Guia unidad III (Excel) (1)

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(1)UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL. INSTITUTO DE INFORMATICA Y COMPUTACION. OFIMÁTICA SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA. MICROSOFT EXCEL. Abril – Agosto 2006.

(2) TABLA DE CONTENIDO. 1.. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 3. 2.. DATOS INFORMATIVOS: ............................................................................................... 3. 3.. INFORMACIÓN IMPORTANTE..................................................................................... 4. 3.1.. ESTRUCTURA DEL MATERIAL ........................................................................................... 4. 3.1.1.. TEMARIO DE MICROSOFT EXCEL ..................................................................................... 5. 3.2.. SISTEMA DE EVALUACIÓN ............................................................................................... 10. 3.3.. LAS ASESORÍAS DIDÁCTICAS ........................................................................................... 11. 3.4.. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ...................................................................................... 11. 3.4.1.. LAS HORAS DE DEDICACIÓN QUE DEBE CUMPLIR DURANTE EL CURSO.......................... 12. 3.4.2.. ENTREGA DE TRABAJOS ................................................................................................. 12. 3.5.. NORMAS Y RECOMENDACIONES ..................................................................................... 12. 3.6.. SUGERENCIAS SOBRE LA BUENA UTILIZACIÓN DEL TIEMPO. ....................................... 13. 4.. OBJETIVOS DE LA ASIGNATURA ............................................................................. 13. 4.1.. OBJETIVOS EDUCATIVO E INSTRUCTIVO DE LA MATERIA ............................................ 13. 4.1.1.. EDUCATIVO .................................................................................................................... 13. 4.1.2.. INSTRUCTIVO ................................................................................................................. 14. 4.2.. PRERREQUISITOS ............................................................................................................. 14. 4.3.. EL PERÍODO DE ESTUDIO ................................................................................................. 14. 5.. PRIMER MODULO.......................................................................................................... 14. 5.1.. UNIDAD DIDÁCTICA I....................................................................................................... 15. 5.1.1.. ELEMENTOS INTRODUCTORIOS ...................................................................................... 15. 5.1.2.. CONTENIDO DE LA UNIDAD ............................................................................................ 15. 5.1.3.. OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................................................. 15. 5.1.4.. FORMAS Y TÉCNICAS DE APRENDIZAJE QUE PUEDE APLICAR EL ESTUDIANTE .............. 15. 5.1.5.. RECOMENDACIONES. ..................................................................................................... 16.

(3) 5.1.6.. ASESORÍA DIDÁCTICA NO. 1 ......................................................................................... 16. 5.1.7.. A DÓNDE DIRIGIRSE EN EL MATERIAL............................................................................ 16. 5.1.8.. AYUDAS DIDÁCTICAS ..................................................................................................... 21. 5.1.9.. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE NO. 1 ........................................................................... 28. 5.1.10. 5.2.. EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ........................................................................... 29. UNIDAD DIDÁCTICA II ..................................................................................................... 29. 5.2.1.. CONTENIDO DE LA UNIDAD ............................................................................................ 29. 5.2.2.. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA UNIDAD......................................................................... 30. 5.2.3.. FORMAS Y TÉCNICAS DE APRENDIZAJE .......................................................................... 30. 5.2.4.. MENSAJES Y RECOMENDACIONES.................................................................................. 30. 5.2.5.. ASESORÍA DIDÁCTICA ................................................................................................... 31. 5.2.6.. A DÓNDE DIRIGIRSE EN EL TEXTO.................................................................................. 31. 5.2.7.. AYUDAS DIDÁCTICAS ..................................................................................................... 32. 5.2.8.. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ..................................................................................... 38. 5.2.9.. EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ............................................................................... 41. 5.2.10.. EVALUACIÓN DE LAS UNIDADES I Y II ......................................................................... 41.

(4) Guía de Estudios de Microsoft Excel GUIA DE ESTUDIOS DE MICROSOFT EXCEL. 1.. Introducción. El Instituto de Informática y Computación de la Universidad Tecnológica Equinoccial, para este nuevo período lectivo a abierto esta nueva modalidad de estudios virtual, en el cual utilizamos la tecnología más avanzada para educar, investigar y administrar los nuevos lineamientos de enseñanza – aprendizaje en el uso de las herramientas de Microsoft Office. Con este antecedente, nos complacemos en dar a usted la bienvenida para este nuevo período de clases, en el cual, estamos seguros culminará con el mayor de los éxitos. Mediante la modalidad de educación virtual los estudiantes pueden tener acceso a la Universidad y a las carreras que en ella se ofrecen, para lo cual realiza sus estudios directamente en su hogar o lugar de trabajo sin tener que asistir a recibir clases en forma presencial.. El sistema garantiza, a través del método de enseñanza apropiadamente. diseñado, el éxito total en el aprendizaje de Informática para cualquier carrera de la UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL, para aquellos estudiantes que posean un autodominio en disciplina de estudio y en organización de actividades, y un deseo de superación permanente. El IDIC está interesado en que usted pueda utilizar Ofimática como una herramienta para su vida estudiantil y profesional. Por tanto este curso es el primer paso para eso. Es conveniente que usted aprenda desde el principio a reflexionar con fundamento, de esa manera se estará preparando diariamente para ser un buen profesional respaldado por el conocimiento de Informática y por sobre todo para ocupar cargos de alta dirección.. 2.. Datos Informativos: Materia: Microsoft Excel Área: A aplicarse en general en todas las carreras de la Universidad Tecnológica Equinoccial.. Bibliografía: Todo el contenido de la asignatura se encuentra disponible en la plataforma diseñada especialmente para que usted pueda acceder a toda la información. Pág. 3.

(5) Guía de Estudios de Microsoft Excel necesaria para el uso de esta herramienta, además se le entregará un CD, el mismo que contiene además del material ejercicios tipo desarrollados paso a paso. En el primer encuentro del ciclo se les explicará como ingresar a la dirección Web.. 3.. Información importante El mayor interés del IDIC es que el estudiante desarrolle una LECTURA COMPRENSIVA del material que se encuentra disponible en Internet y/o en el CD. No debe olvidarse que el avance en dicha lectura se consigue reflexionando sobre el contenido de cada párrafo, comprendiendo el por qué de la estructuración de cada dato, tabla o gráfico, razonando los cálculos y analizando los resultados gráficos, numéricos o de texto. Necesita memorizar donde están los botones a usar de la barra de menú o de herramientas, para realizar alguna tarea en especial. Si toma en cuenta este consejo, progresivamente irá creciendo en usted, de modo sistemático, el conocimiento y la seguridad en si mismo y le será muy fácil resolver cualquier tipo de problemas tanto de las tareas como de los exámenes.. Recuerde que para la evaluación de los conocimientos a través de los exámenes presenciales debe trabajar individualmente en el computador.. Es conveniente que. usted aprenda desde el principio a reflexionar con fundamento, de esa manera se estará preparando diariamente para ser un buen profesional respaldado por el conocimiento de Informática y por sobre todo para ocupar cargos de alta dirección.. 3.1. Estructura del material El material ha sido diseñado estrictamente con apego al perfil del profesional de las carreras de la UNIVERSIDAD TECNÓLOGICA EQUINOCCIAL en lo que tiene que ver con Informática. Luego de realizar la lectura comprensiva del material del curso y la práctica correspondiente, el estudiante debe entregar resuelto en cada módulo, las tareas diseñadas para el efecto.. Los trabajos serán entregados a través del correo. electrónico al Tutor de la materia que será asignado por el Instituto de Informática y Computación (IDIC). Se usará siempre las cuentas de correo que serán creadas al inicio del ciclo en el servidor de la U.T.E. para cada estudiante, quien enviará usando el Web Mail, dentro del plazo establecido en el cronograma publicado en el sitio Web de la Universidad.. Pág. 4.

