Curso de Access con ejercicios prácticos

(1)

Curso de Access

con ejercicios prácticos

(2)

Contenido

1. Introducción a Microsoft Access ... 3

2. Tablas en Access... 5

2.1 Crear tablas en una base de datos de Access ... 5

2.2 Diseño de tablas en Access ... 8

2.2.1 Diseño de tablas en Access: Tipo de datos... 8

2.2.2 Diseño de tablas en Access: Propiedades de campo ... 10

2.2.3 Diseño de tablas en Access: Clave principal ... 11

2.3 Indexar datos en Access ... 13

2.3.1 Cómo indexar datos por un campo en Access ... 13

2.3.2 Ver y modificar los índices ... 13

2.4 Almacenamiento y recuperación de una base de datos en Access ... 15

2.5 Relaciones entre las tablas en Access ... 17

2.5.1 Relacionar tablas en Access: Tipos de relaciones ... 17

2.5.2 Relaciones de tablas en Access ... 19

2.5.3 ¿Cómo utilizar las relaciones? ... 22

2.6 Ejercicio 1: BIBLIOTECA. Crear y relacionar tablas. ... 23

2.7 Ejercicio 2: VIDEOCLUB. Crear y relacionar tablas. ... 26

2.8 Ejercicio 3: PEDIDOS CLIENTES. Crear y relacionar tablas... 30

2.9 Ejercicio 4: Distribuir la información en tablas y relacionarlas. ... 33

2.10 Buscar, Ordenar y Filtrar datos en tablas de Access ... 34

2.10.1 Vista hoja de datos ... 34

2.10.2 Formato de la tabla ... 34

2.10.3 Buscar texto ... 34

2.10.4 Ordenar la tabla ... 35

2.10.5 Filtrar datos ... 36

2.11 Ejercicio 5: Practicar la ordenación, búsqueda y filtrado de datos en Access... 38

3. Consultas en Access ... 39

3.1 Consultas de selección en Access ... 39

3.1.1 Consultas de selección en Access: Criterio de selección ... 41

3.2 Ejercicio 6: Consultas de selección ... 45

3.3 Consultas de selección con parámetro en Access ... 47

3.4 Ejercicio 7: Consultas de selección con parámetro. ... 49

3.5 Consultas de Campos Calculados en Access ... 50

3.6 Consultas con Totales en Access ... 52

(3)

3.7 Ejercicio 8: Consultas de Campos Calculados y Totales. ... 54

3.8 Consultas de Acción en Access ... 56

3.8.1 Consultas de Acción en Access: CREAR TABLA ... 56

3.8.2 Consultas de Acción en Access: ANEXAR DATOS ... 57

3.8.3 Consultas de Acción en Access: ACTUALIZAR DATOS ... 58

3.8.4 Consultas de Acción en Access: ELIMINAR REGISTROS... 60

3.9 Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas en Access ... 62

3.10 Ejercicio 9: VIDEOCLUB. Consultas de acción... 64

3.11 Ejercicio 10: NEPTUNO. Consultas de acción ... 65

4. Formularios en Access ... 66

4.1 Formularios en Access ... 66

4.1.1 ASISTENTE PARA FORMULARIOS ... 68

4.1.2 Formularios en Access: DISEÑO DEL FORMULARIO ... 71

4.1.3 VISTA PRESENTACIÓN ... 72

4.2 Ejercicio 11: Formularios en Access ... 74

5. Informes en Access ... 75

5.1 Elaboración de Informes en Access ... 75

5.1.1 Informes en Access: Vista Presentación ... 78

5.1.2 Vista preliminar ... 79

5.2 Ejercicio 12: Informes en Access ... 81

6. Ejercicio resumen ... 82

6.1 Ejercicio 13: Ejercicio resumen del curso de Access ... 82

(4)

Curso de Access con ejercicios prácticos 1. Introducción a Microsoft Access

El programa Microsoft Access es el sistema gestor de bases de datos más popular, sobre todo, por estar incluido dentro del paquete informático Office.

Cuando hablamos de Base de Datos (BD) nos referimos a uno o varios ficheros en los que se almacena información. Esta información estará almacenada en tablas relacionadas entre sí. Podremos acceder a la información mediante formularios, realizar consultas sobre dicha información o imprimir informes.

Podemos encontrarnos con bases de datos muy sencillas, por ejemplo, una agenda telefónica. Pero habitualmente se trabaja con bases de datos mucho mayores y complicadas como, por ejemplo, aquellas que almacenan toda la información de una empresa: trabajadores, clientes, facturación, pedidos, … La mayoría de personas que empiezan a trabajar con una base de datos parten de un diseño ya realizado, es decir, las tablas que forman la base de datos ya están definidas y relacionadas. Entonces, el trabajo que se espera que realicemos es de manipulación de la información: introducir datos, modificarlos, realizar consultas de la información, … Sin embargo, en este curso vamos a partir desde una base de datos en blanco y aprenderemos a crear y trabajar con tablas, consultas e

informes.

Iniciamos el programa y esta es la primera ventana que observamos:

Desde esta ventana tenemos varias opciones:

1. Crear una BD desde una plantilla, bien sea local o en línea.

2. Crear una BD en blanco.

3. Abrir una BD existente.

(5)

Curso de Access con ejercicios prácticos

Nosotros partiremos desde una base de datos en blanco. Al pulsar esta opción debemos elegir el nombre de la base de datos (nombre del archivo) y su ubicación.

A diferencia de otros programas Access crea al archivo antes de empezar a trabajar con la base de datos.

(6)

Curso de Access con ejercicios prácticos 2. Tablas en Access

2.1 Crear tablas en una base de datos de Access

Cuando queremos iniciar una base de datos en blanco debemos crear la tabla o tablas donde se almacenará la información. Por eso, por defecto, Access nos crea una tabla vacía (tabla1) y espera que añadamos los campos (las columnas) que definirán nuestra tabla.

Para crear una tabla en Access debemos definir los campos que la forman (las columnas). Tenemos varias maneras de crear tablas. El método que aparece por defecto al iniciar la base de datos es el que se observa en la imagen:

Esta tabla ya dispone de un campo llamado Id de tipo autonumérico (más adelante hablaremos de este campo). Podemos agregar tantos campos como deseemos pulsando en Haga clic para agregar. En primer lugar, definimos el tipo de datos de los campos, es decir, qué tipo de información va a contener esta columna.

(7)

Curso de Access con ejercicios prácticos

Y, a continuación, indicaremos el nombre del campo.

De esta manera podemos definir en nuestra tabla tantos campos como necesitemos. Para crear el campo hemos especificado su nombre y el tipo de datos que va a contener. Con este método no podemos definir otro tipo de propiedades a los campos.

Después de definir los campos de nuestra tabla, podemos añadir los registros (las filas) con los datos que seamos almacenar.

(8)

Curso de Access con ejercicios prácticos

Al guardar la tabla, esta queda almacenada en el panel de exploración en la parte izquierda de la ventana. Podemos acceder a la tabla en cualquier momento pulsando doble clic sobre su nombre.

Si deseamos agregar más tablas accedemos al grupo de opciones Tablas de la ficha Crear.

• Tabla: Se trata del método explicado anteriormente, es decir, el que aparece por defecto al iniciar el programa.

