INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
CON ÉNFASIS EN LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA MUNICIPAL TESORERÍA MUNICIPAL DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ, EL QUICHÉ PERIODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2007
El departamento del Quiché, con un área de 8,378 kilómetros cuadrados, colinda al norte con México; al este con los departamentos de Alta y Baja Verapaz; al sur con los de Chimaltenango y Sololá; y al oeste con los de Totonicapán y Huehuetenango.
Según proyecciones del Instituto Nacional de Estadística y del Centro Latinoamericano de Demografía del año 2000 la población total del departamento es de 588,832 habitantes, de los cuales 491,086 (83.40%) son indígenas; 81,082 (13.77%) no indígenas; y 16,664 (2.83 %) ignorado.
La palabra quiché tiene varias acepciones, pero la más aceptada es la que da fray Francisco Ximénez que dice que la palabra quiché se compone de las voces qui, "muchos"; ché, "árboles", o de queché o quecheleu que significa "bosque". Durante el período hispánico este territorio fue parte de las provincias de Totonicapán o Huehuetenango y de Sololá o Atitlán. El departamento del Quiché fue creado por decreto de la Asamblea Constituyente del 12 de octubre de 1825 quedando como cabecera la villa de ese nombre. En este departamento se hablan las lenguas indígenas k´iché, ixil y uspanteko y sacapulteko además del español. En lo religioso, el Quiché pertenecía al Obispado de Sololá junto a Suchitepéquez. Actualmente existe el Obispado del Quiché, erigido el 27 de abril de 1967, que comprende todo su territorio. Entre sus principales vías de comunicación están: la Ruta Nacional No. 15 que en la aldea Los Encuentros, municipio de Sololá, entronca con la carretera Interamericana CA-1; la ruta No. 15 que parte de los Encuentros, atraviesa Chichicastenango, Santa Cruz, San Pedro Jocopilas, Sacapulas y Cunén llega hasta Chajul, que es el municipio situado más al norte y más lejano de la cabecera departamental, ya que dista aproximadamente 110 kilómetros. También está la carretera 7-W que partiendo de Santa Cruz Verapaz, atraviesa San Cristóbal Verapaz, penetra al departamento del Quiché, atraviesa Uspantán, Cunén, Sacapulas y entra a Huehuetenango pasando por Aguacatán y termina en Chiantla.
Lo cruzan varíos ríos y riachuelos. Entre los principales ríos están el Chixoy o Negro, el Río Blanco, el de Los Encuentros, el Sibacá; el Cacabal, y el Grande o Motagua. Además están las lagunas de Lemoa y la de la Estancia en Santa Cruz del Quiché, así como la laguna de San Antonio Ilotenango.
Su terreno es muy irregular, pues sus alturas oscilan entre los 2,310 metros sobre el nivel del mar en Patzité y los 1,196 en Sacapulas, sin embargo hay alturas que alcanzan los 3,000 metros en la Cordillera que atraviesa el departamento de oeste a este tal como estribaciones de la Sierra de los Cuchumatanes, por lo que predominan los climas fríos y templados, aunque hay algunas zonas de clima cálido.
Por esta misma razón, su producción agrícola es variada. Sus principales cultivos son: maíz, trigo, frijol, arroz y tabaco, así como variedad de frutas. También existen bosques con maderas preciosas. En casi todos los municipios hay crianza de ganado vacuno, porcino, caballar, caprino y lanar. Algo muy importante que es necesario resaltar es la producción de la sal gema o de piedra que se extrae especialmente en Sacapulas. En cuanto a su producción artesanal, el Quiché es uno de los más importantes del altiplano occidental, sobresaliendo la gran variedad de trajes típicos, así como la elaboración de sombreros de palma, la pirotecnia que juega un papel muy importante en las ceremonias civiles y religiosas de los indígenas y aún de los no indígenas. Asimismo, se encuentran cerámica tradicional, cestería, jarcia, máscaras y otras más.
Lo integran los siguientes municipios:
Municipio Y Distancia a la cabecera municipal 1.Santa Cruz del Quiché
---2.Canillá 65 kilómetros 3.Chajul 110 kilómetros 4.Chicamán 85 kilómetros 5.Chiché 9 kilómetros 6.Chichicastenango 18 kilómetros 7.Chinique 19 kilómetros 8.Cunén 66 kilómetros 9.Joyabaj 52 kilómetros 10.Nebaj 75 kilómetros 11.Pachalum 50 kilómetros 12.Patzité 11 kilómetros
13.Playa Grande-Ixcán 85 kilómetros 14.Sacapulas 49 kilómetros
19.San Pedro Jocopilas 8 kilómetros 20.Uspantán 90 kilómetros
MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ
No realizan depósitos diarios de lo recaudado. (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
Extravío de Formularios oficiales (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE).
Falta de registros auxiliares y conciliaciones bancarias (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
Inexistencia de manuales de funciones y responsabilidades (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
Falta de manual de procedimientos específicos para la distribución de combustibles (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Inexistencia del Libro Auxiliar de Bancos de la Cuenta Única de Pagos (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Falta de un adecuado resguardo de los documentos. (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Inexistencia de Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal AFIM (Hallazgo de Control Interno No.4 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Falta de Arqueos Sorpresivos (Hallazgo de Control Interno No.5 MUNICIPALIDAD DE PATZITE). No existe libro auxiliar para control de los movimientos bancarios (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
No existe libro de control de existencia en formas oficiales (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
Inexistencia de la Unidad de Administración Financiera Integrada AFIM (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Inexistencia de Reglamento Interno de Relaciones Laborales (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Inexistencia del Plan Operativo Anual (Hallazgo de Control Interno No.4 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Falta de Bitácoras Autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Control Interno No.5 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Falta de Arqueos Sorpresivos (Hallazgo de Control Interno No.6 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS). 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Deficiencias en las Operaciones del Libro de Bancos (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
Deficiencias en el manejo de Tarjetas de Responsabilidad y bienes no codificados (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
Deficiencias en facturas y cheques por compra de bienes y servicios (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
Ausencia de Bitácora (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
El Plan Operativo Anual no se elaboró (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
Cheques no emitidos a nombre del proveedor (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
Falta de documentos legales que respalden la ejecución presupuestaria de 2007. (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
Inexistencia de Reglamento Interno de Relaciones Laborales (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
Inexistencia del Plan Operativo Anual (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
Falta de Arqueos (Hallazgo de Control Interno No.4 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
Falta de Documentos de respaldo (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE CANILLA).
