Universidad Veracruzana
Instituto de Investigaciones y Estudios
Superiores de las Ciencias Administrativas
I.I.E .S .C .A
DESARROLLO DE UN MODELO PARA LA SISTEMA TIZACIÓN DE
LA ADMINISTRACIÓN DE LOS SERVICIOS DE UN CONSEJO
ESTA TAL DE SEGURIDAD PÚBLICA
T
E
S
I S
QUE PARA OBTENER EL GRADO DE MAESTRO EN
ADMINISTRACIÓN
ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
P R E S E N T A :
Ra ú l Ma n u e l A r a n o C h á v e z
A DIOS P R IN C IP A L M E N T E
Por darm e la oportunidad de llegar a este m om ento tan importante de mi vida
cito al S alm o23 “ EL S E Ñ O R ES MI P ASTO R, N A D A ME F A L T A ” .
A MI E S P O S A JA K Y E HIJOS R A Ú L A R A T H Y M A R ÍA R ENEÉ
Por su paciencia y am or en cualquier m om ento y por ser el motivo que me impulsa a superarm e
A MIS P A D R E S RAU L Y B EA TR IZ
Sin su formación no sería lo que soy Desde el cielo papá Raúl este triunfo es tuyo ya que me enseñaste a confiar en DIOS y a superarte Les Am o
A MIS H E R M A N O S
S O C O R R O , JULIO Y FANN Y
Por ser una de las cosas más grande que DIOS me ha regalado
A MIS A B U E L O S A G U S T ÍN Y S O C O R R O
Por sus sabios consejos en el difícil camino de la vida
A MIS S U E G R O S A N G E L IN A Y JAIME
Por su apoyo y aliento para terminar este proyecto
A MIS A S E S O R E S Y M A E S T R O S
S E R G IO K A U F F M A N G O N Z Á L E Z , M IS A E L H E R N Á N D E Z G U T IÉ R R E Z Y A N A M A R ÍA DÍAZ C E R Ó N
Por su tiempo y enseñanzas recibidas en todo el desarrollo de este proyecto
EN E SP E C IA L AL CAP. C A R L O S K A U F F M A N G O N Z Á L E Z
Por que en los tiempos difíciles me brindó la m ano y me alentó a seguir adelante
ÍN D IC E
IN T R O D U C C IO N G E N E R A L
C A P IT U L O I: M A R C O T E O R IC O R E F E R E N C IA L . ^
-1. INTRODUCCIÓN... 8
2. LA ADMINISTRACIÓN... 8
3. PROCESO HISTÓRICO ACERCA DE LA E V O L U C I O N O L A ; ^ ADMINISTRACIÓN... 10
4. EL PROCESO ADMINISTRATIVO... 16
5. LOS PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS... ^ 0
6. LA ADMINISTRACIÓN DE CALIDAD... 23
7. PRINCIPIOS DE CALIDAD TOTAL... 23
8. EL CONTROL INTERNO... 25
9. EL ANÁLISIS ESTRUCTURAL EN LAS ORGANIZACIONES... 28
10. LA REINGENIERÍA... 33
11. LA INGENIERÍA DE TRABAJO... 38
12. LOS PLANES DE ANÁLISIS Y EVALUACIÓN... 40
13. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA... 40
CONCLUSIONES... 42
C A P ÍT U L O II: UNA E X P E R IE N C IA PREVIA, EL C A S O DE LA S IS T E M A T IZ A C IÓ N DEL C O N S E J O E ST A T A L DE S E G U R ID A D P Ú B L IC A DEL E ST A D O DE V E R A C R U Z , EN LA C IU D A D DE XA L A P A . 1. INTRODUCCIÓN... 44
2. ANTECEDENTE GENERAL... 44
3. METODOLOGÍA UTILIZADA... 46
4. EL PLAN DE TRABAJO REALIZADO... 48
5. LOS RESULTADOS DEL ANÁLISIS... 50
CONCLUSIONES... 50
C A P ÍT U L O III: LA P R O P U E S T A M E T O D O L Ó G IC A 1. INTRODUCCIÓN... 52
2. ¿QUÉ ES UN MODELO?... 52
3. CARACTERÍSTICAS DE UN MODELO... 53
4. TIPOS DE MODELO... 55
5. PROPUESTA DE MODELO PARA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS... 61
6. EL ANÁLISIS ESTRUCTURAL COMO ANTECEDENTE... 66
7. HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS... 68
8. VENTAJAS Y DESVENTAJAS... 71
Í N D I C E
10. LA PUESTA EN MARCHA... 72
11. EJEMPLO DEL MODELO... 72
CONCLUSIONES... 84
CONCLUSIONES GENERALES Y RECOMENDACIONES... 85
Í N T R O D I ( C I O N G E N E R A L
IN T R O D U C C IÓ N G E N E R A L
La adm inistración se define com o el proceso de crear, diseñar y m antener un ambiente en el que las personas al laborar o trabajar en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.
Las personas realizan funciones adm inistrativas de planeación
organización, integración de personal, dirección y control
Una de las form as más sencillas de la adm inistración, en nuestra sociedad, es la adm inistración del hogar y una de las más com plejas la adm inistración pública Pero el fenóm eno adm inistrativo no solam ente nació con la hum anidad, sino que se extiende a la vez a todos los ámbitos
geográficos Por su carácter universal, lo e ncontram os presente en todas
partes Y es que en el ámbito del esfuerzo hum ano existe siem pre un lado adm inistrativo de todo esfuerzo planeado
El presente trabajo está orientado al desarrollo de un m o d elo para la
s istem atizació n de la adm in istració n de los servicios de un consejo estatal de s e g u rid a d pública cuyo giro es una em presa de gobierno del estado de V eracruz en el campo de la Seguridad Pública
Dicho modelo es aplicable a cualquier em presa u organización ya sea gubernam ental o en la iniciativa privada El trabajo que aquí se presenta consta de tres capítulos cuyo contenido general a continuación se expone
En el capítulo I se muestran algunas definiciones y conceptos de la adm inistración y de su importancia, y el cómo ha evolucionado Cabe señalar que se define qué es un procedim iento y su importancia.
