PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE PLANIFICACIÓN DE LA DEMANDA Y GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA FRUVER OFERTAS
CHRISTIAN FELIPE PAVA HURTADO
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C.
2014
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE PLANIFICACIÓN DE LA DEMANDA Y GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA FRUVER OFERTAS
CHRISTIAN FELIPE PAVA HURTADO
Trabajo de Grado
DIRECTOR:
ING. RAFAEL SANDINO N.
Ingeniero Industrial
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C.
2014
Quiero agradecer a Dios por iluminarme el camino durante toda la realización de este proceso y formarme como persona.
Gracias:
El apoyo del director del trabajo de grado Rafael Sandino, quien me brindó sus conocimientos y fue una guía excepcional.
La gerente de Fruver Ofertas Omaira Ardila, le agradezco por abrirme un espacio en la empresa y por brindarme tantos conocimientos y oportunidades.
A mi familia por apoyarme en todo momento y tener fe en las metas que se están cumpliendo. Gracias mamá, papá, abuela y quiero recordar la memoria de mi abuelo, porque siempre me quiso ver como ingeniero, espero que lo pueda hacer desde el cielo.
Gracias a mi hija Emma Sofía por ser el motor de mi vida y mi polo a tierra.
A todas las personas que estuvieron acompañándome en general en este proceso, gracias.
Christian Felipe
4
TABLA DE CONTENIDO
pag.
1. INTRODUCCIÓN ...9
2. OBJETIVOS ... 10
2.1. OBJETIVO GENERAL ... 10
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 10
3. ANTECEDENTES ... 11
3.1. DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO ... 11
3.2. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS ... 13
4. DIAGNÓSTICO ... 15
4.1. DESCRIPCIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO ... 15
4.1.1. Planificación de la demanda ... 17
4.1.2. Compras ... 19
4.1.3. Almacenamiento de productos e insumos ... 20
4.1.4. Gestión de inventarios ... 21
4.1.5. Operaciones ... 24
4.1.6. Almacenamiento de producto terminado ... 24
4.1.7. Alistamiento de pedidos ... 25
4.1.8. Servicio al cliente ... 25
4.2. INFORME ENTREVISTAS PROCESOS DE APROVISIONAMIENTO ... 25
4.2.1. Gerente ... 26
4.2.2. Administrador ... 28
4.2.3. Personal de apoyo ... 30
4.3. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS ... 31
4.4. PRUEBA PILOTO FLUJO DE PRODUCTO ... 32
4.4.1. Problemática 1: Daño de producto (merma conocida) ... 34
4.4.2. Problemática 2: Disminución de ventas por producto desabastecido .. 35
5
4.4.3. Problemática 3: Pérdida de productos abastecidos por Zarzales por
falta de comunicación y especificaciones ... 38
4.4.4. Problemática 4: Bajos resultados de ventas de nuevos productos ... 39
4.4.5. Problemática 5: Faltantes por diferencias de inventarios (merma desconocida) ... 39
4.4.6. Problemática 6: Disminución de ingresos por variación de las cantidades embaladas en las bolsas ... 41
4.4.7. Problemática 7: Descuadres de inventario por códigos de ventas desactualizados ... 42
4.4.8. Problemática 8: Error de registro ventas... 43
4.5. PRIORIZACIÓN FACTORES CRÍTICOS ... 44
4.6. FACTORES CRÍTICOS OBJETO DE ESTUDIO ... 45
5. ANÁLISIS CAUSALES DE LAS PROBLEMÁTICAS ... 46
5.1. ANÁLISIS ENTREVISTAS ... 47
5.1.1. Planificación de la demanda ... 47
5.1.2. Gestión de inventarios ... 48
5.2. MÉTODO 5W´S Y UN H DE LOS PROCESOS DE APROVISIONAMIENTO .... 49
5.3. DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO ... 55
5.4. ANÁLISIS DE LAS CAUSAS ... 58
5.5. PRIORIZACIÓN DE LAS CAUSAS ... 62
5.6. PLANTEAMIENTO DE LAS BASES PARA LA SOLUCIÓN ... 63
5.6.1. Planificación de la demanda ... 64
5.6.2. Gestión de inventarios ... 64
6. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LA DEMANDA ... 65
6.1. SISTEMA DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN ... 65
6.2. METODOLOGÍA PARA PRONOSTICAR LA DEMANDA... 67
6.2.1. Descripción de la herramienta ... 67
6.2.2. Proyecciones ABC ... 70
6.2.3. Procedimiento de aplicación de la metodología ... 74
6.3. ESTANDARIZACIÓN DEL PROCESO ... 78
6.3.1. Flujo de información ... 78
6
6.3.2. Proceso actual y propuesto ... 78
6.4. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN ... 80
6.4.1. Recursos y Personal ... 80
6.4.2. Herramienta, capacitación y seguimiento de la metodología ... 80
7. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS ... 82
7.1. PROPUESTA MODELO DE INVENTARIO ... 82
7.1.1. Productos Abastecidos por centros de consumo ... 83
7.1.2. Productos Abastecidos por Zarzales ... 84
7.2. SISTEMA DE REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DE INVENTARIOS ... 84
7.3. METODOLOGÍA DE REGISTRO Y CONTROL ... 86
7.4. PROPUESTA EN EL PROCESO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS ACTUAL .. 87
7.5. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN ... 88
7.5.1. Actividades propuestas ... 88
7.5.2. Recursos y personal ... 89
8. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA... 90
9. EVALUACIÓN FINACIERA ... 91
9.1. BENEFICIOS ESPERADOS DE LA PROPUESTA ... 91
9.1.1. Beneficios Cuantitativos ... 91
9.1.2. Beneficios Cualitativos ... 92
9.2. COSTOS DE LA PROPUESTA ... 93
9.2.1. Herramienta y capacitación ... 93
9.2.2. Registro ... 93
9.3. ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD ... 95
10. CONCLUSIONES ... 98
11. RECOMENDACIONES ... 99
12. BIBLIOGRAFÍA ... 100
13. ANEXOS ... 101
7
LISTA DE FIGURAS
pag.
