HAruffiMNA$
Bancs
ffiaeional
de Sbras
y Servteilar
Fl3blirs$
$,H.fi.
MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL
DE MOBILIARIO
Y
EQUIPO
EN OFICINAS
CENTRALES
Y
DELEGACION
ES ESTATALES
DIRECCION DE ADMINISTRACION MPR191400028
Q7t1AO7 Versldn04
@ Derechos Reservados (2007\
Banco Nacional de Obras y Servicios Prjblicos, S.N.C.
Direcci6n de Adm inistraci6n
Gerencia de Servicios Generales
Subgerencia de Activos e inventarios
Av. Javier Barros Sierra No 515, Col. Lomas de Santa Fe
M6xico, D.F., C.P. 01219, TeL 52-70-12-00
La reproducci6n total o parcial de este documento podr6 efectuarse mediante la autorizaci6n
expresa de la Direcci6n de Administraci6n y ddndole el cr6dito correspondiente.
DIRECCION DE ADMINISTRACION
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Ban@iladonal d. Obrsy 'eruidos ldbli.s S.N.C,
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Y DELEGACIONES
ESTATALES
HOJA DE AUTORIZACION
Elabo16
Guti6rrez . Jorge Carrera Prieto
rector de Recursos Humanos y
DIRECCION DE ADMINISTRACION MPR1 91 40001 B
o7l1a2N7 Versidn O4
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lans Nrdoml de O6rd y s!rui.tor ptjbli(6 S.N.C,
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SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS
Revisi6n Pigina (s)
Modificada (s) Descripci6n delCambio
Fecha de Emisi6n 02 02 Se modific6 el domicilio actual a Javier Barros Sierra No. 515,
Primer Piso, Colonia Lomas de Santa Fe, Delegaci6n Alvaro Obreo6n. C.P. 01219. M6xico. D.F.: Tel. 52-70-12-00.
01/06/03
03 Todas Se modific6 C6diqo de ldentificaci6n. 05/1012005
03 0 7 y 1 0 Los dos Diagramas de Flujo se integraron en uno solo (P6gina 7).
05/'t0/2005 03 0 8 , 0 9 y 1 1 a 1 3 Las dos Descripciones de Actividades se inlegraron en una sola
(Pdqinas 8 a 10). 05110/2ao5
03 1 4 Se aumenta un evento en el Diaorama de Fluio. 05/10/2005 03 1 5 y 1 6 Del Punto 4, se eliminan los eventos de Acopio, por tratarse de
un procedimiento distinto a la Carta de Liberaci6n de Bienes.
05/10/2005 04 1 Reqistro de Firmas 07/12107 DIRECCION DE ADMINISTRACION MPR191400018 07t1?J2007 Versi6n M P6gina 2 de 13
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8.ne Nacio@l dle Obre y ServKos Pdbticos S.N.(,
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ESTATALES
CONTENIDO
Nf mero
Tema
P6qina
1
Objetivo
4
2
Alcance
4
3
Referencias
4
4
Politicas
4
5
Responsabilidades
5
6
Definiciones
6
7
M6todo
de Trabajo
7
7.1
Diagramas
de Flujo
7
7.2
Descripcion
de Actividades
I
8 .
Registros
1 9
9.
Anexos
1 9
wlrzlffi7 Versi6n M Pdgina 3 de 13 DIRECCION DE ADMINISTFACION MPRl 91 40001 BBANqBRAS
8an(o Nrdonal do Obis y teruidor rubli(s S.N.(,
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ESTATALES
1. OBJETIVO
Mantener el control y registro de los bienes muebles de la institucion para su mejor
aprovechamiento en las actividades cotidianas e institucionales.
2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades desde la adquisici6n hasta la asignaci6n de los bienes muebles
a las diferentes 6reas del Banco.
3. REFERENCIAS
3.1 Gu[a para la Elaboracion de Manuales de Procedimientos GUI10110001120101A.
3.2 Manualde Procedimientos para la Elaboraci6n de Documentos PGC19000001B.
3.3 Norma ISO-9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000), requisito 7, Realizaci6n del
Servicio.
3.4 Manual de la Calidad de la Direcci6n de Administraci6n, secci6n 7, Realizaci6n del
Servicio.
3.5 Ley General de Bienes Nacionales, Normas para el Registro, Afectaci6n, Disposici6n
Finaly Baja de Bienes Muebles de Banobras, S.N.C.
4. POLIT|CAS
Este Manual de procedimientos es obligatorio para la realizaci6n de la actividad aqui
descrita.
Es facultad del 6rea operativa detectar la necesidad de modificar este Manual cada vez
que se requiera, de acuerdo con el Manual de Procedimientos de Control de
Documentos (PGC1 90000021 1 01 01 B).
Verifica que el personal asignado en el 6rea, conserve en buen estado el mobiliario y
equipo que tiene a su cargo.
Movimientos y consultas de mobiliario y equipo deberdn ser solicitadas, a la Gerencia de
Servicios Generales, exclusivamente por el encargado del 6rea.
