INFORME PORMENORIZADO - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO-LEY 1474 DE 2011
VIGENCIA DE 11 DE JULIO A 11 DE NOVIEMBRE 2014
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control
Interno, o quien haga sus veces:
DIANA LORENA TRUJILLO CORTES
Período evaluado: MARZO 11 A NOVIEMBRE 11 DE 2014
Fecha de elaboración: 11 DE NOVIEMBRE DE 2014
La Ley 1474 de 2011” Por medio del cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”
En cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 9 de la Ley 1474, de fecha 12 de julio de 2011, el cual establece la responsabilidad que tiene el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces de presentar cada cuatro meses un informe pormenorizado que dé cuenta del estado del Sistema de Control Interno de la Entidad.
Se debe resaltar que el presente informe está bajo la nueva estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, el cual se encuentra en proceso de actualización en la E.S.E Hospital San Vicente de Paul Circasia Como lo establece el Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014, el cual fue emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública “DAFP”
MODULO CONTROL PLANEACION Y GESTION AVANCES
1. TALENTO HUMANO
1.1. Acuerdos Compromisos y Protocolos Éticos
La oficina de Control Interno junto con la Gerencia, revisaron el Decreto 943 de 2014 para generar un cronograma que permita ajustar el MECI del Hospital a los requerimientos que exige el Decreto y la nueva estructura del Modelo Estándar de Control Interno para tal fin se está diseñando una herramienta estratégica que le permita a toda la entidad conocer cada elemento del MECI y que sea más interactiva la cual tiene como nombre “Estructura Sistema Integral de Gestión”
La E.S.E Hospital San Vicente de Paul Circasia, cuenta con los documentos orientadores de la gestión ética (Código de Ética Y Código de Buen Gobierno) los cuales fueron revisados y aprobados en el año 2008 y socializados en la reinducción del año 2010 y 2012, y se encuentra en proceso de socialización y sensibilización para la reinducción y socialización año 2014, con los cuales se busca promover una cultura de integralidad y eficiencia en el desempeño de nuestras funciones como servidores públicos, demostrando con sus acciones responsabilidad y compromiso con los objetivos propuestos y propiciar un ambiente de control de cada uno de los funcionarios que le apunte al cumplimiento y Fomento de la Cultura de Autocontrol.
1.2. Desarrollo del Talento Humano
El Hospital cuenta con un Manual Especifico de Funciones y de competencias laborales para los empleos de Planta de Personal aprobado mediante Acuerdo No. 005 del 05 de Noviembre de 2013.
Se diseñaron encuestas de necesidades de capacitación, bienestar social e incentivos, base fundamental para la elaboración de planes, programas y formación de acuerdo con los requerimientos de la entidad.
Se proyectó el Plan Estratégico de Desarrollo humano para los empleados y trabajadores oficiales de la E.S.E. Hospital San Vicente de Paul Circasia Quindío, vigencia 2014. Resolución 095 de Marzo 03 de 2014.
Se tiene implementado el procedimiento de Evaluación de desempeño del personal acorde a la normatividad expedida por la CNSC (Acuerdo 137 y 138 de 2010)
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
2.1. Planes, Programas y Proyectos
El Hospital cuenta con el Plan de Gestión 2012 – 2016, en el cual se enmarca el horizonte del hospital y las metas que se quieren alcanzar, en cumplimiento del plan, además se implementó un plan de acción anual, para dar cumplimiento a este plan.
De igual manera se encuentra en la página web como medio de socialización los componentes estratégicos en los cuales se encuentra la Visión, la Misión, Políticas, Objetivos y otros componentes que hacen parte del Direccionamiento Estratégico del Hospital.
Se tiene implementado el proceso de seguimiento y evaluación de los PQRS, el cual incluye el informe trimestral de la satisfacción del cliente.
2.2. Modelo de Operación por Procesos
Se debe generar un nuevo Modelo de Operación por procesos (Mapa de Procesos) de la entidad el cual este diseñado según lo establecido por la NTCGP 1000:20009 y el Modelo Estándar de Control Interno, identificando los Procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y los de Evaluación y Control, necesarios para el cumplimiento de las competencias que las normas vigentes le asignan a la E.S.E. Hospital San Vicente de Paul Circasia Quindío.
