CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFASIS EN LA EJECUCION PRESUPUESTARIA MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN, ALTA

VERAPAZ

PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

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Guatemala, 30 de mayo de 2012

Señor

Francisco Pop Pop Alcalde Municipal

Municipalidad de San Agustin Lanquin, Alta Verapaz

Señor(a) Alcalde Municipal:

En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley, son responsables del contenido y efectos legales del mismo.

Sin otro particular, atentamente,

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INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFASIS EN LA EJECUCION PRESUPUESTARIA MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN, ALTA

VERAPAZ

PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

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18 17 17 16 15 14 4 4 3 2 2 2 1 1 1 1 1 1 ÍNDICE

1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal

Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Generales Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera

Limitaciones al alcance

5. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

6. RESPONSABLES DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 7. COMISIÓN DE AUDITORÍA

ANEXOS

Información Financiera y Presupuestaría Ejecución Presupuestaría de Ingresos Egresos por Grupos de Gasto

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Guatemala, 30 de mayo de 2012

Señor

Francisco Pop Pop Alcalde Municipal

Señor(a) Alcalde Municipal:

Los Auditores Gubernamentales designados de conformidad con el Nombramiento No. DAM-0157-2012 de fecha 15 de febrero de 2012 hemos efectuado auditoría, evaluando los aspectos financieros, de control interno, de cumplimiento, operacionales y de gestión, en el (la) Municipalidad de San Agustin Lanquin, Alta Verapaz, con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la ejecucion del presupuesto de ingresos y egresos, correspondiente al ejercicio fiscal 2011

Nuestro examen se basó en la revisión de las operaciones y registros financieros, de cumplimiento y de gestión, durante el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011 y como resultado del trabajo se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados:

Hallazgos relacionados con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones aplicables

Área Financiera

1 Atraso en la rendición de cuentas

2 Varios incumplimientos a la Ley de Contrataciones del Estado 3 Incumplimiento en el plazo y entrega de documentación 4 Falta de reprogramacion del saldo de caja

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La comisión de auditoría nombrada se integra por los auditores: Lic. Mirma Madai Rojas Pum y supervisor Lic. Jose Carmen Alvizuris Garcia.

El (los) hallazgo (s) contenido (s) en el presente Informe, fue (fueron) discutido (s) por la comisión de auditoría con las personas responsables.

Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en detalle en el informe de auditoría adjunto.

Atentamente,

ÁREA FINANCIERA

LIC. MIRMA MADAI ROJAS PUM Auditor Gubernamental

LIC. JOSE CARMEN ALVIZURIS GARCIA Supervisor Gubernamental

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1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

La municipalidad auditada ejerce el gobierno local de su municipio, su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal.

Función

La función principal de la Municipalidad consiste en satisfacer las necesidades de los habitantes del municipio, a través de la ejecución de programas de salud, educación, vivienda, infraestructura vial y saneamiento ambiental, asimismo, suministrar los servicios de agua potable, energía eléctrica, mercados, rastros, parques, centros recreativos y deportivos, para lo cual se apoya en los Consejos Comunitarios de Desarrollo, quienes hacen llegar sus necesidades utilizando el mecanismo de coordinación local por medio de los alcaldes comunitarios.

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

La auditoría se realizó con base en:

La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241.

El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.

Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno.

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Generales

Evaluar que el presupuesto municipal de ingresos y egresos correspondiente al ejercicio fiscal 2011, se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.

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Contraloria General de Cuentas 2 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Informe de la Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011

Específicos

Evaluar la estructura de control interno establecida en la Municipalidad aplicable al proceso presupuestario.

Comprobar la razonabilidad del saldo final de Caja y Bancos.

Evaluar que el presupuesto municipal de ingresos y egresos correspondiente al ejercicio fiscal 2011 se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables

Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente.

Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.

Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de las operaciones, registros y documentación de respaldo de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011; con énfasis en la inversión pública municipal y aspectos significativos en el presupuesto de gastos de funcionamiento, incluidos en los programas siguientes: 0 1 A c t i v i d a d e s C e n t r a l e s , 1 1 M e j o r a m i e n t o de Condiciones de Salud y Medio Ambiente, 12 Red Vial, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los grupos de gasto por Servicios Personales, Servicios no Personales, Propiedad Planta y Equipo e Intangibles; y de la ejecución presupuestaria de ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes y Transferencias de Capital.

