CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. Alberto Domínguez, PMP

(1)

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE

HERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARA

(2)

SOFTWARE DE GERENCIA DE

PROYECTOS

(3)

Sistemas de Sistemas de Información de Información de Gerencia de Gerencia de Sistemas de Sistemas de Información de Información de Gerencia de Gerencia de Proyectos (PMIS) Proyectos (PMIS) Proyectos (PMIS) Proyectos (PMIS) Software de Software de Gestión de Gestión de Proyectos Proyectos (PMS) (PMS) Software de Software de Gestión de Gestión de Proyectos Proyectos (PMS) (PMS)

PMIS

Compuesto por todas aquellas herramientas (automatizadas o no) que simplifican o apoyan labores características de la gerencia de proyectos – programación de actividades administración de la configuración recolección programación de actividades, administración de la configuración, recolección,

(4)

Implementación de Gerencia de Proyectos

Implementación de Software de Gestión de

Proyectos

Implementación de Software de Gestión de

Proyectos

yyyy

Esfuerzos que procuran objetivos similares pero que casi siempre son incompatibles.

(5)

PROCESO DE SELECCIÓN DE

SOFTWARE

(6)

FLUJO ESTÁNDAR DE

identificar necesidades identificar necesidades identificar necesidades identificar necesidades

FLUJO ESTÁNDAR DE

DECISIÓN

definir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de selección crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones ampliar información ampliar información ampliar información ampliar información decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir

(7)

FLUJO ESTÁNDAR DE

DECISIÓN

definir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de selección crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones IDENTIFICAR NECESIDADES solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta • ¿cuáles son los problemas más comunes? • ¿cuáles las debilidades? • ¿dónde hay mayor gasto? • ¿dónde apunta la estrategia?

evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones ¿dónde apunta la estrategia? • ¿qué contratos maneja con clientes? • ¿cómo es el manejo financiero? • ¿cómo factura y cobra? • ¿cómo es el flujo de dinero? ampliar información ampliar información ampliar información ampliar información decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir

(8)

FLUJO ESTÁNDAR DE

DECISIÓN

definir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de selección crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones DEFINIR CRITERIOS DE SELECCIÓN solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta • sector privado / público • registro de Proveedores • restricciones sobre el monto evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones • requerimientos de calidad • certificaciones ampliar información ampliar información ampliar información ampliar información decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir

(9)

FLUJO ESTÁNDAR DE

DECISIÓN

definir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de selección crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones CREAR LISTA DE OPCIONES solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta • productos y servicios • proveedores evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones ampliar información ampliar información ampliar información ampliar información decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir

(10)

FLUJO ESTÁNDAR DE

DECISIÓN

definir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de selección crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones SOLICITAR INFORMACIÓN O PROPUESTA COMERCIAL solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta PROPUESTA COMERCIAL • RFP – solicitud a proposiciones • concurso cerrado evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones ampliar información ampliar información ampliar información ampliar información decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir

(11)

FLUJO ESTÁNDAR DE

DECISIÓN

definir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de selección crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones EVALUAR RESPUESTAS solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta • oferta completa • características del producto • recomendaciones • demostración evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones • demostración • periodo evaluación • servicios de apoyo • cualidades del proveedor • garantía ampliar información ampliar información ampliar información ampliar información decidir decidir decidir decidir • garantía decidir decidir decidir decidir

(12)

FLUJO ESTÁNDAR DE

DECISIÓN

definir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de selección crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones CREAR LISTA CORTA DE OPCIONES solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones ampliar información ampliar información ampliar información ampliar información decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir

(13)

FLUJO ESTÁNDAR DE

DECISIÓN

definir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de selección crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones AMPLIAR INFORMACIÓN solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta • presentación • diagnóstico • demostración evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones • ejemplo existente • programa piloto • simulación ampliar información ampliar información ampliar información ampliar información decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir

(14)

FLUJO ESTÁNDAR DE

DECISIÓN

definir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de seleccióndefinir criterios de selección crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones crear lista de opciones DECIDIR solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta solicitar información y/o propuesta evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas evaluar respuestas crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones crear lista corta de opciones ampliar información ampliar información ampliar información ampliar información decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir decidir

(15)

