Implementación de un programa de auditoria al área de multas e infracciones del instituto de tránsito y transporte del departamento de Arauca en los periodos comprendidos del 1 de enero de 2010 a 31 de diciembre de 2010

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(1)UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA AL AREA DE MULTAS E INFRACCIONES DEL INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DEL DEPARTAMENTO DE ARAUCA EN LOS PERIODOS COMPRENDIDOS DEL 1 DE ENERO DE 2010 A 31 DE DICIEMBRE DE 2010. BRIANDA KARINA BALTA CARREÑO. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA ARAUCA – ARAUCA 2014. 1.

(2) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA AL AREA DE MULTAS E INFRACCIONES DEL INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DEL DEPARTAMENTO DE ARAUCA EN LOS PERIODOS COMPRENDIDOS DEL 1 DE ENERO DE 2010 A 31 DE DICIEMBRE DE 2010. BRIANDA KARINA BALTA CARREÑO. PRÁCTICA PROFESIONAL PARA OPTAR AL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO. Tutor BEATILDE JANETH SUA SANCHEZ Contador Público. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA ARAUCA – ARAUCA 2014. 2.

(3) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Nota de aceptación. Dra. Beatilde Janeth Sua Sánchez Tutora Práctica Profesional. 3.

(4) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Dedicatoria y agradecimientos. Dedico y agradezco a Dios por permitirme terminar este proceso, este logro y este sueño que no es solo mío si no el de mi familia, es por esta razón que a mis padres Eduvina Carreño y Ángel Alonso Balta doy infinito agradecimiento por darme la vida, por su amor, por su sacrificio, por los valores inculcados y por esta herencia que me dan en vida, a mi hermana Sayda y mi hermosa Sobrina Mariángel quienes son las personitas que me han brindado apoyo incondicional para llegar a este punto y son motor importante para la culminación de este sueño. Agradezco a mis compañeros de estudio por su acompañamiento durante estos cinco años, su apoyo y aporte a mi aprendizaje, a mis docentes por todo el conocimiento dado y por sus enseñanzas a mi desarrollo como profesional. A la Universidad Cooperativa y al Instituto de Tránsito y trasporte por realizar convenios para prácticas profesionales, el cual me dio la oportunidad de desarrollar mi trabajo como pasante y permitió adquirir y afianzar mis conocimientos. A mi tutor quien me acompaño y oriento para entregar un excelente trabajo y que con su conocimiento aconsejo para la realización de esta modalidad de grado. A partir de este momento emprendo un nuevo camino como profesional integra, con capacidad de liderar y enfrentar retos. Y que con disciplina obtendré muchos más logros en mi vida.. 4.

(5) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. RESUMEN. Este documento es la recopilación de las actividades desarrollas en el marco de la ejecución de la práctica profesional “Implementación de un Programa de Auditoria al área de multas e infracciones del Instituto de Tránsito y Transporte del Departamento de Arauca en los periodos comprendidos del 1 de enero de 2010 a 31 de diciembre de 2010” Cabe anotar que la ejecución de esta práctica profesional es una experiencia enriquecedora que dota de herramientas académicas y prácticas a los estudiantes de adquirir su título profesional y que por ende han dado su primer paso en la adquisición de experiencia laboral y el conocimiento acerca del funcionamiento de una empresa, que para el caso que nos ocupa es un órgano de control de tránsito y movilidad de carácter independiente, con autonomía administrativa y financiera del orden departamental como lo es el Instituto de Tránsito de Arauca.. Finalmente, el objetivo de esta Auditoria al área de multas e infracciones es verificar si la información es veraz y precisa, situación que permitirá realizar un aporte importante para la verificación de la situación actual de las transacciones realizadas por estos conceptos, además del crecimiento como profesional.. Palabras claves: Auditoria, órgano de Control, Movilidad, infracciones.. 5.

(6) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. ABSTRACT. This document is a compilation of activities develop within the framework of the implementation of professional practice “implementation of an audit program to the area of fines and infringements of traffic and transportation institute of Arauca department since 1 January 2010 to December 31, 2010” In a fact, that implementation of this practice is an enriching experience that gives academic and practical tools to students acquire their professional qualifications and therefore have taken the first step in gaining work experience and knowledge about the functioning of a company, in this case is an organ traffic control and mobility independent, with administrative and financial autonomy of departmental order such as the Institute of Traffic Arauca. Finally, the objective of this audit of the area , speeding fines , is to check whether the information is true and accurate situation to perform an important contribution to the verification of the current status of transactions for these items, as growth professional as well.. Keywords: Audit, Control body, Mobility, infractions.. 6.

(7) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. TABLA DE CONTENIDO. INTRODUCCIÓN................................................................................................... 12 1.. GENERALIDADES.......................................................................................... 14 1.1.. TITULO..................................................................................................... 14. 1.2.. RAZÓN SOCIAL ....................................................................................... 14. 1.3.. UBICACIÓN ............................................................................................. 14. 1.4.. LOGO – IMAGEN CORPORATIVA .......................................................... 14. 1.5.. MISIÓN..................................................................................................... 15. 1.6.. VISIÓN ..................................................................................................... 15. 1.7.. TRÁMITES Y SERVICIOS........................................................................ 15. Servicios: ........................................................................................................ 16 Trámites: ......................................................................................................... 16 1.8.. ORGANIGRAMA ...................................................................................... 17. 1.9.. MARCO LEGAL POR EL QUE SE RIGE LA ENTIDAD ............................ 17. A. NORMATIVIDAD DEL SECTOR .............................................................. 17 B. NORMATIVIDAD INTERNA ..................................................................... 18 2.. OBJETIVOS DESARROLLADOS ................................................................... 20 2.1.. GENERAL ................................................................................................ 20. 2.2.. ESPECÍFICOS ......................................................................................... 20. 3.. FLUJOGRAMA DE TRABAJO ........................................................................ 22. 4.. DISEÑO DEL PLAN DE AUDITORÍA .............................................................. 25 1. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................ 25 a- Postulados:............................................................................................... 26 b- Objetivos: ................................................................................................. 26 c-. Características de la Información ............................................................. 26. d- Requisitos de la Información .................................................................... 26 e- Principios: ................................................................................................. 26 f-. Normas Técnicas:..................................................................................... 26. 2. DEFINICIONES .............................................................................................. 27 3. PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA ................................................................... 29 7.

(8) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 4. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ................................................................... 32 5. PROCESO DE AUDITORIA ........................................................................... 33 6. ANALISIS Y DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS ................................ 34 7. ACTIVIDADES BASICAS DE CONTROL ...................................................... 34 8. CONTENIDO DE LOS INFORMES ................................................................ 34 9. PAPELES DE TRABAJO ............................................................................... 34 5.. EJECUCIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA ....................................................... 49. 6.. RESULTADOS DEL PLAN DE AUDITORÍA ................................................... 53. 7.. SITUACIÓN DEL CRONOGRAMA ................................................................. 64. CONCLUSIONES .................................................................................................. 65 RECOMENDACIONES ......................................................................................... 66 ANEXOS................................................................................................................ 67. 8. 8.