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Limitaciones al alcance

Según los reportes de ampliaciones y disminuciones presupuestarias emitidas y entregadas a la comisión de Auditoria por las autoridades Municipales, éstas no concilian con los valores reflejados en el portal SIAF-MUNI, ni con respecto a las actas autorizadas por el Concejo Municipal, por lo que no existe confiabilidad sobre la Ejecución de Ingresos y Egresos reflejados en dicho portal.

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5. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

Hallazgo No.1

Atraso en la rendición de cuentas

Condición

Se determinó que en la Municipalidad, la rendición de cuentas de los meses de Diciembre 2010 a Diciembre del año 2011, se presentaron a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas fuera del plazo establecido en la ley Correspondiente, así; rendición del mes de marzo, presentada 21 días después de la fecha; rendición del mes de julio, presentada 214 días después de la fecha; Rendición de octubre, presentada 142 días después de la fecha.

Criterio

El Acuerdo Interno No. A-37-06 del Sub-contralor de Probidad encargado del despacho, artículo 2, numeral romano III, literales a), b) y b.1), indica: “Todas las municipalidades y sus empresas, deberán presentar la información en los formatos electrónicos definidos por el Ministerio de Finanzas Públicas, la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN) y la Contraloría General de Cuentas, conforme las siguientes disposiciones: III. En los primeros cinco días hábiles de cada mes: Operaciones de la caja fiscal, con la ejecución del presupuesto de ingresos y egresos en efectivo, correspondientes al mes anterior. Para las municipalidades y sus empresas que operan el SIAF-MUNI Y SIAFITO-MUNI deberán de entregar, b.1) Caja Municipal de Movimiento Diario (Reportes PGRITO3 Y PGRITO4), generados por los sistemas informáticos precitados, en forma electrónica, en un medio magnético u óptico.

Acuerdo A-37-06, emitido por la Contraloría General de Cuentas, que contiene las normas de carácter técnico y de aplicación obligatoria para la rendición de cuentas de las municipalidades, en su artículo 2 numeral III inciso b) y sub inciso b.1) “ Las municipalidades deben cumplir con este requisito dentro de los primeros cinco días de cada mes”.

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Causa

Las personas responsables, no están efectuando en forma adecuada el trabajo asignado, debido a la falta de control y supervisión de la autoridad que corresponde.

Efecto

La Contraloría General de Cuentas no dispone de información oportuna para efectuar la fiscalización correspondiente, creando incertidumbre en la aplicación de los recursos municipales.

Recomendación

Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al Director de la AFIM, para que se cumpla con enviar la rendición de cuentas a la Contraloría General de Cuentas, dentro del plazo establecido legalmente.

Comentario de los Responsables

C on fecha 02 de mayo de 2012, se giro el oficio de auditoría No DAM-0157-007-2012 en el que se notifico el presente hallazgo y a la vez se solicito el comentario del responsable y pruebas de desvanecimiento, a lo cual no dio respuesta.

Comentario de Auditoría

Se confirma el hallazgo en virtud que él responsable no se pronuncio al respecto, y no presento pruebas que desvanezcan el mismo.

Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 12, para el Director de AFIM por la cantidad de Q.5,000.00.

Hallazgo No.2

Varios incumplimientos a la Ley de Contrataciones del Estado

Condición

En el proceso de la auditoría se determinó que, la aprobación de las adjudicaciones se hizo fuera de tiempo, en los siguientes proyectos; Dotación Techo Mínimo fase II, San Agustín Lanquin, Alta Verapaz contrato No.06-2011, de fecha 18-05-2011, por un monto de Q.665,178.58 (sin IVA) adjudicado el 04-05-2011 y con fecha de aprobación de la adjudicación 16-05-2011;

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Construcción de Salón de Usos Múltiples Campur Chimel, San Agustín Lanquin, Alta Verapaz contrato No. 30-2010 del 02-12-2010 por un monto de Q.110,535.72 (sin IVA) adjudicado el 11-11-2010 con fecha de aprobación de la adjudicación 23-11-2010.

