discriminado por entidad financiera y cuenta bancaria.
8. Movimiento Contable SE Este archivo solo contempla el registro de los datos de contabilidad que corresponde a la ejecución de los recursos que financian el sector educativo. Se debe reportar la información de las cuentas contables a nivel cuatro (4) del catalogo general de cuentas (PCGP) incluyendo los movimientos de las cuentas cero (0).
NOMBRE DEL ARCHIVO OBJETIVO
9. Movimiento Contable ED Se debe reportar la información de las cuentas contables a nivel cuatro (4) del catalogo general de cuentas (PCGP) incluyendo los movimientos de las cuentas cero (0), de los establecimientos educativos.
10. Viáticos Este archivo contiene la información detallada de las resoluciones de viáticos expedidas en la Secretaria de Educación.
11. Saldos Cuentas X Pagar Este archivo contiene los saldos de las cuentas
por pagar, efectuados entre el 1 al 30 de cada mes que se esta reportando. Incluye los beneficiarios de cada cuenta por pagar.
12. Datos complementarios para el
SGCF /Metas
Este archivo contiene un conjunto de datos (valores para metas e indicadores administrativos de la gestión financiera) que son requeridos por el sistema SCGF de la vigencia que se reporte. 13. Detalle soporte CDP,RP y OP Este archivo contiene la información detallada de
las CDP, RP y OPS por estado que tramitó y registró la Secretaría.
