MANUAL DE PREPARACIÓN DE ARCHIVOS PARA LA CARGA DE FACTURAS Y ACREDITACIÓN DE ENTIDADES PÚBLICAS EN LA APLICACIÓN INFORMÁTICA MECANO

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MANUAL DE PREPARACIÓN DE ARCHIVOS

PARA LA CARGA DE FACTURAS Y

ACREDITACIÓN DE ENTIDADES PÚBLICAS

EN LA APLICACIÓN INFORMÁTICA

MECANO

MECANISMO EXTRAORDINARIO DE FINANCIACIÓN

PARA EL PAGO A LOS PROVEEDORES DE LAS

COMUNIDADES AUTÓNOMAS

Versión 1.0

29 marzo 2012

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Manual de preparación para la carga de ficheros. Aplicación MECANO

ÍNDICE Nº Pág.

1 Introducción ... 3

2 Formato de los ficheros de envío. ... 3

2.1 Campos para el envío por parte de entidades públicas: ... 3

3 Generación del fichero ... 5

3.1 Ejemplos de formatos de líneas de facturas ... 6

3.2 Pasos para la generación del fichero. ... 7

4 Acreditación. ... 11

4.1 Rellenar la acreditación. ... 11

4.2 Remisión de la credencial firmada... 11

4.3 Comunicación del usuario y clave de activación. ... 11

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1 Introducción

El objetivo del presente documento es servir de guía en la confección y carga de los archivos por parte de las Entidades incluidas en el sector Administraciones Públicas subsector Comunitat Valenciana (entidades SEC), así como en la acreditación dentro del sistema de carga de archivos.

2 Formato de los ficheros de envío.

El fichero que se cargará en el sistema se obtendrá a partir del fichero excel facilitado por la Intervención General. Los pasos a seguir se detallan en el Apartado 3.

2.1 Campos para el envío por parte de entidades públicas:

A continuación se describen cada uno de los campos del fichero a cargar por parte de las entidades:

 Entidad de Carga:

Habrá de incluirse el código de entidad de acuerdo con la relación de códigos y entidades que figura en el anexo I. El campo es obligatorio.

 Código o número de identificación fiscal del contratista: Será el CIF del contratista, cuyo formato es una letra seguida de 7 dígitos y, en la última posición, una letra o un dígito. Sin espacios ni ningún otro carácter entre ellos. También pueden tratarse de NIF’s para el caso de contratistas autónomos. En ambos casos se validarán. El campo es obligatorio. Por ejemplo:

o V32094732

o F9723440E

o 16589665H

A estos efectos, también tendrá la consideración de contratista, el cesionario a quien el proveedor le haya transmitido el derecho de cobro, por lo que, en este caso, sólo se harán constar los datos del cesionario, no del proveedor.

 Denominación social: Un texto libre de 50 caracteres como máximo que contenga la denominación social del contratista. El campo es obligatorio.

 Domicilio social: Un texto libre de 150 caracteres como máximo que contenga el domicilio social del contratista. El campo es obligatorio.

 Dimensión del contratista: 1 letra, que podrá ser A, P, O, o S

dependiendo de la dimensión del contratista, con las siguientes equivalencias. El campo es obligatorio.

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- A Autónomo - P PYME - O Otros

- S Sin especificar

En caso de que no se conozca la dimensión del contratista, se consignará S.

 Identificativo de factura: Número de factura (emitido por el contratista). 20 caracteres alfanuméricos. Este número de factura tiene que ser único para cada CIF, es decir, un mismo contratista no puede emitir dos facturas con el mismo número de factura. Cumplida esta condición, el texto es libre. El campo es obligatorio.

 Importe Factura: El importe de la factura. En euros, con dos decimales separados por coma y sin punto para los miles. Este importe incluirá el IVA y excluirá intereses, costas judiciales o cualesquiera otros gastos accesorios. Asimismo, también se excluirá cualquier otro descuento que sea aplicable (por ejemplo: retenciones por IRPF). El campo es obligatorio.

Esta columna se totalizará por Entidad.

En el caso de facturas pagadas parcialmente, sin acuerdo expreso de cancelación fraccionada, en este campo se incluirá únicamente el importe de la factura que esté pendiente de pago en la fecha de elaboración de la relación.

 Fecha de entrada: La fecha con que la factura entró en el registro administrativo de la entidad. En el caso de que la fecha de registro no conste, se indicará la fecha de contabilización de la factura. Formato: dd/mm/aaaa. Se comprobará que esta fecha es anterior a 01/01/2012. El campo es obligatorio.