Criterio

El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado (Reformado por el artículo 7 del Decreto No.27-2009 del Congreso de la República) Aprobación de la Adjudicación “Publicada en GUATECOMPRAS la adjudicación y contestadas las inconformidades, si las hubiere, la Junta remitirá el expediente a la autoridad superior dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. La autoridad superior aprobara o improbara lo actuado por la Junta, dentro de los cinco días de recibido el expediente.

Si la autoridad superior imprueba lo actuado por la Junta, deberá devolver el expediente para su revisión, dentro del plazo de (2) días hábiles posteriores de adoptada la decisión. La Junta, con base en las observaciones formuladas por la autoridad superior, podrá confirmar o modificar su decisión original en forma razonada, dentro del plazo de cinco (5) días hábiles de recibido el expediente, revisara lo actuado y hará la adjudicación que conforme a la ley y las bases corresponda.

Dentro de los dos (2) días hábiles posteriores de adoptada la decisión, la junta devolverá el expediente a la autoridad superior, quien dentro de los cinco (5) días hábiles subsiguientes podrá aprobar la decisión de la misma o prescindir de la negociación y notificar electrónicamente a través de GUATECOMPRAS dentro de los dos (2) días hábiles siguientes”.

Causa

Estar tomando en cuenta los 5 días que establece el artículo 35 del Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado.

Efecto

Riesgo que, los oferentes planteen inconformidades, al no conocerse a tiempo quien es el ganador.

Recomendación

El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal, para que cumpla con la normativa legal aplicable y vigente, a los tiempos en que debe aprobar la adjudicación de las contrataciones de los proyectos.

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En oficio Número 245-2012-Sría de fecha 04 de mayo de 2012, el señor Alcalde Municipal manifiesta: A este respecto me permito exponer: a) Que en el proceso de adjudicación del Proyecto Dotación Techo Mínimo Fase II, se respetaron los plazos que establece la ley de Contrataciones del Estado en sus Artículos 35 y 36, por cuanto que tal como lo corroboró en el expediente respectivo, la Junta de Cotizaciones adjudicó el proyecto con fecha 06/05/2011; y se dio el plazo de cinco días para la espera de inconformidades mismo que venció el 11/05/2011; por lo que dentro de los dos días hábiles siguientes que vencieron el 13/05/2011 el expediente fue cursado al Despacho Municipal; quien dentro de los cinco días hábiles siguientes que establece la ley (16 al 20/05/2011) lo curso a consideración del Concejo Municipal, que conoció el expediente y aprobó la adjudicación con fecha 16/05/2011, en virtud de lo anterior se considera que todas las actuaciones de la Junta de Cotizaciones y del Concejo Municipal, se encuentran dentro del marco legal. (Artículos 35 y 36 de la Ley de Contrataciones del Estado); b) Que en el proceso de adjudicación del Proyecto Construcción Salon de Usos Múltiples Comunidad Campur Chimelb, se respetaron los plazos que establece la ley de Contrataciones del Estado en sus Artículos 35 y 36, por cuanto que tal como lo corroboró en el expediente respectivo, la Junta de Cotizaciones adjudicó el proyecto con fecha 11/05/2011; y se dio el plazo de cinco días para la espera de inconformidades mismo que venció el 16/05/2011; por lo que dentro de los dos días hábiles siguientes que vencieron el 18/05/2011 el expediente fue cursado al Despacho Municipal, quien dentro de los cinco días hábiles siguientes que establece la ley (19 al 25/05/2011) lo curso a consideración del Concejo Municipal, que conoció el expediente y aprobó la adjudicación con fecha 23/11/2011, en virtud de lo anterior se considera que todas las actuaciones de la Junta de Cotizaciones y del Concejo Municipal, se encuentran dentro del marco legal. (Artículos 35 u 36 de la Ley de Contrataciones del Estado).

Se confirma el hallazgo en vista que, se comprueba que las aprobaciones de las adjudicaciones se hicieron fuera de tiempo, por cuantificación de los 5 días del artículo 35 de la Ley de Contrataciones, los cuales son posteriores a la publicación de la adjudicación en Guatecompras.

Multa de conformidad con el Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 82, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q.15,514.28.

