Resolución No. 1880 Directores Grupos Artísticos
OBJETIVO
NORMATIVIDAD
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Aprobó: Rector
ALCANCE Establecer los lineamientos para la presentación de los grupos artísticos en
eventos académicos y/o culturales.
Aplica a todos los grupos artísticos adscritos a la Dirección Cultural y/o Coordinador Bienestar Universitario, inicia con la planificación de la presentación, desarrollo y evaluación.
Grupo artístico: se refiere a un número determinado de personas que reúnen intereses comunes e inquietudes similares, con miras a obtener una formación artística y cultural, presentarse dentro y fuera de la Universidad, así como participar en eventos e invitaciones especiales del orden local, regional y nacional.
Contraprestación: es una retribución del solicitante por el servicio recibido.
Pertinencia de la invitación: es identificar que la invitación sea apolítica y que sea consonante con el Proyecto Institucional.
Respuesta a solicitud: carta, memorando o correo electrónico expedido por la Dirección Cultural que confirma o no la disponibilidad del grupo artístico para la fecha y hora solicitada.
Coordinador BU: Coordinador de Bienestar Universitario, para las sedes regionales. Normatividad Interna
Acuerdo No. 081 de 2000 del Consejo Académico, (Por el cual se ofrecen estímulos especiales a los grupos artísticos de la Universidad).
Acuerdo No. 005 de 2015 del Consejo Superior, (Por el cual se establece la política de grupos culturales y selecciones deportivas de la Universidad Industrial de Santander).CONSIDERACIONES
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Actividad Decisión Procesamiento en S.I. o
intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página
Inicio/Fin Documento
INICIO 1. Recibe invitación por correo electrónico o en físico para
la presentación de un grupo artístico a un evento y lo remite al Director del grupo artístico y/o Coordinador BU correspondiente.
Nota: si la invitación es recibida por el Director del grupo artístico debe ser remitida al Asistente Administrativo o Coordinador BU, para continuar con el proceso.
2. Evalúa la invitación teniendo en cuenta el cronograma de actividades, la pertinencia de la invitación y la disponibilidad de los integrantes de la agrupación y da una respuesta al Asistente Administrativo o Coordinador de la sede.
Nota: si la invitación es para participar en eventos internacionales, el Director del grupo artístico debe elaborar un proyecto que justifique la participación, el cuál será evaluado por el Director Cultural.
1. Recibe invitación
Asistente Administrativo Coordinador de la Sede
2. Evalúa invitación
Director grupo artístico Coordinador BU ¿Acepta invitación? Si 5. Responde a la invitación 1
3. Comunica al solicitante los motivos que generan el rechazo.
5. Informa por correo electrónico al solicitante la decisión adoptada frente a la invitación, especificando las condiciones y solicitando la confirmación respectiva.
Asistente Administrativo Coordinador BU Asistente Administrativo Coordinador BU 3. Comunica los motivos de rechazo FIN No
4. Emite condiciones 4. Emite al Asistente Administrativo o Coordinador de la
Sede, las condiciones de acuerdo al lugar donde se llevará a cabo la presentación.
Director Grupo Artístico Coordinador BU
Requerimientos técnicos
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DIAGRAMA DE FLUJO
REFERENCIA
8. Si aplica, tramita la factura o el traslado de fondos.
Nota: en el caso de que exista un acuerdo de contraprestación que reemplace lo anterior, debe quedar registro escrito. Para la participación en eventos internacionales, Dirección Cultural tramita toda la logística necesaria.
7. Si el solicitante no plantea ningún cambio y acepta las condiciones, se informa al Director del grupo artístico la confirmación de la presentación.
Nota: a partir de este momento el Director del grupo artístico debe comunicarse con el solicitante para los detalles logísticos.
No 7. Informa al Director del
grupo artístico
6. Recibe confirmación del solicitante.
1
6. Recibe confirmación del solicitante
9. Realiza la presentación 9. Realiza la presentación en la fecha, hora y lugar
establecidos en la invitación.
Director grupo artístico Asistente Administrativo Coordinador BU Asistente Administrativo Coordinador BU Secretaria Coordinador BU Si A Pág. 2 Respuesta a la solicitud
¿Propone cambios en las condiciones?
8. Tramita factura o traslado de fondos
10. Diligencia el Formato Registro de Actividades
FIN
10. Diligencia el Formato Registro de Actividades y los entrega mensualmente al Asistente Administrativo o Coordinador de la sede regional.
Director grupo artístico
Formato Registro de Actividades FCU.01 Factura o recibos de caja o formato de recaudo o registro escrito
01 Creación del Documento
VERSIÓN APROBACIÓNFECHA DE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
CONTROL DE CAMBIOS
Diciembre 05 de 2007
02 Abril 16 de 2009 Inclusión de documento relacionado con la respuesta a la solicitud dentro del diagrama de flujo y correo electrónico con requerimientos técnicos.
04
Se agrega como responsable «Director Cultural» en la actividad 2.
Después de la actividad 3 se agrega fin; en la actividad 6 se incluye «solicitando confirmación del solicitante».
Se cambia la actividad 7.
Se cambia la actividad 8.
Se incluye «si aplica» en la actividad 9.
En el diagrama se incluye una decisión entre las actividades 8 y 10.
Se cambian los responsables de las actividades 8, 9, 10, 11 y 12.
Se reemplaza el responsable coordinador bienestar universitario por coordinador BU/ CU.
Se reemplaza el Director de la sede por Coordinador de la sede. Abril 30 de 2010VERSIÓN APROBACIÓNFECHA DE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
CONTROL DE CAMBIOS
06
05 Junio 10 de 2011
