REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA USO Y MANEJO DE LOS FONDOS DE LAS CAJAS MENUDAS, EN EL AEROPUERTO
INTERNACIONAL DE TOCUMEN, S.A. (AITSA) TERCERA VERSIÓN
P.34.12.11
Diciembre de 2011
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN SUPERIOR
GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General
LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General
EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD HARMODIO MADRID G.
Director
CÉSAR G. CASTRO T.
Subdirector
GEONIS BORRERO ARMANDO ÁLVAREZ G.
Asistentes Ejecutivos
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
PRÓSPERO ROSAS C.
Jefe LEÓN WONG
Supervisor
ROMELIO A. NÚÑEZ S.
Apoyo
DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ
Director
CECILIA G. TUÑÓN P.
Asesora Jurídica
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL MARGOT E. FUENTES P.
Directora
DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL ROGER ALEXIS CERRUD G.
Director
FERNANDO ARCIA Subdirector
REPÚBLICA DE PANAMÁ
AEROPUERTO INTERNACIONAL DE TOCUMEN, S.A.
JUAN CARLOS PINO Gerente General
EDGAR IGLESIAS Gerente de Asesoría Legal
JORGE CORREA
Gerente de Planificación y Gestión Estratégica
RICARDO MORCILLO Gerente de Administración y Finanzas
GINA DE ALVARADO Gerente de Auditoría Interna
IDELKA ARZA V.
Apoyo Técnico
ÍNDICE INTRODUCCIÓN
I. GENERALIDADES
A. Concepto del Fondo de la Caja Menuda B. Objetivo del Fondo de la Caja Menuda
C. Objetivo de los Procedimientos
D. Características de los Fondos de Cajas Menudas
E. Base Legal
II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO
A. Objetivo
B. Disposiciones de Control Interno III. GASTOS APLICABLES
IV. PROCEDIMIENTOS PARA LAS CAJAS MENUDAS DE AITSA A. Apertura del Fondo de Caja Menuda
Mapa de Proceso Número 1
B. Desembolso del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso Número 2
C. Reembolso del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso Número 3
D. Aumento del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso Número 4
E. Disminución del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso Número 5
F. Traspaso del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso Número 6
G. Cierre del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso Número 7 RÉGIMEN DE FORMULARIOS
Núm.1 Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de Caja Menuda Núm.2 Solicitud de Caja Menuda
Núm.3 Comprobante de Caja Menuda Núm.4 Cuadro de Cotizaciones
Núm.5 Comprobante de Caja Menuda Especial para el Pago de Viáticos Núm.6 Solicitud de Reembolso de Caja Menuda
Núm.7 Recapitulación de Caja Menuda Núm.8 Orden de Pago
Núm.9 Acta de Arqueo/Traspaso de Caja Menuda Núm.10 Acta de Cierre de Caja Menuda
RÉGIMEN DE INFORMES
Núm.1 Informe de Reembolsos en Trámite Núm.2 Informe de Comprobantes en Cartera Núm.3 Informe de Anticipos de Caja
ANEXOS
Anexo Núm.1
Normas Legales Relativas al Manejo de los Fondos, Libro V de la Administración y Fiscalización del Tesoro Nacional, Título I de la Dirección del Tesoro Nacional, Capítulo IV -.
Código Fiscal
GLOSARIO BIBLIOGRAFÍA
INTRODUCCIÓN
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, en coordinación con las Unidades Administrativas del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., han desarrollo esta herramienta de control, con el propósito de reglamentar y permitir las particularidades que los fondos de Cajas Menudas en el Aeropuerto requieren, producto de sus operaciones internacionales, a fin que los recursos sean utilizados con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas, garantizando su eficiencia, eficacia y transparencia.
En esta tercera versión, se actualizan las normas jurídicas de la base legal, reordenando los procesos en el documento, proporcionando mayor claridad didáctica a la parte normativa, incluyendo los mapas de procesos para cada uno de los procedimientos establecidos.
Por otra parte, se agregan nuevos objetos de gastos, se refuerzan las medidas de control interno, como el establecimiento de nuevos formularios de uso y se introduce una sección exclusivamente para informes de la Caja Menuda.
Los procedimientos detallados en este documento, constituyen la reglamentación básica contra la cual se examinarán en forma previa y posterior, las actuaciones de los colaboradores del Aeropuerto Internacional de Tocumen S.A. que participen en este proceso. Corresponde a las autoridades superiores de la empresa estatal, velar por el cumplimiento de estos procedimientos, sin perjuicio de la fiscalización y control que le corresponden a la Contraloría General de la República.
La aplicación de este manual operativo no exime del cumplimiento de cualquiera otra reglamentación vigente no presentada en el texto, pero relacionada con la materia tratada.
Este Manual de Procedimientos podrá actualizarse por revisiones periódicas que realice la Contraloría General, por modificaciones de las leyes que lo sustentan o debido a necesidades de la empresa debidamente presentadas y sustentadas.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
I. GENERALIDADES
A. Concepto del Fondo de la Caja Menuda
Son sumas de dinero fijas, en efectivo, provistas en este caso al Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. (AITSA). Se reembolsan del Fondo General. No obstante, los procesos de desembolso y reembolso, requieren de la afectación presupuestaria y financiera (afectación contable) para su ejecución.
B. Objetivo del Fondo de la Caja Menuda
Facilitar la gestión administrativa y financiera de las operaciones del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. (AITSA), a través de adquisiciones o compras de cuantías menores, permitiendo la atención de manera inmediata de las necesidades imprevistas y ocasionales (de difícil anticipación o programación), que surjan del desarrollo de las actividades inherentes al funcionamiento de la empresa, en la que el Estado es dueño del 100% de las acciones.
C. Objetivo de los Procedimientos
Establecer las pautas para regular la administración de los Fondos de Caja Menuda, dentro de un adecuado ambiente de control que asegure una gestión oportuna, eficiente, económica, y transparente de los recursos autorizados.
D. Características de los Fondos de Cajas Menudas
1. En el caso presente, se originan y reembolsan del Fondo General, siempre y cuando no superen los montos asignados para Cajas Menudas; estos recursos estarán sujetos a las necesidades operativas de crecimiento del Aeropuerto, por consiguiente los incrementos de dichas Cajas Menudas, se ajustarán a los requerimientos y normativas que regulen la materia.
2. Los montos destinados para las Cajas Menudas serán montos fijos de dinero, que se reembolsan del Fondo General, según se vaya utilizando.
3. Están sujetos a la duración de la o las actividades para las cuales fueron solicitados o para los programas o proyectos que motivaron su creación.
4. Se destinan para compras de bienes y pagos de servicios requeridos para satisfacer necesidades imprevistas y ocasionales, inclusive aquellas que ocurran fuera del horario rutinario, toda vez que el Aeropuerto opera las 24 horas del día y dispone de recursos de la Caja Menuda asignados a un Gerente de Turno, para atender eventualidades fuera del horario rutinario de oficina.
E. Base Legal
1. Código Fiscal de la República de Panamá.
2. Ley Núm.32, de 8 de noviembre de 1984; por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
3. Ley Núm.59 de 29 de diciembre de 1999, que reglamenta el Artículo 299 de la Constitución Política y dicta otras disposiciones contra la Corrupción Administrativa, modificada por la Ley Núm. 67 de 14 de noviembre de 2008”.
4. Ley Núm.6 de 2 de febrero de 2005, “por la cual se Implementa un Programa de Equidad Fiscal”.
5. Ley Núm.23 de 29 de enero de 2003, “que dicta el marco regulatorio para la Administración de los Aeropuertos y Aeródromos de Panamá”.
