Como Hacer Eventos Exitosos

Cómo hacer

Eventos exitosos

Guía completa para organizar congresos,

seminarios, conferencias, convenciones y

reuniones especiales

ELIANA GHERARDI

AGRADECIMIENTOS

Este libro es el producto de años de estudio, observación y trabajo en un área de actividad de gran interés y creciente importancia social. No lo hubiera podido escribir sin la valiosa colaboración de muchas personas, quienes hicieron posible, a lo largo de este camino, la recopilación y organización de la información, pero sobre todo el ganar la necesaria experiencia que el texto condensa. Por ello doy las gracias especialmente a mi maestra Diana Feo de Tamayo.

A Maruja Beracasa, Isabel Martínez, Alberto Landaeta, Manuel Bronstein, Otto Rodríguez Armas, Berta García, Miriam Talavera, Alberto Aristeguieta, Rómulo Ferrer, Marco Palavicini, Víctor Mendoza, Valby Rangel, Frank Barreto, jesús Ernesto Ortiz, Luis Eduardo Rodríguez y a tantos otros que laboran en empresas que prestan servicios relacionados con esta actividad: transporte, agencias de festejos, hoteles, servicios audiovisuales, sonido, guías, intérpretes, secretarias, agencias de viaje, líneas aéreas, imprentas, agencias de publicidad.

Agradecimiento que extiendo a Agustín Zavala, Aura M. Bavaresco de Prieto y a Gledy Medrano, por su motivación y ayuda en la preparación del libro.

INTRODUCCIÓN

Entre otras cosas que han dejado sobre él su huella profunda, el que termina ha sido el siglo del avance científico y tecnológico, del progreso económico y del desarrollo cultural extendido. Como se ha dicho tantas veces, si a algún adulto ilustrado le fuese dada la oportunidad de haber vivido los inicios del siglo y estar hoy con vida y lucidez como para presenciar el final de éste, seguramente no reconocerá en lo que hoy ve, especialmente en los tres campos mencionados, lo que su memoria le mostrase como rasgo de ese pasado. Ha sido reconocido también que esos y muchos otros cambios se han acelerado, en especial en la segunda mitad de la centuria, hecho que da a nuestro siglo una significación y una especificidad únicas que, en muchos sentidos y para muchos, es motivo de orgullo sobre el discurrir de la humanidad. Los congresos, las convenciones, los simposios, en fin, los eventos o reuniones de variada naturaleza y motivación, sin los cuales esos avances se habrían producido con mayores dificultades o lentitud, sirvieron como recursos eficientes para exponer estos adelantos en diferentes lugares y múltiples formas, para lograr el conocimiento mutuo y la articulación institucional de los artífices de esos progresos, y facilitaron el dominio de nuevas técnicas y el conocimiento de nuevos productos e ideas.

En este sentido se puede afirmar que el siglo XX ha sido el siglo de las reuniones científicas, empresariales, culturales, políticas y hasta religiosas. Quizás el mejor símbolo de esto lo constituye la Organización de las Naciones Unidas y su extensa red de asociaciones afiliadas que han institucionalizado y celebran con regularidad y en distintos lugares eventos sobre tópicos muy diferentes.

Naturalmente, no ha sido casual que esta proliferación de reuniones y eventos se haya producido en el presente siglo. Aparte de los progresos en los campos señalados -que encuentran en esas reuniones un escenario· óptimo y un acicate institucional- cabe mencionar dos avances suplementarios que han ayudado a concretar y estimular el desarrollo de dichos eventos. Nos referimos a los progresos en materia de transporte y comunicaciones. Los primeros, en particular el transporte aéreo, ciertamente han acortado considerablemente las distancias, contribuyendo a hacer de nuestro planeta, otrora un agregado de regiones y comunidades esencialmente desvinculadas, "la aldea global" de la que habló Mac Luhan. El transporte ha facilitado el desplazamiento de viajeros, impulsados no tanto por la necesidad económica apremiante, sino principalmente por el deseo de conocer o el afán de aventuras; permitiendo dar forma a una actividad que lleva también el sello de este siglo: el turismo, al cual los eventos aportan una dimensión familiar.

Por su parte, los avances en la telefonía y en otras formas de comunicación a distancia, a la par que aportan su propia contribución al acortamiento de la distancia, han dado a los hechos que registran una expresión de actualidad casi absoluta, pues, cualquiera sea el lugar del planeta donde esos hechos ocurran, estamos en capacidad de conocerlos en forma casi simultánea. Para los congresos y eventos las telecomunicaciones son de mucha utilidad por dos razones principales: una es de carácter general y se expresa en las ventajas obvias para sus organizadores, pues permite hacer efectivos con gran rapidez los contactos con ponentes, expositores, participantes e instituciones auspiciantes, prácticamente con independencia del lugar en el cual residan. La otra razón es de un carácter más específico: la comunicación ha

hecho posible la celebración de reuniones a distancia, en especial las teleconferencias y videoconferencias.

Para algunos analistas, en la medida: en que internet prosiga su evolución y aumente la red de investigadores vinculados por computadoras en la actual "autopista de la información" -con fácil acceso a correo electrónico y a una base de datos virtualmente infinita-, los congresos, seminarios y conferencias, tal como los conocemos, irán perdiendo vigencia instrumental y utilidad práctica. Los que se inclinan por este argumento creen que la capacidad de internet para vincular investigadores, estudiantes e instituciones gubernamentales y empresas privadas convertirá en innecesaria o superflua la realización de este tipo de eventos.

Estas opiniones, afortunadamente minoritarias, dejan de lado, sin embargo, hechos de mucha significación que son inherentes a los congresos y otras reuniones y que están en la base de la justificación esencial para su realización. El primero y principal es la humana, vieja y sana necesidad de intercambiar "de tú a tú" con nuestros semejantes. Cualquiera puede encender una computadora e iniciar y mantener un diálogo a distancia con otro(s) cibernauta(s), con mayor o menor regularidad y con mayor o menor interés. Ese intercambio puede ser altamente gratificante y conducir a conclusiones de gran valor personal, pero por muy satisfactorios que sean esos diálogos o intercambios, estarán siempre incompletos: no tendrán el "toque personal", o lo tendrán sólo en forma parcial, que es inseparable del intercambio que acompaña al apretón de manos, de conversar mirándose el rostro, del reencuentro con amigos o colegas ... y es, precisamente, éste savoir vivre que usualmente se asocia al diálogo en persona o a la presencia en vivo lo que los eventos hacen posible, a veces con modestia, pero casi siempre con eficacia.

La segunda razón no es menos importante. Los congresos, simposio s y demás reuniones afines son muy dinámicos en la asimilación de los cambios técnicos que inciden sobre la naturaleza operacional de sus actividades, como la teleconferencia o videoconferencia. Cosa comprensible porque una parte importante de esas actividades generalmente tiene que ver con la presentación o exposición de imágenes y contenidos conceptuales. Por ello se ha venido produciendo una fusión operacional o simbiosis entre el modo de operar de internet y la cultura que subyace en la organización y realización de esas reuniones, lo que ocurre porque ambas instancias o dominios se complementan.

