Municipio Miranda - Zulia República Bolivariana de Venezuela
Informe Técnico (IT)
-440
Guía
Elaboración
de
Informe Administrativo
Para la Construcción del Fondo del Poder Popular para la Ciencia, Tecnología e Innovación (Fondo Científico) Elaborado por: William Morantes Responsable Técnico Keila Piña Coordinación Proyecto N. 2011000596Proyecto Contrato FONACIT- N. 2012200298
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Introducción al Documento
El programa de formación de facilitadores para la promoción de cultoras y cultores científicos, tecnológicos e innovación (http://www.pfcit.org.ve ) es una iniciativa que se plantea en el 2011 como consecuencia de la promulgación de la Ley Orgánica de Ciencia,
Tecnología e Innovación (LOCTI) Gaceta Oficial N. 39.575 de Fecha 16 de Diciembre de
2010.
En Junio del 2011 el programa es aprobado como proyecto estratégico N.2011000596 por el
Ministerio del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e Innovación y a finales de Julio de
2012 es recibido el primer desembolso de parte del FONACIT mediante el Contrato N.
201200298 para la ejecución por el Consejo Comunal Pueblo Nuevo 1 y 2
(http://www.calordepueblo.info.ve) del Sector Pueblo Nuevo de la Parroquia Altagracia del Municipio Miranda del Estado Zulia.
El programa de formación tiene como filosofía la consideración de dos aspectos, lo
relacionado con el Ser y con el Hacer: Entendiendo que para hacer algo primero hay que ser
ese algo. Por otro lado, también se quiere llevar a la práctica la metodología de
3 Por lo tanto, se comparte este contenido del documento informe técnico IT-440 para contribuir
con la disposición transitoria primera de la Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación
de fecha 16 de Diciembre de 2010 Gaceta Oficial N. 39.575 buscando dar aportes desde el
Poder Popular entendido que somos todas y todos y dar aportes al Fondo Científico que
sabemos es manejado con criterios del Poder Popular por el Ejecutivo Nacional.
Se recomienda la Lectura de los Informes Técnicos (IT) IT 300: Técnicas de Memoria y
Lectura Veloz y el IT-310: El Potencial Humano, El Ser, El Proceso Creativo, la Barrera del
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Proyecto Aprobado – Contrato – Partidas Específicas - Validación
El punto de partida del informe administrativo es el proyecto aprobado sobre todo cuidando
sus detalles y la asignación de las partidas. Aunque en el contrato se establecen los
elementos específicos por partida no es suficiente para la elaboración del informe
administrativo, hacen falta los detalles.
A continuación veremos el caso del Proyecto N. 2011000596 donde se detallan cada una de
las partidas, las mismas generalmente son precargadas por el FONACIT dando la impresión
que los responsables administrativos desconocen el proyecto, siendo su intención dar punto
de inicio al seguimiento administrativo del proyecto. Por otro lado, resulta útil para las
universidades (oficinas LOCTI – CDCH – CDCHT – CONDES – entre otros) que le remitan esa información ya que debido a lo profuso de los proyectos no tienen control del mismo.
Volviendo a lo práctico (caso que nos ocupa), en el contrato aparecen aspectos generales,
5 Cuadro 1
Trimestre Cantidad (Bs.)
Primer Trimestre de Ejecución 302.947,75
Segundo Trimestre de Ejecución 156.310,00
Tercer Trimestre de Ejecución 156.310,00
Cuarto Trimestre de Ejecución 156.310,00
Fuente: Cláusula Sexta - parágrafo primer – Capítulo IV – Contrato FONACIT N. 2012000298
Y este otro cuadro:
Cuadro 2 Partida Inversión Bs. Personal Nacional 494.400,00 Equipos 146.637,75 Materiales y Suministros 24.160,00 Servicio 94.080,00 Viáticos Nacionales 300000 Pasajes 9.600,00 Monto Total (Bs.) 771.877,75
Fuente: Cláusula Sexta - parágrafo segundo – Capítulo IV – Contrato FONACIT N. 2012000298
Es importante resaltar que la información anterior es parcialmente útil, ya que sólo sirve para:
1. Determinar los depósitos que hará el FONACIT, no depende de los responsables
6 2. Montos que no deben ser sobrepasado por trimestre, información útil para los
administradores del proyecto (Cuadro 1) y no hay detalle por trimestre..
