INFORME DE AUDITORÍA AYUNTAMIENTO DE LOGROÑO

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INFORME DE AUDITORÍA AYUNTAMIENTO DE LOGROÑO

NºSUBEXPEDIENTE TIPO DE AUDITORÍA

NORMA DE APLICACIÓN O

REGLAMENTO FECHA REQUIERE ENVÍO DE PLAN

DE ACCIONES A AENOR

1997/0976/ER/01 2ª Auditoria

Seguimiento UNE-EN ISO 9001:2008

2016-05-09 a

2016-05-11

SÍ NO

Auditoría conjunta: realizada por dos o más entidades de certificación en cooperación para un mismo cliente.

Auditoría combinada: realizada simultáneamente respecto a dos o más normas de sistemas de gestión.

Auditoría integrada: realizada sobre la aplicación integrada de los requisitos de varias normas en un único sistema de gestión.

Indicar si la auditoría planificada se corresponde con alguna de las siguientes categorías:

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DATOS DE LA ORGANIZACIÓN

Nombre: AYUNTAMIENTO DE LOGROÑO Dirección: AV DE LA PAZ, 11

26071 - LOGROÑO (LA RIOJA)

Representante de la Organización:

D. Bernabé PALACIN SAENZ - 1997/0976/ER/01

1. DATOS DEL EQUIPO AUDITOR

Función Nombre Auditor Iniciales

Auditor Jefe D. Manuel MENCHERO DE MIGUEL MMM

Auditor Dña. Mª MAR LOPEZ DE ECHAZARRETA ELVIRA MLE

Auditor Jefe: Dirige reuniones inicial y final, coordina equipo auditor y es responsable del contenido del informe.

Auditor: Participa en el desarrollo de la auditoría según las pautas marcadas por el Auditor Jefe.

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La auditoría se realizará respecto a las siguientes actividades y centros:

Subexpediente: 1997/0976/ER/01 Norma: UNE-EN ISO 9001:2008

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Página 3 de 13 R-DTC-001.10 Alcance: A) Recepción, registro y archivo de los documentos y tratamiento de las decisiones de los órganos

de gobierno. Tratamiento de la información municipal. La celebración de matrimonios civiles B) Redacción, supervisión de proyectos de arquitectura y dirección de obras en edificaciones y urbanizaciones, y mantenimiento de edificios municipales.

C) Gestión de espacios juveniles, culturales y mantenimiento de centros escolares. Desarrollo de actividades culturales y actividades para jóvenes.

D) Gestión de programas de urgencia social, actividades socioeducativas con menores, y el tratamiento de las demandas sociales. Concesión de ayudas a asociaciones y personas individuales para mejorar su calidad de vida.

E) Gestión turística y comercial de la ciudad.

F) Gestión de la contratación administrativa de las obras, los servicios públicos, las consultorías y asistencias, servicios al ayuntamiento y suministros.

G) Actividades de prevención, extinción de incendios, rescate de personas y salvamento. Gestión de planes de emergencia.

H) Desarrollo de las actuaciones en materia de atestados, regulación del tráfico, policía administrativa, seguridad ciudadana y gestión de sanciones derivadas de infracciones.

I) Pago a terceros, ordenación, imposición, gestión, liquidación y control de tributos y precios públicos municipales.

J) Tratamiento de la información de las actividades municipales, de las reclamaciones, quejas y sugerencias, y de la información al consumidor.

K) Control y fiscalización de los ingresos y gastos del ayuntamiento de Logroño.

L) Abastecimiento de aguas potables y servicios asociados.

M) Gestión y control de las empresas contratadas para la limpieza y mantenimiento de calles y zonas verdes y para la recogida y tratamiento de residuos sólidos urbanos.

N) Producción de plantas ornamentales para los jardines municipales.

O) Mantenimiento de viales y redes. Gestión y préstamos de materiales.

P) Concesión de licencias urbanísticas y autorización de obras y actividades en el municipio. La tramitación de planes parciales y estudios de detalle. Concesión de licencias de ocupación del dominio público, de vados, de tarjetas de residentes.

Q) La promoción de la ciudad para la inserción de jóvenes desempleados en el mercado laboral y el asesoramiento para la creación de empresas.

R) Gestión de los servicios comunitarios, mercados y cementerios municipales.