Visto a futuro, lo que esto indica es que los eventos que trasciendan un cierto umbral de costos y posean, en función de sus objetivos temáticos, un atractivo apreciable encontrarán en internet tanto un cauce privilegiado para sus convocatorias, como recursos insustituibles para su desenvolvimiento. En otras palabras, en la medida en que internet 'continúe potenciando su capacidad para vincular diferentes comunidades de interés, creará oportunidades suplementarias para construir y fortalecer relaciones y enriquecer la experiencia cotidiana de los individuos, y en esa misma medida, sin duda, las reuniones de que hablamos soldarán aún más su destino al de la red. Naturalmente, como suele ocurrir en las naciones, el aprovechamiento de esta simbiosis va a estar afectado por las desigualdades económicas existentes entre ellas, así como por los impactos diferenciales que en el campo de la cultura provoquen esas desigualdades.

En verdad, lo que estas y otras razones nos indican es que casi con seguridad en el futuro los congresos, convenciones y demás eventos especiales experimentarán un desarrollo considerable, lo que incidirá favorablemente tanto en sus instancias organizativas o de planificación, como en sus realizaciones concretas. Perspectiva comprensible si recordamos que, en opinión de muchos estudiosos, estamos apenas en los umbrales de la llamada "sociedad de la información", cuya materialización plena supondrá colectivos humanos más calificados que los ahora existentes y un orden económico y sociocultural orientado por el conocimiento técnico especializado.

Finalmente, y en lo que respecta a nuestro país, cuyo nivel de desarrollo económico y social ha sufrido una desdichada contracción, que seguramente es temporal, estamos en capacidad de afirmar que la llamada "industria de eventos" ha avanzado a paso firme, lo que permite que públicamente se le reconozca su estatus especial como técnica con perfil propio y bien definido, que aglutina en su seno a un número reducido pero creciente de profesionales de gran experiencia y motivación. A pesar de lo cual, desafortunadamente, se siguen realizando congresos y reuniones afines en forma improvisada o sin contar con el necesario asesoramiento. Fue precisamente esta constatación, que no causa sorpresa a quienes nos movemos en el medio, lo que me llevó al convencimiento de que era conveniente trabajar en la elaboración de un texto o manual que haga claros los diferentes pasos que han de dar quienes se arriesgan en un oficio que, a simple vista, parece sencillo, pero que una vez acometido se muestra exigente y complejo, incluso en aspectos aparentemente de mero detalle.

Este libro ha sido escrito pensando, principalmente, en las personas que se ven confrontadas, muchas veces en forma involuntaria, con la urgencia de organizar y de llevar a cabo eventos para la institución en la que trabajan, y para lo cual la más de las veces sólo cuentan con una gran dosis de buena voluntad. Confío en que en sus páginas encuentren conceptos claros de lo que significan los congresos y otras reuniones, así como de las diferentes etapas que han de transitar en la materialización de la idea. Al redactarlo siempre tuve en mente la realidad económica y socio institucional de nuestro país, pues es éste el contexto nacional en el que, con seguridad, se moverá la mayoría de sus lectores. Sin embargo, para quienes estén interesados en avanzar en el conocimiento sistemático y más profundo de una disciplina que se ha hecho cada vez más sólida, se anexan al final del libro informaciones de carácter institucional y bibliográfico de gran utilidad.

Espero igualmente que este libro sea útil a los estudiantes universitarios en el campo de la administración de empresas turísticas, y también para mis colegas especializados en la planificación de congresos y otros eventos similares. Por experiencia sé que muchos de ellos podrían redactar valiosos manuales sobre una materia a la cual han dedicado años y esfuerzos; sin embargo, diversos motivos han impedido que ello sea así. Yo me he atrevido y confío en que los frutos de mi trabajo sean satisfactorios.

Capítulo I

Naturaleza y razón de ser de los congresos y eventos especiales Definiciones básicas.

Tipos de eventos: congresos, seminarios, convenciones, jornadas, foros, cursos.

En consonancia con la creciente complejidad de la vida económica y social contemporánea, eventos como las conferencias, congresos, simposios y seminarios han ido imponiéndose como técnicas de trabajo de grupo que permiten a empresas, instituciones y asociaciones de toda índole plantear y resolver problemas, tanto de carácter general como específico, confrontar y discutir ideas sobre temas de naturaleza e interés muy variado o analizar áreas temáticas especializadas. Esto ha hecho que la planificación y gestión operacional de estos eventos se hayan convertido en una actividad altamente especializada, de uso frecuente, que requiere de un conocimiento ad-hoc y de un personal con un perfil profesional claramente tipificado. La justificación de los eventos de este tipo y la popularidad de que disfrutan no son arbitrarias. Han demostrado claramente su utilidad práctica como un medio de gran eficacia para transmitir nuevas informaciones, operar como un foro para el intercambio de ideas y experiencias y favorecer el desarrollo de vínculos o conexiones interpersonales o interinstitucionales. Los congresos y eventos especiales son un instrumento efectivo para fortalecer la organización y alcance de los negocios, el desarrollo de la vida social y el avance del conocimiento científico y técnico.

Son muchas las motivaciones que determinan la realización de un congreso, una conferencia o un simposio, sin embargo puede aceptarse como un resumen adecuado de esas motivaciones la que hizo el conocido escritor norteamericano Alvin Tofler, cuando señaló que la gente asiste a congresos y eventos básicamente por tres razones:

l. Para obtener información formal de la gente que está hablando en el presídium.

2. Para encontrarse con colegas e intercambiar puntos de vista y establecer contactos más permanentes.

3. Por recreación, para cambiar de rutina y por los usuales programas sociales que todos los eventos normalmente incluyen.

En el término evento se engloba, por consiguiente, una serie amplia de actividades que adoptan formas muy variadas, las cuales podemos clasificar de acuerdo con sus objetivos:

Educativo (aprendizaje): Congreso, curso, simposio, seminario, mesa redonda, taller, foro,

conferencia, exposición, convención, campamento, entre otros. Social: fiestas en general (Día de la Secretaria, Fin de Año), aniversarios, homenajes.

Turismo: viaje de familiarización, tours, campamentos. Deportivo: campeonato y/o juegos,

olimpíada. Cultural: festival, concurso, salón, exposición. Informativo: reunión, convención, asamblea. Motivacional: viaje de incentivo.

Religioso: peregrinaciones. Político: asambleas, mítines.

El común denominador de los eventos mencionados, es el de actuar como escenarios privilegiados en los cuales se vinculan las personas o las instituciones que ellas representan, se articulan intereses comunes y se produce un intercambio de información y conocimientos. La gran mayoría de esos eventos sirve para poner en contacto a personas que residen dentro de un mismo país; sin embargo, algunos autores hacen una división de los eventos según el ámbito geográfico que abarca, por lo cual es posible hablar de eventos locales, regionales, nacionales, mundiales e internacionales.

A pesar de la diferencia en cuanto al objetivo que se persigue, los elementos básicos para organizar, planificar y desarrollar los eventos son similares. Por ello, salvo casos especiales y sujetos a los ajustes de rigor, se podrán aplicar indistintamente las técnicas que expondremos en los próximos capítulos.