6. Ley 6 del 22 de enero de 2002, que dicta normas para la transparencia en la gestión pública, establece la acción de Hábeas Data y dicta otras disposiciones.
7. Decreto Núm.455-2010-DMySC de 14 de diciembre de 2010, Por el cual se aprueba el documento titulado “Manual de Procedimientos para el uso y manejo de los fondos de las cajas menudas en las entidades públicas, Quinta Versión”.
8. Decreto Núm. 214 DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.
9. Decreto Ejecutivo Núm.53 de 16 de junio de 2010, “Por el cual se establecen las normas relativas a la adopción de equipos fiscales para la emisión de comprobantes fiscales y otros documentos.
10. Decreto Número 420-2005 DMySC de 26 de septiembre de 2005, por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental.
11. Decreto Número 116-2007-DMySC de 12 de abril de 2007, por el cual se aprueba el documento titulado “Procedimientos Administrativos y Fiscales para el uso de la caja menuda del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. Segunda Versión.
12. Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.
13. Decreto Núm.444-DFG de 7 de diciembre de 2010, por el cual se asignan las funciones de coordinación y fortalecimiento de las Oficinas de Auditoría Interna del Sector Público a la Dirección de Fiscalización General.
14. Normas Generales de Administración Presupuestaria vigentes.
15. Resolución Núm.001-GG de 27 octubre de 2008, para Regular el Monto a Pagar en Concepto de Viáticos.
16. Convención Colectiva de Trabajo Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. (AITSA) y Unión de Trabajadores Aeroportuarios de Panamá, S.A. (UTAP). Vigente.
17. Circular Núm.5-2009-DFG de 24 de julio de 2009, donde se confiere a la Subdirección de Fiscalización General, la verificación de probidad de funcionarios.
18. DIPRENA/Circular/11 de 22 de diciembre de 2010, sobre la Modificación de Tabla General de Viáticos al Interior.
19. Circular Núm.DGCP-DJ-03-2011 de 6 de junio de 2011, referente a las Contrataciones Menores hasta B/. 3,000.00.
II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO A. Objetivo
Las normas y requerimientos desarrollados en este punto, tienen el propósito de brindar seguridad razonable sobre el buen uso y manejo de los fondos provistos a través de las Cajas Menudas del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. (AITSA), de manera que se realice con corrección y conforme a las disposiciones legales vigentes.
B. Disposiciones de Control Interno
1. La Solicitud para la Apertura de la Caja Menuda debe contener lo siguiente:
Objetivo de las Cajas Menudas del Aeropuerto, sustentado de manera precisa y concisa.
Monto de las Cajas Menudas.
Nombre de los funcionarios asignados para autorizar y custodiar el fondo, cargos que desempeñan y condición de nombramiento y demás requisitos establecidos en el Código Fiscal, para el presente caso aplica para las Cajas Menudas del Aeropuerto.
Fotocopias legibles de las cédulas de identidad del Custodio y autorizadores de desembolsos.
Nombre del Fondo y número de la Cuenta Bancaria de donde se reembolsará éste.
Nombre y ubicación de la oficina en donde estará físicamente la Caja Menuda.
Todo funcionario que autorice los desembolsos o que custodie fondos de Caja Menuda, deberá desempeñarse como servidor público; los autorizantes, deben estar con cargos a las partidas 001 (Personal Fijo) y 004 (Personal Transitorio para Inversiones).
2. El Custodio y el o los autorizantes de Fondos de Cajas Menudas en AITSA, deben cumplir lo establecido en el Artículo 1,088 del Capitulo IV del Código Fiscal, relativo a la probidad de los Empleados y Agentes de Manejo (Anexo 1).
3. En el caso del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., se cuenta con las siguientes las Cajas Menudas:
3.1. Operaciones B/. 8,000.00
3.2. Viáticos B/. 4,500.00 3.3. Asesoría Legal B/. 3,500.00 3.4. Gerencia General B/. 2,500.00
4. La Caja Menuda de Operaciones, se utiliza para la adquisición de bienes y servicios para todo el Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., a excepción de aquellas adquisiciones de la Gerencia General, de Asesoría Legal y las actividades relativas al pago de viáticos.
5. Por lo que describe el control anterior, se desprende que los desembolsos efectuados para satisfacer una necesidad imprevista y ocasional en cada Caja Menuda de AITSA, corresponden a necesidades surgidas en dicha área administrativa dónde opera la Caja, por lo que los recursos de cada una de éstas, se destinan para sus operaciones. En tal sentido, no podrán ser tramitadas adquisiciones correspondientes a otras áreas. En caso de una urgencia comprobada y que la Caja Menuda no disponga de los recursos en ese momento, se requiere la autorización del Gerente General o Gerente de Administración y Finanzas, para permitir desembolsar éstos de alguna de las otras cajas, se exceptúa de esta medida la Caja Menuda para Viáticos.
6. La responsabilidad administrativa y operativa de las Cajas Menudas del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. (AITSA), recaen en la Gerencia de Administración y Finanzas, sujetas a las directrices que provengan de la Gerencia General, por consiguiente las instrucciones que ésta impartan son de aplicación para todas las Cajas Menudas.
7. Por lo anterior, es la Gerencia de Administración y Finanzas, la responsable de hacer cumplir la presente herramienta de control, al igual que la implementación de cualquiera medida que contribuya con un manejo eficiente, eficaz, transparente y con una cultura hacia la rendición de cuentas, por ser la administración, la responsable directa que se cumpla con las medidas de control.
8. La empresa, podrá solicitar un monto mayor al indicado, en cada caso, deberá detallar con precisión, las razones que la obligan a solicitar la suma en cuestión. Igualmente, de ser necesario se puede solicitar nuevas Cajas Menudas o requerir el cierre de cualquiera de las actuales.
9. Se podrán solicitar Cajas Menudas para operaciones específicas, cuando la entidad desarrolle alguna actividad que requiera una respuesta financiera rápida y menos burocrática. Por ejemplo, en el caso de AITSA, los recursos destinados para cubrir la Gerencia de Turno, actividad dirigida por colaboradores del Aeropuerto, los que contaran con una asignación de B/.500.00 semanalmente, para atender cualquiera situación urgente en la Terminal Aérea, fuera del horario habitual de trabajo, los recursos en referencia provienen de la Caja Menuda de Operaciones.
10. En el caso de los Colaboradores que se desempeñan como Gerente de Turno, la Gerencia de Administración y Finanzas de AITSA le suministrará a la Contraloría General de la República el o los nombres de aquellos que se desempeñen en calidad de Gerentes de Turno.
11. Las autorizaciones para la apertura de las Cajas Menudas por parte de la Contraloría General, las provisiones iniciales de fondos se realizan como una acción financiera sin
imputación presupuestaria. Sin embargo, en el Aeropuerto se tomarán las provisiones del caso para tener disponibilidad en las partidas que se usarán al momento de comprometer los reembolsos.
12. Estas Cajas Menudas son utilizadas para adquirir bienes, servicios o pago de alimentación y transporte, propios de los códigos de gastos detallados en el Capítulo III de este Manual.
13. La Caja Menuda que habiendo incurrido en desembolsos, no se le confeccione Solicitud de Reembolso, en el transcurso de dos meses, se le juzgará inactiva y por ello, la Administración será la responsable de ordenar su cierre inmediato. Esta acción será ejecutada por la Oficina de Auditoría Interna o de Fiscalización General de la Contraloría en AITSA.
14. Para alimentar los fondos de Cajas Menudas en AITSA, se hace necesario recurrir al mecanismo de reembolso a través del proceso de la afectación presupuestaria y financiera, reponiendo los recursos utilizados en la adquisición de bienes o servicios.