2.3. Estructura Organizacional
En cuanto a la estructura organizacional el gerente presentó una propuesta, la cual debía ser aprobada por la Junta Directiva, esta se basaba en el funcionamiento de una planta de personal global, la cual permitiera la rotación del personal de acuerdo con las necesidades de cada dependencia y de acuerdo con las competencias requeridas para el ejercicio de cada cargo, con
ello se permitía incluir al personal contratista. Pero debido a la disminución de ingresos en el año 2014 y por ende a la alteración del presupuesto, no puedo ser aprobado.
2.4. Indicadores de Gestión
Debido a los hallazgos de la contraloría general del Quindío se presentó como plan de mejora la implementación de los indicadores de gestión, los cuales se deben implementar y socializar antes del 31 de diciembre de 2014.
Cabe aclarar que para la evaluación del gerente se tienen estructurados los Indicadores del Plan de Gestión 2012 – 2016, los cuales van encaminados a evaluar el Informe de Gestión de cada año sin ningún inconveniente.
3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Se realizó el seguimiento al cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
LEMA -“LA TRAMPA CONMIGO NO VA”
Todas las instituciones son vulnerables al fenómeno de la corrupción, es por ello que todo, el sector público y privado, debemos unirnos y redoblar esfuerzos por la transparencia y el combate a la misma, para ello que la E.S.E. Hospital San Vicente de Paul de Circasia Quindío, ha diseñado el programa denominado.
“SAN VICENTE CIRCASIA TRANSPARENTE”
Sensibilización a los funcionarios y usuarios del código de ética y buen gobierno y del llamado de todos los jefes de área a cumplir con estos valores.
DIVULGACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCION del Hospital San Vicente de Paul Circasia E.S.E.
El Hospital debe vincular a la ciudadanía por medio de los mecanismos de participación ciudadana para el control social de la gestión, JUEGA UN PAPEL IMPORTANTE LA OFICINA DEL SIAU.
Se viene realizando el seguimiento al mapa de riesgos de corrupción según los controles, y los responsables.
Se viene realizando seguimiento a los mapas de riesgos de los procesos de la entidad, desarrollando un trabajo con los coordinadores de área para realizar la actualización de estos, los cuales se implementaran según la normatividad del DAFP.
En el mapa de riesgos del Hospital San Vicente de Paul Circasia E.S.E, se pueden identificar:
iesgo de Procesos Misionales.
LA TRAMPA CON MIGO NO
VA
MODULO CONTROL PLANEACION Y GESTION DIFICULTADES
Se hace necesario realizar un mayor esfuerzo en la gestión por procesos, lo cual implica que se adelanten las acciones necesarias en la generación de la cultura del autocontrol en la entidad.
Pese a la madurez de este subsistema se encuentran debilidades en el monitoreo y valoración permanente de los riesgos que a pesar de ser objeto de revisión en las auditorías internas; requieren mayor atención por parte de los responsables de su administración. Se encuentra debilidad en la construcción de planes de mejoramiento individuales desde los resultados de la evaluación del desempeño, como también se requiere fortalecer los programas de bienestar social, capacitación e incentivos.
CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
AVANCES 4. AUTOEVALUACIÓN INSTITICIONAL
4.1. Autoevaluación del Control y Gestión
El hospital tiene conformados los comités para cada uno de los procesos que intervienen, para los cuales la oficina de Control Interno y la auditora medica consolida el conjunto de tareas y metas establecidas, realizando el seguimiento y la evaluación con las evidencias que soportan su cumplimiento.
