Antologia de Administracion de Compras LAE VI Mixto 28 Enero Al 18 Feb 2013

CONTABILIDAD DE COSTOS

Índice

AVANCE PROGRAMATICO CUATRIMESTRAL ...6 1.- GENERALIDADES ... ¡Error! Marcador no definido. 1.1 Introducción ... ¡Error! Marcador no definido. 1.2 Diferencia entre empresa Comercial e Industrial ... ¡Error! Marcador no definido. 1.3 Concepto y finalidad de la Contabilidad de Costos ... ¡Error! Marcador no definido. 1.4 Clasificación de las empresas industriales... ¡Error! Marcador no definido. 1.5 Costo unitario, componentes, conceptos de costos, gasto y sus diferencias ... ¡Error!

Marcador no definido.

2.- LOS COSTOS Y SUS ELEMENTOS ... ¡Error! Marcador no definido. 2.1 Diversos Conceptos de Costos ... ¡Error! Marcador no definido. 2.2 Clasificación de Costos directos y grupos de variabilidad ... ¡Error! Marcador no definido. 2.3 Material de desperdicio defectuoso y averiada generalidad ... ¡Error! Marcador no definido. 3.- CONTABILIDAD DE LOS COSTOS DE PRODUCCION ... ¡Error! Marcador no definido. 3.1 Procedimiento de Control y Registros de la Materia prima generalidades .. ¡Error! Marcador

no definido.

3.2 Mano de Obra ... ¡Error! Marcador no definido. 3.3 Cargos Indirectos ... ¡Error! Marcador no definido. 4.- SISTEMAS DE COSTOS ... ¡Error! Marcador no definido. 4.1 Clasificación generalidades ... ¡Error! Marcador no definido. 4.2 Características de los Sistemas ... ¡Error! Marcador no definido. 5.- SISTEMAS DE COSTOS POR ÓRDENES Y PROCESOS ... ¡Error! Marcador no definido. 5.1 Procedimiento de aplicación ... ¡Error! Marcador no definido. 5.2 Casos Prácticos ... ¡Error! Marcador no definido. 6.- SISTEMAS DE COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCION ... ¡Error! Marcador no definido. 6.1 Proceso en la aplicación Contable de los elementos de costos en Ord. De Prod. ... ¡Error!

Marcador no definido.

A N T O L O G I A

2013

Administracion

de

Compras

LICENCIATURA EN ADMINISTRACION

DE EMPRESAS

VI MODULO CICLO ESCOLAR

ENERO-FEBRERO

SISTEMA MIXTO

C.P.A. JOSE JAIME GERMAN AVELLAN MACIAS DOCENTE

ADMINISTRACION DE COMPRAS

Índice

Contenido:

AVANCE PROGRAMATICO CUATRIMESTRAL ...6

1.- EL RETO DE LA ADMINISTRACION DE COMPRAS ...9

1.1 Significado del dinero en Inventarios ...9

1.2 Diferencias entre las Adquisiciones ... 13

1.3 Función de la Administración de Compras ... 33

1.4 Profesionalismo de las Compras ... 51

2.- OBJETIVOS Y ORGANIZACIÓN PARA LA EFICAZ ADMON. DE COMPRAS ... 63

2.1 Objetivos de la Administración de Compras ... 63

2.2 Organización de la Administración de Compras ... 64

2.3 Especialización dentro de la función de Compras ... 65

2.4 Prerrogativas de las Compras ... 74

3.- PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACION ... 76

3.1 Etapas en el Sistema de Compras ... 76

3.2 Uso de la Computadora en las Compras ... 84

3.3 Sistema de Información ... 86

4.- CALIDAD, ESPECIFICACION E INSPECCION ... 90

4.1 Función ... 90

4.2 Responsabilidad para determinar la mejor compra ... 92

4.3 Relación de Ingeniería de Compras ... 96

4.4 El Costo de la Calidad ... 98

5.- CONSIDERACIONES DE CANTIDAD ... 103

5.1 Clasificación de las Compras ... 103

5.2 Pronostico de las Compras ... 108

5.3 Inventarios ... 109

5.4 Planeación de los requerimientos ... 111

ADMINISTRACION DE COMPRAS

6.1 Fabríquese o Cómprese. ... 116

6.2 Decisiones en la Selección del Proveedor ... 117

6.3 Evaluación de los Proveedores ... 118

6.4 Relaciones Comprador-Proveedor ... 119

6.5 Evaluación de las Fuentes Potenciales ... 122

7.- DETERMINACION DE PRECIOS ... 123

7.1 Relación entre costo y precio ... 123

7.2 Tipos de Compra ... 124

7.3 Los descuentos ... 130

8.- ASPECTOS LEGALES DE LAS COMPRAS ... 131

8.1 Autoridad legal del Agente de Compras ... 131

8.2 Responsabilidad del Agente de Compras ... 132

8.3 La Orden de Compra ... 133

8.4 Autoridad y responsabilidad de los vendedores ... 134

8.5 Cancelación de Órdenes y Violación de Contrato ... 135

9.- ANEXOS ... 136

10.-PREGUNTAS DE AUTOEVALUACION... 154

ADMINISTRACION DE COMPRAS

DIRECTORIO

Presidente de la Junta de Accionistas

Lic. Patricia Villalobos Arambula

Director General

Mtro. José Esteban Pantoja Estrada

Directora de Control Escolar y Servicios Académicos

Lic. Ma. Elena Díaz Ponce Madrid

[email protected]

[email protected]

Plataforma Educativa Univer:

http://univerpnayarit.edu.mx/

“Ayudando a elevar el nivel académico de los alumnos de UNIVER, mediante el uso de las

Tecnologías de Información y Comunicación”

ADMINISTRACION DE COMPRAS

La presente Antología tiene el propósito de guiar Universitario a la enseñanza de la Administración de Compras, para ayudar a profesionalizar la función de compras y ofrecer

conocimientos para ejercerla eficaz y concienzudamente. Esta materia que se imparte a nivel

superior en la Universidad UNIVER plantel Nayarit; a los estudiantes de la Licenciatura en Administración de Empresas. Se basa en la estructura principal de los contenidos del Programa de Estudios (Temas y Subtemas); presentados en el avance programático, facilitando paso a paso la comprensión de cada tema.

Administrar la función de compras como un proceso para conocer y elaborar las funciones básicas del personal de compras; será necesario a analizar y formular programas de mejora continua de calidad; incluido el desarrollo de mapas de proceso y procedimientos. Se aplicaran las principales técnicas de Compras y una sensibilización con la negociación.

