CONTROL DE DOCUMENTOS

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ÁREA RESPONSABLE

Sistema de Calidad

FECHA DE LIBERACIÓN

FECHA DE MODIFICACIÓN

20/02/2014

22/01/2014

No. DE VERSIÓN

CÓDIGO

8 SCA-XXXP02-4.2.3

DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS PARA LA MEJORA

Cambio de Imagen

AUTORIZACIONES

ELABORÓ:

Lic. José Luis González Pelayo Representante de la Dirección

NOMBRE Y FIRMA PUESTO

REVISÓ:

Lic. Carolina Treto Reynoso Auditor Interno

NOMBRE Y FIRMA PUESTO

APROBÓ:

Mtro. Francisco Javier Romero Mena Director General

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1.0 OBJETIVO

Controlar todos los documentos internos y externos del Sistema de Gestión de Calidad del Colegio, así como mantenerlos actualizados.

2.0 ALCANCE

Se aplica a todas las áreas y todos los documentos del SGC del Colegio.

3.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3.1 Externos

3.1.1 Requisitos de la Norma ISO 9001:2008 3.2 Internos

3.2.1 Manual de Calidad (SCA-XXXM01-4.2.2)

3.2.2 Instructivo para la elaboración de documentos del SGC (SCA-XXXI02-4.2.1)

4.0 DEFINICIONES

4.1 SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

4.2 Documentos del sistema de calidad: Manuales, procedimientos, anexos e instructivos 4.3 Copia electrónica: Reproducción electrónica del archivo correspondiente.

4.4 Representante de la Dirección en el Sistema: Es el representante del Director General ante el Sistema de Gestión de la Calidad

4.5 Representante de la Dirección en el plantel: Es el representante del Director del Plantel ante el Sistema de Gestión de la Calidad

4.6 Responsable del documento: Es el responsable de la elaboración o modificación del Documento, mismo que se encuentra involucrado en los procesos

4.7 Documentos de referencia.- Son aquellos documentos (Reglamentos, Normas, Leyes, etc.) internos es decir, que pertenecen al Colegio y externos, que son documentos ajenos al Colegio (Reglamentos, Normas, Leyes, etc.), pero que ambos son de consulta para el buen desempeño de los procesos. No requiere ser codificado pero si identificados dentro del Listado Maestro de documentos.

4.8 Página Web del Colegio.- www.cecytej.jalisco.gob.mx

5.0 HERRAMIENTAS Y MATERIALES REQUERIDOS

5.1 Computadora 5.2 Impresora 5.3 Copiadora 5.4 Insumos

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6.0 PROCESO NARRATIVO

6.1 Crear o actualizar el documento.

6.1.1 Todos los responsables de la elaboración o actualización de los documentos, deben cumplir con el Instructivo para elaborar documentos (SCA-XXXI02-4.2.1).

6.1.2 Cuando sea aplicable el responsable del documento debe actualizarlo conforme al presente proceso.

6.2 Revisar documentos

6.2.1 El Representante de la Dirección del Sistema recibe el documento modificado vía electrónica para ser revisado en cuanto a formato, ortografía, fecha de modificación, número de versión y que no afecte la integridad y funcionamiento del SGC.

6.3 Identificar cambios y estado de revisión de los documentos

6.3.1 El Representante de la Dirección del Sistema, indicara en la portada del documento, los cambios que se realicen al mismo en la sección “DESCRIPCION DE LOS CAMBIOS PARA LA MEJORA”

6.3.2 Si se desea consultar los cambios realizados al documento vigente, se podrán identificar los cambios en color “ROJO” en los contenidos.

6.3.3 El estado de revisión de los documentos se establecerá a través del Número de versión iniciando con el número 1 en el caso de ser la primera emisión del documento. NOTA: esta versión, muestra una prueba fehaciente de la Mejora continua de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad.

6.4 Legibilidad e identificación de los documentos.

6.4.1 Todos los documentos deben poderse leer fácilmente, para este fin se debe de considerar lo siguiente:

6.4.1.1 Localizar en el portal del Colegio, la documentación requerida y poderla trasferir al equipo de computo del usuario, mismo que es “solo lectura” 6.4.2 Todos los documentos deben identificarse de acuerdo al Instructivo para la

elaboración de documentos mismos que pueden ser consultados en el portal 6.5 ¿Aprobar documentos?

6.5.1 El responsable de aprobar todos los documentos del Colegio es el Director General. Como evidencia se encuentra su firma en la carátula de los mismos localizados en poder del Representante de la Dirección en el Sistema.

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¿Aprobado? Entonces

Si Pasa al punto 6.7

No Pasa al punto 6.6

6.6 Modificar documento.

6.6.1 En caso de que el documento no haya sido aprobado se deben indicar las razones del porqué fue rechazado en el mismo documento revisado (según aplique).

6.6.2 El responsable del documento elaborará las modificaciones correspondientes con base en lo observado y se pasará nuevamente a revisión (punto 6.2)

6.7 Disposición y difusión de los documentos

6.7.1 Todos los documentos deben de controlarse por parte del Representante de la Dirección del Sistema y del plantel.

6.7.2 El Representante de la Dirección del Sistema, resguarda en su poder, los originales de los documentos del Sistema de Calidad actualizados, debidamente firmados, protegidos e identificados para su control.

6.7.3 Para efecto de mejor control de documentos, todos los responsables de los mismos y demás personal, les queda prohibido la reproducción, extracción y distribución de los documentos para su bien o de otros sin autorización previa del Representante de la Dirección del Sistema y/o Representante de la Dirección del plantel, mismo que los controla a través del registro de copias controladas (SCA-F01P02-4.2.3).

6.7.4 En caso de que se requiera un documento impreso debe de ser solicitado al Representante de la Dirección del Sistema o del Representante de la Dirección plantel, quien sella dicho documento con la leyenda “COPIA CONTROLADA” en todas las páginas de dicho documento.

6.7.5 Cualquier documento impreso que no tenga dicho sello, no tendrá validez para el SGC. y será retirado por parte del Representante de la Dirección del Sistema o del plantel elaborando una acción correctiva conforme al procedimiento.

6.7.6 Todos los sellos que se utilicen para la documentación deben estar bajo el resguardo del Representante de la Dirección del Sistema y del plantel.

6.7.7 Para todas las copias de documentos en las que no se tenga control sobre los mismos (Ej. solicitud de una copia para alguna gestión), se debe de sellar con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA” en todas las páginas de dicho documento.

6.7.8 El Representante de la Dirección del Sistema, enviará al Representante de la Dirección en el Plantel de manera electrónica toda la documentación actualizada en su versión para conocimiento y difusión a los usuarios correspondientes del plantel, ya que estos documentos estarán en el portal del Colegio.

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6.7.9 Toda la Documentación del SGC se encuentra a disposición y difusión en la Página Web

www.cecytej.jalisco.gob.mx

, opción gestión de Calidad misma que no permite la modificación e impresión de los mismos.

NOTA 1- El Representante de la Dirección del Sistema es el administrador del Sistema de Documentos y registros que se encuentra en la página Web del Colegio y por lo tanto es el único autorizado para agregar, cambiar y retirar documentos internos y externos de su exhibición según las necesidades del sistema de calidad.

6.8 Control de los documentos obsoletos

6.8.1 Todos los documentos que cambien el nivel de “versión” se considerarán documentos

obsoletos y por lo tanto deberán ser reemplazados de manera electrónica o documental (según aplique) por parte del usuario previa autorización del

Representante de la Dirección en el sistema o del plantel.

6.8.2 El Representante de la Dirección del Sistema, para efecto de “control”, debe de resguardar las copias “obsoletas” de toda la documentación de manera electrónica, considerando su protección y permanencia.

NOTA: Todo documento obsoleto será considerado como “no válido” en su contenido cuando se quiera tomar como referencia para alguna actividad actual del sistema de calidad.

DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos se manejan igual que los documentos del sistema de gestión de calidad en cuanto a su distribución (copias controladas) cuando sea aplicable. Se debe de verificar por cada usuario y de forma anual, la vigencia de los documentos externos principalmente en el caso de las normatividades.

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7.0 DIAGRAMA DE FLUJO