3. Aunque en el Cuadro 2 nos dan información por partida, es la de la globalidad del
proyecto, no se especifica cómo se va a desarrollar por trimestre.
4. La inconsistencia entre una y otra información puede generar dudas. Sin embargo, la
experiencia ayuda avanzar y sobre todo la actitud de querer solucionar y crear con las
comunidades (actitud de crear y no desintegrar). Igualmente, se puede hacer el
comentario con el renglón Viáticos Nacionales, la actitud desintegrar diría: el monto es
de 300000 (tres cientos mil), todo está mal, todo es confuso, todo tiene error,
necesitamos asesoría. Además, se evidencia en la suma que el monto es 3.000,00
(Tres mil) de lo contrario la suma total no coincidiría.
Por lo tanto se hace importante conocer el proyecto, y lo más importante una correcta
formulación donde se especifique el monto de cada una de las partidas financieras, para cada
trimestre, lo cual da transparencia y seguramente credibilidad a las familias del Poder Popular.
En el caso del Proyecto N. 2011000596, enfocándonos en el primer trimestre se tiene lo siguiente:
7 Partida Personal Nacional
Cuadro 3
Fuente: Archivo validado por FONACIT Nota: Se repite para todos los trimestres
En este punto es importante tomar en cuenta el monto de la partida por trimestre, ya que la
suma de todas las partidas debe coincidir con el monto de Primer Trimestre Ejecución (Primer
Renglón del Cuadro 1).
: Partida Equipos
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Fuente: Archivo validado por FONACIT Nota: Sólo para primer trimestre.
En este punto es importante tomar en cuenta el monto de la partida por trimestre, ya que la
suma de todas las partidas debe coincidir con el monto de Primer Trimestre Ejecución (Primer
9 Partida Materiales y Suministro
Cuadro 5
Fuente: Archivo validado por FONACIT Nota: Se repite para todos los trimestres
En este punto es importante tomar en cuenta el monto de la partida por trimestre, ya que la
suma de todas las partidas debe coincidir con el monto de Primer Trimestre Ejecución (Primer
10 Partida Servicio
Cuadro 6
Fuente: Archivo validado por FONACIT Nota: Se repite para todos los trimestres
En este punto es importante tomar en cuenta el monto de la partida por trimestre, ya que la
suma de todas las partidas debe coincidir con el monto de Primer Trimestre Ejecución (Primer
Renglón del Cuadro 1).
Partida Viático Nacional
Fuente: Archivo validado por FONACIT Nota: Se repite para todos los trimestres
11 En este punto es importante tomar en cuenta el monto de la partida por trimestre, ya que la
suma de todas las partidas debe coincidir con el monto de Primer Trimestre Ejecución (Primer
Renglón del Cuadro 1).
Partida Pasajes
Fuente: Archivo validado por FONACIT Nota: Se repite para todos los trimestres
En este punto es importante tomar en cuenta el monto de la partida por trimestre, ya que la
suma de todas las partidas debe coincidir con el monto de Primer Trimestre Ejecución (Primer
Renglón del Cuadro 1).
Validación
Si tomamos en cuenta cada una de las partidas por trimestre, nos queda para el primer
12 Primer Trimestre Segundo Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre Partidas Personal Nacional Equipos Materiales y suministros Servicio Viáticos Nacionales Pasaje Total Planificado 123.600,00 146.637,75 6.040,00 23.520,00 750,00 2.400,00 302.947,75 Partidas Personal Nacional Equipos Materiales y suministros Servicio Viáticos Nacionales Pasaje Total Planificado 123.600,00 6.040,00 23.520,00 750,00 2.400,00 156.310,00 Partidas Personal Nacional Equipos Materiales y suministros Servicio Viáticos Nacionales Pasaje Total Planificado 123.600,00 6.040,00 23.520,00 750,00 2.400,00 156.310,00
13 A este nivel podemos concluir que el contrato y el proyecto están validados, teniendo claridad
que sólo tenemos el comienzo del trabajo.
