Control d'existències del
magatzem
M. Antònia Rossell Olivé
Adaptació:
Ángeles Romero Pérez Marisa Clavero Manrique
Índex
Introducció 5
Resultats d’aprenentatge 7
1 El magatzem 9
1.1 Organització i funcionament dels magatzems. Processos administratius . . . 9
1.1.1 Recepció . . . 10
1.1.2 Emmagatzematge i distribució interna . . . 12
1.1.3 Expedició . . . 12
1.2 Tipus d’existències. Productes peribles . . . 15
1.2.1 Tipus d’existències . . . 16 1.2.2 Productes peribles . . . 19 1.3 Envasos i embalatges . . . 21 1.3.1 Envasos . . . 22 1.3.2 Embalatge . . . 24 1.3.3 Gestió de residus . . . 26
1.4 Etiquetatge. Sistemes de codificació tradicionals i telemàtics . . . 28
1.4.1 Etiquetatge . . . 29
1.4.2 Sistema tradicional de codificació . . . 32
1.4.3 Sistema telemàtic: el codi de barres . . . 34
1.5 La identificació per radiofreqüència (RFID). Traçabilitat dels productes . . . 37
1.5.1 Sistemes RFID . . . 38
1.5.2 Traçabilitat . . . 38
1.6 Inventaris i verificacions . . . 39
1.6.1 Inventaris . . . 39
1.6.2 Verificacions de l’inventari. . . 40
2 Gestió i valoració de les existències 45 2.1 Control i gestió d’existències. Processos administratius . . . 45
2.1.1 Control de les existències: el model de classificació ABC . . . 46
2.1.2 Gestió de les existències . . . 49
2.1.3 Rotació d’existències . . . 52
2.1.4 Sistemes de reposició de les existències . . . 53
2.2 Estoc mínim i estoc òptim . . . 55
2.2.1 Estoc mínim o punt de comanda . . . 56
2.2.2 Estoc òptim i model de comanda òptima. . . 57
2.3 Mètodes de valoració d’existències . . . 59
2.3.1 Importància de la valoració d’existències . . . 60
2.3.2 Valoració de les entrades al magatzem . . . 61
2.3.3 Valoració de les sortides del magatzem . . . 64
2.4 Fitxes de control de magatzem . . . 66
2.4.1 Mètode del preu mitjà ponderat (PMP) . . . 67
2.4.3 Comparació de les valoracions del cas pràctic per als dos mètodes . . . 72
3 Aplicacions específiques de control del magatzem 75 3.1 Inici de FactuSOL. . . 75
3.1.1 Configuracions generals del programa . . . 76
3.1.2 Creació de l’empresa . . . 78
3.1.3 Passos recomanats per iniciar la gestió del magatzem amb una empresa nova . . . 79
3.2 Introducció de les dades del magatzem . . . 81
3.2.1 Famílies d’articles . . . 83
3.2.2 Tarifes de preus. . . 84
3.2.3 Configuració dels articles . . . 87
3.2.4 Codificació dels articles . . . 89
3.2.5 Articles . . . 91
3.2.6 Estocs inicials . . . 101
3.3 Moviments dels articles del magatzem . . . 102
3.3.1 Compres . . . 102
3.3.2 Vendes . . . 105
3.3.3 Gestió dels estocs. . . 110
3.4 Consultes i informes . . . 113
3.4.1 Consultes per pantalla . . . 113
Introducció
A les empreses es poden trobar diversos departaments que tindran noms diferents, segons com estigui estructurada l’empresa, on es desenvoluparan les tasques administratives per a la gestió de les seves operacions de compravenda. Però tant si és una empresa de producció com una empresa que adquireix els productes per a la seva comercialització, hi ha un lloc anomenat magatzem on hi ha els articles que es venen i hi seran ordenats i classificats per uns criteris decidits per l’empresa. Aquests criteris seran els millors per obtenir el control i la gestió necessaris de les existències i el màxim rendiment i agilitat en la satisfacció de la demanda dels clients.
L’emmagatzematge engloba diversos conceptes necessaris per al bon funciona-ment del procés de la compravenda. Els encarregats del magatzem han de tenir unes relacions i comunicacions òptimes amb el departament de compres (necessitat d’aprovisionar per tenir existències al magatzem), amb el departament d’administració (gestió de la documentació) i amb el departament de vendes (sortida d’articles del magatzem).
Aquesta connexió interdepartamental permetrà que la gestió i el control del magatzem es puguin portar a terme, demanant les unitats necessàries en el moment que calgui per poder fer front a les comandes dels clients o a les necessitats del procés productiu, amb els possibles imprevistos que puguin aparèixer.
L’empresa ha de gestionar els procediments administratius i la documentació que es genera en el magatzem amb rigorositat i control de les operacions que es poden derivar, per obtenir els millors resultats amb els costos mínims possibles.
En aquesta unitat formativa, s’estudia l’organització del magatzem i el procés gestió de les seves existències que es generen a partir de les operacions de compravenda, amb l’aplicació de conceptes teòrics i pràctics, i amb l’ús del programa de gestió de magatzem FactuSOL.
En l’apartat “El magatzem” s’aborda conceptualment què és un magatzem i quines són les fases d’emmagatzematge, els nivells d’estoc que hi ha, els tipus de productes que s’hi emmagatzemen i les particularitats dels productes peribles, els diferents tipus d’envasos i embalatges que s’utilitzen, els sistemes d’etiquetatge i codificació dels productes i dels processos, la traçabilitat dels productes, i l’elaboració d’inventaris i verificacions dels estocs del magatzem.
En l’apartat “Gestió i valoració de les existències” s’expliquen els diferents models de control i gestió d’existències, quins són els costos que es deriven de la gestió del magatzem, els nivells d’estocs que cal tenir en compte en l’aprovisionament, en quin moment s’han de fer comandes de productes i quantes unitats s’han de demanar, i quins són els mètodes de valoració d’existències que l’empresa pot utilitzar per fer les anotacions d’entrada i sortida dels articles del magatzem i així conèixer en qualsevol moment quantes unitats hi ha al magatzem i quin valor tenen.
I en l’apartat “Aplicacions específiques de control del magatzem” coneixereu com es gestionen les existències d’un magatzem amb el programa FactuSOL: les dades que cal introduir, l’organització dels articles, els moviments d’entrades i sortides dels articles del magatzem i l’obtenció dels informes pertinents.
Per treballar el contingut d’aquesta unitat didàctica és recomanable que llegiu acuradament el material seguint els exemples que hi ha pas a pas per tal d’assolir els coneixements i, atès que una bona part de la unitat és procedimental, seria adient que realitzeu les activitats i els exercicis d’autoavaluació a mesura que aneu assimilant continguts.
Resultats d’aprenentatge
En finalitzar aquesta unitat l’alumne/a:
1. Controla existències reconeixent i aplicant sistemes de gestió de magatzem.
• Classifica els diferents tipus d’existències habituals en empreses de produc-ció, comercials i de serveis.
• Diferencia els tipus d’embalatges i envasos que s’utilitzen.
• Descriu els procediments administratius de recepció, emmagatzemament, distribució interna i expedició d’existències.
• Calcula els preus unitaris de cost de les existències, tenint en compte les despeses corresponents.
• Identifica els mètodes de control d’existències.
• Calcula el valor de les existències en un moment determinat aplicant el mètode de valoració establert per l’empresa.
• Identifica el concepte de variació d’existències. • Reconeix els conceptes d’estoc mínim i estoc òptim.
• Identifica els procediments interns per al llançament de comandes als proveïdors.
• Valora la importància dels inventaris periòdics.
• Utilitza les aplicacions informàtiques i processos establerts en l’empresa per a la gestió del magatzem.
• Aplica criteris de protecció i respecte al medi ambient en la gestió de residus.
1. El magatzem
Qualsevol empresa necessita un lloc per guardar els articles que ha comprat als proveïdors fins que els ven als seus clients o els incorpora en el procés de fabricació.
