MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS FEDER CEUTA

(1)

MANUAL DE

NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS

FEDER CEUTA 2014‐

2020

PROGRAMA OPERATIVO FEDER

DE CEUTA 2014‐2020

Una manera de hacer Europa

Versión 1

(2)

Documento: Manual de Normas y Procedimientos del Programa Operativo FEDER de Ceuta 2014-2020

Programa Operativo: Programa Operativo del FEDER de Ceuta 2014-2020.

Versión: 1 Aprobado: Revisado: Versión: Entregado a:

DIESTRO

GOMEZ JOSE

- 09171848T

Firmado digitalmente por DIESTRO GOMEZ JOSE - 09171848T Nombre de reconocimiento (DN): c=ES, serialNumber=09171848T, sn=DIESTRO GOMEZ, givenName=JOSE, cn=DIESTRO GOMEZ JOSE - 09171848T Fecha: 2017.04.24 12:18:49 +02'00'

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Índice de contenidos

CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN ... 11

1. Objeto del Manual ... 11

2. Elaboración y actualización del manual ... 11

3. Datos identificativos ... 15

3.1 Estructura organizativa y agentes implicados en el Programa Operativo ... 17

CAPÍTULO II: FUNCIONES ASIGNADAS EN MATERIA DE GESTIÓN Y CONTROL 18 1 Organismo Intermedio (PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A.) ... 18

1.1 Delegación de funciones de la Autoridad de Gestión al Organismo Intermedio ... 18

1.2 Funciones y responsabilidades ... 22

1.3 Organización y separación de funciones ... 23

2 Beneficiarios: Funciones ... 26

CAPÍTULO III: SELECCIÓN, APROBACIÓN Y MODIFICACIÓN DE OPERACIONES ... 29

1 Aprobación de los criterios de selección ... 29

2 Selección de operaciones ... 34

2.1 Selección de operaciones mediante convocatoria de ayudas en régimen de concurrencia ... 39

2.2 Selección de operaciones sin convocatoria previa ... 44

2.3 Selección de operaciones a partir de expresiones de interés de los potenciales beneficiarios ... 48

2.4 Selección de operaciones a ejecutar mediante contratos de suministros y/o servicios ... 51

3 Procedimientos de entrega al beneficiario de un documento con las condiciones de la ayuda para cada operación ... 53

4 Modificación de operaciones ... 56

ANEXO III-1 Documentación relacionada ... 59

ANEXO III-2 Informe técnico de valoración de las solicitudes ... 61

ANEXO III-3 Propuesta de Resolución provisional ... 68

ANEXO III-4 Propuesta Resolución definitiva ... 71

ANEXO III-5 Control previo ... 76

(4)

ANEXO III-7 Documento por el que se Establece las Condiciones de la Ayuda

(DECA-1)... 84

ANEXO III-8 Decreto (DECA-2) ... 90

ANEXO III-9 Resolución de adjudicación de contratos (DECA-3) ... 101

N. Ref.: ... 101

Expte:... 101

ANEXO III-10 Procedimientos de contratación relativos a operaciones sin convocatoria previa, expresiones de interés, suministros y servicios ... 104

Anexo III-10.1 Procedimiento de contratación: Menor ... 104

Anexo III-10.2 Procedimiento de contratación: Negociado sin publicidad ... 107

Anexo III-10.3 Procedimiento de contratación: Abierto ... 112

CAPÍTULO IV: JUSTIFICACIÓN Y PAGO ... 131

1 Justificación y pago de operaciones mediante convocatoria de ayudas en régimen de concurrencia ... 131

2 Justificación y pago de operaciones sin convocatoria previa y de operaciones a partir de expresiones de interés de potenciales beneficiarios ... 136

ANEXO IV-1: Documentación relacionada ... 140

ANEXO IV-2: Resolución de pago ... 141

CAPÍTULO V: SOLICITUDES DE REEMBOLSO Y PAGO A LOS BENEFICIARIOS 144 CAPÍTULO VI: VERIFICACIÓN Y CONTROL ... 152

1 Verificaciones de operaciones ... 152

1.1 Verificaciones administrativas ... 154

1.2 Verificaciones sobre el terreno ... 160

1.3 Verificación en relación con la certificación ... 164

2 Análisis de riesgos y medidas antifraude ... 165

2.1 Análisis de riesgos ... 165

2.2 Medidas antifraude ... 168

ANEXO VI-1: Documentación relacionada ... 174

ANEXO VI-2: Lista de verificación administrativa ... 175

Anexo VI-2.1: Comprobaciones referidas al conjunto de transacciones que configuran la solicitud de reembolso. ... 175

Anexo VI-2.2: Medioambiente y desarrollo sostenible ... 177

Anexo VI-2.3: Beneficiario ... 178

Anexo VI-2.4: Contratación ... 180

(5)

ANEXO VI-3: Lista de verificación sobre el terreno ... 189

ANEXO VI-4: Informe final de control ... 191

ANEXO VI-5: Comprobación de mantenimiento de la inversión ... 200

ANEXO VI-6: Control de calidad de las verificaciones ... 201

ANEXO VI-7: Evaluación de la exposición a riesgos de fraude específicos ... 204

Anexo VI-7.1: Selección de los solicitantes ... 204

Anexo VI-7.2: Ejecución del Programa y verificación de las actividades ... 205

Anexo VI-7.2.1: Ejecución – riesgos de la contratación pública en relación con los contratos adjudicados a los beneficiarios y gestionados por éstos ... 205

Anexo VI-7.2.2: Ejecución – riesgos relativos a los costes de mano de obra correspondientes a los beneficiarios o terceros ... 208

Anexo VI-7.3: Certificación y pagos ... 210

Anexo VI-7.4: Contratación directa por el Organismo Intermedio ... 211

ANEXO VI-8: Matriz ex ante reducida del Beneficiario de Régimen de Ayudas ... 213

ANEXO VI-9: Matriz ex ante del Organismo Intermedio (PROCESA). Evaluación inicial ... 214

ANEXO VI-10: Declaración institucional ... 217

ANEXO VI-11: Código de Conducta y Principios Éticos de la Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. (PROCESA) ... 219

CAPÍTULO VII: CONTROL Y AUDITORÍA ... 225

1 Procedimiento de control ... 225

2. Elaboración de la declaración de gestión del organismo Intermedio ... 231

3. Elaboración del resumen anual de los informes de auditoría ... 237

CAPÍTULO VIII: IRREGULARIDADES, IMPORTES RECUPERADOS, RECUPERABLES Y CUANTÍAS SUPENDIDAS ... 239

1. Registro, corrección y seguimiento ... 239

2. Notificación de las irregularidades a la Comisión ... 245

CAPÍTULO IX: PISTA DE AUDITORÍA ... 249

1. Procedimiento para garantizar un sistema de archivado y una pista de auditoría adecuados ... 249

2. Instrucciones proporcionadas sobre la conservación de los documentos justificativos presentados. ... 251

3. Período durante el cual deben conservarse los documentos ... 252

4. Formato en que se almacenan los documentos ... 253

CAPÍTULO X: PARTICIPACIÓN EN EL COMITÉ DE SEGUIMIENTO ... 254

(6)

2. Comunicación de previsiones y datos financieros ... 261

ANEXO X-1: Documentación relacionada ... 262

CAPÍTULO XI: INDICADORES ... 263

1. Indicadores de Productividad ... 263

2. Indicadores de Resultado ... 265

ANEXO XI-1: Relación de indicadores de productividad del Programa Operativo FEDER de Ceuta 2014-2020 ... 268