DIMENSIONES DE LA

IDENTIFICAR NECESIDADES

DIMENSIONES DE LA

IMPLEMENTACIÓN

(16)

DIMENSIONES

nivel de

madurez

nivel de

madurez

d l d

aproximación

modelo de

implementación

modelo de

implementación

lista de

opciones

lista de

opciones

escala

(17)

•• seguimiento y planeación informal o sin seguimiento y planeación informal o sin li i li i

simple

ESCALA

Antes de evaluar la oferta es necesario determinar las proporciones de la

mayores complicaciones mayores complicaciones

simple

determinar las proporciones de la

implementación.

personal

•• gerencia unipersonalgerencia unipersonal

•• para grupos que requieren de herramientas para grupos que requieren de herramientas de trabajo colaborativo, simplificación de de trabajo colaborativo, simplificación de actividades como planeación y control actividades como planeación y control

colaborativa

•• sistemas de grandes proporciones que sistemas de grandes proporciones que permiten funcionalidades especializadas y se permiten funcionalidades especializadas y se integran con otros. integran con otros.

corporativa

(18)

APROXIMACIÓN

ágil

tradicional

(19)

HERRAMIENTAS

• Diagrama Gantt

i

ágil

• Diagrama Burn‐Down • Estructura de Descomposición de Trabajo (WBS) • Control de Cambios

ágil

Herramientas

tradicional

(20)

•• influye el negocio

influye el negocio

•• métricas

métricas

impulsado por

el negocio

impulsado por

el negocio

NIVEL DE MADUREZ

•• métricas

métricas

el negocio

•• consistente

consistente

•• administración proactiva

administración proactiva

responsable

•• administración proactiva

administración proactiva

•• repetible

repetible

•• base de conocimiento

base de conocimiento

eficiente

_{base de conocimiento}

•• documentado

documentado

•• no formal

no formal

activo

no formal

•• no evidencia

no evidencia

•• no documentación

no documentación

caótico

no documentación

(21)

SELECCIONAR EL MODELO

DE IMPLEMENTACIÓN Y EL

•• alto costo de entradaalto costo de entrada

DE IMPLEMENTACIÓN Y EL

PROVEEDOR

• conocimiento i i •• mayor tiempo de implementaciónmayor tiempo de implementación •• más personalizablemás personalizable •• infraestructura propiainfraestructura propia •• administración directaadministración directa •• no hay tercerosno hay terceros

adquisición

• experiencia • comprobado • soporte • confiable •• no hay tercerosno hay terceros •• personal TIpersonal TI •• bajo costo de entradabajo costo de entrada •• menor tiempo de implementaciónmenor tiempo de implementación •• menos personalizablemenos personalizable f d l d f d l d

arrendamiento

•• infraestructura delegadainfraestructura delegada •• administración delegadaadministración delegada •• intermediaciónintermediación •• acuerdos de nivel de servicio (SLA)acuerdos de nivel de servicio (SLA)

SaaS

(22)

PRESUPUESTO

(23)

LOS SIETE OBJETIVOS FUNCIONALES

IDENTIFICAR NECESIDADES

(24)

¿PRIORIDADES

DEL

¿PRIORIDADES

DEL

NEGOCIO?

DEL

NEGOCIO?

(25)

SIETE OBJETIVOS

reportes y seguimiento

p

y

g

estimación y programación de actividades

eficiencia

asignación de equipo y recursos

g

q p y

comunicación

colaboración

proceso

p

(26)

SIETE OBJETIVOS

reportes y seguimiento

Grupo Objetivo •Gerencia Gral. d ó d

p

y

g

p

y

g

estimación y programación de actividades estimación y programación de actividades eficiencia eficiencia •Coordinación de Proyectos •Financiera Necesidades F li l i i t asignación de equipo y recursos asignación de equipo y recursos comunicación comunicación l b ió l b ió •Formalizar el seguimiento •Incrementar el control de proyectos •Analizar el rendimiento •Facturación colaboración colaboración proceso proceso Implicaciones •Registrar de horas •Centralizar el control •Evaluar de resultados •Evaluar de resultados

(27)

SIETE OBJETIVOS

estimación y programación de actividades

Grupo Objetivo •Oficina de Proyectos d ó ( )

y p g

eficiencia eficiencia asignación de equipo y recursos asignación de equipo y recursos •Coordinación (PMO, Financiera, RR.HH.) •Ventas Necesidades M j l ti ió d l f ( ó ti ) comunicación comunicación colaboración colaboración •Mejorar la estimación del esfuerzo (pronósticos) •Evaluar apropiadamente el costo de oportunidad Implicaciones •Planear proceso proceso •Planear •Almacenar los datos históricos •Controlar los cambios