Exemple de magatzem La gestió del magatzem s’encarrega de la recepció de les mercaderies
fins a la seva sortida del magatzem, passant per la col·locació i l’adequada conservació dels articles emmagatzemats, i altres aspectes com la identificació dels productes i el seu control físic i comptable.
La missió del magatzem és disposar en tot moment dels productes necessaris per satisfer la demanda dels clients. La necessitat per part del fabricant, del majorista o del detallista de tenir magatzems està determinada pel fet que els clients exigeixen determinades quantitats en un moment donat.
1.1 Organització i funcionament dels magatzems. Processos administratius
Un magatzem s’ha d’organitzar en funció dels articles que hi té emmagatzemats, per això ha de reunir unes condicions:
• Ha de permetre rebre els articles amb rapidesa.
• Ha de disposar d’instal·lacions adequades al tipus d’articles que poden estar emmagatzemats.
• Ha de tenir accessibilitat en l’entrada i sortida d’articles.
Per complir aquestes condicions el magatzem s’ha d’organitzar en funció de l’espai disponible, reduint costos d’emmagatzematge i permetent en qualsevol moment conèixer quins productes hi ha emmagatzemats, i també, en quin lloc i en quina quantitat.
A l’organització física s’ha de tenir en compte:
• Ubicació: lloc exacte on es col·loca cada article o producte al magatzem. Segons sigui el tipus, es disposen en prestatgeries, apilats, etc.
• Passadissos: és molt important l’accessibilitat als productes per poder traslladar-los i transportar-los dins i fora del magatzem.
El magatzem
És el lloc destinat a guardar els materials que l’empresa compra o fabrica.
• Mitjans: són els elements que s’utilitzen per manipular i transportar els productes. Poden ser humans (administratiu, mosso de magatzem, cap de magatzem...), mòbils que faciliten el transport dels productes dins del magat-zem (apiladores, carretons, etc.), i els elements fixos (cintes transportadores, grues, etc.).
A l’organització administrativa s’ha de tenir en compte l’eficàcia i la rapidesa en el traspàs d’informació amb la resta de departaments, en especial amb la secció de compres (comandes a proveïdors) i amb la secció de vendes (venda dels productes).
Una organització administrativa serà eficaç si gestiona i registra puntualment els moviments dels articles al magatzem amb el seu valor econòmic. Aquest procediment és necessari per saber tothora quantes unitats hi ha al magatzem i quan s’ha de realitzar una comanda al proveïdor per reposar existències. Per portar a terme aquestes tasques s’utilitzen les fitxes de magatzem.
Quant al funcionament del magatzem, l’activitat que s’hi desenvolupa es pot classificar en tres fases, cada una d’elles amb uns processos administratius determinats:
1. Recepció de les compres.
2. Emmagatzematge i distribució interna de les mercaderies. 3. Expedició o lliurament de les vendes.
1.1.1 Recepció
Aquesta fase comença quan es reben les mercaderies que s’han demanat als proveïdors. Es dóna entrada als articles una vegada s’ha comprovat que coincideix la recepció amb el que indica l’albarà.
La recepció consisteix a admetre la mercaderia que lliura el transportista de part del proveïdor, previ control, segons la comanda feta pel departament de compres.
Les operacions de recepció que s’efectuen en el magatzem són les següents (vegeu la figura1.1):
1. Consulta de la relació de les compres esperades en funció dels terminis de lliurament.
2. Recepció dels productes que arriben dels proveïdors amb l’albarà de lliurament del transportista.
3. Comprovació administrativa de la coincidència entre les dades de l’albarà i les de l’ordre de compra (comanda): número de comanda, referències dels articles, quantitats, etc.
• Si alguna dada no coincideix: es notificarà al departament de compres perquè gestioni les incidències. El procés de recepció continuarà si el departament de compres ho autoritza.
• Si són coincidents: s’assignarà un número d’entrada i continuarà el procés.
4. Ordre de descàrrega de la mercaderia.
5. Comprovació física del nombre d’embalums i referències dels articles descarregats (ha de coincidir amb les dades que consten en l’albarà) i verificació del seu estat físic.
• Si hi ha desperfectes o diferències sobre els productes demanats, la persona encarregada de la recepció ho comunicarà al departament de compres per fer la reclamació oportuna al proveïdor. El procés de recepció continuarà si el departament de compres ho autoritza. • Si tot és correcte, continuarà el procés.
6. Autorització de l’entrada definitiva de les mercaderies en el magatzem i indicació als col·locadors de mercaderia de la seva ubicació concreta dins de la zona d’emmagatzematge.
7. Registre d’entrada de la mercaderia rebuda en el sistema de control d’estocs. Si s’utilitza una aplicació informàtica de gestió de magatzem, en registrar l’albarà rebut es registrarà automàticament l’entrada dels articles.
F i g u r a 1 . 1 .Primera fase d’emmagatzematge: recepció de les compres (resumida)
Gestió de les incidències
El departament de compres serà l’encarregat de gestionar les incidències detec-tades fins que es resolguin.
• Les incidències les farà constar en la còpia de l’albarà que signarà per ser retornat al proveïdor.
Localització dels productes al magatzem
Una manera eficient de fer-ho, és assignar al producte un codi que indiqui el passadís, la posició i l’altura en què està situat.
• Tramitarà una reclamació al proveïdor.
• Segons el tipus d’errades, pot no acceptar la mercaderia o la pot acceptar esperant que les diferències es tinguin en compte en una factura rectificativa o en la següent factura de compra al mateix proveïdor.
La comprovació física no sempre és possible fer-la acuradament en el moment de la recepció, i per aquest motiu també es pot realitzar amb posterioritat.
1.1.2 Emmagatzematge i distribució interna
Un cop els productes entren al magatzem, l’empresa ha d’iniciar la gestió dels estocs que queden dipositats en el seu magatzem. Les operacions principals que ha de fer són:
Exemple de codificació d’un article al magatzem
• Codificar i etiquetar els articles per facilitar la seva localització posterior, i després es col·loquen en el lloc assignat com podeu veure a la figura1.2. • Col·locar i guardar en el lloc adient del magatzem en espera de l’ordre de
preparació de comandes. L’emmagatzematge de la mercaderia s’ha de dur a terme de manera segura, tenint en compte les característiques del producte i amb l’objectiu d’utilitzar l’espai disponible de manera eficaç.
• Comprovar i verificar periòdicament l’estat dels articles, per mitjà de l’inventari, i actualitzar els documents administratius i comptables en cas de detectar-hi diferències.
• Controlar i gestionar les existències per garantir la seva disposició per satisfer les necessitats de la demanda o del procés de producció, en les millors condicions econòmiques.
F i g u r a 1 . 2 .Segona fase d’emmagatzematge: emmagatzematge i distribució interna de les mercaderies (resumida)
1.1.3 Expedició
Aquesta fase s’inicia amb l’ordre d’expedició del departament de vendes. En aquest moment s’ha de preparar la mercaderia i la documentació per al lliurament al client, i finalitza quan es lliura al transportista. Vegeu els passos en la figura
F i g u r a 1 . 3 .Tercera fase d’emmagatzematge: expedició (resumida)
La preparació de comandes
En l’operativa de magatzems, la preparació de comandes té una gran transcen-dència pel que fa al nivell i a la qualitat de servei que cal donar als clients de l’empresa.
Tenir estoc disponible i optimitzar els temps de preparació dels productes que s’han de servir són elements clau en la competitivitat de les empreses en l’actua-litat.
Entenem per preparació de comandes el conjunt d’operacions que es duen a terme en el magatzem per posar a disposició del transport tots els articles que cada un dels nostres clients demanen.
La preparació de comandes segueix un procés en què intervenen, a més del magatzem, altres departaments de l’empresa, tal com es pot apreciar en la figura
1.4.
F i g u r a 1 . 4 .Procés de preparació de comandes
Una vegada que s’han determinat els mètodes i les tècniques de preparació de comandes no hem d’oblidar que tota manipulació ha de tenir un suport
documental determinat i propi per a cada cas.
• Departament de vendes. • Departament d’administració. • Magatzem.