Solicita sus requerimientos de mobiliario y equipo mediante oficio, a la Gerencia de
Servicios Generales, autorizada por el titular del 6rea, indicando en la misma a qui6n se
le asignard el mobiliario y/o equipo.
Transferir mobiliario y equipo entre unidades de la Inslituci6n, se debera comunicar a la
Subgerencia de Activos e inventarios, mediante oficio firmado por eltitular del6rea.
Verifica que los empleados que causen baja de su area, le entreguen al titular del Area
el mobiliario y/o equipo que tienen asignado, en buenas condiciones y de conformidad
con los registros que aparecen en los resguardos correspondientes.
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Ban@ llacifial d6 Obd! y t.rykio! Ptbli(4 s.il.C.
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Y EOUIPO
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. Es facultad de la Subgerencia de Activos e inventarios recibir y analizar solicitudes de
mobiliario y equipo de las dreas; si los bienes existen en el Almac6n auloriza en su caso
su asignacion dando cumplimiento a lo siguiente:
. Supervisa que el mobiliario y equipo que se recibe de los proveedores, tanto en al
Almac6n como en las Areas, cumpla con las especificaciones t6cnicas y de
cantidad requeridas.
o Asignar y colocar oportunamente la placa con el nilmero de inventario que
corresponda a todo el mobiliario y equipo adquirido por la lnstituci6n y registrar su
alta en el Sistema de Activo Fijo, verificando posteriormente que los registros
correspondan.
. Coordina con el titular del 6rea que los resguardos del mobiliario y equipo se mantengan
actualizados.
o Realizar verificaciones fisicas selectivas del mobiliario y equipo, asignado a las 6reas de
la Instituci6n por lo menos una vez al afro.
o Atender las solicitudes de la Gerencia de Administraci6n de Personal, en relaci6n con la
liberaci6n de mobiliario y equipo resguardado cuando el funcionario o empleado cause
baja de la lnstitucion.
POL1TICAS GENERALES
. Solicitar mediante oficio firmado por Subgerente o superior, el retiro o asignaci6n de
bienes muebles.
5. RESPONSABILIDADES
Gerente de Servicios Generales
Aprobar e instruir la aplicaci6n de este manual de procedimientos.
Subgerente de Activos e inventarios
Revisar y mantener actualizado este manualde procedimientos.
Mantener una adecuada supervisi6n y control de las actividades objeto de este
manual. Experto T6cnico
Aplicar este manual de procedimientos.
Informar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este manual.
Especialista T6cnico
Aplicar este manual de procedimientos.
DIRECCION DE ADMINISTRACION
BAN$B RAS
coNrRoL
DE
MoBrLtARto
y Eoutpo
EN
oFtctNAs
B'n@Nati&ard'obisvs€ryidospibrios'Nc
CENTRALES y DELEGACIoNES ESTATALES
6. DEFINICIONES
Movim iento.-Traslado de bienes.
Almac6n.-Recinto a donde se encuentran los bienes.
Asignaci6n.-Entrega de bienes.
ACTIF.-Sistema de Loglstica y Controlde Activo Fijo.
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Sane Nadonal de Obrs y Seruidor Albti$ S.ft.C,
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7. METODODETRABAJO
Este diagrama presenta de forma general las actividades para elaborar documentos. Para
mayor detalle ver el punlo 7.2.
OIAGRAMA DE FLUJO
Experto T6cnico
8. Recibe documentaci6n. verifica firmas v nrocerle , archivar. Oficio y Relaci6n de bienes transferidos F I N Subgerente de Activos e inventarios 1. Recibe copia del Pedido.
Experto T6cnico y Esoecialista T6cnico 4. Valida aceptaci6n y da de alta en el ACTIF.
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Itn@ Nadsd d. Ot{is y t.ruldoi Ptbli@s 9.N.C.
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7.2 DESCRIPCIoN DE ACTIVIDADES
Responsable Paso Actividad Documentode Trabajo Entregable
Subgerente de
Activos e inventarios
1 . Recibe copia de pedido.
1 . 1 Recibe de la Gerencia de Adquisiciones copia
del Pedido de mobiliario y equipo.
't.2 Revisa el contenido
del Pedido y turna copia
del mismo al Experto T6cnico para su
seguimiento y control
Copia de
Pedido
Copia de
Pedido
1 . 3 Recibe y turna al Especialista T6cnico y
archiva provisionalmente hasta la recepci6n
de los bienes muebles.
Especialista T6cnico
2 . Recibe el mobiliario y equipo Factura
2 . 1 Recibe la copia del Pedido hasta la recepci6n
de los bienes.
2.2 Extrae del archivo provisional copia del
Pedido y recibe del Proveedor el mobiliario y
equipo solicitado.
2 . 3 Verifica que la Factura o Remisi6n
corresponda con lo especificado del Pedido,
si no coinciden rechaza el mobiliario e informa al Subgerente de Activos e inventarios, aclara con el Proveedor lo
pertinente y si el mobiliario y equipo cumple
con lo solicitado, firma y sella en el original de
la Factura o Remisi6n.
Entrega al Proveedor copia de la Factura o
Remisi6n y el original lo turna al Experto
T6cnico para su conocimiento.