La razón de ser del evento, la justificación del mismo, es la primera condición que debe tenerse en cuenta a la hora de acordar su realización. Y aunque a primera vista pareciera fácil decidir sobre la conveniencia de la realización del evento, en la práctica esto no resulta tan sencillo, lo que ayuda a explicar el porqué de tantos fracasos en esta materia. No sólo son muy variados los tipos de eventos, también lo son los tipos de instituciones y las motivaciones esenciales de éstas. El "secreto" del éxito de un evento está en saber conciliar las características y modos de operación de estas últimas con los propósitos y objetivos que la(s) institución(es) se plantee(n) mediante su realización. A estos fines el punto clave consiste en determinar el objetivo real que nos motiva a organizar el evento.

TIPOS DE EVENTOS (TERMINOLOGÍA)

Como hemos señalado ya, quizás el rasgo más llamativo de los eventos sea su diversidad de formas. Esto se debe a que es una práctica social sujeta a cambios continuos que permiten incorporar innovaciones en su manera de operar y elevar la eficacia de sus fines. Por ello, mientras que la organización de congresos y otras reuniones fue ayer una forma predominante, hoy ya no lo es. Esto ayuda también a explicar por qué no se dispone de definiciones unívocas de estos eventos. Las que ofrecemos a continuación tienen un sentido convencional, pero no universal, resumiendo diferentes fuentes de información.

Congreso

En esta actividad, se suelen reunir cientos e incluso miles de personas pertenecientes a un grupo científico, cultural, religioso, etc. (que no se congregan habitualmente) para informarse y/o deliberar sobre algún tema en específico. Un congreso suele durar de tres a siete días según la amplitud del programa, lapso en el cual se desarrollan múltiples actividades, en forma simultánea en la mayoría de los casos, tales como conferencias, mesas redondas, talleres, foros, sesiones de trabajos libres. Los congresos mundiales o internacionales suelen realizarse cada dos años y en algunas ocasiones cada año, los congresos nacionales suelen ser anuales. Tanto la fecha de realización de este tipo de evento como el tema del mismo suelen fijarse con un mínimo de anticipación.

Jornada

Es una reunión de mucho menor envergadura y menos formal que un congreso. Se trata de desarrollar en uno o más días un tema monográfico.

Convención

Es una reunión formal, con carácter de asamblea, generalmente de personas pertenecientes a grupos sociales, políticos, económicos o empresariales, destinada a suministrar información sobre una situación particular, intercambiar ideas, dar a conocer nuevos sistemas o métodos de trabajo, hacer público algún proceso, método o sistema productivo innovador o revolucionario, ofrecer un nuevo producto al mercado y/o solucionar problemas específicos. Su duración se establece de acuerdo a los objetivos que persigue.

Seminario

Tiene por objeto la investigación o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo debidamente planificadas. Es muy importante que los miembros (suele ser un grupo reducido) tengan intereses comunes en cuanto al tema y un similar nivel de conocimientos. El desarrollo del tema exige la búsqueda o investigación en diferentes fuentes, las actividades son planificadas en la primera sesión, los resultados y conclusiones son responsabilidad de todo el grupo. Al final se hace una sesión de resumen y evaluación del trabajo realizado. La duración del seminario puede ser de varios días.

Simposio

Es un tipo de reunión en donde un equipo de expertos, en número reducido y de forma sucesiva, explica a la audiencia aspectos de un tema por 15 o 20 minutos cada uno. En los simposios se suele participar por expresa invitación de los organizadores. Las opiniones de los expertos pueden ser coincidentes o no, lo importante es que el contraste de ideas permita enriquecer el dominio de la temática abordada. Corrientemente, los participantes pueden hacer preguntas que los expositores deberían responder, pudiendo intervenir nuevamente para hacer aclaratorias, comentarios, agregar algo, hacer preguntas entre sí, sin dar lugar a discusiones. Finalizadas las exposiciones e intervenciones de los asistentes, el coordinador del evento hace un resumen o síntesis de las principales ideas expuestas y de las conclusiones más relevantes.

Mesa redonda

Un grupo de expertos expone de forma sucesiva sus puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un mismo tema, la confrontación de puntos de vista permitirá al auditorio obtener una información más amplia. El coordinador abre la sesión, fija las pautas de tiempo para cada expositor y una vez finalizadas las exposiciones efectúa un breve resumen de las ideas principales expuestas por cada uno de ellos, así como un resumen general, luego se invita al auditorio a efectuar preguntas. En este tipo de evento la figura del coordinador es muy importante, debe ser un experto en el tema, poseer dominio de grupo y ser totalmente imparcial. Este tipo de evento suele ser muy utilizado en medios como la televisión, donde resaltan su valor y utilidad en la discusión de temas de gran interés público.

Panel

Varios expertos discuten un tema en forma de diálogo o conversación ante una audiencia de tamaño variado. Es una técnica más informal y flexible, ya que de lo que se trata es de conversar y debatir entre sí el tema. Se caracteriza por la espontaneidad y el dinamismo. En este tipo de evento el coordinador tiene una tarea muy importante, ya que debe intervenir para efectuar preguntas, orientar el diálogo hacia aspectos no tratados y centrar la conversación cuando se desvía. Unos minutos antes de terminar el diálogo, el coordinador invita a los miembros a que hagan un resumen breve de sus ideas e invita al auditorio a formular preguntas o intercambiar ideas. Por último, el coordinador destaca las conclusiones más importantes de la reunión.

Foro

Es una reunión pública informal, que se acomete sin poseer estructurado y preestablecido un orden del día; no hay límites en cuanto a la participación, su objetivo es el de ofrecer a todos los asistentes una tribuna libre sobre un tema de interés común, se permite la expresión abierta de ideas y opiniones. Un buen coordinador es fundamental para este tipo de actividad, pues debe controlar la participación espontánea, imprevista, heterogénea de un público a veces numeroso y desconocido. A través del foro se pueden obtener las opiniones del grupo acerca de un problema, hecho o actividad, llegar a ciertas conclusiones generales y establecer

los diversos enfoques que pueden darse a un mismo hecho o tema. Un foro incrementa la formación de los participantes a través de aportes múltiples.

Coloquio

Es una reunión semiformal constituida por un grupo de especialistas de reconocida trayectoria y que tiene por fin analizar e intercambiar ideas sobre un tema de mutuo interés.

Taller

Son reuniones formativas de trabajo práctico o manual, se vale de la combinación de técnicas didácticas que propician el conocimiento a través de la acción. En un taller todos los participantes son activos contando casi siempre con un instructor que los dirige. Un taller es una actividad puntual y limitada en el tiempo sobre un tema concreto.

Curso

Su característica principal es ser una actividad netamente didáctica, tiene un programa preestablecido que debe ser desarrollado en su totalidad en el tiempo programado, los participantes son dirigidos por un facilitador o instructor.

Reunión

Es un término general que se da cuando se junta un número de personas a fin de tratar aspectos de interés de un grupo de trabajo o para programar una actividad.

Teleconferencia y videoconferencia

Son reuniones a larga distancia, que gracias a los avances tecnológicos permiten que expertos situados en diferentes lugares y sin desplazarse puedan a través de la línea telefónica ofrecer su opinión o punto de vista, o impartir, una conferencia o un curso. A diferencia de la teleconferencia, las video conferencias van acompañadas de imágenes. Esta modalidad permite también el intercambio de ideas entre el público y el expositor y la formulación de preguntas. Esto significa además que, por estar el expositor o conferenciante en cualquier parte del mundo, se produce un ahorro muy sustancial de tiempo y dinero.

