UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
PROGRAMA DE MAESTRÍA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
ARTÍCULO CIENTÍFICO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL GRADO ACADÉMICO DE MAGISTER EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL
TEMA:
ANÁLISIS DE INFORMACIÓN UTILIZANDO UN DASHBOARD PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA COORDINACIÓN ZONAL 1 – EDUCACIÓN
AUTOR: ING. PÉREZ PAUCAR LUIS OSWALDO
TUTORES: DR. ROMERO FERNÁNDEZ ARIEL JOSÉ, PHD.
ING. SANDOVAL PILLAJO ANA LUCÍA, MG
IBARRA – ECUADOR
APROBACIÓN DE LOS TUTORES DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quienes suscriben, legalmente CERTIFICAMOS QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por el Ing.Luis Oswaldo Pérez Paucar estudiante del programa de Maestría en Sistemas de Información Gerencial, Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema “ANÁLISIS DE INFORMACIÓN UTILIZANDO UN DASHBOARD PARA
LA TOMA DE DECISIONES EN LA COORDINACIÓN ZONAL 1 – EDUCACIÓN”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes -UNIANDES-, por lo que aprobamos su presentación.
Ibarra, junio del 2019
_______________________________ _______________________________ Dr. Romero Fernández Ariel, Ph.D Ing. Sandoval Pillajo Ana Lucía, MG.
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Ing. Pérez Paucar Luis Oswaldo, del programa de Maestría en Sistemas de Información Gerencial, Facultad de Sistemas Mercantiles declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del Grado Académico de MAGISTER EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.
DERECHOS DEL AUTOR
Yo, Ing. Pérez Paucar Luis Oswaldo, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella.
CERTIFICACIÓN DE LA LECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Ing. Díaz Vásquez Rita Azucena, Msc. en calidad de lectora del Artículo Científico.
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por el estudiante, Pérez Paucar Luis Oswaldo sobre el tema: “ANÁLISIS DE INFORMACIÓN UTILIZANDO UN
DASHBOARD PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA COORDINACIÓN ZONAL 1 – EDUCACIÓN”, ha sido cuidadosamente revisado por la suscrita, por lo que he podido constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su presentación.
Ibarra, julio del 2019
_______________________________ Ing. Díaz Vásquez Rita Azucena, Msc.
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por ser el pilar fundamental de mi vida, por permitirme cumplir una meta más y sobre todo por poder compartir con mi amada familia cada logro.
A la Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES”, por darme la oportunidad de prepararme en este programa de Posgrado para posteriormente contribuir notoriamente en la sociedad.
ÍNDICE GENERAL
Pág.
APROBACIÓN DE LOS TUTORES DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DEL AUTOR
CERTIFICACIÓN DE LA LECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO ÍNDICE GENERAL ÍNDICE DE TABLAS ÍNDICE DE FIGURAS RESUMEN
ABSTRACT
TEMA ... 1
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN ... 1
INTRODUCCIÓN ... 1
MATERIALES Y MÉTODOS ... 3
RESULTADOS ... 4
DISCUSIÓN ... 18
ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Población universo………..4
Tabla 2. Resultados encuestas………...5
Tabla 3. Perspectiva Zonal Distritos………11
Tabla 4. Perspectiva Grupos dinámicos de ejecución………...…………..11
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Modelo conceptual: Ejecución presupuestaria ... 8
Figura 2. Presupuesto asignado a las EOD.Matriz con información al 03 de junio de 2019. Dirección Zonal de Planificación. ... 10
Figura 3. Mapeo de datos entre matriz y modelo conceptual. Matriz con información al 03 de junio de 2019. Dirección Zonal de Planificación. ... 10
Figura 4. Diagrama conceptual – Ejecución presupuestaria ... 12
Figura 5. Data Mart del DW ... 13
Figura 6. Pasos a seguir para carga de archivos en Knowage ... 14
Figura 7. Dashboard general - Comportamiento de ejecución presupuestaria ... 15
Figura 8. Dashboard - Estadística detallada de acuerdo al grupo dinámico de ejecución... 16
RESUMEN