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Hallazgo No.3

Incumplimiento en el plazo y entrega de documentación

Condición

Por medio del Oficio No DAM-0157-001-2012 de fecha 10 de abril de 2012, se hizo el requerimiento a las autoridades municipales y en el que se les solicito que presentaran; Certificación de los puntos de Acta donde el Concejo Municipal apruebe y autorice las ejecuciones presupuestarias de Ingresos y Egresos y Constancia del Plan Operativo Anual de haberse enviado a Contraloría General de Cuentas, sin embargo los mismos no fueron entregados a la comisión de auditoría nombrada.

Criterio

Las Normas Generales de control Interno Gubernamental, norma 4.2 Plan Operativo Anual, La máxima autoridad de cada ente público, debe promover la elaboración Técnica y objetiva de los planes operativos anuales. Indica “El Plan Operativo Anual, constituye la base técnica para una adecuada formulación presupuestaria, por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad, deben elaborar anualmente en forma técnica y objetiva, sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances y las metas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuesto sean contemplados los recursos financieros que harán posible alcanzar las metas propuestas, por lo que deberá existir interrelación entre ambos. Copia de dicho Plan debe ser enviado a la Contraloría General de Cuentas, una semana después de haber sido aprobado su presupuesto, para efectos de la evaluación de la calidad del gasto y su impacto en la gestión pública".

El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, en su artículo 7. Acceso y el fiel cumplimento de su función, la disposición de información. Indica “Para

Contraloría General de Cuentas, a través de sus auditores, tendrá acceso directo a cualquier fuente de información de las entidades, organismos, instituciones, municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de la presente Ley. Los Auditores de la Contraloría General de Cuentas, debidamente designados por su autoridad superior, estarán investidos de autoridad. Todos los funcionarios y empleados públicos y toda persona natural o jurídica, y los representantes legales de las empresas o entidades privadas o no gubernamentales a que se refiere el artículo 2 de la presente Ley, quedan sujetas a colaborar con la Contraloría General de Cuentas, y están obligados a proporcionar a requerimiento de ésta, toda clase de datos e informaciones

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necesarias para la aplicación de esta Ley, de manera inmediata o en el plazo que se les fije. El incumplimiento de tal requisito dará lugar a al a aplicación de las sanciones previstas por el artículo 40 de la presente Ley. Los Auditores, en el curso de las inspecciones, podrán examinar, obtener copias o realizar extractos de los libros, documentos, mensajes electrónicos, documentos digitales, incluso de carácter contable y, si procediera, retenerlos por un plazo máximo de veinte (20) días”.

El Decreto Numero 101-97 del Congreso de la República de Guatemala Ley Orgánica del Presupuesto en su artículo 47. Reformado por el Artículo 5 del( Decreto Número 71-98 del Congreso de la República) indica “Informes de la gestión presupuestaria. Para fines de consolidación de cuentas e información que debe efectuar el Organismo Ejecutivo, las municipalidades remitirán, al Ministerio de Finanzas Públicas, al Congreso de la República, y a la Contraloría General de Cuentas, sus presupuestos de ingresos y egresos aprobados. Asimismo, la información de la ejecución física y financiera de su gestión presupuestaria, en la oportunidad y con el contenido que señale el Reglamento. En cuanto a la inversión pública, se informará, además, a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia de la República.”

El Acuerdo Gubernativo No. 240-98 Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto en su artículo 29, Información Presupuestaria indica “Los presupuestos y los informes a que se refiere el artículo 47 de la Ley, deberán ser presentados en la forma siguiente: 1. A más tardar el 31 de enero del ejercicio fiscal al que corresponda el presupuesto aprobado. 2. El informe de su gestión presupuestaria del ejercicio fiscal anterior, a más tardar el 31 de marzo de cada año. Este informe deberá contener como mínimo lo siguiente: a) Ejecución física y financiera de los proyectos y obras ejecutados en el año; y, b) Ejecución financiera de los ingresos".

Causa

No haber elaborado actas donde el Concejo Municipal apruebe y autorice las Ejecuciones Presupuestarias de Ingresos y Egresos y no haber presentado el Plan Operativo Anual con constancia de haberse presentado a la Contraloría General de Cuentas.