15. Todo Colaborador que custodie fondos de Caja Menuda, deberá desempeñarse como servidor público; los autorizantes, deben estar con cargos de las partidas 001 (Personal Fijo) y 004 (Personal Transitorio para Inversiones).
16. Se recomienda que los Custodios presenten solicitudes de reembolso, cuando se haya usado del 20% al 40% de los recursos o de acuerdo a la velocidad de rotación de fondos; lo que resulte mejor para asegurarse que la Unidad cuente con recursos suficientes, mientras se cumple el trámite. En este control particular, los Custodios de las diferentes Cajas Menudas, deben velar por el cumplimiento de la presente disposición, para evitar que se queden sin recursos, en especial si la Caja Menuda tiene un nivel de uso muy elevado.
17. Los Custodios de Cajas Menudas tendrán hasta diez (10) días calendarios, a partir de la fecha de recibo de los comprobantes de gastos, para documentar la compra e incluirla en el reembolso respectivo; transcurrido este período, sólo se aceptarán tales documentos en las solicitud de reembolsos, si los justifica el Gerente de Administración y Finanzas o en quien se delegue dicha responsabilidad.
18. Las facturas de compras realizadas a proveedores formales, deben cumplir con ciertas especificaciones: “La documentación se remitirá en formularios de numeración corrida y por lo menos, con una copia que debe quedar en los archivos de quien la expida, la copia puede reposar en archivos magnéticos, digitales u otro método tecnológico, siempre que lo solicite el contribuyente y así lo autorice la Dirección General de Ingresos. En los formularios siempre debe figurar preimpreso el número de Registro Único de Contribuyente, en adelante RUC, así como el nombre, razón social o nombre comercial, la individualización en el margen inferior de la empresa impresora o de cualquiera persona que imprima su propia factura, o de terceros, indicando su RUC, la fecha de impresión y descripción de tiraje realizado mencionando la numeración inicial como la final”1.
1 Gaceta Oficial No.25,232, de jueves 3 de febrero, Ley No.6 de 2 de febrero de 2005, Artículo 72, Parágrafo 1.
19. Las facturas deben tener adheridos los timbres a razón de B/0.10, por cada B/.100.00 o fracción, o en su lugar, la leyenda impresa: “Los timbres son pagados por Declaración Jurada”. Si se realizaran compras en abarroterías, deberá presentarse el comprobante de la caja registradora o un documento con la información del comercio o persona responsable del mismo. Para el uso de las estampillas, apegarse a la Ley Núm.8 de 15 de marzo de 2010, sobre impuestos de timbre.
20. Están exceptuadas de la imputación de timbres, las facturas en concepto de bienes o servicios por B/.9.99 o cifras inferiores a la misma, igual ocurre con las que registran ITBMS.
21. Cuando las facturas sean impresas a través de mecanismos tecnológicos (computadora, impresoras, otros), la casa comercial respectiva debe tener autorización a través de Resolución emitida por la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas, el número de la misma, debe ser colocado en la parte inferior de dicho documento.
Es indispensable que los custodios hagan cumplir con la presente disposición.
22. Las facturas o recibos deben ser originales, expedidas a nombre del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. que efectuó el gasto; no a nombre del funcionario que adquiere el bien o servicio y deben indicar con claridad, lo adquirido.
23. En caso de no contar con las facturas o recibos originales, se debe presentar copia autenticada por la casa proveedora, adjunta la Nota de Aceptación del superior jerárquico de la Gerencia o Unidad Administrativa que adquirió el bien o servicio.
24. Todo documento sustentador de adquisiciones debe estar exento de borrones, tachones, adiciones u otras alteraciones. Además, toda factura o recibo debe tener impreso el membrete del Proveedor, el Código de Registro Único del Contribuyente (R.U.C.) y el Dígito Verificador (D.V.).
25. Cuando se compren accesorios o repuestos, en el Comprobante de Caja Menuda, se deberá especificar el equipo (descripción y número de inventario), dónde se utilizarán dichos accesorios o repuestos.
26. Para el caso del pago de los Corredores, le corresponde a los Gerentes de cada área donde opera la Caja Menuda, autorizar esta, previa aprobación del Jefe de la Unidad Administrativa. Esta medida no permite la autorización para el pago en días no laborables, días feriados o nacionales y cuando estos estén de viaje.
En todos los casos se tiene que presentar la constancia o recibo de su utilización. Se podrán realizar compras de Tarjetas para uso de los Corredores (recargas), siempre y cuando cuenten con la autorización del Gerente General.
Cuando se trata de Colaboradores, los Gerentes de cada área podrán autorizar el uso de los Corredores (Objeto de Gasto 151), siempre y cuando esta no sea de manera repetitiva. En
aquellos casos, que el Colaborador haya recibido B/.10.00 en concepto de movilización y requiera utilizar los Corredores, se le reconocerá el pago del mismo, siempre y cuando la Misión Oficial sea de interés especial o particular de la Empresa y ésta haya sido autorizada de manera previa, por el Gerente del Área (Resolución Núm.001-GG, Artículo Cuarto, Acápite 2).
En el caso de los Gerentes de Turno, estos podrán utilizar los Corredores, en cualquier tipo de horario, siempre que exista una urgencia comprobada, para el uso de estas vías.
27. Igualmente, cuando se tenga que utilizar Estacionómetros, o áreas que brinden el servicio de estacionamiento vehicular, se reconocerá el pago, siempre y cuando en el primer caso se tenga la autorización correspondiente y en el segundo caso, se presente la constancia (recibo o factura) y se indique el lugar y fecha de la misión realizada (Objeto de Gasto 169).
28. Cada vez que se realice la compra de un bien, a través de los recursos de los fondos de las diferentes Cajas Menudas del Aeropuerto y el mismo se considere de uso rutinario o común en la empresa, se consultará su existencia, en el almacén. En el reembolso de estas compras, las facturas de las mismas, deben tener el sello de “no existencia” por parte de la Sección de Almacén.
29. Las compras iguales o menores a trescientos balboas (B/.300.00), podrán realizarse sin cotización, indicando solamente el bien o servicio a adquirirse. Las compras superiores a trescientos balboas (B/.300.00) que no excedan los mil balboas (B/.1,000.00), se les debe adjuntar un mínimo de una cotización. Las compras de más de mil balboas en adelante (B/.1,000.01), deben tener por lo menos, dos cotizaciones.
30. Los Activos Fijos adquiridos por estos fondos no se destinarán a existencias de almacenes, pero se le dará la “entrada y salida” simultáneamente y coordinarán con la Sección de Bienes Patrimoniales de la empresa, para la inclusión en el inventario institucional y la colocación de la identificación del bien patrimonial (placa de control, código de barras, entre otros autorizados). Igualmente, los colaboradores de la Sección de Almacén, verificarán y sellarán la documentación sustentadora. Cuando se den estas situaciones, se les sacará copias, tanto al documento de Recepción como al de Despacho de Almacén, y se adjuntarán al Comprobante de Pago de Caja Menuda que será incluido en el reembolso correspondiente, para evitar duplicidad en los registros contables.
31. Los bienes adquiridos con los recursos de las cajas menudas, deben utilizarse en forma inmediata en el área en que es necesario satisfacer la necesidad imprevista y ocasional. En caso que no se encuentre el almacén en el área, el reconocimiento de estos bienes debe ser realizado por los encargados de la Gerencia o Unidad Administrativa Solicitante, previa coordinación con los responsables de la Sección de Almacén de AITSA.
32. Cuando se trate de servicios, la respectiva unidad técnica responsable, hará la recepción y salida de los mismos, verificando y sellando la documentación sustentadora.