Les operacions que s’efectuen en cada departament i la documentació que s’utilitza són les següents:
a) En el departament de vendes
Una vegada s’ha rebut una comanda, ja s’ha de començar a preparar per ser servida. Les operacions que es faran són:
1. Recepció d’una comanda.
2. Lliurament de la comanda al departament d’administració.
b) En el departament d’administració
Aquest departament gestionarà la documentació, i farà les operacions següents: 1. Comprovació administrativa: si les condicions comercials demanades
(preus, descomptes, formes de pagament, etc.) s’adapten a les condicions de l’empresa, les dades dels articles demanats (referències, unitats, etc.) són correctes i és possible lliurar-los en la data demanada pel client.
• Si hi ha algun inconvenient, es notifica al departament de vendes perquè gestioni les solucions.
• El procés d’expedició continuarà si el departament de vendes ho autoritza.
2. Alta de la comanda en el sistema informàtic.
3. Enviament de la informació a la secció de preparació de comandes del
magatzem.
c) En el magatzem
A partir d’aquest moment, s’organitza la preparació física. El procés habitual és: 1. Elaboració del programa de preparació (també s’anomena ordre o llista de
preparació): és una successió d’ordres disposades en seqüència per assignar
a un preparador o grup de preparadors, o a un mitjà mecànic o sistema automàtic. Pot ser en suport paper o en suport informàtic. En la figura
1.5, podeu veure un exemple del que podria ser un programa de preparació.
2. Emissió de l’albarà, en què s’especifica el contingut i les dades d’envia-ment.
3. Registre de sortida de la mercaderia de l’albarà en el sistema de control d’estocs. Si s’utilitza una aplicació informàtica de gestió de magatzem, en crear l’albarà es registrarà automàticament la sortida dels articles.
4. Preparació dels articles de la comanda, anomenat picking, per part dels preparadors a partir de la llista de preparació.
5. Embalatge dels articles, formant paquets i embalums aptes per al transport. Paral·lelament, s’identificarà cada paquet i s’hi enganxaran les etiquetes corresponents.
6. Impressió de les etiquetes, que s’aniran enganxant als embalatges a mesura que es va empaquetant la mercaderia. D’aquesta manera, la mercaderia viatjarà degudament identificada.
7. Trasllat de la mercaderia a la zona d’expedicions del magatzem, per ser carregada al mitjà de transport previst.
Les etiquetes dels productes o de les unitats de càrrega s’han de col·locar en un lloc visible que permeti una lectura fàcil i ràpida de la informació que contenen.
F i g u r a 1 . 5 .Programa de preparació de comandes
1.2 Tipus d’existències. Productes peribles
Les existències són aquells béns que una empresa té en el seu magatzem i que estan destinats a la venda o a la incorporació en el procés productiu.
Al conjunt d’existències del magatzem també se l’anomena estoc o inventari, tot i que segons el context, pot tenir altres interpretacions amb lleugeres diferències: • Estoc: és la quantitat determinada de mercaderies que posseeix una
empre-sa, amb una qualitat definida i adquirida en un moment determinat, amb l’objectiu d’estar sempre disponible per satisfer les demandes dels clients. • Inventari: correspon a la llista detallada dels estocs d’una empresa. També
s’anomena “fer inventari” al fet de realitzar el recompte físic de les existèn-cies.
El PGC de 2008 contempla la possibilitat de considerar com a existències en la comptabilitat els serveis en curs.
1.2.1 Tipus d’existències
El Pla General Comptable (PGC) defineix les existències com a “actius posseïts per ser venuts en el curs normal de l’explotació, en procés de producció o en forma de materials o subministraments per ser consumits en el procés de producció o en la prestació de serveis.”
Les existències es poden classificar des de diferents punts de vista: 1. Segons el PGC i el tipus d’empresa.
2. Segons la seva funció.
3. Segons la quantitat d’existències: els nivells d’estoc.
Segons el PGC i el tipus d’empresa
Tenint en compte l’activitat que fa l’empresa, les existències pròpies segons el PGC seran:
En empreses de serveis
• Serveis en curs. És la mà d’obra i altres costos del personal directament involucrat en la prestació d’un servei que encara no ha finalitzat. Són les úniques existències que no estan físicament en el magatzem, ja que únicament consten en la comptabilitat.
En empreses comercials
• Mercaderies o existències comercials. Són materials que l’empresa compra i que, sense transformació, es destinen a la venda o comercialització posterior.
En empreses industrials
• Primeres matèries. Productes que, mitjançant la transformació, es destina-ran a formar part dels articles acabats fabricats per l’empresa.
• Altres proveïments: elements i conjunts incorporables. Són els fabricats fora de l’empresa, que s’adquireixen per incorporar-los en els productes acabats, sense sotmetre’ls a cap transformació.
• Productes en curs. Productes que es troben en la fase d’elaboració en el moment de tancar l’exercici.
• Productes semiacabats. Productes fabricats per l’empresa i no destinats normalment a la venda fins que no són objecte d’elaboració, incorporació o transformació posterior.
• Productes acabats. Productes fabricats per l’empresa que tenen com a destinació el consum final o la utilització per part d’altres empreses. • Subproductes, residus i materials recuperats:
– Subproductes. Productes que tenen importància secundària respecte
a l’activitat principal de l’empresa.
– Residus. Productes obtinguts de la fabricació dels productes
princi-pals de l’empresa i que poden ser utilitzats o venuts.
– Materials recuperats. Productes que poden ser reutilitzats després
d’haver participat en el procés de producció.
Altres existències que hi pot haver en qualsevol tipus d’empresa: • Altres proveïments. Elements inventariables, com per exemple:
– Combustibles. Matèries energètiques que poden ser
emmagatzema-des.
– Recanvis. Peces que serveixen per substituir-ne d’altres de semblants
en les instal·lacions, equips o màquines.
– Materials diversos. Altres materials de consum.
– Embalatges. Embolcalls que serveixen per guardar-hi els productes
acabats.
– Envasos. Recipients que poden ser recuperables o no, que estan
destinats a contenir el producte acabat.
– Material d’oficina. Destinat a la finalitat que el seu nom indica.
Segons la seva funció
Endinsant-nos ja en el que és la gestió d’estocs, podem apreciar que, d’estocs, n’hi ha de diversos tipus segons la seva funció. A continuació detallem les característiques més rellevants de cada tipus:
• Estoc de cicle. És l’estoc que es compra en un moment determinat per anar consumint al llarg del període.
• Estocs estacionals. Estocs que tenen per objecte fer front a un augment esperat de les vendes en determinats moments de l’exercici econòmic (seria el cas d’empreses que, pel tipus de negoci, tenen fortes vendes a l’estiu i és durant aquesta època que augmenten les seves reserves d’existències). • Estoc en trànsit. És l’estoc que circula entre el magatzem d’un proveïdor i
el magatzem del client. Forma part de l’inventari disponible perquè, encara que no ha arribat al magatzem, ja ha estat demanat i per tant l’hem de tenir en compte als efectes de gestió.
Trencament de l’estoc
És la situació produïda quan es rep una comanda d’un client i no s’hi pot fer front per manca d’existències.
• Estoc de recuperació. Productes usats, però que són susceptibles d’una nova utilització (per exemple, pneumàtics usats).
• Estoc obsolet. Articles nous o vells que ja no serveixen per cobrir les necessitats per a les quals varen ser comprats.
Els productes usats que són susceptibles de ser utilitzats de nou amb un reciclatge previ s’anomenen
estocs de recuperació. Segons la quantitat d’existències: els nivells d’estoc
A l’hora de gestionar les existències del magatzem, s’estableixen unes quantitats d’estocs que serveixen de referència per prendre determinades decisions:
• Estoc màxim. És la quantitat màxima que hi pot haver d’un article al magatzem i normalment es determina per la capacitat del magatzem, el capital que es pot invertir i els costos que genera el manteniment de les existències.
L’estoc màxim d’un article és la quantitat màxima que interessa tenir emmagatzemada.