(9) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. LISTADO DE FIGURAS. Figura 1.. Logo institucional ITTDAR. 14. Figura 2.. Organigrama Institucional ITTDAR. 17. Figura 3.. Diagrama de flujo de las actividades, procesos y registros de la práctica profesional. Figura 4.. 23. Diagrama de flujo de la ejecución de implementación del programa de auditoría en el área de multas e infracciones en el ITTDAR. 52. Figura 5.. Ingreso al Sistema TRAEXE. 56. Figura 6.. Ingreso al Sistema TRAEXE. 57. Figura 7.. Ingreso al Sistema TRAEXE. 57. Figura 8.. Ingreso al Sistema TRAEXE. 58. Figura 9.. Ingreso al Sistema TRAEXE. 59. Figura 10.. Representación de clasificación de operaciones registrada en 2010. – Fuente Sistema TRAEXE-SIMIT. Figura 11.. Figura 12.. 59. Participación de la clasificación con respecto al total de los registros generados en 2010.. 61. Total Recaudo Multas e Infracciones de Tránsito 2010. 62. 9.

(10) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. LISTADO DE TABLAS. Tabla 1-. Estado de Comparendos Generados Vigencia 2010 Fuente Registro Sistema TRAEXE – SIMIT. Tabla 2-. 60. Estado 1 de Comparendos Generados Vigencia 2010 Fuente Registro Sistema TRAEXE – SIMIT. 62. 10.

(11) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. LISTA DE ANEXOS. Anexo 1:. Diseño programa de Auditoría. 68. Anexo 2:. Ejecución del programa de Auditoría. 73. Anexo 3:. Registro Fotográfico. 82. Anexo 4:. Informe de Auditoría. 87. Anexo 5:. Plan de Mejoramiento. 101. Anexo 6:. Certificación Terminación de Práctica. 112. 11.

(12) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. INTRODUCCIÓN El desarrollo de la práctica profesional en una entidad pública es una experiencia enriquecedora desde cualquier punto de vista, máxime cuando es la primera experiencia desde el rol profesional previo a la adquisición del título de pregrado, que para este caso es Contador Público.. En el presente documento encontramos los aspectos más relevantes de la práctica profesional denominada “IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA AL AREA DE MULTAS E INFRACCIONES DEL INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DEL DEPARTAMENTO DE ARAUCA EN LOS PERIODOS COMPRENDIDOS DEL 1 DE ENERO DE 2010 A 31 DE DICIEMBRE DE 2010”, la cual se realizó teniendo en cuenta los criterios aprendidos y poniendo en práctica la conceptualización y las habilidades adquiridas durante los diez semestres académicos en la Universidad Cooperativa de Colombia Sede Arauca.. De igual forma se plasma paso a paso el proceso desde la etapa de conocimiento de la Institución Pública, pasando por el diseño del plan de auditoría, la verificación de los registros e información contenida en el área de multas e infracciones, hasta la implementación del mencionado plan, el cual arroja por consiguiente un informe con una serie de solicitudes de acciones de mejora, para que una vez identificadas las posibles falencias, sirvan de resorte para la toma de decisiones y por ende contribuyan a evitar futuras situaciones similares.. De acuerdo con lo anterior, la Auditoría Interna implementada en el área de multas e infracciones debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.. 12.

(13) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Así mismo, el ejecutar debidamente el plan de auditoría comprende la evaluación objetiva de las evidencias, proceso efectuado por el auditor interno, para proporcionar una conclusión independiente que permita calificar el cumplimiento de las políticas, reglamentaciones, normas, disposiciones jurídicas u otros requerimientos legales; respecto a un sistema, proceso, subproceso, actividad, tarea u otro asunto de la organización a la cual pertenecen.. Finalmente, cabe anotar que el desarrollo de esta actividad ha dado un aporte significativo tanto a la entidad, por cuanto se identifican situaciones presentadas al interior de los procesos, como al profesional en formación, ya la experiencia es enriquecedora para el crecimiento personal y profesional.. 13.

(14) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 1.. GENERALIDADES. 1.1.. TITULO. IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA AL AREA DE MULTAS E INFRACCIONES DEL INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DEL DEPARTAMENTO DE ARAUCA EN LOS PERIODOS COMPRENDIDOS DEL 1 DE ENERO DE 2010 A 31 DE DICIEMBRE DE 2010.. 1.2.. RAZÓN SOCIAL. INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DEL DEPARTAMENTO DE ARAUCA. 1.3.. UBICACIÓN. Carrera 19 No. 17-55 Barrio Cristo Rey. Arauca - Arauca Teléfonos: 8853224 - Fax:8853157– 8858597 Correo electrónico de contacto:[email protected]. 1.4.. LOGO – IMAGEN CORPORATIVA. Figura 1. Logo institucional ITTDAR. 14.

(15) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 1.5. Crear. MISIÓN espacios. de. vida. autosostenibles,. con. equidad,. productividad. y. potenciación, que propendan por mejorar la calidad de vida de los Araucanos, mediante la acción inmediata y continua en la solución participativa, planeada y concertada de las necesidades más sentidas de la población civil en materia de tránsito y transporte terrestre, orientando políticas que permitan y faciliten la utilización eficiente de los recursos disponibles dirigidos a la inversión en la infraestructura vial en el Departamento, facilitando con ello un desarrollo armónico que construya las bases sobre las cuales las nuevas generaciones edifiquen una sociedad para la convivencia y la paz.. 1.6.. VISIÓN. Institución pública líder en el sector del tránsito y transporte terrestre en el Departamento de Arauca, comprometida, competente y con responsabilidad; con capacidad para gerenciar, planear y administrar proyectos de inversión en el sector de su competencia, con las herramientas éticas y técnicas que le permitan atender y responder a las necesidades y expectativas de la comunidad araucana con criterios de efectividad, transparencia, equidad y solidaridad dentro del marco constitucional y legal.. 1.7.. TRÁMITES Y SERVICIOS. La función administrativa está al servicio de los intereses generales del Departamento de Arauca y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, seguridad de los usuarios, calidad, oportunidad, cubrimiento, libertad de acceso, plena identificación, libre circulación, educación y descentralización. Las autoridades del Instituto de Tránsito y Transporte de Arauca coordinarán sus actuaciones para el. 15.

(16) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. adecuado cumplimiento de los fines del Instituto en todos sus órdenes, tendrá inmerso un control interno que se ejercerá en los términos señalados en la ley.. El ITTDAR, presta los siguientes:. Servicios: Parqueadero Grúa. Trámites: Automotores ❖ Registro nuevo ❖ Automotores ❖ Traspasos ❖ Traslado de cuenta ❖ Cambio de color ❖ Cambio deservicio ❖ Cambio de empresa ❖ Regrabar motor y chasis ❖ Duplicado y licencia de transito ❖ Inscripción y levante alerta ❖ Cancelación de registro ❖ Cambio de placas (o duplicados) ❖ Expedición tarjetas de Operación. 16.

(17) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Conductores ❖ Expedición de Licencias de conducción por primera vez. ❖ Renovación y recategorización de licencias de conducción.. 1.8.. ORGANIGRAMA. Figura 2. Organigrama Institucional ITTDAR. 1.9.. MARCO LEGAL POR EL QUE SE RIGE LA ENTIDAD. A.. NORMATIVIDAD DEL SECTOR. •. LEY 769 DE 2002, “Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito Terrestre y se dictan otras disposiciones".. •. LEY 1005 DE 2006, “Por la cual se adiciona y modifica el Código Nacional de Tránsito Terrestre, Ley 769 de 2002.”. 17.