La presente investigación pone en conocimiento la implementación de un sistema de inteligencia de negocios como mecanismo para brindar soporte en la toma de decisiones gerenciales que favorezcan la productividad en el Ministerio de Educación, Coordinación Zonal 1. En este sentido, se pudo evidenciar la carencia de uso de herramientas que proporcionen eficiencia y eficacia en los procesos, debido a que únicamente empleaban Excel para su gestión, lo cual imposibilitaba el adecuado flujo de datos y optimización de tiempo para su ejecución. Para un óptimo análisis de información institucional fue necesario establecer tácticas fundamentadas en Business Intelligence (BI), instrumentos indispensables de las TICS que poseen una amplia gama instrumental para una oportuna gestión de grandes volúmenes de datos. La recopilación de información se realizó mediante encuestas aplicadas a directivos y analistas quienes proporcionaron elementos cualitativos y cuantitativos que posteriormente fueron procesados mediante la metodología hefesto, seguidamente, se implementó un dashboard elaborado en Knowage, que suministró la representación instantánea de datos requeridos para identificar las variables y dimensiones que tienen mayor impacto en el área educativa. En consecuencia, dicha herramienta brindó soporte a la institución en cuanto a la gestión y administración de información veraz y pertinente, reduciendo los tiempos establecidos y contribuyendo notoriamente en la acertada toma de decisiones.
Palabras clave:
ABSTRACT
This research brings to light the implementation of a business intelligence system as a mechanism to provide support in making managerial decisions that favor productivity in the Ministry of Education, Zonal Coordination 1. In this sense, it was possible to show the lack of use of tools that provide efficiency and efficiency in the processes, because they only used Excel for their management, this prevented the proper flow of data and the optimization of time for its execution. Therefore, for an optimal analysis of institutional information it was necessary to establish tactics based on Business Intelligence (BI), indispensable tools of TICS that possess a wide range of instruments for timely management of large volumes of data. The information was collected through surveys applied to managers and analysts who provided qualitative and quantitative elements that were subsequently processed using the Hefesto methodology, Then, a Dashboard developed in Knowage was implemented, which provided the instantaneous representation of data required to identify the variables and dimensions that have the greatest impact in the educational area. Consequently, this tool supported the institution in the management and administration of truthful and relevant information, reducing the established times and contributing notoriously to the successful decision making.
Keywords:
1
TEMA
Análisis de información utilizando un dashboard para la toma de decisiones en la Coordinación Zonal 1 - Educación.
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
Aplicación de los sistemas informáticos en la toma de decisiones gerenciales.
INTRODUCCIÓN
Actualmente, la mayoría de organizaciones disponen de sistemas de información básicos que procesan gran parte de las actividades diarias propias del sector de negocios al que correspondan, el adecuado flujo y gestión de datos e información es sustancial para un acertado proceso de toma de decisiones (Reyes & Nuñez, 2015). El uso de la Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) proporciona las herramientas necesarias para explotar la información histórica y actual, haciendo que la misma sea una fuente fiable, por lo tanto, los Decision Support System (DSS) brindan a las organizaciones datos oportunos, dinámicos y centralizados (Rubiera, O., y otros, 2014).
En este sentido, el BI incide también en los actores representativos, su experiencia, debido a que poseen bases de conocimiento limitadas y emprenden nuevos desafíos en relación a las fuentes externas de conocimiento, asimismo, la innovación como proceso de transformación se considera un factor determinante para el éxito de una institución. Es por ello, que este entorno tiende a tornarse más versátil y globalizado, dinámica donde el componente esencial es la información (CCB, 2018). En consecuencia, el Business Intelligence proporciona soporte y acceso a los datos de modo sencillo, reforzando las estrategias y acciones en la administración (Mora, 2018).
