Indice
1. Introducción 2
2. Justificación 3
3. Objetivos 4
3.1 Objetivo General 4
3.2 Objetivos Específicos 4
4. Caracterización del Área en que se Participó 5
5. Propuesta de Organigrama 6
6. Problema a Resolver 8
7. Alcances y Limitaciones 9
7.1 Alcances 9
7.2 Limitaciones 9
8. Marco Teórico 10
8.1 Objetivos de los Manuales 10
8.2 Ventajas y desventajas de su uso. 10
8.2 .1 Ventajas 10
8.2.2 Desventajas 11
8.3 Manual de Organización. 12
8.3.1 Tipos de manuales de organización 13
8.3.2 Contenido del manual de organización 14
8.4 Manual de Inducción 15
9. Metodología 16
10. Conclusiones y Recomendaciones 17
10.1 Conclusiones 17
10.2 Recomendaciones 18
11. Fuentes de Información 19
11.1 Bibliografía 19
11.2 Cyberografía 19
Resultado:Manual de Organización
1. Introducción
La residencia profesional es de gran importancia para nuestro futuro
académico y profesional, siendo este un requisito indispensable para la titulación
de cualquier alumno que se encuentre dentro del Instituto Tecnológico de Colima.
Se tuvo la oportunidad de realizar la residencia profesional dentro de la
Secretaría de Fomento Económico, contribuyendo en la elaboración de los
manuales administrativos, para el correcto funcionamiento de las actividades,
alcanzando su objetivo en común, ya que la Secretaría contaba solo con el
manual organizacional, el cual es obsoleto.
En el presente proyecto, se llevó a cabo la actualización del manual de
organización, como también la elaboración del manual de inducción, con el que
no contaba la Secretaría de Fomento Económico del Gobierno del Estado de
Colima, contribuyendo al mejoramiento de la organización.
Se podrá observar y entender a lo largo de este documento, la justificación, los
objetivos, metodología, alcances y limitaciones, así como el resultado obtenido
de este proyecto. Al igual de lo indispensable que es tanto para nosotras como
para la Secretaría, es un proyecto de gran importancia para nuestro desarrollo
académico y profesional lo cual significa un buen comienzo para nuestro futuro
3
2. Justificación
En todo tipo de organización es necesaria la existencia de los manuales
organizacionales, considerando como primordiales, para el funcionamiento de
toda institución, el manual de organización y manual de inducción.
Dichos manuales son documentos escritos que concentran en forma
sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y
orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los
objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentos y políticas
administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su
relación con las funciones, procedimientos y la forma en la que la empresa se
encuentra organizada.
En la Secretaría de Fomento Económico (SEFOME), por ser una dependencia
del Gobierno del Estado de Colima, se deben de implementar los manuales antes
mencionados, debido a que son una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, lo que hace que sean de mucha utilidad para
lograr una eficiente administración.
La realización de estos manuales ha permitido que lleváramos a la práctica
nuestros conocimientos adquiridos a lo largo de nuestra estancia en el Instituto
Tecnológico de Colima, logrando así, desarrollar una madurez profesional,
aprendiendo de los errores cometidos durante la elaboración de los manuales,
3. Objetivos General y Específicos
3.1 Objetivo General
Elaborar el manual de organización y el manual de inducción para el
mejoramiento de los procesos y actividades que se realizan dentro de la
Secretaría de Fomento Económico del Gobierno del Estado de Colima.
3.2 Objetivos Específicos
Precisar las funciones encomendadas a cada puesto para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidades, y detectar omisiones.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
Explicar las normas generales con lenguaje accesible para el personal de todos los niveles.
Identificar los procesos administrativos y / o operacionales, a realizar dentro de la SEFOME.
5
4. Caracterización del área en que se participó
El proyecto de residencia que se realizó, fue aplicado dentro de la
Secretaría de Fomento Económico donde se emplearon los conocimientos
administrativos, desarrollándolos de manera profesional para lograr el objetivo
deseado por las residentes y por los asesores.