Charlas

Reunión informal de varias personas, en donde un experto conversa sobre un tema en particular.

Conferencia

Es una técnica expositiva centrada en el instructor y orientada a proporcionar de una manera sistemática información o contenidos teóricos, generalmente de carácter especializado, a un público de dimensiones variadas. El conferenciante, previamente, debe considerar aspectos tales como el tiempo de duración, el tema a desarrollar y la justificación 'del mismo. La conferencia debe ser estructurada en tres partes: una introducción al tema, el desarrollo del mismo apoyado con ejemplos, demostraciones e ilustraciones, y para concluir se debe hacer una síntesis de lo expuesto. Luego se abre un período de preguntas y respuestas.

Asamblea

Reunión general y formal de una asociación, un club, una organización o compañía cuya finalidad es la de decidir sobre políticas a seguir, elegir comités, aprobar balances, presupuestos. La asamblea usualmente sigue ciertas reglas de procedimientos. Su frecuencia, así como la hora y el lugar se establecen según la necesidad.

Briefing

Reunión muy corta con la finalidad de impartir nuevos lineamientos a seguir o dar a conocer alguna información a un grupo de trabajo.

Exposición

Es una actividad en la cual se muestran productos y/o servicios, además converge el diálogo de informal a formal con la visualización. Hay diferentes tipos de exposición según la duración de las mismas: permanentes, temporales y ambulantes. Las exposiciones son un excelente medio de comunicación social y un punto clave de la promoción y divulgación bien de una empresa o de un producto específico. La mayoría de las exposiciones no están orientadas a materializar ventas concretas de los productos o servicios expuestos o divulgados en ellas, y cuando esto ocurre y se cierra el negocio el comprador recibe el producto en fecha posterior a la misma. Es una actividad muy importante para establecer contactos.

Feria

Son exposiciones de productos y/o servicios de una actividad seleccionada, con el fin de promocionada y comercializada. A diferencia de las exposiciones, en las ferias el participante o visitante pueden adquirir y llevar consigo los productos en venta.

Festival

Esta modalidad de evento se utiliza con el fin de promover una cierta actividad; algunos ejemplos son los festivales de la canción, los gastronómicos, de cine, teatro, etc. Suelen ser abiertos al público y congregar gran cantidad de personas.

Concurso

Se trata de una actividad para estimular la participación de un público específico. Como primer paso a seguir, hay que crear un reglamento y designar un jurado calificador.

Viajes de incentivo

Es una modalidad de viajes que ofrece una organización o una empresa y que puede tener una de estas dos finalidades: premiar a un empleado o a un grupo de empleados por un esfuerzo especial de trabajo o inducidos a que hagan un esfuerzo adicional.

Viajes de familiarización (Fam. trip)

Un hotel, un complejo turístico, un centro de congresos o líneas aéreas invitan a operadores de turismo, agencias de viajes o empresas organizadoras de eventos a distintas actividades y encuentros, con la finalidad de promocionar el lugar y los servicios.

Fiestas

Son actos sociales cuya finalidad esencial es celebrar algo. Su razón de ser es la creencia generalizada de que "siempre hay algo que celebrar". Tienen un gran valor porque muchas veces se conocen nuevas personas o se retorna el contacto con amigos o familiares que hacía algún tiempo no veíamos. A través de ellas se formulan nuevos proyectos, ocurren cosas inusuales, divertidas y constructivas.

Capítulo II

Actividades principales Los comités Selección de fecha y lugar El programa

El éxito de cualquier actividad depende de las personas que en ella intervienen y de las circunstancias en las cuales se lleva a cabo. Sin embargo, puede afirmarse que en lo esencial ese éxito se logra cuando hay una planificación. Planificar implica realizar acciones estableciendo dónde se está y adónde se quiere llegar, por lo que es muy importante determinar entonces el objetivo que queremos obtener del evento a organizar.

El objetivo de la reunión es clave, ya que él constituye el hilo conductor que une a todos los participantes. Un evento bien dirigido y organizado, pero sin un objetivo común compartido por los asistentes, conduce a una serie de inconvenientes y conflictos que seguramente terminarán en fracaso. Esto es cierto incluso en reuniones de carácter político, sindical o religioso, en muchas de las cuales puede parecer a primera vista que predominan los intereses contrapuestos. Sin embargo, examinadas a fondo, es siempre posible observar en ellas objetivos comunes, compartidos por el colectivo de participantes.

Realizar un evento implica considerar de manera explícita un conjunto de elementos relacionados directamente con la naturaleza y características del mismo, o dar respuesta concreta a interrogantes planteados por esos elementos. Entre los aspectos a tomar en cuenta tenemos:

El ente organizador o patrocinador:

Importancia de las instituciones en el medio. Influencia económica, cultural, científica o política.

La temática del evento:

Importancia económica, académica, social, científica, etc. Novedad del tema.

Los objetivos:

Específicos o generales. Duraderos o circunstanciales.

Los expositores o ponentes:

Nivel de conocimientos o experiencia.

Reconocimiento e influencia técnica, social y política. Los participantes: Interés en el tema. Nivel de conocimientos. Características socioculturales.

Lugar o ambiente de trabajo del evento:

País. Localidad.

Tipo de instalación.

Duración y fecha del evento:

Días, semana, mes.

Períodos vacacionales o de labor.

Costos:

Montos presupuestados. Descuentos especiales.

Los eventos deben planificarse con suficiente antelación para su buen desarrollo. A veces es imposible una buena planificación por falta de tiempo y habrá que abordarlo de la mejor manera posible, reemplazando formulas idóneas por otras sustitutivas. Cuanto más compleja sea la reunión más tiempo se necesita para su preparación. Un estudio de tiempos para el comienzo de la preparación hará que el evento llegue a buen término. Hay que tener en cuenta el tiempo que se tarda en cada uno de los pasos a seguir, procurando contemplar los márgenes suficientes para los imprevistos que puedan surgir.

El comité organizador

Es sin duda una etapa determinante la escogencia de las personas que ocuparán puestos en un comité. Las personas deben conocer los objetivos y metas de la reunión y con base en esos propósitos coordinar sus acciones en forma positiva y constructiva. Un comité organizador debe estar integrado como mínimo por cinco personas: un presidente, un vicepresidente, un secretario, un tesorero y un vocal. La presidencia es ocupada, generalmente, por el más alto ejecutivo de una empresa, de una asociación, el gerente de una compañía o el secretario ejecutivo de una institución académica, según los casos. Debe ser una persona que goce de mucho prestigio y credibilidad dentro de su cargo o especialidad.

Las personas que se escojan para formar parte de un comité organizador deben:

· Estar personalmente motivados y entusiasmados. Tener un alto sentido de responsabilidad.

· Ser personas creativas.

· Tener el tiempo suficiente para dedicarlo a esta responsabilidad.

Presidente honorario

Éste es un cargo honorífico que se asigna normalmente a alguna personalidad nacional o extranjera, presidente de una institución o asociación. Generalmente se trata de una persona de mucha categoría y de renombre en el ámbito social, político o científico, y que se hace presente en la inauguración del evento.

Principales actividades del comité organizador:

1. Diseñar la programación estratégica del evento. Designar los miembros y las respectivas funciones de los comités y subcomités.