(18) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. •. LEY 1383 DE 2010,“Por la cual se reforma la Ley 769 de 2002 - Código Nacional de Tránsito, y se dictan otras disposiciones.. •. FORMULARIOS Y ESPECIES VENALES:. a.. Acuerdo 036 del 12 de diciembre de 1990, por el cual se implanta el formulario de comparendo único nacional y se describen las codificaciones correspondientes a cada una de las sanciones.. b.. Acuerdo 044 del 9 de octubre de 1992, por el cual se adopta el formulario de INFORME DE ACCIDENTES y sus anexos, se establece el procedimiento para su utilización y se derogan unas disposiciones.. c.. Resolución No. 3114 del 1º de julio de 1993, por la cual se implantan los formatos de actas de conciliación, para autoridades de tránsito en accidentes.. d.. Resolución No. 1888 del 16 de junio de 1994, por la cual se delega en los Organismos de Tránsito y Transporte Clase “A” del orden departamental, distrital y municipal, la función de adquirir, elaborar, expedir y controlar especies venales.. B. •. NORMATIVIDAD INTERNA ORDENANZA No. 38 DE 1993: Por la cual se crea el Instituto de Tránsito Y Transportes del Departamento de Arauca, se expiden sus Estatutos Orgánicos y se dictan otras disposiciones.. •. ORDENANZA No.061 DE 2001: Por medio de la cual se modifica la ordenanza No. 38 del 09 de diciembre de 1993.. •. ACUERDO No. 009 DE 2003: Por la cual se adoptan los estatutos del Instituto de Tránsito y Transporte del Departamento de Arauca ITTDAR.. 18.

(19) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. •. ACUERDO No. 006 DE 2012: por el cual se efectúan unas reformas a la planta de personal del instituto de tránsito y transporte del Departamento de Arauca.. •. RESOLUCIÓN 0245 DE 2007: Por medio del cual se expide el Código de Ética del Instituto de Tránsito y Transporte del Departamento de Arauca.. •. RESOLUCIÓN 0337 DE 2007:Por medio del cual se modifica el Manual Especifico de Funciones y Requisitos de los diferentes empleos de la Planta de Personal del Instituto de Tránsito y Transporte del Departamento de Arauca.. •. RESOLUCIÓN 0338 DE 2007: Por medio del cual se adopta el Reglamento para los Planes, Programas y Subprogramas de Capacitación y Estímulos para los Servidores Públicos del ITTDAR.. •. RESOLUCIÓN 0340 DE 2007: Por medio de la cual se adopta el reglamento interno de recaudo de cartera y de procedimiento De cobro coactivo.. •. RESOLUCIÓN 4237 DE 2008: Por medio de la cual se adopta el Reglamento Interno de Trabajo del Instituto de Tránsito y Transporte del Departamento de Arauca.. •. RESOLUCION 3292 DE 2011: Por la cual se ajusta el manual específico de funciones y competencias laborales para la planta de personal del ITTDAR.. 19.

(20) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 2.. OBJETIVOS DESARROLLADOS. Para el desarrollo y ejecución de la práctica empresarial, se presentó en primera instancia una propuesta para su estudio y aprobación, la cual contenía los aspectos teóricos y metodológicos que serían tenidos en cuenta durante el periodo del objeto de la práctica. De acuerdo con esto, al hacer una verificación y retrospección de los mismos, se da por hecho el cabal cumplimiento de cada uno de ellos a través de las de las actividades desarrolladas durante los 4 meses de la actividad, hechos que son confirmados en los respectivos soportes, ellos son:. 2.1.. GENERAL. Diseñar e implementar un programa de Auditoria al área de multas e infracciones del Instituto de Tránsito y Transporte, bajo las normas legales y estatutarias. En los periodos comprendidos del 1 de enero de 2010 hasta el 31 de diciembre del 2010.. 2.2.. ESPECÍFICOS. •. Realizar un diagnóstico al área de multas e infracciones. •. Diseñar un programa de auditoría al área de multas e infracciones.. •. Implementar un programa de auditoría determinando la integridad, existencia y exactitud.. •. Elaborar un plan de mejoramiento continuo al área de multas e infracciones.. •. Generar un informe de auditoría.. 20.

(21) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. •. Socializar el resultado de la auditoria a la gerencia y el área de multas e infracciones.. De igual forma al realizar la implementación del plan de auditoría se evidenciaron situaciones que una vez finalizado y socializado el informe final, se entrega a la entidad con el fin de que sea tenido en cuenta por las personas encargadas de ejecutar el proceso y por supuesto por los funcionarios responsables del sistema de gestión para la garantía de la calidad, partiendo del hecho en el que se mencionan aspectos que pueden estar presentes en posteriores auditorías, pero todo esto queda a criterio y juicio del auditor líder que posteriormente programe e implemente auditorías internas.. 21.

(22) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 3.. FLUJOGRAMA DE TRABAJO. Definición de Diagrama de Flujo: Es una representación gráfica de hechos, situaciones, relaciones o movimientos de todo tipo, por medio de Símbolos. Sirve para entender con mayor facilidad el funcionamiento de una institución o empresa, considerando sus diferentes pasos, los actores que participan en él y los tiempos involucrados.. Dentro de sus características encontramos que es Sintético, que significa que debe estar resumido en una hoja para que sea práctico, que sea Simbolizado ya que la simbología adecuada evita el exceso de anotaciones y de una forma visible porque nos permite observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.. Atendiendo la conceptualización y aplicando los conocimientos adquiridos por el practicante, se presenta el diagrama de flujo que representa las actividades, procesos, documentos y registros necesarios para llevar a cabalidad la ejecución de la práctica profesional en el Instituto de Tránsito y Transportes de Arauca.. 22.

(23) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Figura 3. Diagrama de flujo de las actividades, procesos y registros de la práctica profesional. 23.

(24) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. De acuerdo con la figura del diagrama de flujo anteriormente presentada, se observa que a medida que se ejecutan procesos definidos para el área en estudio y los procesos que son propios y exclusivos de la auditoría, se generan documentos físicos y electrónicos los cuales son registros que evidencian la ejecución de la actividad y la práctica, además del sentido crítico e independiente del auditor, registros que en el momento hacen parte integral de los documentos generados y que reposan en el archivo del Instituto de tránsito y transporte de Arauca.. Así mismo se puede evidenciar a través del informe final que cada proceso en estructura guarda especial relación con el cronograma inicial el cual fue presentado en la propuesta y en el primer informe de ejecución de la práctica profesional.. 24.