ANEXO XI-2: Modelo de matriz de seguimiento de indicadores de productividad ... 272

ANEXO XI-3: Relación de indicadores de resultado del Programa Operativo FEDER de Ceuta 2014-2020 ... 273

CAPÍTULO XII: EVALUACIÓN ... 283

ANEXO XII-1: Documentación relacionada ... 292

ANEXO XII-2: Resumen de evaluaciones previstas ... 293

ANEXO XII-3: Fichas de evaluación ... 294

ANEXO XII-4: Valoración de la calidad de los informes de evaluación y los entregables ... 307

CAPÍTULO XIII: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ... 309

ANEXI XIII-1: Documentación relacionada ... 313

ANEXI XIII-2: Indicadores de información y comunicación ... 314

CAPÍTULO XIV: MODIFICACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ... 315

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Índice de tablas

Tabla 1. Procedimiento de actualización del Manual de Normas y Procedimientos de las intervenciones cofinanciadas con el FEDER de Ceuta 2014-2020 ... 12 Tabla 2. Estrategia de inversión del PO FEDER Ceuta 2014-2020 ... 16

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Índice de ilustraciones

Ilustración 1. Estructura de gestión de los Programas Operativos FEDER de Ceuta. . 17 Ilustración 2. Organigrama del Organismo Intermedio y su vinculación con el Beneficiario ... 24 Ilustración 3. Procedimientos que forman parte de la selección y aprobación de operaciones ... 29

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Índice de flujogramas

Flujograma 1 Actualización del Manual de Normas y Procedimientos de las

intervenciones cofinanciadas con el FEDER de Ceuta 2014-2020 ... 12

Flujograma 2 Procedimiento de delegación de funciones de la Autoridad de Gestión al Organismo Intermedio ... 19

Flujograma 3 Aprobación de los criterios de selección de operaciones ... 30

Flujograma 4 Modificación de los criterios de selección de operaciones ... 32

Flujograma 5 Valoración y aprobación de operaciones. Procedimiento genérico ... 36

Flujograma 6 Valoración y aprobación de operaciones. Convocatoria de ayudas en régimen de concurrencia ... 40

Flujograma 7 Valoración y aprobación de operaciones sin convocatoria previa. Inversiones muy definidas ... 45

Flujograma 8 Valoración y aprobación de operaciones sin convocatoria previa. Inversiones poco definidas ... 45

Flujograma 9 Valoración y aprobación de operaciones a partir de expresiones de interés de los potenciales Beneficiarios ... 48

Flujograma 10 Valoración y aprobación de operaciones a ejecutar mediante contratos de suministros y/o servicios ... 51

Flujograma 11 Modificación de operaciones ... 56

Flujograma 12 Justificación y pago de operaciones mediante convocatoria de ayudas en régimen de concurrencia ... 132

Flujograma 13 Justificación y pago de operaciones mediante contrataciones públicas ... 137

Flujograma 14 Solicitud de reembolso y pago al Beneficiario ... 149

Flujograma 15 Verificaciones administrativas ... 156

Flujograma 16 Verificaciones in situ ... 161

Flujograma 17 Análisis del riesgo ... 165

Flujograma 18 Procedimiento de control del fraude ... 171

Flujograma 19 Control y auditoría ... 227

Flujograma 20 Notificación de irregularidades a la Comisión Europea ... 246

Flujograma 21 Informes Anuales de Ejecución e Informe Final ... 258

Flujograma 22 Indicadores de productividad ... 263

Flujograma 23 Indicadores de resultado ... 266

(10)

Flujograma 26 Implementación de las recomendaciones de las evaluaciones ... 290 Flujograma 27 Información y comunicación ... 310 Flujograma 28 Modificación del programa Operativo ... 316

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CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN

1. Objeto del Manual

El presente documento recoge el manual de procedimientos de gestión, seguimiento y control elaborado por PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. en calidad de Organismo Intermedio del Programa Operativo FEDER de Ceuta 2014-2020.

El Manual establece unos procedimientos, coherentes y adaptados a la normativa comunitaria, para la planificación, gestión, seguimiento, evaluación y control del Programa Operativo mencionado.

El documento presenta la información de manera lógica, gráfica y estructurada, permitiendo a los gestores del Programa Operativo conocer sus características, los procedimientos activados para su gestión, los controles aplicables y los sistemas de comunicación con los organismos competentes.

2. Elaboración y actualización del manual

El Manual de Normas y Procedimientos del Programa Operativo FEDER de Ceuta 2014-2020 es un documento “vivo”, que recoge los principales procedimientos necesarios para la ejecución de la intervención. Esta circunstancia implica que los posibles cambios que se vayan aconteciendo a lo largo del período de ejecución 2014-2020, tendrán que ser reflejados en el Manual. Dichos cambios pueden ocasionados por:

 Cambios en la normativa de aplicación regional, nacional y/o comunitaria.  Consideración de los cambios realizados en el Programa Operativo como

consecuencia de conclusiones y recomendaciones extraídas en ejercicios de evaluación, auditoría, seguimiento.

 Condiciones de carácter técnico o tecnológicos que supongan una alteración en los procedimientos definidos en el momento de elaboración de este Manual.  Otras circunstancias que den lugar a cambios en los sistemas tal y como quedan

definidos en la presente versión del Manual.

Con la finalidad de garantizar la trazabilidad de todos los cambios realizados durante el período de vida del Programa Operativo, en cada nueva versión del Manual de Normas y Procedimientos del Programa Operativo FEDER de Ceuta 2014-2020 se dejará constancia de los cambios realizados, la fecha de actualización y la versión correspondiente.

El Organismo Intermedio (responsable de la actualización del Manual) cumplimentará la siguiente tabla, con el objeto de dejar constancia de los cambios realizados en el documento. Además, custodiará todas las versiones realizadas en el Manual, ya sea en formato papel y/o electrónico.

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Tabla 1. Procedimiento de actualización del Manual de Normas y Procedimientos de las intervenciones cofinanciadas con el FEDER de Ceuta 2014-2020

Flujograma 1 Actualización del Manual de Normas y Procedimientos de las intervenciones cofinanciadas con el FEDER de Ceuta 2014-2020

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PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Agentes implicados

 Autoridad de Gestión, Autoridad de Certificación y/o Autoridad de Auditoría.

 PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta.

 Beneficiario

Entradas  Manual de Procedimientos n Salidas  Manual de Procedimiento n+1

Procedimientos anteriores relacionados

 N/A. Procedimientos posteriores

relacionados  Todos.

Sistema de información  N/A.

Descripción del procedimiento

Nº Agente Actividad Descripción Documento

relacionado 1 PROCESA / Beneficiario Aplicación de los procedimientos de gestión y control

Todas las Áreas del OI y del Beneficiario aplican los procedimientos de gestión, seguimiento y control establecidos en el Manual de Procedimientos.

Manual de Procedimientos n 2 Beneficiario / OI / AG / AC / AA Identificación de elementos de mejora o modificación del Manual

Cualquiera de los organismos implicados en los Programas Operativos identifica alguna deficiencia o mejora que puede existir en el Manual y se lo comunica al Área de Gestión de PROCESA como Organismo Intermedio y responsable de este Manual.

3

Revisión del Manual de Procedimientos

El Área de Gestión del OI revisa la modificación propuesta en relación al Manual de Procedimientos original.

3A Área de

Gestión Si no la considera adecuada archiva la propuesta. 