La Secretaría de Fomento Económico cuenta con una extensa Estructura
Organizacional, conformada por diferentes Directores, Coordinadores, Jefes de
Departamento y Auxiliares administrativos, los cuales trabajan de manera
coordinada, teniendo una visión y objetivos en común. La representación gráfica
de la estructura organizacional de la SEFOME, es una propuesta realizada por las
residentes, el cual se presenta en la página siguiente para su mayor
comprensión.
Nuestro asesor externo fue la Licda. Luisa Adriana Hernández Aguirre, la
cual nos brindó toda la información necesaria, aclarando la dudas que se fueron
presentando a largo del proceso de elaboración del proyecto. La licenciada ocupa
el puesto de Jefe de Departamento de Recursos Humanos dentro de la
5. Propuesta de Organigrama
Chofer Dirección Asuntos Jurídicos Dirección Fomento EconómicoDpto. Informática Dpto. R.P. Dpto. Comunicación Social Unidad Administrativa Auxiliar Secretario Particular Dpto. R.R.H.H. Secretario Fomento Económico Secretaria Secretaria Secretaria Privada Secretaria Secretaria Dpto. Jurídico Ventanilla Única Coordinación Comercio Ext. e
Inversiones Secretaria Coordinación de Promoción Empresarial Dpto. Fomento Pymes Dpto. Fomento Exportaciones Dpto. Innovación
Tecnológica Dpto. Promoción Dpto. Integración Productiva Dpto. Empresarial Dpto. Competitividad Dpto. Mercado Interno Coordinación Mejora Regulatoria Dpto. Enlace Institucional Dpto. Mejora Regulatoria Dirección Financiamiento Secretaria
Dpto. Programa de Financiamientoy R.
Objetivo de la Secretaría de Fomento Económico
De acuerdo a lo establecido dentro de la Ley Orgánica de la Administración
Pública del Estado de Colima, la Ley de Fomento Económico para el Estado de Colima,
la Ley de Mejora Regulatoria para el Estado de Colima y la Constitución Política del
Gobierno Libre y Soberano de Colima, el objetivo general de la SEFOME es: planear,
organizar, dirigir, controlar y normar los procesos y metodologías tendientes a apoyar los
estándares de operación en el otorgamiento de financiamiento y apoyo técnico para
fomentar y fortalecer las empresas en el Estado de Colima.
De este se derivan los siguientes objetivos específicos:
- Es el mejoramiento del desempeño y de las aportaciones del personal a la organización,
en el marco de una actividad ética y socialmente responsable. Este objetivo guía el
estudio de la Administración de Recursos Humanos, el cual describe las acciones que
pueden y deben llevar a cabo los administradores de esta área. De aquí se derivan los
siguientes objetivos específicos:
- Estudiar el comportamiento de los mercados de trabajo y orientar a los buscadores de
trabajo para alternativas de autoempleo y micro industrias.
- Contribuir en el cumplimiento del Plan Estatal de Desarrollo y el Plan Operativo Anual,
privilegiando en todo momento a los empresarios de los tres sectores económicos.
- Promover el desarrollo sustentable del Estado de Colima impulsando los planes y
programas que fomenten la creación de empleos y oportunidades para las empresas, en
un marco que genere mayor bienestar para la población.
- Implementar los programas de apoyo a la regulación jurídica en el ámbito de Fomento
6. Problemas a Resolver
La SEFOME no cuenta con un manual de inducción, solo dispone con un manual
de organización, mismo que no esta actualizado, omitiendo así, diversos cambios en
funciones y puestos que se han ido presentando a través de la evolución de la Secretaría.
El manual de organización no ha sido sometido a una revisión y / o análisis y su
contenido ha permanecido estático, por lo cual se ha convertido en obsoleto, y lejos de
ser una herramienta útil se convirtió en una barrera que dificulta el desarrollo de la
institución.
La SEFOME al no disponer de un manual de inducción evita que el nuevo
personal conozca la historia, misión, visión, políticas y valores entre otros datos
9
7. Alcances y Limitaciones del Proyecto
7.1 Alcances
El manual de organización y el manual de inducción se aplicarán en toda la
Secretaría de Fomento Económico, abarcando cada uno de los Departamentos
establecidos dentro de ésta, utilizándolos como base para la realización de sus
actividades diarias.