Efecto

No tener constancia escrita, por medio del acta en donde conste la autorización, por parte del Concejo Municipal de las ejecuciones presupuestarias de Ingresos y egresos del periodo correspondiente al 31 de diciembre de 2011, y al no haber

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presentado la elaboración técnica y objetiva del Plan Operativo Anual a donde corresponda, demuestra falta de control interno y transparencia en las decisiones tomadas.

Recomendación

El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de la Administracion Financiera Integrada Municipal y Secretaria Municipal para que se deje constancia de las decisiones tomadas por el Concejo Municipal. Así mismo girar las Instrucciones al Director Municipal de Planificación para la presentación del -POA- a la Contraloría General de Cuentas, después de haber sido elaborado en

Conjunto con la DAFIM.

En oficio Número 244-2012-Sria de fecha 04 de mayo de 2012, los señores Alcalde Municipal, Sindico Primero, Sindico Segundo, Concejal Primero, Concejal Segundo, Concejal Tercero, Concejal Cuarto, Director de la AFIM y Director Municipal de Planificación, manifiestan “ A este respecto me permito exponer: a) Estos incumplimientos fueron omisiones involuntaria en la Dirección Financiera Integrada Municipal y Dirección Municipal de Planificación, lo que hizo que el Concejo Municipal y la Secretaría Municipal quedaran sin oportunidad de cumplir con la parte de responsabilidad que a cada cual corresponde en ese proceso, como lo es aprobar “El Plan Operativo Anual” y “Las Ejecuciones Presupuestarias de Ingresos y Egresos” , así como elaborar las actas donde consten dichas aprobaciones. Esto en base a que al ser el Concejo Municipal el órgano decisorio dentro del gobierno municipal, no aprueba acta alguna sino constan en ella las decisiones tomadas en las respectivas reuniones de Concejo Municipal, es decir, por las omisiones involuntarias relacionadas, el Concejo Municipal no hizo la parte que le concernía, lo que no permitió remitir la documentación requerida a donde correspondía, que es la razón por la que no fue posible ponérsela a su disposición; b) Como nuestro propósito es rectificar dichas omisiones involuntarias hacía el futuro, adjunto le remito copia de los oficios remitidos por el despacho de la Alcaldía Municipal a la Dirección Financiera Integrada Municipal y a la Dirección Municipal de Planificación, donde se les solicita procurar no caer en dicha situación por las consecuencias legales que generan”.

Se confirma el hallazgo en virtud de que los puntos de acta donde el Concejo Municipal apruebe y autorice las Ejecuciones Presupuestarias de Ingresos y Egresos y la constancia de haber presentado a la Contraloría General de Cuentas el Plan Operativo Anual -POA- no fueron entregados a la comisión de auditoría.

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Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal, Síndico Primero, Sindico Segundo, Concejal Primero, Concejal Segundo, Concejal Tercero, Concejal Cuarto, Director de la AFIM y Director Municipal de Planificación, por la cantidad de Q.10,000.00 para cada uno.

Hallazgo No.4

Falta de reprogramacion del saldo de caja

Condición

Por medio del Oficio No. DAM-0157-001-2012 de fecha 10 de abril de 2012, se hizo el requerimiento a las autoridades municipales y en él se les solicito la Certificación del Acta de reprogramación del Saldo de Caja al 31-12-2010 por el monto de Q.1,014,906.02 autorizada por el Concejo Municipal, sin embargo la misma no fue entregada a la comisión de auditoría nombrada.

Criterio

Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, MAFIM versión II Módulo de presupuesto, 4.2.4. Normas de Control Interno. El Saldo de Caja del Ejercicio fiscal anterior, tiene que programarse para el ejercicio siguiente, en los casos aplicables, en concordancia con lo establecido por la Ley Orgánica del Presupuesto y sus Reglamento y el Código Municipal.

Decreto número 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 123. Saldo de los fondos constitucionales. La asignación constitucional asignada a las municipalidades que no sea utilizada durante el período fiscal para el que fue asignada, podrá ser reprogramada para el siguiente ejercicio fiscal, manteniendo su carácter de asignación constitucional para efecto de la aplicación de los fondos.

Causa

Descuido del Director de Administración Financiera Integrada Municipal al no solicitar la Reprogramación del Saldo.