3B Si la considera adecuada continúa con el proceso de actualización. (4)

4 Área de

Gestión

Elaboración del nuevo Manual de

Procedimientos

El Área de Gestión del OI revisa y elabora el Manual de procedimientos actualizado. Manual de

Procedimientos n+1 5

Beneficiario / OI / AG /

AC / AA

Tramitación interna del Manual de

Procedimientos

El Área de Gestión del OI envía los diferentes organismos implicados en el PO el Manual de Procedimientos actualizado, quienes a su vez lo tramitan internamente.

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Nº Agente Actividad Descripción Documento relacionado Área de Gestión Modificaciones sustanciales

En caso de que no sea así, se da por finalizado el proceso con el envío del Manual.  En caso afirmativo se continúa con el proceso. (7)

7 Área de

Gestión

Preparación sesión formativa

El Área de Gestión prepara una sesión formativa o reunión informativa, según se considere oportuno, con el resto de Áreas del OI y con el Beneficiario para explicarles las modificaciones del Manual.

8 Área de

Gestión

Asistencia a la sesión formativa

El Área de Gestión realiza una sesión formativa o reunión informativa, según se considere oportuno, con el resto de Áreas del OI y con el Beneficiario para explicarles las modificaciones del Manual.

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3. Datos identificativos

Organismo intermedio

Denominación PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. Naturaleza jurídica La Ciudad Autónoma de Ceuta cuenta con un

instrumento específico de promoción, consistente en una Sociedad creada al efecto en 1987 (acuerdo plenario del día 8 de enero de 1987)

Dirección postal C/ Padilla, s/n. Ceuta Center. Dirección de correo

electrónico corporativo

[email protected]

Teléfono 956 52 82 72/74 Fax 956 52 82 73

Datos de la persona de contacto

Nombre y apellidos José Diestro Gómez

Cargo Director de PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A.

Dirección postal C/ Padilla, s/n. Ceuta Center. 51001 Ceuta Dirección de correo

electrónico

[email protected]

Teléfono 956 28 81 28 Fax 956 52 82 73

Programa Operativo

Título Programa Operativo FEDER de Ceuta 2014-2020

CCI 2014ES16RFOP012

Fondo(s) gestionados por el OI

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Tabla 2. Estrategia de inversión del PO FEDER Ceuta 2014-2020 Eje _FEDERAyuda Objetivo temático / prioridad de inversión / objetivo específico

02 2.000.000 €

 02 Mejorar el uso y la calidad de las tecnologías de la información y de las comunicaciones y el acceso a ellas.

 2c Refuerzo de las aplicaciones de las TIC para la administración electrónica, el aprendizaje electrónico, el aprendizaje electrónico, la inclusión electrónica, la cultura electrónica y la sanidad electrónica.  020c2 – OE 2.3.2 Reforzar el e-gobierno, e-cultura y la

confianza en el ámbito digital.

03 5.410.000 €

 03 Mejorar la competitividad de las pequeñas y medianas empresas, del sector agrícola (en el caso del FEADER) y del sector de la pesca y la acuicultura (en el caso del FEMP).

 3c Apoyo a la creación y ampliación de capacidades avanzadas para el desarrollo de productos y de servicios.

 030c1 – OE 3.3.1 Apoyo a la creación y ampliación de capacidades avanzadas para el desarrollo de productos y de servicios.

04 3.012.541 €

 04 Apoyar la transición a una economía baja en carbono en todos los sectores.

 4c Apoyo de la eficiencia energética, de la gestión inteligente de la energía y del uso de energías renovables en las infraestructuras públicas, incluidos los edificios públicos, y en las viviendas.

 040c1 – OE 4.3.1 Mejorar la eficiencia energética y reducción de emisores de CO2 en la edificación y en las infraestructuras y servicios públicos.

06 240.000 €

 06 Preservar y proteger el medio ambiente y promover la eficiencia de los recursos.

 6e Acciones dirigidas a mejorar el entorno urbano, revitalizar las ciudades, rehabilitar y descontaminar viejas zonas industriales (incluidas zonas de reconversión), reducir la contaminación atmosférica y promover medidas de reducción del ruido.

 060e1 – OE 6.5.1 Mejorar el entorno urbano, la rehabilitación de viejas zonas industriales y la reducción de la contaminación del suelo, atmosférica y acústica.

07 16.115.648 €

 07 Promover el transporte sostenible y eliminar los atascos en infraestructuras de red fundamentales.

 7b Mejora de la movilidad regional mediante la conexión de nudos secundarios y terciarios a las infraestructuras RTE-T, incluido los nodos multimodales.

 070b2 – OE 7.2.2 Adecuación y modernización de las redes de carretera y ferrocarril en el entorno de las áreas urbanas, conexiones y accesos de las redes regionales a la TEN-T.

09 10.850.686 €

 09 Promover la inclusión social, luchar contra la pobreza y contra cualquier tipo de discriminación.

 9b Apoyo a la regeneración física, económica y social de las comunidades desfavorecidas de las zonas urbanas y rurales.

 090b1 – OE 9.8.1 Apoyo a la regeneración física, económica y social de las comunidades de las zonas urbanas y rurales desfavorecidas.

10 5.880.000 €

 10 Invertir en educación, formación y formación profesional para la adquisición de capacidades y un aprendizaje permanente.

 10a Inversión en educación, formación y formación profesional para la adquisición de capacidades y el aprendizaje permanente mediante el desarrollo de las infraestructuras de educación y formación.

 100a1 – OE 10.5.1 Mejorar las infraestructuras de educación y formación.

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Eje _FEDERAyuda Objetivo temático / prioridad de inversión / objetivo específico

13 240.000 €

99991- OE 99.99.1 Lograr una eficaz implementación del PO apoyando la actividad de gestión y control y el desarrollo de capacidad en estas áreas. 99992 – OE 99.99.2 Mejorar el sistema de gobernanza y de partenariado, potenciando los mecanismos de coordinación, la evaluación y la comunicación entre todos los agentes: administraciones públicas, agentes económicos y sociales y sociedad civil.

PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. no participa en el OE 7.2.2 ni en el OE 10.5.1.

3.1 Estructura organizativa y agentes implicados en el Programa

Operativo

En este epígrafe se detalla la estructura organizativa del Programa Operativo en el que PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. interviene en calidad de Organismo Intermedio.

Ilustración 1. Estructura de gestión de los Programas Operativos FEDER de Ceuta.

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CAPÍTULO II: FUNCIONES ASIGNADAS EN MATERIA DE

GESTIÓN Y CONTROL

En este capítulo se detallan las funciones que asumirán los diferentes organismos implicados en la gestión y control del Programa Operativo FEDER de Ceuta 2014-2020. Asimismo, se presenta los mecanismos establecidos para garantizar la separación de funciones.

1 Organismo Intermedio (PROCESA Sociedad de Desarrollo

de Ceuta, S.A.)

1.1 Delegación de funciones de la Autoridad de Gestión al

Organismo Intermedio

Como se establece en el Reglamento (UE) nº 1303/2013, la Autoridad de Gestión designará a PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. como Organismo Intermedio del Programa Operativo FEDER de Ceuta 2014-2020. Dicha designación se materializa en el Acuerdo de Atribución de Funciones, donde se pone de manifiesto las responsabilidades y obligaciones que adquiere el Organismo Intermedio en materia de gestión y control.

Para la delegación de funciones, PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. tiene que realizar una solicitud, la cual es evaluada por la Autoridad de Gestión. Si dicha solicitud es evaluada positivamente, se procede a la firma del Acuerdo de Atribución de Funciones. Y se notifica a la Comisión Europea la designación como Organismo Intermedio.