En el capítulo II se describe una experiencia acerca del desarrollo de un manual de procedim iento aplicado al Consejo Estatal de Seguridad Pública y todos los pasos que se siguieron para llevarlo acabo
I N T R O I H ( ( I ON G E N E R A L
Mi interés principal ai efectuar esta investigación se centró en
Capítulo 1
C A P Í T U L O 1
M arco Teórico1.- IN T R O D U C C IÓ N
En este capitulo se exponen algunas cuestiones básicas relativas a la adm inistración aplicada a las organizaciones, especialm ente las relacionadas con el análisis estructural y el diseño e integración de ios program as de auditoría relacionados con éste
Con el interés de situarnos en los objetivos del estudio y de ilustrar la tem ática inherente a los procesos adm inistrativos de las organizaciones y em presas se hace un breve repaso a conceptos adm inistrativos que inciden de manera especial en la comprensión de las im plicaciones del análisis estructural, así. se muestran conceptos relativos a la administración, el proceso
adm inistrativo los principios administrativos, la adm inistración de calidad,
principios de calidad total, el control interno, el análisis estructural, la ingeniería de trabajo la reingemería. los program as de análisis y evaluación así com o el desarrollo del plan de análisis estructural Tam bién se considera un breve repaso de la evolución de la adm inistración en las diferentes culturas como lo es la china egipcia griega, romana hasta la adm inistración m oderna
Otro de los aspectos importantes que se trata, es lo relativo al control interno como la forma de verificación que deben hacer los jefes de area. el seguim iento de los aspectos normativos y procedim entales de la organización, verificaciones que nos ayudan a tener un panoram a de cóm o opera la em presa dependencia o negocio
Se menciona a la calidad total no sólo como referencia al producto o servicio en sí sino com o un proceso de m ejoram iento continuo o perm anente de los aspectos orgam zacionales que abarca desde el subordinado hasta el gerente cuyos roles cumplen un papel fundam ental para llevar a cabo la aplicación del concepto de calidad total
Las auditorías adm inistrativas - parte im portante del trabajo, juega un papel relevante en cuanto a que tratan de buscar la coherencia interna de las funciones, procesos, procedim ientos, actividades y tareas desarrolladas por el personal de los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización Se busca encontrar una relación de causa y efecto entre las decisiones (eficacia) que se toman, inherentes al proceso administrativo, y lo correcto o adecuado de la ejecución (eficiencia)
2. LA A D M IN IS T R A C IÓ N
Desde que el hom bre e m pezó a form ar grupos para alcanzar m etas que no hubiese podido lograr individualm ente, la administración, entendida com o el arte, ¡a ciencia o la intuición de hacer las cosas con sentido y orientación, ha sido esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales. A
medida que la sociedad ha confiado cada vez en el esfuerzo de grupo, y en tanto que m uchos de elios se han desarrollado de manera desorganizada, la tarea de los adm inistradores ha aum entado su im portancia, esto es fácil de e ntender si recordam os que 1 “la tarea del a d m in is tra d o r es estab le ce r y c o n s e rv a r un m edio am b ien te en el cual las personas, trabajando en grupo, sean g uiadas a lo g ra r de m anera efectiva y eficiente la obtención de las m etas c o le c tiv a s ” Con esto se infiere que el hom bre tiene la necesidad de ser adm inistrador en el medio que lo rodea
Es im portante destacar que no todos los grupos creen necesitar administración, esencialm ente porque desconocen tanto su significado como sus ventajas relativas En efecto ciertas criticas de la adm inistración moderna dicen que las gentes trabajan mejor conjuntam ente, y con m ayor satisfacción si no hubiera adm inistradores. Prefieren referirse a la operación ideal del grupo
con el término de “esfuerzo en e q u ip o ”. En apariencia no notan que aun en
las formas mas rudim entarias del juego de equipo los individuos que participan en él. tienen claras y definidas sus metas tanto de grupo como personales, se les asigna posiciones aceptan normas y patrones de juego, permite que alguien marque las faltas dé instrucciones y se sigan ciertas reglas En verdad, una característica de efectividad del esfuerzo de grupo e ncam inando a alcanzar ciertas metas de conjunto con el m ínim o costo de tiempo, dinero o descontento, es porque aquel que adopta los procesos, principios y técnicas básicas de la adm inistración tiene mayores ventajas con respecto al que no lo hace, el que actúa sin coordinación
El adm inistrar es esencial para toda cooperación organizada así como en cualquier nivel de la organización de una em presa Esta función no es exclusiva del presidente de una empresa o del gerente de la mism a sino que corresponde a un trabajo conjunto de todos ios entes de la em presa u organización.
A continuación se presentan algunos conceptos de administración
form ulados por diferentes autores.
2“P ro ceso de planificación, organización, dirección y control de trabajo de los m iem b ro s de la organización y de u s ar los recursos disponib les de la organización para a lc a n z a r las m etas e s ta b le c id a s ”.
3“La ad m in istració n es una fuerza do m in an te en todos los aspectos de la s o c ie d a d m o d ern a ”
4“ La adm in istración se define com o e! proceso de d iseñ ar y m a n te n er un am biente en ei que ¡as personas, trabajando en grupo alcancen con eficiencia las m etas s e le c c io n a d a s ”
S e r g io K a u fm a n : A p u n t e s d e m a te ria D ia g n o s t ic o O r g a n iz a c io n a l.
‘ J a m e s A. F. S to n e r ; L a s o r g a n iz a c io n e s y la n e c e s id a d d e a d m in is t r a r la s . P r e n tic e H a ll : 1 99 6 : p,7 F re d L u t h a n s : E l c a m b ia n te c a m p o d e la a d m in is t r a c ió n : M e G ra w H ill: 1 990: p.3
Es necesario am pliar esta definición básica. C om o administración, las personas realizan funciones adm inistrativas de planeación. organización, integración de personal, dirección y control.
^ La adm inistración se aplica en todo tipo de corporación
^ Es aplicable a los adm inistradores en todos los niveles de corporación
^ La meta de todos los adm inistradores en todos ios niveles de corporación.
^ La adm inistración se ocupa del rendimiento, esto implica eficacia y eficiencia
Por lo tanto, administración, se puede decir, que es el conjunto de elem entos que sirven para guiar a varios grupos o a un grupo social hacia sus logros con el mínimo de esfuerzos y recursos.
C om o administradores, las personas realizan funciones administrativas de planeación. organización, integración de personal, dirección y control La adm inistración se aplica a todo tipo de organizaciones e ncargándose de la productividad, esto implica eficacia y eficiencia
Las organizaciones han evolucionado re conocie ndo al factor hum ano com o ele m ento más importante con el que cuentan para la realización eficiente de sus actividades, por lo que las más desarrolladas están m anejando ya un enfoque del trabajo hum anizado, creando un ambiente laboral propicio para que los trabajadores sean considerados como recursos h um anos que se tienen que desarrollar y no solam ente ser utilizados
3 . - 5 P R O C E S O H IS T Ó R IC O A C E R C A DE LA E V O L U C IÓ N DE LA A D M IN IS T R A C IÓ N .
A D M IN IS T R A C IÓ N EGIPCIA:
Egipto tenía una econom ía planeada y. un sistema administrativo bastante amplio que ha sido clasificado por W e b e r com o "burocrático" Debido a los m edios de com unicación m arítim os fluviales, asi com o el uso com unal de la tierra fue necesario que tales servicios y bienes fueran adm inistrados de manera pública y colectiva a través del gran poder del gobierno central
La idea que prevaleció en el antiguo Estado egipcio durante la IV. XI y XVIII dinastías fue que debía haber una severa coordinación de los esfuerzos e conóm icos de toda población, a fin de garantizar a cada uno de los m iembros de la com unid ad y para ella la misma como un todo, el más alto grado de prosperidad
El sistema de los ptolom eos tuvo gran influencia en la adm inistración de la actual Filadelfia puesto que tam bién en ella la agricultura, el pastoreo, la industria y el com ercio fueron conducid os dentro de iguales marcos de rigidez
Durante el imperio O tom ano (1520-1566 d. J ) se organizó una excelente adm inistración de personal público, a pesar de que estaba concebida como un sistema de castas
Tanto las form as burocráticas egipcias com o sus seguidores levantinos tuvieron gran influencia en los criterios de gobierno de la región
A D M IN IS T R A C IÓ N CHINA:
El gran filósofo Confucio sentó las primeras bases de un buen gobierno en China, a pesar de que nunca estuvo satisfecho de las que había aportado con tal fin en los diferentes cargos que desem peñó, desde magistrado local hasta prim er ministro Al retirarse de la vida pública escribió sobre aspectos políticos y del gobierno
Otros c ontem poráneos de C onfucio se interesaron tam bién en los asuntos adm inistrativos y de ellos Micius o Mo-ti fundó. 500 años antes de Jesucristo, una rama de la misma escuela, que difería fun d am en ta lm e nte en aspectos filosóficos más que en principios.