• Estoc mínim. És la quantitat més petita que hi hauria d’haver d’un article al magatzem, per sota de la qual no s’hauria de baixar. Considerar un estoc mínim de 0 unitats posa en risc la comercialització del producte perquè si es produeix algun imprevist no es disposarà de la quantitat sol·licitada i no es podrà atendre la demanda, produint un trencament d’estocs. Per evitar-ho s’acostuma a establir un estoc de seguretat.
L’estoc mínim d’un article és la quantitat mínima que es vol mantenir perquè l’empresa no es quedi sense existències, segons les previsions habituals, i a partir de la qual entraran noves unitats.
A la figura1.6, podeu veure representats l’estoc màxim, l’estoc mínim de 0 unitats i també el trencament d’estoc produït per un imprevist.
• Estoc de seguretat. És un nivell d’estoc que s’estableix per fer front a comandes imprevistes dels clients o a retards en el termini de lliurament dels proveïdors. És a dir, consisteix en l’acumulació de productes com a protecció davant la incertesa produïda per la demanda i el termini de lliurament, evitant l’aparició de trencaments d’estoc no desitjables.
L’estoc de seguretat d’un article és la quantitat d’existències al magatzem que s’estableix per fer front a possibles imprevistos. En molts casos, l’estoc mínim s’estableix en aquest mateix nivell.
A la figura1.7, podeu veure representats l’estoc màxim i l’estoc mínim establert com a estoc de seguretat, i com aquest actua de coixí davant d’un imprevist evitant un trencament de l’estoc.
F i g u r a 1 . 7 . Estoc màxim i estoc mínim amb un estoc de seguretat
• Estoc òptim. És la quantitat d’existències al magatzem que permet cobrir les previsions de vendes amb el cost més petit possible.
• Estoc disponible. És l’estoc que es considera a l’hora de fer la gestió d’estocs i és el resultat de restar a l’estoc físic (estoc real que hi ha en el magatzem), les quantitats reservades per servir les comandes rebudes dels clients.
1.2.2 Productes peribles
Els productes peribles són els que, per les seves característiques, exigeixen
condicions especials de manipulació i conservació en els seus períodes
d’emmagatzematge i transport.
En general, són productes peribles tot tipus d’aliments i medecines sensibles a la temperatura, la humitat, la llum, el pas del temps, etc.
Els operadors logístics que transportin mercaderies peribles obligatòriament han d’utilitzar vehicles isoterms, refrigerants, frigorífics o calorífics.
La manipulació, la comercialització, el magatzematge i el transport de productes peribles està estrictament regulat per la normativa actual.
A més, el maneig d’aquests productes implica un control elevat per part de les empreses oferents amb l’objectiu de donar-los sortida abans de la seva caducitat, i evitar amb això pèrdues de rendibilitat importants. El mateix ocorre amb productes afectats per obsolescència i demandes del mercat estacionals o puntuals.
Emmagatzematge de productes peribles
En l’emmagatzematge de productes peribles es compliran les exigències i con-dicions adequades a la naturalesa específica de cadascun d’ells. Les concon-dicions habituals que s’han de mantenir són:
• La temperatura i humitat relativa, mitjançant la circulació d’aire conve-nient.
• L’aïllament dels articles que desprenguin olors d’aquells altres que per naturalesa els puguin absorbir.
• La protecció contra l’acció directa de la llum solar, quan sigui perjudicial per al producte.
L’emmagatzematge s’ha de realitzar en llocs adequats que compleixin les normes vigents, com per exemple:
• Distribució en piles o lots que guardin les degudes distàncies els uns amb els altres i amb les parets, sòls i sostres.
• Utilització dels mecanismes de recepció, manipulació i expedició adequats. • Inspeccions, rotació i remocions periòdiques dels productes, en funció del
temps d’emmagatzematge i conservació que suportin.
• Retirada dels productes deteriorats o l’envàs dels quals aparegui trencat. Aquests productes no es destinaran al consum humà, si fos el cas.
Si es tracta d’aliments, totes aquelles persones que per la seva activitat laboral hi tenen contacte directe durant la seva preparació, fabricació, transformació, elabo-ració, envasat, emmagatzematge, transport, distribució, venda, subministrament i servei, estan obligats a tenir carnet de manipuladors d’aliments.
Transport de productes peribles
El transport de productes peribles exigeix estrictes mesures de control de tempe-ratures i l’adequació a normes dels vehicles utilitzats, a més d’estar sotmès a unes normes molt estrictes que pretenen preservar la innocuïtat i l’aptitud del producte alimentari per al consumidor final.
• Els productes peribles necessiten ser transportats a temperatures especials per a la seva conservació. El vehicle utilitzat ha d’estar condicionat per complir les normes establertes (a més de complir altres normes específiques) i mantenir una temperatura controlada.
• També es tenen en compte factors com la humitat relativa, la velocitat de l’aire, la densitat d’estiba i la seva compatibilitat, així com el tipus d’embalatge adequat per al seu transport.
1.3 Envasos i embalatges
El conjunt d’envasos i embalatges que acompanyen el producte des de la fabricació fins al consum consisteix en:
Els palets són una de les unitats d’emmagatzematge més usuals en els magatzems.
• Envasos primaris que contenen el producte: estan en contacte directe amb el producte i és el lloc on aquest es conserva. Són els anomenats
envasos.
• Envasos secundaris o d’agrupació: agrupen un nombre determinat d’uni-tats, les quals es poden separar sense afectar les característiques del producte. Correspon als packs.
• Envasos terciaris o de transport: faciliten la manipulació i el transport de diverses unitats de venda o de diversos envasos secundaris. Els més utilitzats són els embalatges, però també s’hi inclourien els palets. El sistema d’envasament en el seu conjunt ha de complir la funció principal de protecció del producte, i aportar la resistència necessària per garantir que el producte arribi en condicions adequades per al seu consum.
Si no n’hi ha prou amb el sistema d’envasament i embalatge per garantir la integritat del producte, aquest es deteriorarà i no podrà ser consumit, amb la qual cosa és generarà el residu tant del producte com de l’envàs.
Legislació
Generalment, els països tenen en vigència reglamentacions estrictes respecte a: • Envasos i embalatges amb normes internacionals que contenen mesures o
reglaments de salut, seguretat, protecció a l’ambient, protecció al consumi-dor, etc., com per exemple:
– ISO. Són normes internacionals de fabricació, comerç i comunicació
per a totes les branques industrials a excepció de l’elèctrica i l’electrò-nica.
Des de l’aparició dels autoserveis, el producte es troba totalment sol davant del client i passa a ser el venedor en els lineals dels supermercats, hipermercats o grans magatzems.
– Codex Alimentarius. És un programa per a la protecció de la
salut dels consumidors, per assegurar unes pràctiques de comerç clares i promocionar la coordinació de totes les normes alimentàries acordades per les organitzacions governamentals i no governamentals, creat per la FAO i l’OMS.
• Etiquetatge i rètols de determinats productes, particularment d’aliments frescos i envasats, begudes, especialitats medicinals, etc.
En el comerç internacional, els exportadors han de tenir en compte com pot afectar la normativa dels diferents països d’origen o destinació dels seus productes.
1.3.1 Envasos
Podríem definir l’envàs com el recipient de qualsevol material i de diverses formes concebut per contenir productes per al seu ús a partir d’aquest i destinat a contenir individualment una unitat de producte.
L’envàs, també denominat embalatge de venda o empaquetatge, identifica el producte i es correspon amb la presentació comercial de la mercaderia.
Exemple de bric
Les característiques que ha de tenir un bon envàs són les següents:
• Possibilitat de contenir el producte segons les seves característiques físi-ques.
• Que permeti la seva identificació, mitjançant etiquetes o amb la impressió en l’envàs del contingut, capacitat, instruccions d’ús, etc. També s’utilitzen els codis de barres per facilitar la gestió de la compravenda i l’emmagatze-matge.
• Capacitat de protegir el producte.
• Resistència a les manipulacions, el transport i la distribució comercial, per garantir que el producte arribi al consumidor en perfecte estat.
• Que s’ajusti a les unitats de càrrega i distribució del producte, per facilitar l’emmagatzematge i transport.
• Adequat a les necessitats del consumidor en termes de grandària, ergono-mia, qualitat, etc.
