CORRECTIVA: PREVENTIVAS:

(1)

Dirección de Contralorías Internas en Delegaciones "B"

Contraloría Interna en la Delegación Benito Juárez

CUENTA POR LIQUIDAR CETIFICADA NÚMERO 02 CD 03 103220, TRAMITADA Y PAGADA, SIN CONTAR CON LA FACTURA DEL PROVEEDOR DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS, ASÍ COMO DEFICIENCIAS EN LOS CONTROLES INTERNOS QUE OPERAN EN LA DIRECCIÓN DE FINANZAS.

De la revisión efectuada a la información proporcionada por la Dirección General de Administración de la Delegación Benito Juárez, la cual consistió en el soporte documental que acreditará el ejercicio presupuesta! de la partida 2461 "Material eléctrico y electrónico" del capítulo 2000, por el importe de $28,551,956.36, que radicó en las Cuentas por Liquidar Certificadas por el importe referido, se detectó que la Cuenta por Liquidar Certificada número 02 CD 03 103220, de fecha 31 de diciembre de 2013, en la cual aparece al final de la hoja 1, dos importes relacionados con cargo a la referida partida presupuesta! por el importe total de $216,867.85 (Doscientos dieciséis mil, ochocientos sesenta y siete pesos 85/100 M.N.), ésta no cuenta con la póliza que acredite el reoistro contable. \.el formato denominado "Disoonibilidad

CORRECTIVA:

La Dirección General de Administración, dentro de los cuarenta y cinco días hábiles otorgados para la atención de la observación, deberá presentar el original y copia de la Póliza de Cheque número 002186, expedida para el pago de la Cuenta por Liquidar Certificada número 02 CD 03 103220, así-como el original de la factura número 001519, del proveedor Ferretería Portales S.A. de C.V., para su cotejo; a efecto de constatar la fecha en que fue recepcionada por el Almacén General de la Delegación Benito Juárez.

PREVENTIVAS:

La Dirección General de Administración, deberá instruir al Director de Finanzas, Subdirector de Recursos Financieros y Subdirector de Programación y Ffresupuesto, a efecto de realizar las siguientes

González Porcayo

Contra/ora Interna

(2)

Contraloría General del Distrito Federal

Dirección General de Contralorías Internas en Delegaciones Dirección de Contralorías Internas en Delegaciones "B"

Contraloría Interna en la Delegación Benito Juárez

Presupuesta! 2013 para Elaboración de Cuenta por Liquidar Certificada", el formato para solicitar a la "Subdirección de Programación y Presupuesto la validación y autorización de la clave y disponibilidad presupuesta! para el trámite de pago", debidamente firmados por los servidores públicos responsables; el formato denominado "Contrarecibo"

y facturas que acrediten el ejercicio del gasto efectuado.

Derivado de lo anterior, mediante el oficio número CG/CIBJ/JUDAOA"A"/2734-9/2014, de fecha 10 de noviembre de 2014, girado a la Jefa de Unidad Departamental de Control, Evaluación y Seguimiento, servidora pública designada por el Director General de Administración para la atención de la Auditoría, la Contraloría Interna solicitó remitiera la documentación soporte que acreditara el pago de la Cuenta por Liquidar Certificada número 02 CD 03 103220, de fecha 31 de diciembre de 2013, que a continuación se indica:

1.- Póliza de registro contable

2.- Formato denominado "Disponibilidad Presupuesta! 2013 para Elaboración de Cuenta por Liquidar Certificada",

EZ

• Dar estricto cumplimiento a los procedimientos denominados

"Trámite y elaboración de Cuenta por Liquidar Certificada (CLC)" y "Recepción de bienes en almacén", a efecto de evitar emitir pagos que no cuenten con la suficiencia presupuesta! autorizada por el área responsable, con la factura debidamente sellada y autorizada por el Almacén General de la Delegación Benito Juárez, que pueden repercutir en daños al Erario del Distrito Federal.

• Establecer los mecanismos de control y superv1s1on que garanticen que las Cuentas por Liquidar Certificadas, cuenten con la factura emitida por el proveedor para su pago, debidamente sellada por el Almacén General de la Delegación Benito Juárez para su trámite, así como que los formatos de los controles internos establecidos, se encuentren debidamente elaborados, revisados y autorizados con las firmas de los servidores públicos responsables de los mismos.

