SMETA
Sedex Members Ethical
Trade Audit (SMETA)
Guía de Buenas Prácticas
SMETA
CAPÍTULO 1 (secciones 1-3)...3
INTRODUCCIÓN ...3
1. Antecedentes ...3
1.1. Sedex y SMETA ...3
1.2 SMETA y la Iniciativa de Comercio Ético (ETI) Código Básico ...3
1.3. SMETA Auditorías de 2-Pilar y Auditorías de 4-Pilar ...5
1.4 SMETA y los Principios Rectores de la ONU (marco Ruggie) ...5
2. APLICACIÓN de SMETA BPG ...6
3. DOCUMENTOS DE APOYO ...8
CAPÍTULO 2 (secciones 4-5)...9
PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA ...9
4. Evaluación del riesgo ...9
4.1 Cuestionario de Autoevaluación Sedex (SAQ) ...9
4.2. Pre-Auditoría Perfil del Sitio ...10
5. TIPOS DE AUDITORÍA ...11
5.1 Categoría del Auditor ...11
5.2 Notificación de la Auditoría ...12
5.3 Secuencia de Auditorías ...13
5.4. Auditorías de 4-Pilar SMETA ...14
CAPÍTULO 3 (secciones 6-7)...16
EJECUCIÓN DE AUDITORÍA ...16
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE AUDITORÍA ...16
6.1 Solicitud de Auditoría ...16
6.2 Preparación para una Auditoría (para Auditores) ...18
6.3. Selección del Auditor/ Equipo de Auditoría ...19
6.4 Sistema de Gestión de un Cuerpo de Auditoría ...20
6.5. La comunicación con el sitio ...21
6.6 Preparación para la auditoría (Sitio) ...27
7. EJECUCIÓN DE AUDITORÍA ...30
SMETA
7.2 Visita de las instalaciones del Sitio ...33
7.3 Gestión y entrevistas de trabajadores ...35
7.4 Revisión de documentos ...44
7.5 Reunión Previa de Cierre ...47
7.6 Reunión de Cierre y resumen de los hallazgos ...50
CAPÍTULO 4 (sección 8) ...54
INFORMES Y RESULTADOS DE AUDITORÍA ...54
8. INFORME Y RESULTADOS DE AUDITORÍA ...54
8.1 Informe de Auditoría ...54
8.2 Describir Incumplimientos, Observaciones y buenos ejemplos ...58
8.3 Sedex y carga de la Auditoría ...63
8.4 Información de Gestión ...66
8.5 Registros de auditoría...67
CAPÍTULO 5 (sección 9) ...68
AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO ...68
9.1 Seguimiento de Auditorías ...68
9.1.1 Propósito de una Auditoría de Seguimiento ...68
9.1.2 Informes de Auditoría de Seguimiento ...69
SMETA
CAPÍTULO 1 (secciones 1-3)
INTRODUCCIÓN
1. Antecedentes
Contiene una explicación de cómo SMETA (Sedex Miembros de Auditoría de Comercio Ético) encaja en el sistema Sedex, las normas utilizadas para una auditoría SMETA y una visión general de la auditoría contenido.
1.1. Sedex y SMETA
Sedex es el nombre de la organización - SMETA es el nombre de una auditoría.
El Proveedor de Intercambio de Datos Éticos (Sedex) es una organización sin fines de lucro, organización de membresía para las empresas comprometido con la mejora continua del desempeño ético en sus cadenas de suministro. Sedex era fundada en 2001 por un grupo de minoristas del Reino Unido para impulsar la convergencia de las normas de auditoría y seguimiento social prácticas. Los objetivos de Sedex son para aliviar la carga de auditoría sobre los proveedores a través de la puesta en común de los informes de auditoría y para impulsar mejoras en las normas de cadena de suministro.
SMETA (Sedex Miembros de Auditoría de comercio ético) es la metodología de auditoría creado por la pertenencia a Sedex dar un protocolo de auditoría acordado central que puede ser compartida con confianza. Creado por el Auditor de Grupo Asociados (AAG) y que implica una consulta de múltiples partes interesadas, que se nutre de las prácticas definidas por los miembros de Sedex y por el Programa Global de Cumplimiento Social (GSCP) www.gscpnet.com.
SMETA consta de cuatro documentos básicos: SMETA Mejor Guía Práctica (este documento) SMETA Criterios de medición
SMETA Informe de Auditoría
SMETA Guía de Acciones Correctivas
1.2 SMETA y la Iniciativa de Comercio Ético (ETI) Código Básico
SMETA utiliza la el Código Base de la Iniciativa de Comercio Ético y el derecho local como su estándar de monitoreo.
SMETA se puede adaptar para su uso con otros códigos basados en las convenciones de la Organización Internacional del Trabajo, bajo ciertas circunstancias.
Nota: La ETI es una alianza de empresas, los sindicatos y las organizaciones de voluntarios que trabajan en colaboración para mejorar la vida de los trabajadores en todo el mundo. Más información se puede encontrar en www.ethicaltrade.org.
SMETA
SMETA Guía Buenas Prácticas (SMETA BPG por sus siglas en ingles) describe los pasos claves de la planificación, ejecución y documentación de una auditoría SMETA conforme a los siguientes cuatro pilares de auditoría:
A 2 SMETA auditoría de 2-Pilares comprende:
Normas Laborales
Salud y Seguridad
o Elementos adicionales de Sistemas de Gestión o El derecho al trabajo
o La subcontratación y el trabajo a domicilio o Medio Ambiente (abreviado)
A SMETA 4-Pilares contiene además:
Medio Ambiente (extendida) - esto reemplaza el Medio Ambiente (versión abreviada) que se detalla más arriba
Ética Empresarial
SMETA BPG (este documento) se ha producido en hacerle un procedimiento de auditoría mundial coherente, que los usuarios de Sedex pueden compartir con confianza con total transparencia sobre las normas y protocolos utilizados.
Muchos tipos de auditoría social se realizan como BSCI, WRAP, SA8000, ICTI y todas las auditorías sociales pueden ser subidas a Sedex. Se encuentra con el miembro individual para decidir qué auditoría es aceptable para ellos; sin embargo, Sedex espera que al proporcionar SMETA públicamente, las empresas se reunirán cada vez más en un protocolo de auditoría internacional.
SMETA auditoría 2-pilar ha sido desarrollado para la auditoría en conforme al Código Base de la Iniciativa de Comercio Ético (ETI), las leyes locales, además de los elementos adicionales que aparecen arriba. La guía puede ser adoptado y adaptada para llevar a cabo auditorías frente a una serie de otras normas con ciertas condiciones.
SMETA auditorías 4 pilar incluyen las evaluaciones adicionales de Medio Ambiente y Ética Empresarial.
SMETA ha sido desarrollado para proporcionar orientación tanto para las auditorías de 2 pilares y 4 pilares que permiten cadenas alimentación individual para elegir sus necesidades. La guía puede ser adoptado y adaptada para llevar a cabo auditorías con respecto a una gama de otros códigos laborales basado en los convenios de la Organización Internacional del Trabajo (OIT).
Nota: Desde Sedex permite el intercambio de datos de auditoría, cualquier empresa que pueda subir una auditoría SMETA debe seguir exactamente esto SMETA Guía de Buenas Prácticas (BPG), sobre todo garantizar que los incumplimientos cargados en el sistema tienen han medidos conforme al menos el Código Básico de la ETI y la ley local. Las empresas pueden utilizar esta metodología para un variedad de códigos, pero no debe ser llamada una auditoría SMETA a menos que siga los criterios BPG y su medición.
SMETA BPG se somete a una revisión periódica para garantizar que refleje los cambios en la auditoría social. Este proceso incluye información de los interesados. La última versión estará disponible en el sitio web de Sedex.
