LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN
DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL.
Lic. Javier Gándara Magaña
Presidente Municipal
Lic. Ariel Z. de la Puente Aguilar
Contralor Municipal
Órgano de Control y Evaluación Gubernamental
Lic. Maribel Mendoza Lopez
Subdirector de Vinculación Institucional
y Situación Patrimonial
Índice
Página Presentación……… 4 Introducción………. 5 Objetivo………... 6 Manual de Procedimientos………... 7
Ventajas de contar con un Manual de Procedimientos………… 9
Revisión y Actualización de los Manuales de Procedimientos.. 10
Difusión de los Manuales de Procedimientos...……….. 11
Metodología...……… 12
Elementos que integran un manual de Procedimientos... 19
oPresentación de forma………... 19
oIndice General ………. 19
oIntroducción………... 19
oVisión, Misión y Valores ………... 20
oPresentación de los procedimientos ………... 20
oFormatos e Instructivo para uso de formato………... 23
oSimbología ……… 24
oBibliografía………... 24
Recomendaciones generales………... 25
Glosario de Términos... 26
Consulte www.hermosillo.gob.mx
PRESENTACIÓN
El Órgano de Control y Evaluación Gubernamental del Municipio de Hermosillo, Sonora, emite los presentes lineamientos para la elaboración de los Manuales de Procedimientos, como parte de las acciones de mejora continua para fortalecer la administración municipal, ofreciendo certeza al servidor público para dirigirse con un alto grado de responsabilidad en su actuar y mostrando así a la ciudadanía una organización transparente y eficiente.
Por lo anterior es una satisfacción entregar a los servidores públicos de la Administración Municipal de Hermosillo, conformada por las Dependencias, Entidades Paramunicipales y Organismos Desconcentrados, los presentes lineamientos, como un apoyo para la elaboración de sus Manuales de Procedimientos.
Ariel Z. de la Puente Aguilar
Introducción
En cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 96, Fracción XIII, de la Ley de Gobierno y Administración Municipal y el Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal Directa, en su Artículo 43 Fracción II, que confiere al Órgano de Control y Evaluación Gubernamental la atribución de formular los Lineamientos para la elaboración de Manuales, emite para disposición de las Dependencias, Entidades Paramunicipales y Organismos Desconcentrados que conforman el H. Ayuntamiento, los presentes Lineamientos para la elaboración de Manuales de Procedimientos, en los que se establecen los elementos básicos a considerar para elaborar o actualizar dichos manuales.
Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales.
De cualquier manera, es manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la administración municipal se llevan a cabo.
El presente documento establece los elementos básicos y orienta de manera sencilla la forma de realizar, o en su caso, de actualizar el manual, a quienes tienen bajo su cargo la responsabilidad de la mencionada tarea. Considerando la importancia que presenta el que las Dependencias, Entidades Paramunicipales y Organismos Desconcentrados del Municipio de Hermosillo, cuenten con un Manual de Procedimientos y, que éstos se elaboren con uniformidad en los elementos, se exponen los siguientes lineamientos.
Objetivo
Otorgar a las Dependencias, Entidades Paramunicipales y Organismos Desconcentrados que conforman la Administración Pública Municipal, la metodología y bases técnicas para la elaboración del Manual de Procedimientos, asimismo que permita identificar, documentar y definir los criterios para dar seguimiento a los procedimientos en cada una de las áreas, apoyando con ello en forma preventiva y respetuosa al mejor actuar de cada una de ellas.
Manual de Procedimientos
El Manual de Procedimientos es un documento que contiene la información necesaria para realizar de manera precisa y secuencial las tareas y actividades operativas asignadas a las unidades administrativas, asimismo, establece la responsabilidad de éstas e incluye los medios básicos para su instrumentación y adecuado desarrollo, con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el análisis de los procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la administración municipal y describiendo que se espera obtener con su ejecución.
Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se genere en esta materia, así como los datos necesarios para analizar los manuales de procedimientos, instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento. A través del establecimiento de estos requerimientos mínimos de información, se estará en posibilidades de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidades administrativas en lo referente a la instrumentación y aplicación de las medidas de mejoramiento, que incrementen su eficacia y eficiencia operativa.
Conocer las políticas en una institución proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Política no es otra cosa que una actitud de la dirección.
Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la línea de organización, si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan.
Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección. Las políticas escritas también establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección general, según convenga a las condiciones locales.
Los manuales de procedimientos, por sus características diversas, pueden referirse a tareas y actividades individuales, por ejemplo, registro y control de un trámite, prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de
operación de todo un departamento, o bien, a prácticas generales en un área determinada de actividad, como el área administrativa o de contabilidad, entre otras.
Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que señala las políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo, con ilustraciones en base a diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos.
En los de procedimientos es costumbre incluir o reproducir las formas que se emplean en el procedimiento de que se trate, con un ejemplo o instrucciones para su llenado.
Ventajas de contar con un Manual de Procedimientos
Los Manuales de Procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, presentan las siguientes ventajas:
• Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las
actividades que realiza una Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado, así como los formatos a utilizar.
• Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades.
• Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades.
• Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas área de la unidad administrativa.
• Representar más fácilmente, mediante el diagrama de flujo, las
operaciones a realizar.
• Detectar y visualizar más rápidamente las fallas.
• Facilitar la comunicación entre el personal, ya que a través de los diagramas se van determinando las actividades que debe realizar un departamento o área, así como sus responsabilidades.
• Auxiliar al analista de procedimientos en la revisión y simplificación
de los mismos.
• Conocer el funcionamiento interno de las unidades administrativas en
el desempeño de sus tareas.
• Servir de base para programas de modernización administrativa.
Revisión y actualización del Manual de
Procedimientos
Es necesario mantener actualizado el Manual de Procedimientos, ya que su utilidad radica en la veracidad de la información que contiene.
La actualización deberá realizarse cuando existan modificaciones en las atribuciones normativas, en los procesos operativos, estructura orgánica y en el cambio de administración, indicando la fecha de revisión del procedimiento, siendo responsable de esta acción la persona que funja como Director General de la unidad administrativa correspondiente.
El titular de la Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado, deberá designar al responsable del Ente Público que se trate, para que integre el documento basado en los lineamientos y recomendaciones que se dan a conocer por el Órgano de Control y Evaluación Gubernamental, con el propósito de guardar homogeneidad en cuanto al contenido y presentación del mismo.
Las principales características con las que debe contar el responsable de integrar el documento, son las siguientes:
• Conocer la misión y visión de la Administración Pública Municipal. • Conocer el marco de actuación del Gobierno Municipal.
• Conocer la estructura de la Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado.
• Conocer el marco de actuación de cada una de las Unidades Administrativas y sus interrelaciones.
• Conocer la operación de cada una de las Unidades Administrativas y sus interrelaciones.
• Conocer el enfoque de los procesos operativos.
• Capacidad para alinear los procesos de la Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado al cumplimiento de su marco de actuación.
Difusión de los Manuales de Procedimientos
Una vez autorizado el Manual de Procedimientos por el H. Ayuntamiento, es responsabilidad del Órgano de Control y Evaluación Gubernamental remitir dicho documento a la Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado correspondiente, con el Acta autorizada de sesión de Cabildo previamente certificada, para su difusión entre el personal, asimismo, se hará la publicación en el portal de Internet
www.hermosillo.gob.mx , para conocimiento de los servidores públicos y de la ciudadanía en general.
El Órgano de Control y Evaluación Gubernamental remitirá copia certificada de la información anterior, para su salvaguarda, a la Subdirección de Vinculación Institucional y Situación Patrimonial, una vez firmado de recibido por la Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado de que se trate.
Metodología
La elaboración del Manual de Procedimientos es una tarea minuciosa que requiere diseñar la metodología mínima necesaria que conduzca, en el menor tiempo posible, a su elaboración.
Con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el análisis de los procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas del Gobierno Municipal, es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se genere en esta materia, así como los datos necesarios para analizar los manuales de procedimientos, instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento.
A través del establecimiento de estos requerimientos mínimos de información, se estará en posibilidades de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidades administrativas en lo referente a la instrumentación y aplicación de las medidas de mejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativa.
Así pues, resulta indispensable establecer los puntos que deberán contener los siguientes documentos.
Este manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada los procedimientos que se ejecutan en una unidad administrativa, los órganos que intervienen y los formatos que se deben utilizar para la realización de las funciones que se le han asignado.
