Implementación de la factura electrónica en Televisión Regional del Oriente Ltda – Canal TRO Ltda

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(1)Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. INFORME FINAL PRÁCTICA PROFESIONAL. Nombre de la Empresa: TELEVISIÓN REGIONAL DEL ORIENTE LTDA., CANAL TRO. Implementación de la factura electrónica en Televisión Regional del Oriente Ltda. – Canal TRO LTDA Naturaleza jurídica de Televisión Regional del Oriente Ltda. Artículo 22. “Definición y naturaleza jurídica. Las organizaciones regionales de televisión tendrán a su cargo la prestación del servicio público de televisión mediante la programación, administración y operación de un canal o cadena regional de televisión, en la frecuencia o las frecuencias adjudicadas por el Ministerio de Comunicaciones, sobre el área de cubrimiento autorizado en el acto de establecimiento de la respectiva organización, o posteriormente. La prestación del servicio regional de televisión se someterá a la presente Ley y a las normas concordantes. La sociedad Televisión Regional del Oriente Ltda. CANAL TRO LTDA., está debidamente autorizada por la Comisión Nacional de Televisión y fue constituida por escritura pública Nº 875 de junio 22 de 1995. Es una sociedad de responsabilidad Limitada, dotada de patrimonio propio y autonomía administrativa, que serige por el derecho privado en lo que se refiere a contratación para lo cual se reglamentó mediante el Acuerdo Nº 06 de junio 1° de 2006 emanado de la Junta Administradora. Es un canal que se constituyó como entidad asociativa de derecho público del Orden Departamental, organizada como empresa Industrial y Comercial del Estado vinculada a la Comisión Nacional de Televisión. Esta sociedad durará hasta el 31 de diciembre de dos mil noventa y cinco (2095).(Ltda, 2016). 1.

(2) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA: La práctica es desarrollada en el Departamento de Gestión Financiera y Presupuestal en el área de Facturación de Televisión Regional del Oriente Ltda.; esta área de la empresa tiene como objetivo principal el registro de las facturas de ventas por los diferentes conceptos y servicios que presta el Canal TRO. 1. INFORMACIÓN BÁSICA DE LA EMPRESA TELEVISIÓN REGIONAL DEL ORIENTE LTDA. Hace algunos años en la mente de los mandatarios gubernamentales de turno, Sergio Entrena Parra de Norte de Santander y Mario Camacho Prada, Santander, estaba la idea de crear un medio de comunicación donde se pudiera mostrar lo que se hacía en esta zona del país. Fue así como el 22 de junio de 1995 que por escritura pública Nº 875 se creó la Televisión Regional del Oriente, que es hoy por hoy el principal medio de comunicación a través del cual se muestra la cultura, costumbres, tradiciones e información de la zona oriente de Colombia. En 1996 un año después de su creación, el Canal inició transmisiones con los Juegos Deportivos Nacionales en Bucaramanga. En 1998 se implementó la parrilla de programación y se inició un proceso licitatorio para adjudicar espacios noticiosos y de opinión, luego de dos años nació el informativo TRO noticias. En 2003 se empezó a transmitir la Semana Santa vía satélite desde Pamplona. Como todo comienzo tiene sus tropiezos, para esta empresa tampoco fue fácil, no había un espacio físico para que funcionaran las oficinas, entonces durante ocho meses el Canal prestó sus servicios en el primer piso de la Lotería de Santander, luego se trasladó al quinto piso del Edificio del Instituto Financiero de Santander,. 2.

(3) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. Idesan, en el que estuvo hasta el año 2006. En 2006, la Gobernación de Santander entregó en comodato para la construcción de las instalaciones del Canal los predios de la antigua Licorera de Santander en el municipio Floridablanca, tras un año de adecuaciones, se inauguró la sede administrativa en la que actualmente funciona este medio de comunicación. Durante esta época, se logró implementar la señal en el satélite, se consiguieron recursos para equipos de producción, edición y post producción, así como para emisión y producciones en vivo. Durante estos últimos años hemos contado con grandes avances como el salto a la TDT (Televisión Digital Terrestre) la emisión en HD, adquisición de nuevos equipos y el aporte de mejores contenidos que fortalecen la integración del Gran Santander.(Ltda, Manual Sistema Integrado de Gestion , 2016). Objetivos de la práctica: Objetivo General Implementar la factura electrónica de acuerdo a los requerimientos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN y las necesidades de la empresa. Objetivos Específicos 1. Identificar la normatividad y regulación para la aplicación en el proceso de facturación (Decretos, Leyes, resoluciones etc.), de Televisión Regional del Oriente Ltda. 2. Definir los parámetros para el módulo de facturación que se adhiere al software contable. 3. Establecer la logística para la capacitación por parte del proveedor y estructurar el manual de facturación y cartera. Práctica Profesional: Empresarial. X. Fecha entrega de Informe: Social. Solidaria. 3. 22/03/2019.