Figura 1. Ventas Fruver Ofertas y Zarzales 2013 ... 12
Figura 2. Productos Fruver Ofertas ... 13
Figura 3. Cadena de Abastecimiento de Fruver Ofertas ... 16
Figura 4. Flujo de procesos de planificación de la demanda ... 18
Figura 5. Almacenamiento de Producto ... 20
Figura 6. Diagrama control de inventarios Pos & Touch ... 22
Figura 7. Flujo de procesos de la Gestión de Inventarios ... 23
Figura 8. Almacenamiento de Producto terminado ... 25
Figura 9. Productos no abastecidos para la demanda ... 37
Figura 10. Diagrama causa y efecto faltantes por diferencias de inventarios ... 56
Figura 11. Diagrama causa y efecto pérdidas por falta de comunicación con Zarzales .... 57
Figura 12. Diagrama causa y efecto pérdida de producto por daño ... 58
Figura 13. Clasificación de productos ABC ... 60
Figura 14. Propuesta del procedimiento de levantamiento de información de las ventas . 66 Figura 15. Ventas semanales del producto A en el periodo diciembre 2013-marzo 2014 . 70 Figura 16. Ventas semanales del producto B en el periodo diciembre 2013-marzo 2014 71 Figura 17. Ventas semanales del producto C en el periodo diciembre 2013-marzo 2014 73 Figura 18. Procedimiento para pronosticar los productos tipo A ... 75
Figura 19. Procedimiento para pronosticar los productos tipo B ... 76
Figura 20. Procedimiento para pronosticar los productos tipo C ... 77
Figura 21. Flujo de la información de la demanda ... 78
Figura 22. Diagrama de flujo del proceso de planificación de la demanda actual y propuesto ... 79
Figura 23. Operaciones propuestas en el proceso de gestión de inventarios... 87
Figura 24. Propuesta de mejoramiento del proceso de gestión de inventarios ... 88
Figura 25. Diagrama de Gantt de la implementación de la propuesta ... 90
Figura 26. Impresora y lector de código de barras ... 94
Figura 27. Ventas Fruver Ofertas ... 116
Figura 28. Tabla de ingresos ... 117
Figura 29. Calculo de proyecciones con el menor error ... 118
Figura 30. Estacionalidades B ... 118
Figura 31. Pronóstico de productos seleccionados ... 119
Figura 32. Modelo de Inventario productos ABC ... 126
8
LISTA DE TABLAS
pag.
Tabla 1 . Portafolio de productos Fruver Ofertas ... 14
Tabla 2. Factores críticos de los procesos de planificación de la demanda y gestión de inventarios. ... 31
Tabla 3. Clasificación de los productos ABC ... 33
Tabla 4. Merma... 34
Tabla 5. Información encuesta servicio al cliente ... 36
Tabla 6. Movimientos esperados productos abastecidos por Zarzales ... 38
Tabla 7. Movimientos productos abastecidos por Zarzales ... 38
Tabla 8. Movimientos nuevos productos ... 39
Tabla 9. Diferencias de Inventario - Pérdida de producto ... 40
Tabla 10. Diferencias de gramajes ... 41
Tabla 11. Códigos desactualizados ... 42
Tabla 12. Error de registro de ventas... 43
Tabla 13. Puntaje selección de los factores críticos ... 44
Tabla 14. Selección de los factores críticos ... 45
Tabla 15. Método 5 W y 1 H del factor crítico 1 ... 50
Tabla 16. Método 5 W y 1 H del factor crítico 2 ... 52
Tabla 17. Método 5 W y 1 H del factor crítico 3 ... 54
Tabla 18. Causas en productos ABC ... 60
Tabla 19. Priorización de las causas ... 63
Tabla 20. Error del pronóstico del producto A ... 71
Tabla 21. Error de pronóstico producto B ... 72
Tabla 22. Error de pronóstico producto C ... 74
Tabla 23. Actividades de capacitación y seguimiento ... 81
Tabla 24. Conteo cíclico de los productos ... 85
Tabla 25. Beneficios esperados de la propuesta ... 92
Tabla 26. Costo del tiempo del personal ... 93
Tabla 27. Flujo de caja e indicadores financieros escenario optimista ... 95
Tabla 28.Flujo de caja e indicadores financieros escenario normal ... 96
Tabla 29. Flujo de caja e indicadores financieros escenario pesimista ... 97
9
1. INTRODUCCIÓN
Colombia es un país que se caracteriza por tener una cantidad representativa de empresas con poco tiempo en el mercado y clasificadas como PYMES (pequeñas y medianas empresas): “El 86% de las empresas en Colombia son de edad joven y mediana, por lo que debe trabajarse para fortalecer la perdurabilidad de las empresas, ya que la antigüedad tiene una mayor incidencia en la capitalización y el equilibrio financiero” 1 . El presente trabajo se realizó buscando fortalecer la cadena de abastecimiento de la empresa Fruver Ofertas, la cual se presenta como una entidad con las características mencionadas.
“Para solucionar los problemas que se originan en las PYMES, tanto en los procesos de producción como en los procesos administrativos, la mejor opción es buscar dentro de las últimas tendencias de la ingeniería industrial, metodologías adaptables, efectivas, pero sobre todo sencillas”2. Con lo anterior, teniendo en cuenta que Fruver Ofertas presenta las problemáticas más influyentes de su cadena de abastecimiento en los procesos de planificación de la demanda y gestión de inventarios, se pretende dar respuesta a la siguiente pregunta objeto de estudio:
¿De qué manera desde la ingeniería industrial se puede disminuir el impacto de las problemáticas de los procesos de planificación de la demanda y gestión de inventarios en el eslabón de aprovisionamiento de la empresa Fruver Ofertas?
Para empezar, se plantean los objetivos que permiten responder a la pregunta objeto de estudio. Posteriormente, buscando llevar a cabo lo anterior, en principio se presentan los antecedentes de la empresa Fruver Ofertas y se realiza un diagnóstico de su cadena de abastecimiento haciendo énfasis en los procesos de planificación de la demanda y gestión de inventarios. Con esto, se determinan y seleccionan los puntos críticos de las problemáticas más influyentes.
A continuación se evidencian, analizan y seleccionan las causas de mayor impacto en esta problemáticas, para que puedan ser intervenidas mediante una propuesta de mejoramiento en los procesos de planificación de la demanda y gestión de inventarios.
Finalmente se realiza una evaluación financiera de la propuesta, se presentan las conclusiones referentes a la realización del trabajo y se plantean las recomendaciones pertinentes.
1CONFECÁMARAS. Las empresas tiene la capacidad para impulsar la competitividad. En: Confecámaras [En Línea]. (5 de sep., 2013). Disponible en: http://www.confecamaras.org.co/noticias/212-las-empresas-tienen- la-capacidad-de-impulsar-la-transformacion-para-la-competitividad> [citado en 24 de enero de 2014]
2 RUIZ, Paola Andrea. Las PYMES y las tendencias de la ingeniería industrial. En: Revista M&M [En Línea]. No.
73 (2011). Disponible en: <http://www.revista-mm.com/ediciones/rev71/administracion_pymes.pdf> p.106 (citado en 25 de enero de 2014)
10
2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL
Elaborar una propuesta de mejoramiento en los procesos de planificación de la demanda y gestión de inventarios que pueda contribuir a la empresa Fruver Ofertas a disminuir el impacto ocasionado por las problemáticas evidenciadas.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar un diagnóstico de los procesos de planificación de la demanda y gestión de inventarios para identificar y cuantificar problemas existentes.
Determinar y analizar las causas relacionadas con las problemáticas para establecer las bases de la solución a plantear.
Diseñar una propuesta de mejoramiento en los procesos de planificación de la demanda y gestión de inventarios frente a las causales de los problemas con la finalidad de disminuir su impacto.
Evaluar financieramente la propuesta para determinar el beneficio-costo y el retorno de la inversión con su posible implementación.
11
3. ANTECEDENTES 3.1. DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO
Fruver Ofertas es un establecimiento comercial registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá, bajo personal natural de la señora Omaira Ardila, dedicada a la comercialización y distribución de frutas, verduras y abarrotes. Actualmente, se encuentra ubicada en la calle 185 # 17 – 05, en el barrio Verbenal. Cuenta con cinco empleados, dos auxiliarles de apoyo en el área de producción, un administrador y un gerente en el área administrativa y un cajero en el área de servicio al cliente.