(6) Guía de Estudios de Microsoft Excel. Las cuentas de e-mail creadas estarán activas en el servidor de la UTE durante toda la vida estudiantil. El estudiante tiene que fundamentar su estudio en el material guía. que se le. indicará en el primer encuentro del ciclo. Dicho material ha sido seleccionado considerando la claridad y simplicidad en la explicación de sus contenidos; el manejo didáctico, concreto y simple en el desarrollo de los temas. En el primer encuentro a los estudiantes se les indicará cómo se desarrollará el curso,. también se les asignará las cuentas de correo electrónico y algunas. recomendaciones que les servirán para que empiecen su estudio. La teoría, se encuentra desarrollada en un manual que contiene los siguientes temas:. 3.1.1. Temario de Microsoft Excel Temas MICROSOFT EXCEL INTRODUCCIÓN Componentes de la Ventana de Trabajo. Celdas (Cells) Hoja de trabajo (Worksheet) Libro (Book) Etiquetas de páginas Barra de fórmulas (Formula Bar) Barra de estado Crear un nuevo documento.Abrir un documento existente.Guardar un libro de cálculo. Guardar el libro con otro nombre. Cerrar un libro Otras opciones del menú Archivo Opciones de Impresión Opciones de Envío Menú Edición Opciones de deshacer y repetir. Pág. 5.

(7) Guía de Estudios de Microsoft Excel Temas Opciones de manejo de celdas Opciones de manejo de contenido Opciones de búsqueda Menú Ver (View) Menú Insertar (Insert) Formas del cursor Controlador de relleno Controlador de selección Controlador de movimiento Desplazamiento a través de la hoja y el libro Tipos de datos Controles de desplazamiento del libro de trabajo Desplazamiento en la Hoja de Cálculo Selección con el ratón Extensión de una selección Modos de teclado Selección Fuera de los bordes de la ventana Selección de rangos con varias áreas Selección con el teclado Uso de Inicio y Fin Uso de Ir a (Go to) Cómo extender una selección Selección de rangos múltiples Selección de columnas y filas Tipos de Datos Valores simples numéricos y de texto Introducción de valores numéricos Cómo aceptar los datos Caracteres especiales Valores presentados frente a valores subyacentes Introducción de valores de texto Introducción de textos largos Introducción de Fechas y Horas Copia, movimiento, borrado de rangos de celdas Copiar y pegar rangos Selección de Rangos Movimiento - Cortar Borrado - Eliminación. Pág. 6.

(8) Guía de Estudios de Microsoft Excel Temas Inserción, eliminación de filas y columnas Insertar filas Eliminación de filas Insertar columnas Eliminación de columnas Cambio de ancho y alto de columnas y filas Cambiando al ancho de columnas Cambiar el alto de la fila Definir el ancho de la columna o alto de la fila predeterminado Formato de celda Asignación y Eliminación de Formatos Formateo con barra de herramientas Uso de Autoformato Cómo dar formato a un número utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas Cambiar estilos de las fuentes Cambiar la fuente y el tamaño de la fuente utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas Cambiar la alineación utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas Controlar el fluido de texto dentro de una celda Cambiar el color del texto con el cuadro de diálogo Formato de celdas Elegir un color de relleno y una trama utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas Aplicar un borde con el cuadro de diálogo Formato de celdas Fórmulas: Operadores y operandos Operadores Aritméticos Suma Resta Multiplicación División Exponencial Porcentual De comparación Texto De referencia Prioridad de los operadores Impresión Impresión de una hoja de trabajo Configuración de página (Page setup). Pág. 7.

(9) Guía de Estudios de Microsoft Excel Temas Página de impresión (Page) Márgenes (margins) Encabezado y pie de página (header/footer) Hoja (Sheet) Área de impresión (Print area) Establecer área de impresión Borrar área de impresión (Clear print area) Vista preliminar Imprimir Autorrellenado: números y texto SERIES Rellenar Crear listas personalizadas Series de rellenado Fórmulas: Uso de direcciones absolutas Referencia a celdas en fórmulas Uso de rangos Referencia a celdas o rangos que se encuentran en otras hojas del mismo libro Rangos en múltiples hojas Referencia a celdas en otros libros Funciones matemáticas Funciones Estadísticas Funciones de Texto Funciones Lógicas Funciones de búsqueda y referencia Funciones de Información Funciones Financieras Funciones de Fecha Trabajos con varios libros, intercambio de información, vinculación de fórmulas Trabajos con varios libros ORDENACIÓN DE DATOS ¿Cómo ordenar los datos dentro de una lista? ¿Cómo ordenar rápidamente los datos? ¿Cómo ordenar una lista utilizando más de un campo? Creación y uso de secuencias de ordenación personalizadas Importación de una lista personalizada desde una hoja de cálculo GRAFICOS Creación de Gráficos. Pág. 8.

(10) Guía de Estudios de Microsoft Excel Temas Modificación de Gráficos TRAMA (Patterns) FUENTE (FONT) PROPIEDADES (PROPERTIES) Inserción de Objetos dentro de los Gráficos Pegado especial.- Objetos OLE Pegado Especial (Paste Special) FORMATO CONDICIONAL Listas, Filtros, Ordenación Tamaño y ubicación de la lista Rótulos de columna Contenido de filas y columnas Filtros Creación de filtros Autofiltro (Autofilter). Mostrar los elementos más comunes Personalización de filtros Filtro avanzado Forma de crear los filtros avanzados Tres o más condiciones en una sola columna Criterios de dos o más columnas Condiciones creadas como resultado de una fórmula Ordenación Opciones de ordenación Subtotales Tablas y gráficos dinámicos Proceso de la construcción de la tabla dinámica Inclusión de porcentajes horizontales y verticales y respecto al total general de la tabla Cálculos de sumas, promedios y desviaciones estándar La tabla dinámica como instrumento de consulta Gráficos dinámicos Buscar objetivo (Goal Seek) Solver. IMPORTANTE.- En el material de Microsoft Excel EL ESTUDIANTE INVESTIGARÁ TODO EL CONTENIDO INDICADO EN CADA UNO DE LOS TEMAS.. Pág. 9.

(11) Guía de Estudios de Microsoft Excel El material guía incluye de cada uno de los temas, el contenido necesario para que el estudiante luego de leerlo y practicar en forma individual esté en capacidad de realizar las tareas y el examen correspondiente. Con los conocimientos adquiridos, el estudiante estará en condiciones de resolver las actividades solicitadas en cada período.. 3.2. Sistema de evaluación La asignatura Ofimática tiene el carácter de obligatorio para todos los estudiantes que opten por el sistema de educación a distancia y virtual. Al aprender y aprobar Informática el estudiante estará en capacidad de realizar tareas que tengan que ver con las otras asignaturas que haya elegido, pues es muy normal que se requiera realizar alguna investigación o consulta en el Internet y presentar el resultado en papel usando un procesador de textos. En este módulo, los alumnos están en la obligación de cumplir con las siguientes tareas, las mismas que deberán ser enviados al correo electrónico de su tutor en las fechas establecidas en el cronograma, de acuerdo a lo siguiente: Módulo Entrega. Trabajo. Cant.. Temas. 1. Trabajo No. 1, temas:. No. 1. Entrega. Trabajo. 9. Formatos de celdas. 9. Generación de Series. 9. Referencias Absolutas, Relativas, Mixtas. 9. Funciones de Fecha. 9. Formato Condicional. 9. Gráficos. 9. Funciones Estadísticas. 9. Fórmulas. 9. Autollenado numérico y de textos. 1. Trabajo No. 2, temas:. No. 2 9. Funciones de Búsqueda y Referencia. 9. Funciones Estadísticas. 9. Funciones Lógicas. 9. Funciones de Información. 9. Funciones Financieras. Pág. 10.