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En el caso de La Universidad Federal do Pampa “UNIPAMPA”, la implementación del BI provee un ambiente dinámico e iterativo facilitando la manipulación de información de forma clara y objetiva, considerándose así un importante recurso estratégico para la toma de decisiones (Rodriguez & Camargo, 2015). Por lo tanto, la tendencia actual es facilitar la integración de los sistemas, para lo cual se recurre a plataformas comunes (paquetes de software de clase mundial), programación a medida o generando las interfaces necesarias para la comunicación de los subsistemas (Peñafiel, A., 2018). La educación en el Ecuador está normalizada por el Ministerio de Educación, creado mediante la ley 7ª el 25 de agosto de 1886; es la principal entidad que garantiza el acceso y calidad de la educación inicial, básica y bachillerato que a su vez se subdivide en educación pública o fiscal, fisco misional, municipal, y privada o particular; laica o religiosa; hispana o bilingüe intercultural, fundamentado en el “Sumak Kawsay”, Buen Vivir, principio constitucional que hace referencia a la plenitud de vida, armónica y equilibrada con el universo y el ser humano. (LOEI, 2011)
En este contexto, según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Educación, en su Capítulo II, Procesos Sustantivos, literal n determina como unidad responsable a la Dirección Zonal de Educación, donde establece como atribuciones y responsabilidades asegurar el seguimiento y la evaluación periódica de la gestión administrativa de la educación escolarizada y no escolarizada en el territorio (MINEDU, 2010).
Para la recopilación de información e identificación de puntos críticos en su gestión, se dispone de una metodología donde se aplican la combinación de los enfoques cuantitativos y cualitativos mediante encuestas aplicadas a los directivos y analistas técnicos quienes posteriormente proveen los datos necesarios para su análisis y proceso sistemático.
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cantidades de datos y convertirlos en valiosa información sin recurrir al uso de filtros, tablas dinámicas como se lo hacía anteriormente.
Por lo tanto, esta investigación plantea el uso de un sistema basado en BI que permite recopilar, almacenar, procesar, analizar y mostrar de manera eficiente los datos generados en el proceso de formación mediante Knowage, herramienta analítica, versión actualizada de SpagoBi, plataforma de gestión y análisis de documentación en línea, de desarrollo europeo, de uso factible e intuitivo, considerada como Suite BI completa (Baquero & Rojas, 2018). Además, requiere la aplicación metodológica Hefesto que facilita la comprensión de los pasos o etapas a realizar. (Polanco & Leodanny, 2016). Este proceso permite gestionar la información de forma eficaz optimizando tiempo.
El alcance de la presente investigación está delimitado a la Dirección Zonal de Planificación, perteneciente a la Coordinación Zonal 1 del Ministerio de Educación. La Zona 1 está conformada por 4 provincias: Carchi, Imbabura, Esmeraldas y Sucumbíos, con 16 distritos que son los responsables de administrar las instituciones educativas en sus jurisdicciones correspondientes.
Con el propósito de realizar una óptima gestión de información, tiempo y recursos se propone un dashboard que favorezca la mejora continua de la institución, proporcionando la representación instantánea de datos requeridos para identificar las variables y dimensiones que tienen mayor impacto en el área educativa. La ejecución de este tipo de estrategias de gestión permite extraer el valor sustancial de la información y a su vez lograr una visión integral de la organización contribuyendo en la mejora continua y apropiada toma de decisiones (García & García, 2018).
MATERIALES Y MÉTODOS
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Tabla 1.
Población universo
Dirección Zonal de Planificación
Funcionarios N° Población Técnicas aplicadas
Director técnico 1 Encuesta, entrevista
Funcionarios técnicos y analistas de información
5 Encuesta, entrevista
Total 6
Fuente: Ministerio de Educación - Coordinación Zonal 1
Para el análisis estadístico no se aplicó ningún método probabilístico o no probabilístico en vista de que la población es 6 menor a 100, por lo tanto, el compendio de datos se realizó por medio de encuesta elaborada con la herramienta Google Forms, que permitió evidenciar las debilidades e identificar la necesidad de implementar un dashboard para agilitar los procesos y aportar a la adecuada toma de decisiones gerenciales. Los actores suministraron los datos requeridos para su posterior análisis y gestión.
En este sentido, con la finalidad de gestionar y dirigir de forma general la asignación de recursos económicos y verificación de estado actual de las diferentes entidades, se procedió con la implementación del dashboard con la herramienta Knowage, software de uso factible e intuitivo, experto en análisis de documentación que permitió asegurar el seguimiento y la evaluación periódica de la gestión administrativa zonal. Asimismo, para su proceso se basó en la metodología hefesto que consta de cuatro fases:
• Análisis de requerimientos
• Análisis de data source (OLPT)
• Modelo lógico del almacén de datos
• Integración de datos
En consecuencia, todo este proceso aportó considerablemente en la optimización de tiempo para la ejecución de actividades, como también de recursos, particularmente en la acertada de toma de decisiones de la Coordinación Zonal 1.