7.2 Limitaciones
Algunas de las limitantes que se presentaron durante la elaboración de dichos
manuales fueron las siguientes:
Poca disponibilidad y falta de atención por parte de los trabajadores de la Secretaría.
8. Marco Teórico
8.1 Objetivos de los manuales.
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, según Gómez Ceja (1994), los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:
a. Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
b. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
d. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
e. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.
8.2 Ventajas y desventajas de su uso.
8.2 .1 Ventajas
Un manual bien concebido tiene, según Gómez Ceja (1994), entre otras, las
siguientes ventajas:
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones
11
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada
quien.
10.Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
11.Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
8.2.2 Desventajas
Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales según Gómez
Ceja(1994), se encuentran los siguientes:
1. Muchas compañías consideran que son demasiados pequeñas para necesitar un
manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
8.3 Manual de Organización.
Los manuales administrativos son documentos detallados que contienen en forma
ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Es la forma
en queMunch Galindo(1998) los define.
El manual de organización, según Rodríguez Valencia (2000), es un documento oficial cuyo propósito es describir las estructuras de funciones y departamentos de una
organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignadas a cada miembro
del organismo.
Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social según Gómez Ceja (1994), lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los
sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir,
evaluar y corregir las desviaciones de los planes originales. Es asimismo importante
contar dentro de la empresa con un área especializada en el estudio de sistemas de
organización, o en su caso, utilizar los servicios de consultaría externa. De cualquier
manera, es manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la actuación individual o
por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control adecuado dentro de la
diversidad de actividades que en la empresa llevan acabo.
La tarea de elaborar un manual de organización se considera como una función
de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la
dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y
procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado
13
En esencia, el manual organizacional representa un medio de comunicación de las
decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma
sistemática la información administrativa.
Los objetivos del manual de organización son:
1. Presentar una visión de conjunto de la organización.
2. Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
3. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
4. Evitar la repetición de las funciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo.
5. Facilitar el reclutamiento y selección del personal.
6. Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las distintas unidades orgánicas.
7. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
8.3.1 Tipos de manuales de organización
Este manual puede clasificarse, según Rodríguez Valencia (2000), de acuerdo a
varios criterios tales como el área de aplicación, el contenido, el grado de detalle, el
personal al que va dirigido. En este caso sólo se consideró el primer criterio enunciado.
Manuales generales de organización. Son aquellos que abarcan toda una empresa. Por lo común, los manuales generales de organización contienen una
parte en la que incluyen los antecedentes históricos de la empresa.
Manuales específicos de organización. Son aquellos que se ocupan de una función operacional, un departamento en particular o una sección de la
8.3.2 Contenido del manual de organización
Los manuales de organización, según Rodríguez Valencia (2000), son
documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación, que facilitan el
cumplimiento de las funciones y asignación adecuada de los recursos humanos, en
consecuencia, facilitan lograr los objetivos que trata de alcanzar un determinado
organismo social.
El contenido de un manual de organización varía de acuerdo con el tipo y la
cantidad de material que se desea detallar, en este caso se incluyen las variantes que
pudieran presentarse para manuales más específicos.
Los apartados que deberá contener un manual de organización para informar su
presentación son los siguientes:
1. Identificación.
2. Índice.
3. Introducción.
Objetivo del manual.
Ámbito de aplicación.
Autoridad.
Cómo usar el manual.
4. Directorio
5. Antecedentes históricos.
6. Base legal (en caso de organismo público).
7. Organigrama.
15
8.4 Manual de Inducción
El Manual de Inducción según Terry G. R. 2001, tiene como finalidad que cada nuevo integrante de una empresa, conozca aspectos importantes de la misma tales como
su misión, su visión, sus funciones, los servicios que se ofrecen y las políticas de
personal que le afectarán etc., información que le servirá como base fundamental para
que de esa forma, se integre rápida y adecuadamente en la organización y con el
personal que la conforma, y así de inicio al desarrollo de sus actividades.