A través de varios siglos, los chinos tuvieron un sistema administrativo de orden, con un servicio civil bien desarrollado y una apreciación bastante satisfactoria sobre m uchos de los problem as m odernos de administración publica
A D M IN IS T R A C IÓ N D E M O C R Á T IC A GRIEGA:
La adm inistración gubernam ental griega tuvo cuatro pasos evolutivos, puesto que sus estados tuvieron
• M onarquías
• Aristocracias
• Tiranías
• Dem ocracias
Con la única excepción de Esparta, en donde siempre hubo una aristocracia.
La m onarquía ateniense fue su prim er sistema de gobierno y tuvo relativam ente poca importancia desde un punto de vista administrativo. Mientras la dem ocracia, el sistema de gobierno griego consistió en una asam ble a popular denom inada la ec/es/a. en el cual residía la autoridad máxim a Esa fue la primera manifestación que tuvo del concepto de gobierno
de la mayoría y de que la soberanía del Estado la tiene el pueblo En la eclesia
se encuentran en buena parte las bases de nuestros sistemas dem ocráticos
actuales con algunas limitaciones y diferencias En la eclesia se discutían los
A D M IN IS T R A C IÓ N R O M AN A:
D espués de varios siglos de monarquía, ejercida por soberanos etruscos. ¡a república es instaurada en 509 a J C En lo sucesivo, todos ¡os ciu dadanos forman el populus romanus. que se reúne en unas asam bleas, los comicios. Cada año eligen unos m agistrados encargados de g obernar el país Cuestores
(finanzas), ediles (administración), y pretores (justicia) En la cumbre, dos
cónsules ostentan el poder ejecutivo, dirigen al ejército y realizan las funciones de jefes de estado A cced e r a estas diferentes funciones, una después de otra,
constituye el curas honorum Por último, todos los antiguos magistrados
com ponen el senado, que controla la política interior y dirige la política exterior.
Conquistadores atrevidos, cultivadores y com erciantes prudentes, los rom anos m anejan con igual ardor la espada que el arado De esta manera engrandecen sus territorios e implantan una adm inistración encargada de fom entar su desarrollo Cada uno de los pueblos som etidos les suministra un
im portante contingente de soldados y esclavos Los ciudadanos van
abandonando progresivam ente a estos últimos cada día más numerosos, la m ayor parte de sus tareas Este sistema subsistirá durante varios siglos y permitirá que los rom anos lleven a cabo una obra gigantesca y múltiple en los
límites de su inmenso imperio construcción de incontables m onum entos,
carreteras y acueductos explotación de minas y canteras, irrigación Pero tam bién les quitará el sentido a la lucha y el esfuerzo, dejándolos finalmente desa rm ad o s ante las invasiones de los bárbaros que acabarán con su poderío a partir del siglo IV de nuestra era
El espíritu de orden administrativo que tuvo el im perio Rom ano hizo que se lograra, a la par de las guerras y conquistas, la organización de las instituciones de manera satisfactoria. El estudio de estos aspectos se puede dividir en las dos etapas principales por las cuales pasó la evolución romana, a saber. La República y el Imperio Sin embargo, deben estudiarse también la
m onarquía y la autocracia militar La primera época de la República
com prendió a Roma como ciudad y la segunda a su transform ación en Imperio mundial y es ju stam ente este último periodo el que puede ser de m ayor interés de estudio por el ejemplo administrativo que ha dado Cuando vino el Imperio, y éste extendió sus dominios, el sistema consular tuvo que transform arse en el proconsular que trato de lograr una prolongación de la autoridad del cónsul Fue así com o éstos y los pretores recibían una extensión del territorio bajo su tutela después de un año de trabajo y lograban así a tener jurisdicción sobre una provincia bien como cónsules o como pretores
Años más tarde, al com ienzo de la Era Cristiana, vino otro cambio de gran importancia, al convertirse el imperio R om ano en una autocracia militar
establecida por Julio C esar y mantenida luego por sus antecesores
C orrespondió a Diocleciano (284-205 después de Jesucristo) reform ar la
autoridad imperial, eliminó los antiguos gobernadores de provincias y
gobernadores de provincias hasta llegar finalmente a los funcionarios de
menor importancia
LA A D M IN IS T R A C IÓ N EN LA EDAD MEDIA:
El feudalism o y los señores feudales
La Edad Media de Europa se caracterizó básicam ente por un sistema político original el feudalismo. Los reyes sólo disponían de un poder limitado no eran más que la cabeza de toda una jerarquía de señores, vinculados entre ellos por lazos de vasallaje El señor feudal vivía en su castillo adm inistraba la justicia, dirigía la policía, recaudaba los impuestos y acuñaba la m oneda Su autoridad y en ciertos casos su pape! de protector se ejercían sobre sus vasallos y sobre la masa de campesinos, que constituían en ese entonces el elemento esencial de la población. Entre estos últimos, algunos eran libres, (ios llanos) y otros dependían directam ente del señor (los siervos)
La Edad Media se caracterizó por las form as descentralizadas de gobierno y como reacción de lo que había sucedido en el Imperio Romano, y aun en el gobierno dem ocrático griego, que fueron altam ente centralizados Fue así como apareció el feudalism o bajo el cual los antiguos ciudadanos y habitantes del caído Imperio Rom ano se agruparon alrededor de personajes importantes en busca de protección Durante la época medieval hubo una
notable evolución de los sistemas organizativos com o resultado del
debilitamiento del poder central durante los últimos días del Imperio Romano. La autoridad pasó al terrateniente el cual tenía poderes extraordinarios para
fines tributarios de policía dentro de su dom inio Se extendió tam bién la
encom endación o entrega voluntaria de tierra a algún príncipe poderoso, de parte de un pequeño terrateniente que continuaba viviendo en ella como precarium. con el objeto de que se protegiese de por vida. Es decir que pasaba de terrateniente a arrendatario Tam bién en esta época, floreció y se consolidó tam bién la Iglesia Católica y Apostólica R om ana El estudio de su organización ha de interesar a quien se inicia en las disciplinas administrativas, cualquiera que sea su credo religioso porque ella tiene características muy particulares que inclusive en algunos aspectos obedecen a una concepció n distinta del patrón clásico
LA A D M IN IS T R A C IÓ N EN LA EDAD M O D E R N A :
El más importante, ejercido por la asam ble a de representantes elegidos, consiste en hacer las leyes El poder ejecutivo se encarga de la aplicación y de la ejecución de las leyes El poder judicial, por último, tiene un doble cometido por una parte castigar las violaciones de la ley com etidas por los individuos (jurisdicción penal), y por otra parte dirimir los conflictos entre los ciu dadanos (jurisdicción civil)
M ontesquieu fue la persona que dio a conocer una teoría que estuvo inspirada en las experiencias tenidas en el Imperio Rom ano y en la Constitución de Inglaterra El Ensayo sobre el gobierno civil, de John Locke y la
legislativo, el ejecutivo y el judicial (que él llama tam bién el "ejecutivo de las cosas que dependen de! derecho civil"). Según su teoría,
• Ei legislativo es el que hace las leyes o deroga las existentes.