(4) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. Datos del Estudiante ID. Nombre. 107527. LUZ DARY TORRES JURADO. Correo Electrónico. [email protected]. Teléfonos de Contacto Personal Empresa. 3133581095 6484880 Ext. 144. Descripción de las funciones que debe desempeñar: Televisión Regional del Oriente Ltda., a través de la oportunidad concedida para realizar las prácticas en el área de facturación con el fin de apoyar el desarrollo y cumplimiento a la implementación de la factura electrónica se establecieron las siguientes funciones: . Recopilar toda la información pertinente, en lo que respecta a toda la documentación necesaria, conforme al marco normativo legal vigente con respecto a la facturación electrónica.. . Gestionar la necesidad de actualización del Software contable y compra del módulo de documentos electrónicos.. . Solicitar cotización al proveedor del software contable.. . Coordinar y gestionar los recursos mediante CDP Y RP.. . Coordinación y firma del contrato del proveedor.. . Inicio del proceso de implementación en el software contable (instalación de la actualización, instalación de programas de licencias, instalación del módulo de documentos electrónicos).. . Participar en diversas capacitaciones, relacionadas con la actualización y el módulo de documentos electrónicos.. . Crear una compañía de pruebas para la generación de las facturas electrónicas.. . Aplicar pruebas para la validación de la herramienta.. 4.

(5) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. . Circularizar a los clientes para solicitar los correos electrónicos para el envío de la factura electrónica.. . Generación de factura electrónica.. Actividades realizadas:. Desarrollo de la Practica 1. Marco Legal de la facturación Electrónica Es el conjunto de normas, leyes, decretos que expiden, con el fin de ponerlas en prácticas de acuerdo a la naturaleza jurídica de la entidad. Decreto 1929 de 2007: Reglamenta el Art 616-1 ET, señala los principios básicos de autenticidad e integridad de la factura electrónica. Decreto 2242 de 2015: Se reglamenta las condiciones de expedición, interoperabilidad, masificación y control fiscal de la facturación electrónica. Ley 1819 de 2016: Adopta la Reforma TributariaEstructural, se fortalecen los mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal, y se dictan otras disposiciones. Art. 308. Modifíquese el artículo 616-1 del Estatuto Tributario el cual quedara así: Artículo 616-1 Parágrafo 1: Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o por un proveedor autorizado por ésta. Resolución 000019 de 24 de febrero 2016: Mediante la cual se prescribe un sistema técnico de control para la factura electrónica acorde con el Decreto 2242 de 2015, se señalan los procedimientos que deben agotar y los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito de este decreto y se disponen otros aspectos. 5.

(6) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. en relación con la factura electrónica. Resolución 000020 26 de marzo de 2019: Sujetos obligados a expedir factura electrónica y calendario para su implementación. 2. Definir los parámetros para el módulo de facturación que se adhiere al software contable. Gestionar la necesidad de actualización del Software contable y compra del módulo de documentos electrónicos: Se solicitó Cotización a la Empresa consulsystems SAS, distribuidor SOFTLAND, donde expuso el plan de trabajo (plan anual de servicios Premium modulo contabilidad, plan anual de servicios Premium modulo facturación, plan anual de servicios Premium modulo cartera, plan anual de servicios Premium modulo inventarios, plan anual de servicios Premium modulo compras, plan anual de servicios Premium modulo tesorero, plan anual de servicios Premium modulo nomina, instalación actualización sistema softlandpyme, licencia módulo de documentos electrónicos, plan anual de servicios Premium modulodocumento electrónico Software Administrativo y Contable; el cual fue revisada con la Gerencia, Dirección Administrativa y Financiera, y Contador. Una vez dado el visto bueno por parte de Gerencia, se procede a solicitar el respectivo respaldo presupuestal, el cual fue expedido; se realiza orden de servicio No. 63 de fecha 23 de septiembre de 2018. Mediante oficio de fecha 24 de enero de 2019, con Rad. No. 20190353, se envía circularizacion a los clientes para la actualización de información. El día 15 de febrero de 2019, se da inicio a la primera capacitación en relacióna la Actualización delSoftware Administrativo Contable y todo lo relacionado a la aplicación y funcionalidad de la generación de la factura electrónica desde el módulo de facturación. Para dar cumplimiento con el segundo objetivo el encargado del software contable realizo la respectiva actualización 28 al sistema, esto con el fin de dar inicio con el. 6.