33. Los documentos sustentadores en original deben reposar en los archivos de la Sección de Contabilidad.
34. Para las erogaciones de alimentación (Objeto de Gasto 201) y transporte (Objeto de Gasto 151) dentro del área de trabajo, se utilizará solamente el formulario de Comprobante de Caja Menuda.
35. Cuando se pague alimentación y transporte por laborar en horas extraordinarias, debe mediar una autorización del Jefe inmediato (correo electrónico, memorando o cualquiera otra forma), la cual debe ir adjunta al formulario Comprobante de Caja Menuda Especial para el Pago de Viáticos. Para que este comprobante pueda ser reembolsado, deberá adjuntarse una copia del registro de la marcación, avalado con la firma del jefe inmediato o por el funcionario delegado. Para el caso del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., se adjuntarán los informes que generen la información correspondiente del sistema electrónico de registro de asistencia de la empresa, que justifica el tiempo extraordinario.
36. Se podrán pagar viáticos nacionales (Objeto de Gasto 141), sujeto a las disposiciones internas que mantenga el Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A.
37. Una vez se haya entregado dinero para realizar una adquisición, las facturas o recibos deben ser presentados al Custodio en un lapso no mayor de un (1) día laborable, si la Caja Menuda está en la misma Unidad Administrativa, cuando no lo esté, entonces el lapso podrá ser de dos (2) días laborables y en el caso de viáticos, los funcionarios que no realicen la misión deben devolver el dinero de inmediato.
38. Se prohíbe la entrega de dinero para realizar adquisiciones fuera del horario regular de trabajo (fines de semana, días festivos). Se exceptúa la medida, en el caso de los Gerentes de Turnos o por otra situación de índole mayor, cuando se trata de una urgencia en la Terminal de Pasajeros y los recursos disponibles por el Gerente de Turno no son suficientes para atender la urgencia, la acción debe ser autorizada por el Gerente de Administración y Finanzas o Gerente General.
39. El Custodio no entregará efectivo alguno a funcionarios que habiendo recibido efectivo antes, no hubieran presentado la respectiva factura o recibo al cumplirse el término establecido.
40. En casos de devoluciones de dinero con posterioridad al reembolso respectivo, dicho monto debe ser depositado al fondo o cuenta bancaria de donde provino el reembolso.
41. La afectación presupuestaria correspondiente a los gastos realizados, se hará al momento de tramitar el Reembolso. Sin embargo, la empresa debe tomar las provisiones adecuadas para tener disponibilidad en las partidas presupuestarias que se usarán al comprometer los reembolsos.
42. La Gerencia General a través de la Gerencia de Administración y Finanzas, proporciona a la Gerencia de Auditoría Interna, la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en AITSA y al Custodio, un listado con los nombres y firmas de los funcionarios facultados para autorizar los desembolsos.
43. Los recursos de las Cajas Menudas deben mantenerse en cajas de seguridad, guardadas en escritorios con cerraduras confiables o archivadores que tengan llave. Antes de solicitar la apertura y asignación de una Caja Menuda, la Gerencia de Administración y Finanzas debe considerar las condiciones de seguridad física de las oficinas a la que se le asigne la misma.
44. La Gerencia de Administración y Finanzas proveerá a los Custodios de estos fondos, una caja de seguridad con llave para que guarde el efectivo y los comprobantes de Caja Menuda.
45. En caso de pérdidas, robo o hurto de recursos de la Caja Menuda, el mismo debe ser notificado formalmente a la Contraloría General de la República, por el Gerente General o Representante Legal de la Empresa; igualmente, deberá adjuntar copia de la denuncia interpuesta ante las autoridades competentes (Corregiduría, Fiscalía, DIJ, o cualquiera otra) que documente el hecho.
En este caso, le corresponde a la Sección de Tesorería generar el cheque de los recursos del fondo general, del cual se nutre dicha Caja Menuda, por la cantidad a reponer y tanto esta Unidad como en la Sección de Contabilidad realizarán los registros necesarios.
La Oficina de Fiscalización en AITSA, realizarán arqueos de comprobación a las Cajas Menudas asignadas en cada unidades administrativas, una vez los custodios hayan hecho efectivo dicho cheque.
46. El Custodio debe mantener dos archivos. Un archivo temporal para los comprobantes de dinero entregado, pendientes de factura o recibo, y otro archivo para guardar los comprobantes tramitados con sus documentos sustentadores.
47. Los Custodios deben llevar un registro actualizado de las operaciones de las Cajas Menudas, mediante la Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de Caja Menuda (Formulario Número 1). La Gerencia de Administración y Finanzas velará porque se cumpla este requisito, para lo cual ordenará los controles que considere adecuados.
48. Los documentos originales sustentadores de los reembolsos, deben reposar en los archivos de la empresa, específicamente en la Sección de Contabilidad.
49. El Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., a través de la Gerencia de Auditoría Interna, deberá practicar arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de las Cajas Menudas a su cuidado. Esto sin perjuicio del control que puede ejercer la Contraloría General.
50. Los arqueos por traspasos de fondos de Caja Menuda, podrán ser realizados por funcionarios designados por la Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Auditoría Interna (Norma de Control Interno Número 3.3.2.12 sobre Arqueos de Fondos y Valores, Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá).
51. Los Fiscalizadores de la Contraloría General, ejercerán el control sobre el uso y manejo de las Cajas Menudas, al momento de revisar y verificar los comprobantes de gastos realizados y sus respectivos documentos sustentadores, incluidos en la solicitud de reembolso, sin perjuicio de la práctica de fiscalizaciones concomitantes, arqueos de fondos u otros controles que puedan realizar la Dirección Nacional de Auditoría General de la Contraloría u otros organismos de fiscalización y control de la propia entidad.
52. El Custodio así como el o los autorizantes presentarán ante la Oficina de Fiscalización de AITSA, constancia que la Declaración Jurada del Estado Patrimonial, fue entregada en la Sede de la Contraloría General de la República, según se desprende de la Ley Número 59 de 29 de diciembre de 1999, “que Reglamenta el Artículo 299 de la Constitución Política y dicta otras Disposiciones contra la Corrupción Administrativa, modificada por la Ley Núm. 67 de 14 de noviembre de 2008”.
53. En el caso de AITSA el Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de los Fondos de las Cajas Menudas en las Entidades Públicas (Quinta Versión), se utilizará de manera supletoria.
III. GASTOS APLICABLES
A manera de introducción, resulta importante dejar establecidos los criterios utilizados para determinar los códigos presupuestarios aplicables a través del mecanismo de Cajas Menudas. En tal sentido, tres fueron las bases que sirvieron para discriminar los códigos en cuestión.
1. En primer lugar, la característica principal de la Caja Menuda, que la identifica como una suma de dinero en efectivo, provista para satisfacer de manera inmediata necesidades imprevistas y ocasionales, surgidas del desarrollo cotidiano de las actividades inherentes a la Gerencia o Unidad Administrativa a la que pertenece. Debido a esto se está permitiendo el uso de la mayor parte de las partidas de Servicios No Personales, de Materiales y Suministros.
2. En segunda instancia, la limitante impuesta a las Cajas Menudas en cuanto a sus montos y por ende, al acceder a los procedimientos de compras que pueden realizarse con cargo a estos recursos, determina que las Cajas Menudas sólo puedan usarse para realizar compras de menor cuantía.
Por lo anterior, se excluyen los servicios personales, las inversiones financieras, las construcciones por contratos, las transferencias corrientes (con excepción de Donativos a
Personas y Capacitaciones y Estudio) y de capital, el Servicio de la Deuda Pública y las Asignaciones Globales.