No obstante, el Acuerdo de Atribución de Funciones podrá ser revocado cuando se compruebe que el Organismo Intermedio no mantiene las condiciones que dieron lugar a su designación.

Cuando, como consecuencia de auditorías y controles, se demuestre que una entidad designada ha dejado de cumplir los criterios por los que fue designada como Organismo Intermedio, la Autoridad de Gestión fijará un período de prueba durante el cual se tomarán las medidas necesarias para poner remedio a la situación, en proporción de la gravedad del problema detectado.

Cuando la entidad no aplique durante el período establecido las medidas necesarias y fijadas por la Autoridad de Gestión para poner solución a la situación generada, se pondrá fin a su designación como Organismo Intermedio.

Se pondrá en conocimiento de la Comisión Europea si una entidad se encuentra en un período de prueba y le facilitará la información sobre el período y las medidas adoptadas para solventar la situación generada, lo que dará por terminado el período de prueba, así como cuando se haya adoptado la decisión de poner fin a la designación del

(19)

La notificación de que un Organismo Intermedio designado ha sido sometido a un período de prueba por el Estado miembro no dará lugar a la interrupción de la tramitación de las solicitudes de pagos intermedios.

Flujograma 2 Procedimiento de delegación de funciones de la Autoridad de Gestión al Organismo Intermedio

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PROCEDIMIENTO: DELEGACIÓN DE FUNCIONES DE LA AUTORIDAD DE GESTIÓN AL ORGANISMO INTERMEDIO Agentes implicados

 Autoridad de Gestión.

 PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. (Dirección General. Área de Gestión).

Entradas  Orientaciones sobre gestión y control.

 Solicitud de designación. Salidas  Acuerdo de Atribución de Funciones.

relacionados  Todos.

Sistema de información FONDOS 2020 / SFC 2014

relacionado

1 AG

Requerimiento de solicitud de designación.

La AG envía a las distintas entidades que pueden reunir los requisitos para ser OI del PO el modelo de solicitud de designación de OI. Este envío se acompaña con unas orientaciones sobre los requisitos necesarios para la gestión y control y un listado con los criterios necesarios para ser designado OI y el modelo de atribución de funciones.

Solicitud de designación. Orientaciones sobre gestión y control. 2 Dirección General Formalización de la solicitud.

El Área de Gestión presenta la solicitud para que PROCESA sea designado OI. Esta solicitud consiste en la descripción de los sistemas de gestión y control, de acuerdo con el modelo definido en las orientaciones.

Descripción de sistemas de gestión y control. Manual de procedimientos. 3 Valoración de los criterios de designación.

La AG evalúa la solicitud presentada, teniendo en cuenta los criterios de solvencia y competencia y capacidad administrativa y de gestión financiera definidos en las orientaciones 3A AG / Área de

Gestión

En el caso de no ser adecuados, la AG solicita al Área de Gestión de PROCESA que revise los procedimientos de gestión y control.

3B En caso de ser adecuados, el proceso continúa con la aprobación de los sistemas de gestión

y control. (4)

4 AG

Aprobación de los sistemas de gestión y control.

(21)

Nº Agente Actividad Descripción Documento relacionado

5 AG/Dirección General

Firma del Acuerdo de Atribución de

Funciones.

La AG (Dirección General de Fondos Comunitario del Ministerio de Hacienda y Función Pública) y PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. (Director) firman el Acuerdo de Atribución de Funciones.

Acuerdo de Atribución de Funciones.

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1.2 Funciones y responsabilidades

De las funciones que corresponden a la Autoridad de Gestión del Programa Operativo FEDER 2014-2020 de Ceuta, en virtud del artículo 125 del Reglamento (UE) 1303/2013, se delegarán al Organismo Intermedio PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. las siguientes:

Respecto a la gestión del Programa Operativo (punto 2 del artículo 125):

a) Ayudar en su labor al Comité de Seguimiento mencionado en el artículo 47 del Reglamento 1303/2013 y proporcionarle la información que necesite para desempeñar sus tareas, en particular datos sobre los avances del Programa Operativo en la consecución de sus objetivos, datos financieros y datos relacionados con indicadores e hitos.

b) Contribuir a la redacción de los informes de ejecución anuales y final mencionados en el artículo 90, cuya elaboración compete a la Autoridad de Gestión, proporcionando en particular los contenidos o datos específicos que, a juicio de la Autoridad de Gestión, sean precisos incorporar en los informes.

c) Poner a disposición de los beneficiarios la información pertinente para la correcta ejecución de sus operaciones y transmitirles las instrucciones remitidas por la Autoridad de Gestión, y que incumban a su vez a los beneficiarios.

d) Establecer un sistema para el registro y almacenamiento informatizados de los datos de cada operación necesarios para el seguimiento, la evaluación, la gestión financiera, la verificación y la auditoría, incluidos datos sobre cada participante en las operaciones, cuando proceda.

Respecto a la selección de operaciones (punto 3 del artículo 125):

a) Elaborar, y una vez aprobados, aplicar procedimientos y criterios de selección apropiados, que:

i) aseguren la contribución de las operaciones al logro de los objetivos y resultados específicos de la prioridad pertinente,

ii) sean transparentes y no discriminatorios,

iii) tengan en cuenta los principios generales expuestos en los artículos 7 y 8. b) Garantizar que una operación seleccionada entre en el ámbito del FEDER y pueda atribuirse a una categoría de intervención.

c) Garantizar que se facilite al beneficiario un documento que establezca las condiciones de la ayuda para cada operación, en especial los requisitos específicos relativos a los productos o servicios que deban obtenerse con ella, el plan financiero y el calendario de ejecución.

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d) Cerciorarse de que el beneficiario tiene la capacidad administrativa, financiera y operativa para cumplir las condiciones contempladas en la letra c) antes de aprobar la operación.

e) Cerciorarse de que, si la operación ha comenzado antes de presentarse una solicitud de financiación a la Autoridad de Gestión, se ha cumplido la normativa aplicable a la operación.

f) Garantizar que las operaciones seleccionadas para recibir ayuda del FEDER no incluyan actividades que eran parte de una operación que ha sido o hubiera debido ser objeto de un procedimiento de recuperación conforme al artículo 71, a raíz de la relocalización de una actividad productiva fuera de la zona del Programa.

g) Determinar las categorías de intervenciones a las que se atribuirá el gasto de una operación.

Respecto de la gestión y control financiero del Programa Operativo (punto 4 del artículo 125):

a) Verificar que los productos y servicios cofinanciados se han entregado y prestado y que el gasto declarado por los beneficiarios ha sido pagado y cumple la legislación aplicable, las condiciones del Programa Operativo y las condiciones para el apoyo a la operación.

b) Garantizar que los beneficiarios que participan en la ejecución de las operaciones reembolsadas sobre la base de los costes subvencionables en los que se haya incurrido efectivamente o bien lleven un sistema de contabilidad aparte, o bien asignen un código contable adecuado a todas las transacciones relacionadas con una operación.

c) Aplicar medidas antifraude eficaces y proporcionadas, teniendo en cuenta los riesgos detectados.

d) Establecer procedimientos que garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada, de acuerdo con los requisitos del artículo 72, letra g).

e) Contribuir a la redacción de la declaración de fiabilidad mediante la elaboración de la declaración de gestión y la presentación de las cuentas y resúmenes de control anuales a que se refiere el artículo 59, apartado 5, letras a) y b), del Reglamento Financiero.

1.3 Organización y separación de funciones

La Ciudad Autónoma de Ceuta cuenta con un instrumento específico de promoción, consistente en una Sociedad creada al efecto en 1987 (acuerdo plenario del día 8 de enero de 1987), denominado PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A., que, al mismo tiempo de ser el órgano encargado de la gestión de las iniciativas cofinanciadas por Fondos Estructurales Comunitarios, tiene por cometido facilitar, estimular, canalizar y viabilizar proyectos e iniciativas de índole empresarial. PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A., gestiona los Programas Operativos FEDER y FSE para Ceuta, desde hace 27 años en calidad de Entidad Delegada de la Ciudad Autónoma de

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Ceuta para tales funciones, así como diversos Programas e Iniciativas Comunitarias y los Fondos de Cohesión. Así, dicha Sociedad cuenta con gran experiencia en la gestión, seguimiento y control de Fondos Comunitarios, ya que lleva realizando esta tarea desde el primer período de programación en que España dispuso de Fondos Comunitarios (1989-1993).

En consecuencia, en el marco del nuevo período de programación 2014-2020, PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. asume las funciones de Organismo Intermedio del Programa Operativo FEDER Ceuta 2014-2020, por acuerdo del Pleno de la Asamblea de la Ciudad Autónoma de Ceuta de 23 de febrero de 2016.

Ilustración 2. Organigrama del Organismo Intermedio y su vinculación con el Beneficiario

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Director de PROCESA: Responsable de validar todas las funciones de las cinco Áreas

y de trasmitir la información hacia la Autoridad de Gestión, la Comisión Europea o hacia otras Autoridades. Responsable de coordinar todas las Áreas y de establecer los mecanismos adecuados para formar e informar adecuadamente a todo el personal a su cargo.

Área de Gestión: Esta área llevará a cabo las tareas necesarias para realizar una

adecuada gestión y seguimiento del FEDER en Ceuta. Así, desarrollará las tareas necesarias y reportará al Director General de PROCESA sobre la realización de la selección y aprobación de las operaciones, participación en el Comité de Seguimiento, elaboración de los Informes Anuales y Final, coordinación de los trabajos de evaluación, elaboración del informe DECA y su entrega al Beneficiario, remisión a los Beneficiarios de orientaciones e instrucciones, elaboración de Manuales, coordinación de los trabajos encomendados a las asistencias técnicas que se contraten para colaborar en tareas específicas del Área.

Área de Verificación: Éste Área será responsable del cumplimiento de la legalidad del

gasto en todos sus extremos, así como de poner en marcha las actuaciones correspondientes, en cada momento, en caso de sospecha de fraude y poner en conocimiento del Director de PROCESA de las actuaciones acometidas. Por tanto, coordinará los trabajos de verificación administrativa y sobre el terreno que se contraten a una Asistencia Técnica externa e independiente, además, efectuará análisis de riesgo de fraude, así como el seguimiento de las irregularidades detectadas.

Área de Certificación y Pagos: En esta área se validarán las certificaciones de gastos

correspondientes, declaraciones de gastos y solicitudes de pago, comprobando la elegibilidad del gasto, la adecuación con las normativas comunitarias y nacional, especialmente en lo referente a contratación, subvencionalidad, igualdad, publicidad y medio ambiente. Informará al Director de PROCESA de cualquier incidencia, irregularidad o sospecha de fraude.

Área de Información y Comunicación: Este Área será responsable de difundir la

aplicación de la Política de Cohesión en Ceuta. Para ello y con la ayuda de una asistencia técnica elaborará la Estrategia de Comunicación, realizará seguimiento de los indicadores de comunicación, detección de casos de buenas prácticas, elaboración de informes, coordinación de las tareas de evaluación de la Estrategia de Comunicación. Informará al Director de PROCESA.

Área de Informática: Este Área será responsable de gestionar los sistemas

informáticos que sean necesarios para que las demás Áreas puedan desarrollan sus tareas. Reportará al Director de PROCESA.

Área de Desarrollo de Programas: Este Área, en el caso de Regímenes de Ayudas,

dará apoyo, meramente administrativo, al Área de Gestión en la tramitación y justificación de Regímenes de Ayudas.

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2 Beneficiarios: Funciones

Las funciones que deberán desempeñar los Beneficiarios se establecerán en el Documento por el que se Establecen las Condiciones de la Ayuda (DECA).

Las principales funciones que asumirán serán las siguientes:

 Ejecutar las operaciones cofinanciadas de conformidad a lo establecido en el DECA.

 Comprobar que las operaciones a cofinanciar por el FEDER se ajusten a los criterios de selección aprobados por el Comité de Seguimiento.

 Llevar a cabo la prestación de los servicios objeto de cofinanciación, que se ha incurrido en el gasto declarado y que éste cumple las normas comunitarias y españolas aplicables en la materia.

 Mantener un sistema de contabilidad diferenciado para todas las transacciones relacionadas con las actuaciones objeto de ayuda, contando, al menos, con una codificación contable adecuada que permita identificar claramente dichas transacciones y su trazabilidad.

 Asegurarse de que los gastos declarados son conformes con las normas aplicables sobre ayudas de Estado y que no existe doble financiación del gasto con otros regímenes comunitarios o nacionales, así como con otros períodos de programación del FEDER.

 Acreditar ante la Autoridad de Gestión o, en su caso, el Organismo Intermedio la realización de la actividad y facilitar las comprobaciones encaminadas a garantizar la correcta realización del proyecto o acción objeto de la ayuda, aportando al efecto cuanta documentación le fuera requerida en su procedimiento de verificación tanto administrativa como sobre el terreno un conjunto representativo de las actuaciones y operaciones que se estén llevando a cabo.

 Someterse a cualesquiera otras actuaciones de comprobación y control financiero que realice la Autoridad de Gestión, la Intervención General de la Administración del Estado o de sus Intervenciones Delegadas, el Tribunal de Cuentas, los órganos de control de la Comisión Europea o el Tribunal de Cuentas Europeo, de acuerdo con lo establecido en la normativa aplicable a la gestión de las ayudas cofinanciadas con fondos comunitarios, aportando para ello cuanta información le sea requerida.

 Cumplir con los requisitos de difusión y publicidad establecidos por la Estrategia de Comunicación del Programa Operativo, así como cumplir con las disposiciones en materia de información y publicidad en particular las establecidas en el anexo XII del RDC. Se recopilará la información relativa a las actuaciones de información y publicidad se desarrollen dentro de las acciones

(27)

 Cumplir con los requisitos que en materia de igualdad de oportunidades, medio ambiente e innovación social se establezcan en el Reglamento (UE) 1303/2013, el Reglamento (UE) 1304/2013 y cualesquiera otras normas comunitarias o nacionales.

 Aceptar su inclusión en una lista pública de operaciones, que será objeto de publicación electrónica o por otros medios según lo previsto en el artículo 115.2 y el Anexo XII 1. del Reglamento (UE) 1303/2013.

 Conservar los documentos originales o copias debidamente compulsadas o bien en soportes de datos comúnmente aceptados, en especial versiones electrónicas de documentos originales o documentos existentes únicamente en versión electrónica; justificativos de la actuación realizada y la aplicación de los fondos recibidos, en tanto puedan ser objeto de las actuaciones de comprobación y control. La disponibilidad de los documentos se ajustará a lo dispuesto en el artículo 140 del Reglamento (UE) 1303/2013. Todos los documentos justificativos relacionados con los gastos, las verificaciones y las auditorías correspondientes a un Programa Operativo se mantienen a disposición de los diferentes organismos con competencias de control dentro del Programa Operativo, durante un periodo de:

o Tres años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas en las que estén incluidos los gastos de las operaciones cuyo gasto total subvencionable sea inferior a 1 000 000 de euros.

o Dos años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas en las que estén incluidos los gastos definitivos de la operación concluida en el resto de operaciones.

 Observar las normas de subvencionabilidad nacionales que establezca el Ministerio de Hacienda y Función Pública.

 Además, salvo los beneficiarios en el contexto de los regímenes de ayudas de Estado tal y como se definen en el artículo 2, punto 13, del RDC, deberán:

o Colaborar con la Autoridad de Gestión o, en su caso, el Organismo Intermedio, en la elaboración de los informes de ejecución anual y final correspondientes.

o Registrar la información relativa a todas las actuaciones y a cada una de las personas sobre las que se ha actuado en el repositorio común que, a tal efecto, la Autoridad de Gestión o, en su caso, el Organismo Intermedio pondrá a disposición de los beneficiarios, en la forma que en cada momento señale dicha Autoridad, con el fin de poder medir el resultado real de las actuaciones y su impacto. En el cumplimiento de esta obligación deberá respetarse en todo caso lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

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o Utilizar el sistema de registro y almacenamiento de datos de cada operación propuesto por la Autoridad de Gestión o, en su caso, el Organismo Intermedio y garantizar que esos datos se recojan, registren y almacenen en dicho sistema.

o Aplicar las medidas de análisis del riesgo y prevención del fraude propuestas por la Autoridad de Gestión, o en su caso, el Organismo Intermedio, que correspondan en función de la operación ejecutada.  En el caso de los regímenes de ayuda de Estado se deberá:

o Trasladar a los beneficiarios la información comunicada por el Organismo Intermedio en relación con la adecuada gestión del Programa Operativo y en particular la relativa a las condiciones específicas al plazo límite de ejecución, la información financiera y de otro tipo de deba conservar y comunicar.

o Informar a los beneficiarios de que la aceptación de la financiación del FEDER implicará la aceptación de su inclusión en la lista de beneficiarios, según se establece en el anexo XII del RDC.

o Garantizar que los beneficiarios disponen de un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional.

o Garantizar que a los beneficiarios potenciales de las operaciones se les ha facilitado la información prevista en el anexo XII del RDC.

(29)

CAPÍTULO

III:

SELECCIÓN,

APROBACIÓN

Y

MODIFICACIÓN DE OPERACIONES

Para la selección y aprobación de operaciones se han de tener en cuenta los procedimientos que se muestran en la siguiente ilustración:

Ilustración 3. Procedimientos que forman parte de la selección y aprobación de operaciones

1 Aprobación de los criterios de selección

Para poder seleccionar operaciones, previamente la Autoridad de Gestión junto con PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. (como Organismo Intermedio) elaboran unos criterios de selección de operaciones. Los cuales han de cumplir las siguientes características:

 Aseguren la contribución de las operaciones al logro y resultados específicos de la prioridad pertinente.

 Sean transparentes y no discriminatorios.

 Tengan en cuenta los principios generales de promoción de la igualdad entre hombres y mujeres y desarrollo sostenible.

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(31)

PROCEDIMIENTO: APROBACIÓN DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN Agentes implicados

 Comité de Seguimiento (CdS).

 Autoridad de Gestión (AG).

 PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. (Área de Gestión).

Entradas  Tipología de operaciones Salidas  Criterios de selección versión n.

relacionados

 Selección y aprobación de operaciones.

relacionado

1 AG

Definición de la tipología de operaciones.

La AG define la tipología de operaciones, la cual será la base para la elaboración de los criterios de selección. Tipología de operaciones. 2 AG-PROCESA (Área de Gestión) Elaboración de los

criterios de selección. La AG y PROCESA (Área de Gestión), como OI, elaborarán los criterios de selección.

Versión preliminar de los criterios de selección.

3 AG Envío de los criterios

de selección al CdS La AG envía los criterios de selección al CdS para que se proceda a su valoración. 4

CdS Valoración de los criterios de selección.

El CdS valora los criterios de selección.

4A En caso de valorarlos positivamente se continúa con el procedimiento. (5)

4B

Si se considera que no son adecuados y es necesario determinadas modificaciones, la AG y PROCESA (Área de Gestión) incorporarán las sugerencias del CdS y se presentará un nuevo documento al CdS para su aprobación.

5 CdS Aprobación de los

criterios de selección. El CdS aprueba los criterios de selección de operaciones.

Criterios de selección versión n. 6 PROCESA (Área de Gestión) Aplicación de los criterios de selección.

PROCESA (Área de Gestión) aplica los criterios de selección en la valoración y aprobación de las operaciones.

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PROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN

Agentes implicados

 Comité de Seguimiento (CdS).

 Autoridad de Gestión (AG).

 PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. (Área de Gestión)

 Beneficiarios

Entradas  Tipología de operaciones Salidas  Criterios de selección versión n+1.

relacionados

 Selección y aprobación de operaciones.

relacionado 1 Miembros del CdS Solicitud de modificación de los criterios de selección.

Cualquier miembro del CdS puede solicitar una modificación de los criterios de selección de operaciones. 2 AG-PROCESA (Área de Gestión) Elaboración de propuesta de modificación.

La AG y el Área de Gestión de PROCESA elaboran una propuesta de modificación de los criterios de selección, a tenor de la solicitud practicada

3 AG Envío de la propuesta

de modificación al CdS

La AG envía al CdS la propuesta de modificación de los criterios de selección de las operaciones.

4

Valoración de los criterios de selección.

El CdS valora la propuesta presentada de modificación de los criterios de selección.

4A CdS Si al CdS le parece adecuada la propuesta se continúa con el procedimiento.

4B Si no le parece adecuada la propuesta, se da por finalizado este procedimiento. 

5 CdS Aprobación de los

criterios de selección El CdS aprueba los nuevos criterios de selección.

Criterios de selección de operaciones versión n+1. 6 PROCESA (Área de Gestión) Aplicación de los criterios de selección.

A partir de la aprobación de los nuevos criterios de selección de operaciones, PROCESA (Área de Gestión) aplicará los nuevos criterios en la valoración y aprobación de operaciones.

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2 Selección de operaciones

La selección de operaciones para recibir cofinanciación europea se efectúa tras la previa solicitud de financiación por parte del beneficiario (artículo 65.6 del RDC) y tras comprobación por parte de la Autoridad de Gestión o del Organismo Intermedio, en caso de tener este último atribuida la función de selección de operaciones, de que se cumple lo previsto en el artículo 125.3 del RDC, quedando reflejada en “Fondos 2020”, de manera que la aprobación de operaciones, así como la lista de comprobación, que permiten asegurar el cumplimiento de la normativa comunitaria y nacional, serán almacenadas y firmadas en dicho sistema.

Para el Programa Operativo FEDER de Ceuta 2014-2020, se distingue la siguiente clasificación de procedimientos básicos de selección de operaciones:

Selección de operaciones mediante convocatoria de ayudas en régimen de concurrencia

Si el beneficiario es el organismo que recibe una ayuda conforme a un régimen de ayudas (incluidas las Ayudas de Estado, según se define en el artículo 2 del RDC), la solicitud de financiación será la correspondiente petición cursada por el potencial beneficiario ante el organismo que concede la ayuda, en los términos que establezca la convocatoria de las ayudas.