Esta empresa es la comercializadora del canal de venta directa de Zarzales de Colombia S.A.S3, una empresa distribuidora y comercializadora de productos agrícolas para almacenes de cadena, mercados institucionales, panaderías, restaurantes, entre otros.
Ambas empresas tienen el mismo representante legal y se encuentran ubicadas en conjunto en el mismo domicilio. Entre los clientes más importantes de Zarzales se encuentran Cencosud, con diez años de experiencia.
En el año 2010, Zarzales de Colombia encontró la oportunidad de vender los saldos de los productos que por tamaño o especificaciones de sus clientes, no pueden ser enviados a los almacenes de cadena, pero que pueden ser adquiridos a bajo costo por el cliente final. Los principales productos fueron el lulo, la granadilla, el tomate, la mora y el agraz.
Para el año 2011, estos productos empezaron a ser conocidos en los sectores aledaños al punto de venta, los cuales son Verbenal, Lijacá, y Marantá, por mantener precios muy económicos. Con todo esto, a petición de una clientela ya establecida, se presentó la oportunidad de satisfacer otras necesidades y vender productos adicionales a los saldos en un establecimiento comercial conjunto a su bodega, traídos directamente de centros de consumo tales como plátano, papaya, fresas, cebolla, panela, hasta llegar a un portafolio actual de 94 productos.
Las ventas generadas por el canal de venta directa de Zarzales de Colombia en el primer semestre de 2012 representaron un 3,18% de los ingresos totales. Para el primer semestre de 2013 los ingresos de este canal llegaron al 7,18% de las ventas totales, de los cuales un 66% son de productos traídos de centros de consumo y 33% de los saldos, mostrando un crecimiento del 126%. Para esta época, Fruver Ofertas todavía hacia parte de Zarzales.
Así las cosas, las Directivas de la empresa Zarzales empezaron a observar que además de los saldos recuperados de su negocio, los nuevos productos de su portafolio, generaron utilidades y se presentaba una oportunidad de explotar el canal de venta directa al público.
3 ZARZALES DE COLOMBIA, Empresa Zarzales de Colombia [en línea]. <http://zarzalesdecolombia.com/>
[citado en 15 de diciembre de 2013].
12
Finalmente, Zarzales de Colombia cambió de razón social limitada a Sociedad por Acciones Simplificadas (S.A.S.). Razón por la cual, por temas tributarios, contables y manejos administrativos, las directivas deciden separar el canal de venta directa y constituir legalmente la empresa Fruver Ofertas en agosto de 2013, para que realice sus respectivas funciones. De esta forma, Zarzales de Colombia se convierte en su proveedor, le brindará el servicio de transporte para abastecer el producto de otros proveedores, le arrendará el local comercial y un espacio determinado para almacenamiento. Así mismo, le prestará los procesos de apoyo de finanzas, recursos humanos y tecnología de la información.
A pesar de los ingresos generados con el establecimiento comercial, Zarzales consideraba importante independizar su canal de venta directa creando Fruver Ofertas, ya que de esta forma se le prestará mayor atención a sus procesos, especializándose en una logística con un abastecimiento, distribución y servicio para un cliente específico.
A continuación, se muestra un reporte de ventas de Fruver Ofertas y anteriormente Zarzales (antes de agosto) en el año 2013:
Figura 1. Ventas Fruver Ofertas y Zarzales 2013
Fuente. El autor con base a la información de Fruver Ofertas y Zarzales de Colombia.
Como se puede observar en la gráfica anterior, las ventas tienden al crecimiento, en especial en los meses de agosto y septiembre, momento en que Fruver Ofertas toma las operaciones del canal de venta directa. Así mismo, posterior a esto, se observa un periodo de estabilización hasta final de ese año.
$8,000,000 $9,000,000 $10,000,000 $11,000,000 $12,000,000 $13,000,000 $14,000,000 $15,000,000 $16,000,000 $17,000,000
Ventas mensuales 2013
Ventas Linear (Ventas) Ventas
Mes
13
Con los datos históricos se puede ver que Fruver Ofertas cuenta con una demanda establecida con posibilidades de crecimiento. Los trabajadores del establecimiento comercial manifiestan que los productos con mayor demanda son los abastecidos por Zarzales y que las ventas de éstos y otros productos pueden varían cada semana, dependiendo de su disponibilidad y frescura.
Así las cosas, las ventas tienden a aumentar cuando los productos se presentan en cantidades adecuadas, con buenas condiciones y con un precio atractivo. De igual forma, las ventas suelen disminuir por no contar con los productos demandados disponibles, presentar productos en mal estado o de mala calidad.
La gerente de la empresa manifiesta tener como objetivo duplicar las ventas hasta alcanzar los 30 millones de pesos mensuales promedio, proyectados para el segundo semestre de 2014. Para esto, se planea diversificar el portafolio de los productos con lácteos y productos de consumo masivo, acordando con Zarzales de Colombia el suministro de un mayor espacio de arrendamiento para ampliar el establecimiento comercial y una bodega para almacenamiento.
3.2. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS
Actualmente, Fruver Ofertas maneja un portafolio de 94 productos de acuerdo a las ventas registradas entre el 3 de diciembre de 2013 y 4 de febrero de 2014.
Figura 2. Productos Fruver Ofertas
Fuente. Fruver Ofertas.
Los productos de la canasta familiar y algunas frutas como el lulo, tomate de árbol, los bananos, la mandarina, las fresas y la mora, se mantiene constantemente durante todo el año y los demás se abastecen y comercializan de acuerdo a su precio.
14
Así mismo se ha incursionado en nuevos productos como la toronja, el zuquini y los huevos para conocer la posible demanda por parte de sus clientes. De acuerdo con lo manifestado por la gerente de la empresa, Omaira Ardila, el objetivo es aumentar el portafolio de productos incursionando en lácteos, granos y carnes para brindar gran variedad de productos en un solo lugar.
A continuación se presenta los productos del portafolio por categoría con sus respectivos porcentajes calculados de acuerdo a la información de las ventas de Fruver Ofertas en los dos primeros meses de 2014:
Tabla 1 . Portafolio de productos Fruver Ofertas
PORTAFOLIO DE PRODUCTOS FRUVER OFERTAS CATEGORÍA PRODUCTO CATEGORÍA PRODUCTO
FRUTA (53.2%)
Lulo Papaya Papa Granadilla Mandarina Tomate de árbol Banano urabá Fresa Manzana Guayaba Piña golden Mango común Mora
Naranja tangelo Mango tommy Uva isabella Maracuyá Curuba Agraz Guanábana Naranja Durazno Ciruela Aguacate Banano criollo Limón Pitaya Zapayo Mango yulima Melón Manzana agua Lechuga lisa Mango manzano Feijoa Piña perolera Banano bocadillo Coco Zapote Patilla baby Mango azúcar
VERDURA (29.8%)
Tomate chonto Cebolla cabezona Mazorca Arveja Zanahoria Cebolla larga Pimentón Habichuela Ahuyama Espinaca Pepino cohombro Cilantro
Ajos
Lechuga Batavia Tomate larga vida Lechuga crespa Calabaza Acelga Brócoli Remolacha Perejil Raíz china Cebolla puerro Rábano Tomillo Pepino guiso Repollo Apio Coliflor ABARROTE
(2.1%)
Plátano Yuca ENDULZANTE
(2.1%)
Panela pequeña Panela grande
HOJAS (3.2%)
Aromáticas Caléndula Especies OTROS
(2.1%)
Huevos Champiñones
15
PORTAFOLIO DE PRODUCTOS FRUVER OFERTAS CATEGORÍA PRODUCTO CATEGORÍA PRODUCTO
FRUTA (53.2%)
Mamoncillo Guayaba pera Aguacate pequeño Papayuela Limón mandarino
TUBÉRCULO (7.4%)
Papa criolla Papa sabanera Cubio Guatila Chugua Arracacha Nabos
Fuente. El autor con base a la información de Fruver Ofertas.
