PLAN DE COMUNICACIONES

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ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN JOSE DEL GUAVIARE

PLAN DE

COMUNICACIONES

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO “MECI” SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION

COMPONENTE COMUNICACIÓN

ALCALDE: PEDRO JOSE ARENAS GARCIA OCTUBRE DE 2009

[La comunicación pública para la Alcaldía Municipal de San José del Guaviare, constituye una dimensión estratégica toda vez que permite plantear soluciones a las necesidades de divulgar sus actos administrativos, la gestión administrativa y proyectar su imagen a la Comunidad del Municipio, del Departamento y de la Nación. Formulado desde los elementos de: Comunicación Organizacional, Comunicación Informativa y Medios de Comunicación ]

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REPUBLICA DE COLOMBIA

ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN JOSÉ DEL GUAVIARE SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y DESARROLLO SOCIAL

---“TRANSFORMACION CON EQUIDAD”

ALCALDE MUNICIPAL SAN JOSE DEL GUAVIARE

Pedro José Arenas García

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

Norbelly Restrepo Vásquez

COORDINADOR DEL PLAN DE COMUNICACIONES

Nelson Mejía Castro

San José del Guaviare 2009

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---“TRANSFORMACION CON EQUIDAD” 1. INTRODUCCION

La comunicación pública para la Alcaldía Municipal de San José del Guaviare, constituye una dimensión estratégica toda vez que permite plantear soluciones a las necesidades de divulgar sus actos administrativos, la gestión de la entidad y proyectar su imagen a la Comunidad del Municipio, del Departamento y de la Nación. La comunicación fluida y transparente mejora el que hacer institucional, combate la corrupción, facilita la participación ciudadana y el control social como mecanismos que contribuyen al diseño y mejora continua de la entidad.

El componente comunicación pública del subsistema control de gestión, presenta los siguientes tres elementos:

1. Comunicación Organizacional 2. Comunicación informativa 3. Medios de comunicación.

A través del componente de Comunicación Pública, que se apoya en los sistemas de información adoptados, se gestiona estratégicamente la información institucional para mantener informados, motivados y entusiasmados a los servidores públicos para que contribuyan con su trabajo al logro de los objetivos corporativos y a la realización de sus anhelos personales y profesionales.

Mediante modelos de comunicación específicos se promueve la comunicación para hacer realidad la Cultura Organizacional definida desde el primer Subsistema, tendiente a generar identidad, sentido de pertenencia y efectividad en el trabajo, al compartir la visión institucional y alinear estratégicamente los esfuerzos individuales.

Así mismo, en el campo externo se promueve la buena imagen institucional destinada a generar confianza ciudadana, utilizando la información objetiva generada por los procesos. Esto se materializa en procesos y actos de rendición de cuentas que permiten interactuar con la comunidad y responder por la misión encomendada de velar por el buen uso de los recursos públicos del Municipio de San José del Guaviare.

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2. DEFINICIONES.

2.1. Comunicación: es el intercambio de ideas, pensamientos y sentimientos entre dos o más personas. Es un proceso bidireccional, mediante el cual dos personas –como mínimo- comparten una misma información, transmitida y recibida a través de un mensaje.

2.2. Informar: Es transmitir ideas en un solo sentido, es decir, de manera unidireccional. El emisor transmite un mensaje al receptor, sin esperar reacción o respuesta, no es la comunicación pero hace parte de ella.

2.3. Comunicar: Es un proceso mediante el cual una persona se pone en contacto con otra, intercambiando ideas, de una manera bidireccional. El emisor transmite el mensaje al receptor y recibe su respuesta, en un intercambio constante de papeles, cada uno adopta el papel de emisor cuando se expresa y el de receptor cuando recibe la respuesta de su interlocutor.