(25) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 4.. DISEÑO DEL PLAN DE AUDITORÍA. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL ÁREA DE MULTAS E INFRACCIONES DEL INSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTE PERIODO ENERO A DICIEMBRE DE 2010.. A continuación se presenta el programa de auditoría diseñado para la aplicación en el área de multas e infracciones del Instituto de Transito y transportes de Arauca, con el fin de verificar el estado de las obligaciones registrada en los sistemas de información de SIMIT y TRAXAE, los cuales son la principal fuente de información de las activos registrados por estos conceptos.. PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN EN EL ÁREA DE MULTAS E INFRACCIONES DEL INSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTES DE ARAUCA. 1. MARCO CONCEPTUAL La confiabilidad y la utilidad social de la información que genera el Sistema de Contabilidad de cada entidad del sector público, se ve afectada por la efectividad de sus sistemas de Control Interno y en particular el de Control Interno Contable, además de los procesos y procedimientos implementados por las diferentes áreas que generan insumos para el registro y revelación de la información contable pública, razón por la cual es importante adoptar un plan de auditoría con elementos y herramientas que le permitan al auditor realizar un observación y toma de las muestras con objetividad y claridad generando un ambiente de confianza entre auditor y auditado.. El marco conceptual de la contabilidad está conformado por los postulados, objetivos, usuarios, características, requisitos, principios y normas técnicas.. 25.

(26) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. a-. Postulados: Constituyen los supuestos básicos que soportan el Sistema. Nacional de Contabilidad Pública - SNCP y permiten definir su estructura y orientación. Comprenden los de Confiabilidad y Utilidad Social.. b-. Objetivos: Constituyen los resultados esperados del SNCP, los cuales. pueden clasificarse atendiendo los fines que persiguen los usuarios de acuerdo con criterios de gestión, control, cultura, análisis y divulgación.. c-. Características de la Información: El ser Racional, Universal, Medible y. Comparable, constituyen atributos inherentes al producto proveniente del SNCP, otorgándole la identidad y especificidad que permite diferenciarla de otra clase de información.. d-. Requisitos de la Información: La oportunidad, objetividad, consistencia,. relevancia, verificabilidad y comprensibilidad, corresponden a las condiciones mínimas que debe reunir la información que produce la contabilidad pública.. e-. Principios: Constituyen la+s pautas básicas que guían el proceso de. generación de la información en función de los objetivos del SNCP. En consecuencia, los principios hacen referencia, entre otros aspectos, a las técnicas cuantitativas y cualitativas de valuación de los hechos; al momento en el cual se realiza el registro contable; a la forma en que deben revelarse los hechos; a la continuidad del Hospital; a la esencia de las transacciones; y a la correlación entre ingresos, costos y gastos.. f-. Normas Técnicas: Comprenden el conjunto de parámetros y criterios que. precisan. y. delimitan. el. proceso. contable,. están. orientadas. a. reflejar. exhaustivamente la creación, transformación, intercambio, transferencia, extinción y, en general, cualquier cambio producido por los hechos económicos, financieros y sociales.. 26.

(27) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Así las cosas estas generalidades que enmarcan los principios básicos del sistema contable, son el punto de partida para orientar un proceso de auditoría financiera a cualquier dependencia o área de una organización con el de evaluar sus características y su integralidad a los procesos financieros que en últimas desembocan en la revelación de los hechos económicos a través de los estados financieros.. 2. DEFINICIONES Auditoría Interna: Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor, mejorar la gestión y las operaciones institucionales. Ayuda a los entes públicos a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión, de riesgos, control y dirección, financiero y contable.. Administración De Riesgos: Proceso para identificar, analizar, valorar y dar tratamiento adecuado a los eventos potenciales que pueden afectar el proceso contable, con el fin de proveer seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales, adelantado por los responsables de la información contable.. Control Interno: De acuerdo a los lineamientos fijados por el artículo 1º de la ley 87 de 1993, se entiende como “el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de. 27.

(28) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”.. Control Interno Contable: Proceso que bajo la responsabilidad del Gerente, Coordinador del área financiera y el Contador de la entidad o de quien haga sus veces, con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable garanticen que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública, revelando sin ambigüedades y con adecuada precisión en la información generada, tanto la situación como los resultados de las operaciones efectuadas de manera confiable, oportuna y útil socialmente.. Controles. Asociados. al. Proceso. Contable:. son. todas. las. medidas. implementadas por la entidad, con el objetivo de solucionar las situaciones señaladas y, por consiguiente, obtener estados contables e informes razonables.. Proceso Contable: Conjunto de actividades que comprende desde el momento en que se genera el hecho financiero, económico o social, hasta el momento en que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter contable.. Riesgo de Índole Contable: Probabilidad de que los hechos económicos, financieros y sociales no se incluyan en el proceso contable o que no cumplan con la normatividad contable pública.. Riesgo de Índole Contable y Financiero: Probabilidad de ocurrencia de un hecho o acto no deseado que afecta de manera significativa el proceso de la gestión financiera, tales como errores, fraudes, pérdida de información, entre otros.. 28.

(29) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Situaciones que Comprometen la Razonabilidad: En el proceso contable se evidencian situaciones que ponen en riesgo la calidad de la información contable y están asociadas a cada una de las actividades que se desarrollan regularmente durante el proceso.. Valoración de Riesgos Contables y Financieros: Se referencia el proceso adelantado por los responsables de la información financiera y contables consistente en la identificación, medición y neutralización de los riesgos propios de la gestión contable y financiera, mediante la utilización de métodos de general aceptación y con el propósito de mejorar las actividades de control formalizadas e informales.. 3. PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA1 La Auditoria se rige en su ejercicio como se ha dicho reiteradamente en el campo del control razón por la cual son consustanciales con su desarrollo los principios de permanencia, integralidad, oportunidad, función preventiva, independencia y objetividad, actuación racional, cobertura general y el cumplimiento de las Normas de Auditoria.. Permanencia.. Este principio implica que como órgano de fiscalización, la labor debe ser de tal forma continua, que permita una vigilancia constante sobre las operaciones sociales en todas sus fases, desde su nacimiento hasta su terminación, por ello incluye la inspección y constatación de todo el proceso decisional generador de actividades. Integralidad. 1. Actualicese.com. Principios de la Auditoría. Actualización Web.. 29.

(30) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. El proceso de fiscalización deontológicamente se considera integral, por lo que ninguna actividad, área, operación o función puede escapar a. la. labor. del. Auditor. Este principio contempla al ente económico como un todo compuesto por sus bienes, recursos, operaciones y resultados.. Oportunidad.. Se concibe como una labor eficiente en términos de conveniencia, de inspección y vigilancia ulterior al acaecimiento de hechos no concordantes con las normas preestablecidas y por lo tanto desviados de su objetivo central; que en caso de llevarse a cabo implicarían un costo en términos logísticos o de valor dinerario para la organización.. Función Preventiva.. En armonía con el numeral anterior, las labores que desarrolla la Auditoria deben buscar evitar el daño, por lo que con los informes oportunos -antes de que los hechos sean inevitables-, se consolida un valor agregado que previene el desenvolvimiento de hechos no deseados, lo que representa un valor agregado para los intereses objeto de su protección.. Independencia y Objetividad.. Independencia. Está a salvo de presiones administrativas, por lo que su labor se puede sustentar sin ningún impedimento, en la capacidad y buen juicio profesional de sus representantes.. Objetividad. Este principio determina que tanto en las labores desarrolladas por la Auditoria -incluida en forma primordial la obtención de evidencia-, así como en lo atinente a la emisión del juicio profesional por parte del auditor, se deberá. 30.