El manual está integrado por los procedimientos que se dan en el ámbito de acción de la unidad de referencia o en los que participe por la naturaleza de su competencia.
Entre los procedimientos que deberán formar parte de un manual tenemos a: • Aquellos que tienen impacto en la calidad del servicio.
• Los que por su complejidad deban documentarse. • Los que pueden provocar insatisfacción del usuario. • Los que por Ley o Reglamento deban existir.
• Los que impliquen un riesgo económico.
• Los relacionados con la competencia del personal.
A continuación se ilustran algunos puntos fundamentales que habrán de seguirse para su formulación.
1) Planeación del estudio.
Con el objeto de integrar el Manual de Procedimientos es necesario planear las acciones pertinentes, diseñar programas donde se establezcan los requerimientos, fases y procedimientos que fundamenten la elaboración del mismo.
2) Recopilación de datos.
Consiste en recabar documentos y datos en general, que organizados, analizados y sistematizados permitan integrar el Manual de Procedimientos, logrando con ello comunicación de la información, se utiliza además como una herramienta para la comunicación y la transmisión de la información, existe evidencia de la conformidad y aporta evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente.
La recopilación de datos comparte conocimientos, difunde y preserva las experiencias de la organización, existe consistencia en las acciones, permite además el conocer el funcionamiento de la unidad de trabajo y su operación con fines de dirección, organización, ejecución, administración, supervisión, control y evaluación, permite el análisis de los procedimientos para su mejora, precisa responsabilidades, favorece la medición de resultados, ayuda a definir flujos eficientes de trabajo y genera información básica para la toma de decisiones.
Para obtener la información, es necesario consultar diversas fuentes, entre las cuales están:
Investigación Documental .- Consiste en investigar en los archivos de las Dependencias, Entidades Paramunicipales u Organismos Desconcentrados, con el fin de encontrar escritos, tales como manuales, boletines oficiales, comunicaciones formales, registros, etc., que contengan datos de importancia.
Investigación de Campo .- La investigación de campo se refiere a la aplicación de las siguientes técnicas:
a).- Entrevistas.
Se refiere a la comunicación oral entre dos o más personas, una como entrevistador y otra como entrevistado. Es necesario llevar a cabo reuniones con el personal directivo del área, así como con el personal que directamente opera los procedimientos. Con los primeros niveles las entrevistas deben realizarse con carácter normativo, es decir, tratar de obtener las estrategias y políticas de acción, para los estudios pertinentes.
El personal operativo proporcionará información sobre cómo se hacen las cosas y de ahí determinar cómo funcionan.
Para las entrevistas deberá tenerse bien identificado el objetivo.
b).- Cuestionarios.
Se aplican tanto a los niveles directivos como operativos buscando captar un análisis del proceso, iniciando con el análisis específico de cada actividad. La aplicación de cuestionarios permite contar con un respaldo de la información recabada.
c) Análisis de la Información.
Una vez terminada la fase de recopilación de datos, se pasará al análisis de la información con el encargado o responsable del procedimiento, que constituye una de las partes más importantes para la elaboración del Manual de Procedimientos.
Deberá asegurarse que los datos recopilados sean relevantes, precisos y representativos. La información debe ser validada por el director de área y por el titular de la Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado, para garantizar la veracidad de la misma.
d) Registro de la Información.
En esta etapa es necesario describir el proceso, empleando los diagramas de flujo, los cuales son una representación gráfica de los hechos que suceden en un procedimiento; aquí intervienen frases u oraciones descriptivas dentro de los símbolos utilizados. Los diagramas de flujo pueden ser de dos tipos:
Mecánico.- Muestra la forma de cómo se va a hacer un procedimiento.
Dinámico.- Muestra como se está realizando un procedimiento, lo que lleva a evaluar un proceso establecido, permitiendo hacer comparaciones, detectar flujos de información inadecuados, excesos de recorridos de información, etc.
Para la elaboración de los diagramas de flujo se utilizan símbolos que representan gráficamente las características de las actividades que se desarrollan en el proceso, los cuales se ilustra en la siguiente simbología básica de diagramación:
e) Principios de Diagramación:
• Un diagrama de flujo siempre se inicia con el símbolo “TERMINAL”
• El diagrama de flujo se elabora de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha.