• El ejecutivo tiene la responsabilidad de aplicarlas.
• El judicial es el poder que castiga los delitos y tiene a su cargo la interpelación de las diferencias entre las personas.
M ontesquieu tenía una concepción distinta a la que se sustenta hoy día en los países dem ocráticos, sobre los cuáles han de ser las condicio nes de selección que deben satisfacer esos tres órganos El consideró conveniente que los m iem bros del Judicial fueran transitorios y salidos "de la masa popular", en tanto que para los poderes legislativo y ejecutivo podrían ser perm anentes ' porque no ejercen particularm ente contra persona alguna" A pesar de ello, lo fundam ental de su teoría de la separación funcional se mantiene actualm ente com o la base formal de la independencia relativa de los tres órganos. Lo más importante es, sin embargo, no la separación sino la coherencia de sus funciones para que el Estado actúe con unidad Esa misma teoría funcionalista ha influido también para que en la em presa privada de cierto tam año y
características como ias sociedades anónimas, las de responsabilidad
limitada, etc haya un cierto deslinde de funciones, de suerte que las
determ inativas o legislativas le conceden, por delegación de la asam blea general de accionistas, a la junta directiva, las ejecutivas, aplicativas o adm inistrativas a la gerencia y las interpretativas o judiciales internas son ejercidas por órganos especiales o en parte por los otros dos cuerpos, puesto que en ese sector no hay esa división relativa de esas funciones, com o sí sucede en la adm inistración pública
A partir del siglo XIII el sistema feudal se debilitó. Las ciudades, cuya
im portancia no cesaba de a um entar adquirieron su independencia, se
organizaron en municipios y se gobernaron por sí m ism as Finalmente, los reyes lograron imponer, de una manera progresiva, su autoridad y hacerse o bedecer por los grandes señores feudales
Es necesario ahora agregar a tales conceptos ias "características de la adm inistración y que son:
1. "Universalidad. El fenom eno administrativo se da donde quiera que existe
un organism o social porque en él tiene siem pre que existir coordinación
sistemática de m edios La adm inistración se da por lo m ism o en el estado, en el ejército en la em presa en las instituciones educativas, en una sociedad
religiosa etc Y los elem entos esenciales en todas esas clases de
adm inistración serán los mismos, aunque lógicam ente existan variantes circunstanciales
h ttp ://w w w .m o n o g ra fia s .e o m /tra b a jo s 7 /a d m i/a d m i.s h tm l# c a ra
2. Su especificidad. A unque la adm inistración va siempre acom pañada de otros fenóm enos de mdole distinta, el fenóm eno adm inistrativo es específico y distinto a los que acom paña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo adm inistrador
3. Su unidad tem poral. Aunque se distingan etapas fases y ele m entos del
fenóm eno administrativo, éste es único y. por lo mismo, en todo m om ento de la vida de una empresa se están dando, en m ayor o m enor grado todos o la m ayor parte de los elem entos adm inistrativos Así al hacer los planes no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc
4. Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un
organism o social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma adm inistración Así. en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último m ayordom o '
SÍNTESIS:
Las actuales concepciones adm inistrativas son la resultante de un proceso iniciado en los m ism os albores de la hum anidad y que ha venido evolucionando y adquiriendo sus propios perfiles, a través de diferentes épocas y etapas
El proceso administrativo se inició com o un hecho obligado cuando dos individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para hacer algo que ninguno de ellos pudo hacer por sí solo Evolucionó hasta convertirse en un acto previo y c uidadosam ente planificado y racional que permite alcanzar los objetivos con ios menores esfuerzos posibles y con las m ayores satisfacciones para los individuos
El estudio histórico de esa evolución administrativa nos muestra los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto China. Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron ciertos procedim ientos utilizados en esos lugares sobre algunas practicas actuales en el cam po entre ellas, de la organización funcional de los poderes del Estado
El conocim iento de la organización de la Iglesia Católica Apostólica Rom ana es también muy interesante para conocer la importancia que tiene en adm inistración el adoctrinam iento para la prosecución de un objetivo, a pesar de que las estructuras y procedim ientos puedan no satisfacer todos los principios teóricos administrativos.
Se adquiere un mejor entendim iento de la transform ación que tuvo la
ciencia de la administración, ella viene a consolidarse en la Edad
C o n tem poránea con los valiosos estudios de W o o drow Wilson
Las teorías y experiencias de Fayol y de Taylor marcaron una nueva etapa en la evolución de esa ciencia y la Adm inistración Científica, que postularon ellos y continuaron sus discípulos viene a ser uno de los m edios más efectivos para la tecnificación de las industrias nacientes en el presente
siglo, esa tecmficacion ha influido g randem ente también en el desarrollo e conóm ico y el m ejoram iento de muchos países por su aplicación en el sector publico
Por lo tanto, la adm inistración tiene com o finalidad hacer que los entes o personas realicen mejor su trabajo aplicada a las cosas cotidianas, a las actividades a d e s e m p e ña r en una organización lucrativa o no lucrativa, en el sector gubernam ental, en el área académica, en la iglesia, etc
4.- EL P R O C E S O A D M IN IS T R A T IV O
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas Se habla de la adm inistración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los
gerentes sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales,
d esem peñan ciertas actividades relacionadas con el propósito de alcanzar las metas que se desean La adm inistración es un proceso porque implica una serie de acciones y actividades íntim amente relacionadas con la finalidad de alcanzar un objetivo o meta preconcebida. T écnicam ente se explica este proceso a través de las funciones que dese m p e ña n los responsable s de la organización, aunque ia administración, como ya lo indicamos, no es exclusiva sólo de los m andos superiores, sino que es una función integral que se hace necesaria en todos los niveles de un organism o determinado, concepción resaltada m ayorm ente en la actualidad, a la luz de los enfoques de la A dm inistración de Calidad Total.
A continuación se definen las cinco funcio nes basicas atribu i bles al proceso administrativo.
Planificación:
Según S t o n e r8“Es el p ro c es o para e stab le ce r m etas y un curso de acción para a lc a n z a rla s ”
Kountz dice 9“ La planeación es la selección de los objetivos em presariales
y d e p artam en tales así com o la d eterm inación de los m edios para a lc a n z a rlo s ”
La planeación incluye ia selección de objetivos, el diseño de políticas, el desarrollo de program as y procedim ientos ya sea para toda la em presa o para cualquier parte organizada de ella La planeación es. por supuesto, una toma de decisiones, pues incluye la elección de una entre varias alternativas
La responsabilidad que implica el planear no puede ser com pletam ente separada de la ejecución administrativa porque todos los adm inistradores planean, ya sea que se encuentren en la parte superior, media o inferir de la organización
J a m e s A. F. S to n e r: P ro c e s o A d m in is tra c ió n : P re n tic e H all: 1996: p.7
Por lo tanto, la buena planeación es parte del éxito que puede tener la em presa u organización, ya que es la medula central de la organización. Si la planeación no esta bien definida a largo, m ediano o corto plazo, puede tener co nsecuencias graves y es por eso que la planeación es vital, ya que permite ver el curso que ¡leva a la em presa desarrollando una serie de objetivos
Organización:
De acuerdo con Stoner 10 “P roceso para c o m p ro m e te r a dos o más
p e rs o n a s para que trabajen ju n t a s de m an era estructurada, con el pro p ó sito de a lc a n z a r una meta o una serie de m etas e s p e c ific a s ”
Harold Koontz/H em z W eihrich 1 “C o n cep to utilizado en diversas formas
c om o por ejem plo 1) Sistem as o patrón de cualquier grupo de relaciones en cualquier clase de operación. 2) La em p resa en si mism a. 3) C o o p eració n de dos o más personas. 4) La conducta de los integrantes de un grupo. 5) La estructura intencional de papeles de una em presa fo rm a lm en te o rg a n iz a d a ” .
La organización incluye el establecim iento de una estructura de funciones, a través de la determ inación de las actividades requeridas para alcanzar las metas de una empresa u organización y de cada una de sus partes
La estructura de la organización no es un fin sino una herramienta para lograr los objetivos de la em presa La eficiente organización contribuirá al éxito o al buen funcionam iento de la misma y por esta razón es im portante este principio
Es así como la organización produce la estructura dentro de una empresa
Integración:
La integración es un subproceso técnico, o función del proceso administrativo, cuya finalidad es la de relacionar los elem entos o necesidades de un plan u organización, de acuerdo a ¡a naturaleza de sus dem an d as o requerim ientos técnicos, hum anos y financieros.
Toda em presa debe de tener un interés vital en la calidad de su personal y debe de estar conjuntam ente integrado Esto llevará a que se oueda operar internam ente de manera competente.
En particular la integración necesita tener una adecuada selección, evaluación y desarrollo de personal.
J a m e s A. F. S to n e r: O rg a n iz a c ió n ; P re n tic e H all; 1996: p.12 H a ro ld K o o n tz / H e in z W e ih ric h : M e G ra w H ill: 199 4 : p. 717
Dirección:
Según Stoner 1¿“Es el p ro c es o para dirigir e influir en las actividades de
los m ie m b ro s de un gru p o o una o rganización entera, con respecto a una tarea
Quiero citar el ejemplo de dirección en Japón
A los adm inistradores ja p on e ses se les ve com o mtegradores sociales que forman parte de un conjunto de trabajo utilizando un enfoque o directriz paternalista del liderazgo, mostrando gran interés, preocupació n y bienestar por el subordinado A esto se le añade sus valores y creencias, junto con el espíritu de trabajo en equipo que facilita la cooperación
Este concepto implica mandar. Iiderear. motivar, dirigir a una persona o a un grupo de personas para que realicen tareas específicas. Dirigir es encausar, dar orientación y sentido a las actividades del grupo o de la organización en su
conjunto, implica establecer con toda claridad: políticas objetivos, metas,
norm as estrategias y dem ás guías de acción que sean necesarias para que los trabajos realizados por las personas, se ajusten a los propósitos perseguidos Dirigir implica tom ar decisiones, asum ir riesgos calculados y prever los resultados
Dirección es desde mi punto de vista el saber conducir a un grupo de personas con visión de líder
Por mi paso en las diferentes d ependencias gubernam entales y em presas privadas si la organización tiene una buena dirección de líder los resultados satisfechos y podem os hablar que la em presa sabe hacia donde camina pero de lo contrario, si se aplica una mala dirección provoca un mal am biente de trabajo fom entando la desunión y provocando divisiones
Control:
Stoner m enciona 13“P roceso para a s e g u ra r que las actividades reales se ajustan a las actividades p la n if ic a d a s ”
El control es la evaluación y la corrección de las actividades a los subordinados para asegurarse de lo que se realiza se ajusta a los planes y se hace de manera correcta. De este modo, mide el dese m p e ño en relación con las metas y proyectos, muestra dónde existen desviaciones negativas y al poner en movim iento las acciones necesarias para corregir talas desviaciones, contribuye a asegurar el cum plim iento de los planes.
Koontz y O Donnell m encionan acerca del control “ Es la evaluación
y corrección de el d e s e m p e ñ o de las actividades de los s u b o rd in ad o s
para a s e g u ra r que los objetivos y plan es en la organización se están llevando a c a b o .”
En un análisis riguroso, podríam os decir que el control es el punto final y el punto de partida de todo el proceso administrativo C ontrolam os todo lo que planeam os y hacemos, al controlar, bajo sistemas de normas, dam os la pauta para evaluar los resultados, precisando los errores, fallas u omisiones, y a partir de su detección, proponer acciones correctivas, para dar inicio a una nueva reactivación de todo el proceso
El control es una medida de ver y detectar los errores y debilidades en los que cae la empresa, y así una vez descubiertos evitar que vuelvan a ocurrir Los controles necesitan ser planeados y analizados.
15p r i n c i p i o s d e l a o r g a n i z a c i ó n .
El propósito de la organización es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia orgam zacional
Principio de la unid ad de objetivos
La estructura de una organización es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa
Principio de la eficiencia org an izacio n al
Una organización es eficiente si esta estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la em presa con un mínim o de co nsecuencias o costos no deseados
Principio del tramo de ad m in istración
En cada posicion administrativa existe un límite al num ero de personas que pueden m anejar con eficacia una persona
Principio e scalar
Cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto adm inistrativo más
alto de una empresa cada puesto subordinado, más clara será la
responsabilidad para tom ar decisiones y más eficaz la com unicación
organizacional
Principio de delegación p o r re sultados esperados
La autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados
Principio del cará c te r absoluto de la re sp o n s a b ilid a d
La responsabilidad por las acciones no puede ser m ayor que la implícita en la autoridad delegada ni debe ser menor.
Principio de u n id ad de m a n d o
Mientras más com pletas sean las relaciones de dependencia de un solo
superior m enor será el problema de instrucciones opuestas y m ayor la
sensación de responsabilidad personal por los resultados.
