HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTACIÓN EN MATERIA DE
SEGURIDAD Y SALUD PARA LOS
EXPEDIENTES DEL EMACSA
ÍNDICE
Página
ÍNDICE ... 2
1. OBJETO Y ALCANCE DE ESTE DOCUMENTO ... 4
2. DESCRIPCIÓN GENERAL ... 4
2.1 INTRODUCCIÓN ... 4
2.2 INFORMACIÓN RECOGIDA POR LA APLICACIÓN... 4
2.2.1 Documentación del Expediente ... 4
2.2.2 Documentación del contratista y subcontratistas... 5
2.2.3 Documentación del Personal ... 5
3. ENTORNOS Y TIPOS DE USUARIO ... 5
4. FLUJO DEL TRABAJO... 6
5. ACCESO AL ENTORNO... 6
6. MANEJO DEL ENTORNO DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN... 8
6.1 ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS ... 8
6.1.1 Alta de usuarios ... 8
6.1.2 Asignar permisos de usuario ... 8
6.2 GESTIÓN Y VALIDACIÓN DE CONTENIDOS ... 9
6.2.1 Alta de empresas contratistas... 9
6.2.2 Alta de expedientes ... 9
6.2.3 Revisión y validación ... 10
6.2.4 Leyenda de colores usados por la aplicación ... 10
6.2.5 Histórico de documentos ... 11
7. MANEJO DEL ENTORNO DE CARGA DE INFORMACIÓN ... 12
7.1 INFORMACIÓN RELATIVA A LA EMPRESA CONTRATISTA... 12
7.1.1 Documentación de la empresa contratista... 12
7.1.2 Documentación de empleados propios... 13
7.2 INFORMACIÓN RELATIVA A EMPRESAS SUBCONTRATADAS... 14
7.2.1 Alta empresas subcontratistas... 14
7.3 CARGA DE INFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE...15
7.3.1 DOCUMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE ...15
7.3.2 Árbol de subcontratación...15
7.3.3 Asociar trabajadores al expediente ...16
8. MANEJO DEL ENTORNO DE CONSULTA Y VISUALIZACIÓN ...17
8.1 VISUALIZACIÓN ...17
8.2 GENERACIÓN DE INFORMES ...18
9. USUARIOS DEL CLIENTE ...19
1. OBJETO Y ALCANCE DE ESTE DOCUMENTO
Este manual tiene como objetivo la familiarización del personal de Ingeniería y Prevención de Riesgos, en adelante I+P con la herramienta desarrollada para la gestión de documentación en materia de Seguridad y Salud en las obras del Emacsa.
Este manual trata de dar una visión completa de la aplicación, permitiendo a sus lectores conocer en profundidad el manejo de cada una de las partes que
componen la herramienta, pudiendo así, proporcionar asistencia a los usuarios de los otros dos entornos.
2. DESCRIPCIÓN GENERAL
2.1 INTRODUCCIÓN
El sistema de Gestión Integral de Documentación de I+P, se trata de una plataforma informática que se encarga de la gestión y almacenamiento de la documentación relacionada con la Seguridad y Salud de las obras.
Este sistema funciona mediante un navegador web (Internet Explorer); por lo que un usuario válido del sistema, puede cargar, validar o visualizar (dependiendo de sus atribuciones) la documentación desde cualquier equipo con acceso a Internet.
Al estar toda la documentación centralizada, se evita el riesgo de trabajar con versiones erróneas de los documentos, estando siempre accesible la última versión de cada documento.
2.2 INFORMACIÓN RECOGIDA POR LA APLICACIÓN
Este sistema, se utiliza para almacenar y verificar la documentación necesaria, para cumplir con los requisitos documentales en materia de Seguridad y Salud.
Esta información se puede clasificar en tres grandes grupos:
⎯ Documentación del Expediente.
⎯ Documentación de las empresas contratistas y subcontratistas
⎯ Documentación del personal.
2.2.1 DOCUMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE
Por cada expediente, es posible incluir una serie de datos relativos a la obra tales como:
⎯ Empresa cliente (Emacsa)
⎯ Departamento y persona responsable de la obra
⎯ Empresa contratista
⎯ Objeto, ubicación y otros datos de interés del expediente.
Además de estos datos, existe una serie de documentación obligatoria, como:
⎯ Evaluación de Riesgos
⎯ Planes de Seguridad y salud, emergencias, etc.