Efecto

Al no haberse reprogramado el saldo de caja al 31-12-2010 y haber hecho erogaciones con esos fondos, hace que el gasto se convierta en ilegal por no estar aprobado por el Concejo Municipal.

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Recomendación

El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde y al director de la AFIM, para que al inicio de un ejercicio fiscal, se reprograme el saldo de caja del año anterior.

En oficio Número 246-2012-Sria de fecha 04 de mayo de 2012, los señores, Alcalde Municipal, Sindico Primero, Sindico Segundo, Concejal Primero, Concejal segundo, Concejal Tercero, Concejal Cuarto y Director de la AFIM, manifiestan

“A este respecto me permito exponer que el requerimiento del acta de reprogramación de saldo de caja que se formuló por parte de la Comisión de Auditoría Gubernamental, fue atendido en su oportunidad, por cuanto que tal como consta en la fotocopia certificada del Punto Sexto Asuntos Varios numeral 7 del Acta Numero 48-2011 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por el Concejo Municipal con fecha veintiocho de noviembre de dos mil once que adjunto al presente, este fue entregado a la referida comisión con fecha 26 de abril de dos mil doce”.

Se confirma el hallazgo en virtud que, lo presentado como prueba de desvanecimiento, es un acta que contiene la primera ampliación al presupuesto 2011, por un monto de Q.826,970.43 lo cual no coincide con el saldo reflejado en el Pgrit del sistema Siaf-Muni al 31-12-2010 por la cantidad de Q.1,014,906.02, por lo que se considera que la copia del acta entregada, es errónea.

Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal, Síndico Primero, Síndico Segundo, Concejal Primero, Concejal Segundo, Concejal Tercero, Concejal Cuarto y Director de la AFIM por la cantidad de Q.10,000.00 para cada uno.

Hallazgo No.5

Falta de presentación de Informe de Ejecución Cuatrimestral

Condición

En el transcurso de la auditoría se comprobó que la municipalidad no envió el último informe Cuatrimestral de la ejecución presupuestaria del periodo 2011.

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Criterio

El Decreto 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 135 (Reformado por el artículo 44 del Decreto Número 22-2010 del Congreso de la República). Información sobre la ejecución del presupuesto. Indica: “El Alcalde deberá informar cuatrimestralmente a su Concejo Municipal sobre la ejecución del Presupuesto, enviando copia de tales informes a la Contraloría General de Cuentas de la Nación, para su control, fiscalización, registro y asesoría.

Causa

No se presento el último informe cuatrimestral por no haber sido elaborado, conforme lo indica la ley.

Efecto

No se cuenta con información presupuestaria pertinente, para el control, registro, asesoría y fiscalización por parte de la Contraloría General de Cuentas.

Recomendación

El Alcalde debe girar instrucciones al Director de AFIM, para que cumpla con la elaboración y envío de la ejecución presupuestaria cuatrimestral, a la Contraloría General de Cuentas.

C on fecha 02 de mayo de 2012, se giro el oficio de auditoría No DAM-0157-007-2012 en el que se notifico el presente hallazgo y a la vez se solicito el comentario de los responsables y pruebas de desvanecimiento, a lo cual no dieron respuesta.

Se confirma el hallazgo en virtud que, los responsables, no se pronunciaron al respecto, ni presentaron pruebas que desvanecieran el mismo.

Sanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal y Director de la AFIM por la cantidad de Q.8,000.00 para cada uno.

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6. RESPONSABLES DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

No. Nombre Cargo Del Al

1 FRANCISCO POP POP ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2011 31/12/2011

2 CARLOS RIGOBERTO CU CHOC

SINDICO I 01/01/2011 31/12/2011

3 RODERICO CAC COL SINDICO II 01/01/2011 31/12/2011

4 VICTOR RAMOS BAILON CONCEJAL PRIMERO 01/01/2011 31/12/2011

5 FEDERICO CHOC MORALES

CONCEJAL SEGUNDO 01/01/2011 31/12/2011

6 VICTORIANO CHOC TZUY

CONCEJAL TERCERO 01/01/2011 31/12/2011

7 CRISANTO ASIG POP CONCEJAL CUARTO 01/01/2011 31/12/2011

8 JORGE ENRIQUE MACZ RAMOS

DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL

01/01/2011 31/12/2011

9 HERIBERTO CHUB TOT DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/2011 31/12/2011

10 LILIAN MARGARITA COY CHEN

SECRETARIA MUNICIPAL 01/01/2011 31/12/2011

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7. COMISIÓN DE AUDITORÍA

ÁREA FINANCIERA

LIC. MIRMA MADAI ROJAS PUM Auditor Gubernamental

LIC. JOSE CARMEN ALVIZURIS GARCIA Supervisor Gubernamental

INFORME CONOCIDO POR:

RAZON

De conformidad con lo establecido en el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 29, los auditores gubernamentales nombrados son responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en constancia de haber conocido el contenido del mismo.

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ANEXOS

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Información Financiera y Presupuestaría

Ejecución Presupuestaría de Ingresos

MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN, ALTA VERAPAZ EJERCICIO FISCAL 2011

(CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES)

CUENTA NOMBRE ASIGNADO MODIFICACIONES VIGENTE EJECUTADO SALDO

10.00.00.00 INGRESOS TRIBUTARIOS 270,200.00 - 270,200.00 118,814.58 151,385.42

11.00.00.00 I N G R E S O S N O TRIBUTARIOS

71,800.00 - 71,800.00 10,491.50 61,308.50

13.00.00.00 VENTA DE BIENES Y S E R V I C I O S D E ADMINISTRACION PUBLICA

128,700.00 - 128,700.00 14,270.00 114,430.00

14.00.00.00 I N G R E S O S D E OPERACIÓN

2,816,000.00 - 2,816,000.00 1,465,087.00 1,350,913.00

15.00.00.00 R E N T A S D E L A PROPIEDAD

55,000.00 - 55,000.00 6,820.03 48,179.97

16.00.00.00 TRANSFERENCIAS CORRIENTES

1,944,375.00 - 1,944,375.00 2,142,469.83 (198,094.83)

17.00.00.00 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL

9,780,625.00 1,883,225.56 11,663,850.56 12,198,116.22 (534,265.66)

23.00.00.00 DISMINUCION DE OTROS ACTIVOS FINANCIEROS

- 361,913.04 361,913.04 - 361,913.04

24.00.00.00 ENDEUDAMIENTO PUBLICO INTERNO

-

1,965,057.39 1,965,057.39 6,068,500.00 (4,103,442.61)

T O T A L: 15,066,700.00 4,210,195.99 19,276,895.99 22,024,569.16 (2,747,673.17)

OBSERVACION:

El presente cuadro de Ejecución de Ingresos contiene deficiencias que se detallan en las limitaciones del alcance de este Informe.

(24)

Egresos por Grupos de Gasto

MUNICIPALIDAD DE SAN AGUSTIN LANQUIN, ALTA VERAPAZ EJERCICIO FISCAL 2011

(CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES)

OBJETO DEL GASTO ASIGNADO MODIFICACIONES VIGENTE EJECUTADO %PAGADO

SERVICIOS PERSONALES 5,131,029.66 1,416,929.31 6,547,958.97 5,353,974.47 82%

S E R V I C I O S N O PERSONALES

1,627,521.47 2,157,850.41 3,785,371.88 2,944,118.84 78%

M A T E R I A L E S Y SUMINISTROS

2,281,977.36 229,833.19 2,511,810.55 2,377,167.54 95%

PROPIEDAD, PLANTA, EQUIPO E INTANGIBLES

5,365,025.03 (800,447.00) 4,564,578.03 2,868,427.88 63%

TRANSFERENCIAS CORRIENTES

84,646.48 87,545.51 172,191.99 140,102.50 81%

TRANSFERENCIAS DE CAPITAL

- - - - 0%

SERVICIOS DE LA DEUDA P U B L I C A Y AMORTIZACIONES

576,500.00 6,858,817.38 7,435,317.38 4,641,050.04 62%

TOTAL 15,066,700.00 9,950,528.80 25,017,228.80 18,324,841.27 73%

OBSERVACION:

El presente cuadro de Ejecución de Egresos contiene deficiencias que se detallan en las limitaciones del alcance de este Informe.