 Fecha de reclamación: Si la deuda se ha instado por el contratista ante los tribunales de justicia, fecha de la reclamación. Esta fecha debe ser anterior a 01/01/2012. Si la factura no ha sido exigida ante la Justicia, el campo tiene que existir, pero tiene que estar vacío.

 Contabilización: 1 carácter. Detalla el estado de contabilización de la factura.

Valores posibles para entes que lleven contabilidad presupuestaria

o P Contabilizada y aplicada al presupuesto.

o C Contabilizada y no aplicada al presupuesto.

o N No contabilizada con anterioridad.

Valores posibles para entes que no lleven contabilidad presupuestaria:

o C: Contabilizada.

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 Ejercicio de contabilización: Año, según el formato AAAA (cuatro dígitos). Puede tomar los siguientes valores, dependiendo del campo “Contabilización”:

o Si Contabilización es P, esta fecha es el año del presupuesto en que se aplicó.

o Si Contabilización es C, esta fecha es el año de su contabilización.

o Si Contabilización es N, esta fecha estará vacía o será ignorada.

 Importe pendiente: En caso de acuerdo formal de cancelación

fraccionada, este campo recoge el importe total del principal pendiente de pago en la fecha de elaboración de la relación de facturas. Se expresará en euros, con dos decimales y sin punto de separación de miles. Este importe incluirá el IVA y excluirá intereses, costas judiciales o cualesquiera otros gastos accesorios. Asimismo, también se excluirá cualquier otro descuento que sea aplicable (por ejemplo: retenciones por IRPF).

 Fecha de vencimiento

 Importe vencimiento

Fecha de vencimiento/ importe vencimiento: En caso de acuerdo

expreso de cancelación fraccionada, en estos campos se indicará, respectivamente, la fecha de cada vencimiento parcial y su importe correspondiente, para todos aquellos vencimientos hasta el 31 de diciembre de 2012 pendientes de pago en la fecha de emisión de la relación de facturas. Se habilitarán tantas columnas como sea necesario por cada par “fecha vencimiento parcial/ importe vencimiento parcial”. La fecha de vencimiento se expresará en formato dd/mm/aaaa.

En caso de que exista acuerdo expreso de aplazamiento de pago, el tratamiento de la información será análogo.

3 Generación del fichero

Los ficheros a enviar serán con formato de texto ascii plano, en los que cada campo se separa mediante el carácter “;”.

Será un fichero con extensión CSV, con una línea por cada factura.

El patrón que define cada línea del archivo de intercambio de facturas es el siguiente:

Entidad ; Código ; Denominación ; Domicilio ; Dimensión; Identificativo ; Importe; FechaEntrada ; [FechaReclamación]0..1 ; Contabilización ; EjercicioContabilización ; [ImportePendiente] ; [[FechaVencimiento; ImporteVencimiento] ; [;FechaVencimiento; ImporteVencimiento]*]0..1

• Obligatorios: Entidad, Código, Denominación, Domicilio, Dimensión, Identificativo, importe, fecha de entrada, contabilización, fecha de contabilización.

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• Si la factura ha sido instada ante los tribunales de justicia, en FechaReclamación habrá una fecha; En caso contrario, vacío.

• Los pares {CIF,identificación de factura} serán únicos; Es decir, no puede haber dos facturas con el mismo número emitidas por el mismo CIF.

• Si no existe un acuerdo de fraccionamiento, no vendrá nada más.

• Si existe acuerdo de fraccionamiento:

o El importe fraccionado que resta por pagar vendrá una vez

o Después vendrán tantos pares fechaVencimiento|importe como plazos resten de pagar (uno como mínimo) hasta el 31 de diciembre de 2012.

3.1 Ejemplos de formatos de líneas de facturas

A continuación, se presentan algunos ejemplos.

• Facturas que no han sido exigidas en los tribunales de justicia y para las que no se ha firmado acuerdo de fraccionamiento:

ENTIDADX;K5382947I;Juan Perez Garcia;C. Panaderos 12, local B. 28033 Madrid;S;2011-87;25000,58;11/07/2011;;P;2011;

ENTIDADX;K5382947I; Juan Perez Garcia;C. Panaderos 12, local B. 28033 Madrid;S;010213;654,41;15/08/2011;;N;

• Factura exigida en los tribunales de Justicia el día 1 de diciembre de 2011 para la que no se ha firmado acuerdo de fraccionamiento:

ENTIDADX;K5382947I; Juan Perez Garcia;C. Panaderos 12, local B. 28033 Madrid;S;010213;5980,42;27/05/2011;01/12/2011;C;2009;

• Factura no exigida en tribunales. Inicialmente, el importe era de 5000 €, quedan de pagar 4000, se han acordado dos pagos de 2000 cada uno los días 1 de junio y 1 de noviembre.