(12) Guía de Estudios de Microsoft Excel Módulo. Exámenes Examen General. Cant.. Temas 9. Funciones Matemáticas. 9. Ordenación de Datos. 9. Autofiltros y Filtros avanzados. 9. Subtotales. 9. Tablas y Gráficos Dinámicos. 9. Buscar Objetivo. 9. Solver. Cant.. Temas. 1. Examen General de Microsoft Excel, el mismo que contempla todos los temas estudiados en los temas propuestos anteriormente.. 3.3. Las asesorías didácticas Las asesorías didácticas son espacios de tiempo diseñados para que usted pueda complementar de mejor manera sus conocimientos gracias a la ayuda que le brindará su tutor. En este espacio de tiempo que usted dispone deberá, con la ayuda de su tutor, resolver todas las dudas que haya tenido para resolver algún ejercicio en particular, para ello, deberá exponer explícitamente todas sus dudas e inquietudes acerca del contenido que se encuentra estudiando hasta ese momento.. Nota: recuerde que usted tiene dos horas por semana de tutoría, que no son clases presenciales, éstas se desarrollan en base a las dudas que tenga sobre los temas estudiados y revisados por usted.. 3.4. Actividades de aprendizaje Se deberá orientar el trabajo hacia la resolución de ejercicios simples y complejos, trabajando con Generación de series, Referencias Absolutas, Relativas y Mixtas, formatos de celdas; además, aplicando las funciones de fecha, estadísticas, matemáticas, lógicas, de búsqueda y referencia, de información, y logrando el mejor provecho de las. herramientas: subtotales, Tablas y Gráficos Dinámicos, Buscar. Objetivo y Solver.. Pág. 11.

(13) Guía de Estudios de Microsoft Excel. 3.4.1. Las horas de dedicación que debe cumplir durante el curso Para que usted pueda llegar a adquirir todos los conocimientos que necesita para resolver un buen examen de Microsoft Excel, usted tendrá que obligatoriamente cumplir con treinta y cuatro horas de estudio para este módulo, aclarando que estas horas serán únicamente para resolución de ejercicios. Luego de esto, usted estará en capacidad de rendir un buen examen de Microsoft Excel.. 3.4.2. Entrega de trabajos La entrega de los trabajos, deberán ser cumplidos estrictamente en las fechas asignados para ello en el cronograma, los cuales deberán ser enviados por medio de su cuenta de correo electrónico a su tutor.. El examen presencial que el estudiante lo hace en forma individual en el computador, está diseñado de tal manera que la máquina escoge aleatoriamente un examen de un banco de datos. Las preguntas del examen de un estudiante no coinciden con las del otro compañero que está dando en el computador adyacente.. 3.5. Normas y recomendaciones Los alumnos, que por A o B razón entregaren un trabajo copiado, la disposición que tiene el docente es de calificar con cero (0.0), esto será aplicado tanto al alumno que desarrolló el trabajo como para aquel que lo copió. Los alumnos que no hubieren podido entregar los trabajos en las fechas previstas deberán presentar dentro de los tres (3) días laborables siguientes a la fecha de presentación, una solicitud al Jefe del Área Académica tendiente a conseguir una autorización para poder entregarlos, dentro del plazo que señale el Jefe del Área Académica, previo el pago de los derechos correspondientes. En cuanto a los exámenes rendidos tardíamente, el IDIC se basa estrictamente de acuerdo al Reglamente del Alumno, que dice lo siguiente: REGLAMENTO DEL ALUMNO (DE LOS EXÁMENES ATRASADOS). Pág. 12.

(14) Guía de Estudios de Microsoft Excel “Los alumnos que no hubieren podido rendir los exámenes en las fechas previstas deberán presentar dentro de los tres (3) días laborables siguientes a la fecha del examen, una solicitud al Jefe del Área Académica tendiente a conseguir una autorización para poder rendirlos, en las fechas indicadas en el cronograma, previo el pago de los derechos correspondientes.”. 3.6. Sugerencias sobre la buena utilización del tiempo. Recuerde que la modalidad de estudios que usted ha escogido le permite trabajar con los contenidos de la materia en los momentos que usted disponga de tiempo, ya sean en su trabajo o en su hogar. Es necesario que usted cumpla a cabalidad con las horas destinadas para cada uno de los módulos que debe aprobar, ya que siendo organizado y estricto en las horas que dispone para ello, será lo que a usted le lleve a culminar con éxito la materia. Usted dispone de dos horas semanales para tutorías, no las desperdicie, por lo tanto, revise la guía, estudie cada uno de los temas planteados en el módulo, anote sus inquietudes, subraye aquello que no entienda, todo esto con el objetivo de que al momento que usted asista a la tutoría sepa con exactitud lo que necesita preguntar y de esta forma no desaprovechará su tiempo ni el de su tutor. En cuanto a la presentación de trabajos, vaya resolviéndolos poco a poco, y de esta forma se irá memorizando paulatinamente los pasos que debe seguir para realizar tal o cual tarea, si es necesario tome nota de cada uno de los pasos, repita las veces que sean necesarios, y de esta forma garantizará el 100% su aprendizaje. No espere al final para comenzar a resolver. Hágalo con tiempo.. 4.. Objetivos de la asignatura. 4.1. Objetivos educativo e instructivo de la materia 4.1.1. Educativo Formar profesionales con conocimientos formales de la herramienta Excel, los cuales serán capaces de utilizar dicha herramienta como instrumento para resolver problemas matemáticos, estadísticos o financieros de una manera fácil y creativa.. Pág. 13.

(15) Guía de Estudios de Microsoft Excel. 4.1.2. Instructivo Utilizar los recursos que proporciona Excel, que permitan la solución de ejercicios que son aplicados diariamente tanto en su vida estudiantil como en su vida profesional.. 4.2.. Prerrequisitos Para poder matricularse en el segundo año de su carrera, sea cual fuere esta, el alumno deberá tener aprobado la materia de Ofimática. •. Para que un alumno de la UTE, reciba el curso de Ofimática, previamente debe haber cumplido las formalidades de matrícula en la carrera de su interés, de acuerdo a los calendarios que el mismo publique para el efecto.. •. Aquellos alumnos que se hayan inscrito en el curso para un determinado periodo, solo podrán cambiarse de horario antes de la iniciación del mismo.. 4.3.. El período de estudio Revisar el cronograma publicado en la página Web de la Universidad. 5.. PRIMER MODULO En este módulo de Excel el estudiante aprenderá a familiarizarse con la herramienta de tal forma que sabrá como insertar filas, columnas, cambiar el ancho y alto de las columnas, desplazarse en la hoja de cálculo, introducir datos, cambiar de formato a las celdas, copiar, mover o eliminar datos, aprenderá a diferenciar los diferentes tipos de operadores y operandos, uso del autollenado numérico y de textos, aprenderá a manejar la vista previa e imprimir su información, generará series y listas, trabajará con direccionamiento absoluto, relativo, mixto y finalmente trabajará con formato condicional. Al igual que en el módulo de Word, para ahorrar espacio en el disco duro y agilitar el envío de información a través del Internet disminuyendo el tamaño de los archivos, se utiliza el programa llamado Winzip, que permite comprimir y descomprimir un archivo.. Pág. 14.

(16) Guía de Estudios de Microsoft Excel. 5.1.. Unidad didáctica I. 5.1.1. Elementos introductorios Revise el contenido de la materia correspondiente a Introducción, Formas del cursor, Tipos de datos.. Con esta lectura. conseguirá comprender el. funcionamiento general de Excel, como herramienta de ingreso de datos. Excel opera con la filosofía de un Libro de trabajo en donde cada hoja puede ser una entidad con contenido individual, pero sin embargo puede ser utilizada también de forma relacional.. 5.1.2. Contenido de la unidad Al finalizar la unidad, el estudiante estará en capacidad de: •. Introducción. Pantalla. Barra de menús. Barras de herramientas, formas del cursor, Desplazamiento a través de la hoja, y el libro. Tipos de datos.. •. Copia, movimiento, borrado de rangos de celdas. Inserción, eliminación de filas y columnas. Cambio de ancho y alto de columnas y filas.. •. Formatos de celda: bordes, sombreados, orientación del texto. •. Fórmulas: operadores y operandos, referencia a celdas en fórmulas, uso de referencias absolutas. •. Impresión.. •. Autollenado numérico y de textos. Generación de series y listas. •. Formato Condicional. 5.1.3. Objetivos específicos Aprender a usar la herramienta de Excel de tal forma que obtenga el máximo provecho que brinda este programa.. 5.1.4. Formas y técnicas de aprendizaje que puede aplicar el estudiante La única forma que el estudiante dispone para aprender es desarrollar varios ejercicios con el contenido que se encuentran en los ejercicios de aplicación, repetir estos hasta que se encuentre claro el tema estudiado.. Pág. 15.