Principio de nivel de au to rid a d
El m antenim iento de la delegación requiere que las decisiones propias de la autoridad de los adm inistradores individuales deben tom arlas ellos en lugar de hacerlas ascen d er por la estructura de la organización
Principio de facilitación del liderazgo
Puesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo de quienes se encuentran en puestos gerenciales. es im portante que ia estructura organicional contribuya a crear una situación en la que el adm inistrador pueda dirigir con m ayor eficacia. En este sentido, la organización es una técnica para fom entar el liderazgo Si ia asignación de autoridad y los arreglos estructurales crean una situación en la que exista la tendencia a que los jefes de departam ento sean considerados com o líderes y en la cual se les ayude en sus tareas de liderazgo la estructuración orgam zacional habrá cum plido una tarea esencial
5.- LOS P R IN C IP IO S A D M IN IS T R A T IV O S
'L o s principios son "verdades absolutas que tienen una validez temporal, en
tanto no se dem uestre que ya son inoperantes Los principios, producto de la experiencia, explican a las funciones del proceso adm inistrativo precisando su significado y su contexto, su análisis es im portante porque permite definir c onductas u orientar acciones respecto a la naturaleza de las funciones y actividades.
El uso de principios de la adm inistración tiene com o finalidad simplificar el trabajo administrativo. La clave de las acciones que deban em prenderse está sugerida por éstos
A continuación se presentan algunos de los principios administrativos que han sido la base fundam ental del desarrollo de la adm inistración moderna
K a u ffm a n G onzález. S e rg io H. y G arcía L ó p e z Teresa: A u d ito ria A d m in is tra tiv a e m fo rm a tic a :1 9 9 8 : cap. 3 pag 77 U n iv e rs id a d V e ra c ru z a n a .l I.E.S.C A. En fo rm a to cd.
División del trabajo:
Descrito por Fayol com o el primero de sus catorce principios de la Adm inistración A la división del trabajo se le concibe com o el proceso de
descom posición del todo en sus partes", en el interés de poder efectuar el
análisis de cada una de ellas, su evolución y/o corrección y readaptación correspondiente, dado el caso: para después integrarlas com o un todo uniforme, m ejorado o readaptado. Se especula que la división dei trabajo conduce a la sobreespecialización.
Debe subrayarse que la división del trabajo en el sentido de la especialización ocupacional. es un principio e conóm ico y no uno administrativo En otras palabras, se ha encontrado que en m uchos casos, cuando el trabajo es especializado, la persona aprende la tarea más fácilm ente y la ejecuta en forma más eficaz
A utoridad y responsabilidad:
En forma tradicional, a la autoridad se le define com o la !' "facultad que tienen y
ejercitan los dueños de un negocio o sus representantes, para d isponer de! trabajo intelectual o físico de aquellos que aceptan subordinarse a través de un convenio o contrato ju ríd ico que trae como consecuencia la retribución económ ica del m ism o"
La autoridad es el aglutinante de la estructura de la organización, el lazo que la hace posible el medio a través del cual los grupos de actividades pueden situarse bajo un adm inistrador y la coordinación de las unidades orgam zacionales puede promoverse. Es la herramienta por medio de la cual un adm inistrador puede ejercer la discreción para crear un am biente que permita la ejecución individual
La responsabilidad es la 13 "obligación de cu m plir p o r a m b as p a rle s los
términos del convenio o contrato
Tanto com o la autoridad como la responsabilidad deben esta
equilibradas para favorecer el correcto d esem peño de quienes la poner en práctica
Unidad de dirección y unidad de mando:
Estos principios establecen, dentro del enfoque tradicional, el marco de las je rarquías de la organización. La unidad de dirección implica que las
"directrices generales ' de la empresa sólo deben de provenir del nivel de la alta
dirección, sin que pueda concebirse ningún otro nivel de donde emanen. Por su
K a u ffm a n G o n z á le z , S e r g io H. y G a rc ía L ó p e z T e re s a : A u d it o r ia A d m in is t r a t iv a e in f o r m a tic a : 1 9 9 8 : c a p . 3 p a g 78. U n iv e r s id a d V e ra c ru z a n a . I.I.E .S .C .A . En fo r m a to c d .
parte el concepto de unidad de mando se refiere a la exigencia de que a todo je fe debe c o rre s p on d er un grupo ¡imitado de p ersonas a las que debe
supervisar, orientar y corregir p o r sistema: ninguna otra p ersona p uede o debe
interferir en el "mando directo que el ejerce sobre "sus subordinados
C entralización y descentralización:
Fayol hizo referencia al grado en el cual la autoridad se encuentra centralizada o descentralizada. Centralizar en el sentido tradicional, significa que el poder de decisión, descansa sólo en los niveles más altos de la jerarquía organizacional. y descentralizar representaba el ejercicio del poder, es decir, quien centraliza, tam bién puede descentralizar, de acuerdo a su criterio
La descentralización se concibe como la facultad de "delegar autoridad
hacia un subordinado
Espíritu de cuerpo o de grupo:
Éste es el principio de la timón hace ¡a fuerza y tam bién una extensión del de
unidad de mando, y subraya la necesidad del trabajo de equipo, así com o la importancia de la com unicación para obtenerla
Subo rd in ació n del interés particular, al interés de la organización:
‘"'Este principio tiene aplicación en sistem as tradicionales y en el de calidad
total Ningún organism o puede trascender si sus m iem bros anteponen su
interés personal al interés colectivo de la em presa o de los equipos de trabajo En las em presas de calidad total esto es una característica distintiva, en la em presa tradicional siempre ha sido una casualidad el que se logre porque en ésta se fom enta mucho el individualism o C uando estos dos tipos de intereses difieren, el adm inistrador debe reconciliarlos
Retribución (R em uneración):
La re m uneració n y los métodos de retribución deben de ser ju stos y propiciar la m áxim a satisfacción posible para los trabajadores y para el empresario. Personal mal pagado ofrece malos resultados.
Disciplina
Al definir la disciplina como el respeto por los acuerdos que tiene como fin lograr obediencia aplicación, energía y señales exteriores de respeto, declara que para lograr disciplina se requiere contar con buenos valores personales en todos los niveles de la empresa
K a u ffm a n G o n z á le z , S e r g io H. y G a rc ía L ó p e z T e re s a : A u d it o r ia A d m in is t r a t iv a e in f o r m a tic a :1 9 9 8 : c a p . 3 p a g 78. U n iv e r s id a d V e ra c ru z a n a . I.I.E .S C .A . E n fo r m a to c d ,
Jerarquía de autoridad
Se refiere a una cadena de autoridad, la cual va desde los más altos rangos hasta los más bajos, pero se podrá modificar cuando sea necesario
Orden
Tanto el equipo como el personal deben ser bien escogidos, bien ubicados y estar muy bien organizados de manera que la organización opere con suavidad
Equidad
Los adm inistradores deben ser leales y respetuosos con el personal, y dem ostrar cortesía y justicia en su trato
Estabilidad en el em pleo
Los cam bios en las asignaciones de las tareas de los e m pleados serán necesarias, pero si ocurren con dem asiada frecuencia, pueden perjudicar la moral y la eficiencia.