(7) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. proceso de la Facturación Electrónica. El capacitador manifiesta que existen 3 formas para iniciar el proceso de facturación electrónica: Por el Link de la DIAN Por un Proveedor Tecnológico De manera directa (Es decir somos los responsables de hacer el envío de la factura directamente a la DIAN). Televisión Regional del OrienteLtda., toma como opción la manera directa de facturación electrónica a través del Software Administrativo y Contable, para lo cual se da inicio al proceso de solicitud y compra de la licencia de documento electrónicoy plan de servicios ofrecido por la Empresa Consulting.. 7.

(8) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. 8.

(9) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. Se hace el proceso de solicitud de cotizaciones para la compra del certificado de la firma digital. Una vez seleccionado la cotización se hace el proceso de la compra del certificado de la firma digital con la Empresa ANDES SCD, Servicio de Certificado Digital, el cual fue adquirido por un año. Una vez se tiene el certificado de la firma digital, se entra a la página de la DIAN para iniciar el proceso de habilitación como facturadores electrónicos. Una vez hecho el registro la DIAN da los siguientes datos: . Nombre del software (identificación del software).  . Página web (URL) Resoluciones de prueba. Datos que se requieren para la configuración del módulo de documentos electrónicos. 1. Solicitar al Área de Sistemas la creación de un correo electrónico para el. 9.

(10) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. envío de las facturas electrónicas. 2. Descargar la firma digital enviada por el proveedor de firmas 3. Creación de la compañía de pruebas para generar las facturas electrónicas 4. Configurar el Modulo de Documentos Electrónicos para la compañía de pruebas Una vez se genera la factura electrónica el sistema la convierte en un archivo XML y genera un PDF para ser enviados al correo del cliente. Se envía la solicitud a la DIAN, una vez recibidas por la DIAN, la Dian genera un archivo XML, dando respuesta del recibido quedando pendiente la validación. Una vez la DIAN da la respuesta de Aceptación nos envía un archivo XML y se le vuelve a enviar al correo del cliente los siguientes archivos: El XML de Aceptación de la DIAN El XML de la Factura El PDF de la imagen de la factura El límitepara su envío puede ser de 48 horas o se puede configurar el sistema para que su envío sea cada minuto o cada tiempo de intervalo siempre y cuando no supere las 40 horas. El cliente tiene un lapso de tiempo de 3 días para dar por aceptada la factura. El tiempo que da la DIAN de pruebas es de 2 a 3 meses Una vez estas pruebas son exitosas se puede hacer el registro ante la DIAN como facturador electrónico y asu vez la actualización del Rut con la responsabilidad de la factura electrónica y se solicita a la DIAN la resolución de habilitación de facturas electrónicas definitivamente.. 10.

(11) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. ANEXO 1. RESUMEN ANALITICO – PRÁCTICA EMPRESARIAL, SOCIAL Y SOLIDARIA. A. TIPO DE DOCUMENTO:. Informe de Práctica Profesional. B. TIPO DE IMPRESIÓN:. Procesador de texto. C. NIVEL DE CIRCULACIÓN: Televisión Regional del Oriente Ltda. D. PUBLICACIÓN. Bucaramanga,. Universidad. Cooperativa. de. Colombia.. E. UNIDAD PATROCINANTE: Recursos propios – Nombre de la Empresa. 1. TÍTULO DE LA PRÁCTICA:. IMPLEMENTACION DE LA FACTURA. ELECTRONICA EN TELEVISIÓN REGIONAL DEL ORIENTE LTDA – CANAL TRO LTDA.. 2. AUTOR: Luz Dary Torres Jurado. 3. TEMAS RELACIONADOS: Facturación Electrónica. 11.