3. Por último, debido al vínculo que hay entre Cajas Menudas y el Fondo General (que en su mayoría son reembolsadas), se ha permitido la inclusión de algunos objetos del gasto relativos al grupo Maquinarias y Equipos, siempre y cuando su uso cumpla con los dos criterios precedentes: reposición urgente por daño mayor, vandalismo o robo, y hasta un máximo de B/.300.00 (trescientos balboas).
4. La Contraloría General de la República, a través de sus oficinas de la Dirección de Fiscalización General y el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, darán seguimiento al uso y manejo de las Cajas Menudas, por lo que en el momento que lo juzgue oportuno, podrá actualizar la presente tabla de Gastos Aplicables, de modo que la misma se mantenga dentro de adecuados límites de control.
5. Sin perjuicio de lo antes mencionado, el Aeropuerto Internacional de Tocumen S.A. por intermedio de sus oficinas administrativas, financieras y de control interno, también podrán solicitar a la Contraloría General, actualizaciones de este catálogo de partidas, en función de sus particularidades operativas.
1. Servicios No Personales 101 Alquileres de edificios y locales (no mayor de 5 días)
102 Alquiler de equipo electrónico. Se refiere a equipo de procesamiento de datos 103 Alquiler de Equipo de Oficina
109 Otros Alquileres
111 Agua. Para el pago a organismos locales, legalmente constituidos, que proveen el servicio
112 Aseo. Para el pago a empresas locales, legalmente constituidas, que proveen el servicio
113 Correo
114 Energía Eléctrica. Para el pago a empresas locales, legalmente constituidas que proveen el servicio
115 Telecomunicaciones
116 Servicios de Transmisión de Datos 119 Otros Servicios Básicos
120 Impresión, Encuadernación y Otros
131 Anuncios y Avisos 141 Viáticos dentro del País 143 Viáticos a otras personas
151 Transporte de Personas y Bienes dentro del País 153 Transporte de otras personas
161 Almacenaje
162 Comisiones y Gastos Bancarios 165 Servicios Aduaneros
169 Otros Servicios
181 Mantenimiento y Reparación de Edificios
182 Mantenimiento y Reparación de Maquinaria y Otros Equipos 183 Mantenimiento y Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina
184 Mantenimiento y Reparación de Obras. Sólo en caso de construcciones menores temporales destinadas a desarmarse por tratarse de servicios transitorios (p.ej., tribunas, casetas, tarimas)
185 Mantenimiento y Reparación de Equipo Computacional 189 Otros Mantenimientos y Reparaciones
2. Materiales y Suministros 201 Alimentos para Consumo Humano
202 Alimentos para Animales 203 Bebidas No Alcohólicas 211 Acabado Textil 212 Calzado
213 Hilados y Telas 214 Prendas de Vestir
219 Otros Textiles y Vestuarios 221 Diesel
222 Gas 223 Gasolina
224 Lubricantes
229 Otros Combustibles. Excepto Bunker (225) 231 Impresos
232 Papelería
233 Textos de Enseñanzas
239 Otros Productos de Papel y Cartón 241 Abonos y Fertilizantes
242 Insecticidas, Fumigantes y Otros 243 Pinturas, Colorantes y Tintes
244 Productos Medicinales y Farmacéuticos 245 Oxígeno médico. Compras Urgentes 249 Otros Productos Químicos
252 Cemento 253 Madera
254 Material de Plomería 255 Material Eléctrico 256 Material Metálico 257 Piedra y Arena
258 Tuberías y sus accesorios
259 Otros Materiales de Construcción
261 Artículos o Productos para eventos oficiales 262 Herramientas e Instrumentos
263 Material y Artículo de Seguridad Pública
265 Materiales, Accesorios y Suministros de Computación 269 Otros Productos Varios
271 Útiles de Cocina y Comedor 272 Útiles Deportivos y Recreativos 273 Útiles de Aseo y Limpieza
274 Útiles y Materiales Médicos, de Laboratorio y Farmacéutico 275 Útiles y Materiales de Oficina
277 Instrumental Médico y Quirúrgico. Ejemplo: estetoscopios, espéculos, bisturís, termómetros, etc.
279 Otros Útiles y Materiales 280 Repuestos
3. Maquinaria y Equipo
Solamente en casos de reposición urgente por daño mayor, vandalismo o robo, hasta un máximo de B/.300.00 (trescientos balboas)
320 Equipo Educacional y Recreativo
330 Equipo Médico, de Laboratorio y Sanitario 340 Equipo de Oficina
350 Mobiliario de Oficina
360 Semovientes: Comprende los desembolsos por adquisición de animales usados para trabajo, transporte o para reproducción, tales como: bueyes, caballos, burros, ovejas, cerdos, aves
370 Maquinaria y Equipos Varios 380 Equipo de Computación
6. Transferencias Corrientes
611 Donativos a Personas. Autorizados por la máxima autoridad de la institución responsable de la Caja Menuda, hasta un máximo de B/.30.00 (Treinta balboas) por solicitud. (Hospitales, Centros de Salud, Ministerio de Desarrollo Social, Caja de Seguro Social, Municipios y cualquiera otra institución que tenga debidamente reglamentado este rubro).
624 Capacitaciones y Estudios 678 Asistencia Social
IV. PROCEDIMIENTOS PARA LAS CAJAS MENUDAS DE AITSA A. Apertura del Fondo de Caja Menuda
1. Gerencia General
Solicita a través de nota al Contralor(a) o Subcontralor(a) General, la Apertura de Caja Menuda.
Remite la nota a la Oficina de Fiscalización General en AITSA.
2. Oficina de Fiscalización General en AITSA
Recibe la nota de Solicitud de Apertura de Caja Menuda.
Efectúa el análisis de la misma, prepara opinión por escrito, verifica que se incluyan las fotocopias de las cédulas de los funcionarios que se van a encargar del manejo del Fondo de Caja Menuda (custodio y autorizantes).
Asigna número de registro del Sistema de Correspondencia y Archivo y envía la documentación a la sede de la Contraloría General.
3. Contraloría General
Departamento de Correspondencia y Archivo
Recibe la documentación, le da entrada en el sistema electrónico de control y envía a la Subdirección de Fiscalización General.
4. Subdirección de Fiscalización General
Recibe la documentación, verifica la nota de opinión del Fiscalizador y las fotocopias de cédulas de los funcionarios que se van a encargar del manejo del Fondo de Caja Menuda (custodio y el o los que autorizan).
Verifica la probidad de los funcionarios, coordina con las Direcciones de la Contraloría General en caso que se requiera y prepara nota sobre el resultado de la investigación.
Envía la documentación al Despacho del Contralor(a) o Subcontralor(a).
5. Despacho del Contralor(a) o Subcontralor(a)
Recibe la documentación con la opinión del Jefe de Fiscalización y nota de la Subdirección de Fiscalización General.
Evalúa la solicitud de apertura; de considerarlo necesario, solicitará estudios adicionales que le permitan contar con elementos de juicio suficientes para decidir.
Procede a aprobar o no, la solicitud de apertura, prepara nota dirigida al titular de AITSA, con copia a la Oficina de Fiscalización General informándole lo decidido.
Envía a la Oficina de Fiscalización General de AITSA, a través del Departamento de Correspondencia y Archivo.
6. Departamento de Correspondencia y Archivo
Envía la documentación a la Oficina de Fiscalización General de AITSA, físicamente y a través del Sistema Electrónico.
7. Oficina de Fiscalización General en AITSA
Recibe nota con la aprobación o no de la apertura del Fondo de Caja Menuda, y envía a la Gerencia General de AITSA.
