OptiHPerVISUAL. Info:

(1)

Opti

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VISUAL

®

Info:

[email protected]

(2)

Asignación Optimizada de Horarios al Personal

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Componentes del Problema



TIENDA



SECCIONES



TAREAS



HORARIOS

(3)



TIENDA

:



Para cada día

(intervalos horarios de 30’)

:



Hora de apertura de la TIENDA



Hora de cierre de la TIENDA



Hora de apertura de atención a clientes



Hora de cierre de atención a clientes



¿Es día festivo?



¿Tienda con apertura en domingo?

Opti

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VISUAL

®

Componentes del Problema

(4)



SECCIONES (ejemplo Supermercado)

:



Líneas de Caja



Carnicería / Charcutería



Pescadería



Horno



Verdura-Fruta



Sala (alimentación seca)



Gestión/Dirección Tienda



…

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VISUAL

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Componentes del Problema

(5)



TAREAS (TIPOS)

:



Atención a clientes (Tareas Personales)



No atención a clientes (Tareas de Esfuerzo)



Evento (tareas de corta duración a asignar a todo el personal)



Inventario (a realizar después del cierre de la tienda)



Descanso

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VISUAL

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Componentes del Problema

(6)



TAREAS (Carga de Trabajo)

:



Atención a clientes (

Número de trabajadores

necesarios cada

intervalo horario de 30’)



No atención a clientes (

Minutos necesarios para realizar la

tarea

e

intervalo horario para su realización

)

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Componentes del Problema

(7)



TAREAS (Restricciones)

:

 Una tarea sólo puede pertenecer a una de las secciones definidas.

 Una tarea puede pertenecer a un único tipo de tarea

 Las Tareas de Atención a Clientes tienen máxima prioridad en el proceso de asignación.

 Las Tareas de No Atención a Clientesse asignarán según su prioridad.

 La asignación de los descansoses más prioritaria que la asignación de las tareas de No Atención a Clientes de nivel Medio y Bajo.

 Los trabajadores serán asignados a una tarea en orden de mayor a menor nivel de cualificación.

 Cuando un trabajador tenga asignada una Tarea Principal y tenga que realizar su descanso, será sustituido por otro trabajador (siempre que sea posible) cualificado para realizar la

tarea.

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VISUAL

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Componentes del Problema

(8)



HORARIOS (TIPOS)

:



Horarios Estándar (M/T)



Horarios Tiempo Parcial (flexibles)



Horarios pactados trabajador-empresa (M, T o M/T)

Opti

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VISUAL

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Componentes del Problema

(9)



HORARIOS (Restricciones)

:

 Los turnosde los horarios son de Mañana o de Tarde.

 No se plantean horarios de turno de Noche. Si es necesario se definirán horarios personales  Las 15:00 horas separa el turno de mañana del turno de tarde

 Cuando la jornada laboral tenga una duración igual o superior a 6 horas continuadas, corresponde un tiempo de descansode 30 minutos.

 El descansose debe realizar de una ventana temporal especificada  Los descansosno se consideran tiempo de trabajo efectivo.

 Para trabajadores a tiempo completo, existe un conjunto de horarios definidos por la empresa  Los horarios a tiempo parcial son flexibles y generados por el sistema OptiHPerVISUAL.

 Se pueden definir horariospersonalesacordado entre el trabajador y la empresa.

 Tiempo mínimo de descansoentre el fin de una jornada y el comienzo de la siguiente jornada (12 horas).  La jornada máximaes de 9 horas excluido descanso.

 No se contemplan horarios de jornada partida, salvo horarios personales.

Opti

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Per

VISUAL

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Componentes del Problema

(10)



PERSONAL

:



Cualificación en las tareas (A,M,B,N)



Horarios asignables



Cambios de contrato (Tipos de horarios asignables)



Días libres, vacaciones, permisos



Datos históricos



…

Opti

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Per

VISUAL

®

Componentes del Problema

(11)

Objetivo:



Maximizar

el cubrimiento de la carga de trabajo de la tienda, dada la plantilla

disponible y siguiendo un orden jerárquico según la prioridad de las tareas



La asignación de los descansos

se considera

obligatoria



Obtener una asignación de horarios optimizados y equilibrada para los

trabajadores, supeditados a la carga de trabajo requerida.