(17) Guía de Estudios de Microsoft Excel. 5.1.5. Recomendaciones. El mayor interés de este módulo es que el estudiante logre obtener los conocimientos básicos para manejar el programa Excel, herramienta que le ayudará significativamente tanto en su vida personal como profesional, usando la herramienta adecuadamente para ahorrarse tiempo y esfuerzo en la preparación de cualquier tipo de trabajo. Recuerde: El IDIC está interesado en que usted pueda utilizar la Ofimática como una herramienta para su vida estudiantil y profesional. Este curso de Ofimática es el primer paso para eso.. 5.1.6. Asesoría didáctica No. 1 La lectura comprensiva de esta parte introductoria le servirá de base para todo el aprendizaje de la asignatura a lo largo de las próximas semanas.. 5.1.7. A dónde dirigirse en el material. Revise el manual de Excel, en este texto encontrará los temas fundamentales que necesita para su aprendizaje. Léalos detenidamente y aplique el contenido de estos en los ejercicios que se encuentra desarrollando. Excel: Conocimientos Generales Tema. Pág.. MICROSOFT EXCEL. 1. INTRODUCCIÓN. 1. Componentes de la Ventana de Trabajo.. 2. Celdas (Cells). 3. Hoja de trabajo (Worksheet). 4. Libro (Book). 4. Etiquetas de páginas. 4. Barra de fórmulas (Formula Bar). 4. Barra de estado. 4. Crear un nuevo documento.-. 5. Abrir un documento existente.-. 6. Pág. 16.

(18) Guía de Estudios de Microsoft Excel Tema Guardar un libro de cálculo.. Pág. 8. Guardar el libro con otro nombre.. 10. Cerrar un libro. 10. Otras opciones del menú Archivo. 11. Opciones de Impresión. 11. Opciones de Envío. 12. Menú Edición. 13. Opciones de deshacer y repetir. 13. Opciones de manejo de celdas. 14. Opciones de manejo de contenido. 15. Opciones de búsqueda. 16. Menú Ver (View). 17. Menú Insertar (Insert). 18. Formas del cursor. 18. Controlador de relleno. 18. Controlador de selección. 19. Controlador de movimiento. 21. Desplazamiento a través de la hoja y el libro. 21. Tipos de datos. 21. Controles de desplazamiento del libro de trabajo. 22. Desplazamiento en la Hoja de Cálculo. 24. Selección con el ratón. 24. Extensión de una selección. 26. Modos de teclado. 26. Selección Fuera de los bordes de la ventana. 27. Selección de rangos con varias áreas. 29. Selección con el teclado. 31. Uso de Inicio y Fin. 31. Uso de Ir a (Go to). 31. Cómo extender una selección. 32. Selección de rangos múltiples. 33. Selección de columnas y filas. 34. Tipos de Datos. 34. Valores simples numéricos y de texto. 34. Introducción de valores numéricos. 35. Cómo aceptar los datos. 35. Caracteres especiales. 36. Valores presentados frente a valores. 38. Pág. 17.

(19) Guía de Estudios de Microsoft Excel Tema. Pág.. subyacentes Introducción de valores de texto. 39. Introducción de textos largos. 39. Introducción de Fechas y Horas. 40. Excel: Celdas, filas, columnas, rangos Tema Copia, movimiento, borrado de rangos de celdas. Pág. 40. Copiar y pegar rangos. 41. Selección de Rangos. 41. Movimiento - Cortar. 44. Borrado - Eliminación. 45. Inserción, eliminación de filas y columnas. 47. Insertar filas. 47. Eliminación de filas. 50. Insertar columnas. 51. Eliminación de columnas. 53. Cambio de ancho y alto de columnas y filas Cambiando al ancho de columnas Cambiar el alto de la fila. 54 54 54. Definir el ancho de la columna o alto de la fila predeterminado. 55. Excel: Formatos de Celda Tema Formato de celda. Pág. 55. Asignación y Eliminación de Formatos. 56. Formateo con barra de herramientas. 57. Uso de Autoformato. 58. Cómo dar formato a un número utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas Cambiar estilos de las fuentes. 60 63. Cambiar la fuente y el tamaño de la fuente utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas. 63. Cambiar la alineación utilizando el cuadro de. 65. Pág. 18.

(20) Guía de Estudios de Microsoft Excel Tema. Pág.. diálogo Formato de celdas Controlar el fluido de texto dentro de una celda. 67. Cambiar el color del texto con el cuadro de diálogo Formato de celdas. 68. Elegir un color de relleno y una trama utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas. 69. Aplicar un borde con el cuadro de diálogo Formato de celdas. 71. Excel: Operadores y Operandos Tema Fórmulas: Operadores y operandos. Pág. 73. Operadores. 73. Aritméticos. 73. Suma. 73. Resta. 74. Multiplicación. 75. División. 76. Exponencial. 76. Porcentual. 77. De comparación. 78. Texto. 80. De referencia. 80. Prioridad de los operadores. 81. Excel: Impresión Tema Impresión. Pág. 82. Impresión de una hoja de trabajo. 82. Configuración de página (Page setup). 82. Página de impresión (Page). 82. Márgenes (margins). 83. Encabezado y pie de página (header/footer). 85. Hoja (Sheet). 86. Área de impresión (Print area). 87. Establecer área de impresión. 87. Pág. 19.

(21) Guía de Estudios de Microsoft Excel Tema Borrar área de impresión (Clear print area) Vista preliminar Imprimir. Pág. 88 88 90. Excel: Autollenado numérico y de texto, series Temas. Pág.. Autorrellenado: números y texto. 92. SERIES. 92. Rellenar. 94. Crear listas personalizadas. 95. Series de rellenado. 97. Excel: Direcciones absolutas Temas. Pág.. Fórmulas: Uso de direcciones absolutas. 101. Referencia a celdas en fórmulas. 104. Uso de rangos. 104. Referencia a celdas o rangos que se encuentran en otras hojas del mismo libro. 106. Rangos en múltiples hojas. 107. Referencia a celdas en otros libros. 108. Excel: Formato condicional Tema. Pág.. FORMATO CONDICIONAL. 192. Excel: Gráficos Tema. Pág.. GRAFICOS. 168. Creación de Gráficos. 168. Modificación de Gráficos. 175. TRAMA (Patterns). 176. FUENTE (FONT). 179. PROPIEDADES (PROPERTIES). 180. Pág. 20.

(22) Guía de Estudios de Microsoft Excel Tema. Pág.. Inserción de Objetos dentro de los Gráficos Pegado especial.- Objetos OLE. 181 183. Pegado Especial (Paste Special). 184. 5.1.8. Ayudas didácticas AYUDA No. 1 •. Cuando trabaje en un libro con varias hojas, ponga a cada una de éstas un nombre que identifique su contenido, de tal manera que sea mucho más fácil el trabajo individual.. •. Practique el desplazamiento del cursor usando las teclas (←,→,↑,↓), y las combinaciones utilizando la tecla Control + (←,→,↑,↓), para desplazarse al inicio o final de la hoja.. •. Para diferenciar entre los distintos tipos de datos, podemos fijarnos en la alineación de los mismos al ingresar valores, los datos numéricos siempre se alinean a la derecha, los datos tipo texto siempre se alinean a la izquierda, y los datos tipo fecha/hora se alinean a la derecha de la celda.. •. Para introducir datos numéricos se recomienda usar las teclas del teclado numérico. Para el ingreso de números decimales haga uso del punto decimal con la tecla “supr.” del teclado numérico.. •. Para saber la forma exacta de introducir una fecha, primero fíjese en la configuración regional. Siga el siguiente procedimiento:. o. Clic en el botón Inicio (Start),. Configuración (Setting),. Panel de. Control (Control Panel).. Pág. 21.