8. Gerencia General
Recibe la nota de aprobación o no de la Apertura del Fondo de Caja Menuda, si es positiva procede a autorizar y coordina con la Sección de Tesorería para que se elabore el cheque por el monto asignado.
9. Sección de Tesorería
Recibe autorización, confecciona la Orden de Pago, genera Cheque, con la siguiente identificación: “Nombre del Custodio/Caja Menuda”; adjunta copia de la nota de autorización de apertura y envía los documentos a la Sección de Contabilidad.
10. Sección de Contabilidad
Recibe Cheque, realiza los registros contables correspondientes. Envía a la Gerencia de Administración y Finanzas.
11. Gerencia de Administración y Finanzas
Recibe Cheque y Orden de Pago, firma ambos documentos, autorizándolos.
Envía a la Oficina de Fiscalización General en AITSA.
12. Oficina de Fiscalización General en AITSA
Recibe Cheque y sustentos, realiza los registros correspondientes, aplica el proceso de fiscalización, de estar correcto, firma el Cheque.
Envía a la Sección de Tesorería.
13. Sección de Tesorería
Recibe, registra en el libro control y hace entrega del Cheque al Custodio de la Caja.
14. Custodio de Caja
Recibe el Cheque, registra como primer asiento en la Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de Caja Menuda (Formulario Núm.1) y procede a cambiarlo para iniciar las operaciones del fondo.
Nota: En el caso del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. (AITSA), las cuatro Cajas Menudas pasaron este proceso, el que aplicaría para la apertura de las nuevas.
Mapa de Proceso Número 1
PROCEDIMIENTO DE APERTURA DEL FONDO DE CAJA MENUDA EN AITSA
SECCIÓN DE CONTABILIDAD
1
SOLICITA AL CONTRALOR O SUBCONTRALOR GENERAL LA APERTURA DE CAJA MENUDA. REMITE NOTA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL EN AITSA.
7 2 8
GERENCIA GENERAL
AITSA-01
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
1
2
3
4
6
RECIBE LA SOLICITUD. ANALIZA, PREPARA OPINIÓN ESCRITA, VERIFICA QUE SE INCLUYAN LAS FOTOCOPIAS DE LAS CÉDULAS DE LOS FUNCIONARIOS (CUSTODIO Y AUTORIZANTES). ASIGNA NÚMERO DE REGISTRO DEL SISTEMA Y ENVÍA LA DOCUMENTACIÓN A LA CONTRALORÍA.
ENVÍA LA DOCUMENTACIÓN A FISCALIZACIÓN EN AITSA, FÍSICA Y ELECTRÓNICAMENTE.
3
RECIBE NOTA CON LA APROBACIÓN O NO DE LA APERTURA DEL FONDO Y ENVÍA A LA GERENCIA GENERAL DE AITSA.
RECIBE LA DOCUMENTACIÓN, LE DA ENTRADA EN EL SISTEMA DE CONTROL Y ENVÍA A LA SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN.
OICINA DE FISCALIZACIÒN
7
CUSTODIO DE CAJA
RECIBE, VERIFICA LA NOTA DE OPINIÓN. COMPRUEBA PROBIDAD, COORDINA CON LAS DIRECCIONES DE LA CONTRALORÍA, EN CASO QUE SE REQUIERA Y PREPARA NOTA SOBRE RESULTADO DE LA INVESTIGACIÓN. ENVÍA LA DOCUMENTACIÓN AL DESPACHO DEL CONTRALOR O SUBCONTRALOR.
SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN
GENERAL
RECIBE LA NOTA, SI ES POSITIVA PROCEDE A AUTORIZAR, Y COORDINA CON TESORERÍA.
8 9
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DESPACHO DEL SUBCONTRALOR
4 5
6
SECCIÓN DE TESORERÍA
10
11 12
13
14
5
RECIBE LA DOCUMENTACIÓN CON OPINIÓN DE FFISCALIZACIÓN Y NOTA DE LA SUBDIRECCIÓN. EVALÚA LA SOLICITUD DE APERTURA. APRUEBA O NO, LA SOLICITUD, PREPARA NOTA DIRIGIDA AL TITULAR DE AITSA, CON COPIA A FISCALIZACIÓN INFORMÁNDOLE LO DECIDIDO. ENVÍA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN A TRAVÉS DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS.
9 RECIBE AUTORIZACIÓN, CONFECCIONA ORDEN DE PAGO, GENERA CHEQUE, CON EL “NOMBRE DEL CUSTODIO/CAJA MENUDA”; ADJUNTA COPIA DE LA NOTA DE AUTORIZACIÓN DE APERTURA. REMITE.
10 RECIBE CHEQUE, REALIZA LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES. ENVÍA A LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
11 RECIBE CHEQUE Y ORDEN DE PAGO, FIRMA AMBOS DOCUMENTOS, ENVÍA A FISCALIZACIÓN EN AITSA.
12 RECIBE CHEQUE Y SUSTENTOS, REALIZA LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES, APLICA EL PROCESO DE FISCALIZACIÓN, DE ESTAR CORRECTO, FIRMA EL CHEQUE Y ENVÍA A TESORERÍA.
13 RECIBE, REGISTRA EN EL LIBRO CONTROL Y HACE ENTREGA DEL CHEQUE AL CUSTODIO DE LA CAJA.
14
RECIBE EL CHEQUE, REGISTRA COMO PRIMER ASIENTO EN LA TARJETA DE CONTROL Y PROCEDE A CAMBIARLO PARA INICIAR LAS OPERACIONES DEL FONDO.
B. Desembolso del Fondo de Caja Menuda 1. Funcionario Solicitante
Genera la Solicitud de Caja Menuda (Formulario Núm.2) y remite al Jefe del Área.
2. Jefe del Área
Recibe la Solicitud de Caja Menuda, verifica, de estar correcto firma en calidad de aprobar la solicitud y remite a la Gerencia del Área.
3. Gerente del Área
Recibe la Solicitud de Caja Menuda, verifica, de estar correcto firma en calidad de autorizar la solicitud y remite al Custodio de Caja Menuda.
4. Custodio de Caja Menuda
Recibe la Solicitud de Caja Menuda, confirma que cuente con las autorizaciones respectivas, de estar correcto, completa el Comprobante de Caja Menuda (Formulario Núm.3), procede a corroborar el contenido del documento, verifica la existencia de fondos (presupuestario y financiero), con la Unidad de Presupuesto y el estatus del servidor para quien se le pide entregar dinero y remite a la Gerencia de Administración y Finanzas.
En caso que la adquisición supere los B/1,000.00, será realizada por la Sección de Compras de AITSA, éste lleva a cabo las cotizaciones pertinentes y al tener la adjudicación autorizada, solicita al Custodio de la Caja Menuda para que entregue la suma requerida para adquirir el bien o servicio, remitiendo el Cuadro de Cotizaciones (Formulario Núm. 4) como constancia.
5. Gerente de Administración y Finanzas
Recibe la Solicitud y el Comprobante de Caja Menuda, verifica que los documentos estén correctos, firma el comprobante autorizando el desembolso y remite al Custodio de Caja Menuda.
6. Custodio de Caja Menuda
Recibe el Comprobante de Caja Menuda, verifica que cuente con la autorización, contacta al funcionario solicitante.
Cumplida la verificación y autorización, el Custodio firma el Comprobante de Caja Menuda conjuntamente con el funcionario que recibe el dinero, como constancia de la entrega/recibo del dinero.
7. Funcionario Solicitante
Recibe el dinero, realiza la compra para lo cual exige el original de la factura o recibo del proveedor, expedido a nombre del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., anota su propio nombre y firma en la misma (en forma que no altere y cubra el contenido), como constancia de haber recibido a satisfacción.