No existen manuales de funciones y atribuciones laborales (Hallazgo de Control Interno No.1 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
Instalaciones de la bodega de materiales inadecuadas (Hallazgo de Control Interno No.2 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
Pago de Servicios no razonables (Hallazgo de Control Interno No.3 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
Falta manual de procedimientos para la distribución de combustibles (Hallazgo de Control Interno No.4 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
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MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ
Reincidencia en la Inexistencia de la Unidad de Auditoría Interna. (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
Falta de Información del Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-. (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
Presentación extemporánea de la copia de contrato a la Contraloría General de Cuentas. (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
Bitácora de obra autorizada extemporáneamente. (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
Falta de Bitácoras de Obras. (Hallazgo de Cumplimiento No.5 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
Falta de rendición de Ampliaciones y Trasferencias de la ejecución presupuestaria a la Contraloría General de Cuentas. (Hallazgo de Cumplimiento No.6 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
Incumplimiento de la rendición trimestral de la ejecución presupuestaria. (Hallazgo de Cumplimiento No.7 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
Atraso en la rendición de cuentas. (Hallazgo de Cumplimiento No.8 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
Atraso en el pago de Rentas Consignadas. (Hallazgo de Cumplimiento No.9 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
Falta de dictamen de aprobación del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales. (Hallazgo de Cumplimiento No.10 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
Incumplimiento en enviar Copias de Contratos de Obra a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
Omisión del proceso de Cotización (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
Incumplimiento en la Rendición de copia de las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
Incumplimiento en presentar Información Financiera (Hallazgo de Cumplimiento No.5 MUNICIPALIDAD DE CHICHE).
Copias de los informes trimestrales de la ejecución presupuestaria, no es enviada a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE).
No se envía la ejecución trimestral del presupuesto municipal a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
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No se envía mensualmente el movimiento financiero del uso de los préstamos a la Dirección de Crédito Público (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
No envían la información mensual al sistema nacional de inversión pública -SNIP- (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
No se remiten copias de los contratos de arrendamiento de maquinaria y equipo ante el registro correspondiente (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
Arrendamiento de maquinaria sin utilizar el sistema GUATECOMPRAS (Hallazgo de Cumplimiento No.5 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
Fraccionamiento en compra de combustible (Hallazgo de Cumplimiento No.6 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
Mala aplicación de renglón presupuestario (Hallazgo de Cumplimiento No.7 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
Incumplimiento de la Rendición trimestral de la Ejecución Presupuestaria (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE CHAJUL).
No se efectuó arqueos de caja (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE CHICHICASTENANGO).
Se han efectuados gastos sin procedimientos legales establecidos (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE CHICHICASTENANGO).
Incumplimiento en la Rendición del Informe Trimestral de Ejecución Presupuestaria ante la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE PATZITE). Incumplimiento en la Rendición de copia de las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Incumplimiento en la Rendición de Cuentas y Registros de las Operaciones Contables (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Inexistencia de Actas de Ampliaciones y Transferencias (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Incumplimiento en el pago de las rentas consignadas (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
Incumplimiento en la Rendición de Cuentas y Registros de las Operaciones Contables (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Incumplimiento en Autorizar las Transferencias y Modificaciones al Presupuesto (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Incumplimiento en la Rendición del Informe Trimestral de Ejecución Presupuestaria ante la 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34
Los registros en Libro de Inventario autorizado por la Contraloría General de Cuentas, no tiene ningún registro (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE CUNEN).
Falta de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE CUNEN).
Atraso en el pago de Rentas Consignadas (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
Incumplimiento en el envío de la Ejecución Presupuestaria trimestral (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE JOYABAJ).
Fraccionamiento en compra de estufas y sus accesorios (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
Copia de contrato no enviado a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
Incumplimiento al no Autorizar las Transferencias y Modificaciones al Presupuesto. (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
Incumplimiento en la Rendición del Informe Trimestral de Ejecución Presupuestaria (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
Incumplimiento con la Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
Incumplimiento por no enviar los informes presupuestarios del ejercicio 2007, a las instituciones correspondientes (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN).
Incumplimiento por no enviar la Rendición de las Ampliaciones y Transferencias Presupuestarias (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN).
Falta de Bitácoras Autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN).
Falta de documentos en expedientes de obras (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE USPANTAN).
Copias de los informes trimestrales de la ejecución presupuestaria, no es enviada a la Contraloría General de Cuentas. (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SACAPULAS).
Copias de los informes trimestrales de la ejecución presupuestaria, no es enviada a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE SAN BARTOLOME JOCOTENANGO).
Falta de Registro y control presupuestario. (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE SAN BARTOLOME JOCOTENANGO).
Falta de Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE CHICAMAN).
Falta de bitácora de Obras (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE CHICAMAN). 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53
No contrataron los servicios de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
Adjudicación de compra de materiales a empresas con un mismo representante legal (Hallazgo de Cumplimiento No.2 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
Falta dictamen de aprobación del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales (Hallazgo de Cumplimiento No.3 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
Incumplimiento de requisitos de la Ley de Contrataciones del Estado (Hallazgo de Cumplimiento No.4 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
Adquisición y contratación de servicios con personas que tienen parentesco entre sí (Hallazgo de Cumplimiento No.5 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
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Practicar Auditoría Gubernamental que incluya la evaluación de aspectos financieros de cumplimiento y de gestión, con énfasis en el presupuesto 2007, a efecto de determinar que la información contable registrada, esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables, observando el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y las Normas Generales de Control Interno y Normas de Auditoría Gubernamental, contenidas en los Acuerdos Internos No. 09-03, A-22-2004 y A-23-2004 emitidos por el Contralor General de Cuentas, Decreto No. 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto y Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos para el Ejercicio Fiscal 2007. Alcanzar un nivel operativo sistemático y funcional que conlleve al fortalecimiento del control interno en los procesos administrativos y financieros para el aprovechamiento racional de los recursos, a efecto de obtener resultados e información confiable, oportuna y transparente.