• Adaptat a les línies de fabricació i envasament del producte, i en particular a les línies d’envasament automàtic que disposi el fabricant.
• Que compleixi les legislacions vigents.
• Des del punt de vista comercial, que recordi la publicitat que s’ha fet al producte, per atreure l’atenció del client, convèncer-lo dels avantatges i tancar la venda.
Transport i emmagatzematge
L’envàs ha d’oferir la resistència necessària per evitar el deteriorament del producte durant el transport, l’emmagatzematge i la manipulació.
Des d’aquest punt de vista, els podem classificar en:
Exemple de bossa de plàstic per petites unitats
• Envasos rígids: tenen una forma definida que no es pot alterar, i permeten apilar el producte sobre ell mateix sense que es pugui danyar.
• Envasos semirígids: tenen una resistència a la compressió menor a la d’un envàs rígid, i amb esforços de compressió el seu aspecte pot ser similar al dels envasos rígids.
• Envasos flexibles: són els fabricats per pel·lícules plàstiques, paper, fulles d’alumini, laminacions, etc., i es deformen en manipular-los manualment. Aquests envasos han d’estar protegits per uns altres de més resistents, per permetre apilar el producte durant el transport o emmagatzematge.
Tipus d’envasos principals
Exemple de capsa de paper A la taula1.1, podeu veure els tipus, de quins materials són fets i el contingut.
Tau l a 1 . 1 .Tipus d’envasos principals
Tipus Materials Continguts habituals
Llaunes Llauna, alumini,... Conserves
Pots o terrines Vidre, ceràmica, metall,... Conserves, aliments preparats, iogurts, cosmètics, cacau, etc.
Brics Cartró, plàstic polietilè i alumini Aliments líquids: llet, sucs...
Ampolles Vidre, plàstic, PVC, etc. Líquids: aigua, llet, vi,...
Flascons Vidre, ceràmica, etc. Perfumeria, cosmètica,...
Aerosols Metàl·lic o plàstic Neteja, higiene personal,...
Bosses Paper, plàstic, etc. Aliments en pols o de petites unitats: sucre, sal, cafè, arròs, fruita seca, patates fregides...
Malles Plàstic Aliments: fruites, patates,...
Sacs Paper, plàstic Productes en pols: aliments per a animals, adobs, ciment,...
Blísters Cartró i plàstic Articles de merceria, escriptori, ferreteria, informàtica,...
Safates Plàstic, polietilè, etc. Productes frescos d’alimentació, menjars preparats,...
Capses Paper, plàstic, fusta Tot tipus de productes i protecció de productes delicats: farmàcia, bombons, galetes, perfums, cosmètica, vins i caves,...
Blísters
Full de cartró sobre el qual s’enganxa una làmina de plàstic transparent amb forma de cavitat que allotja el producte que es presenta. S’exhibeixen en les prestatgeries, cubetes o penjats de ganxos.
1.3.2 Embalatge
Es considera embalatge qualsevol mitjà material destinat a contenir productes només temporalment, pensant en la seva manipulació,
transport i magatzematge.
L’embalatge protegeix una mercaderia per a la seva expedició (manipulació, càrrega i descàrrega, etc.) o la seva conservació en dipòsits o magatzems.
Solen ser caixes de diversos materials que poden agrupar diferents unitats de productes envasats, però també poden contenir una única unitat de producte, generalment de dimensions considerables (mobles, electrodomèstics...).
Els embalatges habitualment estan normalitzats amb una grandària adequada per facilitar el seu transport, manipulat i apilament.
Les funcions i característiques d’un bon embalatge són:
1. Complir les lleis establertes respecte a normes i requisits, que han d’apa-rèixer impresos sobre la seva superfície.
2. Protegir els productes i envasos de consum, i mantenir-los junts.
3. Oferir una manipulació eficient en el magatzem: facilitat en les operacions d’embalatge i etiquetatge, comoditat per agafar-lo i capacitat d’exposició. És important adaptar-se a les dimensions estàndards del palet i, en la mesura del possible, al mòdul de referència.
4. Tenir capacitat per resistir l’apilat i romandre estable quan està paletitzat. 5. Proporcionar la seva identificació EAN, amb una impressió i disseny
adequats.
6. Reduir al màxim els espais buits entre el producte i l’embalatge. 7. Deixar el mínim residu possible i ser valoritzable.
8. Oferir una manipulació eficient en el punt de venda: contenir un nombre uniforme i coherent d’unitats de consum, i presentar un disseny ergonòmic quant a pes, volum i forma.
Tipus d’embalatges principals
A la taula1.2, podeu veure els tipus d’embalatges principals, de quins materials estan fets, el seu contingut habitual i les propietats que mostra el seu ús.
Tau l a 1 . 2 .Tipus d’embalatges principals
Tipus Materials Contingut habitual Propietats d’ús
Cistelles És un ordit de vímets, espart o altres materials naturals.
Fruites i verdures. Es poden deformar amb facilitat, presentar vores afilades o oferir poca higiene perquè són de difícil rentat.
Caixes Cartró, plàstic, fusta, EPS (escuma de poliestirè), etc.
De cartró i de plàstic:
tot tipus de productes.
De fusta: productes
agraris, articles pesants (motors, maquinària, etc.)
D’EPS: productes
frescos o congelats.
De cartró: són netes i
manejables però amb l’inconvenient que s’espatllen fàcilment per la humitat, l’apilament i la manipulació.
De plàstic: són
resistents a cops, molt rígides, reutilitzables i apilables ja que encaixen les unes amb les altres.
De fusta: són d’un sol
ús i rígides, i responen bé a l’apilament. D’EPS: és un material innocu perquè no afavoreix el desenvolupament de microorganismes com bacteris o fongs que provoquen la descomposició en els productes. Amb gran poder d’aïllament tèrmic.
Embolcalls Paper, cartró, plàstic (film, bombolles de plàstic), etc.
Tot tipus de productes. Fàcil adaptació al producte, però si són en paper o plàstic, calen altres elements de protecció més rígids.
A més dels embalatges que actuen d’embolcall, per condicionar el producte en el seu interior, poden ser necessaris alguns accessoris, com per exemple:
• Condicionadors: són unes peces de cartró o d’un altre material (plàstic, EPS, etc.) que tenen la funció de protegir o immobilitzar el producte dins de la caixa.
• Capes de paper i plàstic: s’utilitzen per folrar altres embalatges i així evitar que el producte es danyi a causa del frec, o bé per evitar les pèrdues d’aigua del producte.
Per seleccionar el tipus d’embalatge que s’ha d’utilitzar, s’han de considerar diferents factors, principalment les característiques del producte que s’ha de protegir i la forma de transport que es farà servir.
L’embalatge també es pot adequar a les instruccions del comprador. Si la destinació és un altre país, s’haurà de tenir en compte el compliment de les normes exigides en aquest país de destinació.
Cartró
Pot ser massís i llis o bé amb estries o canals en la seva superfície.
Queden dintre de la Llei 11/1997 tots els envasos i residus d’envasos posats al mercat i generats, respectivament, en el territori de l’Estat.
1.3.3 Gestió de residus
A causa del gran consum de productes envasats, s’origina molta quantitat de residus que han de ser tractats i reciclats.
Per aquest motiu, l’any 1994 el Parlament Europeu va publicar la Directiva 94/62,
relativa als envasos i residus d’envasos, i es va transposar a la legislació
espa-nyola mitjançant la Llei 11/1997, de 24 d’abril, d’envasos i residus d’envasos. Dins del concepte d’envasos s’inclouen els envasos de venda o primaris, els envasos col·lectius o secundaris i els envasos de transport o terciaris, és a dir, els envasos i embalatges.
Segons aquesta llei, les empreses responsables de la posada al mercat de productes envasats, es veuen afectades per una sèrie d’obligacions amb dos objectius principals:
• Prevenir i reduir l’impacte sobre el medi ambient dels envasos, amb l’establiment de mesures adreçades a la prevenció de la producció de residus d’envasos.