(31) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. observar una actitud imparcial, sustentada en la realidad y en. la conciencia. social. Actuación racional.. La auditoría sustenta su ejercicio en un criterio racional y en un conocimiento basado en la lógica, para lo cual se nutre de diferentes técnicas de control, de amplio espectro, de carácter integral, en donde el juicio profesional tiene como base la evidencia obtenida de manera técnico-científica y la conciencia social. Cobertura General.. La Auditoria ejerce su labor mediante una cobertura. general. del. ente. examinado, tanto en el orden interno como en el orden externo, es decir, desde un todo o universo compuesto por recursos de toda índole (económicos, humanos, técnicos o tecnológicos y físicos),transacciones, hechos económicos, operaciones, áreas, decisiones y políticas de la organización, al igual que sobre factores exógenos al ente como. leyes. y reglamentos, amenazas y riesgos, todo ello. sin ninguna limitación.. Cumplimiento de las Normas de Auditoria.. Este principio determina que las labores desarrolladas por la Auditoria, se deben realizar con respeto de las normas aplicables a la Auditoria. El Auditor deberá conducir el control de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y demás normas técnicas que se expidan a nivel internacional y del país. Estas contienen principios básicos y procedimientos esenciales junto con lineamientos relativos en forma de material explicativo o de otro tipo. Las Normas de Auditoria vigentes en Colombia son las NAGA.. 31.

(32) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 4. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA De acuerdo con los parámetros establecidos por las normas generales de auditoría y las preestablecidas para el Sistema Contable, lo que persigue la realización de la auditoría objeto del presente documento es llevar a cabo un proceso de verificación al interior del área de multas e infracciones del Instituto de Tránsito y Transporte de Arauca, de tal forma que se puedan identificar posibles falencias al interior de la misma evidenciando hallazgos y generando acciones de mejor que repercutan en el mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos de registro, control y causación de las obligaciones generadas por infracciones cometidas por los usuarios de vehículos y de las vías del departamento, propendiendo en el mejoramiento de la seguridad vial. Así las cosas los objetivos se resumen en los siguientes: 2. De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.. De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes. 2. Gerencie.com. Http://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html. Consulta vía Web.. 32.

(33) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus Contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.. 5. PROCESO DE AUDITORIA Dadas las definiciones anterior y tomando como base el contexto general de la implementación del plan de auditoría en el Instituto de tránsito y transportes, se plantea el plan de auditoría y se define el proceso de acuerdo con las necesidades y expectativas de área y de la práctica profesional.. 1.. Elaboración de Papeles de Trabajo. 2.. Definición del Equipo Auditor. 3.. Definición de las áreas a auditar.. 4.. Delimitación y alcance de la auditoría.. 5.. Ejecución de la Auditoría.. 6.. Informe de Auditoría (Presentación de No conformidades).. 7.. Programación de Nuevas Auditorías.. 33.

(34) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 6. ANALISIS Y DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS Posterior al proceso de ejecución del informe de auditoría y presentación de las no conformidades, el auditor presentará a la dirección un análisis y documentación del proceso o procesos auditados y en este documento presentará las conclusiones y recomendaciones resultado de la ejecución de todo el proceso. 7. ACTIVIDADES BASICAS DE CONTROL Para las actividades básicas de control, se presenta el cronograma de ejecución de auditorías internas del área el cual debe contener el listado de los procesos a auditar y las fechas tentativas para realizar las próximas auditorías. 8. CONTENIDO DE LOS INFORMES Como se dijo anteriormente los informes deben contener expresamente las opiniones, conclusiones y recomendaciones objetivas del auditor, tomando como base el criterio profesional.. 9. PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo utilizados en la implementación de la auditoría al área de multas e infracciones del de instituto de tránsito se pueden evidenciar como anexo.. 9.1.. Revisar los datos registrados de comparendos en el TRAEXE y en el SIMIT, Verificar la información sobre las multas de tránsito y transporte canceladas, e Inspeccionar los reportes enviados a la SIMIT donde se relacionan las multas y sanciones que han sido canceladas por el infractor durante los periodos a auditar - Verificar los soportes de consignación de los dineros transferidos a la SIMIT - Verificar la. 34.

(35) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. distribución de ingresos por el concepto de multas de tránsito y transporte a los entes correspondientes.. Al revisar los datos registrados en sistema TRAEXE, se evidencia que mediante un recibo de caja se plasma detalladamente el documento de identidad de los infractores, el número de comparendo, la fecha de trámite, la fecha de pago y el estado del comparendo.. Por otro el acceso a los datos del SIMIT, se solicitaron y fueron remitidos en una base de datos (Archivo en Excel), realizando la respectiva revisión y comparación de la información. Cuando se verifica la información en comparación del consolidado tanto del SIMIT con el TRAEXE, se identifica diversos casos de los cuales se decide resaltar por colores y se muestran a continuación:. COLOR. ESTADO DEL COMPARENDO. Cancelado. Acuerdo de pago. Procesado. Valores diferentes (No coincide). No registrado. 35.

(36) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. CONCLUSIONES. Al finalizar la ejecución de la implementación de la auditoría al área de multas e infracciones del Instituto de Tránsito y Transportes de Arauca, se puede llegar a conclusiones relacionadas con hallazgos sobre el manejo del proceso en general.. Si bien es cierto que el funcionamiento del instituto, específicamente en la ejecución del proceso de cargue, descargue y reporte de las multas e infracciones sancionadas funciona con relativa normalidad, también es cierto que existen hechos que sólo a través de la verificación de la auditoría es posible identificar, es decir, aspectos que son propios del área y en los que podemos observar que son fácilmente corregibles, pero que requieren de control periódico para verificar que su ejecución es óptima y que no se han obviado instancias o procedimientos que a los ojos del auditor pueden ser esenciales para ello y normalmente son clasificados como hallazgos o no conformidades para el proceso, solicitando de esta forma unos descargos acerca del manejo dado.. Como se mencionó anteriormente, con la auditoría se busca identificar y mitigar en gran medida eventos que se produzcan al interior del proceso con el fin de mejorarlos y evitar posteriores traumatismos en el proceso general.. Así las cosas se podrán enfatizar con más profundidad los siguientes aspectos: ✓ Diagnóstico de evidencia de los soportes existentes verificando si son suficientemente exactos en comparación con los sistemas TRAEXE VS SIMIT. ✓ Identificar si existen los manuales de procesos y procedimientos para su conocimiento y aplicación por los funcionarios.. 36.

(37) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. ✓ Verificar si hay inconsistencia en montos recaudados por Instituto de Tránsito y Transporte; siendo afectados a la hora de realizar los respectivos pagos al SIMIT. ✓ Identificar deficiencias en el cargue y descargue de comparendos.. 37.

(38) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. ANEXOS Papeles de Trabajo Plan de Auditoría Figura 1: Formato Acta de Apertura y cierra auditoría. 38.

(39) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 39.

(40) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Figura 2: Formato definición del equipo auditor. 40.

(41) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Figura 3: Formato Definición de las áreas a auditar. 41.

(42) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Figura 4: Formato Delimitación y Alcalde de la Auditoría. 42.

(43) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Figura 5: Formato Lista de Chequeo de Auditoría. 43.

(44) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Figura 6: Formato Solicitud de Acciones Correctivas o Preventivas. 44.


(46) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Figura 7: Formato Informe de Auditorías Internas. 46.