ESPECIFICOS
Practicar exámenes a las operaciones contables, presupuestarias y financieras del ejercicio fiscal 2007. Fortalecer la aplicación de la normativa legal aplicables y los procedimientos administrativos y técnicos que permitan mejorar la calidad del control interno en el proceso de ejecución del las transacciones municipales y la administración de los recursos disponibles.
Elevar el nivel de eficiencia de la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal y/o de la Tesorería Municipal, a efecto de que ésta preste un mejor servicio en apoyo a la ejecución de los diferentes programas municipales.
Apoyar la implantación de un sistema de información administrativa y financiera confiable y oportuna, que provea los insumos básicos para la toma de decisiones a las autoridades municipales y la rendición de cuentas.
MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ
MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE
MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA
MUNICIPALIDAD DE PATZITE
MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO
MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS
No realizan depósitos diarios de lo recaudado. (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
Extravío de Formularios oficiales (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE).
Falta de registros auxiliares y conciliaciones bancarias (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
Inexistencia de manuales de funciones y responsabilidades (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
Falta de manual de procedimientos específicos para la distribución de combustibles (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Inexistencia del Libro Auxiliar de Bancos de la Cuenta Única de Pagos (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Falta de un adecuado resguardo de los documentos. (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Inexistencia de Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal AFIM (Hallazgo de Control Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Falta de Arqueos Sorpresivos (Hallazgo de Control Interno No. 5 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
No existe libro auxiliar para control de los movimientos bancarios (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
No existe libro de control de existencia en formas oficiales (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
Inexistencia de la Unidad de Administración Financiera Integrada AFIM (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL
MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ
MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA
MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Inexistencia de Reglamento Interno de Relaciones Laborales (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Inexistencia del Plan Operativo Anual (Hallazgo de Control Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Falta de Bitácoras Autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Control Interno No. 5 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Falta de Arqueos Sorpresivos (Hallazgo de Control Interno No. 6 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Deficiencias en las Operaciones del Libro de Bancos (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
Deficiencias en el manejo de Tarjetas de Responsabilidad y bienes no codificados (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
Deficiencias en facturas y cheques por compra de bienes y servicios (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
Ausencia de Bitácora (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
El Plan Operativo Anual no se elaboró (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
Cheques no emitidos a nombre del proveedor (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE SANTA MARIA NEBAJ).
Falta de documentos legales que respalden la ejecución presupuestaria de 2007. (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
Inexistencia de Reglamento Interno de Relaciones Laborales (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN ANDRES SAJCABAJA).
Inexistencia del Plan Operativo Anual (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
MUNICIPALIDAD DE PACHALUM
Falta de Documentos de respaldo (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE CANILLA).
No existen manuales de funciones y atribuciones laborales (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
Instalaciones de la bodega de materiales inadecuadas (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
Pago de Servicios no razonables (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
Falta manual de procedimientos para la distribución de combustibles (Hallazgo de Control Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE PACHALUM).
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MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ
No realizan depósitos diarios de lo recaudado. (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ DEL QUICHÉ).
Se determinó que los ingresos recaudados por las cajas receptoras fueron depositados en la Cuenta Única de Tesorería Municipalidad Santa Cruz del Quiché No. 3-248-00048-7 del Banco de Desarrollo Rural, varios días posteriores, al día de su recepción, en los meses siguientes: Ingreso de fecha 05/01/2007 por valor de Q16,771.58 se depositó el 09/01/2007, ingreso de fecha 26/01/2007 por valor de Q18,207.01 se depositó el 30/01/2007, ingreso de fecha 30/01/2007 por valor de Q14,792.26 se depositó el 02/02/2007, ingreso de fecha 02/03/2007 por valor de Q9,693.10 se depositó el 07/03/2007, ingreso de fecha 26/03/2007 por valor de Q4,131.45 se depositó el 31/03/2007, ingreso de fecha 30/03/2007 por valor de Q1,749.05 se depositó el 02/04/2007, ingreso de fecha 10/05/2007 por valor de Q1,898.30 se depositó el 22/05/2007, ingreso de fecha 14/05/2007 por valor de Q4,730.00 se depositó el 22/05/2007, ingreso de fecha 23/05/2007 por valor de Q2,760.00 se depositó el 30/05/2007 e ingreso de fecha 24/05/2007 por valor de Q1,485.27 se depositó el 30/05/2007.
El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- en el Módulo de Tesorería, Normas de Control Interno, en el punto 6.2.2 indica: "Depósitos Intactos de los Ingresos. Los ingresos recaudados deben depositarse por cada cierre de caja efectuado; en forma íntegra e intacta en la cuenta que la Municipalidad y sus Empresas tenga aperturada en las instituciones financieras aprobadas por la Superintendencia de Bancos, de ser posible el mismo día o a más tardar, al día siguiente de dicho cierre."
Incumplimiento a la norma de control interno de efectuar los depósitos de los ingresos recaudados, el mismo día de su recepción o a más tardar, al día siguiente de dicho cierre.
Riesgo que el personal de receptoría haga uso indebido de los ingresos recaudados, provocando menoscabo al erario municipal.
El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero, para cumplir con depositar los ingresos recaudados el mismo día de su recepción o a más tardar, al día siguiente de dicho cierre.
En oficio sin número de fecha 28 de julio de 2008, el Alcalde, el Tesorero, Director de AFIM, Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, Secretario y Ex director de AFIM, manifiestan: "los depósitos no realizados durante la ejecución de ingresos fue debido a que las fuentes de financiamiento no coincidían con los registros manuales contra el registro del sistema SIAF-MUNI, y que los ajustes contables no coincidían con la fuente física al compararlas con las escriturales."
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración
Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 17, para el Alcalde, y Ex Director de la Administración Financiera Municipal, por la cantidad de Q10,000.00, para cada uno.
MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE
Extravío de Formularios oficiales (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE CHINIQUE).
En el proceso de revisión realizada a las formas oficiales 7-B, se comprobó que al ex-tesorero se le extraviaron dos recibos, siendo estos los números 47458 y 47651.
El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal Artículo 86 primer párrafo y el numeral 1.12 del modulo de Tesorería del Manual de Administración Financiero Municipal -MAFIM-.
Falta de control y custodia de formularios oficiales.
El extravío de Formas Oficiales, puede provocar menoscabo en el patrimonio Municipal.