SMETA
En reconocimiento a algunos miembros que deseen utilizar la metodología SMETA para su propio código de la compañía la AAG ha desarrollado un 'proceso versión modificada', en la que un miembro puede ordenar una auditoría SMETA que incluye su propio código, siempre que sea además de la código ETI y la ley local.
Nota: esta "versión modificada" sólo está disponible para los miembros.
Detalles del Código ETI y los elementos para ser investigados durante una auditoría de SMETA se encuentran en “SMETA Criterios de medición” utilizando el código base de la ETI.
1.3. SMETA Auditorías de 2-Pilar y Auditorías de 4-Pilar Una introducción a una evaluación ambiental y ética en los negocios.
Una auditoría SMETA 2-Pilar comprende el 2-pilar de Normas del Trabajo, Salud y Seguridad y estos son módulos obligatorios para cualquier auditoría SMETA. También contiene los elementos adicionales de Sistemas de Gestión, El derecho al trabajo, la subcontratación y el trabajo a domicilio y una evaluación abreviada de Medio Ambiente.
Una auditoría SMETA 4-Pilar incluye todos los elementos anteriores: además de los pilares adicionales de Medio Ambiente (evaluación extendida - sustituye a la evaluación simplificada) y Ética Empresarial. Estos pilares adicionales pueden no ser requiere para todos los miembros de Sedex y es importante que los sitios de trabajo y los auditores son claras cuando éstos requieren los módulos adicionales. Para obtener más información sobre las auditorías SMETA 4-Pilar, ver "5.4 4-Pilar Auditorías SMETA.
Los básicos 2-Pilares de una auditoría SMETA se rigen por las normas contenidas en el código base de la ETI.
Los pilares adicionales de Medio Ambiente (versión extendida) y Ética Empresarial en una auditoría de 4 Pilar se rigen por normas alcanzadas por un proceso de afiliación y consulta de múltiples partes interesadas.
1.4 SMETA y los Principios Rectores de la ONU (marco Ruggie)
Actualmente SMETA utiliza el código Base de la ETI, la ley local y bajo ciertas circunstancias código propio de una empresa como normas de medición. Dentro de estas normas el enfoque clave para SMETA es derechos y normas laborales.
Los Principios Rectores de la ONU para Empresas y Derechos Humanos constituyen un marco global para la prevención y abordar el riesgo de impactos adversos sobre los derechos humanos vinculados a la actividad empresarial. El marco se establece en un 3-pilar "Proteger, respetar y remediar" marco que detalla:
El deber del Estado de proteger los derechos humanos.
La responsabilidad de las empresas de respetar los derechos humanos.
El acceso a un recurso (judicial y no judicial) para las víctimas de negocios relacionados con violaciones de los derechos humanos.
Esta opinión SMETA incluye un enfoque en los derechos laborales (los derechos humanos en el lugar de trabajo) para el pilar Respeto y ha reforzado la orientación alrededor de mecanismos de reclamación y la libertad sindical (el pilar Remediar).
SMETA
Partidas relacionadas con el deber del Estado de proteger y crear métodos judiciales para acceder a remediar (parte de la Pilar Remedio) están fuera del alcance de este documento.
El alcance de la Naciones Unidas de Principios sobre las Empresas y los Derechos Humanos (UNGPs por sus siglas en ingles) cubre impactos en los derechos humanos, causados directa o indirectamente por un negocio propio de sus actividades y, por tanto, las organizaciones deben ser conscientes de los impactos potenciales y reales dentro de su propio organización y en las comunidades en las que operan.
Actores de derechos humanos que participan en esta revisión recomiendan que las empresas se centren en las partes interesadas, compromiso sobre los impactos de los derechos humanos en el lugar de los de auditoría dentro de las comunidades locales. SMETA hace, sin embargo, orientar sobre la oportunidad de una encuesta perímetro opcional que puede proporcionar información adicional al entender el contexto local del sitio y apoyar ideas sobre impactos específicos en las comunidades locales.
Por lo tanto SMETA seguirá centrándose en los derechos humanos dentro del lugar de trabajo (derechos laborales) en lugar de los derechos humanos de la fuerza de trabajo fuera de los lugares de trabajo o en los derechos humanos de las comunidades en las que un negocio opera.
Miembros de Sedex continúan para examinar cómo los principios rectores de la ONU podrían influir SMETA e incorporar a voluntad las mejores prácticas emergentes en los exámenes posteriores.
2. APLICACIÓN de SMETA BPG
SMETA Guía de Buenas Prácticas ayuda al auditor para llevar a cabo una auditoría SMETA utilizando un protocolo estándar acordado.
SMETA Guía de Buenas Prácticas (SMETA BPG), junto con los criterios de medición es una recopilación social a auditar en las mejores prácticas para ayudar a los auditores a lograr la consistencia necesaria para las auditorías sociales a ser ampliamente aceptado por minoristas y marcas. También ayuda a las organizaciones que se encargan de auditorías para especificar la metodología requería de auditoría. SMETA no pretende ser una descripción independiente de cómo llevar a cabo una auditoría.
En su lugar, se propone establecer un conjunto de criterios comunes para complementar sistemas propios de auditoría.
SMETA puede ser utilizada por cualquier auditor o sociedad de auditoría de la empresa, incluidos los que no son miembros de Sedex. Es también aplicable a todos los tamaños y tipos de sitio de empleo, incluidas las plantas de fabricación, sitios agrícolas y de servicios proveedores.
La referencia a una “auditoría SMETA” sólo se utilizará cuando todos los criterios establecidos en este documento han sido utilizados durante el proceso de auditoría.
Sedex no certifica auditores o entidades de auditoría y se basa en los controles y acreditaciones que ya existen. Se recomienda que las empresas encargadas de auditorías deban asegurarse a sí mismos de las calificaciones y la competencia de los auditores y su capacidad para cumplir con los requisitos SMETA, según lo establecido en el documento SMETA sobre “SMETA Guía de Competencias del Auditor en Sistemas Sociales”.
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Esto está disponible en los recursos de los miembros de Sedex. Véase también «6.3 Selección del Equipo Auditor / Auditoría».
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3. DOCUMENTOS DE APOYO
Hay una serie de documentos adicionales que soportan una auditoría SMETA.
SMETA BPG y criterios de medición se utiliza junto con el formulario de SMETA Informe de Auditoría e Informe del Plan de acompañamiento de Acciones Correctivas (CAPR por sus siglas en ingles). Todos están disponibles en la sección pública del Sedex sitio web.
SMETA Guía de Buenas Prácticas; este documento (SMETA BPG).
SMETA Criterios de Medición: el que da detalles de los elementos que deben examinarse durante en una auditoría de SMETA.
Informe SMETA; proporciona una plantilla para registrar los hallazgos de auditoría en un formato estandarizado que puede ser subido en Sedex.
Reporte sobre SMETA Plan de Acciones Correctivas (CAPR); una plantilla para la grabación de un resumen de las conclusiones de la auditoría, junto con las correspondientes acciones correctivas.
SMETA Paquete de información de Pre-Auditoría: la que contiene la información que se enviará a un sitio antes de que una Auditoría SMETA.
Guía de información previa de Auditoría, que contiene información que se enviará a un sitio (SEDEX) antes de que una auditoría SMETA.
Documentos adicionales que apoyan el proceso de auditoría se pueden encontrar en los recursos de los miembros de Sedex.
Estos incluyen:
SMETA Guía de Competencias del Auditor para Sistemas Sociales: - requisitos de competencia para los auditores que practican auditorías sociales.
SMETA Guía de No Conformidades: severidades recomendadas y métodos de verificación.
SMETA Guía Acciones Correctivas: formas en que los lugares de fabricación pueden hacer mejoras.
SMETA Guía para Auditores para el Medio Ambiente extendido y Evaluación Ética Empresarial: Medio Ambiente y Empresariales Evaluación Ética: controles de evaluación de Cuentas.