2. Escoger el lugar y la fecha en que se realizará. Elaborar el programa general del evento.

3. Hacer el organigrama general y el cronograma de todas las actividades.

4. Escoger a las asociaciones, empresas y/o personas que auspicien y patrocinen el evento.

5. Elaborar el presupuesto general del evento y solicitar su aprobación en los niveles correspondientes.

6. Planificar las acciones a desarrollar para llevar a buen término la celebración del evento.

8. Convocar a los representantes de los comités a reuniones periódicas para evaluar los resultados de las actividades desarrolladas.

9. Considerar y aprobar las sugerencias y recomendaciones de los comités. 10. Aprobar la incorporación o desincorporación de los miembros de los comités. 11. Definir la política del sector en el evento.

12. Definir los medios y la frecuencia de la promoción. Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo. Mantener un control permanente sobre las finanzas. Preparar el informe final y las recomendaciones, una vez concluido el evento.

Durante la etapa de planificación se establecen claramente los objetivos y el plan general de trabajo del evento a organizar. La evaluación de los objetivos y planes incluye una serie de acciones primarias. Con la separación, clasificación y agrupación de acciones se inicia la primera etapa de la división de funciones.

La división, clasificación y agrupación de funciones están sujetas a una serie de factores, tales como: el objetivo y la complejidad del evento, la cantidad de participantes, el programa general, los recursos humanos y económicos con que se cuenta, entre otros. :

El presidente del comité organizador, en el plazo más breve, debe convocar a su primera reunión con el objeto de proceder a constituir los demás comités. A través de estas subdivisiones o comités lo que se hace es asignar responsabilidades, claro está que éste no es un único modelo a seguir, ya que en algunas ocasiones sólo tres o cuatro personas hacen todo el trabajo de organización y coordinación. Las siguientes son las funciones que generalmente se les asignan a los comités.

Comité de programa

Este comité presta apoyo al comité organizador en todo lo concerniente a la estructuración del programa general del evento. Entre sus principales funciones tenemos:

1. Preparar un cronograma de actividades, estableciendo fechas topes. 2. Estructurar el programa técnico:

3. Escoger los temas a tratar y las actividades a realizar. Seleccionar a los conferenciantes y/o ponentes. Seleccionar coordinadores de actividades.

4. Elaborar las bases para la presentación de trabajos. Establecer los mecanismos para la preselección y hacer la selección final de los trabajos.

5. Enviar las cartas de invitación y de confirmación. Solicitar con antelación las ponencias y los trabajos, así como un breve curriculum vitae y una fotografía de los ponentes e invitados especiales.

6. Entregar las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y distribución.

7. Estructurar el programa social. Elaborar el programa de acompañantes.

8. Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas y programar acciones pendientes.

9. Mantener informado al comité organizador a través de reuniones periódicas.

Comité de finanzas

Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuidos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Dentro de las funciones de este comité están:

1. Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo. Buscar los recursos económicos que sean necesarios. Abrir las cuentas bancarias.

2. Mantener reuniones periódicas con el comité organizador. 3. Establecer las prioridades de los gastos. Efectuar los pagos. 4. Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.

Comité de apoyo y/o de servicios generales

Este comité debe prestar apoyo permanente al comité organizador en todo lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento. Entre sus principales funciones están:

1. Reservación del centro de convenciones. Montaje de los salones. 2. Alquiler del equipo de sonido.

3. Alquiler de todos los equipos audiovisuales. Grabación de los discursos. 4. Reproducción del material.

5. Disponibilidad de plataformas, andamios, tablones, etc. Organización y contratación del personal técnico. Alquiler de materiales.

Comité de promoción y relaciones públicas Diseño y elaboración del logotipo.

1. Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos, todo lo relacionado con impresos.

2. Promoción interna y externa.

3. Diseño y elaboración de las pancartas.

4. Diseño y compra de todo el material promocional. Planificación. y coordinación del protocolo. Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación.

5. Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los conferenciantes e invitados especiales. Redacción y/o revisión de los discursos de inauguración y clausura.

6. Seleccionar y adiestrar el personal especializado que trabajará durante el evento. 7. Coordinar la entrega del material de inscripción. Elaborar los instructivos.

8. Coordinar los actos de inauguración y clausura. Escoger los obsequios a repartir.

Comité de transporte

1. Coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre y marítimo. 2. Coordinar la llegada y salida de los delegados e invitados en los terminales.

3. Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.

Comité de seguridad

1. Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de los delegados y o participantes.

2. Vigilancia de las instalaciones y de los equipos hasta su reintegro a la empresa o a los prestatarios de los servicios.

3. Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios. 4. Coordinar los servicios de ambulancia y primeros auxilios.

Comité de recepción

1. Funciona como el anfitrión. Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes.

3. Brindar toda la información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados.

Comité de registro

1. Coordinar todo lo referente a la inscripción. Diseñar las planillas de inscripción. Entregar el material.

2. Suministrar información.

Comité de alojamiento

1. Seleccionar las diferentes alternativas de hospedaje. Contratar los servicios de alojamiento.

2. Distribuir las habitaciones.

3. Asignar habitaciones a los invitados especiales.

Comité de alimentos y bebidas

1. Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas: desayunos, almuerzos, cenas, refrigerio s, etc. Organizar los horarios.

2. Seleccionar el menú.

Comité de damas

1. Coordinar el programa de acompañantes.

2. Cooperar en la recepción y despedida de los invitados y participantes. 3. Solicitar obsequios y donaciones. Colaborar en la decoración.

4. Ayudar en la organización del programa social.

Organizadores profesionales de eventos

Según sea el tamaño del evento, no sólo en cantidad de personas sino también en cuanto a complejidad, se hace. Indispensable contratar los servicios de una empresa o una persona organizadora profesional de eventos que se encargará de la coordinación general del mismo.

La organización de eventos como profesión está reconocida mundialmente por distintas asociaciones. Entre las principales organizaciones de este tipo podemos mencionar la International Asociation Professional Congress Organizer (lAPCO) y la International Congress and Conferences Asociatíon (lCCA). En Venezuela existe la Asociación Venezolana de Organizadores de Congresos y Afines (AVOCA). A los organizadores profesionales se les denomina Professional Conferences Organizas (PCO), Organizadores Profesionales de Reuniones (OPR) o Meetings Plannen (MP) (en el Anexo Nº 3 de este libro se ofrece una lista de las principales asociaciones que operan en el sector).

Cuando un comité organizador solicita los servicios profesionales para la organización de su evento, es recomendable que se evalúen las diferentes alternativas de la oferta y que se escojan personas u empresas de reconocida trayectoria tanto en el ámbito nacional como internacional, o bien que pertenezcan a alguna de las asociaciones anteriormente mencionadas, ya que en los últimos años personas con vagos conocimientos en la materia se venden como expertos. La selección de la empresa responsable de la planificación gestión del evento es, sin ninguna duda, una tarea exigente que obliga a tomar en cuenta numerosos elementos o factores que tienen que ver con el éxito del mismo.

Por su parte, cuando se decide contratar para esas tareas a un organizador profesional, conviene tener presente que éste no puede ser cualquier profesional, ya que se requiere de una persona muy organizada y ordenada, eficiente, responsable, que posea también mucha imaginación, previsión, paciencia, flexibilidad, buen humor, cortesía, mucha energía, adaptabilidad, conocimiento de idiomas y condiciones físicas óptimas. No se puede olvidar que la organización y realización exitosa de un evento son una tarea altamente exigente tanto en el plano físico como en el psicológico.

El gráfico 1 muestra la estructura de actividades de la industria de los congresos. Como es fácil de ver, ella pone de relieve el carácter diferenciado de sus principales actividades y actores, lo que indica que se caracteriza por poseer un amplio esquema de división del trabajo. La importancia de las actividades, las funciones y el papel de los diferentes actores es variable, sin embargo todos deben confluir operacionalmente para poder garantizar el éxito de la reunión.

CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE

Selección de la fecha

La escogencia de la fecha a efectuar nuestro evento es de una importancia vital, en este sentido se debe tener en cuenta:

1. Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.

2. Evitar coincidencia de fechas con otras actividades similares o de la misma especialidad.

3. Cerciorarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales o regionales. Si coincide con las tradicionalmente utilizadas en el pasado, en caso de un evento que se repita.

5. Ventajas en cuanto a las temporadas turísticas: alta y baja.

6. Horario y frecuencia de los transportes (aviones, barcos, ferries, trenes, autobuses). 7. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta.

8. Si se trata de un evento de tipo académico deben examinarse las fechas que corresponden a los finales de trimestres o semestres universitarios, de aquellos centros a los que pertenecen personas que se desea invitar a participar, revisar también las fechas de los exámenes.

Selección del nombre

Escoger un nombre es de vital importancia: debe ser corto y llamativo pero también adecuado al objetivo que se persigue. Además, conviene ubicarlo en el contexto local, regional, nacional, internacional, por ejemplo: del Caribe, panamericano, mundial, etc.

Selección del lugar o sede

Escoger el lugar o sede del evento es muy importante y no debe ser decidido a la ligera o por simple gusto. El entorno físico puede facilitar o inhibir las actividades programadas. Al elegir dónde realizar nuestro evento, debemos tomar en consideración los siguientes aspectos:

1. El lugar geográfico (país, ciudad).

2. El lugar físico o las instalaciones donde se llevará a cabo: centro de convenciones, hoteles, instituciones educativas, agencias de festejos, instalaciones deportivas, etc. A estos fines se debe efectuar un análisis de las necesidades requeridas.

3. Facilidad de acceso al lugar y a las instalaciones. Facilidades de estacionamiento. 4. Comodidad para los usuarios.

5. Servicios que presta. 6. Los equipos que posee. 7. Los costos.

En la mayoría de los países cuando se decide hacer un evento se evalúan las diferentes alternativas de lugares donde hacerlo, hasta conseguir el sitio que preste todos los servicios y que se adapte a los requerimientos. En Venezuela, la mayoría de los eventos suelen realizarse en hoteles; en menor medida se hace uso de instalaciones universitarias o centros ad-hoc (como es el caso del Parque Central, en Caracas). Recientemente se inauguró el Palacio de Eventos ubicado en Maracaibo, estado Zulia, y desde hace aproximadamente tres años se encuentra operando una parte del Centro de Convenciones de la ciudad de Mérida.

Hay otros factores que son importantes señalar al momento de escoger una sede internacional, y surgen muchos interrogantes tales como: ¿Podrán todos los delegados e invitados obtener el visado?

Si se requiere de mucha promoción

¿Resulta accesible el sitio seleccionado para los medios de comunicación nacionales e internacionales?

¿Cuenta con los medios apropiados para la transmisión de noticias? ¿Recibirá el apoyo local que requiere?

La variedad en eventos y sus particularidades hace que la sede que es ideal para una reunión no lo sea para otra. No hay sede que sea perfecta para todo tipo de reuniones.

EL PROGRAMA

El diseño del programa

El diseño del programa es la base del evento. Si ha sido bien estructurado y cumple con los objetivos trazados, entonces nuestra reunión será un éxito; de no ser así, desafortunadamente no llenará las expectativas y puede provocar frustraciones o fracasos.

Corrientemente los eventos de mayor trascendencia comprenden tres tipos principales de sesiones, lo que da lugar a varios programas particulares:

1. Programa técnico o científico. Programa social. 2. Programa para acompañantes. Visitas técnicas. 3. Programa turístico.

La combinación equilibrada de estos elementos es de máxima importancia, siendo clave para garantizar el éxito de la reunión.

Programa técnico o científico

El diseño del programa técnico de un evento requiere de mucho conocimiento del tema, así como de una serie de componentes que da la experiencia. Diseñar un excelente programa, definir con precisión el tema básico del evento, escoger unos extraordinarios conferenciantes, determinar el número de sesiones, designando sus respectivos presidentes y moderadores, no son tareas fáciles.

El comité de programa tiene bajo su responsabilidad el diseño y la estructuración del mismo, por lo que debe de antemano conocer y estar muy claro en el objetivo principal, a fin de poder seleccionar los temas adecuados y cubrir las expectativas que tienen los participantes.

No existe una única definición del programa técnico ni un solo tipo de comité de programa. En función del objetivo del evento y de otras consideraciones importantes, son muchas las vías a través de las cuales se llega a la definición o formulación más adecuada de ese programa, así como a la conformación del comité que tendrá a su cargo las tareas contempladas. En todo caso, lo que sí es imprescindible es que las personas que integren el comité, en especial el

presidente del mismo y los moderadores y relatores, sean individuos que tengan autoridad profesional en su especialidad. Esto es muy importante porque a menudo es necesario dirigirse a personal experto, que puede o no ser miembro de la asociación que convoca el evento, solicitándole formalmente su colaboración profesional (ponencias, papers, comentarios por escrito, etc.) y esto se ve facilitado por la calidad y el reconocimiento académico o profesional de los miembros del comité.

Al estructurar y dar forma al programa conviene tener en cuenta los siguientes criterios: 1. Abarcar temas muy puntuales.

2. Las sesiones de trabajo no deben tener una duración superior a las dos horas y media o tres, con el consiguiente descanso.

3. Seleccionar buenos conferenciantes y excelentes moderadores.

4. Si el evento tiene una duración de cinco o más días, y sesiones previstas tanto en la mañana como en la tarde, es aconsejable dar medio día libre.

5. Se debe fijar el horario teniendo en cuenta las costumbres del lugar, así como las condiciones climatológicas.

6. Es muy importante el dinamismo que se le imprima al programa, cuando se trata de actividades muy largas, tanto en días como en horas, se recomienda alternar diferentes técnicas.

7. La puntualidad es muy importante, se debe comenzar a la hora estimada y se debe concluir, de igual manera, a la hora pautada.

8. Dejar libre el tiempo necesario para un descanso y poder tomar un refrigerio, hacer llamadas telefónicas o simplemente compartir.

9. Si se planifican actividades consecutivas o simultáneas, y hay que ir de una sala a la otra, se recomienda pautar el tiempo suficiente para el traslado.

10. No estructurar muchas sesiones simultáneas, ya que se crea confusión entre los delegados, se hace difícil escoger a cuál asistir (especialmente si todas las sesiones son muy interesantes). Después de los almuerzos las actividades deben ser muy dinámicas, preferiblemente interactivas.