RESULTADOS
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detectar las causas que imposibilitan la toma de decisiones oportuna. A continuación, se detalla el instrumento empleado:
Tabla 2.
Resultados encuestas
Resultados encuestas
¿Qué herramienta utiliza para la gestión de datos? Excel: 100%
¿Qué tiempo invierte en la gestión de información? Más tiempo del requerido: 83.3%
¿Qué tan productiva es la herramienta que utiliza actualmente para la toma de decisiones de la organización?
No cumple: 50%
¿Conoce sobre las ventajas del bussiness intelligence? Desconocen: 100% ¿Usa algún tipo de software para la gestión de información?
Ninguno 100% ¿Conoce la herramienta de gestión de información Knowage?
Desconocen: 100%
¿Sabía Ud. que las herramientas de uso de software libre permiten optimizar tiempo y recursos contribuyendo de forma eficaz en la toma de decisiones?
Desconocen: 83.3%
Fuente: Encuesta Google Forms
De acuerdo a las interrogantes aplicadas se establece que el tiempo asignado para las diferentes actividades es excesivo, debido a que la identificación de aspectos puntuales requiere del uso de hojas de cálculo de Excel para la elaboración de tablas dinámicas, gráficos estadísticos, aplicación de filtros, etc., lo cual impide la ejecución de tareas en tiempo óptimo, de allí la importancia de implementar un dashboard acorde a la necesidad gerencial diseñado mediante técnicas de ingeniería de software.
Como resultado de esta investigación se planteó la implementación de un dashboard con la herramienta Knowage, nueva versión para el proyecto SpagoBI, conservando todas sus características: informes, OLAP, gráficos, KPIs, paneles interactivos, GEO / GIS, data Mining, MS; esta herramienta es de uso flexible para su personalización e integración acorde a los requerimientos de la organización (Arrieta & Sucapuca, 2018). Asimismo, se aplicó la metodología hefesto que proporciona una serie de etapas que simplifican los procedimientos para extraer, transformar y procesar los datos requeridos.
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dashborad, con la finalidad de que la Zonal pueda cumplir con su nivel de rectoría que es la ejecución, control y seguimiento a las EOD.
Del mismo modo, Knowage proporcionó un óptimo análisis de datos en cuanto a verificación de Unidades Educativas por Provincia, Distrito, su tipología y también por los montos asignados para cada una, sin la necesidad de ingresar filtros como se lo hacía inicialmente, es así que suministró la búsqueda oportuna de información, asegurando el seguimiento y la evaluación periódica de la gestión administrativa, tal como se puede ver en la Fig. 9 Dashboard - Estadísticas referente a Instituciones educativas y docentes. A continuación, se describen los pasos ejecutados haciendo uso de la metodología
hefesto:
Paso 1) Análisis de Requerimientos
Se identificaron los Indicadores y Perspectivas que son tomados en cuenta para la estructuración del Modelo Conceptual.
1.1) Preguntas de Negocio
En las primeras visitas realizadas a la Dirección Zonal de Planificación de la Coordinación Zonal 1, se indagó entre los funcionarios a cargo para identificar sus necesidades de información, pero las mismas comprendían casi todas las actividades de la Coordinación Zonal 1, por lo cual se solicitó la selección del proceso que consideren fundamental dentro de las actividades que realizan cotidianamente y que además sean de gran relevancia. De este modo, optaron por el proceso de control y seguimiento de ejecución presupuestaria.
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Se indagó desde qué perspectivas se analizarán los indicadores, de este modo, se obtuvieron las siguientes interrogantes de negocio:
• Se requiere conocer la cantidad de presupuesto asignado por parte del Ministerio de Finanzas, cuánto fue devengado en cada programa, actividad, grupo de gasto en cada distrito, provincia y zona en un periodo determinado.