(23) Guía de Estudios de Microsoft Excel. o. En el panel de control seleccione Configuración regional (Regional and Language Options), en este cuadro de diálogo debe mirar la forma de ingreso de fechas (dd/mm/aa), lo que le indica la forma en que deberá hacerlo en el Excel.. AYUDA No. 2 Revise el contenido del manual en lo relacionado con: copiar, mover y borrar. En éste encontrará las distintas formas de copiar, cortar y borrar el contenido de las celdas, de una o varias a la vez.. Luego revise la forma de insertar filas y. Pág. 22.

(24) Guía de Estudios de Microsoft Excel columnas completas entre celdas existentes. Por último repase las diferentes formas de cambiar el alto y ancho de las filas y columnas de una hoja.. . Para copiar, cortar, eliminar o borrar, primero se debe seleccionar las celdas que se desean copiar, cortar, eliminar o borrar.. . Al seleccionar cortar o copiar, las celdas seleccionadas se mostrarán con líneas entrecortadas en movimiento, indicando así que su contenido está listo para ser transferido de ubicación.. . En caso de seleccionar copiar, las celdas a ser copiadas estarán activas mientras el área seleccionada presente su contorno con líneas entrecortadas, una vez que dicho rectángulo desaparece se desactiva la opción de copiar.. . Para desactivar el área seleccionada (área que presenta en su contorno líneas entrecortadas) debe presionar la tecla Esc (escape).. . Para que una fila o columna se ajuste al ancho o alto de una celda, se debe seleccionar la celda y luego en el indicador de fila o columna se da doble clic, de esta manera las columnas o filas se ajustan automáticamente.. AYUDA No. 3 Continúe con el estudio de las páginas Web correspondientes a formato y Formato condicional.. En la empresa privada, siempre se debe presentar. informes que cumplan con un buen formato, estas páginas le enseñaran como conseguir que todos sus trabajos tengan siempre el formato adecuado. . Siempre seleccione las celdas a las cuales desea aplicar el formato previamente.. . Puede utilizar el botón copiar formato para repetir el formato de algún rango seleccionado sin necesidad de volver a realizarlo.. Cuando el formato se. desea aplicar varias veces se puede dar doble clic en el botón copiar formato, de esta manera éste queda seleccionado para ser aplicado todas la veces que se desee.. Sin embargo cuando ya no se desea utilizarlo se debe. desactivar dando nuevamente clic en dicho botón. . Cuando tiene una lista grande y desea diferenciar celdas específicas que cumplan con alguna condición, utilice el formato condicional.. AYUDA No. 4. Pág. 23.

(25) Guía de Estudios de Microsoft Excel En el manual se explica claramente la diferencia entre operadores (^, +, -, *, /, %, &) y los operandos, estos últimos que pueden ser los contenidos de las celdas con las cuales usted realiza las operaciones.. . Existen tres tipos de operadores, operadores matemático, operadores lógicos y operadores de texto Los operadores matemáticos son:. Operador +. Efectúa. Ejemplo. Adición. =A1+B5. Comentario Suma el contenido de las celdas A1 y B5. -. Substracción. =D4-C3. Resta el contenido de la celda D4 menos la celda C3. /. División. =F3/G2. Divide F3 entre G2. *. Multiplicación. =A3*G4. Multiplica A3 por G4. %. Porcentaje. =A1*20%. Multiplica A1 por 0,2. ^. Exponenciación. =A1^3. Eleva A1 a la tercera potencia. Los operadores lógicos son: Operador. Descripción. Ejemplo. Da por resultado. =. Igual a. =”sol”=”luna”. Falso. >. Mayor que. =15>10. Verdadero. <. Menor que. =15<10. Falso. >=. Mayor o igual que. =15>=10. Verdadero. <=. Menor o igual que. =15<=10. Falso. <>. No es igual. =15<>10. Verdadero. Los operadores de texto son: Operador &. Descripción Adjuntar. Ejemplo =A3&B4. Comentario Adjunta como texto el contenido de la celda A3 y el contenido de la celda B4. “”. Textual. =A1&”hola”. Adjunta la celda A1 el texto Hola. Todo texto adjuntado debe ser. Pág. 24.

(26) Guía de Estudios de Microsoft Excel Operador. Descripción. Ejemplo. Comentario puesto entre comillas. . Cuando crea una operación con operadores del mismo tipo, las operaciones son realizadas de izquierda a derecha, cuando en la operación mezcla operadores de diferentes tipos Excel sigue la siguiente prioridad: Prioridad. Operador. 1. %. 2. ^. 3. *, /. 4. +, -. 5. =, <, >, <=, >=, <>. Prioridad más alta (1) Prioridad más baja (5) . Al mezclar operadores de diferentes tipos es aconsejable utilizar los paréntesis () para encerrar las operaciones que necesitan ser ejecutadas en primer lugar, por ejemplo: =(5+7+8)/2. En este caso el resultado será 10, sin los paréntesis: =5+7+8/2 el resultado es: 16, porque primero se realiza la división y luego la suma.. AYUDA No. 5 Revisar en el manual el tema impresión, aquí aprenderá la manera de realizar impresión de hojas, configurar una hoja de cálculo para una impresión correcta, adicionalmente aprenderá a establecer áreas de impresión y saltos de hoja. . Si desea imprimir toda la hoja de cálculo sin necesidad de realizar modificaciones la forma más rápida es utilizar el botón imprimir.. . Puede accionar imprimir utilizando las teclas Ctrl P, con lo que abre el cuadro de diálogo de impresión.. . Si su impresión puede ocupar varias páginas, es preferible primero ir a la vista preliminar de tal manera de poder visualizar la forma exacta en que esta página será impresa, en vista preliminar usted podrá configurar márgenes, generar encabezados y pies de página.. Pág. 25.

(27) Guía de Estudios de Microsoft Excel . En caso de desear controlar de forma exacta lo que se imprime en cada página, se puede generar áreas de impresión, para lo cual debe seguir el siguiente procedimiento:. o. Seleccione únicamente la parte que desea imprimir de una hoja.. o. Clic en el menú archivo, Área de impresión, Establecer área de impresión.. o. A continuación puede realizar la configuración de la página e imprimir.. o. No debe olvidar de borrar el área de impresión una vez que ya la uso, para esto debe ir nuevamente al menú archivo, seleccionar Área de impresión, y Borrar área de impresión.. AYUDA No. 6 Revisar: autollenado. En esta parte aprenderá la forma de autollenar series, números, listas, fechas, el recurso de autollenado analiza el contenido de una o más celdas seleccionadas y efectúa una copia de estas en las celdas de destino.. . El secreto de autollenado, está en el pequeño cuadro ubicado en la esquina inferior derecha del área seleccionada. Si ubica el cursor del ratón en ese sitio, éste toma la forma de una cruz de color negro pequeña, de esta manera esta listo para ejecutar el autollenado.. . Si usted tiene ya una lista a la izquierda de la columna que desea llenar en este momento puede utilizar el autollenado simplemente dando doble clic en la cruz de autollenado, de esta manera se ejecutará el autollenado hasta el final de la lista de la izquierda.. AYUDA No. 7 Estudie Listas, aquí aprenderá como Excel maneja la información de una base de datos, en la que una lista es una tabla en donde cada fila representa un registro y cada columna representa un campo.. Toda tabla posee rótulos o. nombres de campo o columna en su primera fila. . Para que Excel pueda diferenciar correctamente la lista del resto de datos, debe estar separada por lo menos una fila y una columna de los datos extraños a la lista.. Pág. 26.