11. Si la actividad dura varios días, no se debe programar la actuación de todos los conferenciantes "estrella" en un solo día y mucho menos en actividades simultáneas.

De igual modo conviene tener presente que la relación de intercambio entre los expositores y su audiencia es crítica para el aprendizaje de los conocimientos impartidos en el evento. En este sentido la Dra. Sara R. Torrence, experta en organización de eventos, cita, en su libro How to Run Seientifie and Ieehnieal Meetings, las siguientes estadísticas que indican el porcentaje diferencial de captación audiovisual de las personas, según el tipo de actividad que realizan al asistir a congresos, charlas o seminarios:

ACTIVIDAD % DE CAPTACION Oír solamente 10 Ver solamente 30 Oír y ver 50

Oír, ver y hablar 70 Oír, ver, hablar y hacer 90

Lo que esta información pone de relieve es que si los organizadores de eventos desean realmente que la audiencia aprenda, retenga información y actúe en función de lo que ha aprendido en la reunión es recomendable, entonces, combinar actividades cognoscitivas, no concentrándose en una o dos de ellas.

Las sesiones de apertura y clausura son muy importantes, razón por la cual siempre es conveniente organizarlas del modo más memorable posible. Por ello, a los fines de hacerlas impactantes no deben ser muy prolongadas, sino más bien cortas (de no más de dos horas de duración).

Se deben enviar las cartas de invitación a cada expositor, explicando con mucha claridad: 1. El tema sugerido a tratar.

2. La fecha, el lugar y la hora en que va a hacer la presentación. 3. Tiempo a utilizar.

4. Tipo de auditorio al que se va a dirigir. Términos en los cuales se hace la invitación.

Es también muy importante enviar el esquema preliminar del programa, así como indicar cuáles otros temas y ponentes se han seleccionado. También se debe informar cuáles organismos o asociaciones están auspiciando y patrocinando el evento.

Luego que los expositores y/o ponentes aceptan su participación se procede a enviar otra carta de confirmación, en la que se les informará de otros detalles, tales como si se requiere pasaporte, visa, vacunas o de algún permiso especial, también se les notificará la fecha límite para que envíe la ponencia o algún material que deba distribuirse. Igualmente, se le solicitará un breve curriculum vitae y fotografía si es necesario. Es útil y conveniente que el comité organizador mantenga una constante comunicación con los ponentes.

El invitado y/o ponente deberá solicitar, con antelación y por escrito, información sobre todos los requerimientos: equipos audiovisuales, transporte, alojamiento, alimentación, etc., para él y sus acompañantes. Deberá informar, además, si requiere algún tipo de seguridad.

Cuando el comité organizador asume el pago de los gastos de transporte y alojamiento de los ponentes, debe informarles con mucha claridad las condiciones de los mismos: lugar donde debe retirar los boletos y hotel en el cual· se hospedará; y si también se incluyen las comidas o bien se le van a entregar viáticos al llegar. En caso de honorarios profesionales: la cantidad a cancelar, en qué tipo de moneda y de qué manera se va a efectuar el pago.

El moderador

Es bastante frecuente que la función o papel del moderador, coordinador y/o presentador en los eventos, no se tome con la debida seriedad. De allí que muchas veces no se le da importancia a la formación profesional de la persona que se escoge, porque se tiene el mal concepto que cualquiera puede cumplir ese rol. En eventos de cierta envergadura se requiere que la persona sea un especialista en el tema que se va a tratar, que tenga buen timbre de voz, buena dicción, seguridad de sí mismo y sea una persona ecuánime. En reuniones pequeñas generalmente esa función la asume la misma persona que convoca. En muchos cursos el profesor puede actuar como moderador.

Las funciones del moderador son las siguientes: 1. Abrir la sesión.

2. Presentar a los ponentes.

3. Ceder la palabra a quien vaya a participar. Moderar el coloquio. 4. Invitar al receso y/o refrigerio.

5. Invitar a continuar las sesiones. 6. Cerrar la sesión.

Programa social

Las actividades sociales de quienes intervienen directamente en congresos, convenciones, seminarios, talleres, etc.; '0 de quienes los acompañan a estos eventos, han ido ganando importancia progresivamente, al punto de que su organización requiere de dedicación y esfuerzos especiales. Por esta razón las actividades sociales deben contemplarse en el presupuesto a objeto de garantizar su realización. En verdad, gran parte del éxito de los congresos, seminarios y jornadas dependen de una buena selección y organización del programa social. Éste está condicionado por el tipo de evento que se está organizando y el propósito principal es lograr integrar en las reuniones o actos previstos a todos los delegados y participantes, y a los acompañantes cuando los haya.

Esto contrasta con lo que ocurría en un pasado no tan remoto, cuando el programa social del evento se limitaba a un gesto de bienvenida, hospitalidad o reconocimiento público a los participantes, por ejemplo, una cena, un concierto, visitas a sitios históricos, etc. Por el contrario, hoy en día el programa social es parte integral del evento, y tiene gran valor e importancia, especialmente en lo relacionado con las relaciones interpersonales.

Para los responsables de elaborar el programa social son dos los factores clave a tener en cuenta: la duración del evento y el presupuesto de gastos. La influencia de la duración del evento se ejerce en dos sentidos: por una parte, mientras más prolongado sea éste, mayor será la necesidad de disponer de un amplio programa social, como condición para evitar fases prolongadas de inactividad, e incluso de franco aburrimiento, entre los participantes y acompañantes. Por otra parte, mientras más dure el evento mayores serán las exigencias de socialización de quienes asisten al mismo, razón por la cual un buen organizador siempre deberá estar atento para prever el tipo de actividad social o de distracción que permita satisfacer esas exigencias.

A su vez, la incidencia del factor presupuestario sobre el diseño del programa social es clara, ya que si los organizadores disponen de recursos financieros será mucho más 'fácil diversificar las actividades contempladas en ese programa. Por el contrario, un presupuesto muy austero limita fuertemente estas posibilidades. En el caso extremo, lo imperdonable sería no incluir en el presupuesto general del evento un mínimo de recursos para atender actividades de tanta importancia. Para evitar situaciones de este tipo, es muy corriente que el costo de los programas sociales sea incluido en el costo de inscripción del delegado, o bien, como se ha hecho cada vez más frecuente, que esos gastos sean patrocinados por una o varias empresas o instituciones.

Cualquier actividad del programa social, en especial la de bienvenida o clausura, sea un coctel de recepción, una cena de gala o una noche típica, debe ser organizada con mucha dedicación, pues conviene convertida en un evento grato que se recuerde por mucho tiempo.

Para cada reunión social a realizar se debe escoger el sitio más adecuado. Generalmente el brindis de bienvenida se suele hacer en el mismo lugar donde se desarrolla el evento o en el hotel donde se encuentren alojados la mayoría de los participantes. Otras actividades pueden ser programadas en otros lugares.

Al organizar el programa social se recomienda:

1. Escoger y reservar por escrito los salones, teatros, etc., con suficiente antelación. 2. Seleccionar el área para realizar los refrigerios. Enviar carta confirmando los servicios solicitados, así como los costos y forma de pago.

3. Operar de igual modo para la contratación de grupos musicales, cantantes, orquestas, etc.

4. Cercano al evento, enviar carta confirmando la hora exacta y el lugar, así como todos los servicios requeridos. Asegurar flexibilidad en los horarios.