El Tesorero implante un control por medio de conocimientos para determinar quién es la persona responsable de haber recibido las formas oficiales, así como supervisar la emisión de los mismos.
Formas extraviadas 7-B números 47458 y 47651. Por error involuntario cobrando pagos de piso de plaza de fiesta titular la señorita practicante entregó dos formas arriba mencionada con el original y las dos copias de los cuales no se pudieron haber encontrado, por lo cual se hizo la denuncia respectiva, adjuntando copia de la misma. Asi también manifiesto que no existió mala intención ya que dichos formularios se extraviaron casi a tres días de entrega del cargo, y la administración en ese entonces con la visión de entregar las arcas Municipales en orden a partír del treinta y uno de diciembre de 2007, no se giró cheque alguno consta en el acta de corte caja y arqueo de valores practicados por el auditor Gubernamental Vitalino Jucup López. Oficio sin número de fecha 28 de marzo de 2008.
Se confirma dicho hallazgo, por la razón de que en este caso hubo negligencia de parte de las personas que fungieron como autoridades municipales en ese entonces, en asignarle un trabajo de mucha responsabilidad a la practicante, ya que ella no es empleada oficial de la municipalidad, asimismo se hace mención que las formas 7-B se utilizan para ingresos varios y no para ingresos de piso de plaza, para esto existe las formas 31-B. por lo que se confirma el hallazgo.
Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas Articulo 39 numeral 15, para el Ex Alcalde y Ex Tesorero por un valor de
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA
Falta de registros auxiliares y conciliaciones bancarias (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
Durante el año 2007 no se llevó control en libros auxiliares autorizados, del movimiento financiero de todas las cuentas bancarias acreditadas a nombre de la Municipalidad, en el sistema financiero nacional. Tampoco se realizaron mensualmente las conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas municipales.
El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal 2da. Versión -MAFIM- Modulo de Contabilidad 5, Numeral 5.8 CONCILIACIÓN BANCARIA. "El proceso diario de la conciliación bancaria tiene como objetivo obtener la situación financiera disponible de la Tesorería, que será el resultado del movimiento de fondos, tanto de ingresos como de egresos. Para lograr este objetivo, el proceso de Conciliación Bancaria, compara los movimientos de créditos y débitos de la Cuenta Única del Tesoro Municipal ó de otras cuentas bancarias especiales que se aperturen con información de los estados de cuentas bancarios que emitirá el banco, con los registros de recursos, pagos y transferencias registrados en el Libro Bancos, generará la aplicación del registro de recursos y gastos, y establecerá en forma diaria, el saldo disponible de la Tesorería por cuenta corriente y finalmente la situación financiera total".
El Tesorero Municipal no veló porque se registraran los movimientos financieros en libros auxiliares autorizados.
No permite obtener información oportuna y veraz, para la toma de decisiones administrativas y se corre el riesgo de que exista dentro del desorden contable de registro, menoscabo del erario Municipal y retrasa las actuaciones del ente fiscalizador.
El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, para que proceda inmediatamente a operar las transacciones bancarias en los registros implementados en el sistema SICOIN GL, durante en el ejercicio fiscal 2008, o en su defecto deberá llevar libros auxiliares debidamente autorizados por la Contraloría General de Cuentas.
En oficio sin número de fecha 23 de julio de 2008, el Alcalde Municipal manifiesta: "Surgieron una serie de problemas con la base de datos y al momento de solicitar el reporte de los libros auxiliares que el sistema generaba, había duplicidad de información".
Se confirma el presente hallazgo, debido a que si el sistema SIAFITO (utilizado en el ejercicio fiscal 2007) no generaba los registros auxiliares bancarios, el Tesorero Municipal le correspondía la responsabilidad de elaborarlos manualmente. Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Tesorero Municipal, por valor de Q2,000.00.
Inexistencia de manuales de funciones y responsabilidades (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
Se determinó que en la Municipalidad no se cuenta con manual de funciones y procedimientos debidamente autorizados por la autoridad superior correspondiente, en los cuales se describan los lineamientos necesarios para desarrollar las actividades específicas en cada puesto operativo y administrativo de la entidad.
El Acuerdo No. 09-03 del 08 de julio de 2003 emitido por el Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1, numeral 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos. Establece:"La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad, los jefes, directores y demás ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto trabajo".
Incumplimiento de las normas de control interno gubernamental, de parte del Alcalde Municipal, al no promover la elaboración de los manuales de funciones y procedimientos.
Desconocimiento de los empleados y trabajadores de la Institución de los procedimientos y funciones a desempeñar en sus correspondientes cargos; además, personal de nuevo ingreso inicia labores sin contar con inducción al puesto.
El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Secretario, Tesorero y Auditor Interno, con el propósito de agilizar la elaboración de los manuales administrativos, para contar en forma clara y por escrito con las funciones, procedimientos y responsabilidades de cada empleado.
En oficio sin número de fecha 23 de julio de 2008, el Alcalde Municipal manifiesta: "A la fecha se cuenta con dichos manuales, pero aun no han sido aprobados por el Honorable Concejo Municipal".
Se confirma el presente hallazgo, en virtud que durante el proceso de la auditoría no se tuvo a la vista, ninguna documentación relacionada con la elaboración de manuales de funciones y responsabilidades.
Sanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 3, para el Alcalde Municipal por valor de Q2,000.00. Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Falta de manual de procedimientos específicos para la distribución de combustibles (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE ZACUALPA).
La Municipalidad no cuenta con un manual procedimientos para la distribución de combustibles, tal es el caso que se ha adquirido combustible para ser utilizado tanto en la maquinaria municipal como en el convoy de maquinaria que se ha arrendado, sin llevar el control del odómetro por medio de bitácoras, para determinar el consumo de combustible en relación a la hora máquina trabajada.
El Acuerdo No. 09-03 del 08 de julio de 2003 emitido por el Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1, numeral 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos. Establece: "La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo".Así mismo, El Marco Conceptual de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral II, literal d) establecen que "La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, así como de aquellos datos que, por sus características, no formen parte del sistema en sí; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones; se deben diseñar los registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operación requiera".
El Alcalde y Tesorero Municipal no promovieron el diseño de manuales o instructivos relacionados con el control, registro y distribución de los combustibles adquiridos.
El combustible puede ser utilizado para actividades distintas a las programadas en la institución, provocando pérdida al erario municipal.
El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Auditor Interno y Tesorero Municipal, para que procedan a la elaboración del Manual para el uso y distribución de los combustibles y lubricantes.
En oficio sin número de fecha 23 de julio de 2008, El Alcalde Municipal manifiesta: "No se cuenta con este manual, pero se encuentra en proceso de elaboración, para que sea autorizado ó aprobado por el Honorable Concejo Municipal". Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría
MUNICIPALIDAD DE PATZITE
Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Al efectuar la auditoria del 01/01/07 al 31/12/07 se determinó que la Municipalidad de Patzité no contrató a un Auditor Interno durante el período del 01/01/2007 al 31/12/07.
El Decreto Número 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 88. Auditor Interno, "las Municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos Políticos, contador publico y auditor colegiado activo".
Esto se debe a que la municipalidad no efectuó el proceso de reclutamiento para la contratación de un auditor interno, que coadyuvará a brindar confiabilidad en las operaciones municipales para una toma de decisiones efectiva, incumpliendo de esta manera lo que establece la ley.
Que no exista supervisión en la ejecución de los gastos y en la ejecución de un sistema que controle y facilite el seguimiento ágil de los mismos.
El alcalde Municipal debe de contratar los servicios de un auditor interno y normar sus funciones a través de un reglamento interno.
En cuanto a este hallazgo la cual contábamos con disponibilidad presupuestaria pero no contábamos ya con disponibilidad bancaria en el sistema para poder pagarle al auditor ya que como fue mencionado en el punto primero los documentos fueron ingresados en el mes de septiembre por lo que eso nos limitó a realizar muchos pagos.
Sus comentarios no desvanecen el presente hallazgo, por lo que se confirma.
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 Numeral 18, por un valor de Q 20,000.00 para cada uno de los señores: Ex Alcalde y los seis Ex Miembros del Concejo Municipal.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Inexistencia del Libro Auxiliar de Bancos de la Cuenta Única de Pagos (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Durante el proceso de la auditoria se pudo establecer que no se cuenta con el libro auxiliar de la cuenta Única de Pago.
Las normas generales de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas en el numeral 5.7, establece, Conciliación de Saldos. La máxima autoridad del Ministerio de finanzas Públicas a travéz de la contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para la adecuada y oportuna conciliación de saldos. Las unidades especializadas deben realizar las conciliaciones de los saldos de acuerdo a la normativa emitida por la dirección de contabilidad del estado y las autoridades superiores de cada entidad, quienes velaran, en su respectivo ámbito porque se apliquen los procedimientos de conciliación de saldos de una manera técnica adecuada y oportuna. El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal Articulo 87 inciso a) Atribuciones del Tesorero: Operar las cuentas de los libros autorizados para el efecto.
Negligencia por parte de la Ex tesorera en no tener el libro auxiliar de bancos para determinar los saldos y su conciliación bancaria.
No se lleva un registro y control adecuado de las cuentas de ingresos y egresos de la cuenta única del pago.
El Tesorero debe agilizar la autorización del libro para la cuenta Única de Pago, en forma inmediata en la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas.
En cuanto a la inexistencia del libro de la cuenta única no se porque, no se encuentra en la Tesorería municipal ya que en la entrega de cargo se hizo entrega de todos los libros de todas las cuentas que posee la municipalidad el cual constan en el acta de entrega de cargo y que fueron exigidos por el tesorero entrante Marco Tulio Aguaré Calel y el asesor del mismo ya que dicho libro se encuentra autorizado en la Contraloría de Cuentas y que fueron presentado al auditor que realizo el corte de caja los días 7, 8 y 9 de enero con el cual se establecieron los saldos para realizar el corte de caja y que fueron revisados por el mismo auditor.
Sin embargo no fue puesto a la vista dicho libro, por lo que se confirma el presente hallazgo.
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 Numeral 18, por un valor de Q 5,000.00 para la Ex tesorera Municipal. Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Falta de un adecuado resguardo de los documentos. (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Al solicitar la documentación de soporte de los egresos del mes de enero de 2,007, se estableció que estos no se encontraban en la Tesorería Municipal, manifestando el Tesorero actual que se habían extraviado.
Las Normas Generales de Control interno, numeral 2.6 indica "Documentos de Respaldo, toda operación que realice las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis"; y numeral 1.11 indica: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad publica, emitir con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información".
Descuido y Desorganización Administrativa del Tesorero Municipal.
Extravió, deterioro y pérdida de información.
El Tesorero Municipal deberá mantener el cuidado de conservación de la documentación de soporte de los ingresos y egresos por el tiempo establecido en la ley; adoptar medidas de control a efecto de completar los procesos de legalidad en cada mes, con la respectiva documentación de respaldo.
Queremos manifestarle que, la administración actual, cuenta con personal recién contratado para la tesorería Municipal. El 22 de febrero de 2,008 se constató que la carpeta que contenía la documentación de soporte de ingresos y egresos del mes de enero de 2,007 entre los que se encontraban: facturas, recibos y nóminas, había desaparecido de la oficina de la tesorería Municipal. Inmediatamente se informó al Alcalde Municipal sobre el caso. Consta en el oficio No. 03-2,008/MAC dirigido al Señor Juan Soc Cor, Alcalde Municipal y una denuncia presentada al Ministerio Publico del cual se adjuntan copias.
Se confirma el hallazgo, ya que se considera que hubo responsabilidad del tesorero en el extravió de la documentación de soporte, correspondiente al mes de enero 2007.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría
Inexistencia de Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal AFIM (Hallazgo de Control Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Se constato que el Alcalde y el Concejo Municipal no han emitido el acuerdo correspondiente para implementar dentro de su estructura administrativa, la Unidad de Administración Financiera Municipal -AFIM-, por lo que la municipalidad no esta integrada en el proceso de administración y consolidación financiera del Sector Publico.
El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal artículo 97 establece que para efectos de Integrar a las municipalidades en el proceso de administración y consolidación financiera del sector público, las municipalidades deberán incorporar a su estructura administrativa una Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal, la cual será responsable de dicho proceso, la misma deberá estar operando en todas las municipalidades antes del año 2006.
Negligencia por parte de los responsables.
No se puede evaluar el trabajo que realiza el Tesorero por medio de los reportes que genera el SIAF-MUNI.