• Gestionar els residus al llarg de tot el seu cicle de vida, amb la seva reutilització, reciclatge i altres maneres de valorització de residus d’envasos, amb la finalitat d’evitar o reduir la seva eliminació en abocadors o incinera-dores.
Així, doncs, fa responsables d’aquestes accions els envasadors i comerciants
de productes envasats o, quan no sigui possible identificar els anteriors, els responsables de la primera posada al mercat dels productes envasats.
Per fer-ho, la llei permet escollir dues opcions:
1. L’empresa es pot encarregar de la recollida dels envasos, amb el Sistema de
dipòsit, devolució i retorn, facturant els envasos amb facultat de devolució:
per cada envàs cobrarà una quantitat individualitzada que serà retornada amb la devolució de l’envàs.
2. L’empresa pot delegar la recollida acollint-se a un sistema integrat de
gestió de residus d’envasos i envasos usats (SIG), per eximir-se del
sistema obligatori anterior. El SIG assumeix finançar a les entitats locals el sobrecost de la recollida dels residus d’envasos i assegurar el reciclatge dels materials recollits. A la pràctica, aquest sistema és el majoritari. Els envasos inclosos en un SIG s’hauran d’identificar mitjançant un
Actualment, a Catalunya hi ha tres sistemes integrats de gestió d’envasos, els dos primers dels quals també són presents en l’àmbit de l’Estat espanyol:
• ECOEMBES: per als envasos lleugers, paper i cartró. • ECOVIDRIO: per als envasos de vidre.
• SIGFITO: per als envasos de productes fitosanitaris.
El Punt Verd
El Punt Verd és el símbol del SIG d’Ecoembes.
Símbol del Punt verd Les empreses que opten per l’opció del sistema del Punt Verd:
1. Han de posar en l’etiquetatge de cada producte el logotip del símbol del
Punt Verd.
2. Han de pagar un cànon a Ecoembes per aquest sistema de recollida: cada producte cotitza per tots i cadascun dels diferents materials que el componen: ampolles de vidre, de plàstic, taps d’alumini, estoig de cartró, plàstic retràctil, etc. Cada producte té un cost diferent segons els materials que el componguin.
3. En emetre la factura als seus clients que a la vegada siguin comerciants,
cobraran un percentatge sobre el producte pel concepte de Punt Verd,
però no als clients que siguin consumidors finals.
4. Tenen l’obligació d’informar la comunitat autònoma sobre els envasos
posats al mercat. Ecoembes facilita el compliment d’aquest requisit legal
a les seves empreses adherides.
El Punt Verd garanteix que les empreses que presenten aquest logotip en els seus envasos compleixen les obligacions establertes en la Llei 11/97, i ho estan fent per mitjà del SIG gestionat per Ecoembes.
Criteris de protecció i respecte al medi ambient en la gestió de residus
Des del punt de vista de respecte al medi ambient i tenint en compte els residus que representen, les funcions dels envasos es podrien dividir en:
Exemple de campanya per reduir l’ús de les bosses de plàstic als comerços
• Funcions imprescindibles: seguretat, higiene i logística.
• Funcions supèrflues: màrqueting, acceptació del consumidor, etc.
Com a criteris de protecció i respecte al medi ambient, les recomanacions a les empreses envasadores són:
Ecoembalajes España, S.A. (ECOEMBES)
És una societat sense ànim de lucre, amb l’objecte social del disseny i organització d’un sistema integrat de gestió (SIG) per a: • La recollida periòdica i selectiva d’envasos. • La separació i classificació dels residus. • El transport a plantes de reciclatge o valorització. • La valorització, el reciclatge o la reutilització dels envasos.
Tipus de plàstics
LDPE, HDPE, PET, PP, EPS (o suro blanc).
1. Eliminar els envasos superflus: d’acord amb la definició del Reial decret 782/1998 són tots aquells envasos que, malgrat que facilitin la manipulació, distribució i presentació del producte destinat al consum, no siguin neces-saris per contenir-lo ni protegir-lo.
2. Reduir els envasos sobredimensionats, és a dir, els que malgrat tenir una utilitat, se’n podria reduir la mida.
3. Evitar el sobreenvasat o envasos de petita capacitat, i potenciar els envasos per a continguts més grans.
4. Substituir els materials menys reciclables per altres de més nivell de reciclat, és a dir, que els seus residus produeixin menys impacte sobre el medi ambient durant tot el seu cicle de vida (vegeu la taula1.3).
5. Potenciar els envasos reutilitzables. Són els envasos concebuts i disse-nyats per complir, durant el seu cicle de vida, un nombre mínim d’usos o rotacions, de manera que una vegada consumits els productes que contenien, siguin susceptibles de ser reintegrats pel posseïdor, en el mateix procés econòmic pel qual van ser concebuts o dissenyats. En el moment en què aquests envasos deixen de ser reutilitzables, es converteixen en residus.
Tau l a 1 . 3 .Impacte dels residus reciclats en el medi ambient segons la Fundació per a la Prevenció de Residus i Consum Responsable.
Materials g CO2/kg Relació
cartró 282 0,00 vidre 443 1,57 cartró ondulat 750 2,66 cartró ondulat 909 3,22 acer 1.095 3,88 brics 1.183 4,20 LDPE 2.341 8,30 HDPE 3.478 12,33 PET 3.872 13,73 PP 4.622 16,39 EPS 4.895 17,36 alumini 5.570 19,75
1.4 Etiquetatge. Sistemes de codificació tradicionals i telemàtics
En la gestió del magatzem, s’utilitzen etiquetes en qualsevol de les seves opera-cions, amb l’objectiu principal d’identificar el paquet i facilitar l’operació que es tracti.
La informació que han de contenir dependrà de l’operació, i es pot expressar amb textos o amb algun sistema de codificació, tradicional o telemàtic.
La tecnologia actual permet una gestió fàcil, ràpida i econòmica. El codi de barres s’ha convertit en una eina important i imprescindible de la distribució actual, i els sistemes RFID s’estan utilitzant cada vegada més perquè milloren la gestió dels estocs.
1.4.1 Etiquetatge
Podem classificar els principals tipus d’etiquetes segons la informació que conte-nen:
• Etiquetes de producte. Amb informació sobre el producte i un codi d’identificació.
• Etiquetes d’expedició. Identifiquen la tramesa. • Etiquetes de perill. Indiquen els riscos del producte.
• Etiquetes de manipulació. Amb les instruccions que cal seguir per manipular-lo.
Les etiquetes s’han de col·locar en un lloc visible que permeti una lectura fàcil i ràpida de la informació que contenen.
Etiquetes de producte
En el mateix producte o envàs hi ha d’haver informació del producte per a l’usuari o consumidor i també un codi per identificar el producte per a la seva gestió en les empreses.
1) Informació del producte
En els envasos i embalatges s’ha de reservar una zona per a les inscripcions que proporcionen informació sobre el seu contingut.
La legislació europea regula l’etiquetatge que afecta uns productes determinats, com són els productes alimentaris, els tèxtils i el calçat, els cosmètics, les substàncies perilloses o els detergents.
La legislació regula:
• El contingut obligatori que ha de portar l’etiqueta en determinats tipus de productes.
• La presentació visual de l’etiqueta.
• La llengua en la qual han de figurar les indicacions.
L’etiquetatge d’un producte és la seva targeta de presentació i, a més, la seva garantia de qualitat.
Exemple de codificació
El magatzem d’una empresa distribuïdora, que té com a proveïdors diferents empreses que utilitzen diverses maneres de codificació per als seus productes, recodifica els productes que compra i emmagatzema per unificar els criteris i no haver de treballar amb tantes referències i tan diverses.
Aquesta legislació europea és d’obligat compliment per als països integrants, entre els quals hi ha Espanya.
2) Codificació del producte
Quan els productes arriben al magatzem, s’han d’identificar, codificar i etiquetar per a la seva gestió: control d’estoc i assignació d’ubicacions.
El codi del producte també rep el nom de referència.
La codificació dels productes s’acostuma a fer en el departament de producció o disseny, però moltes vegades és el magatzem que codifica les existències en funció dels seus criteris de manipulació i control.
