Que es el Archivo Técnico de la COFETEL. Expediente Electrónico de la

Que es el Archivo Técnico de la COFETEL

Noviembre 2012

Expediente Electrónico

de la

Que es el Archivo Técnico de la COFETEL

• Es un Archivo de Trámite centralizado

• Se actualiza por las 4 Unidades Sustantivas

• Se divide en Archivo de Telecomunicaciones y de Radio y Televisión.

• Resguarda los expedientes de los Concesionaros y Permisionarios. • Contiene documentos como:

• Títulos de concesión

• Sesión de derechos o modificaciones de la concesión

• Poderes de los representantes legales • Información técnica de la red y equipos

del concesionario • Comprobantes de pago • Informes de la operación • Requerimientos de información • Sanciones • Etc.

Diagnóstico de la situación 2010

• Falta de información centralizada

respecto a el Concesionarios, Permisionarios (Operadores).

• Se cuenta con sistemas de información que funcionan de forma aislada: SIIAT, Pegasus, SIMAT, ADIT, etc.

• No se cuenta con infraestructura de TI

robusta.

• Falta de integridad de la información. • Proyectos de TI fallidos

• No se cuenta con procesos automatizadas para la funciones sustantivas.

• Se está desarrollando un proyecto de digitalización de expedientes técnicos. • Se cuenta con personal especializado

pero escéptico hacia los nuevos proyectos.

Competencia en la industria Calidad y Precio al usuario

Convergencia Disponibilidad _{continua del Cobertura}

servicio Diversidad de servicios Mayor gama de oferentes Mejores tecnologías Mejores tarifas Mejores estándares de calidad Acceso universal (ubicuidad) Integración eficiente de servicios Ciudadano

 INTEVO es el Modelo de Integral de Operación de COFETEL que optimiza el desempeño de los procesos sustantivos de la

Comisión, tanto para los usuarios externos como externos.

 Su nombre es producto de la conjunción de los dos conceptos rectores que le dan origen:



INTEVO

=

INTE

gración

EVO

lutiva

INTEVO es un programa resultante de la

planeación estratégica

Gestión del espectro Gestión de operadores Gestión de trámites y procesos Expediente electrónico Recaudación Control de obligaciones Información externa Prospectiva y Regulación Servicios a la Industria Supervisión y Verificación Radio y Televisión

Esquema de INTEVO

1. Mejorar el desempeño de los

procesos operativos de la COFETEL

2. Simplificar al usuario externo la

presentación y el seguimiento de sus trámites

3. Mantener un padrón de

operadores con información actualizada y confiable.

4. Maximizar la disponibilidad,

integridad y confiabilidad de la información operativa

relevante de la Comisión con apoyo del expediente

electrónico

Herramientas tecnológicas para INTEVO

 Sistema: CRM – TRM de SAP

 Flujos de trabajo

 Cuentas por cobrar

 Base de datos: Oracle

 Repositorio de expedientes y documentos:

Documentum

 Inscritos en el Cuadro General de Clasificación Archivística

Documentos en formato papel

 Autenticidad desde el punto de vista

jurídico es cuando existe certeza sobre la persona a quién se le atribuye haber elaborado el documento.

 La autenticidad desde el punto de vista de la diplomacia está determinada por las características y requisitos indispensables para las diferentes clases o tipos de documentos.

Digitalización en Cofetel

 Preparación

 Ordenación

 Digitalización

 Identificación del tipo documental

 Captura por documento

 Reintegración

 Revisión de calidad

 Puesta en producción _{El documento digitalizado}

Documentos firmados electrónicamente

La Firma electrónica avanzada (FIEL) es el conjunto de un certificado digital (*.cer), una lave pública (*.key) y una contraseña.

El proceso de firma digital de un documento debe comprobar la vigencia y no revocación de la FIEL, posteriormente generar una cadena de autenticidad (Hash) que integra el contenido del documento y la información del firmante.

La cadena de autenticidad se puede integrar en el documento o bien guardase en conjunto con el documento.

Expediente y documento electrónico

 El expediente electrónico ahora se encuentra en formato papel y formato electrónico (Expediente Híbrido).

 Los expedientes y sus documentos electrónicos deben estar inscritos en el Cuadro General de Clasificación Archivística provenientes de:

 Procesos y trámites automatizados.

 Proyecto de digitalización.

 El expedientes electrónicos se integra por documentos electrónicos que deben ser firmados electrónicamente para que tengan validez legal.

 Los expedientes electrónicos deben tener los mismos plazos de conservación que los de papel.

 Los expedientes electrónicos deben contener los correos electrónicos asociados a las funciones del personal de la Institución.

 Los documentos firmados electrónicamente se deben apegar en lo previsto en la Ley de Firma electrónica Avanzada.

¿Qué son los Trámites Electrónicos de COFETEL?

Aquellos trámites que se presentan de manera

presencial en la oficialía de partes de la

Comisión Federal de Telecomunicaciones

(COFETEL) y que

a partir de ahora se

podrán presentar de manera electrónica

a

través del portal:

http://e-cofetel.cft.gob.mx

.

Los interesados que deseen utilizar esta

alternativa tendrán que

contar con un

usuario y contraseña

, y el certificado de

firma electrónica avanzada

para firmar los

Beneficios



Flexibilidad

de mecanismos y disponibilidad permanente en internet

para realizar trámites y cumplir con las obligaciones



Reducción de costos

: evitando desplazamientos a las instalaciones

de la Cofetel



Simplificación

: para gestionar los trámites de manera más ágil



Seguridad

: contando con mecanismos de validación de firma

electrónica



Transparencia

: al tener información estandarizada para los regulados

Agilizar la presentación trámites a través del portal

http://e-cofetel.cft.gob.mx,

evitar traslados

a las instalaciones de la

Sistema de Gestión Documental (SGD)

Control Archivístico Control de Gestión Oficina Postal Electrónica Ser vic io W eb Administrador de contenidos Infomex Gestor de Casos Índice de Expedientes Reservados Aplicaciones sustantivas y administrativas que generan documentos de archivo • CP • CD • SI • RR • Otros CP: Correspondencia en papel CD: Correspondencia digital SI: Solicitudes de Información RR: Recursos de Revisión SGD Control Archivístico Control de Gestión Ser vic io W eb Administrador de contenidos SGD Aplicaciones sustantivas y administrativas que generan documentos de archivo Correo electrónico

Institución A

_{Sistemas Web}

Institución B

Fluj o de t rab aj o • CP • CD • SI • RR • Otros Fluj o de t rab aj o Consulta de Documentos Electrónicos

Conclusiones

 Es necesario que los archivistas se involucren en los proyectos de TI que manejan expediente electrónico.

 La aplicación paulatina de la Ley de Firma Electrónica Avanzada conlleva la creación y administración de documentos electrónicos.

 Los recursos normalmente se destinan a los

proyectos sustantivos donde está involucrado el expediente electrónico.

 La forma prevista para entrega - recepción de documentos electrónicos es mediante la

Interoperabilidad de los Sistemas de Control de Gestión

 A partir de 2013 no se emitirán facturas en formato papel, ¿Dónde se guardarán las facturas electrónicas?.