3.- Formato para solicitar a la "Subdirección de Programación y Con el objetivo de que la Delegación Benito Juárez, cumpla con los Presupuesto la validación y autorización de la clave y disponibilidad ordenamientos jurídicos mencionados y con los términos señalados presupuesta! para el trámite de dentro de los "Li eami ntos Generales para las Intervenciones de la

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Administrativa

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(3)

Dirección de Contralorías Internas en Delegaciones "B"

4.- Formato denominado "Contrarecibo"

5.- Facturas

En respuesta mediante el oficio número JUDCES/287/2014, de fecha 25 de noviembre del año en curso, remitió el original del oficio número DF/0998/14 de la misma fec~a. mediante el cual el Director de Finanzas, remitió el formato denominado "Disponibilidad Presupuesta! 2013 para Elaboración de Cuenta por Liquidar Certificada".

De la revisión efectuada al formato remitido, se observó que este tiene fecha de elaboración 25 de marzo de 2014, lo cual resulta incoherente ya que de la denominación del formato, se entiende que éste corresponde al control interno mediante el cual la Jefatura de Unidad Departamental de Control Presupuesta!, autoriza la disponibilidad presupuesta! para proceder a la elaboración de la Cuenta por Liquidar Certificada, la cual cuenta con fecha de elaborada el día 31 de diciembre de 2014.

Sin embargo, se observó que no fue enviado el total de la información solicitada, por lo que esta Contraloría Interna emitió el oficio número CG/CIBJ/JUDAOA"A"/2734-14/2014, de fecha 28 de noviembre de 2014, girado a la Jefa de Unidad Departamental de Control, Evaluación y uimiento de la Dirección general de Administración, mediante el cual

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Director de Finanzas/

Contraloría General del Distrito Federal", publicados el 09 de junio de 201 O, en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, se solicita que a más tardar, en la fecha pactada para la solventación del presente reporte, la cual no debe ser mayor a 45 días hábiles, contados a partir de la fecha de la firma del presente, se remita a esta Contraloría Interna, copia de la evidencia documental que acredite cuales son los mecanismos implementados para la operación y actualización de los controles internos establecidos.

Administrativa

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se reiteró la solicitud de la siguiente información:

1.- Póliza de registro contable

2.- Formato para solicitar a la "Subdirección de Programación y Presupuesto la validación y autorización de la clave y disponibilidad presupuesta! para el trámite de pago",

3.- Formato denominado "Contrarecibo"

4.- Facturas

En cuanto al Formato denominado "Disponibilidad Presupuesta! 2013 para Elaboración de Cuenta por Liquidar Certificada", informar el por que fue elaborado con fecha del 25 de marzo de 2014, ya que para proceder a la elaboración de la Cuenta por liquidar Certificada requería de la disponibilidad presupuesta!.

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En atención al requerimiento de información, mediante el oficio número JUDCES/308/2014, de fecha 02 de diciembre de 2014, la JUD. de Control, Evaluación y Seguimiento, remitió el oficio número DF/1022/14, del Director de Finanzas, a través del cual envía copia certificada del soporte documental de la Cuenta por Liquidar Certificada número 02 CD 03 103220, la cual se conforma de la póliza No. 3220; el formato de la Subdirección de Programación y Presupuesto la validación y autorización ¹

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de la clave y disponibilidad presupuesta! para el trámite de pago; el cheque número 002186; la factura número 001519, expedida por el proveedor Ferretería Portales S.A. de C.V., nota de remisión número 009732 y copia del contrato número DGA/R-165-003/2013, para la Adquisición de Material Electrónico.

De la revisión efectuada a la información mencionada se observó que la factura número 001519, de fecha 09 de enero de 2014, cuenta con sello de Recibido del Almacén General de la Delegación Benito Juárez, el día 24 de octubre de 2014 y el cheque número 0021864 por el importe de

$216,867.85, es de fecha de 31 de diciembre de 2014, por lo que se presume que el pago al proveedor Ferretería Portales S.A. de C.V., se efectuó sin contar con la factura correspondiente.

No se omite mencionar que de acuerdo con lo dispuesto en la Cláusula Cuarta del Contrato número DGA/R-165-003/2013, los bienes fueron entregados en el Almacén General, así mismo, en la Cláusula Tercera del referido contrato, se indica que "Las partes convienen en que el importe de los bienes materia del presente contrato será liquidado a

"el Proveedor", dentro de los 20 (veinte) días naturales posteriores a la fecha de aceptación de la factura (s), debidamente requisitada (s).