• Diseño de tabla. Explicaremos en otra entrada este método con detenimiento.

(9)

Curso de Access con ejercicios prácticos

2.2 Diseño de tablas en Access

El método recomendado para crear nuevas tablas en Access es el Diseño de tabla.

Accedemos a él desde el grupo de opciones Tablas de la ficha Crear.

Al pulsar sobre esta opción nos aparece la siguiente ventana:

Desde aquí podremos crear la nueva tabla indicando:

• Nombre de campo: Identifica y define a cada campo.

• Tipo de datos de cada campo.

• Descripción de los campos: Comentario que podemos añadir para describir el campo, indicar su finalidad, especificar la información que contendrá, … o cualquier otra aclaración que deseemos dejar reflejada.

• Propiedades de los campos.

(10)

Curso de Access con ejercicios prácticos

1. Texto corto: Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos (ejemplo: números de teléfono). El tamaño de este tipo de datos es de hasta 255 caracteres o la longitud que indique la

propiedad Tamaño del campo.

2. Texto Largo: Texto extenso de hasta 64.000 caracteres.

3. Número: Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

4. Número Grande 5. Fecha/Hora.

6. Moneda: Valores numéricos de moneda utilizados en cálculos matemáticos.

7. Autonumeración: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único. No se puede actualizar.

8. Sí/No: Campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso, …)

9. Objeto OLE: Objeto (imagen, documentos, hojas de cálculo, …) vinculado o incrustado en el campo.

10. Hipervínculo: Texto utilizado como dirección de hipervínculo. Útil para almacenar direcciones web o correos electrónicos.

11. Datos adjuntos: Para adjuntar imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, y otros tipos de archivos admitidos.

12. Calculado: Permite crear una expresión que use datos de uno o varios campos.

(11)

Curso de Access con ejercicios prácticos

13. Asistente para búsquedas: Al elegir esta opción aparece un asistente para búsquedas que nos permite crear un campo de búsqueda, campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores.

2.2.2 Diseño de tablas en Access: Propiedades de campo

A cada uno de los campos añadidos a la tabla le podemos definir una serie de propiedades mediante la ficha situada en la parte inferior. Hay muchas

propiedades y estas dependen del tipo de dato elegido para el campo. A continuación, vamos a describir las propiedades más relevantes:

• Tamaño del campo: en campos de tipo texto es el máximo número de caracteres que se pueden introducir. En datos de tipo número definimos si el número es entero o decimal.

• Formato: diseño de presentación, es decir, cómo se va a visualizar. Útil en tipo de datos moneda, fecha/hora y número.

• Máscara de entrada: un modelo para los datos introducidos. Ejemplo: DNI 0000000X

• Título: etiqueta para el campo cuando se visualiza en formularios o informes.

• Valor predeterminado: valor por defecto.

• Regla de Validación: una condición que limita los valores que pueden introducirse.

(12)

Curso de Access con ejercicios prácticos

• Lugares decimales: número de dígitos a la derecha de la coma decimal en los datos de tipo número o moneda.

Para crear una tabla es necesario definir los campos con su nombre y tipo de datos. Las propiedades comentadas en este apartado son opcionales. Sin

embargo, también es necesario definir uno o más campos como clave principal.

2.2.3 Diseño de tablas en Access: Clave principal

Los campos clave principal son aquellos que me permiten identificar a los elementos o registros de una tabla. Es un campo único para cada registro. Por ejemplo, si la tabla es un listado de coches podríamos definir la matrícula como clave principal, ya que la matrícula identifica a los automóviles y es un dato único para cada uno.

Para definir un campo como clave principal en la vista diseño nos colocamos sobre el campo y accedemos a la opción Clave principal en la ficha Diseño.

Aparecerá una llave a la izquierda del campo seleccionado para indicarnos que se trata de la clave principal.

Siguiendo estos pasos podemos crear una tabla mediante el método diseño de tabla. Podemos guardarla y se almacenará en el panel de exploración situado a la izquierda de la ventana.

En cualquier momento podemos acceder a nuestras tablas desde este panel pulsando doble clic sobre ellas. En este caso accederemos a la vista hoja de datos que nos permite visualizar los datos, modificarlos o añadir nuevos registros.

Podemos cambiar la vista a diseño de tabla desde la opción Ver de la ficha hoja de datos.

(13)

Curso de Access con ejercicios prácticos

De esta manera tan sencilla es posible cambiar entre estas dos vistas para modificar el diseño de la tabla en la Vista diseño o trabajar con los datos almacenados en la tabla desde Vista hoja de datos.

(14)

Curso de Access con ejercicios prácticos

2.3 Indexar datos en Access

Indexar datos en Access, o crear un índice para un campo, permite acelerar las búsquedas en una tabla y ordenar los registros por dicho campo más fácilmente.

La idea de usar un índice en Access es similar a cuando usamos un índice de un libro. Cuando queremos buscar datos por el campo indexado, Access buscará la ubicación de los datos en el índice.

Cuando definimos un campo como clave principal, Access crea un índice de forma automática para ese campo. En el resto de campos, podemos considerar la

posibilidad de indexar si prevemos que vamos a buscar valores y ordenar por dicho campo y, además, se van a almacenar muchos valores distintos en el campo.

Debemos tener en cuenta que los índices aceleran las búsquedas y las consultas, pero pueden ralentizar el rendimiento al agregar o actualizar los datos.

2.3.1 Cómo indexar datos por un campo en Access

Un índice de un solo campo se crea al establecer la propiedad Indexado.

Accedemos a la Vista Diseño de la tabla, nos posicionamos sobre el campo que queremos indexar y accedemos a sus propiedades:

Si creamos un índice sin duplicados, Access no permitirá escribir un valor nuevo en el campo si ese valor ya existe en el mismo campo de otro registro.

2.3.2 Ver y modificar los índices

Para visualizar los índices de una tabla accedemos a la Vista Diseño y en la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar y ocultar, pulsamos sobre la opción Índices.

(15)

Curso de Access con ejercicios prácticos

(16)

Curso de Access con ejercicios prácticos

2.4 Almacenamiento y recuperación de una base de datos en Access

Como vimos en la introducción a Microsoft Access, el primer paso para empezar a trabajar con la base de datos es almacenarla, indicando la ubicación y nombre deseado. También, cuando creamos cualquier tabla se nos solicita guardarla. De esta manera la información se irá almacenando en las tablas que forman nuestra base de datos.

Sin embargo, si deseamos ver las opciones de almacenamiento y recuperación de la base de datos, podemos acceder al menú Archivo en la cinta de opciones.

Nos aparecen una serie de opciones sobre un menú vertical a la izquierda de la pantalla.

• Información: nos permite visualizar algunas propiedades de la base de datos. Además, podremos compactar y reparar la base de datos para evitar y corregir errores. Y también podremos cifrar la base de datos con

contraseña para restringir el acceso.

• Nuevo: podremos crear nuevas bases de datos desde una plantilla o a partir de una base de datos en blanco.

• Abrir: permite recuperar archivos buscándolos en nuestro equipo o en la nube (OneDrive).

• Guardar / Guardar como: desde estas opciones podremos guardar la base de datos en nuestro equipo o en la nube OneDrive. Además, podemos almacenar la base de datos para que sea compatible con versiones anteriores de Access.