(48) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Figura 8: Formato Programación de Auditorías Internas. 5.. EJECUCIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA. 6.. RESULTADOS DEL PLAN DE AUDITORÍA. 7.. SITUACIÓN DEL CRONOGRAMA. CONCLUSIONES RECOMENDACIONES METAS PROPUESTAS ANEXOS. 48.

(49) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 5.. EJECUCIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA. La fase de ejecución es la parte central de la auditoría, en ella se practican todas las pruebas y se utilizan todas las técnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditoría que sustentarán el informe.. Su contexto es el de satisfacer los objetivos establecidos en la asignación de actividades de auditoría y desarrollar las tareas definidas en el plan de trabajo.. En esta fase, el equipo auditor ajusta y desarrolla los programas de auditoría para cada proceso significativo o línea y aplica pruebas mediante las diferentes técnicas de auditoría que conduzcan a determinar los hallazgos.. El análisis está orientado a examinar de acuerdo con el alcance de la auditoría los siguientes aspectos, entre otros: •. Obtención de información de los servicios que presta el auditado en términos de calidad, cantidad, y oportunidad.. •. Evaluación de los riesgos de desvío de los recursos o información para la obtención de la calidad de la información del registro de multas e infracciones.. •. Cumplimiento de la reglamentación que regula sus operaciones.. •. Razonabilidad de la información financiera que se maneja en el área.. •. Calidad y eficiencia del control interno del auditado. Como la auditoría es un proceso sistemático de obtener evidencia, tienen que existir conjuntos de procedimientos lógicos y organizados que sigue el auditor para recopilar la información. Aunque los procedimientos apropiados varían de acuerdo con cada entidad o empresa, más aún si es una entidad pública como es el caso del Instituto de Tránsito y Transporte del Departamento de Arauca, el auditor. 49.

(50) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. siempre tendrá que apegarse a los estándares generales establecidos por la profesión o para el caso los detallados en el Sistema de Gestión para Garantía de la Calidad de la institución.. En enfoque de la auditoría señala que la evidencia se obtiene y evalúa de manera objetiva. Por consiguiente el auditor debe emprender el trabajo con una actitud de independencia mental y neutral.. La evidencia examinada por el auditor consiste en una variedad de información y datos que apoyen los informes elaborados. La definición no es restrictiva en cuanto a la naturaleza de la evidencia revisada, más bien implica que el auditor tiene que usar su criterio profesional en la selección de la evidencia apropiada. El auditor debe considerar cualquier elemento que le permita hacer una evaluación objetiva y expresar un dictamen de naturaleza profesional.. El papel del auditor en el Instituto de Tránsito específicamente en el área de multas e infracciones, es determinar el grado de correspondencia entre la evidencia de lo que ocurrió en realidad y los informes que se han presentado de esos sucesos, datos que se concatenan en la presentación de los resultados de la auditoría. Los usuarios del informe (que para este caso es el área de multas e infracciones, el área de contabilidad y la subdirección administrativa), por lo general no conocen directamente lo que aconteció en realidad, por cuanto existe la posibilidad de que no se hicieren los cotejos necesarios o las conciliaciones que permitan una armonía de la información entre los diferentes sistemas que se manejan al interior del instituto, por lo que requieren que el auditor les asegure que la información presentada es una declaración objetiva de los sucesos reales y sus resultados.. Otro detalle importante durante la ejecución de la Auditoría la interior del área de multas e infracciones, es que el auditor debe asegurarse del cumplimiento de las. 50.

(51) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (mencionadas en el plan de auditoría) y del conocimiento y dominio del Manual de Auditoría de la entidad en que está realizando la actividad (en el caso de que exista), pues de ello depende la calidad del servicio que debe brindar y los posibles riesgos en el cumplimiento de los objetivos propuestos.. Se conoce que al planear la Auditoría Interna, el auditor debe definir los objetivos, el alcance y metodología dirigidos a conseguir esos logros, y es precisamente en este subproceso donde deben cumplirse, pues debe lograr identificar los asuntos más importantes que deben ser tenidos en cuenta y que responden a las necesidades específicas de la subdirección administrativa.. El alcance se refiere al límite de la Auditoría Interna, es decir, el grado de extensión de las tareas a ejecutar; puede incluir áreas en cuestión y períodos a examinar tal y como se plasma en los diferentes papeles de trabajo los cuales fueron diligenciados antes, durante y después de la ejecución de la auditoría.. Todo lo mencionado anteriormente, es parte fundamental de proceso ejecutado en el área de multas e infracciones de tránsito en el Instituto de Tránsito y Transportes de Arauca, y va ligado con la correcta ejecución o mejor la ejecución del plan de auditoría que fue implementado en el área que nos ocupa y en el periodo referido en el objeto de la práctica empresarial.. A continuación se presenta el diagrama de flujo del proceso de ejecución de la auditoría, el cual cumple con los parámetros y el paso a paso de la actividad realizada.. 51.

(52) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Figura 4. DIAGRAMA DE FLUJO DE LA EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAEN EL ÁREA DE MULTAS E INFRACCIONES EN EL ITTDAR. 52.

(53) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. 6.. RESULTADOS DEL PLAN DE AUDITORÍA. Una vez ejecutado el programa de auditoría al área de multas e infracciones del Instituto de Tránsito y Transporte del Departamento de Arauca en los periodos comprendidos del 1 de enero de 2010 a 31 de diciembre de 2010, se obtuvo gran variedad de información y por ende se realizó el respectivo análisis de la misma, situación que se describe a continuación.. En primer lugar hay que mencionar que el manejo de la información del instituto en lo referente a reporte y control de multas e infracciones de tránsito, se realizan a través de un aplicativo local llamado TREXE y a su vez se hace un reporte a nivel nacional a través de la plataforma del Sistema de Multas e Infracciones de Tránsito SIMIT.. La paridad de la información debe ser completa, es decir lo que se reporta en TRAEXE que a su vez es reportado en contabilidad, debe coincidir con los reportes efectuados en la plataforma SIMIT de tal forma que al consultar algún tercero o infractor (deudor) se refleje fielmente la realidad de la información.. El programa de auditoría inicialmente plantea el interrogante de si ¿Se requiere implementar un programa de auditoría al área de multas e infracciones en el instituto de Tránsito y Transporte?, la respuesta es SI, teniendo en cuenta lo mencionado por el subdirector administrativo del instituto, el Documento No. S2013 000670/DITRA-JEFAT-29 de la Contraloría General de la República y la investigación preliminar hecha antes de la presentación de la propuesta de la práctica empresarial.. La investigación preliminar determina que entre el sistema TRAEXE y el SIMIT se presentan una serie de inconsistencias en la información y transacciones. 53.