2.4 Procede a informar al Area Solicitante de los
bienes muebles recibidos en el Almac6n para
que a su vez acudan a revisar y recabar firma
de visto bueno. Area
Solicitante
3 Verifica mobiliario solicitado
3 . 1 Verifica que el mobiliario y equipo cumplan
con las caracteristicas y condiciones, si
cumple tramita requisitos para pago; si no
cumple. tramita su devolucion.
DIRECCION DE ADMINISTRACION MPR1914000'tB
o7l12lN7 Versi6n 04
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Bqn@ Nadonal d. Obrd y tailkioi hlbliG t.N.C
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Responsable Paso Actividad Documento
de Trabajo Entregable
Experto T6cnico y Especialista
T6cnico
4 Valida aceptacirin y da de alta en el ACTIF
4 . 1 , Extrae del expediente original del Pedido, Factura para proceder a efectuar el
emplacamiento con el Nrimero de Inventario
correspondiente, tomando en cuenta el monto
de la inversion, firma y sella el original de la
Factura y lo iurna a la Subgerencia de Activos
e inventarios.
Subgerente de
Activos e inventarios
5 Recibe oficio
5 . 1 Recibe oficio a donde se indica el personal o
Delegaci6n Estatal al que se asignar6 el bien
muebfe, el cual revisa y analiza y lo entrega al
Experto T6cnico para su trdmite
correspondiente.
Oficio
Experto T6cnico
6 Registra en el ACTTF
6 . 1 Emite Movimiento de Salida del Almac6n
anexando los resguardos correspondientes,
recabando la firma de autorizaci6n del movimiento.
Resguardo
Especialista T6cnico
7 Recibe Movimiento de Salida
7 . 1 Recibe y verifica los datos del Movimiento de
Salida para envfo de los bienes.
7.2 Prepara el envfo de los bienes y procede a la
entrega de los mismos.
7.3 Recaba firma del Usuario en el Movimiento de Salida y entrega los bienes.
7.4 Devuelve los documentos firmados por el
Usuario al Experto T6cnico.
Experto T6cnico 8 Recibe documentaci6n DIRECCION DE ADMINISTRACION MPRI 91 40001 B Piigina 9 de 13 o?ltxzwz V:ersi6fr04
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8an(o l{adonal ds Obr6r y !€rvks Pdbtier 5.N.(,
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Responsable Paso Actividad Documentode Trabajo Entregable
8 . 1 Verifica que los documentos est6n
debidamente firmados y procede a archivar.
8.2 Prepara oficio, en caso de que los bienes
hayan sido asignados a Delegaciones
Estatales, para informar a la Gerencia de
Contabilidad de la transferencia de los
mismos, para efectos de registro contable.
Oficio y Relacion de Bienes Transferidos DIRECCION DE ADMINISTRACION M P R 1 9 1 4 0 0 0 1 B a7l1i,u2w7, Versi6n,04 Pdgina 10 de 13
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7. METODODETRABAJO
Este diagrama presenta de forma general las actividades para elaborar documentos. Para
mayor detalle ver el punto 7.2.
7.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO
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Eano Nadonal deObilcy S€ryido! Frbliss 5.U.(.
1. Recibe oficio de asignaci6n o acopio.
4. Recibe resguardo autorizado para tremite.
5. Emite Carta de Liberaci6n de Bienes
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Sans Nrdonal do Ota.r y S.rvidoi Prlblies l.N.C,
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7.1.2 DESCRIPCIoN DE ACTIVIDADES
Responsable Paso Actividad Documento
de Trabajo Entregable
Subgerente de
Activos e inventarios
1 . Recibe petici6n de asignaci6n o acopio
1 . 1 Recibe petici6n de resguardo del Empleado o Funcionario que causa baja de la Instituci6n.
Experto T6cnico
2 Recibe y verifica en el ACTIF
2 . 1 Emite reporte escrito de los bienes muebles
asignados al Empleado o Funcionario, verifica
el reporte de los bienes contra resguardos
firmados y se entrega
Reporte
Empleado o
Funcionario
3 Recibe reporte de bienes muebles
3 . 1 Procede a la localizaci6n de los bienes en el
drea respectiva y hace entrega a quien su
jefe inmediato superior le instruya.
Experto T6cnico
4 Recibe resguardo autorizado
4 . 1 Opera en el ACTIF la reasignacion de los bienes.
4.2 Prepara Carta de Liberaci6n de Bienes
Subgerente de Controlde
Activos
5 Emite Carta de Liberaci6n Cartad e
Liberaci6n de
Bienes
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Brn@ t{a{ional d. Ob6 y t€ryklo. Priblies S.N.C.
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8. REGISTROS
9. ANEXOS
No. de Control Nombre Responsable de
Conservarlo
Tiempo de
Conservaci6n /
Disoosici6n
S/N Factura Experto T6cnico Cinco affos
S/N Movimiento de Mobiliario v Eouioo Exoerto T6cnico
Dos
afros
Anexo Nombre No. De Control
1 Factura S/N
2 Movimiento de Mobiliario v Equipo S/N
DIRECCION DE ADMINISTRACION