Partidas Personal Nacional Equipos Materiales y suministros Servicio Viáticos Nacionales Pasaje Total Planificado 123.600,00 6.040,00 23.520,00 750,00 2.400,00 156.310,00
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INTERACCIÓN
RESPONSABLE
TÉCNICO
RESPONSABLE(S)
ADMINISTRATIVO(S)
La interacción debe ser armoniosa, entendiendo que la variable causa es lo técnico y que la
variable administrativa debería velar porque los montos no se sobre pase de lo estipulado en
el contrato y el proyecto aprobado, buscando celeridad administrativa para el logro de los
objetivos, en todo momento confiando en los aspectos técnicos ya estipulados por el
responsable en el respectivo proyecto.
Parece importante resaltar que en todo proyecto, desde el punto de vista administrativo, se
hace necesaria la asesoría de abogados y contadores para la mejor marcha del proyecto, de
allí lo importante definirlos en la partida de servicios o que sean contratados por la institución
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RESPALDOS
ADMINISTRATIVOS
FOLIACIÓN
–
DIGITALIZACIÓN
PRESERVACIÓN DEL AMBIENTE
En la ejecución del proyecto es importante considerar que la evidencia en la ejecución son los
respaldos administrativos: cheques emitidos, facturas recibidas (con toda la normativa del
caso) y recibos emitidos o recibidos, para los recibos en vez de factura es para casos
excepcionales, procurando evitarlos a toda costa.
Es importante estar claro que al emitir el cheque ya debería estar identificada la partida a la
cual se va a imputar (cargar o considerar) ese cheque. Al momento de la entrega del cheque
la factura debe cumplir con toda la normativa fiscal (empresas serias y con trayectoria). Y
siempre debería estar avalado por la parte técnica, pudiera llevar firma en los comprobantes
(respaldos) respectivos.
Luego para preservar el ambiente es bueno digitalizar los comprobantes (respaldos)
administrativos, esto ayuda a preservar el ambiente ya que cada hoja de papel representa un
árbol talado y procesado.
Cada respaldo se puede foliar o colocar un número con un lapicero indicando Folio 1, Folio 2,
en la parte superior derecha (sugerido) del comprobante (respaldo), lo importante es colocar
16 Luego se puede digitalizar e ir colocando en un archivo texto de la preferencia del usuario. Es
importante que ese archivo sea considerado por la parte técnica para hacer un solo archivo
con los aspectos técnicos del proyecto, y tener un solo informe para la entrega de la instancia
respectiva, si ya van firmados los soportes (respaldos-comprobantes) sería la verificación
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ARCHIVOS INFORMÁTICOS
Para el manejo de la información facilita mucho los archivos informáticos, además de los
relacionados con texto para compilar los soportes (comprobantes, respaldos…) administrativos, también hay que considerar los de tipo hoja de cálculo, sabiendo que puede
haber infinitos formatos para trabajar, se propone uno a continuación pfctifinanzas.xls
(pfctifinanzas.odt):
En este archivo se divide en pestañas relacionadas con las partidas y los aspectos generales
18 Personal Nacional
El archivo está diseñado para ir descargando cada ejecución realizada y toma en
consideración el saldo total del proyecto
19 Igual es el comportamiento para las demás partidas
Luego en el resumen general se muestra el avance por partida general y por trimestre.
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Particularidades
Es claro que los proyectos tienen particularidades que tienen que resolver, en el caso del
poder popular hay una reflexión importantísima y es la actitud endógena y no asistencialista
que debemos promover. Eso es algo que no puede definirse en tiempo, y depende de la
madurez de cada persona.
Por otro lado, la partida personal tiene sentido en la medida que las personas cumplan con
todos los requisitos de la Ley Orgánica del Trabajo de los Trabajadores y Trabajadoras como
sabemos. Un poco para promover la creación de unidades socio productivas en el sistema
económico comunal se hace necesario el uso de la partida servicios. De allí que es importante
ir discutiendo como manejamos dicha partida.
Se me está ocurriendo en caso de existir diferencia en los actores del proyecto se puede
acudir a muchas instancias, respetando la figura jurídica establecida en el contrato y en el
acta constitutiva definida, buscando como ya se dijo la promoción de la actitud endógena y no
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Bibliografía ó Contenido de Referencia
Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación [Contenido en Línea]
Archivo exwms:
