GUÍA DE INSTALACIÓN Y ADMINISTRADOR

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GUÍA DE INSTALACIÓN Y

ADMINISTRADOR

Edificio Metropol I Calle Industria, 1 3ª Planta, Modulo 14 CP41927 Mairena del Aljarafe, Sevilla Tel: 954 98 00 37 Email: [email protected]

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Guía de usuario 4

Contenido INTRODUCCIÓN ... 6

Requisitos del sistema. ... 6

GUÍA DE INSTALACIÓN ... 7

1. Auto arranque ... 8

2. Instalación de la base de datos. ... 9

3. El instalador. ... 10

3.1 Instalar fuentes de datos ... 10

3.2 Instalar base de datos ... 10

3.3 Protocolos de red- (TCP/IP) ... 11

3.4 Reiniciar el sistema ... 11

3.5 Cambiar clave de usuario principal ... 12

3.6 Crear empresa de prueba ... 12

3.7 Crear Empresa ... 13

3.8 Borrar empresa ... 13

4. Instalación del Cliente de la aplicación. ... 14

4.1 Instalación del programa de gestión ... 14

4.2 Creación de puesto ... 16

5. Fin de la instalación. ... 17

GUÍA DE ADMINISTRADOR ... 18

1. Inicio. ... 19

1.1 Selección de empresa ... 19

1.2 Pantalla principal del administrador ... 20

1.3 Impresión ... 20

2. Mantenimiento de ficheros maestros. ... 21

2.1 Almacenes ... 21 2.2 Formas de Pago ... 23 2.3 Formas de Envío... 24 2.4 Proveedores ... 25 2.5 Familias de Almacén ... 26 2.6 Productos-Materia Prima ... 27 2.7 Composición Ventas ... 30 2.8 Composición Fabricación ... 31 3. Movimientos de Almacén. ... 33

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3.1 Compras ... 33

3.2 Devolución Compra ... 37

3.3 Entrada por Recuento ... 40

3.4 Salida por Recuento ... 42

3.5 Ventas ... 44 3.6 Consumo Interno... 47 3.7 Fabricación ... 48 3.8 Salida Mermas ... 50 3.9 Traspaso Almacenes. ... 52 4. Facturación de Compras. ... 54 4.1 Facturación ... 54 4.2 Control de pagos ... 56 5. Cierre de Ventas. ... 58 6. Inventarios. ... 58 7.Pedidos ... 60 7.1 Bolsa de Productos... 61 7.2 Pedido a Proveedores ... 62 8. Auxiliares. ... 64 8.1 Permisos ... 65 8.2 Informes ... 65 8.3 Parámetros ... 72 Agradecimientos ... 73 Notas Finales ... 73

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INTRODUCCIÓN

Requisitos del sistema.

Procesador: Pentium III o superior.

Velocidad de la CPU 500 Mhz (Recomendado 1Ghz) Teclado y ratón.

Disco duro: 2Gb.

RAM: 192 Mb (Recomendado 512 Mb). Lector de CD-ROM o DVD-ROM.

Resolución de pantalla: 256 Colores y 800 x 600 píxeles.

Sistema Operativo: Windows 98 segunda edición, Windows 2000 o Windows XP Y Windows Server 2003.

Nota

Asegúrese de que su ordenador cumple con los requisitos mínimos, si no fuese así consulte con su distribuidor.

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1. Auto arranque

Cuando se introduce el CD-ROM de Almacén en la unidad lectora, de forma automática (si está habilitado) aparecerá la ventana de instalación. Si no aparece la ventana de instalación haga clic en inicio, ejecutar. Introduzca la letra de la unidad seguida de “:\autorun.exe” y pulse intro. Ejemplo: “D:\autorun.exe”.

Lo primero que podemos observar es la elección del tipo de instalación que deseamos, si seleccionamos la opción Un equipo, las ventanas de Base de Datos y Cliente estarán habilitadas, ya que ambas partes deberán ser instaladas.

Si seleccionamos la opción Varios equipos y marcamos la casilla de Equipo Secundario, solo aparecerá habilitada la ventana de Cliente, toda instalación de varios equipos debe tener al menos un equipo que no sea secundario.

El botón Base de datos lanzará el programa para instalar el motor de bases de datos, y gestionar las empresas, así como también podrá configurar la red y claves de usuario.

El botón Cliente instalara el modulo de Almacén.

El botón de Manual de Instalación sirve para obtener este mismo manual de uso en formato virtual.

El botón Instalar Visualizador nos instalara en nuestro equipo el software necesario para visualizar este manual online, en caso de no disponer de el.

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2. Instalación de la base de datos.

Una vez pulsado el botón de Base de datos el asistente le guiará a través del proceso de instalación.

Haga clic en Siguiente para ir avanzando en la instalación del software.

Cuando aparezca esta pantalla el asistente le solicitará que le indique la ruta en la que se desea instalar la aplicación, proporcionando una por defecto “C:\RMSuite\”. En el caso que desee modificarla haga clic en Cambiar y pulse en Siguiente.

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Una vez aceptado el paso anterior el asistente procederá a la copia de los archivos necesarios y realizará la instalación del software.

El asistente le informará cuando la instalación se complete satisfactoriamente y ofrece la posibilidad de lanzar la aplicación directamente. Si no decide lanzarla automáticamente ésta se encuentra en:

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3. El instalador.

En esta pantalla usted tendrá que ir pulsando sobre cada una de las opciones que aparecen según sus necesidades. A continuación les explicaremos la finalidad de cada opción.

3.1 Instalar fuentes de datos

Este paso solo será recomendable si sistema operativo es inferior a Windows 2000(Windows 98 Segunda Edición) en cuyo caso se lanzara un asistente de actualización de Microsoft para el correcto funcionamiento de las bases de datos. En caso contrario esta opción está deshabilitada.

3.2 Instalar base de datos

Al hacer clic en Instalar base de datos se lanza el asistente de Microsoft SQL Server de instalación automática. Una vez terminado de instalar, el asistente pedirá que se reinicie el equipo, siendo muy aconsejable.

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3.3 Protocolos de red- (TCP/IP)

Para que Microsoft SQL Server funcione bien, debe habilitar la función TCP/IP. Para ello debe seleccionar TCP/IP en la lista de la izquierda y pulsar Habilitar >> y a continuación aceptar.

• Para que los cambios surtan efecto es necesario reiniciar el equipo.

3.4 Reiniciar el sistema

Para asegurarse de que el motor de base de datos esta funcionando correctamente es necesario reiniciar su ordenador.

Una vez hecho esto, deberá ejecutar el programa “Instalador” nuevamente, desde el CD o desde el menú de inicio de Windows.

Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> Instalador Almacén. Deberíamos estar ubicados de nuevo en la pantalla que se muestra en el punto 3.

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3.5 Cambiar clave de usuario principal

Para cambiar la clave para el usuario principal, se ha de tener en cuenta que por defecto Microsoft SQL Server crea un usuario “sa” y como clave se le ha establecido “usupas”.

Para cambiar esta clave introduzca en Password la antigua contraseña (“usupas” por defecto) y en Nuevo Password la clave que desee asignarle al usuario principal y presione Cambiar Password

Este paso solo será necesario si tiene una aplicación anterior que trabaja con Microsoft SQLserver y tiene una clave distinta configurada.

3.6 Crear empresa de prueba

Para crear una empresa de prueba, la aplicación pedirá la carpeta en la que se almacenaran sus datos, es el Directorio de datos*, si se desea cambiar el que aparece por defecto puede escribirse manualmente o buscarse mediante el botón en forma de carpeta amarilla anexo.

El apartado servidor deberá rellenarse con el acceso al servidor de base de datos (IP o nombre de equipo) por defecto (local).

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En tamaño B.D especificaremos el tamaño de memoria que queremos dedicar a la base de datos. En la empresa de prueba no puede modificarse y viene relleno por defecto a 10 M.

Por último será necesario un nombre de usuario y una contraseña para el mismo.

Una vez rellenados todos los campos, pulsando el botón Crear Empresa, tras validar la información, el programa realiza las operaciones necesarias. El botón Salir nos lleva de vuelta al menú principal.

Una vez concluido este proceso el instalador pedirá que se seleccione la impresora por defecto para la impresión de las facturas o ticket. Seleccione alguna de las impresoras que aparecen y pulse aceptar.

*Si la ruta introducida no existe, el programa sugerirá su creación antes de proceder con la creación de las bases de datos.

3.7 Crear Empresa

El proceso de creación de una empresa idéntico al explicado en el apartado 3.6 aunque en este caso, también hemos de escribir el nombre de la empresa y el tamaño de la base de datos, tendremos que asegurar que la memoria asignada es suficiente para todos nuestros datos

Una vez rellenados todos los campos, pulsando el botón Crear Empresa, tras validar la confirmación, el programa realiza las operaciones necesarias.

El botón Salir nos lleva al menú principal. Si al ruta no existe, el programa sugerirá su creación antes de de proceder a la creación de la base de datos.

• Al introducir el nombre de la empresa procure no utilizar caracteres especiales tales como signos de admiración, de interrogación, de puntuación o espacios en blanco.

3.8 Borrar empresa

Para Borrar una empresa es necesario indicar el servidor (IP o nombre del equipo) en el que se encuentra la base de datos, el nombre de usuario y la contraseña asociada. Pulsando el botón Lista de Empresas la aplicación comprobará si existen empresas en ese servidor con ese nombre de usuario.

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Una vez realizada la comprobación, podrá ver esas empresas y seleccionar la que desea borrar, pulsando el botón Borrar Empresa.

De nuevo el botón Salir vuelve al menú principal

4. Instalación del Cliente de la aplicación.

Si usted no ha tenido que reiniciar el ordenador durante el proceso anterior usted estará nuevamente frente a la ventana del instalador, en la misma pantalla que en el apartado 1. en caso contrario deberá volver a hacer doble clic sobre el icono de su CD para reiniciar el instalador.

Dado que el proceso de instalación del motor de base de datos ha finalizado hemos de continuar con la instalación de la aplicación cliente.

El botón Cliente lanzará el programa para instalar la aplicación cliente, que en nuestro caso es la aplicación de control de almacén.

4.1 Instalación del programa de gestión

De nuevo, un asistente le guiará a través del proceso de instalación, en este caso del programa cliente Almacén. Pulse Siguiente para iniciar el proceso de instalación.

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Cuando aparezca esta pantalla el asistente le solicitará que le indique la ruta en la que se desea instalar la aplicación, proporcionando una por defecto “C:\RMSuite\”.

En el caso que desee modificarla haga clic en Cambiar y pulse en Siguiente.

Una vez aceptado el paso anterior el asistente procederá a la copia de los archivos necesarios y realiza la instalación del software

El asistente le informará cuando la instalación se complete satisfactoriamente y ofrece la

posibilidad de lanzar la aplicación directamente.

Si no decide lanzarla automáticamente ésta se encuentra en:

Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> Crear Puesto Almacén.

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4.2 Creación de puesto

La creación del puesto implica el enlace de nuestra aplicación con la base de datos creada anteriormente.

• Tendremos que seleccionar el servidor en el que hemos instalado la base de datos, si es nuestra propia máquina pondremos “(LOCAL)” tal y como aparece en la imagen.

• El usuario por defecto es “sa” y la contraseña “usupas”.

• Tras introducir estos datos pulsaremos el botón Conectar y se realizará una prueba de enlace con el servidor de Base de Datos.

• Si ha aparecido algún error revisaremos lo datos introducidos y volveremos a probar con el botón Conectar.

• Si no ha aparecido ningún error de conexión aparecerá un mensaje de Empresas cargadas y al desplegar la lista de Empresas se mostraran las empresas creadas en nuestra base de datos, seleccionaremos aquella a la que queremos conectar nuestro programa y pulsaremos el botón Crear Puesto. Si se ha realizado la operación correctamente aparecerá un mensaje indicando “Alias creado correctamente”.

• Repetiremos la acción de Crear Puesto con todas las empresas que deseemos utilizar desde nuestra aplicación.

* Cada vez que creemos una nueva empresa hemos de volver a realizar la acción de crear puesto para que la nueva empresa sea accesible desde nuestra aplicación.

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5. Fin de la instalación.

Una vez realizado el paso anterior nuestro programa de ventas estará instalado y en el menú de inicio de Windows aparecerá de la siguiente manera:

• La imagen presentada representa un sistema operativo Windows XP y puede diferir parcialmente de otros sistemas operativos.

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1. Inicio

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Para iniciar nuestro punto de venta con el Administrador, debemos buscar el icono del programa y hacer doble clic sobre él.

Por defecto podemos encontrar este icono en:

Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> Almacén.

Si es la primera vez que ejecutamos nuestro módulo Almacén, aparecerá la pantalla de validación de autorización, que completaremos con la clave que nos ha sido asignada

1.1 Selección de empresa

Para poder comenzar a trabajar con la aplicación de Almacén es necesario haber creado una o varias empresas (Ver guía de instalación).

Es posible tener más de una empresa creada, de esta forma puede tener una empresa de pruebas y otra real que nos permita ir ejercitándonos en la aplicación sin modificar los datos reales de facturación.

Para iniciar el trabajo con una determinada empresa debemos hacer clic sobre la empresa deseada y esta se iluminará en azul. Una vez iluminada la empresa pulsaremos el botón aceptar.

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•

Validación del usuario y clave de acceso. Para acceder al administrador hemos

de introducir nuestro número de usuario y la clave de acceso. Por defecto el usuario es “1“y la clave de acceso en blanco

.

1.2 Pantalla principal del administrador

En la pantalla principal del Almacén tenemos accesos a todos los ficheros maestros necesarios para configurar el programa. Esta pantalla se divide en diversas zonas según su funcionalidad; • Mantenimiento de ficheros. • Mantenimiento de Almacén. • Facturación. • Inventario. • Auxiliares.

Para salir de la aplicación pulsaremos el botón salir en la esquina inferior derecha.

1.3 Impresión

La mayoría de los formularios que aquí se describen disponen del botón imprimir, este, lo que hará será abrirnos un informe por pantalla sobre el formulario que se esta utilizando directamente, o bien mostrar una pantalla con una serie de opciones para la ordenación de ese informe según nuestras preferencias.

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2. Mantenimiento de ficheros maestros.

2.1 Almacenes

Este fichero nos permite crear y configurar los datos de los almacenes que utilizamos para nuestro negocio, podemos crear tantos almacenes como necesitemos, y configurar cada uno de ellos de manera individual.

Para crear un nuevo almacén:

• Pulsamos sobre el botón Nuevo.

• Almacén. Daremos aquí una clave numérica que será asignada al nuevo almacén, este número no debe existir ya en otro almacén, si ocurre esto la aplicación se bloqueara y no nos dejara grabar nuestro nuevo almacén.

• Descripción. Introducimos aquí el nombre por el que será identificado el almacén. • Datos del almacén. Rellenamos los distintos campos alfanuméricos que servirán

para disponer de la información necesaria sobre el almacén. Dirección, Población, Provincia, Teléfono, Fax y Email son los datos que podremos rellenar.

• Seleccionaremos si el nuevo almacén soporta rotura de stock o no marcando la opción Admite Rotura de Stock, si marcamos la opción, los productos de nuestro almacén podrán descender por debajo de cero cuando hagamos ventas con ellos, esto nos servirá en el caso que no llevemos el stock del almacén actualizado al día y podamos haber realizado entradas aún no registradas.

• Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar almacenes ya existentes, haciendo clic sobre ellos y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar un almacén lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar.

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Este fichero nos permite también visualizar el stock existente en cada uno de nuestros almacenes pulsando sobre el botón Visualizar Stock de Productos.

Para añadir un nuevo producto a nuestro almacén: • Pulsamos sobre el botón Nuevo.

• En Producto haremos clic sobre el icono situado a la derecha, para seleccionar entre un listado completo de todos los productos que tengamos definidos en la aplicación Almacén en el fichero maestro Productos-Materias Primas, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar.

• Stock Máximo y Stock Mínimo. Con estos dos parámetros podemos dar una referencia sobre la cantidad máxima y mínima del producto que queremos que halla en el almacén, nos servirán para poder planificar mejor la compras de productos.

• Localización. Podemos indicar una aproximación de la localización del producto dentro del almacén.

• Precio Costo. El precio al que adquirimos el producto en la última compra que hicimos de él.

• Precio Costo Medio. Hace referencia al precio medio que tiene este producto, en el caso en que se hallan realizado varias compras y a distinto precio cada una, la aplicación calcula este valor de manera automática para ayudarnos a gestionar nuestras ventas, pero aquí podemos inicializar su valor o realizar un reajuste si así lo deseamos.

• Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar productos ya existentes, haciendo clic sobre ellos y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar un producto lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar.

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2.2 Formas de Pago

En este fichero podemos definir las distintas formas de pago que utilizaremos para pagarle a nuestros distribuidores.

Para añadir una nueva forma de pago a nuestra aplicación: • Pulsamos sobre el botón Nuevo.

• Forma de Pago. Aquí es donde indicamos el nombre que recibirá en nuestra aplicación la nueva forma de pago.

• Descripción. Podemos dar aquí una breve descripción de la forma de pago que estamos definiendo.

• En la parte de derecha de la pantalla podemos añadir los distintos plazos en los que pagaremos con esta nueva forma de pago, indicamos el plazo de días en que se realizará un cierto porcentaje del pago, con los parámetros Días y Porcentaje, podemos añadir tantos plazos como queramos, pero el total de los porcentajes de todas las líneas deben sumar el 100% del pago. Podemos borrar una línea existente seleccionándola y pulsando el botón Borrar Línea.