La globalización y la introducción de nuevas tecnologías han cambiado ostensiblemente la relación entre comprador y vendedor, sin embargo no es necesario que se cambie el concepto fundamental de la condición gana-gana necesaria en todo negocio. La cooperación, el beneficio mutuo, los acuerdos justos y equitativos, el respeto y la preparación como factores claves de éxito para lograr ventajas competitivas en la nueva relación comprador-vendedor, se explican y muestran en esta interesante materia.

Es importante proporcionar al universitario de una guía practica como la presente pero además coadyuvar con el compromiso institucional al cometido de los nuevos requerimientos y enriquecimiento de información actualizada, haciendo uso de las TIC’S, (Tecnologías de la Información y Comunicación). Invito a los Universitarios para que aprovechen y manejen la innovada Plataforma Educativa de la Institución; como una herramienta importante de apoyo, que facilite el aprendizaje y desarrollo de sus habilidades. Esto es seguramente el Plus Tecnológico a la vanguardia de la Modernidad Educativa, que ofrece UNIVER a su comunidad estudiantil.

ADMINISTRACION DE COMPRAS

OBJETIVO GENERAL

Que el Universitario Univer, Logre una comprensión cabal de la naturaleza e importancia de la Administración de Compras y Abastecimientos; como una herramienta útil para controlar los inventarios y el desperdicio, así como un enfoque estratégico hacia los cambios de calidad, puntualidad de entrega y la planeación de recursos en las organizaciones. Obteniendo un entendimiento de la lógica de planeación y técnicas de análisis de las compras en las diferentes fases que comprende el proceso de las adquisiciones.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Dar seguimiento continuo de actividades y objetivos del área de compras con la finalidad de abastecer de materiales a las áreas importantes de la Organización.

• Distinguir los distintos conceptos de abastecimiento para las solicitudes de los usuarios de

compras generadas de acuerdo con el modelo de compras establecido.

• Explicar el proceso y LA IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS EN LA EMPRESA. Así como el Concepto tradicional de la función de compras en la asignación de los costos a productos y servicios y el efecto en el estado de resultados.

• Comprender La integración de las compras en la función logística y global de la empresa y la ORGANIZACIÓN.

CONOCIMIENTO, APTITUD Y VALORES.

BIENVENIDOS

"Échale ganas a la escuela el día de mañana lo agradecerás"

"No es analfabeto aquel que no sabe leer, sino aquel que sabiendo leer, no lee."

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ADMINISTRACION DE COMPRAS CLAVE: LAE 0623 GRUPO: VI TURNO: MATUTINO

1.- EL RETO DE LA ADMINISTRACION DE COMPRAS 1.1 Significado del dinero en Inventarios

1.2 Diferencias entre las Adquisiciones 1.3 Función de la Administración de Compras 1.4 Profesionalismo de las Compras

2.- OBJETIVOS Y ORGANIZACIÓN PARA LA EFICAZ ADMON. DE COMPRAS 2.1 Objetivos de la Administración de Compras

2.2 Organización de la Administración de Compras 2.3 Especialización dentro de la función de Compras 2.4 Prerrogativas de las Compras

3.- PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACION 3.1 Etapas en el Sistema de Compras

3.2 Uso de la Computadora en las Compras 3.3 Sistema de Información

4.- CALIDAD, ESPECIFICACION E INSPECCION 4.1 Función

4.2 Responsabilidad para determinar la mejor compra 4.3 Relación de Ingeniería de Compras

4.4 El Costo de la Calidad

ADMINISTRACION DE COMPRAS

5.1 Clasificación de las Compras 5.2 Pronostico de las Compras 5.3 Inventarios

5.4 Planeación de los requerimientos

6.- SELECCION Y RELACIONES CON EL PROVEEDOR 6.1 Fabríquese o Cómprese.

6.2 Decisiones en la Selección del Proveedor 6.3 Evaluación de los Proveedores

6.4 Relaciones Comprador-Proveedor 6.5 Evaluación de las Fuentes Potenciales 7.- DETERMINACION DE PRECIOS 7.1 Relación entre costo y precio 7.2 Tipos de Compra

7.3 Los descuentos

8.- ASPECTOS LEGALES DE LAS COMPRAS 8.1 Autoridad legal del Agente de Compras 8.2 Responsabilidad del Agente de Compras 8.3 La Orden de Compra

8.4 Autoridad y responsabilidad de los vendedores 8.5 Cancelación de Órdenes y Violación de Contrato

ADMINISTRACION DE COMPRAS

1.- EL RETO DE LA ADMINISTRACION DE COMPRAS 1.1 Significado del dinero en Inventarios

Los inventarios se definen como todo el dinero que el sistema invierte en la compra de cosas que pretende vender y los gastos de operación como todo el dinero que el sistema gasta en transformar a los inventarios. Cada peso que se invierte en inventarios debe regresar lo más rápidamente posible a la caja en una cantidad igual a lo invertido en el producto más la utilidad de dicho producto).

Hablar del inventario representa una alta rotación que acelera la tasa de retorno del dinero, por lo tanto para tener una rotación alta y teniendo presente que el precio de venta, lo fija el mercado, entonces debemos manejar un inventario bajo. Esto implica necesariamente unos ciclos de compra de insumos y materias primas (en general de inventarios) con una mayor frecuencia o periodicidad, esto nos permite adicionalmente la mejor utilización de un recurso escaso, el capital de trabajo (una restricción activa porque siempre es limitado). Es decir, la estrategia que debemos aplicar es la de acelerar la tasa de retorno del dinero, manejar unos inventarios bajos, pero manteniendo un nivel de servicio en porcentajes que nos permitan el calificativo por parte del mercado objetivo de oportunos. Recordemos que en el marketing moderno oportunidad se relaciona con rapidez y confiabilidad.

Debemos manejar unos amortiguadores (inventarios) que nos permitan además de manejar un buen nivel de servicio no caer en el pecado de los costos ocultos (que a veces no lo son tanto), ocasionados por los agotamientos o abarrotamientos.

Todo este análisis, un poco intrincado, nos lleva a una conclusión muy simple, debemos poner especial atención a los inventarios y su rotación, son un indicador definitivo y además influyen definitivamente en las utilidades netas. Entre mas veces nosotros podamos descremar para recuperar efectivo manteniendo la operación de la compañía, mejorara sustancialmente el flujo de efectivo uno de los factores modernos para medir los resultados de las empresas: su capacidad de producir dinero y mucho más si este dinero son utilidades netas.

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Movilizar el inventario estancado

El tiempo es el factor clave para planear, vender a tiempo y negociar mejor. Aprende a administrarlo

"El tiempo es la medida de los negocios, como el dinero lo es de la mercancía" Sir Francis Bacon

El filósofo y estadista británico (1561 - 1626), fue visionario al escribir que el tiempo es un factor crítico en los negocios. ¿Por qué ahora comentamos el tema del tiempo si estamos hablando de inventarios? Porque el tiempo es algo crítico, no sólo por el tiempo que la mercancía se queda con nosotros, o por las horas en que mantenemos "atados" los recursos financieros a la mercancía; en realidad lo que más se ve afectado es nuestra planeación. Hoy todavía muchos empresarios ven sus bodegas como lugares fríos donde la mercancía espera para salir en cajas empolvadas, sin darse cuenta de los enormes costos que esto puede implicar, especialmente en categorías en las que el costo se eleva debido a que los productos o servicios que ahí se manejan tienen precios significativos.