SMETA Guía para Proveedores de Medio Ambiente extendido y Evaluación Ética Empresarial: Guía para Sitios Proveedor: Medio Ambiente y Empresariales evaluaciones Ética.
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CAPÍTULO 2 (secciones 4-5)
PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA
4. Evaluación del riesgo
Contiene ejemplos de diferentes enfoques para identificar riesgos potenciales éticos en las cadenas de suministro, incluyendo el Sedex SAQ y la herramienta de evaluación de riesgos. Una empresa compradora suele implementar un proceso para identificar riesgos en su cadena de suministro. Esto permite que se centre atención en las áreas clave de riesgo potencial y sus recursos de auditoría directas en consecuencia. También puede influir en el tipo de auditoría que se necesita.
Las evaluaciones de riesgos para proveedores y sitios de empleo consideran varios criterios. Los ejemplos incluyen: zona geográfica, la función del lugar de trabajo, categoría de producto / servicio, tipo de compra, los patrones de empleo (migrantes, trabajadores ocasionales, etc.), el nivel y la naturaleza de cualquier subcontratación. También de importancia puede haber; nivel de proveedor de compromiso y / o resultados anteriores de auditoría, la investigación llevada a cabo por las organizaciones no gubernamentales, así como las cuestiones planteadas por los medios de comunicación.
Dentro del sistema Sedex hay una auto-evaluación en línea (SAQ) para los sitios, que una vez terminado, permite miembros A y AB a utilizar la herramienta de evaluación de riesgos Sedex, para que se conozca en las zonas de mayor probabilidad de riesgo y apoyar un enfoque de diligencia debida para el abastecimiento responsable.
4.1 Cuestionario de Autoevaluación Sedex (SAQ)
El Cuestionario de Autoevaluación Sedex cuando está completado por el sitio permitirá a sus clientes a utilizar la herramienta de evaluación de riesgos Sedex. Al examinar el detalle tanto los proveedores como los clientes pueden identificar áreas que pueden precisar abordar antes de que la auditoría se lleve a cabo.
La mejor práctica es para los sitios es completar el Cuestionario de Autoevaluación (SAQ) y hacerlo disponible a los clientes antes de decidir si se debe encargar una auditoría. La SAQ, que incluye información del perfil del sitio, también debe ponerse a disposición de la empresa de auditoría para ayudar a planear la auditoría y es una herramienta útil para auditores para centrar sus esfuerzos de auditoría.
El propósito construido Sedex SAQ, creado en consulta con los miembros de Sedex está disponible para los miembros a través del Plataforma Sedex. El Sedex SAQ consta de 4 pilares clave - Normas del Trabajo, Salud y Seguridad, Medio Ambiente y Ética en los Negocios. Los cuatro pilares, tienen en cuenta los requisitos legales, normas internacionales y buenas prácticas. El sistema Sedex utiliza la información proporcionada por el sitio de trabajo, dentro de su SAQ, para alimentar el Sedex.
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Herramienta de Evaluación de Riesgos. Una indicación de riesgo se crea mediante la combinación de riesgo inherente con el riesgo SAQ para apoyar la evaluación de la probabilidad de un problema que ocurre en la cadena de suministro.
La inteligencia detrás de la herramienta es proporcionada por expertos en riesgos globales, Maplecroft.
Nota para los sitios: Si no se completa el Sedex SAQ puede resultar en un incumplimiento de alto riesgo.
La finalización de la SAQ antes de una auditoría dará al sitio información detallada sobre lo que el auditor cubre durante una auditoría de SMETA. Al completar y revisar su propio SAQ, un sitio será capaz de ver áreas problemáticas auto-diagnosticadas y corregir problemas antes de una auditoría. Además, la SAQ (que contiene la información de perfil del sitio) permite a una empresa compradora, proveedor o agente obtener información acerca de un sitio, cómo administra los cumplimientos sociales, ambientales y normas de gobierno y los requisitos y su desempeño con respecto a los estándares locales e internacionales.
Al sitio le es solicitado para completar el Cuestionario de Autoevaluación un plazo determinado y proporcionar documentación de apoyo. La empresa compradora utiliza esta información como parte de su evaluación del riesgo. El auditor usa la información para planificar la auditoría y centrarse en áreas de alto riesgo.
4.2. Pre-Auditoría Perfil del Sitio
Describe la importancia del lugar de completar el perfil del sitio y SAQ, así como hacer estos a disposición del auditor.
El Sedex SAQ contiene información Perfil del Sitio esencial para que el auditor costee, planifique y organice la auditoría.
Por tanto, es esencial que el sitio complete el SAQ y de acceso al auditor por adelantado de la auditoría.
Clientes (Sedex A o miembros AB) suelen solicitar al sitio completar el SAQ y debe comunicar lo siguiente:
La importancia de la precisión en la realización de la SAQ.
El plazo para la finalización de la SAQ.
¿Cómo hacer la SAQ visibles para el auditor?.
¿Cómo la evaluación de riesgos y SAQ encajan con el proceso de auditoría?.
Si el sitio de empleo no da acceso al SAQ, el auditor puede obtener información necesaria del perfil del sitio por otros medios por ejemplo, el uso de una plantilla de pre-auditoría del perfil del sitio de empleo producida por el auditor. Esto se completa con el sitio de trabajo y regresó al auditor. Si no se proporciona la información previa a la auditoría solicitada desde el sitio, la auditoría no debería normalmente tener lugar. El auditor debe dejar claro al sitio que esta información es necesaria para que la auditoría se lleve a cabo y establecer claramente una fecha límite para su presentación.
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La información Pre-auditoría enviado a un sitio debería pedir al sitio dar acceso a su auditor completando el SAQ. El Sedex SAQ también contiene la información del perfil del sitio necesario para que el auditor pueda planear la auditoría.
Para ayudar en la planificación y preparación para una auditoría de la AAG haber producido "Guía de Información para la Pre-Auditoría" Esto normalmente debe ser enviada por el auditor al sitio para ser auditados y por delante de una auditoría SMETA.
La «Guía de Información de Pre-Auditoría contiene sólo sugerencias. El auditor debe asegurarse de que los materiales son apropiados para el tamaño del lugar y tipo de producción.
5. TIPOS DE AUDITORÍA
Se dan detalles de la clasificación de los auditores según lo acordado por los miembros de Sedex así como la definición de los diferentes tipos de auditoría, tanto en su notificación previa y secuencia.
Parte de la información más detallada se encuentra en el 4 pilar extendida auditoría SMETA. Hay una gama de diferentes tipos de auditorías y evaluaciones que puedan llevarse a cabo para evaluar una sitio. El uso de éstos puede variar dependiendo de factores tales como el resultado de las evaluaciones de riesgos, la relación de la empresa compradora con sus proveedores, costo de la auditoría y la historia de desempeño del sitio. Una empresa compradora puede implementar una serie de diferentes metodologías en toda su cadena de suministro.
SMETA BPG sólo cubre las auditorías formales sociales. Sin embargo, las empresas que compran pueden comprometerse con yacimientos de empleo en una variedad de otras maneras de promover la mejora, que pueden incluir visitas de campo, evaluaciones de seguimiento, programas de mejora, talleres, proyectos de múltiples partes interesadas, etc.
Sitios registrados en Sedex, animan a tomar posesión de sus derechos su rendimiento social. La AAG han creado una serie de documentos para ayudar a este proceso de apropiación incluyendo el 'Guía de Acciones Correctivas' disponible para los miembros en los recursos de los miembros de Sedex.
Los siguientes criterios pueden ser utilizados para definir la naturaleza / tipo de auditoría SMETA. Cadenas individuales de suministro decidirán que tipos satisfacen sus necesidades.
5.1 Categoría del Auditor
El número de miembros de Sedex ha definido los tipos de auditoría sobre la base de su relación con el sitio auditado.
Todos los tipos de auditoría social pueden ser subidos en Sedex.
Primera Parte: una empresa que "auto-audita" su propio sitio utilizando sus propios recursos de auditoría.
Segunda Parte: una auditoría o evaluación emprendido por un cuerpo con una relación de comercio con el sitio de tales como minorista, marca, fabricante o agente.
En Tercera Parte: una auditoría o estudios de evaluación realizados por una parte independiente por ejemplo una empresa comercial auditora independiente, ONG o
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sindicato. Las auditorías también podrán llevarse a cabo colectivamente por un grupo de estas partes interesadas (de múltiples partes interesadas).
Nota: Una auditoría de de múltiples partes interesadas es una auditoría llevado a cabo por un grupo de las partes interesadas incluyendo ONG de y / o sindicatos donde la ONG y / o cooperativa de han sido involucradas en un proceso toma de decisiones compartida en la inspección métodos.
5.2 Notificación de la Auditoría
Dependiendo de los resultados de las evaluaciones de riesgo y / o planificación de la auditoría, aviso previo de la auditoría puede ser o no ser dado.
Esto da lugar a tres posibles tipos de auditoría:
1. Anunciada: fecha de la auditoría se acordó con el sitio auditado.
2. Semi-anunciada: fecha de la auditoría se acordó dentro de una "ventana" de tiempo. 3. Sin previo aviso: no se da aviso previo.
El uso o la combinación de estos tipos de auditoría dependerán de las circunstancias particulares dentro de cada suministro cadena. Sin una guía firme se da en su selección, sin embargo, algunos ejemplos de cuando son utilizadas.
5.2.1 Auditorías Anunciados
El derecho a realizar una auditoría anunciada debe ser una parte normal de la relación comercial. Sin embargo, hay el riesgo de que los sitios pueden hacer preparativos especiales para la auditoría y la mejor práctica es utilizar una mezcla de anunciadas, auditorías semi-anunciadas y no anunciadas para mitigar este riesgo. Empresas que compran deben claramente comunicar su política sobre las auditorías anunciadas a los proveedores y sitios de empleo. La política debe incluir los siguientes puntos:
La empresa compradora estará de acuerdo en una fecha de la auditoría con el sitio de trabajo por adelantado.
Se requiere que el sitio proporcione una pre auditoría al día y precisa y la autoevaluación antes de la auditoría.
Auditores que cuenten con credenciales correctas en la fecha de la auditoría se debe permitir el pleno acceso a la sitio de empleo.
Los registros necesarios y el personal en cuestión debe estar disponible en el sitio en el día de la auditoría.
5.2.2 Las auditorías no anunciadas
Auditorías no anunciadas permiten a los auditores evaluar las condiciones en un lugar de trabajo en su estado normal, ya que el sitio no ha tenido la oportunidad de hacer ninguna preparación especial. Sin embargo, hay un riesgo de que el sitio perciba la auditoría no anunciada como engañosa, que el auditor no podrá tener acceso a el sitio y que la información y el personal necesario puede no estar disponible en el día de la visita para completar la auditoría.
Para minimizar estos riesgos, la empresa compradora debe comunicar claramente su política de auditorías sin previo aviso a proveedores y sitios. La política debe establecer que:
Las auditorías pueden ocurrir en cualquier momento de manera inopinada.
Se requieren todos los sitios proporcionar la información de auto-evaluación de manera regular base y esta información debe ser precisa previo a la auditoría.
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Auditores que cuenten con credenciales correctas en la fecha de la auditoría se debe permitir el pleno acceso a la sitio de empleo.
Los registros necesarios deben estar siempre en el sitio o fácilmente disponible.
Nota: Mientras que las auditorías no anunciadas son extremadamente eficaces en la identificación de una imagen precisa de las condiciones de trabajo en el lugar de trabajo y puede ayudar a descubrir problemas de alto riesgo, su uso puede socavar las relaciones a lo largo de la cadena de suministro, lo que reduce la capacidad de la empresa compradora de remediar. La experiencia de muchas empresas indica que las auditorías no anunciadas deben reservarse para los controles de diligencia debida o para investigar temas específicos por ejemplo temas críticos sospechosos, la falta de compromiso / participación de los proveedores, la sospecha de fraude.
5.2.3 Auditorías Semi-Anunciados
Auditorías Semi-anunciado reducen los riesgos para la relación comercial y aumentan la capacidad de la empresa compradora a remediar. Empresas que compran deben comunicar claramente su política sobre las auditorías semi-anunciada a proveedores y sitios de empleo. La política debe incluir los siguientes puntos:
La empresa o cuerpo auditor especificará una ventana en la que una auditoría puede tener lugar. Ventanas de auditoría puede oscilar entre 2 semanas y 2 meses, la recomendación de la AAG es que a la semana 3 ventana de resultados óptimos.
Se requiere que todos los sitios proporcionar al día y precisa una pre-auditoría y información de la autoevaluación al comienzo de la ventana.
Auditores que cuenten con credenciales correctas en la fecha de la auditoría se debe permitir el pleno acceso a la sitio de empleo.
Los registros necesarios se debe mantener en el lugar de empleo durante la ventana especificada.
5.3 Secuencia de Auditorías
Para mayor claridad del proceso de auditoría SMETA los miembros de Sedex han acordado definiciones para la secuencia de las auditorías
Un sitio de trabajo puede ser evaluado a través de una combinación de los siguientes métodos:
Auditoría Completa Inicial: Significa la primera vez que un sitio de trabajo es auditado.
Auditoría periódica: Por lo general, una auditoría completa usada para monitorear sitios de proveedores sobre una base en curso. los intervalos entre las auditorías periódicas pueden variar dependiendo del miembro.
Auditoría de seguimiento: En función de los resultados de la auditoría inicial, una auditoría de seguimiento puede ser requerida. Las auditorías de seguimiento normalmente se utilizan para comprobar el progreso contra los problemas encontrados en la auditoría inicial, y asípueden tener una duración más corta que una auditoría inicial o total.
o Auditoría Completa de Seguimiento: Este término se utiliza para describir una visita a las instalaciones cuando el alcance de las no conformidadesencontrado en una auditoría anterior era tan amplia que una auditoría completa estaría obligado a verificaracciones correctivas. En este caso, los métodos y el alcance se asemejan a una auditoría inicial, pero tienen en cuenta los resultados de auditorías anteriores.
o Auditoría Parcial de Seguimiento: El término utilizado para describir una auditoría que el auditor visita un sitio, pero sólochequea los problemasencontrados durante
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una auditoría previa. Esto entonces debe registrarse en Sedex como una auditoría de seguimiento parcial.
o Escritorio de Seguimiento: Se puede utilizar para ciertas acciones correctivas que nose requiera una visita al sitio y que son capaces de ser verificadas de forma remota, por ejemplo, a través de pruebas fotográficas o documentos proporcionados a través del correo electrónico.
Nota: Cuando un auditor vuelve a visitar un sitio para comprobar todos los artículos del Código de Trabajo, entonces este debe registrarse como un completo de seguimiento, y señalar en el informe de auditoría.
5.4. Auditorías de 4-Pilar SMETA
A petición de los miembros SMETA ahora se ha ampliado para incluir un entorno extendida y Evaluación ética en los negocios.
5.4.1. Antecedentes
Como reflejo de la naturaleza cada vez mayor de la responsabilidad corporativa, los miembros de Sedex han creado una auditoría SMETA de 4-Pilar, incluyendo los módulos adicionales de Medio Ambiente (evaluación ampliada) y las prácticas comerciales. Esta Guía de Buenas Prácticas y los informes asociados se han diseñado para que los usuarios pueden incluir uno o ambos módulos adicionales y juntos tienen el propósito de tomar un total de 0,5 días de auditor, cuando se añade a un 2-Pilar Procedimiento SMETA.
Para una auditoría de 2-Pilar cubriendo las Normas del Trabajo y de Salud y Seguridad, además de otros elementos ver secciones 1- 10B2 en el Apéndice Directrices A1 por la cláusula da detalles sobre las normas aplicables.
Para los otros 2-Pilares de Medio Ambiente (evaluación ampliada) y las prácticas comerciales, véase la sección 10B4 y 10C en el interior, 10 Otros temas en el Apéndice Directrices A1 por la Cláusula de detalles de las normas aplicables.
Nota: En vista de la asignación de los tiempo adicionales de 2-pilares no pueden ser considerados como sustituto de una completa Medio Ambiente y auditoría Prácticas de Negocios, pero pueden ayudar a las cadenas de suministro para decidir si las auditorías completas están requerido.
5.4.2. Uso
Cuando un auditor está llevando a cabo una evaluación de desempeño ambiental, van a evaluar si el sitio de empleo está cumpliendo con las leyes locales aplicables.
En el caso de las prácticas comerciales, las leyes son menos claras. Por lo tanto el proceso de evaluación será uno de la recopilación de información con todos los hallazgos registrados como únicas observaciones. Los datos generados permitirá a la membrecía de Sedex acordar estándares aceptables en el tiempo.
Es esencial que los miembros de Sedex sean claros cuando se requiere una auditoría de 4-pilar, como el tiempo adicional tomado es probable en incurrir en un costo adicional.
El proceso de evaluación participan en los pilares de entorno (versión extendida) y Prácticas Comerciales incluye una verificación de la SAQ completado, y debe dar al lector la opción de:
No realizar ninguna acción adicional después de la evaluación
Decidir que es necesaria una auditoría completa Prácticas Medio ambiente y Empresariales
SMETA
Identificar los riesgos y decidir sobre otras medidas apropiadas.
Nota: Para las evaluaciones ambientales sólo se plantearán los incumplimientos en que un sitio de trabajo no está cumpliendo con la legislación local / nacional. Todas las demás conclusiones ambientales serán registrados como observaciones. Para las Evaluaciones Practicas de Negocio ninguno de los resultados serán registrados como observaciones, con un objetivo de definir las normas sobre tiempo por un proceso de consulta de los miembros.
5.4.3. Aplicación
A medida que el tiempo asignado es de 0. 5 días de auditor para los dos módulos juntos es probable que el número de entrevistas sea restringido y la revisión de documentos es probable que sea una "autoevaluación asistida" en lugar de una completa investigación. Sin embargo los miembros pueden encontrar el proceso útil en áreas donde no están completos y / o auditorías de las prácticas comerciales del medio ambiente.
5.5.4. Ejecución de Medio Ambiente y Prácticas Comerciales Evaluaciones
5.5.4.1. Revisión de documentos: El auditor debería haber revisado el Sedex SAQ completado antes de la auditoría y debe utilizar el proceso de evaluación para comprobar que las políticas y procedimientos del sitio de acuerdo con la SAQ. Cualquier discrepancia debe ser anotado en el informe de auditoría.
5.5.4.2. Permisos y licencias: Estos deberán contrastarse con los requisitos legales y los detalles deben ser indicados en el informe. Esto también debe incluir una revisión de los procesos o acciones legales pertinentes contra el sitio para temas ambientales.
5.5.4.3. Recursos Naturales de Uso: Donde sea posible el uso y disposición de los recursos naturales debe ser cuantificados en el informe de auditoría, algunos ejemplos son los volúmenes de agua utilizados, reciclados, descargados - Ver sección 10B4 en el Apéndice A1 Orientación por la cláusula para los detalles y el informe de auditoría SMETA.
5.5.4.4. Entrevista de Gestión: El auditor comprueba pruebas documentales y las prácticas reales de las entrevistas personal pertinentes. Como mínimo este debe incluir el individuo (s) identificado por el sitio que el/la persona(s) responsable del desempeño de Prácticas Ambientales y Empresariales.
5.5.4.5. Entrevista del Trabajador: El auditor busca verificar las prácticas en las áreas de cumplimiento legal como Medio Ambiente, el contenido de la descarga de aguas residuales. Discusión con los empleados y encargados del control de estos contenidos, pueden ser evidencia de procedimientos implementados correctamente. Para las prácticas comerciales las entrevistas deben ser con los departamentos donde las políticas de Prácticas de Negocios son por ejemplo más apropiado en ventas, compras, control de servicios y logística departamentos.
5.5.4.6 Entrevistas del sitio: Como mínimo, el auditor debe entrevistar al menos a uno de los trabajadores de cada una de las áreas de Medio Ambiente y las prácticas comerciales.
Nota: Cuando las políticas no existen un auditor debe utilizar el proceso de evaluación como una oportunidad para aumentar conciencia, especialmente en cuestiones prácticas de negocios, y para ayudar a la AAG tener un marco de contenido sugerido, (Ver sección: 10C del Apéndice A1 Orientación por la cláusula).
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CAPÍTULO 3 (secciones 6-7)
EJECUCIÓN DE AUDITORÍA
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE AUDITORÍA
Para asegurarse de que los usuarios pueden compartir una auditoría SMETA con confianza en el protocolo, es importante que el auditor sigue todos los pasos que se detallan en el SMETA BPG y Criterios de medición. Una visión general detalla los pasos clave de solicitud de auditoría una pre-auditoría a preparación de la pre-auditoría. Toda la información previa a la pre-auditoría pertinente debe ser recibida por el sitio en al menos 2 semanas antes de la auditoría.
Una auditoría social se lleva a cabo habitualmente en el contexto de un programa de evaluación y remediación más amplio que incluye una evaluación preliminar del riesgo (ver sección 4) para evaluar la necesidad de la auditoría, y progresa a través de la propia auditoría para un programa de mejora y seguimiento.
Las siguientes etapas son cubiertos por BPG SMETA: 1. Solicitud de Auditoría.
2. Preparación.
3. Ejecución de Auditoría. 4. Productos de la Auditoría
5. Los resultados de auditoría y seguimiento.
Nota: Los sitios deberían participar tanto como sea posible en el proceso de auditoría. Esto se puede hacer mediante, por ejemplo
Compartir un paquete de pre auditoría que detalla la preparación necesaria de un sitio para la auditoría.
Compartiendo otros recursos encontrados en la sección de recursos de los miembros de Sedex, que incluye por ejemplo, detalles de incumplimientos comunes y las posibles acciones correctivas.
6.1 Solicitud de Auditoría
Para el proceso de iniciar una auditoría una auditoría deberá ser solicitada. Cualquier empresa / organización / sitio solicita una auditoría que se denomina un "solicitante de auditoría".
Cualquier empresa / organización / sitio que solicita una auditoría se denomina un "solicitante de auditoría". Una auditoría puede ser encargada y pagada por una empresa de compra, por un proveedor, por el sitio de trabajo o por cualquier otra parte con un interés legítimo en el desempeño social del sitio.Es esencial que todas las etapas de una auditoría SMETA se entienden claramente y que se hacen los costos de cada etapa transparente por la empresa de auditora, por adelantado a la auditoría.
El solicitante de auditoría debe quedar claro si la auditoría es un SMETA de 2-Pilar comprende Normas y Trabajo Salud y Seguridad, o una auditoría que contiene los pilares extra de Medio Ambiente y / o las prácticas comerciales.
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Las auditorías son generalmente pagadas por el Solicitante de Auditoría, a menos que otros arreglos contractuales estén en su lugar. Donde la auditoría es pagada por el proveedor o el hotel, es una buena práctica para el auditor para obtener el pago completo por adelantado de la auditoría, para mantener la plena independencia del resultado de la auditoría.
La estructura de pago podrá decidir la propiedad y la distribución del informe de auditoría. En general, el organismo de auditoría enviará el informe a la organización que paga por la auditoría. Estos aspectos se acordaron en la etapa de solicitud de auditoría entre la empresa auditora, el sitio y el solicitante de auditoría.
Sea cual sea la parte que solicita la auditoría, el auditor debe tener claro el propietario del informe y los revisores del informe y asegurarse de que realizan la auditoría en el mejor interés de todas las partes interesadas.
Los auditores deben tener claro quién debe recibir los resultados de la auditoría, así como se está cargando la auditoría en Sedex.
En un caso en que se requiere que el auditor envíe una copia a terceros que no sean la parte que paga la auditoría, el auditor debe primero obtener la aprobación.
Nota: Sedex recomienda que la auditoría se carga en Sedex por la empresa auditora ya que esto proporciona una mayor independencia. Tenga en cuenta que dentro de Sedex, el sitio aprueba el informe, y controla su visibilidad.
Si la auditoría va a proceder, el organismo auditor envía al sitio toda la información pertinente para ayudarlos en la preparación para una auditoría. Esto debe incluir una copia de las prácticas comerciales de los auditores / empresa auditora la política de ellos conforme a la corrupción. Los Sitios también deben ser dirigidos a las guías adicionales disponibles en Sedex. Esto les ayudará a la preparación para la auditoría.
Las auditorías deberían tener lugar ideal durante un período en el sitio de trabajo se encuentra en pleno funcionamiento (como el pico producción o cosecha).
Notas:
Proporcionar un enfoque coherente de comprobar la validez de la información de auditoría AAG ha producido una "Guía de Informaciones para la Pre Auditoría ".
Algunos miembros Compradores de Sedex (miembros A y AB) requieren que sus proveedores sólo utilicen los auditores de una lista aprobada. Al sitio, se recomienda consultar con sus clientes antes de contratar a un auditor / empresa de auditoría.
Ejemplo de proceso:
6.1.1. Auditoría Solicitud de Iniciación
6.1.1.1. El Solicitante de Auditoría contacta con el órgano auditor para solicitar una auditoria. 6.1.1.2. Dado que una de las misiones de Sedex es fomentar el intercambio de auditoría, el organismo auditor debe preguntar si el sitio ya tienen una auditoría anterior, si se cargó en Sedex y, en caso afirmativo, animarles a pedir a su cliente si van a aceptar la auditoría, o si es necesaria una nueva auditoría.
6.1.1.3.El organismo auditor obtiene información suficiente sobre el sitio de trabajo para planificar y ejecutar la auditoría. Para los Miembros de Sedex, la sección del perfil del sitio de la Sedex SAQ,
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pueden ser utilizados para obtener esta información (si el Él sitio da acceso al auditor). La información mínima es necesaria:
Localización y datos de contacto.
Número y composición de la fuerza de trabajo, incluidas las lenguas habladas.
Ubicación y disponibilidad de documentación sobre temas de auditoría.
Los Miembros de Sedex suministrados por el sitio (para establecer si otros requisitos se aplican por ejemplo, semi auditorías anunciadas).
Las solicitudes relativas a la fecha de la auditoría.
6.1.2. Generación Presupuesto e Información de Auditoría
6.1.2.1. El organismo de auditoría suministra el solicitante de auditoría con una cita y los detalles del contrato, incluyendo:
Los honorarios de auditoría:
Las tasas relativas a subir del informe de la auditoría Sedex, en su caso.
o Cualquier costo de las actividades posteriores, como la verificación de escritorio. o Todos los gastos pertinentes (incluidos los honorarios del traductor).
Una ventana de tiempo acordado en el caso de una auditoría semi anunciada, fecha de auditoría propuesta si es anunciado, o auditoría.
Longitud de la auditoría.
Receptores del informe de auditoría.
Aprobación de liberación de informe de auditoría a terceros.
Una copia de la política de ética en los negocios de la empresa de auditoría.
La información completa sobre los requisitos de los clientes (por ejemplo, tipo SMETA, los auditores específicos, requisitos carga Sedex, etc.)
6.2 Preparación para una Auditoría (para Auditores)
Es esencial que todas las partes estén plenamente informadas sobre el alcance de la auditoría SMETA y la información que debe estar disponible en la auditoría. La compañía auditora / auditor es responsable de asegurar todos los requisitos sean claros al sitio.
Nota: Consulte también "6.6 Preparación para una Auditoría (lugar de trabajo)". lo que da detalles de las acciones requiere del sitio antes de la visita de auditoría.
Una vez que la auditoría se ha acordado se requieren ciertas preparaciones del auditor. Estos incluyen, pero no debe limitarse a:
6.2.1. Antecedentes y Reseña
El auditor debe ser consciente de las condiciones imperantes, los retos y problemas que afectan al sitio auditado. Esto debe incluir idealmente contacto con las organizaciones de la sociedad civil locales que están al tanto sobre las cosas que afectan a los trabajadores a nivel local. Además, el auditor debe estar al tanto de los temas de actualidad en los mercados de este comprador.
La organización auditora o auditor también deberían reunir periódicamente información en criterios sociales, económicos y cuestiones políticas que afectan a los trabajadores y la comunidad local de una amplia gama de fuentes. Esto debe incluir legislación aplicable a empleo, salud, seguridad,
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agencias de empleo y de protección de datos. Debería también incluir una comprensión de los costes salariales o costos de la vida en la región.
Conocimiento del auditor de las condiciones de trabajo específicas y la legislación debe ser revisado por lo menos anualmente.
6.3. Selección del Auditor/ Equipo de Auditoría
Las calificaciones y experiencia del auditor son vitales para una auditoría eficaz. La elección de auditor es la decisión de los miembros individuales; Sedex no certifica o acredita auditores ni prescribir que tipo de auditor puede realizar una auditoría.
Algunos miembros compradores en Sedex (miembros A y AB) requieren que sus proveedores sólo utilicen los auditores de un lista aprobada. Al sitio, se recomienda consultar con sus clientes antes de contratar a un auditor / auditoría compañía.
Los auditores pueden trabajar por cuenta propia o ser empleado por una organización comercial, no gubernamental, sindical o parte de la industria.
Para ayudar a los miembros en su selección de los auditores de la AAG han producido una “SMETA Guía de Competencias del Auditor en Sistemas Sociales” disponible en la sección de miembros de la Sedex. También vea “GSCP Herramientas de referencia para Competencia de Auditoría ", que está disponible públicamente.
Auditores y los cuerpos de auditores deben ser elegidos basados en :
Formación de habilidades y experiencia en Auditoría
El conocimiento local y la industria
Habilidades de idioma
Género y origen étnico / nacional que refleja la fuerza de trabajo
Reputación
Integridad
Compromiso con la mejora de cumplimiento social
Cualificaciones apropiadas que aumentará la fiabilidad de la información de auditoría
Las listas de aprobados de las empresas de auditoría / auditores de clientes relevantes (si procede)
El organismo de auditoría se asegura de que el auditor asignado a una auditoría es consciente de los antecedentes y el contexto y que cumplen con el nivel básico de las competencias descritas para los miembros en la "SMETA Guía de las Competencias del Auditor en los Sistemas Sociales” en los recursos de los miembros de Sedex.
Información adicional sobre las competencias del auditor está disponible públicamente en GSCP: “GSCP Herramientas de referencia para Competencia de Auditoría”.
El auditor más adecuado, en términos de habilidades, la experiencia, el género, el origen étnico, la capacidad lingüística, etc., debe ser cuidadosamente considerado en la etapa de planificación de la auditoría, con la información proporcionada en el SAC y de otras fuentes.
Para los auditores independientes de terceros, no debe haber ninguna conexión entre el auditor (s) y el sitio de evitar cualquier posible conflicto de intereses.
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Para auditorías de mayor magnitud, puede ser necesario un equipo de auditoría. Esto debe cumplir con los siguientes criterios:
El equipo de auditoría está dirigida por un jefe de equipo calificado.
El equipo incluye al menos un auditor que cumpla con los criterios de la "SMETA Guía de las Competencias del Auditor en los Sistemas Sociales”
El equipo posee o tiene acceso al conocimiento de las condiciones de trabajo locales es decir, mediante el uso de un auditor experimentado o mediante el uso de notas de orientación.
El equipo se puede comunicar en los principales idiomas hablados por los directivos y trabajadores del sitio. Cuando esto no es posible, se deben utilizar los traductores.
¿Dónde hay un idioma de la mayoría de los trabajadores en el lugar (50% o más), el entrevistador de los trabajadores debe ser un hablante nativo de esa lengua, otras lenguas minoritarias habladas así se pueden superar mediante un traductor.
El equipo tiene al menos un miembro que tenga conocimiento / experiencia de la industria aplicable.
Todos los miembros del equipo deberán estar calificadas en sistema de calidad del organismo de auditoría, incluyendo el uso de especialistas.
Se tendrán en cuenta el equilibrio de género de los trabajadores y las normas culturales cuando se selecciona al equipo de auditoría. Si esto no es posible, debe tenerse en cuenta en la declaración SMETA al inicio informe de auditoría. Esto es especialmente importante cuando sólo un auditor va a llevar a cabo tanto la auditoría como también las entrevistas a los trabajadores. Si sólo hay un auditor involucrado en entrevistas puede ser importante (dependiendo de normas locales culturales) que no estén solos cuando se entrevista a una persona del sexo opuesto.
Si un traductor u otro experto externo se va a utilizar el líder del equipo debe asegurarse de que tienen cerciorado de que no hay conflicto de intereses.
6.4 Sistema de Gestión de un Cuerpo de Auditoría
Es esencial que un auditor / organismo auditor tiene un sistema en el lugar para asegurar la calidad de su producción, que es la calidad de la auditoría y la calidad de la documentación producida para grabar la auditoría.
El organismo de auditoría debería, como mínimo estar certificada contra un sistema de gestión de calidad reconocida, como ISO9001: 2000 e idealmente debe ser acreditado a los requisitos de la norma ISO / IEC Guía 62, 65 o ISO17020, ISO 17021, ISO 17065.
6.4.1 Monitoreo y Evaluación del Auditor
Como parte de su desarrollo continuo profesional todos los auditores están sujetos a un examen y evaluación de su rendimiento. Esto se logra mediante la combinación de una serie de actividades en parte, descrito en el "SMETA Guía de las Competencias del Auditor en los Sistemas Sociales” (disponible en los recursos de los miembros de Sedex) e incluye:
Recibir actualizaciones y sesiones de cada año.
Asistir a un curso de Auditoría Social completo de actualización cada dos años.
Revisión periódica de la documentación presentada por el auditor para la oficina.
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Auditoría observadas anuales (observar 2 auditorías cuando sea posible). 6.4.2 Control de Calidad y Consistencia Global
Estos son administrados por los siguientes procesos:
Producción e implementación de procedimientos operativos estándar para todas las funciones relacionadas con la prestación del servicio de auditoría social.
El entrenamiento regular de personal en esos procedimientos normalizados de trabajo.
Asegurar el personal esté adecuadamente entrenados y experimentados para su papel y responsabilidades de trabajo.
Implantación y mantenimiento del sistema de gestión del organismo de auditoría.
Implementar y mantener un sistema interno de gestión del programa de auditoría / calidad.
Producción de indicadores clave de rendimiento y los objetivos y metas para asegurar la mejora continua en la prestación de servicios.
Implantación y mantenimiento de procesos específicos para garantizar la coherencia global de la prestación de servicios.
Estos deben incluir:
Análisis central de los informes de auditoría de los clientes sociales / éticos para evaluar el cumplimiento de los requisitos (análisis central puede estar basado en un enfoque de muestreo).
Evaluación de la calidad de la carga de la auditoría al sistema Sedex.
Sistema de comunicación de retroalimentación (interna y externamente).
Comunicación a la red de los clientes requisitos y procedimientos normalizados de trabajo de los clientes.
Mantenimiento de la información técnica y de gestión del conocimiento.
Auditoría de gestión / comunicación de la acción correctiva y preventiva necesaria.
Revisión continua de su política de ética en los negocios, lo que garantiza "ajuste" para el propósito por ejemplo, pertenencia a una apropiado cuerpo ética externos.
6.5. La comunicación con el sitio
Es importante que el sitio tiene un papel activo en el proceso de auditoría y que es responsabilidad del auditor / empresa auditora para asegurarse de que el sitio tiene toda la información previa a la auditoría correspondiente al menos 2 semanas antes de la auditoría se lleva a cabo.
Cuando se hace una solicitud de auditoría, el auditor deberá completar Perfil Sitio / SAQ (por Sedex ambos son juntos en el SAQ), desde el sitio, ya sea directamente o a través de Sedex. Siempre que sea posible, el auditor también debe revisar las copias de los informes de auditoría recientes, incluyendo todas las acciones correctivas e incumplimientos pendientes. Esta información permite a los auditores planificar la auditoría, teniendo en cuenta aspectos tan importantes como las horas de trabajo, turnos, de cualquier ampliación recientes del terreno o locales, el uso de la agenda de trabajo y la posible necesidad de intérpretes.
Cuando la auditoría es una auditoría de seguimiento del auditor / empresa auditor debe asegurar que el sitio ha tenido una copia del Plan de Acciones Correctivas (CAPR) de la auditoría anterior y
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que son conscientes de la auditoría de seguimiento será en busca de pruebas para verificar estas acciones correctivas. Una garantía de buena práctica establecida es enviar una copia con la comunicación previa a la auditoría. Ver “SMETA Paquete de Información de Pre-Auditoría”.
Una vez que una auditoría es reservada, el auditor deberá remitir, al menos, la siguiente información al contacto principal del sitio:
El estándar o código que el sitio será auditado.
El alcance de la auditoría acordada en términos de empresas / sitios / edificios.
Documentación que debe estar disponible durante la auditoría (ver “SMETA Paquete de Información de Pre-Auditoría”).
Las personas clave que estén disponibles en el momento de la auditoría.
Solicitud de la presencia del sindicato y / o representantes de los trabajadores en todas las fases de la auditoría, incluida la reunión de apertura.
Los arreglos para entrevistas a los empleados.
Confidencialidad / protección de datos.
Durante un seguimiento de auditoría una copia de cualquier Plan de Acciones Correctivas anterior en poder de la empresa de auditoría.
Código de ética de los negocios del auditor / compañía auditora.
Programa de auditoría y el proceso para plantear cuestiones.
Circulación del informe de Auditoría y arreglos para subir a Sedex incluida la clarificación de los precios.
Materiales de comunicación que permitan el sitio comunicar el código de trabajo para su empleados.
Nota: La AAG ha creado un “SMETA Paquete de Información de Pre-Auditoría” que puede ser utilizado en su totalidad o en parte, a informar al sitio a auditar, sobre el proceso de auditoría SMETA y para ayudarles en la preparación para una auditoría. Este normalmente debe ser enviado por el auditor al sitio por delante de la auditoría. Esta información se debe dar un mínimo de por lo menos 2 semanas antes de la auditoría.
6.5.1. Información para Trabajadores
Debe ser comunicada información clara acerca de la auditoría por el sitio a los trabajadores que explican el propósito de la visita y el proceso. Normalmente, dicha información es proporcionada por el organismo de auditoría al sitio para distribuir con anterioridad a la auditoría. También puede ser proporcionado por una compañía de compra u otro solicitante de auditoría.
La información debe estar disponible en los principales idiomas hablados por los trabajadores y debe incluir:
Objetivo y alcance de la auditoría.
Introducción a los auditores y su papel (haciendo hincapié en que son independientes y externos).
El proceso de auditoría, incluida la confidencialidad de las entrevistas a trabajadores.
Materiales de educación de los Trabajadores (folleto o DVD).
Detalles de contacto del auditor / empresa de auditoría y para cualquier instalación de denuncia de irregularidades con el apoyo del solicitante de la auditoría.
Nota: Para ver un ejemplo del tipo de información que debe darse a los trabajadores vea "Guía de Información para la Pre-Auditoría".