(28) Guía de Estudios de Microsoft Excel Evite colocar datos junto a la lista si necesita que estos sean visualizados. . siempre. Entre los datos de la lista y los encabezados de lista no puede existir filas. . en blanco de separación. Diferencie la fila de encabezados utilizando un formato distinto que el de. . los datos de la tabla. AYUDA No. 8 Estudie Referencias, aquí aprenderá la forma en que Excel hace referencia a una celda en una operación. Se pueden crear referencias de tipos absolutas, relativas o mixtas. Una referencia absoluta no cambia ni la fila ni la columna en la celda especificada. columna.. Una referencia mixta solamente queda fija la fila o la. Por omisión Excel utiliza referencias relativas, en la cual no se. mantienen ni fila ni columna fija.. . Recuerde que para fijar una posición como absoluta debe especificarse el símbolo $ justo antes de la letra que indica la columna o del número que indica la fila, por ejemplo:. . o. =$D$4. fija la fila y la columna. o. =$D4. fija solamente la columna, permitiendo variar la fila.. o. =D$4. fija solamente la fila, permitiendo variar la columna.. o. =D4. No queda fijada ni la columna ni la fila.. El efecto de las referencias absolutas y relativas es visualizado en el momento de copiar fórmulas.. . Para generar referencias absolutas puede utilizar la tecla F4. utilizando de la siguiente manera:. o. Presionar una vez F4 y se consigue fijar la fila y la columna.. o. Presionar dos veces F4 y consigue fijar la fila.. o. Presionar tres veces F4 y consigue fijar la columna.. o. Presionar cuatro veces F4 y regresa nuevamente a la referencia relativa.. AYUDA No. 9 En esta unidad encontrará la forma en que Excel crea y da formato a los gráficos.. Pág. 27.

(29) Guía de Estudios de Microsoft Excel . Antes de empezar a crear un gráfico se recomienda que la celda activa sea una de las celdas que pertenezcan al área de datos a graficarse.. . Solamente a los gráficos de tres dimensiones podemos girarlos o elevarlos.. 5.1.9. Actividades de aprendizaje No. 1 PRACTICA Realice el siguiente ejercicio. Con los datos indicados a continuación. PRODUCTO. ENE. FEB. MAR. ABR. MAY. JUN. Tuerca. 4500. 5040. 5695. 6295. 6954. 7858. Tornillo. 6250. 7000. 7910. 8701. 9658. 10914. Arandela. 3300. 3696. 4176. 4958. 4875. 5014. Destornillador. 8000. 8960 10125 11458. 12400. 17022. Alicates. 4362. 5870. 5902. 6870. 7045. 8020. Martillo. 3250. 3600. 4500. 4900. 5200. 5875. TOTAL SEMESTRAL. Totales. Con estos datos realice primero la suma semestral de cada producto. Adicionalmente realice la suma mensual de todos los productos. Seleccione esta lista y copie, pegue esta selección en la hoja 2 y en la hoja 3. Cambie el nombre de la hoja 1 por ejercicio 1, cambie el nombre de la hoja 2 por ejercicio 2 y cambie el nombre de la hoja 3 por ejercicio 3. En el Ejercicio 1: Ponga un borde doble al contorno de la lista de datos, internamente ponga líneas de división simple a cada celda. En la primera fila ponga los títulos centrados y con negritas. A todos los números aplique formato de miles. En el ejercicio 2 haga: A la lista seleccionada aplique autoformato tipo Contabilidad 2. En el ejercicio 3 haga:. Pág. 28.

(30) Guía de Estudios de Microsoft Excel. Utilizando formato condicional ponga en texto color rojo a todos los valores menores que 3500, ponga en color azul todos los valores mayores que 8000. Una vez que haya culminado la práctica, resuelva el primer trabajo, el mismo que debe ser entregado a su tutor, enviándolo por correo electrónico.. 5.1.10.. Evaluación de las actividades Tema Microsoft Excel. Trabajo No. 1 2,4. 5.2. Unidad didáctica II Mediante el uso de los operadores matemáticos y lógicos estudiados anteriormente es probable realizar casi todas las tareas que encierran cálculos.. Sin embargo para. facilitar la vida del usuario, Excel posee una serie de funciones predefinidas que economizan el trabajo. En esta unidad aprenderá la forma de utilizar dichas funciones. Además, Excel presenta algunas herramientas importantes, como son subtotales, filtros avanzados, tablas dinámicas, gráficos dinámicos, buscar objetivo y solver, con los cuales podemos realizar análisis de información, y pueden ser aplicados no solo en la vida estudiantil sino en la profesional.. 5.2.1. Contenido de la unidad 1. Funciones: Asistente de funciones. 2. Texto: operador &, 3. Fecha: fecha (date), ahora (now), hoy (today), 4. Información: eserror (iserror), tipo (type) 5. Matemáticas: suma sumar.si (sumif), producto (product), raíz de orden n (power), redondear (round), random (randbetween). 6. Lógicas: y (and), o (or), no (not), si (if) función si hasta dos niveles. 7. Estadísticas: contar, contar.si (countif), promedio (average), desvest (stdev), max, min 8. Financieras: pago (pmt), pagoint (ipmt), pagoprin (ppmt).. Pág. 29.

(31) Guía de Estudios de Microsoft Excel 9. Funciones de búsqueda y referencia: buscarv (vlookup), buscarh (hlookup), indice (index), coincidir (match). 10. Trabajo con varios libros, intercambio de información, vinculación de fórmulas 11. Listas, filtros (autofiltro y avanzado), ordenación. 12. Subtotales 13. Procesamiento de información.- Tablas dinámicas y gráficos dinámicos 14. Uso de Buscar objetivo y Solver. 5.2.2. Objetivos específicos de la unidad El objetivo de esta unidad es capacitar al estudiante en el uso de las diferentes funciones que existen en Excel como son las de fecha, estadísticas, matemáticas, lógicas, financieras, de información, de búsqueda y referencia y la debida utilización de las herramientas de subtotales, filtros avanzados, tablas y gráficos dinámicos, buscar objetivo y solver.. 5.2.3. Formas y técnicas de aprendizaje La forma en que el estudiante debe aprender es desarrollar varios ejercicios con el contenido que se encuentran en los ejercicios de aplicación, repetir estos hasta que se encuentre claro el tema estudiado.. 5.2.4. Mensajes y recomendaciones. El mayor interés de este modulo es de que el estudiante logre obtener los conocimientos necesarios para manejar el programa Excel, herramienta que le ayudará significativamente tanto en su vida personal como profesional, usando la herramienta adecuadamente para ahorrarse tiempo y esfuerzo en la preparación de cualquier tipo de trabajo.. Recuerde: El IDIC está interesado en que usted pueda utilizar la Ofimática como una herramienta para su vida estudiantil y profesional. Este curso de Ofimática es el primer paso para eso.. Pág. 30.

(32) Guía de Estudios de Microsoft Excel. 5.2.5. Asesoría didáctica Continúe con el estudio de los temas del módulo de EXCEL, y tenga cuidado de distribuir bien su tiempo para terminar en el plazo establecido todos los temas que están planificados incluyendo la tarea.. 5.2.6. A dónde dirigirse en el texto. Revise el manual de Microsoft Excel, en estos textos encontrará los temas fundamentales que necesita para su aprendizaje. Léalos detenidamente y aplique el contenido de estos textos en los ejercicios que se encuentra desarrollando. Tema. Pág.. Funciones Matemáticas, Estadísticas, Lógicas, Texto. 110. Funciones matemáticas. 112. Funciones Estadísticas. 118. Funciones de Texto. 127. Funciones Lógicas. 128. Funciones de búsqueda y referencia. 132. Funciones de Información. 141. Funciones Financieras. 146. Funciones de Fecha. 154. Trabajos con varios libros, intercambio de información, vinculación de fórmulas Trabajos con varios libros ORDENACIÓN DE DATOS. 157 157 161. ¿Cómo ordenar los datos dentro de una lista?. 162. ¿Cómo ordenar rápidamente los datos?. 162. ¿Cómo ordenar una lista utilizando más de un campo?. 164. Creación y uso de secuencias de ordenación personalizadas. 165. Importación de una lista personalizada desde una hoja de cálculo. 167. Listas, Filtros, Ordenación. 198. Tamaño y ubicación de la lista. 198. Rótulos de columna. 199. Contenido de filas y columnas. 199. Filtros. 199. Creación de filtros. 200. Autofiltro (Autofilter).. 200. Pág. 31.