COMITÉS AREA ASISTENCIAL HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL CIRCASIA E.S.E. AÑO 2014
JUNIO 20 DE 2014
NOMBRE COMITÉ RESPONSABLE HORA
COMITÉ 412 COORDINADORA
PY P
8: 00 AM - 9 : 30 AM
COMITÉ COVE AUDITORA MEDICA 9: 30 AM – 10:30 AM
COMITÉ ETICA TRAJADORA
SOCIAL
10:30 AM A 11:00 AM
CIOMITE DE SEGURIDAD DEL PACIENTE
COORDINADORA DE URGENCIAS
11:00 AM COMITÉ DE FARMACIA REGENTE DE CADA MES
FARMACIA COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS COORDINADOR MEDICO CADA MES
COMITÉ DE FACTURACION COORD FACTU CADA TRES MESES
COMITÉ DE CARTERA COORD. CARTERA CADA TRES MESES COMITÉ DE PRESUPUESTO SUBGERENTE CADA TRES
MESES COMITÉ SOSTENIBILIDAD
CONTABLE
CONTADORA CADA TRES MESES COMITÉ COORD. CONROL
INTERNO
A.C.I CADA TRES
MESES
COMITÉ DE SALUD
OCUPACIONAL
SUBGERENTE CADA TRES MESES COMITÉ DE CONVIVENCIA
LABORAL
SUBGERENTE CADA TRES MESES COMIJTE DE COMPRAS ALMACENISTA CADA TRES
MESES COMITÉ DE CONTRATACION ASESORA JURIDICA CADA TRES
MESES
COMITÉ DE GERENCIA GERENTE CADA TRES
MESES
5. AUDITORIA INTERNA 5.1 Auditoría Interna
La oficina de Control Interno presentó el Plan General de Auditoria contemplando cada uno de sus roles al comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el cual fue debidamente aprobado, este se viene ejecutado de acuerdo a lo programado, como resultado de estas Auditorias se han generado Planes de Mejoramiento en cada uno de los procesos y se realiza un monitoreo permanente al cumplimiento de las acciones de mejora.
La oficina de Control Interno posee un procedimiento de auditoría el cual se encuentra debidamente actualizado y formalizado.
6. PLANES DE MEJORAMIENTO 6.1 Plan de Mejoramiento
Los planes de mejoramiento se elaboran en el formato del DAFP, el cual se elabora por parte del líder del proceso auditado. La Oficina de Control Interno le realiza el respectivo seguimiento, verificación y cumplimiento.
A su vez la entidad ha diseñado un aplicativo que permite entre otros los siguientes aspectos: Uso de no papel, uso eficiente de las TICs, socialización y sensibilización de los hallazgos tanto internos como externos y monitoreo permanente al nivel de cumplimiento.
DIFICULTADES
Falta fortalecer los sistemas de información para que estos sean más eficientes y contribuyan al mejoramiento continuo de la entidad.
Trabajar en las tablas de retención documental que permitan fortalecer el sistema de gestión documental.
Falta fortalecer aún más la cultura de la formulación de los planes de mejoramiento por procesos, como consecuencia de las auditorias de la oficina de control interno.
No se ha generado una cultura para el seguimiento a los avances de los Planes de Mejoramiento Institucional por parte de los responsables de los procesos.
Falta fortalecer la cultura de formulación lo planes de mejoramiento individual.
La organización centraliza la responsabilidad de la implementación de los procesos de calidad consistente en la aplicación de los estándares de acreditación en la empresa, causando desgaste en las pocas personas que están comprometidas con el proceso.
La resistencia de algunos colaboradores con el cumplimiento y apoyo al sistema de acreditación de la entidad.
El hospital funciona con recursos propios para la implementación de todos sus planes y programas, el apoyo de los entes territoriales y del gobierno nacional es mínimo en la asignación de recursos pero si exige que se cumpla con todos los requerimientos de Ley. En ocasiones, los procesos se ven truncados por la falta de apoyo y se tiene que trabajar con lo poco que se tiene.
Falta incentivar a los equipos de mejoramiento y al personal en general para la elaboración de planes de mejora por áreas e individuales con el fin de solucionar las inconformidades que se presentan cotidianamente en los servicios.
No Se realizan evaluaciones de adherencia a guías de manejo y protocolos en las áreas funcionales asistenciales.
Los entes reguladores del orden nacional, se han desbordado en el último año en el establecimiento de normas nuevas, lo cual trae como consecuencia la adaptación de los procesos que ya se han implementado en las organizaciones, truncando la continuidad; adicionalmente el incremento en la solicitud de informes ha logrado ocupar a los funcionarios en suministro de los mismos, descuidando las actividades y/o funciones propias cotidianas.
No todos los procesos cuentan con los procedimientos que puedan evidenciar la estandarización de sus actividades y de esta manera poder ejercer un control más eficiente.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN AVANCES
7. COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
7.1 INFORMACION Y COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
Dando cumplimiento a la estrategia anticorrupción en su componente de control el hospital cuanta con su Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano.
La página Web constituye una fortaleza dentro las medios de comunicación Institucional, con los link requerido por la normatividad y que son de interés general. Para el cliente interno además se dispone del correo Institucional y carteleras.
Se ha realizado una reunión de informe de gestión del primer semestre de 2014 por parte de la Gerencia de la entidad.