(54) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. económicas que se realizan en el Instituto de tránsito y transporte del departamento de Arauca en lo relacionado con multas e infracciones.. Los registros encontrados en la base de datos de estos dos entes no coinciden, según el hallazgo dejado por la Contraloría General de la República 3 relacionado con. la. gestión. administrativa. de. cobro. ante. Organismos. de. Transito,. prescripciones y caducidades de las multas originadas en comparendos expedidos por la “ Policía de Carreteras”, hoy dirección de Tránsito y Transporte de acuerdo al artículo 159 del Código Nacional de Tránsito dada la necesidad de depurar y corregir las anomalías evidenciadas al revisar los datos se muestran unas cifras de deuda registradas desde el 1 de enero de 2010 hasta 31 de diciembre de 2010.. Con el fin de dar solución a esta problemática se planteó la implementación de un Programa de Auditoria para evaluar la confiabilidad, seguridad y nivel de ingresos por concepto del recaudo de multas, según presuntas irregularidades encontradas por el Instituto de Tránsito y Transporte.. La auditoría busca evaluar críticamente la situación del área de multas e infracciones. con. respecto. al. sistema. TRAEXE. vs. SIMIT,. y. proponer. recomendaciones que puedan ser tomadas en cuenta por la administración de la empresa, con el fin de mejorar aspectos relacionados con el manejo y tratamiento de los saldos y con las estrategias de recaudo.. Siguiendo con el objeto de la ejecución de la auditoría, se verifican los procedimientos realizados en el área de multas e infracciones y a su vez se hizo un reconocimiento en el área de multas e infracciones, apreciando por simple inspección que hay falencias a la hora de realizar y descargar los pagos al SIMIT, situación que obedece a falta de soportes que den veracidad a la información o. 3. Instituto de Tránsito y Transporte. Informe CGR. Documento No. S-2013 000670 /DITRA-JEFAT-29. 54.

(55) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. sencillamente por los descuentos que ofrece transito haciendo el sistema TRAEXE colapsen, ya que estos requieren de mayor control para su reporte.. 6.1.. DESARROLLO DE ACTIVIDADES. Como se indica en el programa de auditoría y el diagrama de flujo del mismo, en primer lugar se procedió a realizarla programación de la Auditoría.. Seguidamente se realizó la notificación mediante oficio al área de multas e infracciones, específicamente al líder del proceso indicando que la fecha propuesta estaba acorde a las actividades internas del área y por ende se dio por aceptada la fecha y hora para el inicio de la auditoría.. Por tal motivo y teniendo en cuenta la programación se procedió al diseño y diagramación de los papeles de trabajo, tomando como referencia la imagen corporativa del instituto, existente en otros formatos que conforman el sistema de gestión de la calidad de la entidad.. Cabe anotar que las actividades aquí descritas se realizaron durante los cuatro meses que dura la práctica y que la información que corresponde al acta de apertura y cierre de la auditoría corresponde a la fecha y hora en que se realizó la vista en calidad de auditor en el área de multas e infracciones.. Seguidamente después de recopilar la información y efectuar el proceso de la auditoría, se procedió a la revisión y análisis de la información recopilada a través de hojas electrónica de Microsoft Excel, registro electrónico que al igual que los físicos (papeles de trabajo) son anexos al informe de auditoría.. Posterior a la visita de auditoría y el lleno de los requisitos establecidos en los papeles de trabajo, se procedió a la revisión de los datos de TRAEXE y SIMIT,. 55.

(56) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. inicialmente conociendo la plataforma de TRAEXE e interpretando la estructura de la información y posteriormente analizándola en comparación con ambos sistemas.. Ingreso de Sistema TRAEXE. El Instituto de Tránsito y Transporte del Departamento de Arauca, en el uso de su sistema de recaudo TRAEXE, designo un usuario y clave para el acceso a la información y recolección de datos (Papeles de Trabajo), solo se tiene acceso al sistema por uno de sus módulos denominado el CARRITO, y la cual se muestra a continuación:. Figura 5. Ingreso al Sistema TRAEXE. 56.

(57) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Figura 6. Ingreso al Sistema TRAEXE. Figura 7. Ingreso al Sistema TRAEXE. 57.

(58) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Figura 7. Ingreso al Sistema TRAEXE. Figura 8. Ingreso al Sistema TRAEXE. 58.

(59) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Figura 9. Ingreso al Sistema TRAEXE. Así las cosas la revisión arrojó la siguiente información.. Los registros totales revisados por el practicante fueron 1.427 (comparendos) como lo evidencia la siguiente imagen, para un total de DOSCIENTOS CINCUENTA. Y. SIETE. MILLONES. SETENCIENTOS. CINCUENTA. MIL. DOSCIENTOS SESENTA Y NUEVE PESOS ($257.750.269,00) MCTE.. Figura 10. Representación de clasificación de operaciones registrada en 2010. – Fuente Sistema TRAEXE-SIMIT. 59.

(60) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. En la imagen anterior se aprecia la totalidad de los registros revisados y el total, pero además se puede apreciar la clasificación por color para identificar como se enunció en capítulos anteriores, con el fin de identificar la correspondencia de los mismos con el objeto de la revisión por parte de la auditoría. Amarrillo Verde Azul Rojo Morado. Cancelado Acuerdo de Pago Procesado Valores diferentes (no coincide) No registrado. Durante la revisión se observó que existen otros parámetros que se identificaron dentro del marco de trabajo como son:. Naranja Gris Rosado. Valores con doble registro y uno cancelado Códigos de comparendos que no coinciden Pagos efectuados en otra vigencia. De acuerdo con la clasificación se presentan los siguientes datos: Estado de Comparendos Generados Vigencia 2010 Acuerdo de Pago Generados y Cancelados Valores diferentes (no coincide) Procesado No registrado Valores con doble registro y uno cancelado Códigos de comparendos que no coinciden Pagos efectuados en otra vigencia Total general. Valor Recaudo 1.589.703 213.704.248 20.794.895 2.316.501 17.326.887 1.332.062 570.325 115.648 257.750.269. valor recaudo transito 656.500 213.654.889 15.724.541 776.256 124.225 666.031 248.450 115.648 231.966.540. Tabla 1- Estado de Comparendos Generados Vigencia 2010 – Fuente Registro Sistema TRAEXE SIMIT. 60.

(61) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Valor comparendo 0,22% 0,52%. Acuerdo de Pago Cancelado. 6,72% 8,07%. 0,90%. 0,04% 0,62%. Valores diferentes (no coindice) 82,91%. Procesado - No cancelados No registrado. Figura 11. Participación de la clasificación con respecto al total de los registros generados en 2010.. De acuerdo con el gráfico el 82.91% de los comparendos generados fueron recaudados y descargados de TRAEXE y SIMIT, por defecto de la Contabilidad.. Por otra parte el 17.09% de estos comparendos tienen un estado diferente, tal es el caso del 0.62% en acuerdo de pago, un 8.07% tienen valores diferentes a los registrados en el sistema local, un 0.90% en estados procesados – no cancelados, un 6.72% son valores registrados en el sistema local pero sin reporte a sistema SIMIT ni contabilidad, un 0.52% son valores con múltiples registros y de los cuales sólo uno ha sido cancelado, un 0.22% de valores registrados son comparendos cuyos códigos no coinciden, sea el caso de error en la digitación para el cargue de los mismos y por último encontramos un 0.04% que corresponden a valores procesados en 2010 pero tiene pagos verificados en vigencias anteriores.. De los trámites registrados en 2010 el instituto de tránsito de tránsito y transportes de Arauca registró recaudos por valor de $231.966.540 valor que corresponde al 90% de los comparendos efectuados y registrados, una meta que en teoría es buena ya que los demás registros como se evidenció anteriormente se encuentran en estados que requieren una depuración y conciliación de las áreas de. 61.