5. Seleccionar adecuadamente las comidas y bebidas, y determinar el tipo de servicio que se requiere. Conocer las costumbres alimentarias de los invitados especiales y participantes.

6. Informar a los participantes sobre estas actividades, hora de comienzo y finalización y el tipo de vestuario que debe llevar.

7. Elaborar y repartir las invitaciones.

8. Elaborar y vender las entradas en caso de que no estén incluidas en la cuota de registro.

9. Cuidar con mucho esmero cada detalle en la organización de estos eventos.

Los tipos de eventos sociales más frecuentes son:

Recepción de bienvenida

Es un encuentro que, según el caso, puede ser informal y realizarse la víspera del evento, cuando ya están abiertas las inscripciones de los delegados, o bien el mismo día en que se inaugura e instala el evento. Su propósito es el de permitir a los participantes un primer contacto con el personal de secretaría, con los expositores y/o con los colegas participantes, en especial con quienes vienen del exterior. Ésta es una actividad de mucha utilidad cuando se trata de eventos internacionales, ya que ayuda al proceso de instalación de los participantes, permitiéndoles, de ser necesario, resolver problemas que pueden haber surgido con motivo del traslado al país sede. Casi siempre la recepción de bienvenida incluye un buffet o un coctel.

E l evento cultural

Se ha convertido en una actividad casi obligada en los eventos con una duración de tres a cuatro días. Cuando el evento es de carácter internacional y generalmente participan personas que hablan diferentes idiomas, conviene realizar una actividad que no implique ningún problema en este sentido, por ejemplo, un concierto, un ballet o un espectáculo musical. A los fines de reducir los costos conviene que los organizadores lleguen a acuerdos operativos con instituciones que, en el momento del evento, presenten este tipo de espectáculo. En este caso

es fácil conseguir descuentos importantes en los precios de las entradas, logrando que el espectáculo se presente con exclusividad a los participantes. Otro tipo de actividad cultural que goza de mucha popularidad es la apertura nocturna de un museo, convenida con los responsables de éste y con carácter de exclusividad para los participantes del evento.

Desayunos

Existen diferentes maneras de hacerlos, pueden ser tipo bujjet o servido especialmente. La decisión que se adopte dependerá de la cantidad de personas que van a asistir y la hora de la actividad programada después del desayuno.

Refrigerios

A media mañana y a mitad de la tarde se realiza un receso, se ofrece café, té y jugos en ambas ocasiones, con pásteles salados en la mañana y galletas o pasteles dulces en la tarde.

Almuerzos

Si hay dos horas o menos entre las sesiones de mañana y tarde y no existen suficientes restaurantes cercanos al sitio del evento para la cantidad de participantes, entonces lo más conveniente es contratar los almuerzos con casas especializadas. Naturalmente, el precio de los mismos deberá incluirse en la cuota de inscripción. Esto permite economías de costo y garantizar un mínimo de calidad en las comidas.

También encontramos la modalidad

almuerzo-conferencia

Suites de hospitalidad

Es común que las empresas contraten este servicio al hotel, bien por un día o por todos los que dure el evento, con el objetivo de invitar y atender a los delegados que les interesen o bien a sus clientes. Una desventaja de este tipo de actividad es que se corre el riesgo de no saber exactamente cuántas personas asistirán al mismo, ya que en ellos resulta sumamente difícil controlar la asistencia.

Programa de acompañantes

Como un complemento, y a menudo como una extensión del programa social, se lleva a cabo el llamado programa para acompañantes, el cual conlleva el diseño de un plan de actividades orientadas a hacer lo más grata posible la estancia de los familiares o amigos que suelen acompañar a quienes participan en los eventos. Con esto los organizadores del evento procuran reforzar el espíritu de grupo y mantener la solidaridad y cohesión entre los participantes. Algunas de las actividades contempladas en este tipo de programa tienen un carácter prácticamente exclusivo para estos acompañantes, pues tienen lugar en horas en las que el evento propiamente dicho se está realizando. Otras son compartidas con quienes tienen un interés puntual en el evento en sí.

La naturaleza de las actividades contempladas en el programa para acompañantes suele ser muy variada, sin embargo predominan las visitas guiadas a la ciudad donde se realiza el evento, o a sitios de interés histórico o turístico situados en lugares cercanos a la ciudad sede. También suelen incluirse visitas a museos, galerías, centros comerciales, teatros, espectáculos musicales o artísticos y restaurantes de comida típica.

En el caso de estas visitas, y con miras a evitar que se trate a los acompañantes como simples turistas, conviene organizar las excursiones teniendo siempre en cuenta:

1. El tiempo que se tarda en ir y regresar a los lugares seleccionados. 2. La duración de los paseos.

3. Se debe ser cuidadoso con todo lo relativo a la logística de estos paseos, en particular con los autobuses, conductores y guías.

4. Cuando asisten niños hay que planificar actividades relacionadas con su edad. 5. Analizar el promedio de las edades de los acompañantes para saber qué actividades se pueden programar. La nacionalidad, o si es un evento nacional conocer el estado del que proceden.

6. Tomar en cuenta si hay mayoría de mujeres o de hombres entre los participantes. 7. Solicitar por escrito la visita a los lugares previstos. Adquirir previamente las entradas.

8. Contratar salones y/o espacios si se requieren.

9. Enviar carta de confirmación indicando con exactitud la fecha, hora y la cantidad de personas que asistirán a esa actividad.

10. Determinar el tipo y cantidad de medios de transporte.

11. Designar el personal de guías de protocolo y turísticas que acompañarán a este grupo.

12. En el lugar del evento prever un salón en donde se registren, se les haga entrega del programa, puedan obtener información cada vez que lo requieran o bien puedan esperar al delegado.

13. Prever obsequios.

Visitas técnicas

En algunos eventos se organizan actividades de índole técnica relacionadas con el evento. Así, se planifican visitas a fábricas y/o establecimientos. Estas actividades suelen ser organizadas y financiadas por empresas.

Programa turístico

Dentro del marco del tema general que estamos tratando, el motivo turístico es un apéndice de la participación en el evento, por lo que se suele aprovechar esta oportunidad para planificar actividades de turismo en fecha previa o posterior al evento. Estos paseos son una excelente oportunidad para mostrar las bellezas naturales y la cultura del lugar a delegados e invitados, sitios de interés que muchas veces son desconocidos.

Se recomienda contratar los servicios de una agencia de viajes o una empresa especializada de turismo, para que se puedan planificar los tours con antelación y hacer las reservaciones de todos los servicios requeridos.

Se debe enviar a los delegados toda la información detalladla y con suficiente tiempo de anticipación, de manera que estén en capacidad de tomar la mejor decisión.

Capítulo III

Las cuatro fases de la organización

A. El espacio. El material impreso

B. La promoción. Los equipos

C. Los participantes. Preparación del ambiente

D. Los recursos humanos

Todos los congresos, simposios u otros eventos, por grandes o pequeños, sencillos o complejos que sean, deben organizarse con suficiente anticipación para poder garantizar su buen desarrollo. Como ocurre con casi todas las acciones humanas, el tiempo casi siempre es el factor enemigo, y por ello se impone una adecuada planificación de las diversas actividades