El objetivo de este tema no es dar una lección de cómo manejar el inventario de forma óptima, sino minimizar el problema existente.

Es inventario, no estacionamiento

Los productos fueron creados para satisfacer una necesidad de los clientes y generar utilidades para el vendedor. Por ello, aquí mostramos las 7 artes que un emprendedor exitoso debe llevar a cabo para deshacerse de sus problemas de inventarios:

1. Gánale tiempo al problema. No hay nada más nocivo para las utilidades del inventario, que dejar pasar demasiado tiempo y vender tarde, pues implica perder cantidades sustanciales de dinero. Lo mejor es anticipar si habrá un sobre-inventario. Esto te permitirá invertir el tiempo necesario en hacer un plan de venta de contingencia que sea óptimo y minimice pérdidas. En negocios que manejan productos perecederos (ej. frutas, carne, etc.), este orden es de vital importancia.

2. No permitas que tus actividades comerciales tradicionales se detengan. Si concentras toda tu atención organizacional en este problema, correrás el riesgo de que tu negocio no cumpla con otras actividades. Si mantienes la perspectiva de la situación, seguro podrás

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Es como cuando un barco se está hundiendo: lo primero que debes hacer un capitán es cerrar las escotillas del resto del barco para evitar que entre más agua, y permitir que el barco siga navegando.

3. Que el problema sea sólo "tuyo". Una técnica fundamental de la negociación es no mostrar tus debilidades a la otra parte. En cualquier negociación o intercambio, ambas partes tienen presiones, preocupaciones, fechas límite, etc. Aquel que sucumbe ante las presiones, comunicándoselas a la otra parte, obtendrá resultados inferiores.

4. Nunca ofrezcas descuentos del producto como primera alternativa. Bajar el precio del producto, para sacarlo, te pega directamente a las utilidades, y no necesariamente resuelve el problema. Hay categorías donde la sensibilidad al precio es muy baja, y ofrecer una oferta no estimulará más compra. Es importante ser creativos y conocer a los clientes para generar medidas de contingencia más eficaces. Algunas mejores opciones serían: ofrecer ofertas en la compra de otros productos; usar un distribuidor; venderle a otros segmentos; piensa en una promoción que te permita darte a conocer y hacer ruido promocional (ejemplo: en la compra del producto X otorga una cena para dos personas el Día de San Valentín).

5. Si tiene que ofertar, cuidado con no volverlo tu modelo de negocios. Las ofertas en los modelos de mercadotecnia son como las drogas, ofrecen soluciones fáciles a los problemas del día a día, lo cual tiene un magnetismo entre los empresarios, que podríamos llamar adicción. Si se convierte en modelo de negocios, puede ser un error en el mediano plazo. Toda oferta comercial sirve para estimular la venta, pero no genera más demanda, que es lo que verdaderamente hace a un negocio subsistir en el tiempo. Sé selectivo con las ofertas y no dejes de invertir en lo que realmente te hará crecer: la satisfacción de tus clientes actuales y la obtención de nuevos clientes.

6. Planea mejor la demanda y tus necesidades de inventario. Si bien las causas pueden ser muchas, en casi todos los problemas de inventario se detecta o una planeación poco eficaz, o bien ausencia de comunicación (por ejemplo, entre marketing y compras). Todo gerente realiza en mayor o menor magnitud las actividades de planeación, organización, ejecución y control, pero en negocios donde el costo para mantener un inventario es muy alto, tener una planeación óptima de la demanda es básico, con el fin de definir las cantidades óptimas que se tendrán en stock. Para mejorar tu planeación de la demanda de inventarios, he aquí algunas recomendaciones:

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a) Analiza el pasado y aprende de lo que hiciste mal

b) Revisa información histórica, haz una fase inicial de planeación cuantitativa, y una vez hecha, usa tu experiencia y criterio gerencial para ajustarla

c) Nunca pases por alto sucesos externos que ya sabes que se repetirán.

7. Detecta la causa que te llevaron a tener problemas de inventario. Debes buscar la causa que originó el problema, de lo contrario, volverás a caer en él. Los problemas de inventario tienen repercusiones financieras serias sobre un negocio, los inventarios tienen una relación directa con el flujo de caja y con la disponibilidad de efectivo de una empresa, ya que el stock amarra recursos que pueden ser usados en actividades que generan más valor.

El área logística de un negocio normalmente demanda conocimientos muy especializados que probablemente no tengas. Sin embargo, un experto te puede ayudar a implementar algunas medidas, desde establecer un sistema de clasificación de inventarios en base con tu rentabilidad (ABC), métodos just in time o "o en demanda", hasta tácticas para implementar de inmediato, como mejorar tu relación con los proveedores, así como definir estratégicamente qué productos son los que debes tener en tu almacén, con base en el pasado.

De acuerdo con Peter Drucker, por muchos considerado el padre del Management moderno, un gerente o administrador puede tener el control total de un negocio si controla tres recursos: tiempo, dinero e información. En situaciones donde existan problemas de inventario el tiempo es el factor clave para planear, vender a tiempo, y negociar mejor, así estarás validando la premisa de Sir Francis Bacón.

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El seguimiento instantáneo del inventario

Para poder cumplir con los pedidos de forma rápida y eficaz, las medianas empresas basadas en la producción y la distribución necesitan ejercer un control férreo sobre sus inventarios. Una solución tecnológica que le permita realizar el seguimiento inmediato del inventario le ayudará a asegurar la disponibilidad de las existencias adecuadas en el momento adecuado para satisfacer las necesidades de sus clientes. Con una solución que le permita realizar el seguimiento instantáneo del inventario su organización puede:

• gestionar los pedidos con mayor precisión; • racionalizar las operaciones de almacén;

• hacer más eficaces las relaciones con los clientes y proveedores, y • Maximizar el beneficio neto de la organización.

El reto

Para no retrasarse con los pedidos y reducir los costos de inventario, los implicados en su cadena de suministro necesitan saber al instante qué cantidad de cada producto tienen disponible. Igualmente, precisan saber qué cantidad del inventario está comprometida y qué cantidad está inmovilizada en transacciones que es posible que nunca se lleven a cabo. La solución de inventario adecuada puede ayudarle a realizar el seguimiento del momento en que se crean pedidos de compra, del momento en que se espera la llegada de artículos del inventario procedentes de los proveedores y del momento en que los artículos llegan realmente al almacén.