Lic. Guillermo González Lq

Director de Finanzas

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Dirección General de Contralorías Internas en Delegaciones Dirección de Contralorías Internas en Delegaciones "B"

Derivado de lo indicado en las cláusulas señaladas, la recepción de los bienes, así como el pago se debió sujetar al procedimiento denominado

"RECEPCIÓN DE BIENES EN ALMACEN", mismo que establece:

Actividad 11, SI CUMPLIO, entrega factura sellada con datos del almacén y documentación al proveedor, para firma y trámite del pago.

Actividad 12.- El proveedor recibe documentación y tramita pago ante finanzas.

Así mismo el Procedimiento "TRÁMITE Y ELABORACIÓN DE CUENTA POR LIQUIDAR CERTIFICADA", en el apartado de POLÍTICAS Y/0 NORMAS DE OPERACIÓN, establece que:

Las cuentas por liquidar certificadas (CLC), deberán tener suficiencia presupuesta/ autorizada por la Subdirección de Programación y Presupuesto, y contar con la documentación soporte.

Actividad 1.- Solicita por escrito la elaboración de la C.L.C.

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De acuerdo a la fecha de recepción que se indica en la factura demuestra que la Cuenta por Liquidar Certificada, fue tramitada y pagada sin contar con la factura referida y en consecuencia tampoco se cumplió con las actividades y políticas establecidas en los procedimientos denominados

"RECEPCIÓN DE BIENES EN ALMACEN" y "TRÁMITE Y ELABORACIÓN DE CUENTA POR LIQUIDAR CERTIFICADA".

Las observaciones mencionadas infringen lo dispuesto en el artículo 44 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal, que indica: Los titulares de las Unidades Responsables del Gasto y los servidores públicos encargados de su administración adscritos a la misma Unidad Responsable del Gasto, serán los responsables del manejo y aplicación de los recursos, del cumplimiento de los calendarios presupuestales autorizados, metas y de las vertientes de gasto contenidas en el presupuesto autorizado; de que se cumplan las disposiciones legales vigentes para el ejercicio del gasto; de que /os compromisos sean efectivamente devengados, comprobados y justificados¡ de la guarda y custodia de los documentos que los soportan¡ de llevar un estricto control de los medios de identificación electrónica y de llevar el registro de sus operaciones conforme a las disposiciones aplicables en la materia, con sujeción a los capítulos, conceptos y partidas del clasificador por objeto del gasto que expida la Secretaría.

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del artículo 1 de esta Ley, así como que contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas aprobados en el Presupuesto de Egresos.

La Secretaría emitirá las reglas de carácter general para los procedimientos del ejercicio presupuesta!, con apego a lo dispuesto en esta Ley.

Así como, lo dispuesto en la Circular CG/0015/2013, de fecha 10 de diciembre del 2013, que establece que los compromisos deberán estar debidamente justificados, devengados y soportados.

Dentro de la misma revisión a la información proporcionada por la Dirección General de Administración, se detectó que las Cuentas por Liquidar Certificadas, tienen errores como es el caso de la Cuenta por Liquidas Certificada número 02 CD 03 102401, que indica como referencia la factura 809 S-033, debiendo decir 1809 S-033.

En cuanto a los formatos para "solici~ar a la Subdirección de Programación y Presupuesto la Validación y Autorización de la clave y Disponibilidad Presupuesta! para el Trámite de Pago", estos en su mayoría carecen de las firmas de los servidores públicos responsables de la fiscalización, revisión y visto bueno; respecto del formato denominado

"Disponibilidad Presupuesta! 2013 para Elaboración de Cuenta por Liauidar Certificada", también carecen de las firmas de quien élaboró,

Director de FinanzaS~'

Administrativa

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solicitó la elaboración de la CLC's y revisó. Los contrarecibos, del mismo modo, presentan errores en la información que se asienta en los mismos al indicar un número de factura que no corresponde.

Lo anterior, pone en evidencia que los controles internos que operan en la Dirección de Finanzas, no proporcionan una seguridad en la elaboración de la información lo cual provoca que los informes generados que son remitidos a las instancias normativas no cumplan con los objetivos para lo que fueron diseñados, incumpliendo los preceptos establecidos en el artículo 11 del "Acuerdo por el que se establecen /os Lineamientos Generales de Control Interno para la Administración Pública del Distrito Federal", publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 9 de abril de 2007, mismo que estipula que el Control Interno "Es un proceso llevado a cabo por la Administración Pública: Titulares, Órganos de Gobierno y el resto del personal cualquiera que sea su naturaleza laboral, y está diseñado para proporcionar una seguridad razonable en el logro de sus objetivos, dentro de las siguientes categorías:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones

• Confiabilidad de los informes operativos

• Cumplimiento de las disposiciones legales

• Protección de los bienes gubernamentales"

