CONTENIDO
pág.
CARACTERIZACION DEL PROCESO _________________________________ 3
1.1.
Nombre del proceso _______________________________________ 3
1.2.
Nivel del proceso __________________________________________ 3
1.3.
Normatividad: _____________________________________________ 3
2. OBJETIVO ___________________________________________________ 3
3. ALCANCE ____________________________________________________ 4
3.1.
Desde ___________________________________________________ 4
3.2.
Hasta ____________________________________________________ 4
4. CARGO RESPONSABLE ________________________________________ 4
4.1.
Responsable ______________________________________________ 4
4.2.
Participantes _____________________________________________ 4
5. DIAGRAMA DE BLOQUE _______________________________________ 5
6. PRODUCTO __________________________________________________ 5
6.1.
INTERACCIONES __________________________________________ 6
6.2.
Criterios de calidad del producto/servicio ______________________ 8
6.3.
Control del Producto No Conforme ___________________________ 8
7. RECURSOS __________________________________________________ 8
7.1.
Recursos Monetarios _______________________________________ 8
7.2.
Recursos Físicos __________________________________________ 8
7.3.
Recursos Humanos ________________________________________ 8
8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL _________________________________ 8
9. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO ________________________________ 11
10.
PARAMETROS DE CONTROL DE REGISTROS __________________ 17
11.
DEFINICIONES _____________________________________________ 19
11.1.
Crédito _________________________________________________ 19
11.2.
Convenio ________________________________________________ 19
11.3.
Proyecto ________________________________________________ 19
11.4.
Presupuesto _____________________________________________ 19
11.5.
Ajustes _________________________________________________ 19
11.6.
Centro de Costos _________________________________________ 20
11.7.
Factura _________________________________________________ 20
CARACTERIZACION DEL PROCESO
1.1.
Nombre del proceso
Gestión Financiera.
1.2.
Nivel del proceso
Apoyo
1.3.
Normatividad:
TIPO DE
NORMA
NÚMERO
FECHA DE
ENTRADA
EN
VIGENCIA
DENOMINACIÓ
N DE LA
NORMA
ARTÍCULO
APLICACIÓN
ESPECÍFICA
REGLAMENT
O INTERNO
DE TRABAJO
1998
REGLAMENTO
LABORAL
CÓDIGO
CONTABLE
1993
ESTATUTO
GENERAL DE LA
CONTABILIDAD
EN
C
OLOMBIA
DECRETO
2649
ESTATUTO
TRIBUTARIO
ARTICULO
772,
773
NTC ISO
9001
2008
Norma
Técnica
Colombiana
5.1,6.1,7.5.1,8.3.
8.4 8.5,4.2.3,
4.2.4
2. OBJETIVO
Gestionar, Administrar y controlar eficientemente los recursos necesarios a fin
de proveer a las diferentes unidades con el objetivo de lograr las metas
institucionales.
3. ALCANCE
3.1.
Desde
Gestión de los recursos
3.2.
Hasta
La utilización de los recursos
4. CARGO RESPONSABLE
4.1.
Responsable
Vicerrector Administrativo y Financiero
4.2.
Participantes
5. DIAGRAMA DE BLOQUE
6. PRODUCTO
Ejecución Presupuestal (ingresos y pagos) y Estados Financieros
ELABORAR PRESUPUESTO APROBAR EL PRESUPUESTO EJECUTAR EL PRESUPUESTO RECEPCIONAR FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO . REALIZAR FACTURACIÓN Y REGISTRO GESTIONAR CARTERA REALIZAR LOS REGISTROS CONTABLES
EFECTUAR PAGOS ELABORAR INFORME
RETROALIMENTA R EL SISTEMA
6.1.