4. DIAGNÓSTICO
El presente capítulo inicia con la descripción de la cadena de abastecimiento haciendo énfasis en los procesos de planificación de la demanda y gestión de inventarios, para posteriormente realizar una serie de entrevistas a las personas participantes de la empresa y entender su percepción y posibles problemas en estos procesos. A continuación, se identifican los factores críticos de las problemáticas con el apoyo de una prueba piloto para cuantificarlos y una clasificación ABC de los productos para la elaboración de esta. Finalmente, se realizó una selección de los factores críticos a tratar mediante una matriz de priorización.
4.1. DESCRIPCIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
En el siguiente diagrama se muestra de manera general la cadena de abastecimiento de la empresa Fruver Ofertas:
16 Figura 3. Cadena de Abastecimiento de Fruver Ofertas
Fuente: El autor con base a la información de Fruver Ofertas.
17 4.1.1. Planificación de la demanda
La empresa Fruver Ofertas no cuenta con un sistema establecido para planificar la demanda. Actualmente, los días lunes y jueves, la cajera de Fruver Ofertas en conjunto con el jefe de compras de Zarzales, elaboran una lista en una hoja de papel con los productos que más se necesitan para realizar el proceso de aprovisionamiento.
Posteriormente, se determina la demanda con un estimado que se realiza observando las ventas de tres días anteriores, teniendo en cuenta otras variables como los precios, las cantidades estándar embaladas en centros de consumo, las peticiones de los clientes y la experiencia. Este procedimiento se realiza dos veces en la semana.
Para conocer la demanda general, inicialmente Zarzales de Colombia llevaba un registro histórico de las ventas, a través de las consignaciones de sus ingresos y un cuaderno de control. Estos ingresos se reportaban mensualmente y no a diario al sistema contable SIIGO, ya que de acuerdo a lo manifestado por la gerente de la empresa, podría dificultar la contabilidad general por temas tributarios.
Posteriormente, con la intención de mejorar el levantamiento de la información y la constitución de Fruver Ofertas, en noviembre de 2013 se realizó la adquisición del programa Pos&Touch, (utilizado por otros establecimiento similares) que facilita el registro de compras, ventas e inventarios de los productos de manera sistematizada, presentando los datos reales del comportamiento del establecimiento comercial y brindando información para tomar mejores decisiones sobre los productos y las cantidades que se pretende poner en el mercado.
A continuación se presentan el diagrama de flujo del proceso de planificación de la demanda actual:
18
Figura 4. Flujo de procesos de planificación de la demanda
INICIO
Revisar el producto en el piso de venta
¿Poco prducto o inexistente?
Revisar el producto en el almacén
¿Poco prducto o inexistente?
Calcular las cantidades vendidas en días pasados
Estimar la demanda teniendo en cuenta las venta anteriores, precios y peticiones del cliente
Aproximar cantidades con los embalajes provenientes de los
centros de consumo
¿Se debe revisar otro producto?
FIN Si
No
Si
No
Ingresar en la lista de productos demandados
Lista de productos demandados
No
SI Ingresar cantidades
estimadas a la lista
Fuente: El autor con base en la información de Fruver Ofertas
19 4.1.2. Compras
Las compras en un 70% se hacen en centros de consumo o distribución, razón por la cual, la gerente de la empresa, Omaira Ardila, recomienda seleccionar aquellos proveedores que presenten los productos con los precios más económicos y en buenas condiciones. Normalmente, este proceso lo realiza un trabajador de la empresa Zarzales, que le presta el servicio de transporte a Fruver Ofertas o se le paga a una persona para que realice esta labor por turnos.
Las compras se basan principalmente en los productos que se comercializarán en el establecimiento comercial. Actualmente, se trabaja con un proveedor y dos centros de consumo para abastecer los productos y dos proveedores para los insumos:
-Plaza de Chiquinquirá:
Con este centro de consumo, se abastece los productos que se producen en gran cantidad en el municipio, como la habichuela, la arveja, la cebolla, la zanahoria, la panela, entre otros, que tienen un buen precio comparado con los productos en Bogotá.
Sin embargo, en oportunidades se observa productos de no muy buena calidad como la papaya, la naranja, el mango Tommy, entre otros.
- Corabastos:
Algunos productos se consiguen a muy buenos precios en Corabastos. Sin embargo, los costos de transporte y acompañantes representan el 10% sobre el valor de la compra, lo que disminuye la rentabilidad de los productos.
De este centro de distribución, se trae la gran mayoría de los productos ofrecidos en el establecimiento comercial, donde representan mayor participación la papaya, el plátano, el mango, el tomate de árbol, el banano, el maracuyá, entre otros.
- Zarzales de Colombia S.A.S.:
Este proveedor es la ventaja competitiva de Fruver Ofertas, ya que le ofrece sus productos saldos, con los precios más bajos del sector. De esta manera, Zarzales puede comprar mayor volumen con mejor precio y Fruver Ofertas es abastecido con un producto económico y rentable.
Los productos que abastece la empresa Zarzales son el lulo, la granadilla, el tomate chonto, tomate larga vida, el agraz y la mora. La clave radica en el buen manejo de la maduración de los productos, ya que el porcentaje de merma ha llegado al 10% de acuerdo a lo manifestado por el administrador.
20 -Insumos:
Con base en el inventario de los materiales para el embalaje, como son las bolsas y el vinipel, cada 15 días se realizan las respectivas compras a los proveedores, quienes visitan el establecimiento comercial. Estos son Comercializadora de Plástico Fenix y Shalom Plastic Ltda.
4.1.3. Almacenamiento de productos e insumos
En el momento en que llegan los pedidos de los centros de consumo, dos trabajadores de Zarzales descargan el producto y lo pesan en presencia del supervisor de Fruver Ofertas, quien recibe una factura manual. Para los productos abastecidos por Zarzales, son trasladados de su bodega al almacén de Fruver Ofertas, realizándose el mismo procedimiento anterior, pero registrándose las cantidades entregadas en un cuaderno, para posteriormente presentar una factura formal del consolidado semanal.