ENTIDADX;K5382947I; Juan Perez Garcia;C. Panaderos 12, local B. 28033 Madrid;S;09G342;5000,00;23/01/2011;;C;2010;4000;01/06/2011;

2000,00;01/11/2011;2000,00

• Factura no exigida ante tribunales. Inicialmente, el importe era de 100. Quedan de pagar 50. Se ha acordado un cobro de 10 el 2 de febrero y un cobro de 40 el 2 de marzo.

ENTIDADX;K5382947I; Juan Perez Garcia;C. Panaderos 12, local B. 28033 Madrid;S;ID2011/1;100,00;01/01/2011;;P;2011;50,00;02/02/2011;10,00;02/03/2 011;40,00

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3.2 Pasos para la generación del fichero.

Detallamos, a continuación, los pasos a seguir para generar el archivo.

Abrir el fichero excel (cuyo formato se remitió por esta IG) y seguir los pasos que seguidamente se detallan:

El primer paso tal como se indica en la imagen, consistirá en eliminar la cabecera y el pie dejando sólo la información de las líneas de factura, y muy importante sustituir el carácter ‘;’ de los textos si es que aparece (utilizando las opciones de buscar y reemplazar de excel).

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4 Acreditación.

El acceso a la aplicación de carga de archivos se realizará mediante usuario/password.

El procedimiento de acreditación es el siguiente:

4.1 Rellenar la acreditación.

Se deben rellenar los siguientes datos de la “Solicitud de credencial de usuario del sistema MECANO” que se anexa:

- En el apartado A, “Conselleria u Organismo”, sólo se cumplimentará la denominación de la Entidad y se marcará el campo para el que se solicita el alta: “Envío Telemático de Facturas”.

- En el apartado B se consignarán los siguientes datos:

o Nif del usuario que cargará el archivo.

o Nombre y apellidos del mismo.

o Correo electrónico, al que comunicar la clave de activación.

o Teléfono de contacto.

o Empresa o empresas sobre las que se solicita la carga de archivos.

4.2 Remisión de la credencial firmada.

Dicha credencial, deberá ser firmada por la misma persona que se acredita, así como por el responsable de la entidad. Será escaneada y remitida por e-mail a la IG, a la cuenta de correo [email protected].

4.3 Comunicación del usuario y clave de activación.

La clave de activación, así como la página web de acceso al aplicativo (donde estará la información necesaria del funcionamiento del mismo) se comunicará al usuario por correo electrónico o por vía telefónica.

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Código Nombre Abreviado Entidad Nombre

2 EA_IVE Instituto Valenciano de Estadística

3 EA_INVASSAT Instituto Valenciano de Seguridad y Salud en el Trabajo 4 EA_SERVEF Servicio Valenciano de Empleo y Formación 5 EA_TDCCV Tribunal de Defensa de la Competencia de la C.V. 6 EA_AVFGA Agencia Valenciana de Fomento y Garantia Agraria 7 EA_ICV Instituto Cartográfico Valenciano

8 EA_IVIA Instituto Valenciano de Investigaciones Agrarias 9 EA_IVAJ Instituto Valenciano de la Juventud

10 EDP_ATCE Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica 11 EDP_AVAP Agència Valenciana d'Avaluaciò i Prospectiva 12 EDP_AVEN Agencia Valenciana de la Energia

13 EDP_AVM Agencia Valenciana de Movilidad 14 EDP_AVT Agencia Valenciana de Turismo

15 EDP_CSISP Centro Superior de Investigación en Salud Pública de la C.V. 16 EDP_CVE Consell Valencià de l'Esport

17 EDP_GTP Ente Gestor de la Red de Transporte y Puertos de la Generalitat 18 EDP_EPRTVV Ente Público Radiotelevisión Valenciana

19 SM_RAV Radio Autonomía Valenciana, S.A. 20 SM_TVV Televisión Autonómica Valenciana, S.A. 21 EDP_FGV Ferrocarrils de la Generalitat Valenciana

22 EDP_IMPIVA Instituto de la Pequeña y Mediana Industria de la Generalitat Valenciana 23 EDP_IVAM Instituto Valenciano de Arte Moderno

24 EDP_IVADIS Instituto Valenciano de Atención a los Discapacitados

25 EDP_IVCR Instituto Valenciano de Conservación y Restauración de Bienes Culturales 26 EDP_IVF Instituto Valenciano de Finanzas

27 EDP_IVM Instituto Valenciano de la Música

28 EDP_IVAC Instituto Valenciano del Audiovisual y de la Cinematografía "Ricardo Muñoz Suay" 29 EDP_TGV Teatres de la Generalitat Valenciana

30 SM_AEROCAS Aeropuerto de Castellón, S.L.

31 SM_AVAPSA Agencia Valenciana de Prestaciones Sociales, S.A.U. 32 SM_CMPD Circuito del Motor y Promoción deportiva, S.A. 33 SM_CLUZ Ciudad de la Luz, S.A.