• Imprimir.

(17)

Curso de Access con ejercicios prácticos

• Cerrar la base de datos.

(18)

Curso de Access con ejercicios prácticos

2.5 Relaciones entre las tablas en Access

Para que la base de datos funcione correctamente no basta con crear las distintas tablas que van a contener la información que deseamos almacenar en la misma.

Estas tablas deberían estar relacionadas. De hecho, toda la información que incluiremos en la base de datos, seguramente tendrá algún tipo de relación.

Sin embargo, este punto es el que puede considerarse más complicado dentro del diseño de bases de datos. Exige un amplio y profundo estudio para que las

relaciones establecidas sean las más eficaces.

Plantearemos en primer lugar las distintas relaciones lógicas que se pueden encontrar y, posteriormente, veremos cómo visualizar estas relaciones mediante las herramientas que nos ofrece el programa Access.

2.5.1 Relacionar tablas en Access: Tipos de relaciones

• Uno a uno: relación en la que UN registro de una tabla está relacionado con UN único registro de otra tabla.

Ejemplo:

En este ejemplo un registro de la tabla Estudiantes se relaciona con un único registro de la tabla Padres.

• Uno a varios: relación entre dos tablas en la que UN registro de una de ellas está relacionado con VARIOS registros de la otra.

Ejemplo:

(19)

Curso de Access con ejercicios prácticos

En este ejemplo un registro de la tabla Clientes se relaciona con varios registros de la tabla Pedidos.

• Varios a varios: relación en la que UN registro de una tabla está relacionado con VARIOS registros de la otra y viceversa (sería como la relación anterior, pero leída en los dos sentidos)

Ejemplo:

En este ejemplo cada registro de la tabla Productos se relaciona con varios

(20)

Curso de Access con ejercicios prácticos

2.5.2 Relaciones de tablas en Access

Después de comentar teóricamente los tipos de relaciones existentes veamos cómo las implementaremos en Access. Para ello accedemos a la opción

Relaciones de la ficha Herramientas de base de datos. Añadiremos en la ventana que aparece las tablas que deseamos relacionar. Podemos arrastrar las tablas desde el panel de exploración o usar el botón Mostrar tabla de la ficha Diseño.

• Uno a uno: este tipo de relación se realizará uniendo dos campos, uno de cada tabla, que contendrán el mismo tipo de información. Serán dos campos que tendrán el mismo tipo de datos y las mismas características (el nombre puede ser distinto). Además, estos campos deben ser únicos en su tabla, es decir, no puede haber varios registros con el mismo dato en este campo. Podemos utilizar, por tanto, las claves principales si estas contienen el mismo tipo de información en las dos tablas.

Para realizar la unión física pulsamos con el ratón sobre uno de los campos y lo arrastramos hasta el otro. Al soltar el ratón nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

(21)

Curso de Access con ejercicios prácticos

Mediante este cuadro de diálogo podemos crear las relaciones. En este caso, al haber seleccionado dos campos que son únicos en su tabla, el tipo de relación será Uno a uno (como indica en la parte inferior del cuadro de diálogo).

Podemos exigir integridad referencial a la relación. Esto garantiza que cualquier registro siempre se va a relacionar con otros registros existentes y válidos. Si pulsamos esta opción además podremos Actualizar en cascada los campos relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados. De esta manera si se modifican los datos en una tabla se modificarán también en la tabla con la que está relacionada.

Cuando pulsamos sobre el botón crear nos aparecen las tablas relacionadas.

• Uno a varios: este tipo de relación se realizará uniendo dos campos, uno de cada tabla, que contendrán el mismo tipo de información. Serán dos

campos que tendrán el mismo tipo de datos y las mismas características (el nombre puede ser distinto). Además, UNO de estos campos debe ser único en su tabla, es decir, no puede haber varios registros con el mismo dato en este campo. Normalmente se utiliza la clave principal.

Usamos el mismo método comentado anteriormente para unir físicamente estos dos campos. Observaremos que, en esta ocasión, en el cuadro de

diálogo Modificar relaciones aparece el tipo de relación Uno a varios.

(22)

Curso de Access con ejercicios prácticos

• Varios a varios: este tipo de relación no puede ser implementada

directamente en la base de datos. Por eso, para que entre dos tablas exista una relación varios a varios, crearemos una tabla intermedia que nos permita crear dos relaciones uno a varios. Esta tabla intermedia debe tener, al menos, dos campos que contendrán el mismo tipo de información que las claves principales de las tablas que queremos relacionar, tendrán el mismo tipo de datos y las mismas características. Además, estos dos campos serán claves principales de la nueva tabla creada.

(23)

Curso de Access con ejercicios prácticos

Como podemos ver en el ejemplo, esta tabla intermedia, creada a propósito para que exista esta relación varios a varios, contiene dos claves principales que son una "copia" de las claves principales de las tablas que queremos relacionar.

Además, puede contener otros campos si lo vemos necesario.

De esta manera, podremos crear dos relaciones uno a varios entre esta tabla intermedia y las dos tablas que deseábamos relacionar originalmente. En definitiva, por tanto, tenemos una relación varios a varios entre las dos tablas iniciales.

2.5.3 ¿Cómo utilizar las relaciones?

La verdad es que relacionar tablas en Access puede parecer un poco lioso, pero es cuestión de práctica llegar a controlarlo. Ante un problema real, diseñaremos las tablas que creamos necesarias para almacenar toda la información.

Posteriormente estudiaremos las relaciones que deseamos que existan entre las tablas. Y, dependiendo del caso, aplicaremos uno de los tipos de

relaciones explicados aquí.

Llegados a este punto es más que recomendable el practicar lo estudiado mediante algunos ejercicios. Se han planteado distintos ejercicios a fin de que quede claro cómo diseñar las tablas de una base de datos y cómo relacionarlas.

(24)

Curso de Access con ejercicios prácticos

2.6 Ejercicio 1: BIBLIOTECA. Crear y relacionar tablas.

Realizar una Base de Datos para controlar el movimiento de una biblioteca.

• Nombre de la Base de Datos: BIBLIOTECA.

La Base de Datos estará compuesta por tres tablas: socios, libros y préstamos.

Las características de cada una de las tablas se muestran a continuación:

TABLA CAMPOS PROPIEDADES

SOCIOS

NOMBRE

Tipo de datos: texto.

Tamaño: 20 Requerido.

DIRECCIÓN Tipo de datos: texto.

Tamaño: 30

NÚMERO TELÉFONO

Tamaño: 15

Máscara de entrada.

FECHA INSCRIPCIÓN

Tipo de datos: Fecha.

Formato: Fecha Corta Máscara de entrada.

Nº SOCIO Tipo de datos: Autonumérico Clave principal.

LIBROS

TÍTULO

AUTOR Tipo de datos: texto.

Tamaño: 20

FECHA EDITADO

Nº LIBRO

Tipo de datos: Autonumérico Formato: Entero Largo Clave principal.

(25)

Curso de Access con ejercicios prácticos

PRESTAMOS

FECHA RETIRO

FECHA ENTREGA

Nº SOCIO Tipo de datos: Número.

Nº LIBRO Tipo de datos: Número.

Formato: Entero Largo

IDPRÉSTAMO

Tipo de datos: Autonumérico Formato: Entero Largo Clave principal.

• Ingresar a cada tabla los siguientes registros:

Nº SOCIO NOMBRE DIRECCIÓN NÚMERO TELÉFONO FECHA INSCRIPCIÓN

1 PEDRO GIL CANELONES 123.456.789 12-12-84

2 JOSE M. FORO MONTEVIDEO 987.654.321 02-03-97

3 ELBA LAZO LAS PIEDRAS 666.777.888 02-06-00

4 MARTA CAÑA MONTEVIDEO 600.200.200 15-08-99

Nº LIBRO TÍTULO AUTOR FECHA EDITADO

1 EL METEORÓLOGO AITOR MENTA 12-12-54

2 LA FIESTA ENCARNA VALES 02-03-87

3 EL GOLPE MARCOS CORRO 02-06-90

4 LA FURIA ELBIO LENTO 25-12-94

IDPRÉSTAMO Nº SOCIO Nº LIBRO FECHA RETIRO FECHA ENTREGA

1 1 1 12-12-03 22-12-03

2 2 1 02-02-03 12-02-03

3 3 2 02-02-03 12-02-03

4 4 4 03-08-03 13-08-03

(26)

Curso de Access con ejercicios prácticos

(27)

Curso de Access con ejercicios prácticos

2.7 Ejercicio 2: VIDEOCLUB. Crear y relacionar tablas.

Realizar una Base de Datos para controlar el movimiento de un VIDEOCLUB.

• Nombre de la Base de Datos: VIDEOCLUB.

La Base de Datos estará compuesta por las tablas que se presentan a continuación:

CLIENTES

NOMBRE

Tamaño: 30 NÚMERO TELÉFONO

Tamaño: 15 Máscara de entrada.

CORREO ELECTRÓNICO Tipo de datos: texto.

Tamaño: 50 DNI

Tipo de datos: Texto Mascara de Entrada

Clave principal.

GÉNEROS GÉNERO

Tamaño: 30 Clave principal.

PELÍCULAS

TITULO

Tamaño: 30 Clave principal.

DIRECTOR Tipo de datos: texto.

Tamaño: 20 INTÉRPRETES Tipo de datos: texto.

Tamaño: 50

(28)

Curso de Access con ejercicios prácticos

• Crear las relaciones necesarias entre las tablas para el correcto funcionamiento de la base de datos.

DVD

IDENT-DVD

Tipo de datos: Texto Tamaño: 7 Máscara de entrada.

Clave principal.

TITULO

¿DISPONIBLE? Tipo de datos: Sí/No

ALQUILER

FECHA ALQUILER

FECHA DEVOLUCIÓN

DNI

Tipo de datos: Texto Mascara de Entrada

Requerido.

IDENT-DVD

Tipo de datos: Texto Tamaño: 7 Máscara de entrada

PRECIO

Tipo de datos: Moneda Formato: Euro Regla de Validación: >0

Texto de Validación Nº RECIBO

Tipo de datos:

Autonumérico Clave principal.

(29)

Curso de Access con ejercicios prácticos

• Ingresar a cada tabla algunos registros. Por ejemplo:

DNI Nombre Dirección Número

Teléfono Dirección correo 00000000J Jesús Estan Camino C/Belén,3 (096) 000 00 00 [email protected] 11111111A Margarita Flores del Campo C/ Alegre, sn (096) 222 22 22 [email protected]

Género Acción Aventuras Ciencia Ficción Comedia Drama Intriga Musical Terror

Título Director Intérpretes Género Estreno CARTEL Barrio Fernando León Críspulo Cabezas,Tomás

Benito,...

Drama 1998 La voz de su

amo

Emilio Martínez- Lázaro

Eduard Fernández,Silvia Abascal,...

Intriga 2001

Ident-Dvd Título BAR-1 Barrio

(30)

Curso de Access con ejercicios prácticos

• ¿Hay algún problema al añadir el segundo alquiler? ¿A qué crees que se debe?

• Intenta insertar un nuevo registro en la tabla Dvd con los siguientes datos:

Ident-dvd: AVA-1 Título: Avatar

¿Por qué no permite su inserción?

(31)

Curso de Access con ejercicios prácticos

2.8 Ejercicio 3: PEDIDOS CLIENTES. Crear y relacionar tablas.

Realizar una Base de Datos que almacene la información relativa a los pedidos de productos por parte de los clientes de una empresa.

• Nombre de la Base de Datos: Pedidos de clientes.

La Base de Datos estará compuesta por las tablas: Clientes, Productos, Modos Envío, Pedidos, Productos Pedido, Proveedores.

Las características de cada una de las tablas se muestran a continuación:

CLIENTES

DNI

Tamaño:10.

Requerido.

Indexado (sin duplicados) NOMBRE Tipo de datos: texto.

Requerido.

APELLIDOS Tipo de datos: texto.

Requerido.

CIUDAD Tipo de datos: texto.

CÓDIGO POSTAL Tipo de datos: texto.

NÚMERO TELÉFONO Tipo de datos: texto.

NÚMERO FAX Tipo de datos: texto.

IDCLIENTE Tipo de datos: Autonumérico Clave principal.

(32)

Curso de Access con ejercicios prácticos

PRODUCTOS

NOMBRE PRODUCTO Tipo de datos: texto.

Requerido.

DESCRIPCIÓN Tipo de datos: texto.

REFERENCIA

Requerido.

PRECIO UNIDAD Tipo de datos: Moneda.

Formato: Euro IDPROVEEDOR Tipo de datos: Número.

IDPRODUCTO

Tipo de datos: Autonumérico Clave principal.

MODOS ENVÍO MODO ENVÍO Tipo de datos: texto.

Clave principal.

PEDIDOS

FECHA PEDIDO Tipo de datos: Fecha.

FECHA ENVÍO Tipo de datos: Fecha.

MODOS ENVÍO Asistente para búsquedas...

IDCLIENTE Tipo de datos: Número.

IDPEDIDO Tipo de datos: Autonumérico Clave principal.

PRODUCTOS PEDIDO

CANTIDAD

Tipo de datos: Número.

Regla de Validación.

Texto de Validación.

IDPRODUCTOS Tipo de datos: Número.

Clave principal.

IDPEDIDOS Tipo de datos: Número.

Clave principal.

(33)

Curso de Access con ejercicios prácticos

• Crear las relaciones necesarias entre las tablas para el correcto funcionamiento de la base de datos.

PROVEEDORES

NOMBRE PROVEEDOR Tipo de datos: texto.

Requerido CONTACTO Tipo de datos: texto.

POBLACIÓN Tipo de datos: texto.

CÓDIGO POSTAL Tipo de datos: texto.

TELÉFONO Tipo de datos: texto.

FAX Tipo de datos: texto.

IDPROVEEDOR Tipo de datos: Autonumérico Clave principal.

(34)

Curso de Access con ejercicios prácticos

2.9 Ejercicio 4: Distribuir la información en tablas y relacionarlas.

A. Crea una BD que contenga información relativa a los empleados de una empresa y sus tareas o proyectos realizados.

o Nombre de la Base de Datos: Empleados.

o Datos:

▪ Nombre completo, Dirección y Teléfonos de los Empleados.

▪ Número de la seguridad social de los Empleados.

▪ Cargo y departamento de los Empleados.

▪ Fecha de Contratación y salario de los Empleados.

▪ Fotografía de los Empleados.

▪ Nombre del Departamento.

▪ Trabajadores en Departamento.

▪ Responsable de Departamento.

▪ Descripción de la Tarea.

▪ Fecha de Inicio de la Tarea.

▪ Fecha de Finalización de la Tarea.

o Organiza estos datos en tablas y crea las relaciones oportunas para que:

▪ En un departamento pueda haber varios trabajadores.

▪ Un empleado pueda realizar varias tareas.

B. Crea una BD que contenga información sobre los cursos realizados por un Centro de Estudios.

o Nombre de la Base de Datos: Centro de Estudios.

o Datos:

▪ Datos personales de los Alumnos (Nombre, dirección, teléfono…)

▪ Datos personales de los Profesores (DNI, Nombre, dirección, teléfono…)

▪ Duración, Aula de Impartición, Horario y nombre de los Cursos.

o Organiza estos datos en tablas y crea las relaciones.

(35)

Curso de Access con ejercicios prácticos

2.10 Buscar, Ordenar y Filtrar datos en tablas de Access

Ahora que ya hemos explicado cómo crear las tablas de nuestra base de datos, veamos algunas opciones (Buscar – Ordenar – Filtrar en Access) que tenemos para trabajar con ellas desde la vista Hoja de datos.

2.10.1 Vista hoja de datos

Desde esta vista (aparece al pulsar doble clic sobre la tabla desde el panel de exploración) podemos visualizar los datos almacenados, añadir nuevos registros a la tabla, eliminar los existentes o modificar los datos. Desde el grupo de opciones Registros en la ficha Inicio encontramos la mayoría estas opciones.

También podemos añadir registros escribiendo los datos en la última fila de la tabla o eliminar un registro pulsando sobre él con el botón derecho del ratón.

Para desplazarnos por los registros de la tabla podemos utilizar los botones accesibles desde la parte inferior de la tabla.

2.10.2 Formato de la tabla

Tenemos algunas opciones para modificar el formato del texto y de la tabla en el grupo de opciones Fuente desde la ficha Inicio. Entre otras opciones, podemos modificar el tipo y tamaño de letra, la alineación, las opciones negrita, cursiva y subrayado, el color de la fuente, las líneas de división de la tabla o el color de fondo.

2.10.3 Buscar texto

(36)

Curso de Access con ejercicios prácticos

Desde este cuadro de diálogo podemos buscar un texto en la tabla o en algún campo en concreto haciendo coincidir todo el campo con el texto de búsqueda o indicando si este aparece al principio o en cualquier parte del campo.

2.10.4 Ordenar la tabla

Desde el grupo de opciones Ordenar y filtrar de la ficha inicio podemos ordenar la tabla por el campo que deseemos. Bastaría con colocarnos sobre el campo por el que queremos ordenar y pulsar sobre el botón de orden Ascendente o

Descendente.

También podemos ordenar la tabla si accedemos al menú que aparece al pulsar sobre la flecha situada en los nombres de campo. En este menú también tenemos opciones para ordenar por el campo seleccionado.

(37)

Curso de Access con ejercicios prácticos

2.10.5 Filtrar datos

Desde el grupo de opciones Ordenar y filtrar de la ficha inicio podemos filtrar los datos de la tabla para que se visualice solo la información que deseemos.

Tenemos varias opciones para filtrar:

• Filtro de Selección. Seleccionamos la información de la tabla por la que queremos filtrar y accedemos al botón Selección.

• Filtro. Al pulsar sobre esta opción del grupo Ordenar y filtrar nos aparece este menú donde también tenemos opciones para filtrar por el campo seleccionado.

(38)

Curso de Access con ejercicios prácticos

• Filtro por formulario. Accesible desde el botón Avanzadas.

• Filtro avanzado. Accesible desde el botón Avanzadas.

(39)

Curso de Access con ejercicios prácticos

2.11 Ejercicio 5: Practicar la ordenación, búsqueda y filtrado de datos en Access

A partir de la base de datos “Videoclub” proporcionada por el profesor realizar las siguientes tareas con las tablas en Vista Hoja de Datos:

Ordenar por ...

o ... año de estreno la tabla Películas.

o ... título de películas la tabla Dvd.

o ... nombre la tabla de Clientes.

o ... DNI del cliente la tabla Alquiler.

Filtros:

(Antes de aplicar cada filtro elimina el anterior)

o Mostrar todas las comedias en la tabla películas.

o Mostrar los dramas del año 2000 en la tabla películas.

o Mostrar las películas dirigidas por Vicente Aranda.

o Mostrar los alquileres de 4,00 €.

o Mostrar los alquileres de 3,00 € del cliente con DNI 33333333C.

Buscar registros:

o En la tabla películas buscar ...

▪ ... directores que se llamen Pedro.

▪ ... directores o intérpretes que se llamen Alex.

o En la tabla clientes buscar la palabra SE en cualquier campo.

Modificar el formato de la Hoja de Datos:

o Cambiar las propiedades del texto y de la cuadrícula de cada una de las tablas.

(40)

Curso de Access con ejercicios prácticos 3. Consultas en Access

3.1 Consultas de selección en Access

Una de las tareas más habituales que necesitamos realizar en una base de datos en funcionamiento es consultar y seleccionar la información deseada con el fin de visualizarla o imprimirla.

Access tiene disponible un objeto para realizar esta acción: las consultas de selección.

Aunque podemos crear consultas mediante un asistente, explicaremos en esta lección cómo crear consultas desde la vista Diseño de consulta. Para ello

accedemos a la ficha Crear y la opción Diseño de consulta entre las opciones del grupo Consultas.

Nos aparecerá la ventana que se observa en la imagen:

En primer lugar, debemos elegir la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la información. En el caso de elegir más de una tabla deben de estar relacionadas entre sí.

Si posteriormente queremos agregar más tablas a nuestra consulta podemos hacerlo desde la opción Agregar Tablas desde el grupo Configuración de consultas de la ficha Diseño.

(41)

Curso de Access con ejercicios prácticos

Las tablas seleccionadas nos aparecerán en la parte superior de esta ventana mostrándonos los campos que la forman e indicándonos con una pequeña llave qué campo es la clave principal.

Ahora debemos elegir los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta de selección. Para ello podemos dar doble clic sobre estos campos en la vista superior de la tabla o seleccionarlos desde los apartados Campo y Tabla de la parte inferior de la vista.

En el ejemplo mostrado se han seleccionado tres campos (AUTOR y AÑO NACIMIENTO) de la tabla llamada AUTORES.

Podemos elegir tantos campos como deseemos o necesitemos. Si queremos

(42)

Curso de Access con ejercicios prácticos

3.1.1 Consultas de selección en Access: Criterio de selección

Colocaremos el criterio de selección sobre un campo en el apartado Criterios. Si deseamos establecer varios criterios sobre el mismo campo podemos hacerlo en las filas inferiores. Estas condiciones se aplicarán con un O lógico, es decir, se visualizarán los datos que cumplan cualquiera de los criterios establecidos.