Además, puede rastrear el momento en que se envían los artículos a los clientes y el momento en que éstos los devuelven, qué artículos del inventario se están inspeccionando en la actualidad y qué artículos consignan o gestionan los proveedores. Si las empresas carecen de una solución de software centralizada en la que introducir y recuperar datos, y de un método estandarizado e integrado de realizar un seguimiento instantáneo del inventario en cada uno de los pasos de la cadena de suministro, pueden enfrentarse a serios retos.

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EJEMPLO:

Caso

empresarial

Fourth Coffee es un exportador al por mayor de café ubicado en Brasil, Sudamérica. Durante los últimos 50 años, la empresa ha adquirido el grano de los cultivadores de café brasileños para su tueste y exportación. Hace dos años, Fourth Coffee adquirió una gran plantación cafetera en el estado de Minas Gerais, Brasil. Ahora que Fourth Coffee cultiva sus propios granos de café, la empresa, que centraba sus ventas en mercados sudamericanos y norteamericanos, se ha abierto a nuevos mercados en Europa y Asia. Desde siempre, el equipo de operaciones de Fourth Coffee ha registrado y realizado el seguimiento del inventario y de las compras de los clientes a mano. Tras la adquisición de la plantación, se ha encontrado con que ésta ha venido manteniendo registros separados para la planta de tueste central y para las operaciones de exportación. Como resultado de la expansión y de las diversas ubicaciones, Fourth Coffee está teniendo dificultades a la hora de realizar el seguimiento del inventario y de satisfacer los pedidos debido a su sistema obsoleto. Para mejorar las operaciones, reducir costes y mantenerse al corriente con los pedidos, la empresa necesita una solución capaz de ayudarle a realizar el seguimiento del inventario desde el principio hasta el fin. Las necesidades de la empresa pasan también por tener una solución que pueda crecer a medida que el negocio continúa su expansión.

La solución

Una solución es que integre la administración dentro de la cadena de suministros, tecnología que permita la identificación de materiales mediante software que pueda ayudar a controlar el inventario.

La administración como a cadena de suministro, racionaliza el seguimiento de las cantidades de inventario entrante y saliente, incluido un procesamiento preciso de las devoluciones, de componentes y piezas de lotes, transferencias de almacén y excedentes de existencias o existencias inactivas. La integración con la administración de compras y de pedidos hace que la mayoría de los ajustes de inventario sea automática e instantánea. Un sistema informático incorpora las ventajas de la plataforma del control de compras para facilitar la conexión con información, personas, sistemas y dispositivos presentes en una red.

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Esta solución suministrada por un programa, podrá determinar la ubicación exacta de cualquier artículo inventariado en cualquier momento. Gracias a la identificación ya sea por códigos de barra o lo último en control de inventarios mediante la radiofrecuencia, la cual le notificará al sistema en el momento en que se reciba el artículo en el almacén. Recibirá notificación incluso cuando el artículo haya alcanzado su fecha de caducidad.

En una solución disponible ya en el mercado y puede ayudar a la empresa a racionalizar las operaciones y reducir costos de operación al proporcionar lo siguiente:

• Remisiones de inventario Identificación rápida y sencilla de la cantidad existente, la cantidad disponible, la cantidad de pedidos atrasados, los costos y las listas de precios. • Asignación de inventario inmediata Gestiona el flujo de caja y sus compras en cualquier

momento.

• Integración de las ventas y las compras Actualiza de forma automática los costos y las cantidades cuando se compre y reciba los artículos de los proveedores y también cuando se venda o reciba devoluciones por parte de los clientes. Además, se puede generar automáticamente pedidos de compra.

• Seguimiento más preciso de números de lote y de serie Identifica todas las existencias de un artículo con un simple rastreo mediante la identificación por radiofrecuencia.

El Paso siguiente será:

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1.2 Diferencias entre las Adquisiciones

Todos somos consumidores. Nuestros actos de compra obedecen a varios factores: económicos, psicológicos, sociológicos, intelectuales etc. Aquí sólo analizaremos aquellos relacionados con su frecuencia y comodidad.

Lo que antes, y sin duda hoy todavía, es un factor muy importante, el precio, cobra con el paso del tiempo una menor relevancia. Las diferencias de precios entre los principales competidores son cada vez más insignificantes y en un surtido tan largo quedan diluidas. Otros factores como surtido, comodidad y sobretodo ahorro de tiempo pasan a ser una de las claves decisorias del factor compra.

El Ciclo de Adquisición y Pago

El ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como:  Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra  Pago de adquisiciones

 Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó Principales funciones típicas de compras

 Selección de proveedor  Solicitar compras  Comprar

Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales como: 1. Recepción 2. Crédito y Cobranzas 3. Caja-Pagaduría 4. Contabilidad 5. Financiero 6. Contraloría 7. Compras

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La función de Compras tiene como objetivos:  Reducir el nivel de inventario

 Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes  Implantar control de calidad en las compras

 Establecer políticas de adquisición y licitación  Mantener registro de los productos

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior 2. Total de compras/Número de compras

3. Porcentaje de compras rechazadas

4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima 5. Inventario/Ventas

6. Costo promedio de Orden de compra 7. Tiempo promedio de entrega de pedidos

8. Número de orden por mes en comparación con el año anterior

Objetivo 1:

Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con los criterios de la gerencia.

Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:

 La capacidad corriente y potencial y disposición para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.

 Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito.

 Las restricciones legales

 Las políticas de la entidad acerca de las transacciones con personas vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.

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Técnicas de Control:

1. Claras exposiciones de criterios. Manual de Políticas y/o Procedimientos de Compras con normas claramente definidas. Ej: Sólo se aprobarán los proveedores que ofrezcan descuentos por volumen.

2. Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores. 3. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las bases de datos. 4. Estos procedimientos deben incluir:

a. Una descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse con respecto a, un proveedor potencial, y

b. Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos e información obtenida.

1. La integridad de los archivos debe protegerse con técnicas tales como:

2. Especificar que los cambios deben aprobarse por escrito por ejecutivos o empleados supervisores especificados.

3. Formas prenumeradas estándar con campos de claves precodificadas para documentar los cambios, controles físicos sobre el acceso a las formas y conciliación de las usadas con una tabulación de los cambios realmente efectuados

4. Revisión y aprobación de informes de cambios y después de cada actualización a las bases de datos por cambios de nombre y dirección.

5. Balanceo y conciliación periódicos del número de nombres, en los archivos por una persona que no tenga responsabilidades de iniciar o procesar cambios o por un grupo de control de datos.

6. Pruebas periódicas de auditoría interna de los archivos.

7. Revisión periódica de las gráficas de la actividad del acceso en línea como ayuda para determinar la corrección de los cambios a los archivos maestros.

8. Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los números de los proveedores en archivo maestro.

9. Limitación del acceso a la base de datos mediante el sistema de administración de base de datos, contraseñas o controles físicos sobre terminales.

10. Dígitos de verificación sobre los números de proveedores para el mantenimiento del archivo maestro.

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Objetivo 2:

Los tipos, cantidades estimadas, precios y condiciones de la mercancía y servicios debe autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.

Para ello se debe:

 Especificar tipo de mercancías y servicios que han de comprarse, incluso los estándares de calidad.

 Aplicar métodos para establecer las cantidades que se comprarán: Puntos para ordenar de nuevo

Cantidades para la orden más económica Plan aprobado de materiales que se necesitan Presupuesto de gastos capitalizables

 Establecer precios que han de pagarse El postor más bajo

Precio contractual

Lista de precios de proveedores

 Determinar condiciones aceptables Fletes

Descuentos

Tiempo mínimo para preparación de entregas Técnicas de Control:

1. Sólo se ordenarán los materiales que aparezcan en la relación de materiales. Otras órdenes deben ser aprobadas por el Jefe de Compras.

2. Las cantidades de materiales que se ordenen no deben producir inventarios que excedan los niveles establecidos.

3. Se ordenarán materiales sólo si están especificados en el plan aprobado de materiales que se necesitan.

4. Todos los desembolsos capitalizables que excedan de un importe determinado deben ser aprobados por el Directorio.

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5. La calidad de la mercancía ordenada debe cumplir las especificaciones de ingeniería expresadas.

6. Las bases de datos de precios y condiciones de proveedores deben ser aprobados. 7. Archivo maestro de inventario en almacenes con puntos para ordenar de nuevo,

cantidades para la orden más económica, plan de materiales que se necesitan.

8. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar, eliminar precios de la base de datos. 9. Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los precios de los

proveedores en el archivo maestro.

10. Comparaciones periódicas de los precios de proveedores publicados con el archivo maestro de precios.

11. Revisión periódica de los archivos maestros por personal supervisor apropiado. 12. Exposiciones escritas de especificaciones aceptables de ingeniería y de calidades. 13. Procedimientos documentados y forzosos para revisar y aprobar los contratos a largo

plazo de ministros antes de su formalización.

14. Comparación periódica de los precios pagados a un proveedor con los precios de mercado o con los precios pagados a otros proveedores por mercancías y servicios semejantes.

15. Departamento de compras centralizado para controlar la emisión de todas las órdenes a los proveedores por mercancías o servicios.

Objetivo 3:

Los ajustes a los desembolsos de efectivo, cuentas de proveedores y distribuciones de cuentas deben autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.

Para ello se debe:

 Controlar el efectivo recibido de proveedores

 Controlar las Devoluciones de mercancía a proveedores

 Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar

 Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc)  Mantener acuerdos de renegociación de precios

 Efectuar liquidaciones de partidas en disputa.  Mantener pagos parciales

 Mantener pagos especiales

 Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.  Efectuar Reclasificaciones de cantidades distribuidas

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Reclasificación de una cuenta de gastos a una cuenta de inventario u otro activo

Reclasificación de un pago Técnicas de control:

1. Exposición clara de criterios y políticas incluso políticas respecto a devolución de mercancías, pagos parciales, liquidaciones de partidas en disputa, toma de descuentos por pronto pago, etc.Ej:

2. Se tomarán descuentos por pronto pago sobre todas las facturas pagadas dentro de un número determinado de días.

3. Se notificará a los proveedores dentro de un número determinado de días, toda devolución que se les haga y se cargará a la cuenta del proveedor la correspondiente nota de crédito.

4. No se compensarán cuentas a pagar con cuentas a cobrar sin la respectiva autorización 5. Se emitirán órdenes de no pagar los cheques que permanezcan sin cobrar más de un número determinado de meses y las cuentas de efectivo serán ajustadas por tales cheques.

6. Formas prenumeradas estándar y controladas para ajustes con la respectiva aprobación.

7. Informes regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes.

8. Aprobación por escrito de todos los ajustes de distribución de cuentas por un ejecutivo o supervisor determinado.

Objetivo 4:

Deben establecerse y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de adquisición y pago de acuerdo con los criterios de la Gerencia

Técnicas de Control :

1. Claras exposiciones de los procedimientos: Manuales de políticas

Manuales de procedimientos Rutinas de entrenamiento Requisitos de supervisión

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Documentación de sistemas y programas

2. Verificación de las aprobaciones requeridas de la gerencia y usuarios para nuevos sistemas y procedimientos

3. Cambios de sistemas, procedimientos y programas

4. Verificación periódica de las aprobaciones de supervisión que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas, sistemas de archivos, etc

5. Pruebas periódicas de razonabilidad

6. Procedimientos que requieran que todos los cambios a los programas de computadora sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de procesamiento de datos y el Jefe del departamento de usuarios.

Objetivo 5:

Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes a proveedores por mercancías o servicios que se ajusten a los criterios de la gerencia.

Técnicas de Control:

1. Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar peticiones de mercancías y servicios.

2. Formas vitales prenumeradas (v.g., peticiones de compras, órdenes de compra, etc.) y la rendición de cuentas de tales formas (v.g., hojas de verificación numérica o punteo. 3. Archivo de firmas autorizadas.

4. Auditorias internas periódicas de tales cosas como ofertas de competencia en los archivos, precios según órdenes de compra contra listas de precios de proveedores, condiciones aceptadas contra condiciones disponibles en los proveedores, etc.

5. Sistema de control de inventarios que produce órdenes de compra (v.g., con un registro permanente de inventario preparado con la computadora, las órdenes de compra pueden crearse automáticamente cuando las cantidades en inventario lleguen a un punto fijado para ordenar de nuevo).

ADMINISTRACION DE COMPRAS

Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado.

Técnicas de Control:

1. Lugares centrales de recepción estrictamente supervisados y separados de las funciones de embarque, compra y almacenamiento.

2. Formas de órdenes de compra que tengan impreso de antemano el lugar de recepción y en que se instruya al proveedor a efectuar la entrega sólo en ese lugar.

3. Conteo de envases (y comparación con el conocimiento de embarque) y observación de las apariencias de los envases en la plataforma de recepción.

4. Comparación detallada de las mercancías recibidas con una copia de la orden de compra. (Nota: El uso eficaz de esta técnica requiere que los embarques para los que no existan orden en el archivo del lugar de recepción sean devueltos al proveedor o mantenidos en suspenso hasta que se recibe una orden.)

5. Revisión periódica de las órdenes de compra pendientes en busca de posibles cancelaciones.

6. Cancelación automática de las órdenes de compra pendientes después de las fechas de entrega especificadas.

7. Supervisión estricta del personal de recepción.

Objetivo 7:

Las mercancías y servicios aceptados deben informarse con exactitud y prontamente.