2.2.2 DOCUMENTACIÓN DEL CONTRATISTA Y SUBCONTRATISTAS
Entre la información relativa a las empresas contratistas y subcontratistas se encuentran:
⎯ Los datos generales de la empresa (Nombre, CIF, domicilio, etc)
⎯ Documentación relativa a la modalidad preventiva
⎯ Seguros de responsabilidad civil
⎯ Certificados de Seguridad Social y Hacienda (AEAT)
2.2.3 DOCUMENTACIÓN DEL PERSONAL
En este último grupo se encuentran aquellos datos y documentos relacionados con cada uno de los trabajadores y su formación; de esta forma, por ejemplo, en este grupo encontraremos para cada trabajador:
⎯ El informe de aptitud médica
⎯ Los cursos y formación en materia de seguridad y salud, tanto general como específica, recibidos por el trabajador.
3. ENTORNOS Y TIPOS DE USUARIO
Para la correcta gestión de toda esta información, la aplicación dispone de 3 partes o entornos claramente diferenciados:
⎯ Entorno de carga de información. Los usuarios con acceso a este entorno,
son los encargados de “alimentar” a la aplicación con los datos y documentos en materia de Seguridad y Salud necesarios. Los usuarios de este entorno son los contratistas de cada una de las obras (usuario Contratista)
⎯ Entorno de gestión y administración. Este es el entorno desde el que se
gestionan los datos y documentación aportada por el usuario Contratista, validando o rechazando la documentación según corresponda. Además este entorno se encarga de administrar los usuarios, permitiendo eliminar y dar de alta nuevos usuarios. Los usuarios de este entorno son los técnicos cualificados de I+P
(usuario I+P).
⎯ Entorno de consulta y visualización. Este entorno está destinado a la
visualización y consulta de los diferentes tipos de información, permitiendo al usuario la generación de distintos informes. Los usuarios de este entorno son las distintas divisiones y departamentos del Emacsa (usuario Cliente).
4. FLUJO DEL TRABAJO
El procedimiento de operación mediante el sistema GIDI+P es el siguiente:
I+P recibe el informe de alta de expediente por parte del cliente del expediente. En este documento debe incluirse la empresa contratista asignada.
Usuario I+P
Con los datos de este informe, el usuario I+P, debe:
⎯ En primer lugar, dar de alta al contratista (Ver Apdo. 6.2.1) y asignarle un usuario y contraseña de tipo Contratista (Ver Apdo. 6.1).
⎯ Dar de alta el expediente en la base de datos, incluyendo los datos generales del expediente (Ver Apdo. 6.2.2).
⎯ En tercer lugar, el técnico de I+P, debe facilitar a la empresa contratista los datos del expediente (nº de expediente, etc.) y el usuario y contraseña que le han sido asignados para acceder a la herramienta.
Usuario Contratista
⎯ Cada uno de los contratistas es el encargado de cargar en la aplicación los datos y documentación correspondiente (Ver Capítulo 7)
Usuario I+P
⎯ La documentación proporcionada por los contratistas, se carga en la aplicación en estado “Pendiente de Validar”, siendo el usuario I+P el único que tiene la posibilidad de cambiar el estado de cada documento al estado “Válido” o “Rechazado” según corresponda en cada caso.
Usuario Cliente
⎯ El cliente del expediente, mediante su usuario puede acceder a la aplicación en cualquier momento para visualizar la documentación relativa al contrato y su situación. (Ver Capítulo 8)
5. ACCESO AL ENTORNO
a. Abrir una ventana de Internet Explorer y teclear la dirección http://imasp-
emacsa.selfip.net/imasp/vn_sistema para los usuarios que se conecten desde
internet y http://emacsaw2k8/imasp/vn_sistema para los usuarios que se conecten desde la oficina de Castellana.
b. Introducir el usuario y contraseña correctos. c. Pulsar “ACCESO”.
d. Una vez realizados los trabajos correspondientes, para salir de la aplicación, usar el botón “Salir” situado en la derecha del menú.
Figura 1. Usuario y Contraseña
NOTA
Para navegar por los distintos contenidos, es necesario usar los botones y accesos de la propia aplicación.
NO USAR los botones del navegador, ya que podrían perderse datos.
6. MANEJO DEL ENTORNO DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
6.1 ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS
Los usuarios de I+P, son los únicos usuarios con la potestad para añadir, modificar y eliminar los usuarios con acceso a la aplicación web.
Estas opciones, se gestionan desde la pestaña SISTEMA del menú.
6.1.1 ALTA DE USUARIOS
NOTA
Antes de dar de alta un usuario, es necesario comprobar que la empresa a la que pertenece se encuentra en la base de datos. De otra forma es necesario dar de alta la empresa antes de dar de alta el usuario.
