Memoria descriptiva llamado para licitación de la organización general del evento a desarrollarse durante Semana de Carnaval, en el Campus de Maldonado, los años 2016 y eventual 2017.
El principal objetivo es lograr el desarrollo y fortalecimiento del evento, y cumplir el objetivo de institucionalizar el mismo como fiesta tradicional y evento cultural del Departamento dentro del calendario país.
Otros alcances, tienen que ver con presentar espectáculos de gran calidad artística, y aprovechar la experiencia de terceros, en organizar fiestas de esta magnitud que tienen alta complejidad en su operativa.
Para el año 2016
La empresa que resulte adjudicataria, deberá encargarse de la Organización y Producción general del evento, a desarrollarse entre el 6 y el 14 de febrero de 2016 en el Campus de Maldonado; concretamente en las canchas de tenis y su entorno en la zona Este. (entrada por Martiniano Chiossi)
El evento tendrá LIBRE ACCESO, y contendrá shows musicales de primer nivel, parque de diversiones, stands de venta de distintos artículos y un sector con plaza de comidas.
ESCENARIO, SONIDO, AUDIO Y LUCES, SHOW
• La empresa que resulte adjudicataria, dispondrá de un escenario de gran escala (12 mts. de boca x 8 mts. de profundidad x 10 mts. de altura), techado con lona negra y cerrado a los costados (caja negra), con área de trabajo incorporada sobre el mismo. A ambos lados de la estructura se ubicarán dos torres metálicas para el colgado de los aparatos de sonido correspondientes. • Se instalarán en el escenario sistemas de sonido, audio y luces de última generación, y acorde a los requerimientos de los artistas que se presentarán, contando además con el personal técnico necesario, (en cantidad e idoneidad) para el normal desarrollo de los shows y mantener la dinámica del escenario.
• Se instalarán al costado o detrás del escenario carpas para el backstage, de manera que los artistas dispongan de un espacio privado y acondicionado antes y después de su actuación.
• La empresa dispondrá shows de cierre para al menos cinco noches de las nueve que durará el evento. Estos shows deberán pertenecer al Carnaval y/o canto popular Uruguayo y deberán ser consensuados con la Dirección General de Cultura y el Área de Promoción de la Cultura del Carnaval. El resto de la programación, será aportado por la Intendencia de Maldonado a través de la mencionada Área.
Promoción de la Cultura del Carnaval de la Dirección General de Cultura de la Intendencia de Maldonado, aunque rondará la hora 21, para culminar a las 02 aproximadamente.
• La zona de parque de diversiones, stands, y plaza de comidas podrá habilitarse al público desde las 18 horas cada día y permanecerá abierta hasta que culminen los espectáculos artísticos en el escenario.
PARQUE DE DIVERSIONES
• Se podrá instalar un parque de diversiones de juegos mecánicos, y una zona dedicada a inflables de gran porte. La empresa adjudicataria del evento será responsable ante la Intendencia de la explotación del parque. Siendo de responsabilidad de la misma contar con la documentación en regla, los trámites de rigor realizados, incluidos los necesarios seguros de responsabilidad civil.
• Se destinarán 1.000 (un mil) tickets sin cargo para los diferentes juegos del parque de diversiones, para que la Intendencia de Maldonado, distribuya de la manera que entienda conveniente en los Centros de Atención de verano y otras instituciones con fin social que la Intendencia estime pertinente.
PLAZA DE COMIDAS
• Se instalará una plaza de comidas con una oferta gastronómica básica y variada, incluyendo los rubros hamburguesas, chorizos, panchos, pizza, pastas, papas fritas, churros, helados, golosinas, y bebidas.
• La empresa adjudicataria del evento será responsable ante la Intendencia, de la explotación total de la plaza de comidas, o cada puesto de manera individual, tomando especial precaución en que,- quien brinde el servicio – cumpla con las normas vigentes y cuente con la documentación en regla. STANDS Y CARPAS EMPRESARIALES
• Se dispondrán hasta 100 (cien) stands y carpas para artesanos, expositores y empresas, cuya estética y medidas serán acordadas en su momento, según el espacio físico disponible.
• Las estructuras, mobiliario etc., será aportado por la empresa, que también será la responsable de su traslado, montaje y desmontaje.