Técnicas de Control:

1. Documentos de recepción prenumerados y controlados de los que posteriormente se rinde cuenta de haberse enviado a, o recibido por, una función de verificación de órdenes o de cuentas a pagar.

2. Mantenimiento de un registro cronológico de recepción en que se anote por su orden cada documento de recepción. (Nota: Este registro puede usarse posteriormente para llevar cuenta de los documentos de recepción prenumerados. Un sistema de anotación de una vez puede utilizarse para producir simultáneamente el registro y el documento de recepción.

3. Procedimientos documentados para los cortes del cuarto de recepción (diarios y de fin de periodo).

ADMINISTRACION DE COMPRAS

Las cantidades adeudadas a proveedores por mercancías y servicios aceptados y la distribución contable de esas cantidades deben calcularse con exactitud y reconocerse como pasivos prontamente.

Técnicas de Control:

1. Verificación de las cantidades, precios y condiciones facturados mediante referencia a la orden de compra e informe de recepción y verificación de la documentación.

2. Verificación y documentación de las multiplicaciones y sumas de las facturas. (Nota: Esto puede hacerse por pruebas.)

3. Procedimientos estándares para acumulaciones al final del periodo de facturas no procesadas, embarques recibidos pero no la factura, etc.

4. Análisis de diferencias entre los inventarios físicos y los registros permanentes.

5. Distribución de diarios de compras o distribuciones de gastos a los supervisores de departamentos para su revisión y análisis.

6. Revisión de los estados de cuenta de los proveedores (no las facturas) para observar partidas atrasadas vencidas.

7. Listados previos a preparar los comprobantes para establecer control inmediato sobre las facturas de los proveedores antes de que se unan a los informes de recepción y a las órdenes de compra que completan el comprobante a pagar que se prepara.

8. Balanceo por lotes y técnicas de registro cronológico para controlar las facturas con sus comprobantes a pagar.

ADMINISTRACION DE COMPRAS

Su función consiste en la adquisición de materiales indirectos y directos y servicios necesarios para la empresa, la ejecución de todos los pedidos, compras de materiales y subcontratos.

Al modelo de compras se integra el procedimiento de devolución de materiales a proveedores. Para ello el departamento interesado prepara la nota de devolución en original y cuatro cortes: una para el archivo departamento interesado, otra para las cuentas por pagar y la preparación del comprobante, otra para contabilidad (kárdex, unidades y precio) y otra para bodega (kárdex, en unidades).

ADMINISTRACION DE COMPRAS

Cuando la devolución de los materiales es de planta, el jefe de producción la autoriza y prepara una nota de devolución en original y telescopios: una para el archivo de control de producción, otra para costos, otra contabilidad y otra para bodega.

Características a investigar para el sector:

• Manejo de proveedores por agrupaciones, clases y tipos • Manejo de registro de proveedores

• Libre definición de transacciones

• Manejo de solicitudes de compra o requisiciones Activos, Suministros y Servicios. • Manejo de políticas de aprobación de compras, mediante formulación

• Manejo de aprobación y autorización de solicitud • Manejo de cotización y orden de compra

• Manejo de compras en diferentes monedas

• Generación de órdenes de compra automáticas a partir de solicitudes y/o cotizaciones • Proceso de recepción y registro de la mercancía por bodega

• Despacho de solicitudes • Estadísticas de compras

ADMINISTRACION DE COMPRAS

• Manejo de órdenes de compra directas • Manejo de inventarios de suministros

Órdenes de compra

• Múltiples opciones de generación • Directas desde proveeduría o almacén • A partir de solicitudes internas • A partir de cotización del proveedor

• Modificación de orden de compra por cambios en solicitud • Manejo de niveles de seguridad asociados a la orden • Consulta del estado de la orden en cada etapa del proceso • Impresión y envío por e-mail de la orden de compra al proveedor

Consultas e informes

• Lista de proveedores por suministro, agrupación y artículo. • Kardex de suministros

• Impuestos de suministros • Marcas

• Categorías

• Criterios de adjudicación

• Informe de movimiento en cantidades y costos • Informe auxiliar en cantidades y costos • Informe de existencias

• Requisiciones pendientes, aprobadas y rechazadas. • Ordenes de compra pendientes

• Estadísticas de compras por proveedor y producto. • Días promedio de entrega y atraso por proveedor.

• Informe histórico por: fecha, proveedor, tipo de compra, producto, familia y clase de artículo.

REQUERIMIENTOS a. Nivel Operativo

• Entradas:

- Consulta del estado de los pedidos. - Recepción de pedidos.

- Procesamiento de las órdenes de compra. - Cotizaciones de los proveedores.

- Programa de producción.

• Salidas:

- Orden de compra. - Reporte de recepción,

- Análisis de desempeño de los proveedores. - Reporte de recepciones programadas.

- Registro de confrontación de pedido-requisición.

b. Nivel de Planeación

- Planeación del presupuesto de compras de un periodo, - Planeación y programación de recepción de pedidos. - Planeación de tiempo de inicio de la producción.

c. Nivel de Toma de Decisiones

- Apoyar la decisión de realizar o no una compra.

- Apoyar la decisión de aceptar la oferta de un proveedor - Apoyar la decisión de recibir o no un pedido.

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d. Nivel de Control

- ¿Cuál es el mejor proveedor?

- ¿Cuál es el desempeño de un proveedor?

- ¿Cuándo se cumple el tiempo de recepción de un pedido? - ¿Cuánto se compró en un periodo?

- ¿Cuáles son los ítems de lento movimiento?

CUENTAS POR PAGAR

Se registran las deudas más comunes, además permite la entrada de las compras a proveedores, la edición y verificación de facturas, la reconciliación de cheques, los descuentos y el monitoreo de las fechas de vencimiento de las facturas de los proveedores y el mantenimiento de libros separados para diferentes compañías. La característica fundamental de este módulo es la delegación de autoridad y la aprobación para iniciar una transacción independiente de la función registro.

ADMINISTRACION DE COMPRAS

Cuando la empresa en cuestión tiene muchos proveedores, es necesario formalizar el sistema de cuentas por pagar, esto con el fin de procesar transacciones y tomar decisiones gerenciales. Las operaciones más comunes que pueden ser respaldadas por este sistema son: caja, bancos, distribución de gastos, facturación y compras. Los reportes generados por el sistema para asistir la gerencia son: listado de proveedores, precios, estado de gastos, listado de transacciones, reporte de comprobantes pendientes, reportes sobre manejo de caja, cronología de deudas, registro de cheques, lista de desembolsos, y resumen de asientos de diario.

Este sistema debe hacer interfase con el mayor general, abastecimientos e inventarios, compras, y manejo de caja.

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Características a investigar para el sector:

• Estado de una cuenta por pagar

• Movimiento de cuentas por pagar por terceros • Relación de documentos

o Facturas de pago por autorizar o Facturas autorizadas por pagar • Facturas bloqueadas para pago

• Vencimientos diarios por pagar con y sin autorización • Descuentos financieros por factura, tercero y documento

• Vencimiento por edades (Cuentas por pagar vencidas y por vencer)

Egresos

• Autorización operativa de pagos • Autorización financiera de pagos • Bloqueo de pagos

• Liquidación de impuestos en el pago • Pago parcial o total

• Aplicación automática o manual del pago

• Actualización automática de saldos de Cuentas por pagar • Liquidación automática de descuentos

• Control saldos por entidad bancaria. • Obligaciones bancarias

REQUERIMIENTOS a. Nivel Operativo

• Entradas:

- Consulta de cuentas de proveedores. - Diario de compras.

- Diario de desembolso en efectivo. - Contratación de servicios.

- Obligaciones bancarias contraídas.

• Salidas:

- Historia de compra.

- Reporte de requerimientos de efectivo. - Procesamiento de cheques y pagos.

- Reportes de recepción y verificación de facturas. - Reportes de los proveedores.

- Memos de créditos y correcciones. - Reporte de antigüedad crédito / pago.

b. Nivel de Planeación

- Planeación de pago de cuentas. - Planeación de compras.

- Planeación de emisión de cheques. - Planeación de clasificación de los costos. - Planeación de contratación de servicios.

c. Nivel de Toma de Decisiones

- Apoyar la decisión de solicitar o no un crédito.

- Apoyar la decisión de aceptar o no unas condiciones de pago. - Apoyar la decisión de realizar o no un pedido.

- Apoyar la decisión de realizar o no un pago de contado. - Apoyar la decisión de cambiar o no de proveedor.

- Apoyar la decisión de contraer obligaciones bancarias adicionales.

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- ¿Cuándo se cumple el tiempo de realización de pago de cuenta? ¿Qué nivel de endeudamiento tiene la empresa?

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1.3 Función de la Administración de Compras LA FUNCIÓN DE COMPRAS

Hay que distinguir entre compras y aprovisionamientos. Se diferencia en que las compras forman parte del aprovisionamiento:

* Compras: adquirir bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades necesarias en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio.

* Aprovisionamiento: conjunto de operaciones que realiza una empresa para gestionar de la mejor f horma posible los materiales y artículos necesarios para su funcionamiento:

 Determinar o decidir cuáles son sus necesidades futuras.  Planificación temporal de las necesidades

 Expresión de las necesidades en términos adecuados.

 Buscar en el mercado qué proveedores existen que nos pueden suministrar unos productos capaces de satisfacer las necesidades de las compras.

 Compra de los productos que necesitamos

 Comprueban que los productos recibidos se ajustan a las condiciones previamente pactadas.

 Pago de los productos que recibe.

Las compras comienzan cuando la empresa busca en el mercado los productos necesarios para satisfacer sus necesidades, y termina cuando cesan los derechos y obligaciones establecidos entre comprador y vendedor.

APROVISIONAMIENTO =COMPRAS + ALMACENAMIENTO + GESTIÓN DE STOCK Existen 3 principios básicos de la gestión de compras, son:

1º) Organización:

Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su función de una forma más eficaz. Para ello, cada componente deberá tener definidas sus misiones y tareas, así como sus objetivos y responsabilidades.

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2º) Previsión:

Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en definitiva, estudiar en el mercado qué proveedor existe, los precios de los productos que necesitamos y cuál es su evolución y los objetivos de ahorro.

3º) Control:

Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos. También tiene en cuenta cuál es el coste general de obtener esos objetivos. Se construye un banco de datos sobre los productos y sus costes sobre los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de precio, servicio y entrega.

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La función de compras es el proceso, mediante el cual ejecutan funciones básicas personal calificado para analizar, elaborar, y formular programas de mejora, incluido el desarrollo de mapas de proceso y procedimientos. Mediante la aplicación de técnicas de Compras para sensibilizar la negociación. El jefe de compras deberá integrar un Sistema de Aprovisionamiento en forma práctica y efectiva a través de las técnicas de compras modernas y adecuadas a la situación del medio industrial de México.

Para ello es importante definir las siguientes funciones:

 El sistema de Aprovisionamiento.

 El papel de compras en el proceso administrativo de la empresa.  Control presupuestal de la adquisición.

 Control de calidad para compradores  Evaluación y desarrollo de proveedores.  La negociación.

 Costos objetivos.

 Métodos cuantitativos aplicados.

 Análisis de precios y reducción de costos.  Organización de la función de compras.  Evaluación de compradores.

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El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas.

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la administración de materiales, hasta que después de 20 años la administración y control de compras maduró.

En México, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de colocar pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las áreas técnicas, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras[1].

Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no contaban con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y, en general, la organización de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de control.

Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más en otras funciones afines.

Empero, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más sobre el área, resultó ser un verdadero desastre: los modelos norteamericanos de funciones, flujograma, y jerarquía mal aplicada, desenlazaron en departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento, proveeduría, suministros, y hasta de adquisiciones en México. Todos ellos conforman la actividad misma de compras.

Pero, ¿qué es comprar? Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Esta descripción nos conlleva al proceso administrativo; e l departamento de compras lleva un papel muy importante dentro de la administración de operaciones, por lo que es necesario introducirnos en este tema.

Definición literal de compras, importancia.

La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o

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correcto[2]; siendo hasta aquí la definición usada por los libros especializados, y, la palabra “correcto(a)”, se puede sustituir por las de “adecuado”, “justo” y/o “preciso”.

Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes.

Por lo tanto, al dar una definición personalizada de compras en términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o mercancía[3].

Por lo anteriormente expuesto, quizá la definición antes usada en administración de empresas puede corresponder más bien al concepto de abastecimiento, aprovisionamiento proveeduría, materiales, y las distintas actividades que emanan de la misma definición, puede a través de la división del trabajo dar origen a varios departamentos, entre ellos compras, todos agrupados bajo un nombre más genérico y/o completo.

Se menciona la palabra “quizá”, pues la administración de empresas es dinámica y los conceptos varían de una compañía a otra.

Definitivamente, ninguna función es autónoma y todas se relacionan entre sí y con las de otros departamentos, pero entre más sofisticada se va haciendo una función, más subfunciones aparecen y más complicado es definir a cada una de ellas. Por lo tanto, definiciones válidas del ayer, ya no lo son hoy.

Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas:

1. la participación del departamento de compras en la obtención de utilidades, 2. la fijación del precio de compra,

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5. los costos y sustitución de materiales.