Ir a la opción USUARIOS, de la pestaña SISTEMA. En la pantalla se muestra el listado con el nombre y apellidos de los usuarios del sistema.
Pulsar en NUEVO, para acceder al formulario de alta de usuario.
Cumplimentar los datos correspondientes al nuevo usuario, sin olvidar el nombre de usuario, la clave de acceso y la empresa a la que pertenece este nuevo usuario.
Pulsar el botón “Guardar Usuario” para que los datos se guarden.
6.1.2 ASIGNAR PERMISOS DE USUARIO
Los permisos de usuario, se deben asignar durante el alta de usuario, seleccionando el tipo de usuario del listado desplegable “Nivel de Acceso”.
También es posible modificar estos permisos, pulsando el botón EDITAR del usuario correspondiente.
TIPO DE USUARIO ENTORNO DE TRABAJO PERMISOS ASOCIADOS I+P Gestión y administración
Es el administrador de los usuarios de la aplicación, y el encargado de validar la documentación
proporcionada por el contratista
Contratista Carga de información
Este usuario es el encargado de incluir y actualizar los datos y documentos correspondientes a los contratos asignados a su empresa
Cliente Consulta y visualización
Este usuario tiene permiso para acceder a la
visualización de los datos y documentos alojados en la aplicación. No puede modificar ningún dato. Dentro del usuario cliente, existen distintos niveles de acceso (Ver capítulo 9)
6.2 GESTIÓN Y VALIDACIÓN DE CONTENIDOS
6.2.1 ALTA DE EMPRESAS CONTRATISTAS
Cuando sea necesario añadir a la base de datos una nueva empresa Contratista, basta con seleccionar la opción NUEVO CONTRATISTA, dentro de la pestaña CONTRATISTA del menú.
En la pantalla se muestra el formulario de alta de empresa contratista.
Una vez cumplimentado el formulario, pulsar el botón “Guardar Contratista” para que los datos se guarden.
6.2.2 ALTA DE EXPEDIENTES
Para dar de alta un nuevo expediente:
En primero lugar comprobar que el contratista principal del expediente, existe dentro de la base de datos.
Acceder a la opción NUEVO EXPEDIENTE dentro de la pestaña EXPEDIENTES del menú.
En la pantalla se muestra el formulario de alta expediente.
Cumplimentar los datos del expediente y pulsar el botón “Enviar Consulta” para que los datos se guarden.
NOTA
Es imprescindible asignar al expediente el departamento o división correcto; de otra forma, el usuario cliente de este departamento, no podrá acceder a la información del expediente.
6.2.3 REVISIÓN Y VALIDACIÓN
Cada vez que un contratista añade o actualiza algún documento, la aplicación de forma automática cambia el estado de este documento a “PENDIENTE DE
VALIDAR”.
Para validar esta documentación, es suficiente con acceder a las pestañas CONTRATISTA y EXPEDIENTE del menú para ver qué documentación (del contratista, subcontratistas, expediente y personal asociado al expediente) se encuentra en el estado PENDIENTE DE VALIDAR, y poder acceder a ella directamente sin necesidad de invertir esfuerzos en la localización de estos documentos.
El procedimiento de validación consiste en acceder a la pantalla correspondiente (según se trate de documentación del Expediente, de la Empresa o de los
Empleados) y una vez verificada la validez de los datos introducidos y en su caso, del documento anexado, seleccionar la opción que corresponda en el menú desplegable ESTADO.
Cuando se selecciona el estado VÁLIDO, queda validado de forma automática, mostrándose en color verde. Por el contrario, al RECHAZAR el documento, este se mostrará en rojo, y es necesario avisar al responsable (empresa contratista) de que ese documento ha sido rechazado y los motivos del rechazo.
6.2.4 LEYENDA DE COLORES USADOS POR LA APLICACIÓN
Documentación Válida
Documentación Pendiente de validar
6.2.5 HISTORICO DE DOCUMENTOS
Dadas las características de algunos de los documentos almacenados por la herramienta, es necesario mantener copia de las versiones anteriores. Los documentos son:
⎯ Libro de subcontratación
⎯ Evaluación de riesgos
⎯ Planificación preventiva
⎯ Plan de Emergencias
⎯ Acta de reunión de coordinación
Para el resto de documentación, no existe registro histórico. Por lo tanto, los nuevos documentos reemplazan a los antiguos; tal es el caso del certificado de la seguridad social, etc
7. MANEJO DEL ENTORNO DE CARGA DE INFORMACIÓN
La empresa contratista del expediente, es la encargada de de facilitar los datos y documentos correspondientes tanto a su empresa, como a posibles subcontratistas, y la documentación relativa al expediente.