• Se requiere conocer, el monto (porcentaje) total de presupuesto asignado por parte del Ministerio de Finanzas, cuánto fue devengado en cada distrito y zona en un periodo determinado.
Además, se indicó a los funcionarios que el factor tiempo es importante para el control y seguimiento del comportamiento de la ejecución presupuestaria. La necesidad de información expuesta concuerda con los objetivos y estrategias de la Dirección Zonal de Planificación, pues es justamente esta información la que contribuirá en la adecuada toma de decisiones a nivel distrital y la zona en general.
1.2) Indicadores y Perspectivas
A continuación, se procedió con el análisis de las preguntas obtenidas y se definirán cuáles son sus indicadores y perspectivas:
“Presupuesto devengado de cada programa, actividad, grupo de gasto, etc. en el nivel zonal y distrital en un tiempo determinado”
“Monto (porcentaje) total de presupuesto devengado de cada programa, actividad, grupo de gasto, etc. en el nivel zonal y distrital en un tiempo determinado”
Los indicadores son:
• Presupuesto devengado
• Monto (porcentaje) total de presupuesto devengado INDICADOR
PERSPECTIVAS
INDICADOR
8 Y las Perspectivas de Análisis son:
• Distritos, zona
• Grupos dinámicos de ejecución • Tiempo
1.3) Modelo Conceptual
El Modelo Conceptual resultante de los datos que se han recolectado, es el siguiente:
Figura 1. Modelo conceptual: Ejecución presupuestaria
De este modo, se puede observar en la Figura 1, la relación mediante la cual se unen las diferentes perspectivas para obtener como resultado los indicadores requeridos por los funcionarios, donde se puntualiza la Ejecución presupuestaria.
Paso 2) Análisis de Data Sources (OLPT)
Posteriormente se analizaron los datos para establecer cómo serán calculados los indicadores y así determinar el mapeo entre el Modelo Conceptual que se obtuvo anteriormente y los datos que dispone la Dirección de Planificación. Se especificarán qué campos se incluirán en cada perspectiva y se ampliará el modelo conceptual con la información obtenida.
2.1) Hechos e Indicador
Los Indicadores se calcularán de la siguiente manera:
• Indicador: Presupuesto devengado o Hechos: Presupuesto devengado o Función de agregación: SUM
Presupuesto devengado Distritos, Zona
Ejecución Presupuestaria
Monto (porcentaje) total de presupuesto devengado Tiempo
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Explicación: El indicador Presupuesto devengado representa la sumatoria del presupuesto que se ha devengado ya sea en un programa, partida, actividad o grupo de gasto en el nivel zonal o distrital.
• Indicador: Monto (porcentaje) total de presupuesto devengado
o Hechos: ((Presupuesto devengado) * (100)) / Presupuesto vigente o Función de agregación: AVG
Explicación: El indicador Monto (porcentaje) total de presupuesto devengado representa la sumatoria del monto total que se ha devengado en un programa, partida, actividad o grupo de gasto en el nivel zonal o distrital y el porcentaje se obtiene al aplicar una regla de tres simple, entre el presupuesto vigente y el presupuesto devengado.
2.2) Mapeo
En esta sección se realizó un análisis de los datos origen, por lo tanto, es preciso indicar que la información del sistema operacional está documentada en archivos de Excel, es decir se prescinde de los sistemas informáticos para su gestión. En su mayoría las matrices son elaboradas en el nivel central o zonal con el objetivo de que las unidades distritales procedan con el suministro de información para el respectivo análisis zonal o central, en este caso de estudio la información se obtuvo de un archivo de Excel descargado del sistema eSigef (Herramienta de apoyo al sistema financiero de las entidades del Presupuesto del Estado, basado en la web).
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Figura 2. Presupuesto asignado a las EOD.Matriz con información al 03 de junio de 2019. Dirección Zonal de Planificación.
La recopilación de los datos obtenidos en el archivo Excel fueron provistos por la Directora Zonal de planificación de la Coordinación Zonal 1, bajo autorización del Sr. Coordinador Zonal actual. Cabe recalcar que esta matriz se obtiene y se consolida cada fin de mes.