El Alcalde Municipal debe solicitar al Concejo Municipal la aprobación de creación y emitir el acuerdo municipal para incorporar en su estructura administrativa la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal.
Respecto a este hallazgo el AFIM se aprobó tardíamente debido a que se analizo detenidamente el presupuesto para contratar personal así mismo se dejo presupuestado para año 2008.
Sus comentarios no desvanecen el presente hallazgo, por lo que se confirma.
Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 Numeral 18, por Q 10,000.00 para los señores Ex Alcalde y los seis Ex miembros del Concejo Municipal.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Falta de Arqueos Sorpresivos (Hallazgo de Control Interno No. 5 MUNICIPALIDAD DE PATZITE).
Se comprobó que la Ex Tesorera o la Comisión de Hacienda no efectúo cortes de caja y arqueo de valores sorpresivos periódicamente como lo estipula la ley.
El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la Republica, Código Municipal artículos 54 inciso f), Los síndicos deben fiscalizar la acción administrativa del Alcalde y exigir el cumplimiento de los acuerdos y resoluciones del Concejo Municipal y 87 inciso i), El tesorero dentro de sus competencias debe hacer corte de caja cada mes y elaborar los estados financieros que exigen los reglamentos de la materia, para ser enviados a las oficinas correspondientes.
La Ex tesorera y la comision de hacienda, quienes incumplieron las normativas que regulan la acción de su responsabilidad en el cargo y no rindieron cuentas razonables al Concejo Municipal, Alcalde y a la Contraloría General de Cuentas con las obligaciones de fiscalizar las acciones de tesorería.
Los registros contables del SIAF MUNI, no coinciden con las conciliaciones bancarias, lo que no permite cuadrar las cuentas físicas con los saldos escritúrales de la cuenta única de pago del sistema, sino se practica el arqueo de caja propicia un posible perjuicio al erario municipal.
Que de forma inmediata, el Tesorero Municipal, asuma su responsabilidad de implementar los controles de comparar el SIAF MUNI de saldos de la CUP con las conciliaciones físicas de los saldos de los bancos día a día, realizando arqueos mensuales y sorpresivos en cualquier fecha que lo considere. Así mismo deben nombrar con un acuerdo del Concejo Municipal la Comisión de Hacienda para practicar arqueos sorpresivos.
en realidad no se realizaron arqueos sorpresivos por falta de personal.
Se confirma el presente hallazgo porque la administración acepta la responsabilidad.
Sanción económica de conformidad con el del Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 39 numeral 18, por Q 5,000.00, para la Ex Tesorera Municipal. Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO
No existe libro auxiliar para control de los movimientos bancarios (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
En el proceso de revisión del movimiento de banco se determinó que no existe el respectivo libro de control de cheques donde se pueda verificar los saldos de las cuentas bancarias.
El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal 2da. Versión MAFIM Modulo de Tesorería sección 6.5 CONILIACION BANCARIA. Cuarto párrafo "El Libro de Bancos. Indica: El libro Bancos es un auxiliar de la Contabilidad General, en el cual se registran las operaciones relacionadas con movimientos de fondos en cuentas corrientes bancarias. Constituye un registro analítico de la cuenta Bancos del libro Mayor de la Contabilidad General. El libro de bancos comienza a operar el primer día hábil de cada ejercicio con el saldo inicial que a su vez es el saldo final del ejercicio anterior. Cada operación registrada en el libro de bancos incide en el saldo y quedará reflejado simultáneamente con cada movimiento. El cierre de operaciones es diario y su saldo es igual al inicial del día siguiente. Todas y cada una de las operaciones de movimiento de fondos se registra en el libro Banco en forma cronológica y secuencial y en la fecha e instante en que se produce el registro. El Libro de Bancos que corresponda a la Cuenta Única del Tesoro Municipal se desagrega en subcuentas auxiliares o cuentas escriturales. El Libro de Bancos por cuenta corriente bancaria de la Tesorería es el auxiliar de primer grado del libro mayor de la cuenta "Bancos de la contabilidad General".
Negligencia de parte del señor tesorero en no llevar dicho libro de control.
El no tener los registros del uso de los cheques, así como los depósitos no registrados en libros auxiliares de control oportunamente provoca que no se tengan los saldos al día lo que no permite que se tomen decisiones inmediatas ocasiona perdida al erario municipal.
Al Tesorero Municipal se le recomienda que la mayor brevedad posible autorice un libro auxiliar para el control de los bancos y sus saldos.
En cuanto a este punto en el sistema quedan operados todos los ingresos y egresos que se efectúan por lo que en cualquier momento se puede generar cualquier reporte que demuestre tal situación, se tomara en cuenta la recomendación.
Se confirma el hallazgo en virtud de que los comentarios de la Administración no aportan pruebas consistentes para desvanecerlo.
Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas Artículo 39 numeral 18, para el Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 5,000.00.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
No existe libro de control de existencia en formas oficiales (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO ILOTENANGO).
Durante el proceso de revisión que se efectuó al movimiento de formas oficiales, como resultado se confirmó que el control que se lleva no es el adecuado.
El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal-MAFIM- 1ª versión en el II Modulo de Tesorería, sección 2.5.1 Velar por que los libros principales y auxiliares necesarios, estén debidamente autorizados por la Contraloría General de Cuentas, los cuales serán utilizados para llevar un adecuado control de los diferentes formularios fiscales que utiliza la tesorería municipal.
Negligencia de parte del encargado de no llevar un adecuado control de todas las existencias de las formas oficiales que se utilizan en la municipalidad, en libro auxiliar autorizado por la Contraloría General de Cuentas.
No se lleva un control de entrega y de identificar a la persona que recibe los formularios, lo que provoca que se le dé mal uso de los mismos y se apropien los empleados de los ingresos municipales.
Se recomienda al señor Tesorero, instruir al empleado que tiene a su cargo el control del movimiento de las formas oficiales y llevar el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas.
El control de formularios se lleva con base al envió fiscal y se van descargando conforme a los conocimientos que firma los empleados a quienes se les entregan las formas oficiales, pero de aquí en adelante se implementará el libro debidamente autorizado por la Contraloría General de cuentas.
Se confirma el Hallazgo, en virtud de que los comentarios no aportan pruebas consistentes para desvanecerlo.
Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas Artículo 39 numeral 18 para el Tesorero y Alcalde Municipal, por la cantidad de Q 5,000.00 a cada uno. Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS
Inexistencia de la Unidad de Administración Financiera Integrada AFIM (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Se constató que el Alcalde y el Concejo Municipal no han emitido el acuerdo correspondiente para implementar dentro de su estructura administrativa, la Unidad de Administración Financiera Municipal -AFIM-, por lo que la municipalidad no esta integrada en el proceso de administración y consolidación financiera del Sector Publico.
El Decreto No. 12-2002 del Congreso de República, Código Municipal artículo 97, establece que para efectos de Integrar a las municipalidades en el proceso de administración y consolidación financiera del sector público, las municipalidades deberán incorporar a su estructura administrativa una Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal, la cual será responsable de dicho proceso, la misma deberá estar operando en todas las municipalidades antes del año 2006.
Negligencia por parte de las autoridades de lo que establece la ley.
No se puede evaluar el trabajo que realiza el Tesorero por medio de los reportes que genera el SIAF-MUNI.
El Alcalde Municipal debe solicitar al Concejo Municipal la aprobación de creación y emitir el acuerdo municipal para incorporar en su estructura administrativa la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal.
La AFIM Se encuentra en proceso de creación, con el fin de optimizar las funciones dentro de la Tesorería Municipal se han dividido las tareas bajo la responsabilidad de tres personas, Como encargado de Tesorería el señor Tesorero, Rodolfo Girón Barrios, como encargado de Contabilidad el señor César Augusto Jerez Godinez Oficial I de Tesorería, como encargado de Presupuesto al señor Magno Iván García Castillo Asistente Administrativo Financiero. De la presente disposición acompaño fotocopia del Acta Número 26-2,007 de fecha 16 de mayo del año 26-2,007.
Se confirma el hallazgo en virtud de que sus comentarios no desvanecen el presente hallazgo.
Sanción Económica de Conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 Numeral 18 por Q 10,000.00 para los señores: Alcalde y Tesorero Municipales.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Incumplimiento en la Contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Control Interno No. 2 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Según cuestionarios de evaluación de control interno de determinó que el concejo municipal no emitió el acuerdo de aprobación para contratar a un Auditor Interno en el periodo que se está fiscalizando.
El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal artículo 88. Auditor Interno. "Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador publico y auditor colegiado activo".
Incumplimiento a lo establecido en el Código Municipal.
Inexistencia de supervisión en la ejecución presupuestaria y deficientes controles internos.
El alcalde Municipal debe de contratar los servicios de un auditor interno y normar sus funciones a través de un reglamento interno.
Se están realizando los análisis respectivos para ajustar el presupuesto vigente a fin de poder crear el renglón correspondiente que nos permita contratar al Auditor Interno.
Se confirma el presente hallazgo.
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 Numeral 18, por Q 20,000.00 para cada uno de los señores: Alcalde y cada uno de los nueve Ex Miembros del Concejo Municipal.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Inexistencia de Reglamento Interno de Relaciones Laborales (Hallazgo de Control Interno No. 3 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Se estableció que el concejo municipal no ha emitido la normativa que regule las relaciones, derechos, garantías y obligaciones entre las autoridades de la municipalidad y los empleados de la misma.
El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la Republica, Código Municipal articulo 34. "El concejo Municipal emitirá los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento de sus oficinas, así como el reglamento de personal y demás disposiciones que garanticen la buena marcha de la administración municipal".
Incumplimiento de normas vigentes por parte del Concejo Municipal.
No cuentan con un ordenamiento interno que norme las relaciones entre autoridades y empleados.
El Concejo Municipal debe emitir el Reglamento Interno de Relaciones Laborales a efecto de hacer más dinámico el proceso administrativo del personal.
El Reglamento Interno es uno de los proyectos principales para el presente año.
Se confirma el presente hallazgo.
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, articulo 39 numeral 18, por Q 10,000.00 para cada uno de los nueve Ex Miembros del Concejo Municipal.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Inexistencia del Plan Operativo Anual (Hallazgo de Control Interno No. 4 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
La municipalidad de San Pedro Jocopilas no cuenta con el Plan Operativo Anual -POA-, que describa los objetivos, metas, alcances y programas para el año 2007, mismo que constituye la base técnica para la formulación del anteproyecto del presupuesto que regirán en el período de su aprobación.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamentales, indican en el numeral 4.2, que la máxima autoridad de cada ente público, debe promover la elaboración técnica y objetiva del Plan Operativo Anual. El Plan Operativo Anual, constituye la base técnica para una adecuada formulación presupuestaria, por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad, deben elaborar anualmente en forma técnica y objetiva, sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances y las metas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuesto sean contemplados los recursos financieros que harán posible alcanzar las metas propuestas, por lo que deberá existir interrelación entre ambos.
Esto se debe a que no aplican las citadas normas y lo ejecutan en forma empírica.
Que no existe enlace centrado en el apoyo municipal a los diferentes sectores del Municipio.
Que los miembros del Concejo Municipal, de la Municipalidad de San Pedro Jocopilas y el Alcalde, giren sus instrucciones a la Oficina Municipal de Planificación para cumplir con la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) o Plan de Desarrollo Integral en lo sucesivo, mismo que debe ser enviado a la entidad fiscalizadora una semana después de haber sido aprobado el presupuesto, para efectos de evaluación de la calidad del gasto, y su impacto en la gestión pública.
No se ha recibido la capacitación necesaria para la elaboración del POA, para el presente año será una exigencia de primer orden solicitar las instrucciones necesarias para su elaboración.
Se confirma el presente hallazgo porque la administración acepta la inexistencia del POA.
Sanción Económica de Conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 Numeral 18, por Q 10,000.00 para cada uno de los señores: Alcalde, Tesorero Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Falta de Bitácoras Autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Control Interno No. 5 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Se estableció que no llevan Control en el cual se deje constancia del proceso y ejecución de las obras por contrato o por administración.
El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloria General de Cuentas artículo 4 inciso k) Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operan en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización. Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 38, inciso a), Reformado establece "Autorizar bitácoras para obras públicas previo a su ejecución y efectuar su fiscalización solicitando las sanciones por incumplimiento de las disposiciones legales".