Para ello, la aplicación dispone de una serie de pantallas habilitadas para que el contratista pueda incorporar, de una forma sencilla e intuitiva, todos estos datos y documentos.
NOTA
La aplicación sólo permite la carga de documentos en formato PDF. Si se cargan otros tipos de documentos, estos serán NO VÁLIDOS para su visualización.
7.1 INFORMACIÓN RELATIVA A LA EMPRESA CONTRATISTA
7.1.1 DOCUMENTACIÓN DE LA EMPRESA CONTRATISTA
Para la inclusión de los documentos relativos a la empresa (Ver Apdo.2.2.2), pulsar DOCUMENTACIÓN EMPRESA de la pestaña DOCUMENTACIÓN GENERAL del menú.
En la pantalla del navegador se muestra el formulario de carga. En este formulario, para cada uno de los documentos, se muestra un icono (verde, ambar, rojo) que indica el estado del documento (Válido, Pendiente de Revisar, Rechazado ó sin documentación).
Justo después del estado actual del documento, se muestran los campos que debe rellenar el usuario; fechas de alta o de caducidad, otros datos, y finalmente el campo para anexar, o subir el fichero correspondiente.
Pulsar sobre el botón “Subir documentación”. Se abre una nueva pestaña en el navegador.
Figura 2. Subir documentación
Pulsar el botón “Examinar” para ver un explorador de archivos y localizar el documento correspondiente.
Una vez seleccionado el documento, pulsar sobre el botón “Subir fichero”. Repetir este mismo procedimiento para cada uno de los distintos documentos.
7.1.2 DOCUMENTACIÓN DE EMPLEADOS PROPIOS
Para la inclusión de los documentos relativos a los trabajadores, en primero lugar es necesario confirmar que el empleado se encuentra incluido en la bbdd;
Pulsar DOCUMENTACIÓN EMPRESA/EMPLEADOS en el menú. De esta forma, se muestra el listado de todo el personal asociado al contratista. Para añadir un nuevo trabajador, basta con pulsar sobre el botón NUEVO situado en la parte superior.
Para añadir la documentación correspondiente a cada uno de los empleados, pulsar sobre el botón REVISAR situado junto al empleado correspondiente. Para el caso de las empresas subcontratistas, el procedimiento es similar.
Para editar la los datos correspondientes al empleado, pulsar sobre el botón EDITAR situado junto al empleado correspondiente. Para el caso de las empresas subcontratistas, el procedimiento es similar.
7.2 INFORMACIÓN RELATIVA A EMPRESAS SUBCONTRATADAS
7.2.1 ALTA EMPRESAS SUBCONTRATISTAS
Cada empresa contratista debe comprobar que sus subcontratas se encuentran incluidas en la bbdd, para ello, acceder al LISTADO SUBCONTRATISTA en la pestaña DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATISTAS.
Si el subcontratista no se encuentra en el listado, es necesario darlo de alta. Para ello, pulsar el botón NUEVO
Incluir la información requerida por el formulario y pulsar el botón “Guardar Contratista” para guardar los datos.
NOTA
AUNQUE LA EMPRESA SUBCONTRATISTA SE ENCUENTRE EN EL LISTADO DE EMPRESAS, ES NECESARIO QUE EL CONTRATISTA COMPRUEBE LOS DATOS Y LA DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LAS SUBCONTRATAS PARA VERIFICAR QUE LOS DOCUMENTOS SON VÁLIDOS.
7.2.2 DOCUMENTACIÓN DE SUBCONTRATISTAS
NOTA
Antes de incluir la documentación del subcontratista, es necesario dar de alta a la empresa subcontratista (Ver Apdo. 7.2.1).
La inclusión de documentación de los subcontratistas se hace de forma similar a la documentación de la empresa contratista (Ver Apdo. 7.1.1).
Tan solo es necesario pulsar el botón “Editar Documentos” situado a la derecha de la empresa subcontratista a la que pertenece la documentación en cuestión.
7.3 CARGA DE INFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE
7.3.1 DOCUMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE
Pulsar LISTADO EXPEDIENTES en la pestaña EXPEDIENTE del menú. Se muestra el listado con los expedientes asociados a la empresa contratista.
Buscar al cual se van a anexar los documentos y pulsar el botón “Doc. Exp”. Una vez que se haya cargado el formulario, se pueden incluir todos los documentos correspondientes al expediente (Ver Apdo. 2.2.1).
7.3.2 ÁRBOL DE SUBCONTRATACIÓN
Pulsar “Árbol Sub” del listado de expedientes.