A continuación, se detalla el Mapeo, ver Figura 3, entre los datos de la matriz y modelo conceptual:
Figura 3. Mapeo de datos entre matriz y modelo conceptual. Matriz con información al 03 de junio de
2019.Dirección Zonal de Planificación.
El Mapeo realizado es el siguiente:
• La Perspectiva Distritos, Zona se relaciona con la columna EOD.
• La Perspectiva Grupos dinámicos de ejecución se relaciona con las columnas
Programas, proyectos, actividades, grupo de gasto y partida. • La Perspectiva Tiempo se relaciona con la columna Mes.
• El Indicador Presupuesto devengado se relaciona con la columna Devengado, por lo tanto, su fórmula de cálculo es la siguiente:
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• El indicador Monto (porcentaje) total de presupuesto devengado se relaciona con los campos vigente y devengado, de este modo, se establece la siguiente fórmula de cálculo:
o AVG (((Presupuesto devengado) * (100)) / Presupuesto vigente) - Los resultados obtenidos serán de acuerdo a los parámetros seleccionados en el dashboard.
2.3) Granularidad
De acuerdo al Mapeo realizado se compararon los campos que conforman la matriz indicada anteriormente, a partir de dos métodos diferentes; primero se exploró la matriz de datos pretendiendo intuir los significados de cada campo, seguidamente se consultó sobre la funcionaria responsable de llevar el proceso en estudio para indagar sobre una serie de aspectos que no estaban claros.
En este caso, los nombres de los campos eran suficientemente explícitos, pero aun así fue preciso investigarlos para evitar cualquier inconveniente posterior.
A continuación, se detallan los datos disponibles de cada perspectiva:
Perspectiva Zonal, distritos:
Tabla 3.
Perspectiva Zonal - Distritos
Perspectiva zonal - Distritos
Siglas Descripción
EOD: Representa el código de la entidad operativa desconcentrada.
Representa el nombre de la EOD. Ejemplo: Dirección Distrital 04d01 San Pedro De Huaca – Educación.
Fuente: Ministerio de Educación - Coordinación Zonal 1
Perspectiva Grupos dinámicos de ejecución:
Tabla 4.
Perspectiva Grupos dinámicos de ejecución
Perspectiva Grupos dinámicos de ejecución
Siglas Descripción
PROG_: Representa el código del programa.
Representa el nombre del programa. Ejemplo: Educación para adultos.
PROY_: Representa el código del proyecto.
12 ACTV_: Representa el código de la actividad.
Representa el nombre de la actividad. Ejemplo: Nueva infraestructura educativa. GRUPO DE GASTO: Representa el
código de gasto.
Representa el nombre del grupo de gasto. Ejemplo: Bienes y servicios de consumo. PARTIDA: Representa el código de la
partida
Representa el nombre de la partida. Ejemplo: Fondos de reserva.
Fuente: Ministerio de Educación - Coordinación Zonal 1
Perspectiva tiempo:
Tabla 5.
Perspectiva tiempo
Perspectiva tiempo
Siglas Descripción
ANIO Representa el año que se está analizando la información. MES Representa el mes que se generó movimientos de ejecución.
Fuente: Ministerio de Educación – Coordinación Zonal 1
2.4) Modelo Conceptual Ampliado
El Diagrama Conceptual ampliado da como resultado:
Figura 4. Diagrama conceptual – Ejecución presupuestaria
Paso 3) Modelo Lógico del Data Warehouse (DW)
De acuerdo al formato y como se encuentra la información en el fichero de Excel no se puede crear un DW, por lo tanto, se ha estructurado un Data Mart del DW con la finalidad de cubrir las necesidades del negocio y así obtener los informes solicitados. Sin embargo,
Presupuesto devengado
SUM (Devengado) Distritos, Zona
COD_EOD
Ejecución
Presupuestaria Monto (porcentaje) total de presupuesto
devengado
AVG (((Presupuesto
devengado) * (100)) /
Presupuesto vigente) Tiempo
Año Mes
Grupos dinámicos de ejecución PROGRAMA
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en un futuro si así lo requiere, se podrán crear más Data Mart de acuerdo a la necesidad como se especifica en el siguiente esquema donde se puede visualizar los 5 archivos de Excel, que se disponen con el fin de elaborar el dashboard de forma óptima y así obtener resultados apropiados.