• Contado. Si marcamos esta opción, al utilizar esta forma de pago y llegar los día que hemos indicado de plazo, el pago se descontara automáticamente de nuestro saldo. De lo contrario, debemos confirmar el pago que vamos a realizar en Control de Pagos.´

• Confirmar vencimiento. Cuando vamos ha hacer un pago la aplicación calculara de manera automática según los días y los porcentajes introducidos los distintos pagos que se van a realizar, si queremos que con esta forma de pago estos valores no se asignen automáticamente, si no que haya que confirmarlos, debemos marcar esta casilla.

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• Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar Formas de Pago ya existentes, haciendo clic sobre ellas y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar una Forma de Pago, lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar.

2.3 Formas de Envío

En este fichero podemos definir las distintas formas de envío que utilizarán nuestros proveedores para mandarnos la mercancía.

Para añadir una nueva forma de envío a nuestra aplicación: • Pulsamos sobre el botón Nuevo.

• Forma de Envío. Definimos aquí el código que tendrá asignado nuestra nueva forma de envío.

• Descripción. Podemos dar aquí una breve descripción de la forma de envío que estamos definiendo.

• Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar Formas de Envío ya existentes, haciendo clic sobre ella y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar una Forma de Envío, la seleccionamos y pulsamos el botón Borrar.

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2.4 Proveedores

En este fichero maestro podremos tener guardados los datos de nuestros proveedores:

Para añadir una nueva forma de envío a nuestra aplicación: • Pulsamos sobre el botón Nuevo.

• Proveedor. Es el código con el que distinguiremos al proveedor, debe ser único, la aplicación no permitirá que se asigne un código numérico ya existente.

• Si queremos buscar un proveedor en concreto podemos pulsar sobre el icono situado a la derecha para ir a un formulario de búsqueda, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar.

• En Empresa indicaremos el nombre fiscal de la empresa proveedora, Nombre para su nombre de empresa, y en Contacto indicaremos el nombre de la persona con la que se suele negociar las compras.

• Datos del Proveedor. Rellenamos los distintos campos alfanuméricos que servirán para disponer de la información necesaria sobre el Proveedor. Dirección, Población, Provincia, DNI, Teléfono, Fax y Email son los datos que podremos rellenar.

• Seleccionamos la Forma de Pago, Forma de Envío y Almacén al que se llevara la compra, estos se aplicaran como valores por defecto, pero podrán ser cambiados en cada compra que realicemos.

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• Podemos marcar la opción de IVA incluido si queremos que el IVA aparezca desglosado en el informe de las compras con el proveedor, también será un valor por defecto y podremos cambiar este parámetro en cada compra.

• Por último podemos añadir unas anotaciones a cada proveedor como campo de texto libre.

• Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar Proveedores ya existentes, haciendo clic sobre ellos y modificando los parámetros que necesitemos.

• Para borrar un proveedor, lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar, aunque esto no es muy recomendable ya que probablemente el proveedor tendrá una serie de compras asociadas, utilizaremos el botón Dar de Baja para eliminar a un proveedor de nuestro sistema de negocios aunque aún se siga manteniendo en nuestra base de datos, y solo tendríamos que pulsar el mismo botón (que ahora aparecerá como Dar de Alta) para darle de alta cuando queramos si fuera necesario.

2.5 Familias de Almacén

En este fichero maestro es donde crearemos las distintas familias, que serán la manera de clasificar todos los productos presentes en nuestro almacén, es importante una planificación minuciosa de la creación de famitas, para mantener un correcto orden entre nuestros artículos.

Para crear una nueva familia de almacén: • Pulsar el botón Nuevo.

• Familia. Es el código numérico que se asignara a la familia que estamos definiendo, la aplicación no permitirá aplicar un código que ya exista en otra familia.

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• Descripción. Aquí podemos incluir una breve descripción de la familia que estamos creando.

• Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar Familias ya existentes, haciendo clic sobre ella y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar una Familia, la seleccionamos y pulsamos el botón Borrar.

2.6 Productos-Materia Prima

Aquí en este fichero es donde definiremos los productos que existen en su almacén así como sus principales características.

Para poder añadir un nuevo producto: • Pulsamos sobre el botón Nuevo.

• Producto es el código numérico que asignaremos al producto, la aplicación no nos permitirá asignar un código numérico ya existente en otro producto.

• Descripción. Podemos incluir aquí una pequeña descripción del producto que estamos añadiendo.

En la pestaña General tenemos la siguiente información:

• Familia. Añadimos aquí a la familia de almacén a la que pertenece el producto, podemos seleccionar cualquiera de las familias creadas en el apartado 2.5 pulsando sobre el icono de la derecha.

• Comp. Fabricación. Este apartado aparecerá relleno de manera automática si el producto que tenemos seleccionado forma parte de una composición de fabricación, se verá en el apartado 2.7, e indicará a cual de ellas pertenece.

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• Producto Cabecera. Este apartado nos permite agrupar distintos productos de carácter más específico, aunándolos en un solo producto de almacén más general. Por ejemplo podemos tener definidos en nuestra aplicación diferentes marcas de aceites, con sus distintos proveedores y precios, pero formarían parte de un producto de cabecera aceite genérico de forma que cada vez que se consumiera el aceite de cualquier marca o tipo de envase disminuyera nuestra reserva de aceite general. Para los productos que tienen un producto de cabecera debemos dejar en blanco la casilla de Control de stock.

• Tipo de IVA. Indicamos el tipo de IVA que se aplica cuando compramos este producto, podemos seleccionar entre los tipos de IVA definidos en el Administrador de RestMaster pulsando sobre el icono de la derecha.

• Control de Stock. Marcamos esta casilla si queremos que la aplicación descuente o aumente nuestra reserva en el almacén cada vez que se haga una compra o una venta, si no la marcamos el producto no será sometido a este control.

• Podemos además indicar la unidad en la que vamos a contar nuestros productos en el almacén, para ello en el apartado Unidades damos la conversión entre la unidades en las que compramos el producto y la unidad que queremos que sea nuestra medida en el almacén, la conversión siempre tomará como la referencia la unidad de compra. Por ejemplo podemos comprar un producto por garrafas y querer almacenar por litros, en ese caso indicaríamos que una garrafa contiene cinco litros de nuestro producto.

• Factor de Conversión Producto de cabecera. Este apartado solo será necesario si nuestro producto tiene un producto de cabecera, como explicamos antes. Introduciremos un valor numérico que multiplicara la unidad de inventario del producto para adaptarlo a la unidad del producto de cabecera. Por ejemplo si vendemos una garrafa de aceite de 4 litros y la unidad de su producto de cabecera es el aceite genérico es de 2 litros el factor de conversión sería de 0,5 ya que la garrafa es el equivalente a dos unidades básicas de aceite (4 X 0,5 = 2). • Para borrar un producto, lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar, aunque

esto no es muy recomendable ya que probablemente el producto tendrá una serie de compras asociadas, utilizaremos el botón Dar de Baja para eliminar a un producto de nuestro sistema de negocios aunque aún se siga manteniendo en nuestra base de datos, y solo tendríamos que pulsar el mismo botón (que ahora aparecerá como Dar de Alta) para darle de alta cuando queramos si fuera necesario.

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En la pestaña Inventario tenemos la siguiente información:

Podremos visualizar en que almacenes de los definidos en la aplicación, véase apartado 2.1 aparece este producto, y cual es el stock actual, así como el resto de la información de información sobre este producto, stock máximo, Localización, etc.

En la pestaña Proveedores tenemos la siguiente información:

• Podemos visualizar los tres primeros

proveedores del producto

seleccionado, podemos cambiarlos pulsando sobre el icono de la derecha del nombre del Proveedor, y aparecerá un menú de selección en el que podremos seleccionar cualquiera de los proveedores que tenemos definidos en nuestra aplicación. Podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar.

• Podemos definir también los precios por defecto a los que le compraremos a cada proveedor el producto seleccionado, aunque en cada compra podremos modificarlo, así como la unidad en la que compraremos el producto, para esto disponemos de un menú desplegable con las unidades definidas en la pestaña General.

• Abajo aparecerá en el apartado Última Compra, el nombre del último proveedor al que le hemos comprado el producto.

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2.7 Composición Ventas

En este fichero maestro podemos definir las composiciones de productos del almacén, estas composiciones consisten en la formación de otros productos a partir de las materias primas en el almacén, estos productos compuestos descontaran los productos de los que están compuestos de nuestro almacén en el momento en que se realiza la venta, hasta entonces los productos estarán almacenados de manera independiente.

Para crear una nueva composición venta: • Pulsamos el botón Nuevo.

• En Composición definiremos la clave numérica que se asignará a la nueva composición la aplicación no permitirá claves en blanco ni que coincidan con otras ya existentes en otras composiciones.

• Descripción. Aquí podemos hacer una breve descripción de la composición que estamos definiendo.

• Cantidad. Indicamos la cantidad de porciones vendibles que obtenemos de una sola composición, una vez realizada la composición podemos vender esta cantidad de ella antes de tener que componer otra.

• Composición auxiliar. Podemos indicarle a la aplicación que se trata de una composición auxiliar, es decir una composición que no se vende por si misma, pero que sirve para elaborar otras composiciones.

• En la parte inferior izquierda de la pantalla tenemos la tabla de los productos que forman la composición, no tenemos mas que hacer clic sobre ella e indicar el código y la cantidad del producto que queremos añadir, si ya hubiera productos añadidos a la composición, para añadir uno nuevo solo tenemos que seleccionar el último y pulsar en el teclado direccional abajo. Podemos seleccionar un producto y eliminarlo pulsando sobre el botón Borrar Producto.

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• En la parte inferior derecha de la pantalla tenemos la tabla de las composiciones auxiliares que forman la composición, no tenemos mas que hacer clic sobre ella e indicar el código y la cantidad del producto que queremos añadir, si ya hubiera composiciones auxiliares añadidas a la composición, para añadir una nuevo solo tenemos que seleccionar la último y pulsar en el teclado direccional abajo. Podemos seleccionar una composición auxiliar y eliminarlo pulsando sobre el botón Borrar Auxiliar.

• Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar composiciones ya existentes, haciendo clic sobre ella y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar una composición, la seleccionamos y pulsamos el botón Borrar.

2.8 Composición Fabricación

En este fichero maestro podemos definir las composiciones de productos del almacén, estas composiciones consisten en la formación de otros productos a partir de las materias primas en el almacén, se diferencia del apartado anterior en que estos productos compuestos descontaran los productos de los que están compuestos de nuestro almacén en el momento en que se fabrican, y esta fabricación se realiza directamente en el almacén.

Para crear una nueva composición venta: • Pulsamos el botón Nuevo.

• En Composición definiremos la clave numérica que se asignará a la nueva composición la aplicación no permitirá claves en blanco ni que coincidan con otras ya existentes en otras composiciones.

• Descripción. Aquí podemos hacer una breve descripción de la composición que estamos definiendo.

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• Cantidad. Indicamos la cantidad de porciones vendibles que obtenemos de una sola composición, una vez realizada la composición podemos vender esta cantidad de ella antes de tener que componer otra.

• Composición auxiliar. Podemos indicarle a la aplicación que se trata de una composición auxiliar, es decir una composición que no se vende por si misma, pero que sirve para elaborar otras composiciones.

• En la parte inferior central de la pantalla tenemos la tabla de los productos que forman la composición, no tenemos mas que hacer clic sobre ella e indicar el código y la cantidad del producto que queremos añadir, si ya hubiera productos añadidos a la composición, para añadir uno nuevo solo tenemos que seleccionar el último y pulsar en el teclado direccional abajo. Podemos seleccionar un producto y eliminarlo pulsando sobre el botón Borrar Producto.

• En la parte inferior de la pantalla tenemos la tabla de las composiciones auxiliares que forman la composición, no tenemos mas que hacer clic sobre ella e indicar el código y la cantidad del producto que queremos añadir, si ya hubiera composiciones auxiliares añadidas a la composición, para añadir una nuevo solo tenemos que seleccionar la último y pulsar en el teclado direccional abajo. Podemos seleccionar una composición auxiliar y eliminarlo pulsando sobre el botón Borrar Auxiliar.

• Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar composiciones ya existentes, haciendo clic sobre ella y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar una composición, la seleccionamos y pulsamos el botón Borrar.

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3. Movimientos de Almacén.

En esta sección de la aplicación Almacén es donde podremos realizar las funciones principales de nuestro almacenaje, mediante albaranes, abonos e inventarios tendremos siempre la composición de nuestro almacén preparada para las necesidades de nuestro negocio.

3.1 Compras

En este modulo es donde realizaremos las compras de productos y materias primas a nuestros proveedores, para ello cumplimentaremos los albaranes de compras que llevarán toda la información sobre la compra realizada. En el momento en que añadimos un albarán a nuestra aplicación el stock del almacén será automáticamente actualizado, en esta misma sección podemos facturar los albaranes o dejarlos como pendientes.

• Podemos seleccionar un albarán ya existente para su modificación introduciendo su código en Albarán o buscándolo pulsando sobre el icono de la derecha de este apartado, aparecerá un tabla con todos los albaranes existentes, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar.

Si no vamos a modificar un albarán sino que vamos a añadir uno nuevo, dejaremos Albarán en blanco y la aplicación lo rellenara de manera automática con el próximo número disponible.

• Añadimos la Fecha de Albarán introduciéndola manualmente o pulsando sobre el icono de la derecha en forma de calendario que nos permite elegir entre las fechas del calendario.

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• Seleccionamos al Proveedor con el que queremos realizar las compras. Bien podemos escribir su nombre directamente o pulsar el icono de la derecha que nos lleva a una tabla con todos los proveedores donde podemos realizar una búsqueda semejante a la explicada anteriormente en Albaran.

• Almacén, Forma de Envío, Forma de Pago y la opción Precio con IVA incluido, se rellenaran de manera automática en función del Proveedor que hemos seleccionado ya que estas opciones por defecto las definimos cuando añadimos el proveedor, véase apartado 2.4. Aún así podemos modificar cualquiera de las opciones de manera manual o accediendo al formulario con todas las opciones definidas en el sistema mediante el icono de la derecha de cada apartado, salvo en el caos de IVA incluido done solo tendremos la opción de marcar o desmarcar.

• Referencia. Introduciremos una referencia para su búsqueda posterior, tiene carácter opcional.

Para generar el albarán la aplicación nos ofrece dos opciones, que se encuentran en la parte superior derecha de la pantalla del formulario:

Generar albarán por proveedor. Llegaremos a un formulario donde estarán todos los productos que en su definición en la aplicación tiene asignado el proveedor que al que pertenece este albarán, véase apartado 2.6.

En la parte inferior de esta pantalla podemos elegir entre dos opciones de ordenación para ver como se muestran los productos en esta pantalla, Ordenado por Producto u Ordenado por Descripción.

Haremos clic sobre el producto que queramos añadir al albarán y pulsamos el botón Marcar, si queremos desmarcar un producto no tenemos más que pulsar el botón Desmarcar con el producto seleccionado.

Una vez añadimos todos los productos que queramos pulsamos sobre el botón Generar Albarán. Podemos anular el proceso pulsando Cancelar.

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Generar albarán última entrada. Llegaremos a un formulario dividido en dos partes, en la parte superior aparecerá un listado de las últimas compras que se le hicieron al proveedor seleccionado, aparecerán por defecto los diez últimos pero podemos modificar este número introduciendo un nuevo número en el apartado de la parte superior derecha de la pantalla y pulsando el botón Procesar, podemos seleccionar cualquiera de estos pedidos y en la parte inferior de la pantalla nos aparecerá de que estaba compuesto este pedido. Una vez que hayamos seleccionado la compra que queramos pulsamos Generar Albarán para generar una copia exacta de la compra seleccionada.

En la parte central de la pantalla de este modulo aparecerán los productos incluidos en el albarán, aparecerán los productos que se hayan generado en el albarán directamente o estará vacío y podremos generarlo manualmente.

• Para añadir productos al albarán solo tenemos que seleccionar el campo producto y escribir el código del producto que queramos añadir, o bien pulsar el icono de la derecha para que aparezca un formulario con todos los productos definidos en la aplicación. Podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar.

• Si ya tenemos añadidos productos bien por la generación automática o porque los hayamos añadido nosotros manualmente, para añadir otro mas tenemos que hacer clic sobre el último producto de la tabla y pulsar hacia abajo en el teclado direccional para que aparezca un nuevo registro.

• Una vez añadidos todos los productos que queramos comprar solo tenemos que completar sus datos rellenando los campos Cantidad y Precio, este último vendrá relleno por defecto según el precio establecido en el Proveedor si lo hubiese pero puede ser modificado.

• Podemos también cambiar la unidad de compra, dejándonos escoger entre las unidades definidas en el producto, añadir un descuento como porcentaje o como total, escogiendo entre Porcentaje o Importe en un menú desplegable del campo descuento, y seleccionar el tipo de IVA que queremos aplicarle d entre los definidos en el administrador de RestMaster. Todo esto se encuentra en la tabla de los productos.

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• Para eliminar un producto del albarán solo tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón B.Línea.

Otras funciones de las que disponemos en este modulo son:

• Con el botón Nuevo podemos inicializar en blanco todos los campos del formulario.

• Si queremos eliminar un albarán pulsamos el botón Borrar, esta opción no es recomendable ya que puede haber algunas compras pendientes de facturar o de pagar.

• En la parte inferior de la pantalla disponemos de la Descripción del producto que tengamos seleccionado en cada momento, así como información sobre el stock total del producto en el almacén y el stock que le tenemos definido como mínimo al producto para ayudarnos a orientar de manera correcta nuestras compras.