(33) Guía de Estudios de Microsoft Excel Tema. Pág.. Mostrar los elementos más comunes. 202. Personalización de filtros. 203. Filtro avanzado. 204. Forma de crear los filtros avanzados. 205. Tres o más condiciones en una sola columna. 207. Criterios de dos o más columnas. 208. Condiciones creadas como resultado de una fórmula. 209. Ordenación. 211. Opciones de ordenación. 212. Subtotales. 214. Tablas y gráficos dinámicos. 222. Proceso de la construcción de la tabla dinámica. 225. Inclusión de porcentajes horizontales y verticales y respecto al total 231. general de la tabla Cálculos de sumas, promedios y desviaciones estándar. 241. La tabla dinámica como instrumento de consulta. 250. Gráficos dinámicos. 250. Buscar objetivo (Goal Seek). 262. Solver. 267. 5.2.7. Ayudas didácticas AYUDA No. 1 En esta unidad usted aprenderá la forma general de utilizar las funciones predefinidas. por. Excel. que. realizan. cálculos. utilizando. determinados. argumentos mediante una sintaxis correcta, simplificando la introducción de fórmulas complejas, adicionalmente aprenderá como utilizar el asistente para funciones de Excel. Además de conocer las principales funciones matemáticas, estadísticas y lógicas. . Toda función se caracteriza por tener un nombre seguido de paréntesis, y dependiendo de la función puede o no tener parámetros, por ejemplo: =SUMA(A1:A7), donde se suma el rango que va desde A1 hasta A7. Otro ejemplo sería =HOY(), esta función no necesita parámetros y devuelve la fecha actual tomada del reloj de la computadora.. . Los argumentos o parámetros pueden ser números, texto, matrices, valores de error, referencia de celdas o valores lógicos.. Pág. 32.

(34) Guía de Estudios de Microsoft Excel . Las funciones podemos escribirlas manualmente o recurrir a la paleta de funciones.. . Cuando una función no tiene los parámetros correctamente ingresados puede devolver distintos tipos de error. #¡DIV/0!. Evalúa una división por cero.. #N/A. No existe ningún valor disponible.. #¿NOMBRE?. No reconoce un nombre usado en la fórmula.. #¡NULO!. Dos áreas que no se cruzan.. #¡NUM!. Problema con un número.. #¡REF!. Hace referencia a una celda que no existe.. #¡VALOR!. Utiliza un argumento incorrecto.. Si al ver el resultado de una fórmula en lugar del valor encuentra #######, esto significa que el valor resultante no alcanza a visualizarse en el ancho de la celda, la manera de corregir esto es aumentar el ancho de la columna. AYUDA No. 2 Estudie las diferentes funciones de búsqueda y referencia, estas funciones son utilizadas en Excel para traer valores que pertenecen a una matriz o para buscar una referencia que indique la ubicación de un dato dentro de un rango o matriz. . Para facilitar el trabajo con matrices de búsqueda, es recomendable antes de utilizar la función poner un nombre al rango de la matriz, para esto seleccione el rango de la matriz, de un clic en el menú insertar, nombre, definir. Con esto mostrará el cuadro de diálogo definir nombre, permitiéndole poner un nombre al rango seleccionado. Cabe anotar que el nombre definido no puede incluir espacios en blanco o símbolos.. . Cuando utilice las funciones de búsqueda en la parte correspondiente a matriz de búsqueda, o en la parte de definición de vectores, puede escribir el nombre del rango y de esta manera se evita buscar el rango de la matriz.. . Es. importante. recordar. que. al. poner. el. indicador_filas. o. indicador_columnas, se cuenta desde la primera fila (parte superior del bloque marcado) o la primera columna de la matriz de búsqueda (columna de la izquierda), sin importar el número o letra indicada en la hoja de cálculo.. Pág. 33.

(35) Guía de Estudios de Microsoft Excel . En las funciones BuscarV o BuscarH la primera Columna o la primera fila, respectivamente, de la matriz de búsqueda, deben contener valores que correspondan a lo puesto en valor_buscado, caso contrario el error generado es del tipo #N/A. Otro elemento importante a considerar en la primera fila o primera columna de la matriz de búsqueda es el orden, recordando que si se encuentra ordenado de forma ascendente hay que poner en ordenado Verdadero, o dejar en blanco. Caso contrario en la condición ordenado se debe poner Falso.. AYUDA No. 3 En esta unidad encontrará las principales funciones estadísticas y financieras así también la forma de utilizar estas funciones con ejemplos prácticos de su aplicación. . Cuando se desea utilizar funciones estadísticas ponga los valores que van a ser evaluados solo en una columna o en una sola fila, de esta manera se asegura que la función acepte todos los valores, sin importar el tipo de función que sea. AYUDA No. 4. En esta unidad encontrará las principales funciones lógicas, así también la forma de utilizar estas funciones con ejemplos prácticos de su aplicación.. . Existen seis funciones lógicas en Excel: Y, O, NO, VERDADERO, FALSO, SI.. . La función lógica Y (and) es una función de inclusión, útil cuando se necesita. verificar. que. todos. sus. parámetros. (comparaciones. o. condiciones) sean verdaderos. Se pueden utilizar en rangos de números, es decir por ejemplo si se desea saber si el contenido de una celda está entre un rango de números permitidos. . La función lógica O (or) en cambio es una función de exclusión, es decir, se usa cuando se desea verificar que uno o mas de sus argumentos sean verdaderos.. . La función lógica SI (if) es una función muy utilizada cuando en problemas a resolver es necesario comprobar primero la condición y dependiendo de su evaluación se puede decidir que acción realizar.. Pág. 34.

(36) Guía de Estudios de Microsoft Excel AYUDA No. 5 En esta unidad encontrará la forma en que Excel trabaja simultáneamente con varios libros. . Cuando se desea mostrar la información de varios libros de Excel de forma simultánea, se recomienda seleccionar la opción organizar del menú ventana, se puede seleccionar las opciones de organización horizontal o vertical, dependiendo de lo que mejor se ajuste a su visualización.. . Es conveniente que los nombres tanto de los libros como de las hojas de cálculo tengan nombres apropiados, de esta manera si se realiza vinculación de fórmulas y se incluyen celdas de distintas hojas y distintos libros, facilitará su comprensión.. AYUDA No. 6 En esta unidad encontrará la forma en que Excel ordena las listas.. . Excel permite la ordenación de un rango de celdas por un orden alfabético, numérico o temporal.. . Se recomienda primero seleccionar el rango a ordenar.. . Cuando se trata de datos presentados en una matriz, para ordenar estos datos se recomienda que la celda activa sea cualquier celda que corresponda al área de la matriz.. . No. seleccionar. columnas. o. filas. individuales. para. realizar. el. ordenamiento de datos en una matriz. AYUDA No. 7 Estudie la página Web de Filtros, en esta página encontrará las distintas formas que Excel permite filtrar los diferentes datos de acuerdo a criterios creados. En el caso de filtros avanzados es necesario tener en cuenta la forma en la que están escritos los títulos de la tabla (no el formato: color, tamaño y tipo de letra, etc.), ejemplo: genero, género.. Pág. 35.

(37) Guía de Estudios de Microsoft Excel En Excel, género es equivalente a GÉNERO o GéNero o géNERo, es decir, el texto puede estar escrito en mayúsculas o minúsculas. Pero no es lo mismo género que genero. Cuando se vayan a realizar comparaciones que involucre el uso de funciones, ejemplo: edad superior al promedio, el título a ser utilizado en la tabla de criterios del filtro avanzado, no debe ser el mismo que el de la matriz de datos. Ejemplo: Matriz de datos 1. A. B. C. D. Nombre. Género. Edad. Peso. 2. Jorge. Masculino. 18. 130. 3. Luisa. Femenino. 15. 100. 4. Ana. Femenino. 21. 135. 5. Pedro. Masculino. 12. 85. Criterios para filtro avanzado: se buscan a las personas de género masculino cuya edad sea superior a 18 años. Género. Edad. Masculino. >18. Criterios para filtro avanzado: se buscan a las personas cuya edad sea superior a 15 años y cuyo peso sea superior al promedio. Peso>prom. Edad. =D2>promedio($D$2:$D$5). >15. Cuando se estén usando autofiltros para quitar esta opción se debe deshabilitar la opción autofiltro. En el caso de querer deshabilitar un filtro avanzado se debe seleccionar la opción mostrar todo (show all). AYUDA No. 8 Estudie Subtotales, encontrará las distintas operaciones que Excel permite aplicar a grupos de datos de acuerdo a criterios creados.. Pág. 36.