La selección de las operaciones objeto de ayuda y la cuantía de la misma se realiza mediante la evaluación de las solicitudes presentadas, de acuerdo con los criterios de valoración previamente fijados en unas bases reguladoras, en su caso, así como en la propia convocatoria.

Este procedimiento se realiza con sujeción a los principios de publicidad, transparencia, concurrencia, objetividad, igualdad de trato y no discriminación, eficacia en el cumplimiento de los objetivos fijados por los organismos otorgantes y eficiencia en la asignación y utilización de los recursos públicos, recogidos en la Ley General de Subvenciones, que cada concedente aplica y adapta conforme a su régimen jurídico y procedimientos propios.

Todas las solicitudes recibidas quedarán registradas en los sistemas de información correspondiente al órgano que concede la ayuda.

Este procedimiento se caracteriza por iniciarse de oficio, por tener una fase de instrucción en la cual se elabora un informe propuesta de resolución, que será tenido en cuenta en la siguiente fase de resolución de otorgamiento y que, finalmente, concluye con la notificación de las solicitudes aceptadas y desestimadas.

El procedimiento será llevado a cabo por el Área de Gestión del Organismo Intermedio con el apoyo, meramente administrativo del Área de Desarrollo de Proyectos (tramitación y justificación).

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Selección de operaciones sin convocatoria previa

Estas operaciones corresponden a las inversiones definidas en el Programa Operativo FEDER de Ceuta 2014-2020, aprobado por la Comisión Europea.

En este caso, el beneficiario realiza al Organismo Intermedio una solicitud de aprobación de la operación. La solicitud, una vez registrada, es analizada por la Oficina de Coordinación de Inversiones y Supervisión de Proyectos Externos (OCISPE), quien elaborará un documento con las conclusiones alcanzadas y harán entrega del mismo al Director de PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A.

Selección de operaciones a partir de convocatorias de expresiones de interés de los potenciales beneficiarios

Se aplica este procedimiento de selección únicamente a actuaciones desarrolladas por entidades públicas en el ejercicio de sus competencias, que tiene específicamente atribuidas, salvo que para la determinación de la ayuda pública nacional no comunitaria deba seguirse el procedimiento del apartado de “Selección de operaciones mediante convocatoria de ayudas en régimen de concurrencia”.

PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. realizarán la selección a partir de las expresiones de interés que le sean remitidas por las entidades y organismos interesados. Se registrarán todas las expresiones de interés recibidas y se comunicarán las decisiones tomadas sobre la aceptación o rechazo de las solicitudes o proyectos a los solicitantes, utilizando el procedimiento que resulte en cada caso más conveniente. Por otro lado, el Eje prioritario de Asistencia Técnica del Programa Operativo FEDER cofinancia las actividades desarrolladas, en el ejercicio de sus propias funciones, por PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. y los organismos públicos beneficiarios del FEDER, para la programación, gestión, control y difusión de los fondos. Estas actividades, en la medida en que son ejecutadas por los respectivos organismos en el ámbito de las actividades de asistencia técnica del FEDER, se consideran incluidas en este apartado.

(36)

(37)

PROCEDIMIENTO: VALORACIÓN Y APROBACIÓN DE OPERACIONES Agentes implicados

 Oficina de Coordinación de Inversiones y Supervisión de Proyectos Externos (OCISPE).

 PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. (Área de Gestión).

 Beneficiarios.

Entradas

 Criterios de selección.

Salidas

 DECA.

 Instrucciones sobre las

obligaciones en materia de gestión y control.

 Aprobación y modificación de criterios de selección.

Procedimientos posteriores relacionados

 Seguimiento.

 Solicitud de reembolso y pago.

 Verificaciones.

 Control y auditoría.

Sistema de información  FONDOS 2020.

Nº Agente Actividad Descripción Documento relacionado

1 Beneficiarios

Presentación de la relación de operaciones.

Cada Beneficiario presenta una relación de operaciones para que sean valoradas. Ficha de operación.

2 OCISPE / Área de Gestión Valoración de las operaciones

En el caso de inversiones, OCISPE analiza las operaciones presentadas. En el caso de ayudas, suministros y servicios será el Área de Gestión.

3

OCISPE / Área de Gestión

Informe de valoración

En el caso de inversiones, OCISPE emite un informe motivado con las operaciones aprobadas y rechazadas. En el caso de ayudas, suministros y servicios será el Área de Gestión. 4 Área de Gestión Comunicación de no aceptación de la operación.

Si la operación no es aceptada, se comunica al Beneficiario tal circunstancia. Se registra documentalmente la notificación de no aceptación de la operación.

Notificación de no

(38)

5 Área de

Gestión

Aprobación de la operación.

PROCESA, una vez analizada la documentación emitida por OCISPE o el Área de Gestión procede a la aprobación definitiva de la operación.

6 Área de

Gestión

Comunicación de la aprobación.

PROCESA comunica al Beneficiario la aprobación de la operación y le hace entrega del DECA, así como de las instrucciones sobre las obligaciones en gestión y control que debe cumplir.

DECA. Instrucciones sobre obligaciones de gestión y control.

7 Área de

Gestión

Registro de la

(39)

2.1 Selección de operaciones mediante convocatoria de ayudas en

régimen de concurrencia

La tramitación y aprobación de subvenciones se encuentra regulada por la Ley 38/2003 de 17 de noviembre, General de Subvenciones y desarrollada en su Reglamento, Real Decreto 887/2006, de 21 de julio.

En este sentido, el artículo 2 de esta Ley entiende por subvención “toda disposición dineraria realizada por las Administraciones Públicas a favor de personas públicas o privadas, y que cumpla los siguientes requisitos:

a) Que la entrega se realice sin contraprestación directa de los beneficiarios. b) Que la entrega esté sujeta al cumplimiento de un determinado objetivo, la ejecución de un proyecto, la realización de una actividad, la adopción de un comportamiento singular, ya realizados o por desarrollar, o la concurrencia de una situación, debiendo el beneficiario cumplir las obligaciones materiales y formales que se hubieran establecido.

c) Que el proyecto, la acción, conducta o situación financiada tenga por objeto el fomento de una actividad de utilidad pública o interés social o de promoción de una finalidad pública.”

Este procedimiento tiene por objeto tanto la revisión administrativa de las solicitudes presentadas, como su valoración. El procedimiento finaliza con la concesión de la ayuda y la notificación al beneficiario final del resultado de proceso de valoración de su solicitud.

(40)

(41)

PROCEDIMIENTO: VALORACIÓN Y APROBACIÓN DE OPERACIONES: CONVOCATORIA DE AYUDAS EN RÉGIMEN DE CONCURRENCIA

 Área de Gestión (el Área de Desarrollo de Programas colabora con esta Área).

 Comité de Seguimiento Local (CSL).

 Dirección General de PROCESA (DG).

 Intervención.  Comité Técnico.  Consejería.  Potenciales Beneficiarios.  Beneficiarios. Entradas  Criterios de selección. Salidas  DECA.

 Seguimiento.

 Verificaciones.

1 Área de

Gestión

Redacción de Bases Reguladoras Generales

El Área de Gestión redacta las Bases Reguladoras Generales.

2

DG / Comité de Seguimiento

Local

Información El Director General de PROCESA informa al Comité de Seguimiento Local sobre las Bases _{Reguladoras Generales redactadas y le pide asesoramiento.}

3

Comité de Seguimiento

Local

(42)

4 DG Aprobación La Dirección General de PROCESA aprueba las Bases Reguladoras Generales Bases Reguladoras

Generales. 5

DG /

Intervención Aprobación

La Dirección General de PROCESA facilita a Intervención las Bases Reguladoras Generales para su aprobación.