Una vez recibida la mercancía, esta se traslada hacia un espacio de almacenamiento que Zarzales proporcionó a Fruver Ofertas, que se ubica en la trastienda del establecimiento comercial con un área de 18 metros cuadrados. Normalmente, los productos llegan en cajas, canastillas, guacales, lonas, sacos o bolsas y para mayor facilidad en el embalaje y los ingresos, el producto se pasa a canastillas uniformes:
Figura 5. Almacenamiento de Producto
Fuente: El autor con base en la información de Fruver Ofertas
21
Los productos quedan listos para empacar o ingresar al piso de venta y se trasladan lo antes posible al piso de ventas para evitar que quede producto almacenado por mucho tiempo, ya que son perecederos.
En el caso de las frutas y las verduras, cuentan con un máximo de 24 horas para almacenarse acorde con su grado de maduración a temperatura ambiente. La fruta a congelar y la pulpa de fruta de productos como el lulo, maracuyá, fresas, entre otros, se empacan en bolsas y se almacenan en neveras a temperatura que varía entre los -10 y -5 grados centígrados. De otro modo, los demás productos de abarrotes se almacenan hasta por una semana a temperatura ambiente.
Por otra parte, los insumos como las bolsas, bandejas y vinipel se almacenan en diferentes lugares: En un mueble en el piso de ventas, debajo de la mesa de empaque y junto con otros insumos en la bodega de Zarzales.
4.1.4. Gestión de inventarios
Posterior a la llegada del producto, el administrador verifica los precios y las cantidades de los productos y en conjunto con el gerente, establece el embalaje y el margen de rentabilidad de los productos para la venta. Esto se realiza al granel (kilos), bolsas o unidades. Adicionalmente, se realiza un registro de ingreso de los productos en el sistema Pos&Touch con las facturas de compra de los centros de consumo y de Zarzales de Colombia.
Después de esto, los productos son empacados en bolsas, bandejas o se dejan en presentación por unidades y al granel. A continuación, los productos son desplazados por requisición del personal de apoyo de Fruver Ofertas.
En el establecimiento comercial, los productos en su mayoría permanecen máximo tres días a excepción de productos que deben madurase antes de su venta como el plátano y los aguacates. El personal de apoyo se encuentra a cargo de este proceso.
La salida de los productos se realiza a través del registro de las ventas en el sistema Pos&Touch por parte del cajero y en el cuaderno denominado como “Merma”, donde el personal de apoyo reporta el producto en malas condiciones que se genera en el establecimiento comercial.
Aunado a lo anterior, una vez a la semana, el administrador realiza un conteo físico de los productos en cantidades de kilos, bolsas y unidades dependiendo de cada uno. De esta forma, con la diferencia de inventario existente en el sistema, el conteo físico y el reporte de mermas, se realiza el control pertinente de los inventarios.
Para contextualizar lo mencionado anteriormente referente al sistema Pos&Touch, se presenta la forma en que son controlados los inventarios a través de este:
22
Figura 6. Diagrama control de inventarios Pos & Touch
Entradas Control de
inventarios Salidas
Sistema Post &
Touch
Ingreso de Compras
Se ingresa el código de cada producto con las
cantidades compradas
Conteo de Inventario físico
Ajuste de existencias
Se utiliza para ajustar las cantidades físicas
de inventario frente a las del
sistema
Se ingresan los códigos de cada producto existente con su cantidades
físicas
Se ultiliza para errores de ingreso
o salida de las cantidades de
producto.
Se ingresan los códigos de cada producto con lo
errores de cantidades registradas
Registro de las ventas a través de
códigos en Punto de venta
Bolsas Unidades
Kilos
Las cantidades salen de acuerdo
al peso de una balanza
Las cantidades salen por valores de embalaje de las
bolsas establecidos previamente
Las cantidades salen de acuerdo
a las unidades registradas por el
cajero
Fuente: El autor con base en el programa Pos & Touch
En general, el registro de entradas se realiza con el módulo compras y los ajustes de inventarios semanales se realizan a través de la opción de conteo físico y ajuste de existencias del back office (administrador) del programa. Por otra parte, el registro de salidas se realiza en el punto de venta (Anexo 2). Con todo lo anterior, a partir del mes de noviembre del año 2013, se empezó a realizar un reporte semanal de las ventas, merma y recomendaciones para mantener un nivel adecuado de inventario de productos en la empresa.
De acuerdo con lo manifestado por la gerente, se busca realizar un adecuado registro de las ventas y la merma por parte del cajero y el personal de apoyo respectivamente, con la finalidad de conocer el comportamiento real de los productos. Para lo anterior, la empresa cuenta con cámaras de seguridad, que en conjunto con el sistema Pos&Touch, el conteo físico semanal y la adecuada supervisión, se pretende realizar una mejor gestión de inventarios para mejorar la rentabilidad de la empresa. A continuación se presenta el flujo de proceso de la gestión de inventarios de la empresa Fruver Ofertas:
23
Figura 7. Flujo de procesos de la Gestión de Inventarios
Recibir los productos
Verificar precio y cantidades de las
compras
Ubicar los productos en el almacén
Pasar los producto a canastillas uniformes
Ingresar las compras en el sistema Post &
Touch
Establecer rentabilidad y embalaje Embalar producto
Desplazar producto a piso de veta
Realizar inventario físico
Comparar inventario del sistemas y físico
Consolidar reporte de merma
Descontar merma a diferencias de inventarios
Faltantes Inventarios
Recibir los productos del almacén
Ubicar en estantería por grupo de producto
Realizar rotación de producto
Separar producto dañado y recuperable para pulpa
Desechar producto
dañado
Alistar producto para
pulpa
Reportar merma en el cuaderno Registras ventas
en el sistema Reportar merma
en el cuaderno
INICIO
Desechar posible merma
FIN GESTIÓN DE INVENTARIOS PRODUCTO EN
EL ALMACÉN
PRODUCTOS EN EL PISO DE VENTA
Fuente: El autor con base en la información de Fruver Ofertas
24 4.1.5. Operaciones
Los procesos de operaciones se fundamentan en la selección de los productos de acuerdo con su maduración y su respectivo embalaje.
El administrador realiza una lista en papel de los productos que se ingresan al piso de ventas, en donde determina el embalaje, el gramaje, los precios y las cantidades de los productos. Esto lo realiza con base en su experiencia y una rentabilidad esperada por la gerente de la empresa.
Con esta información, el auxiliar de apoyo, realiza operaciones de selección separando producto verde, maduro y desechando lo que se encuentre en mal estado. El embalaje de todos los productos lo realiza a través de bolsas, bandejas o presentación en unidades y al granel.
Adicionalmente, se realizan transformaciones para algunos productos que se maduran y no llegan al cliente final. Estos se convierten en pulpa de fruta como el caso del lulo, el maracuyá, curuba, mango, entre otros como se describe a continuación:
Se toma el producto a transformar, se retira del embalaje y se separa la pulpa de la cáscara y posibles partes dañadas. El producto recuperado se deposita en una bolsa acorde a una cantidad especificada por la gerente y se almacena en un congelador ubicado en el piso de ventas.
4.1.6. Almacenamiento de producto terminado
Los productos terminados se ubican en la estantería del piso de ventas y son presentados al consumidor final en canastillas con su respectivo nombre y precio. Así mismo, son divididos por secciones de fruta, verduras, abarrotes, paquetes y dos punteras de promociones en la entrada del establecimiento comercial. El espacio establecido tiene 50 metros cuadrados y se planea aumentar su espacio.