• Las líneas entre los símbolos indican el sentido del flujo.
• Todo documento que entra a un archivo temporal deberá volver al flujo y llegar a su destino final o archivo permanente.
• A cada conector de página le corresponde un conector de entrada a página, marcado con la misma letra o símbolo.
• A cada conector de hoja le corresponde un conector de entrada de hoja, marcado con el mismo número o letra.
• Todo diagrama de flujo termina con el símbolo “TERMINAL”.
Terminal: Indica inicio o terminación del flujo
Operación: Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento.
Decisión o Alternativa: Indica un pun-to dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos.
Documento: Representa cualquier tipo de documento que se utilice en el – procedimiento
Archivo: Representa un archivo – común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente
Conector de página: Representa una conexión o enlace de una --parte del diagrama de flujo con o-tra parte lejana del mismo
Conector de hoja: Representa un enlace o conexión de una hoja a – otra
Dirección de flujo o línea de unión:
conecta los símbolos señalando el -orden en que se deben realizar las – distintas operaciones
f) Análisis de Actividades.
Una vez recopilada y registrada la información el siguiente paso consiste en analizar las actividades que se realizan en un procedimiento, con el fin de considerar todos los elementos productivos y no productivos de una operación, con vistas a su mejoramiento.
Para llevar a cabo esta etapa se deberán analizar todos los registros realizados, la información documental obtenida, así como los formatos que forman parte de todo el procedimiento.
En el análisis de las operaciones se tienen que considerar los siguientes aspectos:
• ¿Qué se hace?
• ¿Por qué se hace?
• ¿Quién lo hace?
• ¿Cómo se hace?
• ¿Cuándo se hace?
• ¿Donde se hace?
• ¿Con que se hace?
La verificación de los datos recopilados presenta las siguientes ventajas:
- Señala con precisión las omisiones.
- Elimina información errónea que conduzca a conclusiones falsas.
- Se indican los aspectos que precisan una mayor investigación: Las personas encargadas de realizar la investigación deberán ser:
- Sistemáticos en la evaluación de los datos recopilados y registrados.
- Críticos, evaluando continuamente todos los elementos de un trámite.
g) Validación de la información recopilada.
Toda información recopilada y diagramada será necesario someterla a validación de los responsables directos de haber entregado dicha información, asimismo de las jefaturas jerárquicas inmediatas, hasta el titular de la Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado; de igual forma la validación se llevará a cabo cuando se recomiende una modificación o se realice una mejora al procedimiento.
h) Revisión y actualización.
La necesidad de revisar y actualizar los Manuales de Procedimientos surge al modificarse las tareas al interior de las unidades administrativas.
En este sentido los titulares de las Dependencias, Entidades paramunicipales u Organismos Desconcentrados, deberán informar oportunamente al responsable o responsables de la elaboración del Manual de Procedimientos, todo cambio en las actividades, formatos o responsables de proporcionar un servicio, ya sea al público usuario o de apoyo interno, con el fin de que se realicen oportunamente las modificaciones pertinentes.
La autorización por parte del H. Ayuntamiento, se recomienda para el manual integral, y en caso de cambios en los procedimientos que conforman el manual, la revisión y aprobación completa se recomienda en forma anual.
Elementos que integran un Manual de Procedimientos
Los principales elementos que integran un manual de procedimiento son los siguientes:
1. Presentación de forma.
Se refiere a la portada y anteportada del Manual de Procedimientos la cual debe contener los siguientes datos:
1.1.Caratula: Conteniendo la información siguiente:
• Escudo del H. Ayuntamiento
• Escudo Nacional.
• Nombre de la Dependencia, Entidad u Organismo Desconcentrado.
• Título: Manual de Procedimientos de....
• Fecha de elaboración o actualización.
1.2 Portada. Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado, nombre, cargo y firma del responsable de su elaboración, nombre, cargo y firma del Titular del Órgano de Control y Evaluación Gubernamental quien es el responsable de la revisión y validación del documento y el apartado para la autorización del H. Ayuntamiento de Hermosillo.
2. Índice general.
Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento.
3. Introducción.
Es la explicación acerca de la utilidad y propósito del documento, que incluye la información referente al ámbito de competencia de la unidad administrativa, su
uso, y cómo y cuándo se harán revisiones o actualizaciones; esta no deberá exceder de dos cuartillas y su redacción debe ser sencilla, comprensible y clara.