Per tant, ens podem trobar amb magatzems que utilitzen la mateixa codificació del fabricant i amb magatzems que recodifiquen els productes que emmagatzemen.
Etiquetes d’expedició
Malgrat que l’enviament sempre ha d’anar acompanyat d’un document (albarà o factura), és necessari que cada embalum estigui perfectament identificat. Per això, s’enganxa una etiqueta d’expedició en cada paquet o embalum de la tramesa. Model d’etiqueta d’expedició
L’etiqueta d’expedició ha de contenir les dades bàsiques del paquet: proveïdor, destinatari, número d’albarà, referències dels productes que contenen (d’un o més productes), número d’embalum i total d’embalums.
Etiquetes de perill
El Reglament Nacional de Transport de Mercaderies Perilloses per Carretera (TPC) regula les etiquetes de perill que s’han d’incorporar a l’embalatge de les mercaderies perilloses, i les classifica en diferents classes i subclasses, cadascuna
identificada amb un pictograma segons el codi ADR/RID (vegeu la figura1.9).
Hi ha altres tipus de codificació i etiquetatge com el codi HAZCHEM i el codi NFPA (vegeu la figura1.8), usats en el Regne Unit i els EUA.
F i g u r a 1 . 8 . Codi HAZC-HEM i codi NFPA
Les etiquetes de perill s’utilitzen per indicar la perillositat del producte.
F i g u r a 1 . 9 .Codi ADR-RID per a la identificació de riscos
Etiquetes de manipulació
Les etiquetes de manipulació han de contenir informació referida a les seves
normes de consum o ús del producte, o a les normes que cal seguir per manipular-lo, emmagatzemar-lo o transportar-lo.
En el cas de mercaderies que necessiten un tractament especial, s’incorporen sím-bols reconeguts internacionalment per les normes ISO (Organització Internacional per a la Normalització) que donen indicacions per a la seva manipulació (vegeu la figura1.10).
F i g u r a 1 . 1 0 .Etiquetes de manipulació
1.4.2 Sistema tradicional de codificació
El sistema tradicional de codificació utilitza caràcters numèrics, alfabètics o
alfanumèrics, organitzats segons algun criteri que resulti útil a l’empresa per
facilitar la seva interpretació i identificació.
Es poden codificar clients, proveïdors, articles, documents, etc. i qualsevol element que intervingui en l’activitat de l’empresa. Respecte a les activitats relacionades amb el magatzem, la codificació que té més rellevància és la dels articles o productes.
La codificació dels productes més habitual es basa en el criteri de l’assortiment aportant informació de les característiques del producte, però també és convenient assignar una codificació ubicació-producte complementària que informi de la ubicació del producte dins del magatzem.
Codificació per al criteri de l’assortiment
La codificació dels productes seguint el criteri de l’assortiment a què pertanyen utilitza la gamma, la família de productes, la subfamília i la unitat:
• Gamma: és una unitat de necessitat, és a dir, és el conjunt d’articles que responen a una finalitat global idèntica.
• Família: correspon a una sèrie d’articles que responen a una mateixa necessitat.
• Subfamília: són divisions dintre d’una família per agrupar productes amb les mateixes característiques.
• Unitat, també denominada sèrie o article: és una unitat de venda i hi haurà tantes unitats com marques, mides, models, colors, preus, etc.
Exemple de codificació de productes
En la taula1.4, podeu veure un exemple de codificació de productes seguint el criteri de l’assortiment.
Tau l a 1 . 4 . Codificació de productes d’acord amb l’assortiment
Gamma: joguines didàctiques (JD)
Família Jocs d’activitats (01) Jocs de taula (02)
Subfamília Construcció (C) Estimulació (E) Plàstics (P) Trencaclosques (T) Dòmino (D)
Unitat Blocs per apilar (001) Eines (002) Mòbil (001) Manta d’activitats (002) Parc d’activitats (003) Pintures (001) Plastilina (002) De números (001) De lletres (002) D’animals (001)
A l’hora de codificar o crear la referència del producte hem d’assignar un codi a cadascuna de les divisions: codi de gamma, codi de família, codi de subfamília i codi d’unitat, i el conjunt conformarà la codificació del producte. Per exemple, el codi del producte parc d’activitats seràJD01E003.
Assignació ubicació-producte
Des del punt de vista de la gestió del magatzem i de la manipulació dels productes és necessari crear un sistema d’assignació ubicació-producte, de manera que quan es rebi una mercaderia es codifiqui i se li assigni una ubicació que estigui lliure en aquell moment o que hagi estat fixada prèviament. D’aquesta manera, sempre tindrem un codi de producte unit a un codi d’ubicació.
L’assignació d’una ubicació és indispensable per saber en tot moment on està col·locat el producte, de quin producte es tracta i quantes unitats tenim en cada ubicació.
No hi ha un únic criteri per a la codificació de les ubicacions. Cada empresa estableix el seu sistema en funció de les seves necessitats. En tots els casos, la codificació ha de ser sistemàtica i ha d’ajudar a la ràpida localització de la mercaderia.
Els elements que s’han de codificar són, com a mínim, els que s’especifiquen tot seguit:
• Àrea: correspon a la zona del magatzem formada per les prestatgeries i pels passadissos corresponents.
Etiqueta d’expedició
Per al tractament telemàtic consta de diferents codis de barres que permeten incorporar tota la informació necessària per al control d’expedicions i per a la traçabilitat del producte.
• Mòdul o columna: conjunt d’ubicacions situades entre les potes consecu-tives de la prestatgeria.
• Nivell o prestatge: indica el pis diferent dintre d’un mateix mòdul o columna. Cada pis pot ser una ubicació, però un prestatge pot estar subdividit, formant diverses ubicacions.
Exemple de codi d’ubicació
Elcodi 0A080603 pot significar que aquest producte s’ubica a l’àrea 0A del magatzem, el
passadís número 08, a la columna número 06 i al tercer prestatge (03) en alçada.
Actualment, tots els magatzems disposen de programes informàtics de gestió que fan aquesta operació d’assignació ubicació-producte, informant, en temps real, sobre ubicacions lliures i localització i estoc dels productes.
1.4.3 Sistema telemàtic: el codi de barres
El codi de barres és un sistema d’identificació telemàtic molt fiable i que permet simplificar les tasques de manipulació i control dins del magatzem, i la gestió de les expedicions de les mercaderies, entre altres utilitats.
Exemple d’etiqueta d’expedició
El codi de barres és un sistema de codificació telemàtic de productes,
ubicacions, operacions, documents, expedicions, etc. que es representa
per mitjà de “barres” de diferents amplades i separacions que, en passar pel raig que emet un lector, són captades, descodificades i poden ser tractades informàticament.
Només ens caldrà un programa que converteixi els números en grups de barres. La impressió del codi es pot fer en paper o en etiqueta mitjançant una impressora de transferència tèrmica.
Per a una gestió òptima del magatzem és convenient tenir els productes i les ubica-cions codificades mitjançant aquest sistema i facilitar als operaris i manipuladors els lectors portàtils de codis de barres corresponents.
El sistema de codificació per codi de barres és fàcil d’utilitzar, la seva lectura és ràpida, no es cometen errors i es pot transmetre fàcilment a l’ordinador.
Codificació de productes i ubicacions
Els avantatges que ofereix un magatzem organitzat en ubicacions i amb codi de barres són múltiples. Vegem els més importants:
• És més fàcil saber on estan col·locades les existències de tots els articles. • L’inventari es pot fer amb més facilitat.
• Es redueix el risc de trencament d’estoc. • Es millora la gestió.
• Facilita el fet de treballar amb menys estoc.
• Es poden detectar els articles sense venda o obsolets. • S’evita l’oblit o la pèrdua d’articles.
• Es redueix el temps de preparació de comandes.
• S’evita gran part de l’entrada manual de dades en l’ordinador. • Es redueixen errors en els albarans i en les factures.
Com a conseqüència de tot això, aconseguim assolir els objectius següents: 1. Increment de la productivitat.