• El botón Ver totales abrirá una ventana auxiliar de consulta para ver el total del albarán.

• En la parte superior derecha de la pantalla disponemos de unos botones en forma de flechas que nos permitirán navegar por todos los albaranes existentes, según su orden la funcionalidad de estos botones es: ir al primer albarán, ir al anterior, ir al siguiente e ir al último.

La pantalla de compras también nos permite facturar el albarán de manera directa, para ellos solo tenemos que asegurarnos que el albarán esta relleno de manera correcta y pulsar el botón Facturar.

Aparecerá la pantalla de facturación, donde debemos introducir el número de factura que nos entrega el proveedor y una referencia que podemos introducir si lo vemos necesario. La fecha y el total aparecerán rellenos de manera automática. Hecho esto el albarán aparecerá con el estado de facturado.

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Los albaranes que se encuentran en el estado facturado tiene disponible la función de Visualizar Factura, que nos permitirá visualizar todos los datos de la factura, de una manera completa y precisa, esta pantalla es solo de consulta y no podemos modificar los datos que aparecen.

3.2 Devolución Compra

En esta ventana podremos controlar las devoluciones por compras realizadas en nuestro almacén, el modulo es prácticamente igual que la pantalla de compras ya que construiremos albaranes también para devolver nuestros productos, debemos tener especial cuidado para asignar las devoluciones, para ello el proveedor al que le queremos devolver productos debe habernos hecho una venta previa de los mismos.

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• Seleccionamos al Proveedor con el que queremos realizar la devolución. Bien podemos escribir su nombre directamente o pulsar el icono de la derecha que nos lleva a una tabla con todos los proveedores donde podemos realizar una búsqueda semejante a la explicada anteriormente en Albaran.

• Almacén, Forma de Envío, Forma de Pago y la opción Precio con IVA incluido, se rellenaran de manera automática en función del Proveedor que hemos seleccionado ya que estas opciones por defecto las definimos cuando añadimos el proveedor, véase apartado 2.4. Aún así podemos modificar cualquiera de las opciones de manera manual o accediendo al formulario con todas las opciones definidas en el sistema mediante el icono de la derecha de cada apartado, salvo en el caos de IVA incluido done solo tendremos la opción de marcar o desmarcar.

En la parte central de la pantalla de este modulo aparecerán los productos incluidos en el albarán estará vacío y podremos generarlo manualmente.

• Si ya tenemos añadidos productos, para añadir otro tenemos que hacer clic sobre el último producto de la tabla y pulsar hacia abajo en el teclado direccional para que aparezca un nuevo registro.

• Una vez añadidos todos los productos que queramos comprar solo tenemos que completar sus datos rellenando los campos Cantidad y Precio, este último vendrá relleno por defecto según el precio establecido en el Proveedor si lo hubiese pero puede ser modificado.

• Podemos también cambiar la unidad en la que realizaremos la devolución, dejándonos escoger entre las unidades definidas en el producto, añadir un descuento como porcentaje o como total, escogiendo entre Porcentaje o Importe en un menú desplegable del campo descuento, y seleccionar el tipo de IVA que queremos aplicarle d entre los definidos en el administrador de RestMaster. Todo esto se encuentra en la tabla de los productos.

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botón B. Línea.

• Si queremos eliminar un albarán pulsamos el botón Borrar, esta opción no es recomendable ya que puede haber algunas devoluciones pendientes de abonar o de cobrar.

• En la parte inferior de la pantalla disponemos de la Descripción del producto que tengamos seleccionado en cada momento, así como información sobre el stock total del producto en el almacén y el stock que le tenemos definido como mínimo al producto para ayudarnos a orientar de manera correcta nuestras devoluciones. • En la parte superior derecha de la pantalla disponemos de una pantalla de ayuda

para visualizar el total del albarán actual.

• En la parte inferior izquierda de la pantalla disponemos de unos botones en forma de flechas que nos permitirán navegar por todos los albaranes existentes, según su orden la funcionalidad de estos botones es: ir al primer albarán, ir al anterior, ir al siguiente e ir al último.

La pantalla de compras también nos permite abonar el albarán de manera directa, para ellos solo tenemos que asegurarnos que el albarán esta relleno de manera correcta y pulsar el botón Abonar, esta operación es el equivalente a la facturación de las compras.

Podemos devolver más productos de los que tenemos en el stock si nuestro almacén está configurado para aceptar stock negativo, véase apartado 2.1.

Aparecerá la pantalla de Abonos, donde debemos introducir el número de Abono que nos entrega el proveedor y una referencia que podemos introducir si lo vemos necesario. La fecha y el total aparecerán rellenos de manera automática. Hecho esto el albarán aparecerá con el estado de abonado.

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Los albaranes que se encuentran en el estado abonado tiene disponible la función de Visualizar Abono, que nos permitirá visualizar todos los datos del abono, de una manera completa y precisa, esta pantalla es solo de consulta y no podemos modificar los datos que aparecen.

3.3 Entrada por Recuento

Podemos modificar en este apartado el stock de nuestro almacén, añadiendo productos que no han entrado por una compra a un proveedor, estos productos pueden haberse detectado después de un conteo de los productos del almacén o por culpa de un mal cálculo de las porciones vendibles que salen de cierta cantidad de productos. También realizaremos estas operaciones mediante albaranes.

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• Almacén. Añadimos el almacén en el que se introducimos los productos de los definidos en la aplicación en el apartado 2.1.

• Una vez añadidos todos los productos solo tenemos que completar sus datos rellenando el campo cantidad, para indicar cuantos se añadirán al stock.

• Podemos también cambiar la unidad en la que lo añadimos, dejándonos escoger entre las unidades definidas en el producto.

• Para eliminar un producto del albarán solo tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón B. Línea.

• Si queremos eliminar un albarán pulsamos el botón Borrar.