2.4. Comunicación Descendente: Su principal utilidad es la emisión de directrices de un superior a sus colaboradores. Esta ayuda a clarificar políticas metas etc. Se realiza a través de informes, memorandos, instructivos, reglamentos, manuales de organización, periódicos, gacetas, revistas internas, folletos, diagramas, videos. Esta información le da sentido de dirección al trabajo, orienta a los empleados, suministra datos importantes y ayuda a resolver dudas. Es el enlace entre los distintos niveles jerárquicos de la estructura formal.

2.5. Comunicación Ascendente: Este tipo de comunicación suministra a la administración la retroalimentación de los colaboradores. Establece un camino de oportunidad para recibir sugerencias, quejas, opiniones, etc. Por medio de ella se puede conocer el clima organizacional y es muy valiosa para integrar a los trabajadores con la Alta Dirección. Se realiza a través de programas de sugerencias, encuestas, procedimientos de seguimiento a PQRS, dialogo, entrevistas y reuniones de grupos.

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2.6. Comunicación Horizontal: Es la comunicación que se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico. Es una comunicación muy útil para la integración de los grupos de trabajo, para la socialización necesaria entre las personas y para hacer eficiente el trabajo de los grupos y equipos laborales. La mayoría de los mensajes que transmitan generalmente en forma horizontal tienen por objetivo la integración y la coordinación.

3. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación en las Entidades Públicas tiene la dimensión estratégica, al ser el factor que hace posible que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes, en tanto involucre todos los niveles y procesos de la organización.

La interacción comunicativa es inherente al suministro de información oportuna y necesaria dentro de las entidades, para facilitar el desarrollo de los procesos y las actividades; garantizar la circulación suficiente y transparente de la información hacia las diferentes partes interesadas; y promover la participación ciudadana, la rendición de cuentas a la ciudadanía y el control social como mecanismos que permiten reorientar el quehacer institucional.

El componente de Comunicación Pública se fundamenta en tres elementos:

 Comunicación Organizacional.

 Comunicación Informativa.

 Medios de Comunicación.

3.1. Comunicación Organizacional: Herramienta de la comunicación que permite orientar la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad pública para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca la misión de la Alcaldía Municipal de San José del Guaviare. Este elemento debe convocar a los servidores públicos en torno a una imagen de identidad

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corporativa que comprenda una gestión ética, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como facilitadores ejecutores de lo público, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión a través del quehacer comunicativo.

3.2. Comunicación Informativa: Garantiza la divulgación de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés (Entidades, proveedores, Presidencia de la República, Ministerios, Contralorías General de la Nación, Ciudadanía en general). La comunicación informativa debe garantizar que efectivamente las prácticas de interacción de la entidad con las partes interesadas y la ciudadanía estén enfocadas a la construcción de lo público y a la generación de confianza, mediante la definición de políticas de comunicación y la formulación de parámetros que orienten el manejo de la información.

3.3. Medios de Comunicación: Herramientas de la comunicación utilizadas por la entidad para garantizar la divulgación, circulación amplia, oportuna, veraz y focalizada de la información, hacia los diferentes grupos de interés. A partir de la definición de políticas en materia de Comunicación Organizacional e Informativa, la entidad establece los mecanismos internos y externos para socializar la información generada.

4. NECESIDAD DE IMPLEMENTAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN EN LA ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN JOSE DEL GUAVIARE

El tema de la comunicación organizacional es para la administración municipal un tema inexplorado, pues la información se centra básicamente en los Secretarios de Despacho, y en algunos grupos cerrados, por tanto se hace necesario crear un plan de comunicación que permita tener informados a todos los servidores públicos y a todas las partes interesadas de la gestión municipal. A continuación se definen las políticas sobre las cuales se regirá el presente Plan de Comunicaciones.

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5. POLITICA PAR LA COMUNICACIÓN CON LOS SERVIDORES PUBLICOS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL:

5.1. La política que se ejecutará con las siguientes estrategias:

 Realización de Concejos de Gobierno.

 Comités de Coordinación de Control Interno.

 Reuniones periódicas con todos los funcionarios de la Administración Municipal.

 Memorandos, circulares y oficios.

 Socialización de conferencias, talleres y revistas de gestión pública.