34 SM_CIEGSA Construcciones e Infraestructuras Educativas de la Generalitat, S.A.U. 35 SM_INACEPS Instituto para la Acreditación y Evaluación de las Prácticas Sanitarias, S.A. 36 SM_IVEX Instituto Valenciano de la Exportación, S.A.

37 SM_IVVSA Instituto Valenciano de la Vivienda, S.A. 38 SM_PCABANYAL Plan Cabanyal - Canyameral, S.A. 39 SM_PCCASTELLO Proyecto Cultural de Castellón, S.A.U.

40 SM_SPTCV Sociedad Proyectos Temáticos de la C.V., S.A.U. 41 F_REUROPEA F. C. V. - Región Europea

42 F_CEAM F. Centro de Estudios Ambientales del Mediterráneo 43 F_FEBF F. Estudios Bursátiles y Financieros de la C.V. 44 F_AGUA F. de la C.V. Agua y Progreso

45 F_ARTES F. de la C.V. de las Artes

46 F_CAC F. de la C.V. Ciudad de las Artes y las Ciencias 47 F_CAZAHAR F. de la C.V. Costa Azahar Festivales 48 F_JAUMEII F. de la C.V. Jaume II El Just 49 F_LIMAGENES F. de la C.V. La Luz de las Imágenes 50 F_PALAUARTS F. de la C.V. Palau de Les Arts Reina Sofía

51 F_FEPAD F. de la C.V. para el Estudio, Prevención y Asistencia a las Drogodependencias 52 F_FAVIDE F. de la C.V. para la Atención a las Víctimas del Delito y para el Encuentro Familiar 53 F_FUNCAE F. de la C.V. para la Calidad de la Educación

54 F_AGROALIMED F. de la C.V. para la Investigación Agroalimentaria

55 F_INCLIVA F. de la C.V. para la Investigación Biomédica, la Docencia y la Cooperación Internacional y para el Desarrollo del Hospital Clínico de Valencia

56 F_BIOELCHE F. de la C.V. para la Investigación Biomédica, la Docencia y la Cooperación Internacional y para el Desarrollo del Hospital General Universitario de Elche

57 F_IHGA F. de la C.V. para la Investigación en el Hospital General Universitario de Alicante 58 F_PESET F. de la C.V. para la Investigación en el Hospital Universitario Dr.Peset de Valencia. 59 F_VIU F. de la C.V. Universidad Internacional de Valencia

60 F_IBERDROLA F. Generalitat Valenciana-Iberdrola 61 F_BUSEO F. Medioambiental de la C.V. Buseo 62 F_FOM F. Oftalmológica del Mediterráneo de la C.V. 63 F_FDI F. para el Desarrollo y la Innovación de la C.V.

64 F_IHULAFE F. para la Investigación del Hospital Universitario La Fe de Valencia 65 F_BASILICA F. para la Restauración de la Basílica de la Mare de Deu dels Desamparats 66 F_PROESPORT F. Pro Esport de la C.V.

67 F_SVE F. Servicio Valenciano de Empleo de la C.V. 68 F_FOCOOP F. de la C.V. Fomento del Cooperativismo 69 C_ARTESANIA Consorcio de Gestión Centro Artesanía de la C.V. 70 C_VSC Consorcio Espacial Valenciano - Val Space Consortium 71 C_HGUV Consorcio Hospital General Universitario de Valencia 72 C_HPCASTELLON Consorcio Hospitalario Provincial de Castellón 73 C_MUSEOS Consorcio Museos de la C.V.

74 C_PLANZONAI Consorcio para la Ejecución de las Previsiones del Plan Zonal de Residuos de la Zona I

75 C_AGESTION1 Consorcio para la Ejecución de las Previsiones del Plan Zonal de Residuos de las Zonas X, XI y XII, Área de Gestión 1

76 C_AGESTION2 Consorcio para la Ejecución de las Previsiones del Plan Zonal de Residuos de las Zonas X, XI y XII, Área de Gestión 2