INTERACCIONES
ENTRADA PROCES O SALIDA PROCESO, SUBPROCESO Y/O PROVEEDOR EMISORRESPONSABLE INFORMACIÓN MEDIO
PROCESO Y/O SUBPROCESO RECEPTOR INFORMACIÓN RESPONSABL E MEDIO Admisiones y Registro Coordinadora de admisiones Consignacione s de formularios y certificados, habilitaciones, validaciones, supletorios VICERR ECTO RIA ADM INIST RATIVA Y F INANC IERA Admisiones y Registro Informe consolidado de los ingresos Vi c e rre c to r a d m in is tr a ti v o y f in a n c ie ro Escrito Gestión del Talento Humano Coordinadora de Personal y Sicóloga Reportes de Nomina, Reportes de liquidación de prestaciones sociales, Plan de formación y capacitación Gestión del Talento Humano Aprobacione s Escrito Planeación Estratégica Coordinación de planeación Políticas y Directrices para elaborar el Plan Estratégico de la Unidad Planeación Estratégica Plan Estratégico de Unidad Evaluación de la gestión CMI Escrito Administración y mejoramiento del SGC Directora de Calidad y Control Interno Informe de Evaluación de Control Interno Evaluación de Control Interno Acciones propuestas eficaces frente a las no conformidades Escrito Informe consolidado de auditoría de calidad, informe Plan de
ENTRADA PROCES O SALIDA PROCESO, SUBPROCESO Y/O PROVEEDOR EMISOR
RESPONSABLE INFORMACIÓN MEDIO
PROCESO Y/O SUBPROCESO RECEPTOR INFORMACIÓN RESPONSABL E MEDIO de auditoría de calidad mejoramiento y avances del plan de mejoramiento Documentos vigentes del sistema de Gestión de la Calidad Solicitudes de ajuste documental Bienestar y Proyección Social Coordinadora de Bienestar y Proyección Social Programa de Bienestar y Proyección Social Bienestar Institucional y Proyección Social Aprobación Escrito Comunicacione s Coordinadora de Comunicacion es Programació n de publicidad, eventos y publicacione s Comunicacion es Aprobacione s Escrito Correspondencia y Archivo Coordinadora de Recursos Físicos Correspondenci a y documentos Archivo y Correspondencia Correspondenci a y documentos Escrito Proveedores Proveedor Cotizaciones,
facturas Magnétic o ò impreso Recursos físicos Cotizaciones, facturas recibidas Escrito Gestión de Recursos Físicos Coordinadora de Recursos Físicos novedades de inventarios de bienes muebles y presupuesto de compras Gestión de Recursos Físicos Aprobación de las compras Escrito o magnétic o
6.2.
Criterios de calidad del producto/servicio
Buena presentación, Información clara y precisa, Oportunidad en la entrega.
Estados financieros
6.3.
Control del Producto No Conforme
Se aplica según subproceso para control del producto o servicio no conforme.
7. RECURSOS
7.1.
Recursos Monetarios
Presupuesto definido anualmente.
7.2.
Recursos Físicos
Papelería, equipos de oficina, útiles de oficina, instalaciones, sistema de
comunicación, equipos de cómputo, internet, redes.
7.3.
Recursos Humanos
Vicerrector Administrativo y Financiero, contadora, tesorera y auxiliar de cartera y
secretaria.
8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL
9. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO
PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA
REGISTRO NOMBRE CÓDIGO H ELABORAR PRESUPUESTO RECTOR, VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANICERO, CONTADORA, COORDINADORA DE RECURSOS FÍSICOS
1. CONSULTAR EL HISTÓRICO COMO REFERENTE
2. ELABORAR EL PROYECTO DEL PRESUPUESTO
3. PRESENTAR EL PRESUPUESTO AL COMITÉ FINANICERO PARA ANALISIS Y AJUSTES NECESARIOS.
4. ENVIAR AL CONSEJO SUPERIOR EL
PRESUPUESTO PARA SU CONOCIMIENTO Y ANALISIS. PROYECTO DE PRESUPUE STO RSC H TRAMITAR LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO RECTOR
1. CITAR AL CONSEJO SUPERIOR
2. PRESENTAR AL CONSEJO SUPERIOR EL PRESUPUESTO PROYECTADOPARA SU APROBACIÓN.
V/A
APROBAR EL PRESUPUESTO
1. ANALIZAR EL PRESUPUESTO PROYECTADO 2. PLANTEAR POSIBLES RECOMENDACIONES 3. SOLICITAR AJUSTES EN CASO DE SER NECESARIO
4. APROBAR PREUPUESTO 5. EMITIR ACTA DE APROBACIÓN.
ACTA DE APROBACI ÓN R.S.C. CONSEJO SUPERIOR
PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA REGISTRO NOMBRE CÓDIGO H EJECUTAR Y HACER SEGUIMIENTO AL PRESUPUESTO VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR
1. RECIBIR ACTA DE APROBACION DEL PRESUPUESTO. 2. VERIFICAR GASTOS DE LAS UNIDADES.
3. SE APRUEBAN LOS GASTOS SEGÚN LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS
4. SE MONITOREA MENSUALMENTE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO
5. VERIFICAR QUE LA SITUACIÓN DE LOS RECURSOS REFLEJE LA DISPONIBILIDAD DE LOS RECAUDOS Y
GARANTICEN EL FUNCIONAMIENTO DE LA INSTITUCIÓN.