Centro Tipo(*) Dirección Nº Empleados Actividades

1 Productivo ALCANCE: ABCDEFGHIJKLMNOPQR - AV DE LA PAZ, 11.

26071 - LOGROÑO (LA RIOJA) 377 Según alcances

asignados 2 Productivo ALCANCE: B - Oficina del Casco Antiguo - CL

HERRERIAS, 18. 26001 - LOGROÑO (LA RIOJA) 10 Según alcances asignados 4 Productivo ALCANCE: C - Casa de las Ciencias - CL DEL EBRO, 1.

26071 - LOGROÑO (LA RIOJA) 2 Según alcances asignados

7 Productivo ALCANCE: C - Centro Joven "La Gota de Leche" - CL

ONCE DE JUNIO, 2. 26001 - LOGROÑO (LA RIOJA) 3 Según alcances asignados 8 Productivo ALCANCE: D - Centro de Acogida - CL HERRERIAS, 22.

15 Productivo

ALCANCE: D - Centro de Servicios Sociales Lobete - CL OBISPO BLANCO NAJERA, 2. 26004 - LOGROÑO (LA RIOJA)

9 Según alcances asignados

18 Productivo ALCANCE: E - Oficina de Comercio y Turismo - CL

PORTALES, 50. 26001 - LOGROÑO (LA RIOJA) 3 Según alcances

asignados 19 Productivo ALCANCE: G - Bomberos y Protección Civil - CL

PRADOVIEJO, 64. 26006 - LOGROÑO (LA RIOJA) 66 Según alcances asignados 21 Productivo ALCANCE: H - Policía Local - CL VILLEGAS, 14. 26004 -

LOGROÑO 30 Según alcances

asignados 22 Productivo ALCNCE: L - Estación Tratamiento Agua Potable Rio

Iregua - . 26140 - LARDERO (LA RIOJA) 15 Según alcances asignados 23 Productivo ALCANCE: N - Vivero Municipal - CR DEL CORTIJO - KM.

3. 26071 - LOGROÑO (LA RIOJA) 4 Según alcances asignados

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Centro Tipo(*) Dirección Nº Empleados Actividades

24 Productivo ALCANCE: O - Parque de Servicios - CL TEJERAS, 5.

25 Productivo ALCANCE: Q - Centro de Empleo - CL MENDAVIA, 32.

26006 - LOGROÑO (LA RIOJA) 0

Se audita la actividad en el centro de empleo de la calle Mayor y en las oficinas centrales, al no haber actividad en el centro.

27 Productivo ALCANCE: R - Plaza de Abastos - CL SAGASTA, 1. 26001

- LOGROÑO (LA RIOJA) 2 Según alcances asignados

Conclusiones sobre la adecuación del alcance del certificado sobre las actividades auditadas (indicar si se ha producido alguna modificación derivada de esta auditoría):

El alcance se considera adecuado, por lo que no se modifica.

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Los objetivos de la auditoría son:

• Determinar la conformidad del sistema de gestión de la organización / empresa auditada con los criterios de auditoría.

• Evaluar su capacidad para cumplir con los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.

• Evaluar su eficacia para cumplir los objetivos especificados y cuando corresponda, identificar posibles áreas de mejora de la organización/empresa.

• Añadir, si procede, otros objetivos específicos de esta auditoría:

Conclusiones sobre el cumplimiento de los objetivos de auditoría, indicando si se ha producido cualquier situación durante la auditoría que haya afectado a su consecución (imposibilidad de evaluar una actividad, centro, requisito…):

Los objetivos de la auditoría se consideran cumplidos, no habiéndose producido ninguna situación durante la misma que haya afectado a la consecución de sus objetivos.

Otros aspectos de la auditoría que hayan podido quedar sin resolver durante la investigación del equipo auditor:

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5. RESUMEN DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA

5.1. Cambios significativos que hayan podido afectar al sistema de gestión desde la anterior visita:

- El cambio más relevante para el sistema consiste en la creación en noviembre '15 de una nueva Dirección de Transparencia, control y evaluación de políticas públicas, lo que provoca un cambio del organigrama del Ayto. Entre otras cosas, lo que se busca es una mejora en cuanto a la claridad en la definición de las metas a alcanzar y las conclusiones al respecto.