• En la parte inferior de la pantalla disponemos de la Descripción del producto que tengamos seleccionado en cada momento, así como información sobre el stock total del producto en el almacén y el stock que le tenemos definido como mínimo al producto para ayudarnos a orientar de manera correcta nuestras devoluciones. • En la parte inferior izquierda de la pantalla disponemos de unos botones en forma

de flechas que nos permitirán navegar por todos los albaranes existentes, según su orden la funcionalidad de estos botones es: ir al primer albarán, ir al anterior, ir al siguiente e ir al último.

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3.4 Salida por Recuento

Podemos modificar en este apartado el stock de nuestro almacén, eliminando productos que no han salida por venta en nuestro negocio, estos productos pueden haberse detectado después de un conteo de los productos del almacén o por culpa de un mal cálculo de las porciones vendibles que salen de cierta cantidad de productos. También realizaremos estas operaciones mediante albaranes.

• Almacén. Añadimos el almacén en el que se van a eliminar los productos de los definidos en la aplicación en el apartado 2.1.

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• Una vez añadidos todos los productos que queramos eliminar solo tenemos que completar sus datos rellenando los campos Cantidad de cada producto que vamos a eliminar.

• Podemos también cambiar la unidad en la que lo eliminamos, dejándonos escoger entre las unidades definidas en el producto.

• Para eliminar un producto del albarán solo tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón B. Línea.

• Si queremos eliminar un albarán pulsamos el botón Borrar.

• En la parte inferior de la pantalla disponemos de la Descripción del producto que tengamos seleccionado en cada momento, así como información sobre el stock total del producto en el almacén y el stock que le tenemos definido como mínimo al producto para ayudarnos a orientar de manera correcta nuestras devoluciones. • En la parte inferior izquierda de la pantalla disponemos de unos botones en forma

de flechas que nos permitirán navegar por todos los albaranes existentes, según su orden la funcionalidad de estos botones es: ir al primer albarán, ir al anterior, ir al siguiente e ir al último.

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3.5 Ventas

Este apartado nos permitirá llevar un control de los productos que se retiran de nuestros almacenes por la venta de ellos en nuestros locales.

Deberá ser teóricamente este el método más frecuente con el que disminuirá nuestro stock, a diferencia de los demás casos más particulares, los albaranes de salida de estos productos se generan de manera automática gracias a nuestra aplicación de RestMaster, para ello lo primero que debemos configurar es la equivalencia entre los artículos definidos en nuestro Administrador de RestMaster y los productos definidos en nuestro almacén para que al vender los artículos se descuente de manera correcta nuestro stock.

En el fichero maestro del Administrador de RestMaster Familias/Artículos:

Pulsaremos sobre el botón Relación Productos Compra, para acceder al formulario donde realizaremos las asignaciones de equivalencia entre los artículos de RestMaster y los productos del almacén.

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Aparecerá en la parte izquierda de la pantalla una columna con las familias de artículos existentes, hacemos clic sobre la que deseemos y aparecerán en la parte superior de la pantalla todos los artículos que pertenecen a esa familia, seleccionamos al que deseemos definirle su equivalencia en productos de almacén.

• En Producto seleccionamos la clave numérica del producto con el que queremos relacionarlo, podemos escribirla manualmente o pulsar sobre el icono de la derecha para que nos aparezca un formulario donde aparecerán todos los productos de almacén definidos, Podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar.

• Si marcamos la casilla Compuesto, indicaremos que el artículo de RestMaster es una composición de los productos de almacén, el formulario cambiará ligeramente y solo tendremos que indicarle a la aplicación el código numérico de la composición de las definidas en nuestro almacén, véase apartado 2.7, disponemos de un formulario de búsqueda igual que en el apartado anterior.

• Indicamos a continuación la equivalencia entre la medida de almacenaje y la cantidad de artículos vendibles que salen de la mismas, en la unidad de inventario aparecerá de manera automática la unidad en la que se guarda el producto de almacén que le hemos asignado al artículo, completaremos indicando que unidad sale a la venta y en que cantidad. Por ejemplo de 1 litro de Agua del almacén, podemos realizar 4 ventas, asignándole a Conversión el valor 4 y a Unidad Venta la palabra vaso.

• El botón Nuevo nos permite reiniciar en blanco todos los apartados del fichero. • El botón Borrar nos permite eliminar una equivalencia ya establecida.

• Disponemos de la posibilidad de acceder a las funciones de definición de productos o composiciones del almacén directamente desde RestMaster para ajustar con mayor facilidad nuestras asignaciones, véase apartados 2.6 y 2.7.

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Una vez realizado el proceso anterior, la aplicación de almacén ya estará preparada para generar los albaranes de venta de nuestros productos, para ello solo debemos tener en cuenta:

• Al trabajar diariamente sobre el punto de venta realizaremos salidas continuas de nuestros productos de almacén pero estas se verán reflejadas en el momento que realizamos el cierre diario en el punto de venta, en la utilidad Cierre de Caja de RestMaster.

• Ya por último, para traspasar los resultados a nuestra gestión de almacén deberemos realizar un cierre en el almacén, una vez hecho el cierre se nos creará un albarán de ventas con la fecha del cierre de almacén, este apartado se verá más adelante.

Dependiendo de los almacenes que tengamos y de los cierres que realicemos, serán los albaranes por ventas que obtengamos en el la información se nos muestra de forma parecida a los anteriores albaranes podremos observar en primer lugar en el apartado de cabecera el nº de albarán, la fecha de albarán, el almacén y la sinopsis del importe vendido con su correspondiente IVA.

La pantalla de albaranes que visualizamos en el apartado Ventas en el almacén es la siguiente:

• Podemos seleccionar un albarán ya existente para su visualización introduciendo su código en Albarán o buscándolo pulsando sobre el icono de la derecha de este apartado, aparecerá un tabla con todos los albaranes existentes, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar.

Solo podemos visualizar albaranes de ventas, es imposible generar uno de manera manual, ya que se generan tras las ventas de RestMaster.