(28)

SIETE OBJETIVOS

eficiencia

Grupo Objetivo •Unidad Administrativa d d asignación de equipo y recursos asignación de equipo y recursos comunicación comunicación •Unidad Financiera •Operaciones Necesidades R d i l t d ió colaboración colaboración proceso proceso •Reducir los costos de operación •Acelerar los procesos (automatización) •Aumentar la rentabilidad del equipo (personas) Implicaciones •Diagnosticar y evaluar los procesos •Evaluar el rendimiento de los miembros

(29)

SIETE OBJETIVOS

asignación de equipo y recursos

Grupo Objetivo •Operaciones

g

q p y

g

q p y

g

q p y

g

q p y

comunicación comunicación colaboración colaboración •Recursos Humanos Necesidades •Administración del talento humano Pl ió d d d l t l proceso proceso •Planeación adecuada de los proyectos y las cargas de trabajo •Aumentar la rentabilidad del equipo (personas) Implicaciones •Planeación integrada / centralizada •Evaluar el rendimiento de los miembros

(30)

SIETE OBJETIVOS

comunicación

Grupo Objetivo •Operaciones colaboración colaboración proceso proceso Necesidades •Reducir la dependencia de personas •Simplificar el proceso de transferencia de conocimiento •Facilitar la operación descentralizada (equipos virtuales y teletrabajo) •Formalización Implicaciones •Infraestructura TI •Cultura organizacional flexible Obj ti M t H i J d Objetivos y Metas vs. Horario y Jornadas

(31)

SIETE OBJETIVOS

colaboración

Grupo Objetivo •Operaciones proceso proceso Necesidades •Reducir la dependencia de personas •Simplificar el proceso de transferencia de conocimiento •Facilitar la operación descentralizada (equipos virtuales y teletrabajo) •Formalización Implicaciones •Infraestructura TI •Cultura organizacional flexible Obj ti M t H i J d Objetivos y Metas vs. Horario y Jornadas

(32)

SIETE OBJETIVOS

proceso

Grupo Objetivo •TODOS

p

Necesidades •Formalización •Certificación y Acreditación •Cumplimiento de normas y reglamentaciones (SOX) Implicaciones •Reestructuración Alt i t l ió •Alto impacto en la operación

(33)

CONSIDERACIONES ADICIONALES

IDENTIFICAR NECESIDADES

(34)

omnipresente omnipresente omnipresente omnipresente

!!!!

fácil de usar fácil de usar fácil de usar fácil de usar compatible compatible compatible compatible

!!!!

liviano liviano liviano liviano reportes reportes reportes reportes soporte soporte soporte soporte

(35)

APLICACIÓN WEB

!!!!

(36)

APLICACIÓN DE

ESCRITORIO

!!!!

(37)

HERRAMIENTAS DE SOFTWARE

CREAR LA LISTA DE OPCIONES

(38)

APLICACIONES APLICACIONES DE DE APLICACIONES APLICACIONES DE DE APLICACIONES APLICACIONES WEB WEB APLICACIONES APLICACIONES WEB

WEB DE DE

ESCRITORIO ESCRITORIO DE DE ESCRITORIO ESCRITORIO WEB WEB WEB WEB

(39)

ALGUNAS

HERRAMIENTAS

WEB

ESCRITORIO

Microsoft Project Microsoft Project Intellisys

Intellisys ProjectProject @

@tasktask Daptiv

Daptiv PPMPPM IntellisysIntellisys ProjectProject OpenMind OpenMind Project

Project KickStartKickStart RationalPlan

RationalPlan MultiMulti ProjectProject Daptiv Daptiv PPMPPM Clarizen Clarizen Project Project InsightInsight Celoxis Celoxis FastTrack

FastTrack ScheduleSchedule Service

Service Desktop ProDesktop Pro Milestones Milestones MinuteMan MinuteMan Projecturf Projecturf Central Desktop Central Desktop Easy

Easy ProjectsProjects NETNET eStudio

eStudio MinuteManMinuteMan Fusion

FusionDeskDesk ProfessionalProfessional

http://online‐project‐management‐review.toptenreviews.com/ eStudio eStudio Copper Copper http://project-management-software-review.toptenreviews.com/