El personal de apoyo realiza rotación diaria de los productos, desechando la merma o recuperándola para convertirla en pulpa, buscando que los productos se encuentren frescos.
Cada vez que se observa que se encuentra un nivel bajo de inventario de un producto, se revisa en el almacén para reabastecer el mismo. Cuando no queda producto en el almacén, estos productos son incluidos en la lista de productos demandados.
25 Figura 8. Almacenamiento de Producto terminado
Fuente: El autor con base en la información de Fruver Ofertas
4.1.7. Alistamiento de pedidos
El picking lo realiza el mismo cliente bajo la modalidad de autoservicio y utiliza canastillas con manija o sencillamente lleva el producto en la mano hasta la caja para cancelarlo.
Esto ocasiona que los volúmenes de inventarios en el piso de ventas cambien constantemente y el administrador junto con el cajero, deben realizar una lista diaria de productos a surtir en las mañanas o comunicarlo verbalmente al personal de apoyo en el trascurso del día.
4.1.8. Servicio al cliente
Actualmente, no se cuenta con alguna actividad formal que permita conocer el servicio al cliente. Sin embargo, entre las funciones asignadas al personal que se encuentra en piso de ventas, se le pide determinar aquellos productos que sean requeridos por el cliente e informar las sugerencias, recomendaciones o reclamos que puedan surgir.
4.2. INFORME ENTREVISTAS PROCESOS DE APROVISIONAMIENTO
Se realizaron entrevistas a profundidad a 3 cargos involucrados en los procesos de planificación de la demanda y gestión de inventarios para conocer como son percibidos en la empresa y evidenciar posibles problemáticas. Se realizó un cuestionario (Anexo1) para cada persona enfocada en 4 temas: demanda, gestión de inventarios, problemáticas de planeación de la demanda y problemáticas de gestión de inventarios. A continuación se presenta el informe.
26 4.2.1. Gerente
Las funciones del gerente son controlar las ventas, organizar las compras, el presupuesto y dirigir la empresa.
4.2.1.1. Demanda
El jefe de compras de Zarzales y la cajera determinan la demanda de los productos, a partir de un estimado que realizan observando las ventas en dos o tres día anteriores a partir de la experiencia. El embalaje de los productos en los centros de consumo y distribución (cajas, bultos, guacales y lonas) son determinantes para relacionar las cantidades de productos. Es decir que las cantidades demandadas en kilos son aproximadas a la totalidad de bultos, cajas o guacales según corresponda, sin importar si se requiera mayor o menor cantidad de producto. Este procedimiento se realiza dos o tres días a la semana, de acuerdo al comportamiento de las ventas y el costo de los productos en los centros de consumo.
Así mismo, el precio es una variable importante para planificar la demanda, ya que a pesar del histórico de ventas, la comercialización de los productos varía debido a las posibles ofertas existentes.
Se manifiesta que a partir de la experiencia, intuición y consultando al cliente, se planea adicionar nuevos productos y lograr que la empresa pueda crecer. Por otra parte, se han determinado fechas de alta venta como son las quincenas y disminución como suele ser tres días antes de la misma. El día domingo es el día con mayores ventas.
Para el presente año 2014, se pretende incursionar en nuevos productos de granos, lácteos y huevos. En el segundo semestre se planea incursionar en carnes.
En el momento en que la empresa desea incursionar con un nuevo producto, se realiza el proceso de prueba y error. Se compra cierta cantidad de productos, se determinan las cantidades vendidas en ese tiempo y con base en esto, se continúan comprando estas cantidades.
Se han tenido casos de éxito como los huevos e inconvenientes con otros productos con baja rotación como la toronja. La empresa pretende contar con un mayor portafolio de productos, ya que los clientes lo han solicitado y en muchas oportunidades se observa que las personas que ingresan al piso de ventas, llevan paquetes con productos de otros establecimientos comerciales que actualmente no se ofrecen en Fruver Ofertas. Así mismo, Zarzales de Colombia puede brindarle mayor espacio de arrendamiento y la logística adecuada para el suministro de mayor cantidad de productos.
27 4.2.1.2. Problemáticas de la demanda
En oportunidades se olvida incluir algunos productos que son demandados en la lista de compras. Así mismo, algunas veces se compra mayor cantidad del producto solicitado como el caso del limón y otros productos, ya que no se conoce su rotación y se genera altos niveles de merma.
La merma de los productos ha llegado a los niveles superiores al 5% permitido sobre las compras y se manifiesta que ocurre por comprar mayor cantidad de productos que lo demandado y porque en oportunidades los productos no llegan en las mejores condiciones.
4.2.1.3. Inventarios
Actualmente, se realiza el control de inventarios con un conteo físico una vez por semana y se compara con las existencias del programa Pos&Touch, para poder controlar el inventario de manera cuantitativa.
El ingreso de las cantidades se realiza con este programa utilizando las facturas de compra de los centros de consumo y de Zarzales de Colombia y los productos son ubicados en el espacio de almacenamiento. Posteriormente, son desplazados al establecimiento comercial dependiendo del inventario existente de cada producto. El jefe de bodega de Zarzales es el encargado de entregar los productos al personal de apoyo de Fruver Ofertas.
Se manifiesta que hay suficiente espacio en almacén con una temperatura adecuada que permite tener el producto fresco. Por otra parte, en el establecimiento comercial se ubican los productos para su comercialización y se dividen en verduras, frutas, abarrotes y paquetes. En la entrada se encuentran dos punteras con las promociones.
La salida de los productos se realiza a través del registro de las ventas en la caja con el sistema Pos&Touch y la merma generada que se registra en un cuaderno.
Cada vez que se observa que se encuentra un nivel bajo de inventario de un producto, se revisa en el almacén para reabastecer el mismo. Cuando no queda producto en el almacén, estos productos son incluidos en la lista de productos demandados.
Para un mejor manejo de los inventarios, la gerente manifiesta que se podría utilizar un lector de código de barras para los paquetes, generando un registro más confiable de la salida del producto en su venta.
4.2.1.4. Problemáticas en la gestión de Inventarios
Al realizar los conteos físicos semanales para confrontar el comportamiento de los productos con su respectiva merma y posibles faltantes, no se han proporcionado reportes confiables debido a errores de registro.
28
En cuanto al proceso diario, los productos se pueden dañar en el almacenamiento por dejarlos mucho tiempo. Esto es ocasionado por la gran cantidad de producto que fue comprado generando altos niveles de inventario.
4.2.2. Administrador
Sus funciones consisten en administrar el establecimiento comercial, realizar cuadre de caja, controlar el flujo de caja, determinar los precios, ingresar compras al sistema y controlar el inventario de los productos. Actualmente, se encuentra estudiando administración de empresas.
4.2.2.1. Demanda
Se manifiesta que no hay un proceso de planificación de la demanda establecido. La cajera con el apoyo del jefe de compras de Zarzales, realizan una lista de los productos cuyo inventario es bajo o inexistente, observando el producto en el piso de ventas y en el almacén.