Se muestra el formulario de carga. Para incluir las empresas subcontratistas, es necesario que todas ellas se encuentren en la bbdd.
En el desplegable de la izquierda “Empresa Comitente (Padre)” seleccionar la empresa que contrata los servicios del subcontratista.
En el desplegable de la derecha “”, seleccionar la empresa subcontratista correspondiente.
Pulsar el botón guardar, para que se guarden los datos y se actualice la pantalla.
NOTA
Incluir los subcontratistas por orden para no olvidar ninguno. Para ello, proceder como se indica a continuación:
Cargar el primer subcontratista de nivel 1; ahora cargar el primer subcontratista de nivel 2 que esté asociado al anterior; ahora lo mismo con el primer subcontratista de nivel 3 y lo mismo si existiera un nivel 4.
Ahora cargar el segundo subcontratista de nivel 3 y sus subcontratistas. Repetir el proceso de esta forma para cada uno de los subcontratistas.
7.3.3 ASOCIAR TRABAJADORES AL EXPEDIENTE
Desde el listado de expedientes, pulsar el botón “Personal” situado a la derecha del expediente correspondiente.
Se muestra el listado con los trabajadores asociados al expediente en cuestión. Para añadir un nuevo Empleado, pulsar el botón NUEVO y rellenar los datos correspondientes.
Para editar los datos del Empelado, pulsar el botón “Editar” situado a la derecha del Empleado.
Para añadir documentación del Empleado, pulsar el botón “Añadir Doc.” situado a la derecha del Empleado.
8. MANEJO DEL ENTORNO DE CONSULTA Y VISUALIZACIÓN
El entorno de visualización, permite la consulta de datos y la visualización de todos los documentos en formato pdf indicados en el apartado 2.2, de forma sencilla, viendo en cada caso el estado de estos documentos (si se trata de un documento válido, pendiente de validación, rechazado por los técnicos de I+P).
Además la aplicación permite la posibilidad de imprimir en un documento pdf una serie de informes, donde se recogen los mismo datos que se pueden visualizar mediante la herramienta Web, incluyendo la fecha del informe para facilitar la gestión y seguimiento de la documentación correspondiente
8.1 VISUALIZACIÓN
Una vez que un usuario válido se conecta a la aplicación, se muestra el menú de la aplicación donde se muestran los expedientes a los que tiene acceso.
Para cada uno de los expedientes, dispone de varios botones para acceder a la información, organizada por
⎯ Información del Expediente
⎯ Documentación del Expediente
⎯ Información del Personal
⎯ Información de las Empresas
Pulsando cada uno de estos botones, se muestra la información correspondiente de cada uno de los expedientes.
Información del Expediente. Muestra los datos generales del expediente junto
con el estado general de la documentación.
Documentación del Expediente. Muestra el estado de la documentación
relacionada con el expediente, mediante los colores rojo, naranja y verde, para indicar si el documento está rechazado, pendiente de validar o validado por los técnicos de I+P respectivamente.
Información del Personal. Se muestra el listado de los trabajadores participantes
en el expediente. Desde esta pantalla se puede acceder a la documentación específica en materia de seguridad y salud de cada uno de los trabajadores, pulsando el botón siguiente.
Información de las Empresas. Se muestra un listado de las empresas
participantes en el expediente. Desde esta pantalla se puede acceder ala documentación específica de la empresa pulsando el botón siguiente.
8.2 GENERACIÓN DE INFORMES
Para generar los informes en formato pdf, basta con pulsar el botón Imprimir PDF situado en la parte inferior de cada uno de los informes.
En una pantalla emergente del navegador, se muestra el informe generado en pdf indicando en el pié del informe la fecha de generación del mismo.
9. USUARIOS DEL CLIENTE
La aplicación permite gestionar una gran cantidad de usuarios en el entorno de cliente, permitiendo acceder a cada tipo de usuario a unos contenidos
determinados. Estos niveles de acceso se han asignado en función del organigrama general proporcionado por el Emacsa.
De esta forma, un usuario cliente de una determinada división, departamento, subdirección,… tendrá acceso a los expedientes pertenecientes a esa división, departamento,…
También existe un usuario cliente GLOBAL, que tiene acceso a todos los expedientes.
10. RUTAS DE ACCESO A LA APLICACIÓN Personal de I+P
http://imasp-emacsa.selfip.net/imasp/vn_sistema (Acceso Internet)
http://emacsaw2k8/imasp/vn_sistema (Acceso Intranet)
Personal de contratistas
http://imasp-emacsa.selfip.net/imasp/vn_contratista
Personal del Emacsa