Para el despliegue de la información Institucional el Hospital ha puesto a disposición de los usuarios medios masivos como la Página Web. Los medios para comunicar la información a nivel interno son: boletín, carteleras y correo institucional.
DIFICULTADES
Se debe implementar procedimientos y herramientas tecnológicas para la realización y seguimiento a los planes de mejoramiento individual y evaluaciones de desempeño.
A pesar de tener aprobadas las tablas de retención documental, se hace necesario implementarlas, en todas las áreas, además de realizar actividades de archivar, los documentos en su correspondiente archivo.
No ha sido posible activar el Comité de gobierno en línea, porque apenas se viene implementando y capacitando al personal en gobierno en línea, cabe aclarar que en el mes de septiembre el ingeniero Diego Fernando Marín, asistió a la capacitación del SUIT, el cual quedo comprometido de capacitar e incluir en el cronograma de actividades el reporte de la 9 formularios que le corresponden al hospital.
Por lo tanto referente a este proceso se tienen pendientes algunas modificaciones a reglamentos y publicación de los mismos, así como delegar al encargado de la administración de la aplicación de gobierno en línea.
Es pertinente informar además que se ha presentado dificultad para la presentación del CHIP PRESUPUESTAL segundo y tercer trimestre año 2014, ya que la CONTADURIA GENERAL DE LA NACION , implemento un nuevo aplicativo el cual se encuentra en construcción para su aplicabilidad denominado SIRECI.
Se hace necesario que se continúe con capacitaciones constantes en aspectos como el archivo su conservación y mantenimiento, puesto que debido a mala información o capacitación se corre el riesgo de pérdida de información importante y relevante, este aspecto amerita mejoras en algunas áreas de la Entidad, para un mayor conocimiento de las disposiciones del manejo documental, expedidas por el Archivo General de la Nación.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Se cuenta con el apoyo de la alta dirección reflejado en el proceso de medición a la gestión, con indicadores significativos de cumplimiento de las metas proyectadas, según el seguimiento a los planes de acción.
Se está trabajando en la Evaluación de los Estándares para la Habilitación de los servicios según lo establece el Decreto 2003 de 2014.
El Sistema de Control Interno aportó su gestión para la elaboración del Informe de Evaluación de la vigencia 2013 del Plan de Desarrollo Institucional.
Actualmente se ha desarrollado una serie de elementos de control, lo cual es preciso resaltar las debilidades que se tienen, especialmente la falta de compromiso y participación de los funcionarios públicos.
RECOMENDACIONES 1. Dar
1. Mejorar los mecanismos de seguimiento y medición de la efectividad de los controles.
2. Fortalecer las comunicaciones institucionales, para que sean asertivas y sin distorsiones. Diseñar y ejecutar un plan de comunicaciones. Fortalecer la comunicación pública con el fin de dar mayor acceso al ciudadano dinamizando y aplicando las políticas del gobierno en línea.
3. Se recomienda la necesidad de comprometer a todo el personal del Hospital San Vicente de Paul Circasia E.S.E. a trabajar en el Modelo Estándar de Control Interno junto con la articulación de todos los funcionarios del hospital.
4. Hacer mayor esfuerzo en la divulgación de los valores y principios instituciones; también en la construcción de una cultura de administración del riesgo de manera que se convierta en una herramienta eficaz para la gestión institucional, mejorar las condiciones de la comunicación organizacional y fortalecerla con los clientes
5. Mejorar la administración y monitoreo de los riesgos de los procesos fomentar la cultura del autocontrol y uso racional de los recursos e implementar mecanismos más efectivos de control por procesos.
6. Dejar evidencia del autocontrol por parte de los líderes de procesos. 7. Reiterar el compromiso de la gerencia y su equipo directivo
8. Realizar la estructuración de los roles y responsabilidades que se requieren por ley para implementar el MECI
9. Fomentar las capacitaciones para el desarrollo de las competencias técnicas, científicas en los servidores públicos, para mejorar la eficiencia en la implementación y desarrollo de las herramientas administrativas como son: Planear, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar la administración de los recursos. 10. Incrementar la participación de los comités institucionales como un mecanismo para: Decisión, planeación, seguimiento y control en los procesos. 11. Mejorar los canales de comunicación de las diferentes dependencias para el óptimo tratamiento de la información.
12. Desarrollar al 100% los elementos de control que establece el modelo estándar de control interno
DIANA LORENA TRUJILLO CORTES ASESORA DE CONTROL INTERNO HSVP
Avances