Iniciativa
Pensar un plan y llevarlo a cabo con éxito puede ser profundam ente satisfactorio. Los adm inistradores deben dejar de lado la vanidad personal y deben alentar a los e m pleados a hacer esto en la medida que sea posible
6 . - LA A D M IN IS T R A C IÓ N DE C A LID A D
La calidad se define como "Valía, excelencia de una c o s a ' Es el ajuste total a las especificaciones y cum plim iento de las expectativas , éstas son. las
especificaciones y expectativas de los clientes, no unas simples
especificaciones del producto o del servicio La calidad inicia con el buen d ese m p e ño en el trabajo de rutina, realizando nuestras funciones con responsabilidad y de acuerdo a la expectativa de los clientes
7.- P R IN C IP IO S DE LA C A L ID A D T O T A L
El m undo vive un proceso de cambio acelerado y de competitividad global en una econom ía cada vez más liberal, marco que hace necesario un cambio total de enfoque en la gestión de las organizaciones.
En esta etapa de cambios, las em presas buscan elevar índices de productividad, lograr m ayor eficiencia y brindar un servicio de calidad, lo que
está obligando que los gerentes adopten m odelos de adm inistración
trabajo en equipo, para alcanzar la competitividad que éste y responda de manera idónea ante la creciente dem anda de productos de óptima calidad y de servicios cada vez más eficientes, rápidos y de mejor calidad.
Para com prender el concepto de calidad tota!, es útil hacerlo a través del concepto deno m in ad o "paradigm as". Un paradigma se entiende com o modelo, teoría, percepción, presunción o marco de referencia que incluye un conjunto de norm as y reglas que establecen parám etros y sugieren com o resolver problem as exitosam ente dentro de esos parámetros. La calidad total es un concepto una filosofía, una estrategia, un modelo de hacer negocios y está localizado hacia el cliente.
La calidad total no sólo se refiere al producto o servicio en sí. sino que es la mejoría perm anente del aspecto orgamzacional. gerencial. tom ando una em presa com o una máquina gigantesca, donde cada trabajador, desde el gerente, hasta el funcionario del más bajo nivel jerárquico están com prom etidos con los objetivos em presariales
Para que la calidad total se logre a plenitud, es necesario que se rescaten los valores morales básicos de la sociedad y es aquí donde el em presario juega un papel fundam ental, em p eza n do por la educación previa de sus trabajadores para conseguir una población laboral más predispuesta con mejor capacidad de asimilar los problem as de calidad, con mejor criterio para sugerir cam bios en provecho de la calidad, con mejor capacidad de análisis y observación del proceso de manufactura en caso de productos y para poder e nm en d ar errores
IM P O R T A N C IA DEL M E J O R A M IE N T O Y LA C A L ID A D T O T A L
La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a m ejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.
A través del m ejoram iento continuo se logra ser más productivos y competitivos en el m ercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse, com o resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta a ser líderes.
¿’ Fadi Kabboul (1994). define el mejoram iento del personal como una forma de lograr la calidad total y com o una conversión en el m ecanism o viable y accesible al que las em presas de los países en vías de desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con respecto al mundo competitivo y desarrollado
w w w .m o n o g ra fia s .c o m /tra b a jo s 6
De acuerdo a A j a m e s Harrington (1993). mejorar un proceso, para llegar a la calidad total y para poder ser más competitivos: significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cam biar y cóm o cam biar d epende del enfoque específico del em presario y del proceso
23Abell. D (1994) da com o concepto de m ejoram iento continuo un ejem plo de calidad total y de competitividad. más que una mera extensión histórica de uno de los principios de la gerencia científica, establecida por Frederick Taylor que afirma que todo método de trabajo es susceptible de ser mejorado (tomado del Curso de Mejo ram ie nto Continuo dictado por Fadi Kbbaul)
¿4Edward Demmg (1996). según la óptica de este autor, la administración de ¡a calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado m ejoram iento continuo y competitividad. donde la perfección nunca se logra, pero siempre se busca
El mejoram iento continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la esencia de la calidad y refleja lo que las em presas necesitan hace si quieren ser competitivas a lo largo del tiempo
El uso de estos conceptos supone una continua orientación hacia el entorno y una actitud estratégica por parte de las e m presas grandes com o en las pequeñas, en las de reciente creación o en las m aduras y en general en cualquier clase de organización Por otra parte, el concepto de éxito nos hace pensar en la idea "excelencia", o sea. con características de eficiencia y eficacia de la organización
8.- C O N T R O L IN TE R N O
Se debe caracterizar por tener adem ás de ¡as form as y m étodos tradicionales de control (el que se ejerce directam ente por los jefes de área funcional o por alguna área especializada si la hay de la empresa, o el que ejerce indirectamente por algún despacho de auditores independie ntes) por nuevas fórmulas y m étodos de seguim iento supervisión y verificación a dem ás de otras actitudes respecto al papel del personal implicado en el control interno de las organizaciones
La nueva concepción del control interno característico de las em presas de calidad y excelencia implica que todo el personal de la empresa esté capacitado para llevar a cabo no sólo la ejecución de sus propias actividades, sino que adem ás este capacitado y entrenado técnicam ente para tom ar decisiones y ejercer el control de sus actividades
Para poder estudia r de una manera más adecuada lo qué es el control, es necesario analizar otros puntos de vista que acaso nos permitan
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23
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com p re nd e r tanto el significado como las im plicaciones del m ism o Jam es F Stoner 25 hace varias reflexiones propias y cita a otros autores para lograr el entendim iento respecto a este tema
Earl P Strong y Robert D Smith han descrito así la nece sid a d del control.
H ay varios puntos de vista conflictivos respecto a la m e jo r m anera de geren cia r una organización. Sin embargo, tanto los teóricos como los gerentes prácticos están de acuerdo en que la buena gerencia requiere el control eficaz Una com binación de objetivos bien planificados, organización fuerte, dirección capaz, y motivación, tendrá poca pro ba b ilid a d de éxito a m e n os que exista un sistema adecuado de control
Estos autores citados en la obra de Stoner - nos precisan la importancia del control, y aunque no lo definen propiam ente dicho, destacan la necesidad de usarlo Lo ve rdaderam ente importante de esta referencia, es que nos señala
lo que puede suceder con una empresa que sólo se dedica a m e jo ra r las partes
funcionales u operativas de la organización, pero descuidan lo relativo al control Es posible inferir de lo expuesto, que todo el sistema em presarial debe guardar un profundo equilibrio entre los com p on e nte s básicos de su estructura, puesto que de no existir éste, ios resultados pueden llegar a ser total o parcialm ente ineficientes
Stoner zo agrega a los com entarios anteriores su propio punto de vista y explica al control de la siguiente manera
Una buena definición del control p o r la gerencia sería "el p roceso p o r m edio del cual los gerentes se aseguran de que las actividades efectivas están de acuerdo con las que se han planificado . En la planificación de las actividades de la organización se establecen las m etas y objetivos fundam entales y los m étodos para lograrlos El p roceso de control mide el
progreso hacia dichas m etas y perm ite al gerente dete rm ina r las
desviaciones del plan a tiempo de aplicar la acción correctiva antes de que sea tarde.