(12) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. 3.1 PALABRAS CLAVE: Facturación Electrónica: Es un documento que sirve para describir el costo de los servicios dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación. Factura: Es un documento de carácter mercantil de indica una compraventa de un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la operación. Empresa: Es una unidad económico- social, integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios Documentos Electrónicos: Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización. Información: Está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.(Definicion.D, s.f.) Cufe: Código Único de Facturación Electrónica se refiere a un valor alfanumérico que se obtiene mediante datos de la factura. (htt). 12.

(13) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. Referente Teórico A partir el 1 de enero de 2018, todas las empresas del país estarán obligadas a implementar la facturación electrónica como una forma de sus registros contables de las operaciones realizadas. La Facturación Electrónica, ante todo es una factura, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, el cual debe ser expedido y recibido en formato electrónico. Es un documento que soporta transacciones de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas. Características de la factura electrónica •. Utilizar un formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.. •. Llevar la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.. •. Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE.. •. Cumplir los requisitos del Estatuto Tributario. •. La firma digital es el elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.. Beneficios de la Factura Electrónica •. Los tiempos de entrega de la factura son menores.. •. Mejora la calidad de la información. •. Reducción de costos, elimina los gastos de papel, impresión, sellos y envío.. •. Optimización en las gestiones de la empresa, al reducir los tiempos de la gestión, se consigue mayor eficiencia en el funcionamiento de la compañía.. •. Medio ambiente al ya no usar papel se evita la tala de árboles.. 13.



(16) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. Conclusiones y Observaciones: Con el fin de dar cumplimiento a la práctica profesional de la universidad, vi la necesidad de apoyar y cumplir la normatividad (DIAN) de la facturación electrónica a Televisión Regional del Oriente Ltda. Con esta nueva implementación evidencie que los beneficios tanto para la empresa como para los entes de control son muy buenos, permite realizar la facturación electrónica de manera rápida, sencilla, se ahorra tiempo en los procesos por el tema electrónico, los gastos se disminuyen en cuanto a temas de envío, ahorro de papel, así mismo ayuda aevitar la evasión de impuestos y un mejor control a las empresas. De igual forma permite una mejor organización para la entidad ya que se puede hacer un análisis más eficiente de la información y ahorro considerable en el tiempo para la elaboración de las facturas.. . Se da inicio al proceso consultando y documentando todo lo relacionado a la norma en relación a la reglamentación, fechas, proveedores tecnológicos, coordinación con el proveedor del software contable para la alineación de la norma con el sistema contable, dando cumplimiento a lo requerido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.. . Se realiza el proceso para la actualización del software contable y compra del módulo de documentos electrónicos y coordinación para la compra del certificado de la firma digital.. . Se coordina la logística para las diferentes capacitaciones por parte del. 16.

(17) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. proveedor, dando cumplimiento a todo lo relacionado a la aplicación y funcionalidad de la generación de la factura electrónica desde el módulo de facturación. . Se socializa la Resolución expedida por la DIAN con número 020 del 26 de marzo de 2019, en la cual establece los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta y se establece el calendario para su implementación de acuerdo a la actividad económica de cada entidad.. Televisión Regional el Oriente Ltda., está obligado a generar factura electrónica de acuerdo al calendario como se relaciona a continuación: Fecha máxima de registro en el servicio informático de factura. El día 1 de noviembre de 2019. Fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta. El 1 de febrero de 2020. Supervisor de práctica a cargo en la empresa:. VoBo Firma:. Elvia Gómez Otero Supervisor de práctica del programa:. VoBo Firma:. Ofelia Gómez Niño Nota. 17.

(18) Universidad Cooperativa de Colombia Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Programa de Administración de Empresas Bucaramanga v. 1.2 / Última actualización: 29/09/2015. BIBLIOGRAFIA Ltda, T. R. (2012). Manual Sistema Integrado de Gestion. Floridablanca.. Web grafía https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/ Presentacion/Paginas/Queesfacturaelectrónica.aspx https://www.modelofactura.net/beneficios-de-la-factura-electronica.html https://blog.ekomercio.co/caracteristicas-y-condiciones-de-la-factura-electronicadian https://debitoor.es/glosario/definicion-factura https://www.gestiopolis.com/definicion-de-empresa-y-sus-funciones-el-ejemplo-dethe-coca-cola-company/ https://definicion.de/informacion/. 18.

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