4. Visión, Misión y Valores.
• Visión
Dentro de este apartado deberá describirse lo esperado por alcanzar a largo plazo en la Unidad.
• Misión
Describir el propósito esencial de la Unidad.
• Valores
Enlistar los principios con los cuales se desempeña la Unidad, tomando en cuenta los 10 principales valores de la Administración Pública Municipal, entre otros : • Responsabilidad • Orden • Honradez • Espíritu de Servicio • Honestidad • Trabajo en Equipo • Lealtad • Compromiso • Transparencia • Compañerismo
5. Presentación de los Procedimientos:
Este apartado se enumeran los procedimientos contenidos en el manual, posteriormente se agrega una hoja como separador con el nombre de la Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado, y a
partir de ahí se iniciará con la presentación de cada uno de los procedimientos enumerados donde deberá incluir la siguiente información:
• Nombre del procedimiento.- el cual debe coincidir con el especificado
en la presentación del procedimiento.
• Objetivo de procedimiento. Se planteará el propósito que se pretende lograr con la ejecución del procedimiento.
• Base jurídica. Enumeración de los ordenamientos o normas jurídico – administrativas que rigen la operación de la unidad.
• Órganos que intervienen. Enumeración de las unidades, sub-unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se trate.
• Políticas y normas de operación. Exposición de criterios y normas que orienten la organización de las actividades.
• Diagrama de flujo. Representación del flujo de operaciones para mostrar las unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el uso de la simbología definida.
Manual de Procedimientos
70
Objetivo:
Verificar que se cumpla con la normatividad relativa de acceso a la información y su publicación en la página web.
Base Jurídica:
Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora
Ley de Gobierno y Administración Municipal.
Lineamientos Generales para el acceso a la información
Órganos que intervienen:
Subdirector de Evaluación al Desempeño
Enlace de dependencia
Políticas y normas de operación:
• La información relativa a las dependencia y entidades para su publicación en la página web deberá cumplir con lo
establecido en los artículos 14 y 17 de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora y en los
Lineamientos Generales para el acceso a la información pública en el Estado de Sonora.
Dependencia: Órgano de Control y Evaluación Gubernamental
Área: Subdirección de Evaluación al Desempeño
Elaboró: Subdirector de Evaluación al Desempeño
Aprobó: Titular del Órgano de Control y Evaluación Gubernamental
Validación de Información para publicación en página web
Validación de Información para publicación en página web
P-CM-ED-03
Inicio
Subdirector ingresa a
control panel para revisar
información enviada por los
enlaces de las dependencias
y entidades
Analiza que la información
Cumpla con lo estipulado
En la Ley de Acceso a la
Información Pública del
Estado de Sonora
¿ aprueba
Información?
Informa a enlace
correspondiente, para
corrección de información
no
1
1
si
Subdirector aprueba
sube información
a la página web, para su
publicación
Fin
LINEAMIENTOSPARALAELABORACIÓNDE MANUALESDE PROCEDIMIENTOSValidación de Información para publicación en página web
P-CM-ED-03
Inicio
Subdirector ingresa a
control panel para revisar
información enviada por los
enlaces de las dependencias
y entidades
Analiza que la información
Cumpla con lo estipulado
En la Ley de Acceso a la
Información Pública del
Estado de Sonora
¿ aprueba
Información?
Informa a enlace
correspondiente, para
corrección de información
no
1
1
si
Subdirector aprueba
sube información
a la página web, para su
publicación
Fin
6. Formatos e instructivos para el uso de formatos.Los formatos utilizados en la ejecución de los procedimientos objeto de nuestro manual deberán anexarse al final de cada descripción de los mismos, acompañados de su respectivo instructivo de llenado.
Para ello se recomienda elaborar instructivos de llenado de aquellos formatos que se originen por la unidad administrativa correspondiente. A continuación se expone un ejemplo gráfico de un formato con su respectivo instructivo de llenado.