PREFERENCIAS ADICIONALES:



Minimizar

el

cambio de tareas

para los

trabajadores

durante su jornada laboral.



El sistema asignará preferiblemente horarios de mañana con hora de comienzo lo

más tarde posible y horarios de tarde con hora de fin lo más pronto posible.

(12)

¿Y si las cosas cambian respecto a la previsión?

REPLANIFICACIÓN

TIPOLOGÍA DE INCIDENCIAS:

1. Variación de Carga de Trabajo (modificación de la previsión de

ventas/unidades)

2. Variación de Personal disponible

3. Cambio de contrato (cambio de grupo de horarios)

4. Cambio de perfil (agrupaciones de tareas para las que se es competente y

nivel de cualificación)

HORIZONTE:

Anual o Semanal

(13)

está compuesto por los siguientes módulos:



Módulo Planificación Anual



_{Módulo adicional para Replanificación Anual}



Módulo Planificación Semanal

(*)



Módulo adicional para Replanificación Semanal



Módulo adaptación de Ventas a Carga Trabajo

(*)

Módulo base

necesario para el correcto funcionamiento del resto de módulos.

Opti

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VISUAL

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Arquitectura del Sistema

(14)

Opti

_H

Per

VISUAL

®

Opti

H

Per

VISUAL®

Interfaz

USUARIOS

Módulo Planificación Anual

Módulo adicional para Replanificación Anual Módulo Planificación Semanal

Módulo adicional para Replanificación Semanal Módulo adaptación Ventas a Carga Trabajo

Ficheros Texto

Base de datos

(15)

Horizonte Semanal Asignación Diaria de Tareas

Módulo

Re-Planificación Semanal

Horizonte Anual Asignación Turno Semanal, Asignación Horario diario (hora entrada/salida) Otros Informes % Asignación etc. Otros Informes * Horas Semana * Horas Mes * Horas año

+

salida salida Módulo Carga de Trabajo - Calendario - Previsión Ventas INPUT INPUT CARGA DE TRABAJO (anual / mensual) INPUT Incidencias Módulo Re-Planificación Anual Incidencias

Cambio Previsión Ventas / Carga Trabajo Cambios Personal RE-PLANIFICACIÓN RE-PLANIFICACIÓN RESULTADOS - Tiendas - Horarios - Personal - Tareas DATOS

}

INPUT INPUT PLANIFICACIÓN Módulo Planificación Anual Módulo Planificación Semanal CARGA DE TRABAJO (semanal)

Opti

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Per

VISUAL

®

Opti

_H

Per

VISUAL

®

(16)

Beneficios

 Estandarización y unificaciónde los criterios de asignación de horarios/turnos/tareas que

también se traduce en un mayor control y una visión centralizada del sistema de asignación de personal.

 Incrementar la eficaciade la empresa optimizando de los recursos humanos disponibles en

las tiendas.

 Reducir gastos de personal, evitando horas extras que suponen un gran coste u horas en las

que se encuentran planificados demasiados empleados y existe poco volumen de trabajo optimizando por tanto el cubrimiento de la carga de trabajo y minimizando las horas de exceso/defecto de los empleados.

 Mejorar la productividad y la motivaciónde los empleados a través de la integración de los

mismos en el proceso de planificación, permitiéndoles conocer anticipadamente sus horarios, así como la satisfaciendo sus preferencias tanto como sea posible.

 Decisiones mejores y más rápidas al dotar al responsable de tienda de una herramienta

para obtener simulaciones de diversos escenarios (variaciones de recursos humanos y/o carga de trabajo).

 Mayor controldel sistema de asignación de personal y visión centralizada del proceso de

asignación.

 Costes administrativos reducidosa través de la unificación de procesos, de la eliminación del