Nota: En el caso del pago de viáticos (transporte y alimentación), se tiene que cumplir con la medida de control interno número 35; además, utilizar el Comprobante de Caja Menuda Especial para el Pago de Viáticos (Formulario Núm.5).
Mapa de Proceso Número 2
PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA MENUDA
FUNCIONARIO SOLICITANTE
1
GENERA LA SOLICITUD DE CAJA MENUDA Y REMITE AL JEFE DEL ÁREA.
2
AITSA-02
1
2
3
RECIBE LA SOLICITUD Y EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA, VERIFICA QUE LOS DOCUMENTOS ESTÉN CORRECTOS, FIRMA EL COMPROBANTE AUTORIZANDO EL DESEMBOLSO Y REMITE AL CUSTODIO DE CAJA MENUDA.
RECIBE LA SOLICITUD DE CAJA MENUDA, VERIFICA, DE ESTAR CORRECTO FIRMA EN CALIDAD DE APROBAR LA SOLICITUD Y REMITE A LA GERENCIA DEL ÁREA.
5
GERENTE DE ÁDMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
RECIBE LA SOLICITUD DE CAJA MENUDA, VERIFICA, DE ESTAR CORRECTO FIRMA EN CALIDAD DE AUTORIZAR LA SOLICITUD Y REMITE AL CUSTODIO DE CAJA MENUDA.
3
CUSTODIO DE CAJA MENUDA
4
JEFE DE
ÁREA FUNCIONARIO
SOLICITANTE
6
7
6 RECIBE EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA, VERIFICA QUE CUENTE CON LA AUTORIZACIÓN, CONTACTA AL FUNCIONARIO SOLICITANTE.
CUMPLIDA LA VERIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN, EL CUSTODIO FIRMA EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA CONJUNTAMENTE CON EL FUNCIONARIO QUE RECIBE EL DINERO, COMO CONSTANCIA DE LA ENTREGA/RECIBO DEL DINERO.
7 RECIBE EL DINERO, REALIZA LA COMPRA PARA LO CUAL EXIGE EL ORIGINAL DE LA FACTURA O RECIBO DEL PROVEEDOR, EXPEDIDO A NOMBRE DEL AEROPUERTO INTERNACIONAL DE TOCUMEN, S.A., ANOTA SU PROPIO NOMBRE Y FIRMA EN LA MISMA (EN FORMA QUE NO ALTERE Y CUBRA EL CONTENIDO), COMO CONSTANCIA DE HABER RECIBIDO A SATISFACCIÓN.
GERENTE DE ÁREA
5
4 RECIBE LA SOLICITUD DE CAJA MENUDA, CONFIRMA QUE CUENTE CON LAS AUTORIZACIONES RESPECTIVAS, DE ESTAR CORRECTO, COMPLETA EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA, PROCEDE A CORROBORA EL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, CONSTATA LA EXISTENCIA DE FONDOS (PRESUPUESTARIO Y FINANCIERO), Y EL ESTATUS DEL FUNCIONARIO PARA QUIEN SE LE PIDE ENTREGAR DINERO Y REMITE A LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
C. Reembolso del Fondo de Caja Menuda 1. Custodio de la Caja Menuda
Ordena cronológicamente los comprobantes en cartera.
Completa y firma la Solicitud de Reembolso de Caja Menuda (Formulario Núm. 6) y genera la Recapitulación de Caja Menuda (Formulario 7).
Adjunta los formularios antes mencionados a la recapitulación, con sus facturas y recibos correspondientes.
Verifica que los comprobantes estén sellados por la Sección de Almacén en los casos aplicables, así como el cumplimiento de los demás requisitos normativos.
Ingresa la información en el Sistema y envía dicha documentación a la Sección de Presupuesto física y electrónicamente.
2. Sección de Presupuesto
Recibe la Solicitud de Reembolso con los documentos sustentadores. Registra la afectación presupuestaria.
Envía la documentación completa a la Sección de Tesorería.
3. Sección de Tesorería
Recibe la Solicitud de Reembolso de Caja Menuda con los documentos sustentadores, verifica todo el expediente para asegurar que esté correcto.
Genera la Orden de Pago (Formulario Núm.8), el Jefe firma, autoriza confeccionar el Cheque, firma éste y remite con los sustentos a la Sección de Contabilidad.
4. Sección de Contabilidad
Recibe Cheque, Solicitud de Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores. Realiza el registro contable pertinentes e imprime el Comprobante Diario. Firma como constancia del registro Contable.
Envía Cheque y documentos sustentadores a la Gerencia de Administración y Finanzas.
5. Gerencia de Administración y Finanzas
Recibe el Cheque y el Reembolso del Fondo con la documentación sustentadora, verifica, de estar correcto, firma el Cheque autorizando el reembolso.
Nota: En caso de la ausencia del Gerente de Administración y Finanzas, el Cheque lo firmará el Gerente General.
Envía a la Oficina de Fiscalización de AITSA.
6. Oficina de Fiscalización General en AITSA
Secretaria, recibe y verifica la documentación (Cheque, Solicitud de Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores).
Registra el Cheque, Solicitud de Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores, en la plataforma informática que maneja lo relativo a archivos y correspondencia.
Entrega al equipo de fiscalización, para su verificación, de estar todo en orden, entrega al Jefe para la firma del Cheque. De lo contrario, se devuelve para subsanar el o los errores. Una vez subsanado procede a firmar el Cheque.
Remite Cheque firmado con la documentación adjunta a la Sección de Tesorería.
7. Sección de Tesorería
Recibe el Cheque firmado y documentos sustentadores, archiva temporalmente la documentación.
Notifica al Custodio de la Caja Menuda para que retire el cheque.
Las Solicitudes de Reembolso serán presentadas en original, a nombre de “Nombre del Custodio /Caja Menuda” y deberá reflejar la información concerniente al período en que se realizaron los gastos, la descripción del código presupuestario y respectivos cargos, codificación contable y total del reembolso solicitado.
Mapa de Proceso Número 3
PROCEDIMIENTO DE REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA MENUDA
CUSTODIO
1
ORDENA CRONOLÓGICAMENTE LOS COMPROBANTES EN CARTERA.
COMPLETA Y FIRMA LA SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA MENUDA Y GENERA LA RECAPITULACIÓN DE CAJA MENUDA.
ADJUNTA LOS FORMULARIOS ANTES MENCIONADOS A LA RECAPITULACIÓN, CON SUS FACTURAS Y RECIBOS CORRESPONDIENTES.
VERIFICA QUE LOS COMPROBANTES ESTÉN SELLADOS POR EL ALMACÉN, EN LOS CASOS APLICABLES, ASÍ COMO EL CUMPLIMIENTO DE LOS DEMÁS REQUISITOS NORMATIVOS.
INGRESA LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA Y ENVÍA DICHA DOCUMENTACIÓN A LA SECCIÓN DE PRESUPUESTO FÍSICA Y ELECTRÓNICAMENTE.
2
AITSA-03
1
2
3
RECIBE CHEQUE, SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA MENUDA Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES.
REALIZA EL REGISTRO CONTABLE PERTINENTES E IMPRIME EL COMPROBANTE DE DIARIO.
FIRMA COMO CONSTANCIA DEL REGISTRO CONTABLE.
ENVÍA CHEQUE Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES A LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
RECIBE LA SOLICITUD DE REEMBOLSO CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES. REGISTRA LA AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA.
ENVÍA LA DOCUMENTACIÓN COMPLETA A LA SECCIÓN DE TESORERÍA
4
SECCIÓN DE TESORERÍA
3
SECCIÓN DE PRESUPUESTO
4
SECCIÓN DE CONTABILIDAD
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
RECIBE LA SOLICITUD CON LOS SUSTENTOS.