A continuación, se detalla la estructura del Data Mart del DW:
Figura 5. Data Mart del DW
A continuación, se describe los archivos de Excel que conforma el Data Mart de acuerdo a la Fig. 5. Data Mart del DW
EJECUCION: Contiene la información de presupuesto que se obtiene del sistema eSigef. ANIOS: Contiene los años del ejercicio de ejecución presupuestaria que se analiza. MESES: Contiene los meses del ejercicio de ejecución presupuestaria que se analiza. EODS: Contiene los nombres de las Entidades Operativas Desconcentradas.
FUENTE: Contiene la información de los organismos de donde provienen los recursos.
EJECUCION ANIO MES EOD DESCRIPCION EOD PROG_ DESCRIPCION PROGRAMA PROY_ DESCRIPCION PROYECTO ACTV_ DESCRIPCION ACTIVIDAD GRUPO DE GASTO
DESCRIPCION GRUPO DE GASTO PARTIDA DESCRIPCION PARTIDA ASIGNADO MODIFICADO VIGENTE CERTIFICADO COMPROMETIDO DEVENGADO PAGADO
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Paso 4) Integración de Datos
Una vez estructurado el Modelo Lógico se procedió con la comprobación de datos ejecutando su limpieza y calidad como también de los procesos ETL, etc.
4.1) Carga Inicial
Para proceder con la carga inicial en primer lugar se ingresa a la plataforma Knowage en el menú principal, donde se deberá elegir la opción Data Set, posteriormente debe seleccionar las siguientes opciones:
• Detalle: Especificar nombre de etiqueta, nombre de archivo, ámbito y categoría.
• Type: Seleccionar el tipo de data set, en este caso se elige tipo archivo para continuar con la respectiva carga de archivos de Excel que contiene la información para el respectivo análisis. Seguidamente, se procede con la validación de datos.
Una vez subidos los archivos de Excel que conforman el Data Mart, en la sección de datos de origen se realiza la asociación y corrección si es necesario, quedando la información lista para elaborar el respectivo dashboard de acuerdo a la necesidad. En la Fig. 6. se muestra la secuencia a seguir de acuerdo a lo descrito anteriormente.
Figura 6. Pasos a seguir para carga de archivos en Knowage
El Dashboard como resultado
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En este caso, se muestra el dashboard para conocer el comportamiento de la ejecución presupuestaria definida por año, mes, entidad operativa desconcentrada (EOD), grupo de gasto, actividad, proyecto, partida, entre otros elementos, asimismo, representa el porcentaje de ejecución, parte primordial para el seguimiento y control tal como se detalla en la Fig. 7.
Figura 7. Dashboard general - Comportamiento de ejecución presupuestaria
En el dashboard de la Fig. 7 se puede observar la comparativa del comportamiento de la ejecución presupuestaria correspondiente al mes de marzo de las EODS: Coordinación Zonal 1, determinada como la sede zonal y el distrito 08D06 Rio Verde de la provincia de Esmeraldas. En el primer gráfico estadístico de barras se evidencia el comportamiento en detalle de los recuros del presupuesto que ha sido asignado, modificado, certificado y patrimonio vigente, es decir todos los recursos con los que cuentan, ya sean comprometidos o pagados; de este modo, se establece que la ejecución del presupuesto es muy baja.
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Con la finalidad de examinar el comportamiento de la ejecución presupuestaria de forma minuciosa se elaboró un dashboard en el que se puede verificar el comportamiento de ejecución presupuestaria de acuerdo al grupo dinámico definido como: grupo de gasto, programa, actividad, partida, tal como se muestra en la Fig. 8.
Figura 8. Dashboard - Estadística detallada de acuerdo al grupo dinámico de ejecución
En la Fig. 8, se identifica el comportamiento de la ejecución presupuestaria en la Dirección Distrital 04d03 Espejo Mira - Educación, que pertenece a la provincia del Carchi, por lo tanto, requiere de la aplicación de los siguientes filtros:
• Grupo de gasto: bienes y servicios de consumo.
• Programa: calidad educativa.