 Socialización de la gestión realizada.

6. ASPECTOS GENERALES PARA EL MANEJO DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

6.1. Políticas de Comunicación Interna

 La Comunicación Organizacional de programas radiales, es fundamentalmente descendente, es decir, de la Dirección hacia los servidores, los intermediarios en este flujo de información son los Secretarios de Despacho y Jefes de Dependencia.

 Los secretarios de Despacho y Profesionales encargados de planes y/o programas son promulgadores de información, para los servidores que dependen de ellos.

 Con el propósito de aplicar una comunicación participativa, los Secretarios de despacho se reúnen periódicamente con el Alcalde, con lo cual toda la entidad se involucra en la toma de decisiones, esta comunicación se facilita a través de los grupos primarios.

 Entre dependencias, la comunicación es horizontal, todas están a un mismo nivel, con el propósito de lograr una coordinación afectiva y por tanto el cumplimiento de la misión, objetivos y metas de la Alcaldía.

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---“TRANSFORMACION CON EQUIDAD” 6.2. Políticas de la Comunicación por Procesos

 La comunicación entre los procesos se relaciona directamente con la interrelación de los mismos, la cual se aprecia en las caracterizaciones de los mismos.

 El flujo de comunicación se da entre todos los procesos, ya que gracias a la estructura del MECI, ningún proceso trabaja de manera individual.

 La comunicación desde los procesos es de tipo integral, donde la información promulgada a través de diversos medios buscando la uniformidad en la planeación, coordinación y dirección. Es una comunicación donde la participación y retroalimentación son elementos fundamentales.

 Desde los procesos misionales la comunicación es de tipo funcional y estratégico.

Funcional, ya que es un flujo de información que tiene un objetivo práctico permitiendo a la entidad cumplir con su misión.

Estratégica, ya que comprende a toda la entidad y fija lineamientos para que la información divulgada sea oportuna y veraz.

 Los procesos de apoyo acompañan a los demás procesos, por tal razón la comunicación se propaga a todos y es de tipo cooperativa, ya que promueve la solución de problemas con el objetivo de facilitar y mejorar la ejecución de las tareas misionales y/o cotidianas de la entidad.

 El proceso de evaluación se comunica enfocado a la mejora, por tal razón es un intercambio de información para corregir o prevenir situaciones que puedan afectar el desempaño de la Alcaldía. En este flujo influye también la retroalimentación.

5. ASPECTOS GENERALES PARA EL MANEJO DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA

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 La Alcaldía Municipal de San José del Guaviare a nivel externo maneja su información en flujos de comunicación de doble sentido, con el objetivo de que prevalezca la retroalimentación entre la entidad y su entorno. Por medio del proceso Comunicaciones y el de Sistema de Gestión Documental, se maneja diverso medios de comunicación que suministran información veraz y oportuna.

 La información de la entidad hacia su entorno se desarrolla en tres escenarios:

1. Comunicación con el ciudadano.

2. Comunicación con entidades del estado local, regional y nacional. 3. Comunicación con la ciudadanía en general.

La comunicación entre la entidad y el ciudadano debe ser bidireccional, la Alcaldía Municipal de San José del Guaviare a través del procedimiento de seguimiento a PQRS, recibe la información del ciudadano, específicamente la relacionada con peticiones, quejas, reclamos y sugerencias asegurando que dichas solicitudes sean contestadas. Los tiempos establecidos por la entidad para responder las solicitudes se presentan a continuación:

1. Peticiones: 15 días hábiles

2. Peticiones de información y Documentos: 10 Días hábiles 3. Quejas y Reclamos: 15 días hábiles

4. Consultas: 30 días hábiles

5. Entrega de copias o certificaciones de expedientes: 3 días hábiles

En caso de que no sea posible responder dentro de los términos, se le debe indicar al solicitante el motivo por el cual se retraso la respuesta y la fecha específica en que se producirá la contestación.

6. PLAN DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Para llevar a cabo las tareas de comunicación, divulgación y circulación de la información hacia los grupos de interés, se utilizarán los siguientes medios o piezas comunicacionales de manera permanente.