(62) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. contabilidad, el sistema TRAEXE y directamente reportar las novedades al sistema nacional SIMIT de tal forma que la información revelada sea consistente y refleje la realidad de los valores de la cartera por este concepto y de la misma forma entregue información real a los usuarios de todo el país.. Total Recaudo Multas e Infracciones de Tránsito 2010. 231.966.540 257.750.269. Valor Generado 2010. Valor Recaudado 2010. Figura 12. Total Recaudo Multas e Infracciones de Tránsito 2010. Finamente, después de procesar, clasificar y analizar los datos, el saldo por recaudar corresponde al 10% de los comparendos efectuados y registrados en el sistema de información TRAEXE y los registros de contabilidad, valores que de acuerdo con su clasificación porcentual se presentan así:. Estado de Comparendos Generados Vigencia 2010 Acuerdo de Pago Valores diferentes (no coincide) Procesado - No cancelados No registrado Valores con doble registro y uno cancelado Códigos de comparendos que no coinciden Total pendiente de recaudo. Valor pendiente de recaudo 0,4% 2,0% 0,6% 6,7% 0,3% 0,1% 10,0%. Tabla 2- Estado de Comparendos Generados Vigencia 2010 – Fuente Registro Sistema TRAEXE SIMIT. 62.

(63) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. Es de anotar que este 10% distribuido en los diferentes conceptos, están sujetos a una depuración y conciliación de valores entre el Sistema Contable, el Sistema de Registro TRAEXE y posteriormente el reporte de estas novedades al Sistema Nacional SIMIT.. En el desarrollo de la Revisión de la Auditoría al Área de Multas e Infracciones del Instituto de Tránsito y Transportes del Departamento de Arauca, se identificaron diferentes falencias que de manera directa contribuye a que se presenten falencias y diferencias en la revelación de la información contable, ya que el estado de cartera depende exclusivamente de la responsabilidad y la seriedad en el registro y actualización de los valores consignados en el Sistema TRAEXE y por ende para efectos de consulta al ciudadano, estas situaciones afectan al Sistema SIMIT, puesto que al realizar la consulta de usuarios los valores reportados no van a ser reales y estaría causando un perjuicio a quien realiza los trámites exclusivos de este instituto.. Se relacionan entonces los aspectos más relevantes, entre ellos: ➢. Existe en la empresa un sistema de gestión de calidad, pero no hay registros se la programación y ejecución de auditorías internas al área de multas e infracciones.. ➢. No existe o no se presentó un manual de procesos y procedimientos del área de multas e infracciones.. ➢. Este manual de procesos y procedimientos debe estar en el archivo de gestión del área de multas e infracciones para consulta inmediata.. ➢. No existen registros relacionados con la conciliación de información con el área de contabilidad.. ➢. Se debe definir la ruta, los tiempos y los responsables de realizar el registro y reporte de multas e infracciones impuestas durante un periodo determinado.. 63.

(64) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. ➢. No se evidenció actas o documentos que certifiquen la capacitación del talento humano que ingresa al área de multas e infracciones.. ➢. No existe un protocolo para la verificación de las edades de la cartera para el reporte al área jurídica a fin de evitar prescripciones y caducidades de los títulos valores, sin que llegare a generarse un detrimento patrimonial o la pérdida del valor adquisitivo de la moneda.. ➢. No existe protocolo para el retiro de deudores del sistema.. Todos los hallazgos antes presentados fueron informados y por ende hecha la solicitud de las acciones preventivas o acciones correctivas a que hubiere lugar, generando una herramienta para la autoevaluación y el plan de mejoramiento del área de multas de infracciones del instituto de tránsito y transporte del departamento de Arauca, evitando de esta forma prevenir o mitigar el impacto de las falencias y hallazgos consignados en el informe de auditoría.. 7.. SITUACIÓN DEL CRONOGRAMA. La Implementación de un Programa de Auditoria al Área de Multas e Infracciones del instituto de tránsito y transporte del Departamento de Arauca en los periodos comprendidos del 1 de enero de 2010 a 31 de diciembre de 2010, se dio tal y como se programó a partir del análisis previo y la presentación de la propuesta, es decir, no tuvo modificaciones durante el desarrollo del mismo y por el contrario se pudo dar cumplimiento a los periodos y actividades inicialmente programados.. 64.

(65) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. CONCLUSIONES Al finalizar la práctica empresarial en el Instituto de Tránsito y Transportes de Arauca, se concluye objetivamente que era necesaria, puesto que desde vigencias anteriores se vienen presentando diferencias entre los sistemas TRAEXE como operador de registro y control y la información contenida en el sistema SIMIT a nivel nacional.. Estas falencias la cuales fueron presentadas a lo largo de los informes presentados y por supuesto en el informe final, evidencian que hay fallas de orden administrativo y la ejecución de puntos de control para evitar las diferencias existentes, más aun si existe un informe de auditoría de la Contraloría General de la República donde se evidencia lo aquí plasmado y se de forma coherente con el trabajo hecho por el practicante.. Por otra parte, se da un valor agregado a la institución puesto que conocer de primera la situación administrativa de un área tan importante para el normal cumplimiento de las funciones misionales de esta prestigiosa institución del estado, le da herramientas que permiten tomar acciones de carácter preventivo y correctivo a fin de eliminar las mismas y poder hacer el levantamiento de los hallazgos efectuados por la Contraloría General de la República, ente de control del orden nacional que realiza inspección, vigilancia y control fiscal de las empresas del estado colombiano.. Así mismo, a partir de la auditoría realizada se presentan claramente los puntos a atacar y realizar un plan de mejoramiento que sea evaluado con la debida periodicidad por parte de los profesionales encargado de estas actividades al interior de la institución.. 65.

(66) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. RECOMENDACIONES En este aparte se consignan las recomendaciones realizadas por el auditor practicante del pregrado de Contaduría Pública de la Universidad Cooperativa de Colombia a través de las experiencias y el concepto objetivo de la auditoría realizada. ➢. Realizar la programación y ejecución de auditorías internas al área de multas e infracciones por parte del profesional del sistema de gestión de calidad.. ➢. Diseñar el manual de procesos y procedimientos del área de multas e infracciones.. ➢. Mantener y consultar en el archivo de gestión el manual de procesos y procedimientos.. ➢. Realizar una conciliación de información con el área de contabilidad.. ➢. Se debe definir la ruta, los tiempos y los responsables de realizar el registro y reporte de multas e infracciones impuestas durante un periodo determinado.. ➢. Realizar permanente capacitación del talento humano que ingresa al área de multas e infracciones.. ➢. Diseñar e implementar el protocolo para la verificación de las edades de la cartera para el reporte al área jurídica.. ➢. Diseñar e implementar el protocolo para el retiro de deudores del sistema.. 66.

(67) UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE ARAUCA CONTADURÍA PÚBLICA. ANEXOS. Anexo 1:. Diseño programa de Auditoría. 68. Anexo 2:. Ejecución del programa de Auditoría. 73. Anexo 3:. Registro Fotográfico. 82. Anexo 4:. Informe de Auditoría. 87. Anexo 5:. Plan de Mejoramiento. 101. Anexo 6:. Certificación Terminación de Práctica. 112. 67.