5A Si Intervención considera que las Bases Reguladoras Generales son adecuadas, procede a

su aprobación. (6)

5B Si no las considera adecuadas, solicita a DG que haga las modificaciones oportunas.

6 Secretaría

General Ratificación

La Dirección General de PROCESA envía a la Secretaría General las Bases Reguladoras Generales para su ratificación

Bases Reguladoras

Generales. 7 Consejería Publicación La Consejería correspondiente publica en el Boletín Oficial de la Ciudad de Ceuta las Bases

Reguladoras Generales. Anuncio en el BOCCE.

8 Área de

Gestión

Redacción Bases Reguladoras Específicas

El Área de Gestión redacta las Bases Reguladoras Específicas.

9

DG / Comité de Seguimiento

Local

Información El Director General de PROCESA informa al Comité de Seguimiento Local sobre las Bases Reguladoras Específicas redactadas y le pide asesoramiento.

10

Comité de Seguimiento

Local

Opinión El Comité de Seguimiento Local emite su opinión sobre las Bases Reguladoras Específicas.

11 DG Aprobación La Dirección General de PROCESA aprueba las Bases Reguladoras Específicas. Bases Reguladoras

Específicas. 12

DG /

Intervención Aprobación

La Dirección General de PROCESA facilita a Intervención las Bases Reguladoras Específicas para su aprobación.

12A Si Intervención considera que las Bases Reguladoras Específicas son adecuadas, procede

a su aprobación. (12)

12B Si no las considera adecuadas, solicita a DG que haga las modificaciones oportunas.

13 Secretaría

General Ratificación

La Dirección General de PROCESA envía a la Secretaría General las Bases Reguladoras Específicas para su ratificación

Bases Reguladoras

Específicas. 14 Consejería Publicación La Consejería correspondiente publica en el Boletín Oficial de la Ciudad de Ceuta las Bases

(43)

15 Dirección

General Convocatoria La Dirección General de PROCESA realiza la convocatoria correspondiente. Convocatoria.

16 Dirección

General Publicación

La Dirección General de PROCESA publica la convocatoria en el Boletín Oficial del Estado y en la Base de Datos Nacional de Subvenciones.

Anuncio en el BOE,

BDNAS. 17 Potenciales

Beneficiarios Solicitudes Los potenciales beneficiarios presentas las correspondientes solicitudes. Solicitudes.

18 Grupo

Técnico Valoración El Grupo Técnico procede a la valoración de las solicitudes presentadas.

Informe de valoración de solicitudes. 19 DG / Comité de Seguimiento Local

Información La Dirección General de PROCESA informa al Comité de Seguimiento Local sobre la valoración de las solicitudes presentadas.

20 DG Resolución provisional La Dirección General de PROCESA realiza una propuesta de resolución provisional Resolución provisional. 21 DG Publicación La Dirección General de PROCESA publica la resolución provisional en el Boletín Oficial de

la Ciudad de Ceuta. Anuncio en el BOCCE.

22 Área de

Gestión / Potenciales Beneficiarios

Alegaciones

Los potenciales beneficiarios, si no están de acuerdo con la resolución provisional, puede emitir alegaciones

Alegaciones.

22A Si las alegaciones son admitidas, se continua con el procedimiento. (21)

22B Si las alegaciones no son admitidas, el procedimiento finalizaría aquí. 

23 DG Propuesta de

resolución definitiva La Dirección General de PROCESA realiza una propuesta de resolución definitiva

Propuesta de resolución definitiva.

24 Área de

Verificación Control previo El Área de Verificación realiza una verificación previa. Informe de verificación.

25 Consejería Publicación La Consejería competente publica en el Boletín Oficial de la Ciudad de Ceuta la resolución

definitiva. Anuncio en el BOCCE.

26 Beneficiario Aceptación El Beneficiario procede a la aceptación de la ayuda concedida. Documento de aceptación.

27 Consejería Decreto-Resolución definitiva

El/la Consejero/a competente elabora un Decreto con el procedimiento realizado y la

resolución Decreto. DECA.

28 Consejería Publicación La Consejería correspondiente publica en el Boletín Oficial de la Ciudad de Ceuta el Decreto

(44)

2.2 Selección de operaciones sin convocatoria previa

Las operaciones incluidas en esta tipología son inversiones que pertenecen a algún Plan de Inversiones de la Ciudad Autónoma de Ceuta y, además, están definidas en el Programas Operativo FEDER de Ceuta 2014-2020, aprobado por la Comisión Europea. Es decir, dichas operaciones ya han sido aprobadas.

Para la tramitación de estas operaciones, es de aplicación la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público y Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, Rea Decreto Legislativo 30/2011, de 14 de noviembre.

Si la operación está muy definida, la Subdirección General de PROCESA solicita a la Dirección General de PROCESA impulsar la inversión. La Dirección General se lo comunica a la OCISPE, la cual comprueba que la operación está incluida en el Plan de Inversiones de la Ciudad de Ceuta. Informa a la Dirección General de PROCESA, quien. Junto con el Área de Gestión inicia el procedimiento para acometer la inversión. solicitando al Área de Contratación que inicie el correspondiente procedimiento de contratación en nombre de la Ciudad, en nombre de la Consejería competente y la Mesa de Contratación Permanente de la Ciudad Autónoma de Ceuta.

Si la operación no está muy definida, la Dirección General de PROCESA hace una solicitud a la OCISPE para poder acometer una inversión, la cual comprueba que se incluye en las propuestas realizadas por los Órganos Directivos de todas las Consejerías. La OCISPE comprueba las prioridades, características principales del proyecto, presupuesto máximo, asignación de técnicos, solicita la redacción de anteproyecto y proyecto (si fuera necesario), dirección de obra, etc. La OCISPE informa a la Dirección General de PROCESA, quien, junto con el Área de Gestión, inicia el procedimiento para acometer la inversión. solicitando al Área de Contratación que inicie el correspondiente procedimiento de contratación en nombre de la Ciudad, en nombre de la Consejería competente y la Mesa de Contratación Permanente de la Ciudad Autónoma de Ceuta.

(45)

Flujograma 7 Valoración y aprobación de operaciones sin convocatoria previa. Inversiones muy definidas

Flujograma 8 Valoración y aprobación de operaciones sin convocatoria previa. Inversiones poco definidas

(46)

PROCEDIMIENTO: VALORACIÓN Y APROBACIÓN DE OPERACIONES: SIN CONVOCATORIA PREVIA

 Área de Gestión

 Dirección General de PROCESA (DG).

 Subdirección General de PROCESA (SG).

 Oficina de Coordinación de Inversiones y Supervisión de Proyectos Externos (OCISPE).

 Órganos Directivos de todas las Consejerías.

 Área de Verificación (AV).

 Área de Contratación (AC).

Entradas

 Criterios de selección.

Salidas

 DECA.

 Seguimiento.

 Verificaciones.

Descripción del procedimiento: Inversiones muy definidas

1 SG Solicitud de inicio. La Subdirección General de PROCESA solicita a la Dirección General de PROCESA impulsar la inversión.

2 DG /

OCISPE Comunicación La Dirección General de PROCESA se lo comunica a la OCISPE

3 OCISPE Comprobación La OCISPE comprueba que la operación está incluida en el Plan de Inversiones de la Ciudad.

4 OCISPE /

DG Informa

La OCISPE informa a la Dirección General de PROCESA que se puede acometer la inversión