INSTRUCTIVO DE LLENADO PEDIDO
CONCEPTO DESCRIPCIÓN
( 1 ) Anotar: Día, mes y año de elaboración
LINEAMIENTOSPARALAELABORACIÓNDE MANUALESDE PROCEDIMIENTOS
PÁGINA 23
PEDIDO
Fecha:__________
Descripción del Artículo: _________________
Cantidad: ______________________________
Autorizó ( 1 )
( 2 )
( 2 ) Señalar el nombre y presentación del artículo solicitado ( 3 ) Especificar el número solicitado (4 ) Nombre y Firma de quien lo solicita ( 4 )
7. Simbología.
8. Bibliografía.
Es la lista o relación de textos o fuentes de información que fueron consultados o utilizados para la elaboración del Manual de Procedimientos donde se enunciará en primer lugar los Lineamientos para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Administración Pública Municipal, emitidos por el Órgano de Control y Evaluación Gubernamental en Agosto de 2010.
Recomendaciones Generales
• Es recomendable que el Manual de Procedimientos sea elaborado con la participación del personal adscrito a las unidades administrativas que tienen responsabilidad de realizar las funciones, asimismo que éstas queden validadas por los mismos.
• Deberá enumerarse cada página que integre el manual en la parte inferior derecha y en la parte inferior izquierda se enunciará el título: Manual de Procedimientos. En la parte superior izquierda se enunciará Municipio de Hermosillo, y el nombre de la Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado, a la misma altura, en la parte superior derecha, se incluirá el escudo oficial del Municipio de Hermosillo.
• Una vez que se tenga el anteproyecto del manual, es necesario someterlo a revisión del Director General de la Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado de que se trate, quien deberá firmar el documento, con el objetivo de verificar que la información contenida en el mismo sea la adecuada y completa.
• Posteriormente se enviará para su revisión el anteproyecto al Órgano
de Control y Evaluación Gubernamental, y este solicitará a la Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado, el respaldo en disco magnético, procesado en paquete Word, letra tipo arial, tamaño 12 para textos y 8 para diagramas de flujo, además de añadir dos juegos impresos con sus respectivas firmas, para que en conjunto sea enviado por el Contralor Municipal, Titular del Órgano de Control y Evaluación Gubernamental, al H. Ayuntamiento para someterlo a autorización, de acuerdo a lo que señala el Articulo 43, Fracción II del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal Directa y, en su caso, acompañado del Acta de sesión certificada del máximo Órgano de Gobierno de la Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado, con la aprobación del mencionado documento.
Glosario de Términos
Manual.-
Es un documento que integra lo sustancial de un tema de estudio, da una visión íntegra y proporciona información básica y concisa sobre la materia.
Actividad.-Es el conjunto de operaciones afines y sucesivas que son ejecutadas por una unidad responsable para la realización de un trabajo determinado.
Estructura Orgánica.-
Es un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones, se puede describir también como la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica la división de funciones, la interrelación y coordinación que debe existir entre las diferentes unidades organizacionales, con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos.
Unidad.-Llámesele a la Dependencia, Entidad Paramunicipal u Organismo Desconcentrado de la Administración Pública Municipal.
Unidad
Administrativa.-Es el órgano que tiene funciones y actividades dentro de la Dependencia o Entidad Paramunicipal que la diferencian de las demás, conformándose a través de una infraestructura organizacional específica y propia.
Organismo
Desconcentrado.-Este tipo de organismo posee la facultad de decisión, pero sigue sujeto a la planeación y control que de sus actividades realice el órgano superior, se caracterizan por:
- Son creados por una Ley o Reglamento.
- Su competencia deriva de las facultades del Órgano Superior.
- Su patrimonio es el mismo que el del Municipio, aunque también puede tener presupuesto propio.
- Las decisiones más importantes requieren de la aprobación del Órgano del cual dependen.
BIBLIOGRAFÍA
• Guía para la elaboración de Manuales de Procedimientos Contraloría Municipal.
Mayo 2007.
• Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos. Secretaría de la Contraloría General del Estado.
Para mayores informes y asesoría para su elaboración, se le atenderá con gusto en:
Órgano de Control y Evaluación Gubernamental
Subdirección de Vinculación Institucional y Situación Patrimonial Domicilio: Serdán No. 166, esquina con Yáñez,
Colonia Centro, Hermosillo, Sonora.
Teléfonos: 289 30 00, 289 30 25, ext. 3573
Correos electrónicos: [email protected] ,