2. Millora del servei al client.
3. Reducció dels diners invertits en estocs.
4. Impossibilitat que hi hagi pèrdues per envelliment de l’estoc.
Per tot plegat, el codi de barres té grans avantatges respecte dels altres sistemes tradicionals i la seva utilització es generalitza a totes les funcions del magatzem. La taula1.5, la taula1.6i la taula1.7mostren un estudi comparatiu entre el sistema sense codi de barres i el sistema amb codi de barres per a cada una de les fases operatives del magatzem.
Tau l a 1 . 5 .Operativa en la recepció del producte sense codi de barres i amb codi de barres
Recepció del producte
Operacions Sense codi de barres Amb codi de barres Identificació Per l’albarà del proveïdor Pel codi de barres
Comprovació Per l’aspecte exterior i l’etiqueta de l’embalatge
Per la lectura del codi de barres
Qualitat de la identificació Insegura i laboriosa Fàcil, segura i ràpida
Errors Es poden produir errors d’identificació
Mai no es produeixen errors
Registre d’entrada Es fa a partir de l’albarà, teclejant el codi propi
En el mateix moment en què s’identifica
Errors de registre Es produeixen errors de registre en:
* Quantitat entrada * Línia de comanda * Codi d’article
Algunes vegades, però tan sols en la quantitat entrada
Tau l a 1 . 6 .Operativa en l’emmagatzematge del producte sense codi de barres i amb codi de barres
Emmagatzematge
Operacions Sense codi de barres i sense ubicacions
Amb codi de barres i organitzat amb ubicacions
Qui decideix on col·locar El responsable del magatzem, el costum, l’atzar
La informació registrada a l’ordinador sobre la ubicació de cada article
Localització de la ubicació L’operari L’etiqueta d’identificació de la ubicació
Col·locació No sempre en el lloc desitjat En el lloc escollit
Registre en l’ordinador No es fa. Només ho sap el manipulador
Per lectura del codi de barres de l’etiqueta d’ubicació
Errors possibles Es pot extraviar mercaderia amb certa freqüència
Gairebé mai
Tau l a 1 . 7 .Operativa en la preparació de comandes sense codi de barres i amb codi de barres
Preparació de comandes
Operacions Sense codi de barres i sense ubicacions
Amb codi de barres i organitzat amb ubicacions
Obtenció d’informació Llista dels articles que s’han de servir sense comprovació d’estoc
Llista dels articles que s’han de servir creada per l’ordinador i ordenada per ubicacions
Localització del producte Pel preparador i de memòria Consultant la llista d’ubicacions
Qualitat de la localització Fàcil per al preparador si són productes habituals, laboriosa si són poc freqüents
Sempre fàcil i ràpida
Identificació del producte Pel seu aspecte extern, embalatge o etiqueta
Lectura del codi de barres: * De la ubicació
* Del producte
Errors Confusió d’articles o no localització
Mai
Registre de la sortida Manual Directament passant el lector de codi de barres
Errors de registre Algunes vegades en: * Quantitat * Codi d’article
Algunes vegades en la quantitat
Codis estàndards
L’Associació de Numeració d’Articles (EAN) és la creadora del sistema de codifi-cació internacional EAN. En l’àmbit nacional, l’AECOC (Associació Espanyola de Codificació Comercial) s’encarrega de controlar i garantir que fabricants i comerciants compleixin les normes de codificació.
Segons la utilitat dels codis, actualment s’utilitzen els estàndards següents: El sistema de codificació de
productes anomenat codi de barres fou creat per l’Associació de Numeració d’Articles (EAN).
• Codi EAN-13: identifica les unitats de consum. S’utilitza per identificar
unitats de producte amb destinació al punt de venda. En la taula1.8,
podeu veure els dígits que l’integren. És important destacar que el codi de l’empresa identifica l’empresa propietària de la marca, no la fabricant.
Per exemple, en el cas de les marques blanques, l’empresa propietària és l’empresa distribuïdora, no la fabricant.
• Codi EAN-14 o DUN-14: s’utilitza per a unitats d’expedició o
agrupa-cions d’unitats de consum que no van destinades al punt de venda (per
exemple, caixes o palets).
• Codi EAN-128: s’utilitza en entorns no detallistes per connectar el flux
físic de mercaderies amb el flux d’informació, amb informació logística
addicional com ara el número de sèrie, número de lot, localització, punts d’entrega, dates de fabricació, envasament, caducitat, etc.
• Codi SSCC (serial shipping container code) o codi seriat de la unitat
de tramesa: es tracta d’un codi que serveix per fer el seguiment de les
unitats logístiques, que permet diferenciar les mercaderies idèntiques però de diferents unitats de transport, i proporciona informació del contingut i dels moviments de les trameses en qualsevol punt de la cadena de subministrament.
És important per a una bona gestió mostrar als empleats el sistema de codificació dels productes i el funcionament dels lectors de codis.
Tau l a 1 . 8 .Dígits del codi de barres EAN-13
84
Codi del país d’origen del producte. És assignat per EAN i per a Espanya és el 84.
00000 Codi de l’empresa propietària de la marca. És
assignat per l’organisme nacional autoritzat. A Espanya és AECOC.
00000 Codi del producte creat per l’empresa fabricant.
0 Dígit de control que es calcula a partir de les dotze xifres anteriors.
1.5 La identificació per radiofreqüència (RFID). Traçabilitat dels productes
Les tecnologies de la informació han permès desenvolupar un possible substitut per a les etiquetes de codi de barres: les etiquetes electròniques o etiquetes d’identificació per radiofreqüència (RFID).
Tant els codis de barres EAN com les etiquetes RFID faciliten la reconstrucció de l’historial d’un producte o d’un lot de productes, és a dir, acumulen informació sobre cada pas del procés de producció, d’emmagatzematge o de distribució per on ha passat aquest producte: és la traçabilitat.
Amb la traçabilitat, es podran localitzar ràpidament l’origen dels problemes que puguin aparèixer i mirar d’evitar-los en el futur.
1.5.1 Sistemes RFID
Les etiquetes electròniques o etiquetes d’identificació per radiofreqüència (RFID) incorporen un xip i funcionen com a petites estacions de ràdio. Emeten i, en alguns casos, també reben senyals que són recollits per un lector i enviats a l’equip informàtic.
• Les etiquetes només de lectura (tags) s’utilitzen bastant en la distribució comercial per prevenir robatoris, sobretot en el cas de productes petits amb un valor alt.
• Les etiquetes modificables (smart cards o targetes intel·ligents) permeten que s’ampliï o es modifiqui la informació que contenen, per exemple en el cas d’un canvi de preu. S’utilitzen en terminals logístiques i en el transport de mercaderies perilloses, ja que permeten incloure-hi informació sobre les característiques del producte i sobre mètodes d’actuació preventiva en cas d’anomalies.
En la taula1.9, podeu veure els avantatges que suposa la tecnologia RFID respecte al codi de barres en l’etiquetatge de productes.
Tau l a 1 . 9 .Comparació de la tecnologia RFID amb el codi de barres
RFID Codi de barres
Es pot llegir sense visibilitat directa. Cal una línia de visió directa per a la lectura. Permet llegir múltiples etiquetes simultàniament. Les lectures han de ser seqüencials i gairebé sempre
amb intervenció humana.
Té un codi únic, fixat a fàbrica o escrit a distància. El codi sol ser el mateix en totes les etiquetes. Identifica cada producte individualment. Identifica cada tipus de producte, i pot identificar
caixes o envasos individualment.
Pot contenir informació sobre el producte. Només pot contenir un codi, de vegades amb informació del preu o de la quantitat. És resistent a la humitat i a la temperatura. Es degrada en ambients humits o a altes
temperatures.
Els principals inconvenients del sistema RFID són l’elevada inversió que necessita la seva instal·lació i aplicació, la falta d’una normativa internacional, les possibles interferències amb altres sistemes, i la vulnerabilitat al metall i als productes líquids.
1.5.2 Traçabilitat
Tant els sistemes RFID com el codi EAN-128 permeten la traçabilitat dels productes perquè permeten associar de manera sistemàtica un flux d’informació a un flux de mercaderia.