Podemos utilizar los habituales símbolos de comparación:

• > (mayor)

• < (menor)

• >= (mayor o igual)

• <= (menor o igual)

• <> (distinto de)

• Entre — y —

Si deseamos colocar un criterio que nos permita visualizar los datos cuando un campo está en blanco usamos la condición Es Nulo, tal y como se observa en el ejemplo de la imagen.

Una vez establecidos los criterios de selección podemos visualizar los resultados en la vista hoja de datos. Para cambiar a esta vista accedemos al botón Ver del grupo de opciones Resultados en la ficha Diseño. También podemos ver los resultados si pulsamos el botón Ejecutar.

(43)

Curso de Access con ejercicios prácticos

Si los resultados son los deseamos podemos guardar la consulta. Ésta se almacenará en el panel de exploración en la parte izquierda de la ventana. En cualquier momento podremos dar doble clic sobre la consulta para observar los resultados o poder modificar el diseño de la misma. Podemos cambiar fácilmente de la vista hoja de datos a la vista diseño desde el botón Ver.

Debemos tener en cuenta que las consultas no guardan una copia de los datos almacenados en las tablas. Los datos siguen estando en las tablas y las consultas sólo nos permiten hacer una selección de estos datos. De esta forma cualquier modificación en las tablas se verá reflejado en las consultas. Y cualquier modificación de los datos visualizados en las consultas se almacenará en las tablas.

Comentemos a continuación algunos otros detalles a tener en cuenta al realizar consultas de selección:

• Como se ha comentado, si elegimos más de una tabla en nuestra consulta las tablas seleccionadas deben tener algún tipo de relación entre ellas. Si esta relación no aparece automáticamente deberemos añadir las tablas necesarias para que exista una relación indirecta entre las tablas que nos interesan. Añadiremos estas tablas, aunque, en principio, no deseemos visualizar en nuestra consulta ningún campo almacenado en ellas. Para más información sobre la relación entre las tablas visitar la sección Relaciones entre las tablas.

• Por otra parte, debemos tener en cuenta que podemos establecer diferentes criterios de selección sobre distintos campos en una misma consulta. Como se puede ver en esta imagen:

(44)

Curso de Access con ejercicios prácticos

En este caso en concreto las condiciones se unen con un Y lógico, es decir, se deben cumplir ambas para que se presenten los resultados. Si queremos unir las condiciones con un O lógico (se muestren los resultados si se cumple alguna de las condiciones) escribiremos los criterios en distintas filas.

• Como criterios de selección podemos hacer uso de algunos caracteres comodín.

o * (asterisco) – Sustituye a un conjunto de caracteres.

o ? – Sustituye a un carácter.

o Ejemplos:

▪ D?? buscará los datos que comiencen por D y luego tengan dos letras más

▪ ?a?a buscará los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a

▪ */12/13 buscará los datos de cualquier día del mes de diciembre del 13

▪ Na* buscará los datos que comiencen por Na En estos casos Access coloca la palabra COMO delante de nuestro criterio.

(45)

Curso de Access con ejercicios prácticos

(46)

Curso de Access con ejercicios prácticos

3.2 Ejercicio 6: Consultas de selección

Antes de realizar cada uno de estos ejercicios estudiar la distribución de información en tablas y las relaciones entre estas.

A. A partir de la base de datos “BIBLIO” que contiene información sobre los libros de una biblioteca, realizar las siguientes consultas:

1. Nombre, dirección y teléfono de las editoriales de Nueva York (New York).

2. Nombre, dirección y teléfono de las editoriales del estado Massachusetts (MA).

3. Nombre y año de nacimiento de los escritores nacidos antes de 1950.

4. Nombre de los escritores de los que no se conoce el año de nacimiento.

5. Título de los libros publicados por editoriales de Boston después de 1990.

6. Nombre, dirección y teléfono de las editoriales con número de teléfono que empiece por 2.

7. Nombre completo de los escritores que se llamen Michael.

8. Título y año de publicación de los libros publicados recientemente (desde 1995) y que contengan la palabra “Access” en su título.

(Resultado en cantidad de registros: 1–18, 2-6, 3-5, 4-434, 5-28, 6-11, 7-11, 8-38)

B. La BD “Neptuno” contiene información relativa a los pedidos de una empresa. Realizar las siguientes consultas sobre los datos allí almacenados:

1. Nombre, apellido y cargo de los empleados que estén trabajando desde antes del 1993 (El campo es de tipo fecha así que el criterio también debe realizarse con una fecha: 1/1/1993).

2. Nombre de compañía, contacto, dirección y ciudad de los clientes a los que se les envió un pedido (fecha envío) en 1996. (¡Cuidado que el campo es de tipo fecha!)

3. Nombre de contacto y teléfono de los proveedores de los productos con pocas unidades en existencia (<10). Incluid también el nombre del producto en la consulta.

4. Nombre de los productos con un precio por unidad (tabla productos) de más de 30 dólares enviados a Alemania.

5. Nombre, apellido y cargo de los empleados que han realizado pedidos de más de 100 unidades (campo cantidad en la tabla detalles de pedidos).

6. Nombre de la compañía, contacto y teléfono de los clientes que han efectuado un pedido sin descuento (descuento = 0). Incluid también la fecha del pedido en la consulta.

(Resultado en cantidad de registros: 1–3, 2-143, 3-12, 4-108, 5-13, 6-1317)

(47)

Curso de Access con ejercicios prácticos

C. Realiza las siguientes consultas sobre la base de datos VIDEOCLUB proporcionada por el profesor:

1. Ident-Dvd y título de los dvd sin devolver (Fecha devolución = nulo).

2. DNI, nombre, dirección, teléfono y correo electrónico de los clientes que han alquilado algún dvd el año 2001. (Cuidado que el campo fecha de alquiler es de tipo fecha).

3. Título de los dramas del 1999, comedias de 1997 y de todas las películas del 2001.

4. Nombre de los clientes que han alquilado una película que se estrenó en 1997. Incluid también el título de la película.

(Resultado en cantidad de registros: 1–6, 2-38, 3-8, 4-4)

(48)

Curso de Access con ejercicios prácticos

3.3 Consultas de selección con parámetro en Access

En ocasiones nos puede interesar crear una consulta de selección de datos, pero sin especificar el criterio de selección sino definiéndolo como un parámetro. De este modo, cada vez que ejecutemos la consulta podremos introducir el criterio deseado. Esto es lo que se consigue con las consultas de selección con parámetro en Access.

Por ejemplo, imaginemos que tenemos una base de datos con un listado de libros y de autores (véase el ejercicio 5: consultas de selección con parámetro) y

deseamos realizar una consulta para ver los libros que ha escrito cierto autor. En este caso el nombre del autor sería nuestro criterio de selección. Pero podemos definir un parámetro para que cada vez que ejecutemos la consulta nos pregunte el nombre del autor, tal y como se observa en la imagen. De esta forma, cada vez que ejecutemos la consulta, podremos definir un criterio de selección distinto.

Para realizar este tipo de consultas, las consultas de selección con parámetro, realizamos los mismos pasos que con las consultas de selección explicadas anteriormente:

1. Creamos una nueva consulta desde el icono Diseño de consulta.

2. Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la información (si elegimos varias tablas debe existir una relación entre ellas).