5.2 Conclusiones sobre el grado de implantación y la eficacia del sistema de gestión:

- Se ha realizado la 2ª auditoría de seguimiento del Sistema de Gestión de Calidad en el AYUNTAMIENTO DE LOGROÑO en base a la norma UNE-EN ISO 9001:2008 no detectándose ninguna no conformidad, y conforme al plan de visita de fecha 2016-04-19 se han auditado las actividades indicadas en el mismo.

Al no haber no conformidades, se concluye que el sistema sigue cumpliendo con los requisitos de la norma.

- El Ayuntamiento acaba de cerrar el plan estratégico municipal (PEM) 2012-2015 y está actualmente redactando el nuevo PEM 2016-2020. Para ello, en las fichas de procesos se han actualizado las matrices DAFO, de las que se derivan mejoras que se pueden abordar de manera autónoma por el proceso y mejoras que necesitan de recursos adicionales, quedando pendiente que en dicho nuevo PEM se incluyan aquellas mejoras propuestas por los diferentes procesos y que se consideren oportunas. Además se pretende que dicho PEM sirva de "plan de planes"

que recoja los diversos planes sectoriales y estratégicos de la ciudad.

5.3 Puntos fuertes:

- Conclusiones claras sobre cada uno de los 8 ejes del plan estratégico 2012-2015 que se cierra.

- Potenciación de la transparencia y responsabilidad social dentro del Ayuntamiento.

- Buena sensación de orden y limpieza en La Gota de Leche.

5.4 Oportunidades de mejora:

- Profundizar en el conocimiento por parte de todos los trabajadores del Ayuntamiento respecto al proceso o grupo de ellos en el que se encuadra su trabajo, y cómo dicho trabajo podría afectar a los diferentes indicadores definidos en las fichas de procesos y que sirven para controlar su desempeño.

- Seguir avanzando y completar la implantación de los requisitos de la nueva versión de la norma ISO 9001:2015 buscando, quizás, la adaptación de la certificación en la próxima auditoría de renovación (y adelantándose un año en el tiempo al plazo máximo de septiembre 2018).

- Aprovechar las diferentes memorias de actividad que se realizan anualmente para concluir sobre el desempeño (bueno o malo) de dichas actividades.

- Las conclusiones negativas del PEM 2012-2015 se proponen como entradas para el nuevo PEM 2016-2020 (pendiente de redactar), pero quizás para alguna de ellas se podría abrir una acción correctiva con objeto de profundizar en las causas que han llevado a dicho resultado negativo y como herramienta para perseguir que la acción propuesta es realmente eficaz.

- Una vez diseñada la estructura de los indicadores para controlar el desempeño de los procesos, se podría profundizar en su gestión agrupándolos por indicadores asociados a cada centro, asegurándose de que las actividades realizadas en todos los centros quedan cubiertos por uno o varios indicadores.

- En la Gota de Leche se podría ampliar la realización de encuestas de satisfacción a todos sus usuarios, y en particular a los usuarios de "espacios cedidos".

- Ampliar la encuesta propia de la Casa de Las Ciencias con atributos comunes a la encuesta de satisfacción de Servicios Culturales con objeto de obtener una medición lo más homogénea posible con el resto de servicios del Ayuntamiento.

- Al diseñar y planificar ciertos trabajos que se prevea acaben siendo mantenidos por el Parque de Servicios, se podría pensar en la problemática de obsolescencia y reposición de materiales rotos que se planteará en el futuro.

- Valorar el verificar/ calibrar las pesas utilizadas para la verificación periódica de básculas (calibradas externamente cada año) en el laboratorio de la ETAP.

- Actualizar el procedimiento AMA-PRO 31 rev2 teniendo en cuenta que ya no es necesario el registro AMA.DO 31/2 Registro de préstamos ornamentales.

5.5 No conformidades:

Nº DESCRIPCIÓN PTO. NORMA CATEGORIA

NO SE HAN DETECTADO NO CONFORMIDADES

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Página 8 de 13 R-DTC-001.10 5.6 Observaciones:

Nº DESCRIPCIÓN NORMA

1

Aunque es bueno tener objetivos exclusivos de centro de trabajo, no se deben definir aquellos para los que se necesitan recursos externos al centro y no están aún asegurados.

UNE-EN ISO 9001:2008

2

De la misma manera, los valores de referencia de los indicadores deben poder cumplirse con la infraestructura y personal disponible. Si se definen valores de referencia "muy mejorados" se debe poder contar con los recursos extraordiarios necesarios.

3

Se debe revisar la validez de las cantidades mínimas asignadas a algunos productos del almacén del Parque de Servicios, actualizándolas según las necesidades reales y eliminando aquellas que no sean necesarias.

4

Documentar claramente el criterio de aceptación de las balanzas y los termómetros del laboratorio de la ETAP respecto a los resultados de calibración externa. Si la empresa que realiza las calibraciones ya los conoce, podría incluir un "cumple" o "no cumple" en los propios informes, lo que facilitaría su interpretación.

5

Se detecta puntualmente en el registro de “tareas semanales de mantenimiento y explotación” para la semana 19 registro incompleto de cloro libre residual diario, se ha cumplimentado un día de la semana.

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7.DISPOSICIONES FINALES

• Se entrega a la Organización, copia de este informe. Las observaciones y no conformidades descritas han sido aclaradas y entendidas.

• El equipo auditor informa que esta auditoría se ha realizado a través de un muestreo por lo que pueden existir otras no conformidades no identificadas en este informe.

• Las No Conformidades se refieren a incumplimientos de los requisitos de la Norma de referencia, estándares aplicables, o de los documentos del Sistema de Gestión de la Organización. Las Observaciones reflejarán aquellas circunstancias o aspectos de la auditoría cuya evolución podría generar una no conformidad y por tanto, deben ser consideradas por la Organización para evitar que puedan constituir no conformidades en posteriores auditorías

• Teniendo en cuenta las no conformidades indicadas en este informe, si fuese necesaria la presentación del Plan de Acciones Correctivas, la Organización se compromete a enviarlo a AENOR en 30 días naturales a partir de la fecha de emisión del informe de auditoría. En la definición de las acciones correctivas, debe indicarse para cada no conformidad, el estudio de sus causas, las acciones propuestas para el cierre de las no conformidades, las acciones correctivas para eliminar las causas de las no conformidades, los plazos de implantación (para cada una de las acciones) y los responsables de dicha implantación (Ver Guía para la elaboración del plan de acciones correctivas). (Para ISO TS 16949 ver disposiciones finales específicas para esta norma)

• Indicar las no conformidades del presente informe a las cuales la organización tiene intención de presentar apelación. En este caso, la organización deberá enviar a AENOR la justificación y evidencias documentales necesarias para su valoración por los servicios de AENOR:

•Durante la auditoría se ha verificado la corrección de las distintas no conformidades y observaciones identificadas en la anterior visita. En caso de que no hayan sido corregidas forman parte de este informe. Los comentarios del equipo auditor al respecto son los siguientes:

No había no conformidades pendientes del informe de auditoría anterior nº18

• Se acuerda con la Organización, las siguientes fechas para la realización de la próxima auditoría:

Nº SUBEXPEDIENTE Nº DE CERTIFICADO FECHA DE EXPIRACIÓN DEL ACTUAL

CERTIFICADO

1997/0976/ER/01 ER-0377/1998 2017-07-23

Fecha prevista

próxima auditoría 2017-05-01

• Comentarios si procede, sobre la planificación de la próxima auditoría (a cumplimentar por el Auditor Jefe):

• Con antelación a la realización de la próxima auditoría, se determinarán en el Plan de Auditoría los centros a visitar y la planificación de actividades prevista.

• Una vez concedida la Certificación, la organización se compromete a poner a disposición de AENOR durante la realización de las auditorías la documentación vigente del Sistema de Gestión.

• Se adjuntan a este informe los siguientes documentos:

Obligatorios en todos los Sistemas:

Listado de legislación aplicable Listado de documentos en vigor

No Obligatorios en todos los Sistemas Listado de proyectos, obras y/o servicios Listado de clientes

Descripción de procesos (Mapa) Análisis de riesgos (Fichas de proceso)

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Página 13 de 13 R-DTC-001.10 Tabla de verificación completa (OBLIGATORIA EN TS)

Otros:

• Para cualquier aspecto relacionado con el proceso de certificación, la organización puede dirigirse al Técnico Responsable de su Expediente (TRE):

1997/0976/ER/01 - D. Manuel MENCHERO DE MIGUEL

El representante de la organización El equipo Auditor

D. Bernabé PALACIN SAENZ - 1997/0976/ER/01

(P.O. D. Luis Ángel RUIZ BUDRÍA) D. Manuel MENCHERO DE MIGUEL

En Logroño , a 11 de mayo de 20 16