• Actividad: administración de bares escolares.
En consecuencia, se estipula claramente que NO se ha devengado el presupuesto asignado, es decir está en cero. Además, en la parte inferior del dashboard, se puede observar el detalle del presupuesto.
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ejecución, que es lo que se maneja habitualmente en la Dirección Zonal de Planificación como se establece en la Fig. 7.
Finalmente se incorpora a esta investigación el dashborad que permitirá observar estadísticas referentes a docentes, ya sea de contrato, nombramiento ocasional, nombramiento definitivo, etc., así como también estadísticas de Instituciones educativas por provincia, distrito, tipología (Unidocente, bidocente, etc.), sostenimiento (Fiscal, particular, etc), tal como se especifica en la Fig. 9.
Figura 9. Dashboard - Estadísticas referente a Instituciones educativas y docentes.
En la Fig. 9. destaca la versatilidad de este dashboard, se puede observar que están seleccionadas las provincias de Carchi e Imbabura y automáticamente se desactivan los distritos que no corresponde a las provincias. En el gráfico estadístico de barras se identifica la comparativa entre las dos provincias en mención, referente a los tipos de contrato que tienen los docentes, de este modo, se determina que en Imbabura se encuentran los docentes con mayor número de contratos definitivos. Además, en referencia a la tipología y el sostenimiento de los establecimientos educativos se detallan minuciosamente sus respectivas clasificaciones y valores.
4.2) Actualización
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DISCUSIÓN
La implementación de herramientas de BI proporcionó un soporte significativo en la gestión y análisis de información de la Coordinación Zonal 1, permitió identificar e interpretar de forma sencilla y eficaz los datos suministrados por sus colaboradores como se observa en la Fig. 7 Comportamiento de ejecución presupuestaria. Este dashboard fue elaborado con la herramienta Knowage, que es una nueva versión de la ya existente
SpagoBi, es por ello que no se dispone de mucha información, por lo que fue un reto desde la instalación, configuración y creación del dashboard; invitando a otros lectores que puedan profundizar en el tema.
Esta práctica permitió la ejecución de óptimos procesos que identificaron de forma precisa la información requerida en la institución, en este caso determinar la cantidad de estudiantes que están en el área de Ingeniería y el género mayoritario de la ESPOCH en los periodos 2012 - 2015, información recopilada con la finalidad de gestionar una adecuada toma de decisiones. (Uvidia, 2016). Es así que se evidencia la versatilidad de la herramienta para diferentes propósitos según las necesidades demandadas.
La experiencia personal al tener la oportunidad de trabajar en los Ministerios tanto de Salud y Educación, permite identificar las mismas dificultades para la gestión de información, por lo tanto, gracias a la versatilidad y bondades que tiene esta herramienta es aplicable para distintas instancias independientemente del área profesional.
Knowage, posee grandes ventajas en cuanto a representación de datos de forma gráfica, clara y precisa, así como también en tiempo real, esto permitió a la Coordinación Zonal 1 identificar falencias que obstaculizaban la acertada toma de decisiones debido a que anteriormente empleaban plataformas de interpretación básica como Excel, desaprovechando los beneficios de herramientas de inteligencia de negocios para la gestión de información tal como se indica en la Fig. 9 Estadísticas referente a Instituciones educativas.
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CONCLUSIONES
La optimización de los procesos dentro de la Coordinación Zonal 1, tras la implementación del dashboard ha sido evidente ya que el departamento gerencial puede monitorear, administrar, controlar y representar la información según sus necesidades, permitiéndole llevar un control de alertas para detectar niveles bajos de productividad en la institución, desarrollando acciones estratégicas que ayuden a mantener los índices de los procesos en niveles óptimos.
El dashboard permite identificar los principales actores y recursos para el funcionamiento oportuno de los diferentes procesos en la recopilación de la información a nivel administrativo y gerencial para una adecuada gestión de estos recursos, generando un mayor nivel de satisfacción de los involucrados dentro del proceso del análisis de la información.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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BI". K-DEMY, 54-63.
CCB, C. d. (2018). Guía de negocios inteligentes. Obtenido de https://bibliotecadigital.ccb.org.co/handle/11520/23121
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