(38) Guía de Estudios de Microsoft Excel. . Se recomienda que el área de datos a aplicarse subtotales esté ordenada de acuerdo al criterio: “para cada cambio en” (at each change in).. . Se aconseja que la celda activa sea una que se encuentre dentro del área de celdas que contienen los datos a ordenase.. . Aplicar los subtotales (cualquier función permitida) a celdas que contengan contenidos numéricos y no celdas que contengas texto u otros signos o símbolos.. . Si hay otros subtotales (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarán por alto para no repetir los cálculos.. . La función SUBTOTALES pasa por alto las filas ocultas. Esto es importante cuando sólo desea obtener el subtotal de los datos visibles que resulta de una lista filtrada.. AYUDA No. 9 Estudie Tablas y gráficos dinámicos, en esta página encontrará la forma de cómo organizar grandes cantidades de datos a través de tablas y gráficos dinámicos. . Para poder crear una tabla y/o gráfico dinámico a partir de los datos de una hoja de cálculo, es necesario que los datos estén organizados en listas, con sus respectivos rótulos, es decir, como una base de datos de Excel, en donde los registros serían las filas y, los campos las columnas.. . Cuando se basa una tabla dinámica en datos externos, pueden recuperarse los datos externos antes de crear la tabla dinámica.. . Si se basa la tabla dinámica en una lista o en una base de datos de Microsoft Excel, haga clic en una celda en la lista o en la base de datos.. AYUDA No. 10 Estudie Buscar Objetivo, aprenderá los conceptos y utilidades de esta herramienta. . Para que la herramienta buscar objetivo tenga efecto, la celda objetivo debe contener una fórmula.. . Entre la celda objetivo y la que se ha de cambiar pueden existir un gran número de celdas relacionadas, que también verán alterado su valor para conseguir el resultado deseado.. Pág. 37.

(39) Guía de Estudios de Microsoft Excel . La operación buscar objetivo solo permite cambiar el valor de una variable, para cambios en más de una variable se debe utilizar solver.. AYUDA No. 11 Estudie Solver, aprenderá los conceptos y utilidades de esta herramienta. . Solver es una herramienta que nos permite optimizar los valores de una hoja en función de un conjunto de celdas a las que se pueden indicar que cumplan una serie de restricciones.. . Es un instrumento muy útil para realizar simulaciones y conseguir resultados de forma relativamente fácil, sin darnos cuenta, de los mecanismos de cálculos complejos empleados.. . La herramienta solver se ha diseñado para que problemas de tipo lineal no tenga límites en el número de restricciones a imponer.. . En la práctica no admite más de 200 restricciones, cuando se trata de problemas no lineales se limita a 100 las celdas con posibles restricciones.. . La celda objetivo debe ser una que posea una fórmula en la que se incluyan referencias de las celdas que participen en las restricciones.. 5.2.8. Actividades de aprendizaje PRACTICA No. 1 Realice el siguiente ejercicio, con los datos presentados a continuación. CATEG. PROF.. SALARIO BASE. TIPO RETENC.. 1. $2,500. 24%. 2. $2,400. 21%. 3. $2,000. 20%. 4. $1,500. 18%. 5. $1,000. 16%. 6. $500. 15%. En el cuadro siguiente y en las celdas correspondientes al Salario base y luego al Tipo de retención escriba fórmulas (Buscarv)(VLookup) que permitan recuperar los datos correctos dependiendo del valor de la Categoría Profesional.. Pág. 38.

(40) Guía de Estudios de Microsoft Excel CATEG. PROF. SALARIO BASE TIPO RETENC.. PRACTICA No. 2 Realizar el siguiente ejercicio: Dependiendo de la edad de una persona se establece el precio del pasaje en el trolebús, así: •. Si la edad de la persona es mayor o igual a cero y menor a 6 años, la persona no paga pasaje.. •. Si la edad de la persona es mayor o igual a 6 y menor a 18 años o mayor a 65 años, la persona paga 10 ctvs.. •. Si la edad de la persona es mayor o igual a 18 y menor o igual a 65 años, la persona paga 20 ctvs.. PRACTICA No. 3 A los siguientes datos aplicar la función de subtotales suma al campo Sueldo por cada cambio de Título: Nombre. Titulo. Sueldo. Pedro. Dr.. $1,000. Antonio. Dr.. $1,000. Anita. Dr.. $1,200. Juan. Ing.. $900. Andrea. Ing.. $950. Cecilia. Ing.. $1,000. Martha. Ing.. $1,100. Mesías. Lcdo.. $500. PRACTICA No. 4 Crear una tabla y un gráfico dinámico para los siguientes datos de acuerdo a lo siguiente: EL campo empleado ubicarlo en la sección de PAGINA, al campo Fecha en la sección COLUMNA, al campo Proyecto en la sección FILA, y al campo Horas con la función Suma en la sección DATOS.. Pág. 39.

(41) Guía de Estudios de Microsoft Excel Empleado. Proyecto. Fecha. Horas. Rodríguez. Contabilidad. 22/06/2002. 9.5. Pérez. Contabilidad. 22/06/2002. 3.6. Ruíz. Nómina. 23/06/2002. 5.5. Pérez. Facturación. 24/06/2002. 8. Rodríguez. Nómina. 23/06/2002. 4. Rodríguez. Facturación. 26/06/2002. 10. Ruíz. Contabilidad. 25/06/2002. 4. Pérez. Facturación. 26/06/2002. 7. Ruíz. Contabilidad. 25/06/2002. 6.5. PRACTICA No. 5 Se piensa abrir una tienda, para lo que deseamos conocer cuántos productos hemos de vender en un mes para conseguir una cifra objetivo de beneficio de $450 mensuales, teniendo en cuenta los gastos mensuales propios de este tipo de negocio, salarios $200, alquiler $80 y otros gastos $100, siendo el precio de compra de todos los productos de $2,30 y el de venta de $2,90. Emplear Buscar Objetivo. TIENDA Sueldo empleado. $200. Alquiler. $80. Otros gastos. $100. Precio compra unitario de productos. $2. Precio de venta unitario de productos. $3. Cantidad de productos a vender Beneficio mensual esperado PRACTICA No. 6 Deseamos comercializar vehículos pequeños, y pretendemos determinar si nos interesa más comprar un coche acabado o montar nosotros las piezas.. Los. datos son los siguientes, teniendo en cuenta que al hacerlo nosotros tendremos un 23% de gastos, sobre el costo de las piezas y la mano de obra y que debemos de financiar el costo de fabricación, lo que supone un 3%. El precio de venta será el costo del vehículo más el 10%.. Pág. 40.

(42) Guía de Estudios de Microsoft Excel. COMERCIALIZACION DE VEHICULOS OPCION A Vehículo por encargo Margen Precio de venta. OPCION B Montar vehículo Piezas mano de obra Otros gastos Financiación Margen Precio de venta. Resuelva el segundo trabajo, el mismo que no debe olvidar debe ser entregado a su profesor, enviando por correo electrónico a su profesor y en las fechas que están establecidas en el cronograma.. 5.2.9. Evaluación de las actividades Tema Microsoft Excel. 5.2.10.. Trabajo No. 2 2,4. Evaluación de las unidades I y II Tema Microsoft Excel. Trabajos 4,8. Examen General 7,2. Ponderación 12,0. Pág. 41.

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