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Una vez que el auditor ha recibido toda la información previa a la auditoría requerida, deben planificar cuidadosamente la auditoría. Para sitios de mayor tamaño esto puede incluir la selección de un equipo adecuado y el nombramiento de un auditor líder. El plan de auditoría debería tener cuenta los riesgos ya identificados en la información previa recibida a la auditoría.
Se debe tener cuidado especial para asegurar que las entrevistas de los trabajadores se puede llevar a cabo utilizando el protocolo descrito en '7.3 Gestión y trabajador Entrevista' que puede incluir la necesidad de uno o más traductores.
Nota: donde hay una lengua mayoritaria en el lugar de 50% más de los trabajadores, el entrevistador debe ser un hablante nativo de esta lengua. Las lenguas minoritarias pueden ser cubiertos mediante traductores.
6.5.3 Auditoría longitud, tamaño de la muestra y del calendario
A continuación está estableciendo una tabla "día auditor" el número de días de auditor, individuales y entrevistas grupales, así como tamaño de la muestra para la revisión de los archivos y registros de tiempo / salarios.
El cuadro excluye preparación de la auditoría, los viajes, Sedex "Tiempo de Carga del informe de auditoría" e informe de auditoría por escrito, pero incluye la producción de un PAC (Plan de Acciones Correctivas) en el sitio.
Para una mejor práctica en auditorias comerciales éticas auditorías, entrevistas a los trabajadores deben incluir una muestra representativa de personas y departamentos dentro de la planta de producción incluyendo la agencia de contratación, contratados y los trabajadores migrantes.
Estos días de auditor sugeridas son sólo directrices. Los auditores utilizan su discreción y consideran la industria, ubicación y el conocimiento individual al definir el número de empleados para entrevistar.
6.5.3.1 Tabla de Días Auditor y tamaño de la muestra inicial para Auditoría Inicial y Auditoría Completa Días Auditor Número de trabajadores excluyendo los de Gestión Entrevistas Individuales Entrevistas Grupales Total de Trabajadores Entrevistados Archivos de Trabajador es / hora y registros de salarios revisados por mes * Tiempo efectivo utilizado en entrevistas 1 1-100 6 o el total te los trabajadores menos de 5 1 grupo de 4 10 10 2.5 hrs 2 101-500 6 4 grupos de 5 26 26 6 hrs 3 501-1000 12 6 grupos de 5 42 42 8.5 hrs 4 1001-2000 20 8 grupos de 4 52 52 12.5 hrs
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4 2001+ 22 8 grupos de
5
62 62 14 hrs
* El número de archivos de los trabajadores respecto a la revisión se afirma por mes, es decir, de los archivos de 10 trabajadores examinados en la primera línea, en menos tres meses de registros para cada trabajador debe ser revisado, actual (o más reciente), pico y temporada de azar / baja.
Si un sitio tiene más de 2.000 trabajadores, el número de entrevistas se determinará caso por caso dependiendo de las circunstancias de la instalación. Lo sugerido es como mínimo, lo que debería aumentar a medida que el número de trabajadores aumenta. Esto es a discreción del auditor y de acuerdo con el solicitante de auditoría.
Para los pequeños productores: ¿Debe tomarse consideración el tamaño y se extensión y el número de lugares en crecimiento para determinar los días de auditor requerido.
Mayor número de días de auditor pueden requerir el uso de más de un auditor. Dos o más auditores en un equipo de auditoría permitirá un equilibrio de habilidades, o mejorar el equilibrio de género. Sin embargo a la hora de decidir el tamaño del equipo, se debe prestar atención al tamaño del sitio y la interrupción potencial causada por un equipo de auditoría grande.
Para un 4-Pilar SMETA Auditar la guía es un adicional de 0,5 días de auditor de los procedimientos adicionales de Extended evaluaciones Ética Ambiental y Negocios.
Cuando una cadena de suministro desea "top-up" una auditoría existente SMETA 2-Pilar realizando sólo Medio Ambiente y Ética Empresarial esto debe ser discutido entre el solicitante de auditoría y auditor. Ya que puede ser práctico efectuar un 0,5 días de auditor, una solución puede ser la de 'top-up' durante un seguimiento auditoría.
Los entrevistados de las entrevistas individuales siempre deben ser incluidos en los trabajadores para los archivos de los trabajadores y registros se comprueban. Los archivos y registros adicionales de los trabajadores pueden ser muestreados al azar del resto de la fuerza de trabajo, es decir, los trabajadores de agencias asegurar que se muestrean todos los tipos de trabajadores (trabajadores temporales, trabajadores permanentes, trabajadores migrantes y los trabajadores vulnerables, como los trabajadores jóvenes, las trabajadoras embarazadas) teniendo en cuenta las cuestiones de fondo, por ejemplo, turnos, rangos salariales, puesto de trabajo.
6.5.3.2 Tabla de Auditor Días y tamaño de la muestra para un proceso de auditoría de seguimiento parcial
Se requiere una auditoría de seguimiento cuando las acciones correctivas no pueden ser verificadas a través de la evidencia suministrada a través de "seguimiento de escritorio" solamente. Ejemplos de tales acciones incluyen salarios y horas de acciones correctivas donde un mínimo de 2 meses se requieren de registros para verificar las acciones correctivas.
A continuación se muestra una guía sobre el plan de tiempo y toma de muestras para un parcial de auditoría de seguimiento:
Días de Auditor Número de trabajadores Durante la auditoría de
seguimiento de una muestra de entrevistas y revisión del expediente se llevará a cabo. El tamaño de muestra de estas revisiones se determinará por la naturaleza y correctivo 1 1-100 1 101-500 1 501-1000 2 1001-2000 TBC 2001 +
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acciones que se están
verificados.
Un seguimiento de auditoría parcial (ver "5.3 Secuencia de auditorías" para una definición de un seguimiento parcial) puede necesitar menos tiempo dependiendo de la naturaleza de las acciones correctivas siendo verificada.
Nota: Las tablas son a título indicativo y los miembros deben decidir, con sus auditores, el tiempo deseado dependiendo de la naturaleza de la información requerida. SMETA Guía de Buenas Prácticas sí especifica lo anterior como requisito mínimo. Los auditores deben utilizar su experiencia y juicio para aumentar el tamaño de la muestra, según sea necesario.
"Día de auditor" se especifican en unidades donde 1 es igual a 1 auditor en el sitio durante 1 día y 2 puede ser 1 auditor durante 2 días o 2 auditores para un día.
En las páginas siguientes son algunos horarios habituales de auditoría que muestran cómo podría funcionar en la práctica:
6.5.3.3 Programa Ejemplo para 1 Día Auditoría Auditoría de Comercio Ético Un auditor a lo largo de un día - ejemplo 50 trabajadores:
09:00 Sesión de apertura (equipo de gestión incluidos Salud y Seguridad, medio ambiente, unión y Recursos Humanos, representantes de los trabajadores).
09:30 Visita de las Instalaciones (representante de Salud y Seguridad y representante del medio ambiente que esté disponible..); Salud y Seguridad, incluyendo selección de seis empleados para las entrevistas. 10:30 Entrevistas a los empleados (seis en total, quince minutos cada uno). También inclusión de la entrevista del representante sindical.
12:30 Documentación Recursos Humanos(manuales / archivos de los empleados / nómina / registros de tiempo), incluyendo el papeleo (cuando autorizado) de esos individuos entrevistados.
13:00 Almuerzo.
13:30 Un nuevo examen de los archivos de nómina / tiempo / empleado si es necesario. 15:15 Salud y Seguridad documentación y entrevista en grupos (un grupo de cuatro personas). 16:00 Auditores preparan informe Acciones Correctivas para el cierre de la reunión.
16:30 Reunión de cierre con el equipo de gestión: elevar hallazgos, las buenas prácticas y los problemas con gestión.