'-Subdirección de Auditoría

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J ,, Contraloría General del Distrito Federal

Dirección General de Contralorías Internas en Delegaciones Dirección de Contralorías Internas en Delegaciones "B"

De acuerdo con lo indicado en el Manual Administrativo de la Delegación Benito Juárez vigente, la Dirección General de Administración, tiene establecida las funciones de "Administrar los recursos, humanos, materiales y financieros del Órgano Político-Administrativo, conforme a las políticas, lineamientos, criterios y normas establecidas por la Oficialía Mayor y la Secretaría de Finanzas", "Supervisar el cierre del ejercicio anual del Órgano Político-Administrativo, así como determinar el contenido del informe para la elaboración de la Cuenta Pública y someterlo a consideración del titular del Órgano Político-Administrativo" y Autorizar y supervisar el registro de las erogaciones realizadas, clasificándolas por objeto de gasto y por Unidad Administrativa de responsabilidad; a la Dirección de Finanzas "Autorizar los movimientos presupuesta/es requeridos que permitan el adecuado ejercicio de los recursos asignados"

y "Dirigir los trabajos del Cierre Presupuesta/ y Financiero para la Cuenta Pública y el registro de las operaciones contables y financieras"; a la Subdirección de Recursos Financieros "Vigilar que los registros de las operaciones contables, se realicen con la oportunidad necesaria con el propósito de emitir los estados financieros de la Delegación" y "Emitir lineamientos para el adecuado archivo de la documentación comprobatoria que se genera en las transacciones"; a la Jefatura de Unidad Departamental de Contabilidad "Elaborar cuentas por liquidar certificadas afecten el aasto de la De/eaación con carao al Prt:>c:unm:u::tn ;~c:irrn;~rln

González Porcayo

Contra/ora Interna

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autorizado"; a la Subdirección de Programación y Presupuesto

"Supervisar la verificación de la documentación comprobatoria y justificaría del ejercicio presupuesta/"; a la Jefatura de Unidad Departamental de Control Presupuesta! "Implementar Jos mecanismos de control para revisión y verificación de la documentación comprobatoria y justificatoria del Ejercicio Presupuesta/", "Registrar los contratos que

originan el presupuesto comprometido".

CAUSA:

Incumplimientos en las funciones desarrolladas por los servidores públicos involucrados en el proceso de la administración, cumplimiento, supervisión y vigilancia del manejo de los recursos presupuestales asignados a la Delegación Benito Juárez, de conformidad con lo dispuesto en la Normatividad aplicable vigente y el Manual Administrativo de la Delegación Benito Juárez vigente.

Lic. Guillermo González Lq

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EFECTO:

., ¡ Contraloría General del Distrito Federal

1

Dirección General de Contralorías Internas en Delegaciones

1 Dirección de Contralorías Internas en Delegaciones "B"

Falta de coordinación y supervisión por parte de los servidores públicos de la Dirección General de Administración, tiene como consecuencia que se realicen actividades sin apego a las disposiciones contenidas en la normatividad aplicable y disposiciones emitidas por las áreas centrales normativas, provocando deficiencias en la información y en consecuencia se efectúen pagos que no cumplan con las disposiciones establecidas que puedan repercutir en daños al Erario del Distrito Federal.

Los incumplimientos normativos, podrían ser motivo de responsabilidad administrativa, de acuerdo a lo que se estipula en el artículo 47, fracción XXII de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, misma que señala que "Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones, para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deben ser observadas en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, y cuyo incumplimiento dará lugar al procedimiento y a las sanciones que correspondan, sin perjuicio de sus derechos laborales, así como de las normas específicas que al respecto rijan en el servicio de las fuerzas armadas":

XXII. Abstenerse de cualquier acto u omisión que implique incumplimiento de cualquier disposición jurídica relacionada con el servicio público.

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FUNDAMENTO LEGAL:

Dirección de Contralorías Internas en Delegaciones "B"

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, artículo 4 7, fracciones 1, XX y XXII.

Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal, artículo 44.

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos Generales de Control Interno para la Administración Pública del Distrito Federal, artículo 11.

Manual Administrativo de la Delegación Benito Juárez vigente, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 20 de mayo de 2010, respecto de las funciones de la Dirección General de Administración, Dirección de Finanzas, Subdirección de Recursos Financieros y la Subdirección de Programación y Presupuesto.

Circular SFDF/SE/3409/2013, de fecha 10 de octubre de 2013, emitida por la Secretaría de Finanzas del D.F.

Lic. Guillermo González L

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