3. Elegimos los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta.

4. Establecemos el criterio de selección.

En este último punto encontraremos la diferencia respecto a las consultas de selección habituales. En el criterio de selección debemos indicar que nuestra consulta va a solicitar un parámetro cada vez que se ejecute.

Para ello bastaría con escribir en el criterio del campo deseado dos corchetes [ ] . De esta manera le indicamos que se trata de una consulta con parámetro.

(49)

Curso de Access con ejercicios prácticos

Entre los corchetes podemos escribir el texto que deseamos que aparezca en la ventana que solicita el parámetro. Por ejemplo: [Introduce el nombre del autor:]

Si delante de los corchetes escribimos la palabra COMO permitiremos que se utilicen los caracteres comodín * ? cuando se introduzca el parámetro solicitado.

(50)

Curso de Access con ejercicios prácticos

3.4 Ejercicio 7: Consultas de selección con parámetro.

A. A partir de la base de datos “BIBLIO” realizar las siguientes consultas con parámetro:

1. Título y año de publicación de los libros escritos por un autor determinado.

2. Título y año de publicación de los libros publicados por una determinada editorial (indicad el nombre de la compañía).

(Resultado en cantidad de registros: 1–Ej: “Blanc,Iris” 1, 2-Ej: “Que Corp” 162)

B. Realizar las siguientes consultas sobre los datos almacenados en la base de datos “Neptuno”:

1. Precio y nombre de los productos enviados por una compañía de envíos en concreto. Mostrad la fecha del envío.

2. Nombre y apellidos de los empleados que han realizado un pedido para cierto cliente (nombre de compañía). Mostrad la fecha del pedido.

(Resultado en cantidad de registros: 1–Ej: “Speedy Express” 643, 2-Ej: “Que Delícia”

9)

1. Ident-dvd y título de los dvd alquilados por cliente en concreto (solicitad el DNI). Incluid también la fecha de alquiler y devolución.

2. Nombre, dirección y teléfono de los clientes que han alquilado cierto Dvd.

3. Ident-dvd y título de los dvd sin devolver de un cliente concreto (solicitad el DNI). Incluid también la fecha de alquiler.

4. Ident-dvd y título de los dvd de un género determinado.

(Resultado en cantidad de registros: 1–Ej: “11111111A” 2, 2-Ej: “AIR-1” 1, 3- Ej:”00000000J” 1, 4-Ej:”drama” 25)

(51)

Curso de Access con ejercicios prácticos

3.5 Consultas de Campos Calculados en Access

Mediante las consultas de campos calculados en Access podemos

realizar cálculos sobre los datos de las tablas. Añadiremos un campo en la consulta que nos mostrará el resultado de una operación realizada con los datos almacenados en otros campos.

En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo. Tenemos un campo en la tabla que nos muestra el año de nacimiento y deseamos conocer la edad de la persona.

Para ello añadimos un campo en la consulta que nos calcule la edad a partir del año actual y el año de nacimiento.

Para crear la consulta realizamos los pasos habituales:

1. Creamos una nueva consulta desde el icono Diseño de consulta.

2. Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la información

(52)

Curso de Access con ejercicios prácticos

ventana diseño de consulta. Si deseamos que este campo calculado tenga nombre lo escribiremos antes de la operación.

NombreCampo: Operación

Para facilitar el trabajo de escribir la operación Access dispone de una

herramienta denominada Generador de expresiones. Podemos acceder a ella desde el botón Generador… del grupo de opciones Configuración de consultas en la ficha Diseño.

Mediante esta herramienta podemos escribir la expresión necesaria para realizar el cálculo. Podemos acceder a los datos de las tablas y utilizar funciones y

operadores.

(53)

Curso de Access con ejercicios prácticos

3.6 Consultas con Totales en Access

Las consultas con totales en Access nos permiten realizar cálculos de resumen de los registros almacenados en las tablas: contar registros, obtener sumas,

promedios, máximos, mínimos, etc.

Para crear la consulta realizamos los pasos habituales:

1. Creamos una nueva consulta desde el icono Diseño de consulta.

2. Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la información (si elegimos varias tablas debe existir una relación entre ellas).

3. Elegimos los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta.

4. Establecemos el criterio de selección, si es necesario.

Pero necesitaremos una fila nueva en la parte inferior de la ventana diseño de consulta, la fila total. Para agregarla accedemos al Botón Totales del grupo de opciones Mostrar u ocultar en la ficha Diseño.

Desde esta fila podemos elegir el cálculo que deseamos realizar sobre un campo

(54)

Curso de Access con ejercicios prácticos

Si queremos agrupar los datos por algún campo en concreto elegiremos la opción Agrupar por en la fila Totales. De esta manera el resultado sería como el que se muestra en la imagen.

(55)

Curso de Access con ejercicios prácticos

3.7 Ejercicio 8: Consultas de Campos Calculados y Totales.

A. A partir de la base de datos “BIBLIO” realizar las siguientes consultas:

1. Cread una consulta con los campos autor y año de nacimiento de la tabla autores mostrando solo aquellos que tienen año de

nacimiento. Añadid un campo que calcule la edad actual de los autores.

2. Realizad una consulta similar para conocer los años que llevan publicados los libros.

3. Calculad cuál es el año de publicación de los libros más reciente.

4. Calculad la media de edad de los autores.

5. ¿Cuál es el año de publicación más antiguo? A partir de este dato mostrad los libros más antiguos.

(Resultado en cantidad de registros: 3-1999, 4-63, 5-“World of dBASE”)

B. Realizar las siguientes consultas sobre los datos almacenados en la base de datos “Neptuno”:

1. Cread una consulta con los campos producto, precio unidad, cantidad y descuento de la tabla detalles de pedidos. Añadid un campo que calcule el precio total (precio unidad x cantidad), otro que calcule el descuento y un tercer campo que calcule el precio final.

2. ¿Cuántos pedidos se enviaron a España?

3. ¿Cuántos clientes hicieron un pedido en Octubre de 1996?

4. ¿Cuál es la fecha de nacimiento más reciente de los empleados? A partir de este dato mostrad el nombre y los apellidos del empleado más joven.

5. Calcula la media del precio unidad de los productos de la categoría bebidas.

6. ¿Cuántos productos hay de una categoría determinada? (consulta con parámetro)

7. Suma el precio unidad de los productos valorados en más de 50 dólares.

(56)

Curso de Access con ejercicios prácticos

1. ¿Cuántos alquileres de 3,00€ se han realizado?

2. ¿Cuántos dvd hay disponibles?

3. ¿Cuántas películas hay de género drama estrenadas en el 1998?

4. Calculad la media del precio de alquiler.

5. Cread una consulta con los campos Ident-dvd, nombre y apellidos del cliente. Añadid un campo que muestre los días que el cliente tiene la película en su poder.

(Resultado en cantidad de registros: 1-6, 2-38, 3-5, 4-“3,82€”)

(57)

Curso de Access con ejercicios prácticos

3.8 Consultas de Acción en Access

Este tipo de consultas nos permiten seleccionar datos de las tablas y almacenar estos datos en una nueva tabla.