Beneficios
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de
tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilia en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal
ya que describe en forma detallada las actividades de cada puesto.
9. Metodología
Este proyecto se desarrolló por medio de la investigación documental,
investigación de campo y la investigación analítica teniendo como instrumentos la
entrevista y la encuesta principalmente.
Para la realización del manual de organización, se aplicó la investigación
documental, la investigación de campo y la investigación analítica, se tomaron estos tres
tipos de investigación por que son los indicados para la obtención de respuestas e
información específica para la elaboración este manual. Los instrumentos que se
utilizaron fueron la encuesta y la entrevista.
Para obtener la información necesaria se llevó a cabo la investigación de campo y
la investigación analítica, aplicando encuestas, las cuales fueron entregadas a cada uno
de los empleados de SEFOME, puesto que también se realizaron entrevistas a varios de
los coordinadores, directores y jefes de departamento, para obtener respuestas más
amplias y verídicas. La encuesta aplicada constó con dieciséis preguntas, con las cuáles
se obtuvo la información correcta para poder analizarla, y así realizar el análisis de
puestos conforme a las actividades, funciones y características principales de cada
puesto dentro de la Secretaría.
Por último para el manual de inducción, la investigación documental fue la
17
10. Conclusiones y recomendaciones
10.1 Conclusiones
Los manuales administrativos son indispensables en toda organización, ya que
ayudan al buen funcionamiento de éstas.
En la SEFOME, la mayoría del personal que labora, no tienen claro cual es el
puesto el que desempeña, ni las funciones que realizan, son las que por naturaleza, su
puesto debería desarrollar.
Las encuestas aplicadas arrojaron información que revelaba la existencia de
puestos que no formaban parte del organigrama oficial de la Secretaría, que en realidad
no eran puestos definidos, siendo éstas unas de las tantas consecuencias de tener
manuales obsoletos, o no contar con alguno de ellos. De esto se desprende también, el
tener una organización deficiente dentro de la SEFOME.
Los manuales realizados tienen una función específica, como lo es el manual de
organización, con el cual el personal podrá ubicarse dentro de la institución, conociendo
las actividades y tareas que cada uno debe desarrollar, al igual que establece la
jerarquización entre los trabajadores teniendo en cuenta que puesto es superior e inferior,
con este manual se evitará la ineficiencia en funciones dentro de la Secretaría, ya que
cada trabajador sabrá cual es su posición dentro de ésta.
Para nosotros fue favorable el enfrentarnos a esta problemática dentro de la
SEFOME, ya que tuvimos la oportunidad de aprender mas cosas, a diferencia de haber
realizado el proyecto en alguna otra empresa sin este tipo de cuestiones, donde no
pudiéramos desarrollarnos como lo hicimos dentro de la Secretaría, ya que nos dimos
cuenta de la situación actual y real en la que vivimos, en la cual aplicamos nuestros
10.2 Recomendaciones
Que el personal de la Secretaría consulte periódicamente los manuales, para el beneficio de la institución, para no olvidar su razón de ser dentro de ella.
Reproducir suficientes copias de los manuales a cada Dirección, para distribuirlos a los trabajadores en el momento que ellos lo soliciten.
Entregar a personal de nuevo ingreso el manual de inducción que hemos
propuesto, para el conocimiento de la cultura y estructura organizacional de la
SEFOME.
Tratar de apegarse a los manuales para cumplir eficientemente los objetivos
19
11. Fuentes de Información
11.1 Bibliografía
Gómez Ceja Guillermo (1994). Planeación y Organización de Empresas, Guía
Técnica (8ta Ed). México: Edicol.
Munch Galindo Lourdes (1998). Fundamentos de Administración. (5ta. Ed).
México: Trillas.
Rodríguez Valencia Joaquín (2000). Administración Moderna de Personal,
Fundamentos. (6ta. Ed). México: Thompson.
William B. Werther, Jr. Keith Davis.(2003). Administración de Personal y Recursos Humanos (5ta. Ed). México: Mc Graw Hill.
11.2 Cyberografía
http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html
http://es.answers.yahoo.com/question/index?qid=20080825193049AA8Yzh9
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml