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---“TRANSFORMACION CON EQUIDAD” 6.1. MEDIOS EXTERNOS

Informes de Gestión: Anualmente se presentará ante la comunidad un documento que recopile la gestión de la vigencia fiscal, será fácil comprensión y de amplia difusión en el Municipio de San José del Guaviare.

Boletines de Prensa: Es una pieza con contenido noticioso y periodístico, que soportan el trabajo de los diferentes medios masivos (prensa, radio, televisión, pagina Web, perifoneo). Sirven de multiplicadores de imagen palabra, comentario y texto de las tareas de la alcaldía Municipal de San José del Guaviare. Estos boletines se envían por correo electrónico, fax o personalmente a los periodistas o comunicadores.

Rueda de prensa: Convocatorias a medios de comunicación para informar de manera oficial a través del vocero oficial, un suceso de suma importancia para los grupos de interés. Terminada la exposición se lleva a cabo una ronda de preguntas por parte de los periodistas, con el fin de ampliar el contenido del anuncio.

Pagina web: Es el medio interactivo de comunicaciones, a través del cual se pueden dar a conocer todos los proyectos, programas, servicios, trámites y la gestión que la Alcaldía Municipal de San José del Guaviare lleva a cabo; al tiempo que permite tener información actualizada y ampliada sobre todo lo relacionado con la entidad.

6.2. MEDIOS INTERNOS

Correo Electrónico: Es un medio electrónico ágil y masivo, el cual se utiliza para interactuar de manera oportuna en el desarrollo de las actividades de la entidad.

Chat Interno: Medio de comunicación electrónico inmediato, el cual permite entablar conversaciones escritas o de audio en tiempo real, este será única y exclusivamente utilizado para adelantar conversaciones constructivas en beneficio de la entidad.

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Carteleras: Es un sistema de información permanente que se ubica en lugares estratégicos de las oficinas de la Alcaldía municipal de San José del Guaviare, con el ánimo de resaltar aspectos claves para la entidad.

Señalización: Para una mejor ubicación de la ciudadanía en las instalaciones de la Alcaldía se identificarán cada una de las dependencias de la Administración Municipal.

Mapa de ubicación: Se instalará en cada uno de los pisos de la Alcaldía municipal un mapa de ubicación que contendrá cada una de las dependencias de la Administración municipal. De esta forma se orientará el ciudadano a la oficina que desea que le presten un servicio o se le brinde alguna información respectiva.

Carnetización de los funcionarios: Para mejorar la prestación de los servicios, elevar la imagen corporativa y que la ciudadanía conozca los funcionarios por su nombre y cargo se exigirá a los funcionarios el porte del carné institucional.

Estructura Organizacional: Para que la comunidad esté informada de cómo funciona la Alcaldía Municipal se publicará el Organigrama de la Alcaldía Municipal de San José del Guaviare.

Publicación del Direccionamiento Estratégico: En pendones Institucionales se publicará la misión, visión, la política de calidad, los objetivos de calidad.

Buzón de Sugerencias: Instalación del Buzón de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias con el propósito de conocer las inquietudes y expectativas de la comunidad. En aras de establecer el mejoramiento continúo en la Alcaldía Municipal de San José del Guaviare, la cual será revisado los primeros cinco días de cada mes, siguiendo las instrucciones

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definidas en el procedimiento definido como seguimiento a Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias.

7. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACION

El Representante Legal (Alcalde Municipal) será la única persona responsable de brindar información de la gestión municipal y de los asuntos inherentes al ejercicio de la función pública local, en su defecto por su ausencia lo hará el Secretario Administrativo y Desarrollo Social.

En ningún caso los funcionarios podrán comunicar e informar situaciones que no sean de competencia, a menos que sea por autorización escrita del Alcalde Municipal.

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ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN JOSE DEL GUAVIARE

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COMUNICACIONES

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PEDRO JOSÉ ARENAS GARCÍA