Se determina la cantidad de productos a comprar dependiendo del precio, la experiencia y las ventas de estos productos en día pasados. Se pretende realizar un presupuesto de compras semanal, con base en las ventas y la demanda de los productos. Este proceso se realiza cada dos o tres días dependiendo de los niveles de inventarios y las ventas de la semana.
El administrador tiene conocimientos de pronósticos gracias a trabajos realizados en la universidad y manifiesta que deben ir directamente ligados a la naturaleza del negocio, tomando tanto factores cuantitativos como cualitativos para realizar una adecuada planificación de la demanda. Así mismo, plantea que existen estacionalidades que pueden variar la demanda como son las vacaciones y los días de quincena. Con lo anterior, plantea que con la realización de pronósticos se podría disminuir la merma, mejorar los procesos y la rentabilidad de la empresa.
Se planea traer nuevos productos como los granos y abarrotes. En oportunidades anteriores, cuando incursionaron en nuevos productos como los huevos en la empresa, manifiesta que no trajeron muy buenos resultados, ya que se compraron muy caros y no se vendieron como esperaban. Contrario a la gerente, manifiesta que otros productos como la toronja, dice que se vendió muy bien aunque no se volvió a comprar. Esto muestra inconvenientes con la comunicación y el adecuado flujo de la información.
29
4.2.2.2. Problemáticas de la planificación de la demanda
En oportunidades se compra mayor cantidad de productos de los que se está vendiendo, generando mermas y pérdidas que disminuyen la rentabilidad de la empresa. A pesar de determinar la demanda de los productos con base en la experiencia de ventas en días anteriores, no existe un proceso claro y preciso que permita determinar la demanda de los productos que la empresa pretende poner en el mercado.
Así mismo, el proceso establecido para determinar la demanda de nuevos productos es la prueba y error.
4.2.2.3. Inventarios
Los productos ingresados provienen de Zarzales de Colombia y los centros de consumo con su respectiva factura. Las cantidades son registradas en el sistema y almacenadas en el espacio establecido por Zarzales de Colombia en la trastienda. Posteriormente, de acuerdo a requisición del personal, el producto es desplazado al establecimiento comercial.
La empresa cuenta con cámaras para la seguridad de los inventarios y se realiza conteo físico semanal, el cual es comparado con las existencias del sistema y los reportes de merma para mantener un control.
En el almacén y en el piso de ventas, los productos en su mayoría permanecen máximo tres días a excepción de productos que deben madurase antes de su venta como el plátano y los aguacates.
Los inventarios generan merma, debido a que son productos perecederos, razón por la cual se acepta hasta un nivel máximo del 5%. Se elabora pulpa de frutas para disminuir los niveles de merma y se plantea que con un mejor control de los inventarios es posible mejorar la rentabilidad de la empresa.
4.2.2.4. Problemáticas Inventarios
Normalmente, el producto debe ser seleccionado porque se ha dañado antes de desplazarlo al piso de venta. Así mismo, los productos se pierden por que no se venden a tiempo y porque la merma generada afecta otros productos que se encuentran en buen estado. Esto disminuye la rentabilidad de la empresa.
El control de los inventarios no es el adecuado, debido a que los inventarios realizados no cuadran y no generan registros reales.
A pesar de que el programa Pos&Touch cuenta con un sistema de amarre que permite controlar los inventarios cuando se realizan transformaciones, existe parte del producto que no se registra porque es desechado.
30 4.2.3. Personal de apoyo
Sus funciones son revisar que los productos se encuentren en buen estado, realizar la rotación de los productos, empacar y hacer pulpas de frutas
4.2.3.1. Demanda
Regularmente los días martes y viernes, la cajera y en jefe de compras de Zarzales revisan las ventas de los productos que se encuentren con pocas cantidades, se compara con los inventarios existentes y con la experiencia se calcula lo que se podrá vender entre los próximos 2 a 4 días de acuerdo al comportamiento de las ventas y rotación de los productos para la semana. Se manifiesta que la demanda de los productos puede variar por su calidad y precio
Recientemente se han tenido nuevos productos con buenos resultados en las ventas como son las acelgas y la espinacas, pero con un mejor control se podría disminuir su merma, ya que estos productos se dañan al no estar refrigerados. Así mismo, manifiesta que se ha incursionado con productos como la toronja a petición de algunos clientes, pero se generó gran cantidad de merma al no poder venderse en su totalidad, lo que es contrario a lo expresado por el administrador, mostrando nuevamente inconvenientes de comunicación y con el adecuado flujo de la información.
4.2.3.2. Problemáticas de la demanda:
No existe seguridad del éxito de venta en nuevos productos y de la cantidad establecida de los productos demandados actuales. El precio es un factor que puede afectar la demanda de los productos, ya que estos pueden ser deseados pero no adquiridos por los clientes cuando se encuentran costosos.
Se genera gran cantidad de merma de los productos debido a que se trae mayor cantidad de los que realmente se vende y adicionalmente se encuentran muy maduros.
4.2.3.3. Inventarios
Cuando los productos llegan a Fruver Ofertas son descargados en la trastienda en donde son trasladados al punto de venta de acuerdo a requisición del personal de apoyo, debido a bajos niveles de inventario o inexistentes. Los productos se encuentran almacenados en su mayoría entre uno y dos días. La persona a cargo de este proceso es el jefe de Bodega de Zarzales.
En el piso de ventas los productos se ubican en canastillas que se encuentran sobre estanterías con su respectivo nombre y precio, ubicados por secciones de frutas, verduras, promociones y paquetes. El personal de apoyo realiza rotación diaria de los productos, desechando la merma o separándola para convertirla en pulpa, buscando que los productos se encuentren frescos.
31
La salida de los productos se realiza a través de las ventas que son realizadas en el programa y el desecho de la merma, la cual es registrada en un cuaderno por parte de la cajera y el personal de apoyo.
4.2.3.4. Problemáticas Inventarios:
Los productos se suelen dañar cuando se encuentran almacenados porque llegan a Fruver Ofertas muy maduros y también en el piso de ventas, debido a la manipulación de los clientes al querer seleccionar el producto.
El control de los inventarios es afectado, debido a que en oportunidades no se registra toda la merma de los productos por tiempo o por cambio del personal que realiza esta función, generando inconsistencias. Así mismo, existen códigos que no se usan o están repetidos en el programa, generando confusiones en el registro de las ventas.
4.3. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS
De acuerdo con la descripción de los procesos, las entrevistas realizadas al personal e información suministrada de la empresa, se identificaron los siguientes factores críticos de los procesos de planificación de la demanda y gestión de inventarios. A continuación presentamos la tabla de los factores críticos de estos procesos:
Tabla 2. Factores críticos de los procesos de planificación de la demanda y gestión de inventarios.
No. Factor Crítico Descripción
1 Daño de producto (merma conocida)
Se observa una merma superior al 5 % permitido por la empresa por abastecer más producto del solicitado de acuerdo a lo mencionado por el administrador llegando a 10 % sobre las ventas semanales registradas.
2
Disminución de ventas por producto
desabastecido
Existen productos que se olvida abastecer, no se manejan o se encuentran muy costosos y de acuerdo con lo observado por el cajero, en una semana 27 clientes se encontraron no conformes al solicitar 5 diferentes productos que no se encontraban disponibles para su venta.