Para reforzar los conceptos de los autores cito a Harold Koontz " que nos dice
Función administrativa que consiste en m e d ir y corregir el d esem peño
individual y organizacional para a s eg u ra r que los acontecim ientos se
adecúen a los planes. Implica m e d ir el d ese m p e ño con m etas y planes, m o stra r dónde existen desviaciones de los estándares y ayud a r a corregirlos
S to n e r. J a m e s A .F .: A d m i n i s t r a c i ó n : P r e n t ic e H a ll, H is p a n o a m e r ic a n a . 2a E d .. M e x ic o . 1 9 8 6 :.p. 555 Ib td e m : p .5 5 6 .
H a ro ld K o o n tz y H e in z W e ih r ic h : D e f in ic ió n d e a d m in is t r a c ió n , s u n a tu ra le z a y p r o p ó s ito . M e G ra w H ill; 1 99 4 ;
P 4
Para comprender algo más a fondo las implicaciones del control. Stoner28 nos proporciona una larga referencia acerca de los puntos críticos y las características que debe reunir un sistema eficaz de control
L o s s is t e m a s de c o n tro l c o n f ia b le s y e fic a c e s tien en c ie rta s c a r a c te r í s tic a s en c o m ú n La im p o r t a n c ia rela tiva de d ic h a s c a r a c te r ís tic a s v aria s e g ú n las c ir c u n s t a n c ia s p e r o su p r e s e n c ia fo rta le c e a la m a y o r ía de los s is t e m a s de c o n tro l
1 E x a c t it u d . La in fo r m a c ió n s o b r e el d e s e m p e ñ o d e b e s e r e x a c ta Lo s d a to s in e x a c to s de un s is t e m a de c o n tro l p o d r í a n c a u s a r q u e la o r g a n iz a c ió n to m a r a un a m e d id a in a p r o p ia d a p a r a c o r r e g ir el p r o b l e m a o bie n c r e a r un p r o b l e m a d o n d e no exis tía a n te s La e v a lu a c ió n de la e x a c t it u d de la in fo r m a c ió n q u e re c ib e n es un a de la s ta re a s de c o n tro l m á s im p o r t a n te s de los g e r e n te s
2 O p o r t u n id a d . La in fo r m a c ió n d e b e s e r c o r r e g id a t ra s m it id a y e v a lu a d a r á p id a m e n te si ha de a c tu a r s e o p o r t u n a m e n t e p a r a p r o d u c ir la s m e jo r a s d e s e a d a s
3 O b j e t i v i d a d y c la rida d. La in fo r m a c ió n de un s is t e m a de c o n t ro l d e b e s e r
c o m p r e n s ib l e y ha de c o n s id e r a r s e ob je ti v a p o r las p e r s o n a s q u e se vale n de ella M ie n tr a s m e n o s s u b je tiv o o a m b ig u o s ea el s is t e m a de c o n t ro l m a y o r p r o b a b il id a d ha b rá de qu e las p e r s o n a s o b re n de m a n e r a in te lig en te y efic a z s o b r e la in fo r m a c ió n r ec ibid a Un s is t e m a difícil de e n t e n d e r c a u s a r á in n e c e s a r io s e r ro re s y c o n f u s io n e s y d e s c o n c ie r t o en tre los e m p le a d o s
4 C o n c e n t r a c i ó n en p u n t o s e s t r a t é g ic o s d e c o n t r o l S e g ú n se m e n c io n o a n t e r io r m e n t e el s is t e m a de c o n t ro l d e b e c o n c r e t a r s e a las z o n a s en q u e ha y a m a y o r p r o b a b il id a d de d e s v ia c io n e s de la n o r m a o en las q u e las d e s v ia c io n e s c a u s e n el m a y o r p e r ju ic io D e b e c o n c e n tr a r s e el s is t e m a en los p u n t o s en q u e la a c c ió n c o rre c tiv a s ea m á s efic a z P o r e je m p lo s ería de p o c a u t il id a d c o n t ro la r la c a n t id a d de los r e p u e s to s una vez q u e é s to s y a h a n sid o d e s p a c h a d o s al cliente La c a lid a d de las p ie z a s de r e p u e s to se c o n tro la m á s e fic a z m e n te al salir de la lin e a de m o n ta je
5 E c o n o m í a y re a lid a d . El c o s to de e je c u ta r un s is t e m a de c o n tro l d e b e ser in fe rio r o c u a n d o m u c h o ig u a l a los b e n e fic io s q u e de é l se d e r iv a n La m ejor f o rm a de m in im iz a r el d e s p e r d ic io o los g a s t o s in n e c e s a r io s en un s is te m a de c o n tro l es h a c e r io m í n im o n e c e s a r io para ver qu e la ac tiv id a d qu e se está v ig ila n d o llegue a la m e ta d e s e a d a P o r e j e m p lo en la m a y o r ía de los c a s o s s e n a un d e s p e r d ic io qu e el g e r e n te de i e n ta s re c ibie ra in fo r m e s diario s A b a s e s e m a n a l o m e n s u a l s e r ia n s u fic ie n te s
6 R e a l i d a d o r g a n i z a c i o n a l E l s is te m a de c o n t ro l ha de s e r c o m p a t ib le c on las r e a lid a d e s o r g a m z a c io n a l e s P o r e j e m p lo las p e r s o n a s d e b e n e s t a r en c a p a c i d a d de c o m p r e n d e r la re la c ió n entre los n iv e le s de d e s e m p e ñ o q u e se les e x ig e n y las r e c o m p e n s a s qu e s e g u ir á n A d e m á s to d a s las n o r m a s de d e s e m p e ñ o d e b e n s e r re a lis ta s T a m b ié n ha de r e c o n o c e r s e la d ife re n c ia de p o s ic ió n en tre las p e r s o n a s Q u ie n e s se ven o b lig a d o s a in fo r m a r de las d e s v ia c io n e s a un e m p le a d o a qu ie n c o n s id e r a n de in fe rio r c a te g o r ía en e l e s c a la fó n no s e g u ir á n t o m a n d o en s e r io el s is te m a de c o n tro l
7 C o o r d in a c ió n c o n la c o r r ie n t e de trabajo . La in fo r m a c ió n p a r a c o n t ro l d e b e s e r c o o r d in a d a c on la c o rrie n te de traba jo p o r to da la o r g a n iz a c ió n p o r do s r a z o n e s La p r im e r a p o r q u e c ad a p a s o en el p r o c e s o de t r a b a jo p u e d e a f e c ta r el b u e n s u c e s o o el f r a c a s o de la o p e r a c ió n e n te ra La s e g u n d a , p o r q u e la in fo r m a c ió n s o b r e el c o n tro l d e b e ll e g a r a to da la g e n t e qu e n e c e s ita recibirla P o r ejem p lo , un a e m p r e s a de e l e c t r o d o m é s t ic o s qu e rec ibe p i e z a s de d iv e r s a s fá b ric a s y las e n s a m b la en un p u n t o c e n t ra l d e b e a s e g u r a r s e q u e to d a s las p l a n ta s se e s té n
' S to n e r. o b c ¡t: p. 5 5 7 -5 5 8