Seguiremos los pasos habituales para crear una consulta de selección:

3.8.1 Consultas de Acción en Access: CREAR TABLA

Para crear una consulta de tipo Crear Tabla pulsamos esta opción desde el grupo de opciones Tipo de consulta de la ficha Diseño. Al hacerlo nos aparecerá un cuadro de diálogo que nos pedirá el nombre de la tabla que se va a crear.

Por último, para que la consulta realice la acción deseada debemos ejecutarla.

Podemos hacerlo desde la ficha Diseño en la opción Ejecutar. También podemos ejecutar la consulta tras almacenarla en el panel de exploración al pulsar doble clic sobre ella.

(58)

Curso de Access con ejercicios prácticos

En la consulta mostrada en la imagen se creará una nueva tabla con los clientes de Irlanda.

3.8.2 Consultas de Acción en Access: ANEXAR DATOS

Este tipo de consultas nos permiten seleccionar datos de una o varias tablas y añadir estos datos en una tabla ya existente. Como es evidente, para que se puedan anexar los datos los campos de las tablas de origen y los de la tabla donde se anexan los datos deben de contener el mismo tipo de información.

Para crear una consulta de tipo Anexar Datos pulsamos esta opción desde el grupo de opciones Tipo de consulta de la ficha Diseño. Al hacerlo nos aparecerá un cuadro de diálogo que nos pedirá el nombre de la tabla donde se van a anexar los datos.

Si nos fijamos en la parte inferior de la ventana veremos que se han modificado las filas. Aparece una nueva fila, la fila Anexar a. Desde esta fila indicaremos la

(59)

Curso de Access con ejercicios prácticos

correspondencia entre los campos de las tablas originales y los de la tabla donde anexamos.

Podemos hacerlo desde la ficha Diseño en la opción Ejecutar. También podemos ejecutar la consulta tras almacenarla en el panel de exploración al pulsar doble clic sobre ella.

En la consulta mostrada en la imagen se añadirán todos los datos de los productos de proveedores de Francia a la tabla Reino Unido.

3.8.3 Consultas de Acción en Access: ACTUALIZAR DATOS

Este tipo de consultas nos permiten modificar los datos seleccionados de una o varias tablas.

(60)

Curso de Access con ejercicios prácticos

Para crear una consulta de tipo Actualizar Datos pulsamos esta opción desde el grupo de opciones Tipo de consulta de la ficha Diseño.

Si nos fijamos en la parte inferior de la ventana veremos que se han modificado las filas. Aparece una nueva fila, la fila Actualizar a. Desde esta fila indicaremos el nuevo valor para los campos deseados.

• Podemos escribir cualquier valor del mismo tipo de datos que contiene el campo.

• Si deseamos hacer una operación matemática podemos utilizar

el generador de expresiones. Podemos acceder a esta herramienta desde el botón Generador… del grupo de opciones Configuración de consultas en la ficha Diseño.

• Si en esta fórmula queremos hacer referencia al valor que existe en el campo debemos escribir el nombre del campo entre [ ]. [NombreCampo]

Podemos hacerlo desde la ficha Diseño en la opción Ejecutar. También podemos ejecutar la consulta tras almacenarla en el panel de exploración al pulsar doble clic sobre ella. Debemos tener cuidado porque una vez actualizados los datos no podremos volver atrás.

(61)

Curso de Access con ejercicios prácticos

En la consulta mostrada en la imagen se actualiza la tabla Productos dejando el campo UnidadesEnPedido a 0 y actualizando el

campo UnidadesEnExistencia sumando las unidades en el pedido a las unidades existentes.

3.8.4 Consultas de Acción en Access: ELIMINAR REGISTROS

Como indica su nombre este tipo de consultas nos permiten eliminar registros seleccionados de una tabla.

(62)

Curso de Access con ejercicios prácticos

Si nos fijamos en la parte inferior de la ventana veremos que se han modificado las filas. Aparece una nueva fila, la fila Eliminar. Desde esta fila podemos elegir dos valores:

1. Dónde: elegiremos esta opción en los campos en los que coloquemos criterios de selección.

2. Desde: esta opción la usaremos en el resto de campos. Normalmente

seleccionaremos todos los campos de una tabla mediante la opción asterisco (*).

Podemos hacerlo desde la ficha Diseño en la opción Ejecutar. También podemos ejecutar la consulta tras almacenarla en el panel de exploración al pulsar doble clic sobre ella. Debemos tener cuidado porque una vez eliminados los datos no

podremos recuperarlos.

Mediante la consulta mostrada en la imagen se eliminan todos los clientes que sean de Francia.

(63)

Curso de Access con ejercicios prácticos

3.9 Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas en Access

Una consulta de tablas de referencias cruzadas en Access es una consulta de tipo resumen que nos permite mostrar los datos como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.

La verdad es que resulta más complicado explicar con palabras qué es una consulta de tablas de referencias cruzadas que verlo con un ejemplo. Por eso explicaremos estas consultas usando el ejemplo de la imagen:

(64)

Curso de Access con ejercicios prácticos

1. Encabezado de fila. Colocamos esta opción en el campo cuyas entradas queremos que aparezcan en la parte izquierda de la tabla de referencias cruzadas. En nuestro ejemplo se ha elegido el campo País.

2. Encabezado de columna. Colocamos esta opción en el campo cuyas entradas queremos que aparezcan en la parte superior de la tabla de referencias cruzadas. En nuestro ejemplo se ha elegido el campo Nombre Compañía.

3. Valor. Este será el campo cuyas entradas aparecerán en el centro de la tabla de referencias cruzadas. En realidad aparecerá un resumen (suma, promedio, máximo, mínimo,…) de los valores de este campo. En el ejemplo el campo elegido ha sido IdPedido (identificador o número de pedido).

• Total: nos permite elegir entre varios valores para cada uno de los campos:

o Agrupar por: elegiremos este valor para los campos encabezado de columna y fila.

o Dónde: elegiremos este valor para los campos que no sean encabezado y tengan criterio de selección.

o Funciones: Suma, Promedio, Mínimo, Máximo,… Elegiremos la función que queremos utilizar para el resumen de los datos del campo valor. En nuestro ejemplo se ha utilizado la función Cuenta.

Por último para ver el resultado final podemos ejecutar la consulta (ficha Diseño – opción Ejecutar ) o abrir la consulta en vista hoja de datos (doble clic sobre la consulta almacenada en el panel de exploración).

Analicemos los resultados obtenidos en el ejemplo planteado:

• Como encabezado de fila tenemos el país, en este caso sólo España porque ese era el criterio de selección de la consulta.

• Como encabezado de las columnas tenemos las compañías que son clientes de la empresa.

• Por tanto, los valores que se observan son una cuenta de los pedidos que se han realizado a los clientes que se ven como encabezado de columna en el país que se muestra a la izquierda.

(65)

Curso de Access con ejercicios prácticos

3.10 Ejercicio 9: VIDEOCLUB. Consultas de acción

Realiza las siguientes consultas sobre la base de datos VIDEOCLUB:

1. Actualización del precio de películas de 1998: Reducción del 10%.

2. Creación de una tabla con las películas vistas por los clientes.

3. Eliminar todos los datos de un cliente.

4. Presentar una consulta de tablas de referencias cruzadas que muestre el número de películas de cliente por día.

5. Copiar la tabla alquileres y posteriormente realizar una consulta de datos anexados que anexe esta copia a la original.