Desorden de los controles al no observar lo establecido en las disposiciones legales.
Riesgo en la manipulación de la información del avance físico y financiero en la ejecución de la obra.
Que el Alcalde gire sus instrucciones al coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, para que verifique que las bitácoras de los proyectos estén autorizadas por la Dirección de Infraestructura Pública de la Contraloría General de Cuentas, así lograr mantener un adecuado control de los procesos en la ejecución de obras.
En el año 2,007 se solicitó la aprobación de dos bitácoras ante la Contraloría General de Cuentas, pero hasta el momento la Constructora encargada de los proyectos no ha entregado las mismas.
Confirma el hallazgo, en virtud de que los argumentos presentados por la administración no lo desvanecen.
Sanción Económica de Conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 Numeral 18, por Q 10,000.00 para cada uno de los señores: Alcalde Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación OMP.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Falta de Arqueos Sorpresivos (Hallazgo de Control Interno No. 6 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO JOCOPILAS).
Se estableció que el Tesorero o la Comisión de Hacienda no efectuó cortes de caja y arqueo de valores sorpresivos periódicamente como lo estipula la ley.
El Decreto Legislativo No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal artículo 87, literal i), establece "hacer corte de caja cada mes y elaborar los estados financieros que exigen los reglamentos de la materia, para ser enviados a las oficinas correspondientes".
Negligencia por parte del Tesorero en cumplir con sus obligaciones.
No permite el control oportuno en el manejo de los recursos financieros de la municipalidad, lo cual puede provocar la apropiación indebida o mal uso de los fondos sin que sea determinado.
Que de forma inmediata, el tesorero, asuma su responsabilidad de implementar los controles de comparar el SIAF MUNI de saldos de la Cuenta Única de Pago, con las conciliaciones físicas de los saldos de los bancos día a día realizando arqueos mensuales y sorpresivos en cualquier fecha que lo considere.
Dentro del nuevo Programa SIAF MUNI que se esta implementando en el año 2,008, se efectúan Arqueo de valores en forma semanal, durante el año 2,007 no se efectuaron debido al atraso que se tiene en la rendición de las cuentas.
Se confirma el hallazgo.
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18 por Q 10,000.00 para el señor Tesorero Municipal.
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL
Deficiencias en las Operaciones del Libro de Bancos (Hallazgo de Control Interno No. 1 MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN COTZAL).
Al revisar las operaciones del Libro de Bancos del año 2007, utilizado para los registros de la cuenta monetaria de la Municipalidad, aperturada en Banrural No. 3-054-00104-1, se estableció las siguientes deficiencias: a) Las conciliaciones bancarias de enero a diciembre de 2007, carecen de la integración de Cheques en circulación. El saldo a Diciembre 2006, por diferencia entre saldos iniciales del banco y en libros es Q66,203.50, de los cuales Q34,753.25 fueron pagados en enero, por lo que el saldo pendiente es de Q31,450.25. b) El día 18 de mayo se operó el depósito No. 19849094 por Q0.50 menos. c) En el mes de agosto no fueron operados los cheques 4062, 4065 al 4068 y 4070, los cuales fueron operados en el mes siguiente, además, mediante Nota de Débito No. 2068250009 el banco descontó Q1,000.00 por concepto de comisión por cheques voucher, la cual no fue operada en el libro de caja. d) En los meses de septiembre y octubre, los depósitos y cheques no fueron operados cronológicamente sino primero sólo depósitos y luego solo cheques emitidos. e) El 19 de noviembre el Banco registró el depósito No. 37010308 por Q3.089,288.91 y el 21 de noviembre pagó el cheque 4160 por el mismo valor, ambos no fueron operados en el libro de bancos. En conclusión quedaron cheques en circulación por Q34,753.25, los cuales no fueron anulados ya que no existe registro de reingreso al disponible del Libro de Bancos. Las conciliaciones bancarias se cuadraron por diferencia y eso es lo que se consignaba en concepto de cheques en circulación. La operatoria del libro de Bancos no es confiable.
El Manual de Administración Financiera Integrado Municipal MAFIN, Segunda Versión, en el Modulo 6, Módulo de Tesorería, numeral 6.5 Conciliación Bancaria, en su párrafo tercero dice: "... Muestra el detalle de movimientos registrados en libros, operados por el Banco y que no se encuentran registrados o viceversa (depósitos, cheques, órdenes bancarias, notas)." Y en el mismo numeral, en lo referente a El Libro de Bancos, en su párrafo cuarto dice: "Todas y cada una de las operaciones de movimiento de fondos se registra en el Libro de Banco en forma cronológica y secuencial y en la fecha e instante en que se produce el registro."
La falta de control y supervisión permite el incumplimiento de la normativa legal vigente.
Información inexacta y poco confiable de registros en el Libro de Bancos y riesgo del patrimonio de la entidad, así como limita la efectividad en la toma de decisiones.
El Tesorero Municipal debe realizar una adecuada y oportuna supervisión del trabajo efectuado por los auxiliares a su cargo, así como girar instrucciones precisas para que se implemente los mecanismos necesarios para el registro y control de los movimientos de ingresos y egresos en forma correcta, logrando con ello que el Libro de Bancos sea confiable para la toma de decisiones.
"Como consta en el Acta No. 01-2008 del libro de actas en uso de la Tesorería Municipal de San Juan Cotzal, con el Registro de la Contraloría General de Cuentas No. DCQ-147, en los folios del 54 al 66, en los puntos SEGUNDO, CUARTO y, NOVENO consta que se le hizo entrega en forma física al Señor JUAN GOMEZ RAMOS, Tesorero Municipal en Funciones los libros debidamente operados, los estados de cuenta
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debidamente firmados y sellados, así como los codos de las chequeras donde constan las operaciones de pagos realizados, Adjunto fotocopia de la certificación del Acta en mención."
Se confirma el hallazgo porque los comentarios de la Administración no son suficientes para desvanecerlo, toda vez que las operaciones del Libro de Bancos fueron verificadas en un 100%, estableciendo que muchas de ellas no fueron debidamente operadas y el monto de cheques en circulación se establecía por diferencia.
Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, para el ex Alcalde Municipal y ex Tesorero Municipal por la cantidad de Q10,000.00 para cada uno.
Comentarios de auditoría