3
Pérdida de producto abastecidos por Zarzales por falta de
comunicación y especificaciones
Los productos abastecidos por Zarzales de Colombia generan pérdidas del 7% y de acuerdo con lo dicho por el personal, son los productos que generan los mayores niveles de merma, ya que son entregados en alto estado de maduración y no son abastecidos con respecto a las cantidades adecuadas de su demanda.
32
No. Factor Crítico Descripción
4 Bajos resultados de ventas de nuevos
productos
Los nuevos productos que se han ingresado entre diciembre de 2013 y febrero de 2014 no satisfacen las expectativas de la empresa generando que su abastecimiento sea inestable o que genere altos niveles de merma.
5
Faltantes por diferencias de inventarios (merma
desconocida)
El proceso de gestión de inventarios presenta inconvenientes con el registro del ingreso y la salida de los productos, generando diferencias en la toma de inventarios, pérdida de productos o merma desconocida, que disminuyen la rentabilidad de la empresa de un esperado de 45% al 30%
aproximadamente, de acuerdo a la gerente.
6
Disminución de ingresos por variación de las
cantidades embaladas en las
bolsas
El administrador manifiesta que cuando realiza la revisión de los pesos de las bolsas, encuentra que en diferentes productos las cantidades no corresponden a lo establecido, razón por lo cual la rentabilidad de este puede disminuir cuando el producto se empaca en mayores cantidades.
7
Descuadres de inventario por códigos de venta de
bolsas desactualizados
El registro de venta de las bolsas depende de los gramajes establecidos previamente para descontar su valor en kilos como salida. En diferentes oportunidades el sistema no presenta el registro adecuado, ya que el código que se requiere no se encuentra actualizado generando errores para la gestión de inventario
8
Error de registro ventas
Se observa que en oportunidades el cajero no registra las ventas con el código correspondiente a la bolsa generando errores en el inventario
Fuente: El autor con base en la información de Fruver Ofertas
4.4. PRUEBA PILOTO FLUJO DE PRODUCTO
Después de identificar los factores críticos que afectan los procesos de planificación de la demanda y gestión de inventarios, se realizó una prueba piloto para cuantificarlos, observando el comportamiento especificado en la descripción del flujo de los procesos y las entrevistas.
33
La prueba inicia con la clasificación de los productos tipo A, B, y C por participación en ventas para diagnosticar los productos que requieren mayor atención. Para esto, se dividieron los productos en tres grupos: Alta participación de ventas (A), moderada participación en ventas (B) y baja participación en ventas (C).
Teniendo en cuenta las ventas diarias de 94 productos (Anexo 3) durante dos meses transcurridos entre el 3 de diciembre de 2013 y el 4 de febrero 2014 y con la experiencia del personal para segmentar los productos más importantes y de mayor rotación, se determinó la siguiente agrupación:
Tabla 3. Clasificación de los productos ABC
TIPO PRODUCTO VENTAS %
A 22 Productos
(23,4%)
Plátano, tomate chonto, lulo, papaya, papa, cebolla cabezona, granadilla, mandarina, tomate de árbol, mazorca, banano urabá, fresa, arveja, manzana, papa criolla, piña golden, mango común, zanahoria, naranja tangelo, guayaba, mango tommy y mora.
$ 21,888,876 70,3
B 28 Productos
(29,8%)
Uva isabella, agraz, maracuyá, cebolla larga, habichuela, pimentón, guanábana, panela pequeña, panela grande, aguacate, naranja, curuba, ciruela, pitaya, limón, banano criollo, durazno, espinaca, ahuyama, huevos, pepino cohombro, cilantro, mango yulima, tomate larga vida, ajos, zapayo, lechuga batavia y melón.
$ 7,989,910 25,7
C 44 Productos
(46,8%)
Lechuga crespa, manzana agua, lechuga lisa, mango manzano, yuca, feijoa, piña perolera, banano bocadillo, papa sabanera, coco, cubio, apio, calabaza, acelga, brócoli, zapote, remolacha, guatila, patilla baby, chugua, arracacha, mango de azúcar, perejil, mamoncillo, guayaba pera, raíz china, cebolla puerro, aguacate pequeño, rábano, tomillo, papayuela, limón mandarino, champiñones, toronja, aromáticas, caléndula, nabos, pepino guiso, pera, kiwi, uva, repollo especies y coliflor.
$ 1,272,897 4,1
94
Productos TOTAL $ 31,151,583 100
Fuente: El autor con base en la información de Fruver Ofertas
34
Con esta clasificación de ventas de los productos tipo A, B, y C se seleccionaron de cada grupo, aquellos que presentaron los mayores niveles de merma en kilos de acuerdo al registro de personal entre el 20 de enero y 21 de febrero de 2014 (Anexo 4).
Posteriormente, se realizaron observaciones del flujo de los productos desde que son ingresados como compras, permanecen en inventarios y se registra su salida a través de la venta y la merma. A continuación, se presenta la información de los factores críticos.
4.4.1. Problemática 1: Daño de producto (merma conocida)
De acuerdo con la información registrada por parte del personal de apoyo, se realizó el levantamiento de las cantidades medidas en kilos de merma de los productos seleccionados y su porcentaje sobre las compras para cada tipo de producto.
A continuación se presenta la información consolidada:
Tabla 4. Merma
TIPO PRODUCTO MERMA
(K) PRECIO MERMA $ COMPRA MERMA/
COMPRA PARTICIPACIÓN
A
MANDARINA 36.419 $ 1,933 $ 70,410 $ 240,529 29.27% 14.92%
NARANJO
TANGELO 4.342 $ 1,667 $ 7,237 $ 61,506 11.77% 1.53%
MANGO COMÚN 26.149 $ 667 $ 17,433 $ 161,523 10.79% 3.69%
GUAYABA 23.635 $ 1,067 $ 25,211 $ 239,402 10.53% 5.34%
MANGO TOMMY 25.005 $ 733 $ 18,337 $ 235,753 7.78% 3.89%
LULO 23.909 $ 1,933 $ 46,224 $ 697,783 6.62% 9.80%
PAPAYA 23.2704 $ 1,400 $ 32,579 $ 609,548 5.34% 6.90%
TOMATE CHONTO 47.7775 $ 1,000 $ 47,778 $ 998,323 4.79% 10.12%
PLÁTANO 30.67 $ 1,000 $ 30,670 $ 683,892 4.48% 6.50%
GRANADILLAS 10.527 $ 1,333 $ 14,036 $ 329,612 4.26% 2.97%
MORA 2.718 $ 1,933 $ 5,255 $ 133,457 3.94% 1.11%
TOMATE DE
ÁRBOL 2.945 $ 2,467 $ 7,264 $ 222,127 3.27% 1.54%
PAPA 12.611 $ 600 $ 7,567 $ 359,519 2.10% 1.60%
PAPA CRIOLLA 4 $ 667 $ 2,667 $ 131,783 2.02% 0.57%
ZANAHORIA 9.04 $ 333 $ 3,013 $ 176,053 1.71% 0.64%
CEBOLLA
CABEZONA 1.6 $ 867 $ 1,387 $ 299,970 0.46% 0.29%
TOTAL A 284.6179 $ 337,066 $ 5,580,780 6.04% 71.43%