6 AJUSTAR EL PRESUPUESTO CUANDO SEA NECESARIO
H RECEPCIONAR FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO VICERRECTOR ADMINISTATIVO Y FINANCIERO
1. RECIBIR Y REVISAR FACTURAS, CUENTAS DE COBRO, NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES.
2. VERIFICAR QUE TODAS LAS FACTURAS, CUENTAS DE COBRO, TENGAN EL VISTO BUENO DE LA RESPECTIVA UNIDAD.
3. AUTORIZAR LA FACTURA O CUENTA DE COBRO PARA LA PROGRAMACIÓN DEL PAGO.
4. DETERMINAR LA PROGRAMACIÓN DE PAGOS, TENIENDO EN CUENTA LA PROYECCIÓN DE INGRESOS MENSUALES Y EL VENCIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LEY, PROVEEDORES CON DESCUENTOS POR PRONTO PAGO.
6. REGISTRAR LOS COMPROBANTES EN LA BASE DE DATOS Y ELABORAR RELACIÓN PARA REMITIR A LA UNIDAD FINANCIERA CUENTAS POR PAGAR RSC RELACIÓN DE PAGOS RSC
PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA REGISTRO NOMBRE CÓDIGO H REALIZAR FACTURACIÓN Y REGISTRO COORDINADORA DE CARTERA
1. REALIZAR EL PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA EN EL NUEVO APLICATIVO CON TRES COPIAS. TENIENDO EN CUENTA LA FORMA DE PAGO QUE VA A REALIZAR EL ESTUDIANTE, COMO SON: CONVENIOS, DESCUENTOS, CRÉDITO Y EFECTIVO.
2. ENTREGAR LIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA AL ESTUDIANTE Y DARLE LAS INDICACIONES RESPECTIVAS PARA QUE REALICE EL PAGO
3. PRESENTAR AL ESTUDIANTE CUANDO REQUIERE DE UN CRÉDITO LAS OPCIONES CON LAS CUALES SE TIENE CONVENIO, COMO SON COOPERATIVA COMUNA E ICETEX.
4. REVISAR AL ESTUDIANTE LOS DESPRENDIBLES DE LA LIQUIDACIÓN CON EL SELLO DEL BANCO, Y VERIFICAR EL PAGO CON LO FACTURADO EN EL NUEVO APLICATIVO.
5. FIRMAR LAS DOS COPIAS, AUTORIZANDO LA MATRICULA
ORDEN DE
MATRÍCULA RCS
H GESTIONAR CARTERA COORDINADOR DE
CARTERA
1. COSULTAR MENSUALMENTE LA CARTERA DE LOS ESTUDIANTES.
2. REALIZAR LLAMADAS T ELÉFONICAS A LOS ESTUDIANTES QUE TIENEN CRÉDITO CON LA INSTITUCIÓN, HACER SEGUIMIENTO AL PAGO, SI ESTE NO SE REALIZA, LLAMAR AL CODEUDOR.
3. REGISTRAR LOS COMPROMISOS CON EL DEUDOR.
4. ENVÍAR CARTA DE COBRO AL ESTUDIANTE, EN CASO DE QUE EL INCUMPLIMIENTO PERSISTA, Y HACER EL BLOQUEO COMERCIAL CON PROCRÉDITO A TRAVÉS DE LA PÁGINA DE FENALCO ANTIOQUIA Y EN ÚLTIMA INSTANCIA, SE LLEVA A COBRO JURÍDICO CON FENALCOBRA.
CUENTAS
PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA REGISTRO NOMBRE CÓDIGO H REALIZAR LOS REGISTROS CONTABLES CONTADORA
1. RECIBIR LOS DOCUMENTOS DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y REVISAR QUE LAS DEDUCCIONES DE LEY ESTÉN ACORDES A LO ESTIPULADO, QUE LAS FACTURAS CUMPLAN CON LOS REQUISITOS
ESTABLECIDOS POR LA LEGISLACIÓN TRIBUTARIA Y QUE ESTE BIEN DILIGENCIADO.
2. CLASIFICAR LA INFORMACIÓN PARA REALIZAR LAS CAUSACIONES CONTABLES Y DEVOLVER PARA ACLARAR LAS INCONSISTENCIAS ENCONTRADAS.