Importancia De La Función De Compras

Dentro de una empresa existen distintos tipos de integración, tales como integración de recursos humanos, integración de recursos materiales e integración de recursos financieros. A continuación se tratará detenidamente cada uno de estos ámbitos de la integración.

La integración de personal se define de manera alternativa como administración de recursos humanos, que supone la planeación del recurso humano, reclutamiento, selección, contratación, inducción, evaluación, capacitación y desarrollo y mantenimiento del factor humano.

La Planeación del Recurso Humano, se refiere en determinar el número de personas que se necesitan, así como las habilidades y destrezas que deben poseer tanto en el corto, como en el mediano y largo plazo. Esta etapa está relacionada estrechamente con los planes de crecimiento a largo plazo de la empresa.

Reclutamiento, es buscar candidatos interesados en trabajar en la empresa, es hacer un llamamiento general, convocatorias.

Selección, se refiere a la evaluación de capacidades, experiencias y habilidades de un candidato, en relación con un puesto, para elegir al más apto a desempeñar dicho cargo. Se hace a través de entrevista, pruebas de inteligencia, habilidades y aptitudes, test psicológicos, etc.

Contratación, es cuando se ha seleccionado a un candidato para su incorporación a la empresa. El contrato puede ser por un tiempo indefinido, si la plaza así lo amerita, o por un tiempo definido, cuando se va a realizar un proyecto cuya duración es limitada, o una obra, etc.

Inducción, se refiere al acoplamiento entre la persona que ingresa por primera vez a la empresa, y la organización. Esta se realiza a nivel de empresa en general, unidad orgánica en la que laborará y puesto de trabajo.

Evaluación, se realiza periódicamente evaluando el desempeño del personal, con el propósito de encontrar áreas deficitarias donde los empleados necesiten mejorar ó como mejoramiento continuo de los trabajadores.

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Capacitación y desarrollo, con la cual se busca que el empleado se desenvuelva cada vez mejor en su puesto de trabajo, y que le permita ascender dentro de la empresa.

Mantenimiento del factor humano, acá debe determinarse mecanismos y medios para que los empleados no se retiren de la empresa, sino que vean en ésta una oportunidad de desarrollo y crecimiento personal y profesional.

Fuentes internas y externas. Las fuentes internas constituyen los empleados que en este momento laboran en la empresa, y las fuentes externas para obtener recurso humano calificado lo componen la misma competencia, instituciones de colocación, etc.

Integración de Recursos Materiales. Como ya se mencionó antes, esta es la actividad de compras, la cual se considera tan antigua como las ventas mismas. Estas dos actividades son complementarias, pues no puede existir una sin la otra, sean estas nacionales o internacionales, de carácter industrial, comercial o de servicios.

Las compras son básicas para el progreso de toda empresa, sea ésta pequeña, mediana o grande, comprador y vendedor ponen especial interés en las negociaciones que realizan. Las materias primas, mercancías y demás materiales deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra: · Precio · Calidad · Cantidad · Condiciones de entrega · Condiciones de pago · Servicio postventa

Definiciones precisas de Compras:

1. “Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero”. 2. “Adquisición, del latín adquisitio, -onis, acción de adquirir”. Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinónimo de adquisición.

3. Tradicionalmente se dice que comprar es “la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno”.

4. Asimismo, “las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad”.

5. Michel Calimeri define así las compras: “la operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido”.

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indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo.

Integración de Recursos Financieros. Mención especial merece la parte de la integración de recursos financieros, los cuales son de vital importancia para el buen funcionamiento de toda empresa. Estos pueden ser recursos propios o recursos externos.

Entre los externos se pueden mencionar préstamos de instituciones financieras, acciones, etc. Para la integración de estos recursos debe tomarse en cuenta aspectos como: tasa de interés, plazo, monto a solicitar, destino (capital de trabajo o capital de inversión), garantías, etc.

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1.4 Profesionalismo de las Compras

EL RETO DE LA ADMINISTRACION DE COMPRAS: 1. ADMINISTRACION DE MATERIALES. 2. COMPRAS.

3. CONTROL DE CALIDAD. 4. PRECIOS.

5. PLANEACION ESTRATEGICA. MEDIANTE LAS FUNCIONES SIGUIENTES:

1. Objetivos,

2. organización para la eficaz administración de compras y materiales, 3. procedimientos y flujo de información;

4. calidad, especificación e inspección; 5. consideraciones de cantidad;

6. selección y relaciones con el proveedor; 7. determinación de precios;

8. compra de servicios de transportación; 9. disposición de desechos,

10. excedentes, o material obsoleto; 11. aspectos legales de las compras; 12. investigación,

13. presupuesto evaluación e información; 14. compras en el extranjero;

15. compras públicas;

16. adquisición de activos de capital; 17. adquisición de servicios;

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Ejercicios:

Después de haber estudiado el tema y de haber resuelto tus dudas, te invito a que continúes contestando este pequeño cuestionario de Trabajo.

El objetivo principal es que refuerces los puntos estudiados anteriormente. Únicamente tienes que completar los espacios en blanco, con la información faltante. Si tienes alguna duda regresa a tu manual y léelo con detenimiento, y cuando encuentres la respuesta regresa a completar los espacios en blanco.

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Te recomiendo que leas detenidamente las preguntas o párrafos que se te presentan. Si tienes alguna duda sabes que puedes contar con un servidor; mediante la comunicación por medio de la página virtual como tu docente a distancia, te orientare y ayudare a resolver tus dudas.

Recuerda completar este ejercicio, es importante para autoevaluar tus conocimientos y reforzar tu aprendizaje.

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2.- OBJETIVOS Y ORGANIZACIÓN PARA LA EFICAZ ADMON. DE COMPRAS 2.1 Objetivos de la Administración de Compras

OBJETIVOS DE LAS COMPRAS

Los Objetivos de las compras son:

1. Mínimo coste de adquisición: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezca el mínimo coste.

2. Mantenimiento del nivel de calidad

3. Garantizar la continuidad en el abastecimiento

4. Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho más competitiva en el mercado o con sus competidores.

5. Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.

Los principales objetivos son los 3 primeros.

Una vez determinadas las características y especificaciones del producto que debemos comprar, habrá que determinar:

a) Precio b) Cantidad

c) Condiciones de pago (normalmente es aplazado a 30, 60, 90 días)

d) Pruebas que debe superar el producto que estemos comprando, para ello, muchas empresas cuentan con departamentos de control de calidad.

e) Persona responsable del aprovisionamiento deberá acordar con los proveedores el lugar de entrega de la mercancía.

f) Fecha de entrega

g) Fraccionamiento de las entregas; lo normal es que cuando se entrega una gran cantidad de producto en una sola entrega éste se fraccione.

h) Unidad de entrega y transporte

i) Condiciones en las que debe realizarse el transporte.