• La Intendencia de Maldonado dispondrá de dos de esos stands, en forma gratuita, (en ubicación a acordar entre ambas partes), para brindar información o promocionar lo que crea pertinente.
• Se necesitará una importante campaña publicitaria a nivel local y regional, promocionando las distintas actividades, por lo que la empresa deberá presentar un plan de medios, con el detalle de las piezas a utilizar ya sea en TV, radio, prensa escrita o publicidad rodante.
• La empresa adjudicataria podrá comercializar publicidad para patrocinar el evento, ya sea instalando banners o cartelería y banderas dentro del predio y menciones locutadas en el escenario previo acuerdo con la Dirección General de Cultura y la Secretaría de comunicaciones quienes también podrá incluir en los mismos términos, los patronisantes que fueran gestionados por el Área de Promoción de la Cultura del Carnaval y la Dirección gral. de Cultura. No pudiendo realizar publicidad acerca de la venta de
tabaco.-SERVICIOS
• La empresa adjudicataria se hará cargo de la contratación de servicios higiénicos portátiles, (baños químicos), dispuestos en 15 baterías dentro del predio y en número de unidades necesarias en función del público asistente teniendo en cuenta de contar por lo menos con dos baterias de baños para personas con capacidades diferentes.
• También serán de su responsabilidad los servicios de vigilancia y seguridad (policía y seguridad privada), tanto durante las noches que hay actividad como en las horas en que el predio esté cerrado.
• El servicio de limpieza para mantener la correcta higiene y buen estado del predio será responsabilidad de la empresa, que dejará todo en impecables condiciones una vez terminado el evento y desmontadas todas las infraestructuras.
Para el año 2017
Se realizará la organización y producción general del evento, con similares características a las del 2016, aunque se acordarán oportunamente las fechas, los shows de cierre de cada jornada, etc..
La Intendencia de Maldonado aportará lo siguiente:
• Las instalaciones del Campus de Maldonado (sector canchas de tenis, estacionamiento Este y canchas de básquetbol al aire libre)
• Los shows de artistas locales y de Montevideo para completar la grilla, los que serán seleccionados por el Área de Promoción de la Cultura del Carnaval y la Dirección Gral. de Cultura.
de ceremonias.
• La energía eléctrica necesaria para toda la operativa; No incluye los materiales necesarios para la instalación, ni la conducción de energía desde la Sub Estación situada en el lado Norte del Estadio Domingo Burgueño, lo que deberá ser resuelto por la empresa
• La difusión del evento a través de todos los medios al alcance, haciendo énfasis en la actividad del escenario y promocionando la actuación de los distintos artistas.
• La presencia de un funcionario de la intendencia concretamente del Área de Promoción de la Cultura del Carnaval para que coordine los aspectos operativos con los distintos conjuntos y un funcionario del campus, mas precisamente un electricista que estará de guardia para subsanar cualquier eventualidad en las instalaciones propias; (Las instalaciones transitorias en toda la infraestructura, escenario, stands, plaza de comidas etc., serán responsabilidad de la empresa.)
Factores económicos:
La empresa adjudicataria entregará como contrapartida por el uso de las instalaciones del Campus Municipal el equivalente a $60.000 (sesenta mil pesos uruguayos), (en elementos y artículos deportivos, redes, pelotas, etc.) previo acuerdo con la Dirección General de Deportes.
La empresa asumirá todos los costos que impliquen los traslados y montajes de las estructuras y su posterior desmantelamiento.
Los contratos de los números artísticos de cierre convenidos serán de entera responsabilidad de la empresa, como los realizados por la intendencia serán de su responsabilidad.
Los técnicos, iluminadores, sonidistas, montajistas etc, serán seleccionados por la empresa, quien supervisará su accionar y abonará sus honorarios.
Los servicios de seguridad y limpieza son de entera responsabilidad de la empresa en todos los aspectos, pudiendo cumplir con los servicios por sí, o sub contratar con otras empresas.
La empresa deberá responder del pago ante AGADU (asociación general de autores del Uruguay), pudiendo gestionar exoneraciones o acordando el monto a pagar al organismo.
La intendencia no hará lugar a posibles reclamos surgidos por terceros, (ya sea particulares o empresas) por presuntos incumplimientos los que serán derivados a la empresa adjudicataria.
resueltos por la Intendencia de Maldonado en acuerdo con representantes de la empresa.