3. REALIZAR CUENTA DE COBRO A LOS TERCEROS QUE TIENEN COMPROMISOS PENDIENTES CON LA INSTITUCIÓN Y DE IGUAL MANERA A LAS ENTIDADES CON LAS CUALES SE TIENE CONVENIO.
DOCUMENT OS
CONTABLES RSC
H
EFECTUAR PAGOS
ASISTENTE CONTABLE1 ELABORAR COMPROBANTE DE PAGO
2 ANUNCIAR LOS PAGOS
3 HACER FIRMAR COMPROBANTE DE PAGO Y ENTREGAR CHEQUE.
4. ENTREGAR CERTIFICADOS A PROVEEDORES DE RETEFUENTE, AL INICIO DE LA VIGENCIA A LOS
TÉRMINOS DE LEY.
PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA REGISTRO NOMBRE CÓDIGO V
ELABORAR INFORME
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR1 PREPARAR Y PRESENTAR MENSUALMENTE UN INFORME SOBRE LA SITUACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS, DETERMINANDO EL EXCEDENTE O DÉFICIT DEL PERÍODO.
2 .ELABORAR ANUALMENTE INFORME DE RECURSOS DONDE SE REFLEJE CUENTAS POR PAGAR
CONSTITUIDAS, RECURSOS NO EJECUTADOS Y SALDOS DEL PERIODO. V
EVALUAR LA
GESTIÓN DEL
PROCESO
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR1. VERIFICAR QUE EL INFORME ESTÉ ELABORADO DE MANERA LÓGICA Y SECUENCIAL..
2. VERIFICAR LA VERACIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS DATOS REPORTADOS Y QUE GUARDEN RELACIÓN CON EL OBJETIVO DEL PROCESO Y EL PLAN ESTRATÉGICO DE UNIDAD
3. VERIFICAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO CON EL CRITERIO DE CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEFINIDOS EN LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO NUMERAL 1.6.1 Y CONFRONTAR CON EL INDICADOR DE CALIDAD.
4. SI HAY CONFORMIDAD DEJAR LA ANOTACIÓN EN LA VERIFICACIÓN DE CRITERIOS DE CALIDAD. SI SE PRESENTA NO CONFORMES, DILIGENCIAR EL REGISTRO DE CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME, EL CUAL SERÁ LIBERADO UNA VEZ SE SUBSANE LA SITUACIÓN.
5. APROBAR EL INFORME CON SU FIRMA SI ES CONFORME, EN CASO CONTRARIO DILIGENCIARA EL FORMATO DE CONTROL DEL PRODUCTO Y/O/SERVICIO NO CONFORME.
MEMORAND O O CORREO ELECTRÓNI CO RSC ACCIÓN DE MEJORA RSC
PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA REGISTRO NOMBRE CÓDIGO H
RETROALIMENTAR
EL SISTEMA
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y CONTADOR1. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLICITAR LOS AJUSTES A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
2. DOCUMENTAR E IMPLEMENTAR LAS ACCIONES
COREECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA PERTINENTES SEGÚN EL SUBPROCESO ACCIONES DE MEJORA,
CORRECTIVA O PREVENTIVA MEMORAND O O CORREO ELECTRÓNI CO RSC ACCIONES DE MEJORA, CORRECTIV A O PREVENTIV A RSC
10. PARAMETROS DE CONTROL DE REGISTROS
IDENTIFICACIÓN 1 2 3 4 5
NOMBRE CÓDIGO RESPONSABLE
DE ARCHIVAR MEDIO ACCESO /UBICACIÓN CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL ORDEN DE MATRÍCULA RSC ADMISIONES Y REGISTRO HOJA DE VIDA ESTUDIANTE ADMISIONES Y REGISTRO INDEFINIADMENTE REGISTRO DE
LLAMADAS R.S.C CARTERA CARPETA CARTERA UN AÑO RECICLAJE
DOCUMENTOS CONTABLES
R.S.C CONTABILIDAD CARPETA CONTABILIDAD INDEFINIDOS
PRESUPUESTO APROBADO R.S.C VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA CARPETA ARCHIVO DE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DOS AÑOS
ACTA DEL CONSEJO SUPERIOR
R.S.C
SECRETARIA GENERAL CARPETA SECRETARÍA
GENERAL INDEFINIDAMENTE CUENTAS POR PAGAR
R.S.C
CONTABILIDAD CARPETA ARCHIVO DE CONTABILIDAD
DOS AÑOS RELACIÓN DE PAGOS
R.S.C
CONTABILIDAD CARPETA
CMI PE-F2 COORDINADORA DE