VERIFICA TODO EL EXPEDIENTE PARA ASEGURAR QUE TODO ESTÉ CORRECTO.
GENERA LA ORDEN DE PAGO , FIRMA EL JEFE, AUTORIZA CONFECCIONAR EL CHEQUE, FIRMA EL CHEQUE Y REMITE CON LOS SUSTENTOS A LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD.
5
RECIBE EL CHEQUE Y EL REEMBOLSO CON LOS SUSTENTOS, VERIFICA, DE ESTAR CORRECTO FIRMA EL CHEQUE AUTORIZANDO EL REEMBOLSO. ENVÍA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE AITSA.
6
SECRETARIA, VERIFICA LA DOCUMENTACIÓN. RECIBE Y REGISTRA EL CHEQUE, SOLICITUD DE REEMBOLSO Y SUSTENTOS.
ENTREGA AL FISCALIZADOR, PARA SU VERIFICACIÓN, DE ESTAR TODO EN ORDEN, ENTREGA AL JEFE PARA LA FIRMA DEL CHEQUE. DE LO CONTRARIO SE DEVUELVE PARA SUBSANAR EL O LOS ERRORES.
SUBSANADO PROCEDE A FIRMAR EL CHEQUE. REMITE CHEQUE FIRMADO CON LA DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A TESORERÍA.
7
RECIBE EL CHEQUE FIRMADO Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES, ARCHIVA TEMPORALMENTE LA DOCUMENTACIÓN.
NOTIFICA AL CUSTODIO DE LA CAJA MENUDA PARA QUE RETIRE EL CHEQUE.
5 6
7
D. Aumento del Fondo de Caja Menuda
Proceso mediante el cual se incrementa el monto de cualquiera de los Fondos de Cajas Menudas de AITSA.
1. Gerencia General
Genera nota solicitando el aumento del monto de la Caja Menuda, firma y remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en AITSA.
Nota: La correspondencia debe dirigirse al Contralor(a) General o Subcontralor(a) solicitando dicho aumento. Sustentando de manera precisa y concisa, la causa del aumento.
2. Oficina de Fiscalización General en AITSA
El Jefe analiza la solicitud, de estar debidamente sustentada avala y prepara nota, para enviarla a la Contraloría General sede.
3. Contraloría General
Departamento de Correspondencia y Archivo
Recibe la documentación, le da entrada en el sistema electrónico de archivo y correspondencia y envía al Despacho del Contralor(a) o Subcontralor(a).
4. Despacho del Contralor(a) o Subcontralor(a)
Recibe la documentación con la opinión del Jefe de Fiscalización para la consideración y aprobación del Contralor(a) General o Subcontralor(a), quien podrá solicitar de estimarlo conveniente, estudios adicionales que le permitan contar con elementos de juicio suficientes para decidir.
Procede a aprobar o no, la solicitud de aumento, prepara nota dirigida al titular del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., con copia a la Oficina de Fiscalización General de la empresa, informándole lo decidido.
Envía a la Oficina de Fiscalización en AITSA, a través del Departamento de Correspondencia y Archivo.
5. Oficina de Fiscalización General en AITSA
Recibe nota con la aprobación o no del aumento del fondo, y envía a la Gerencia General.
Mapa de Proceso Número 4
PROCEDIMIENTO DE AUMENTO DEL FONDO DE CAJA MENUDA
GERENCIA GENERAL
1
GENERA NOTA SOLICITANDO EL AUMENTO DEL MONTO DE LA CAJA MENUDA, FIRMA Y REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL EN AITSA.
2 AITSA-04
1
2
3
RECIBE LA DOCUMENTACIÓN CON LA OPINIÓN DEL JEFE DE FISCALIZACIÓN PARA LA CONSIDERACIÓN Y APROBACIÓN DEL CONTRALOR(A) GENERAL O SUBCONTRALOR(A), QUIEN PODRÁ SOLICITAR DE ESTIMARLO CONVENIENTE, ESTUDIOS ADICIONALES QUE LE PERMITAN CONTAR CON ELEMENTOS DE JUICIO SUFICIENTES PARA DECIDIR.
PROCEDE A APROBAR O NO, LA SOLICITUD DE AUMENTO, PREPARA NOTA DIRIGIDA AL TITULAR DEL AEROPUERTO INTERNACIONAL DE TOCUMEN, CON COPIA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA ESTATAL, INFORMÁNDOLE LO DECIDIDO. ENVÍA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN EN AITSA, A TRAVÉS DE ARCHIVOS Y CORRESPONDENCIA.
ANALIZA LA SOLICITUD EL JEFE DE LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL EN AITSA, DE ESTAR DEBIDAMENTE SUSTENTADA AVALA Y PREPARA NOTA, PARA ENVIARLA A LA CONTRALORÍA GENERAL SEDE.
4
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS
RECIBE LA DOCUMENTACIÓN, LE DA ENTRADA EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Y ENVÍA AL DESPACHO DEL CONTRALOR(A) O SUBCONTRALOR(A).
3 OFICINA DE
FISCALIZACIÓN GENERAL
4 CONTRALORÍA GENERAL
DESPACHO DEL CONTRALOR(A) / SUBCONTRALOR(A)
5
5 RECIBE NOTA CON LA APROBACIÓN O NO DEL AUMENTO DEL FONDO, Y ENVÍA A LA GERENCIA GENERAL.
E. Disminución del Fondo de Caja Menuda
Proceso mediante el cual se disminuye el monto de los Fondos de Cajas Menudas en AITSA.
1. Gerencia General
Genera nota dirigida al Contralor(a) General o Subcontralor(a), expone el motivo de la disminución del Fondo de Caja Menuda, firma y remite a la Oficina de Fiscalización General en AITSA.
Nota: En la Contraloría General de la República se recibe la solicitud, se imparten las instrucciones respectivas y se remite a la Oficina de Fiscalización en AITSA.
2. Oficina de Fiscalización General en AITSA
Recibe nota solicitando la disminución el Fondo de Caja Menuda, procede a efectuar arqueo al Fondo de la Caja Menuda.
Coordina con la Gerencia de Administración y Finanzas el reintegro del dinero al Fondo General.
Prepara Expediente de la disminución del fondo y le adjunta copia de la Boleta de Depósito.
Nota: También podrán realizarse rebajas con base a pérdidas, robos o hurtos, debidamente documentados, conforme a los procedimientos generales para este tipo de casos, con la nota o certificación formal del Gerente General. En tales casos, se seguirá el mismo procedimiento de control establecido con la participación de la Contraloría General y según como se describe en este documento (control interno número 45).
Mapa de Proceso Número 5
PROCEDIMIENTO DE DISMINUCIÓN DEL FONDO DE CAJA MENUDA
GERENCIA GENERAL
1
GENERA NOTA DIRIGIDA AL CONTRALOR(A) GENERAL O SUBCONTRALOR(A), EXPONE EL MOTIVO DE LA DISMINUCIÓN DEL FONDO DE CAJA MENUDA, FIRMA Y REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL EN AITSA.
AITSA-05
1 RECIBE NOTA SOLICITANDO LA DISMINUCIÓN EL FONDO
DE CAJA MENUDA, PROCEDE A EFECTUAR ARQUEO AL FONDO DE LA CAJA MENUDA.
COORDINA CON LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EL REINTEGRO DEL DINERO AL FONDO GENERAL.
PREPARA EXPEDIENTE DE LA DISMINUCIÓN DEL FONDO Y LE ADJUNTA COPIA DE LA BOLETA DE DEPÓSITO.
2
OFICINA DE FISCALIZACIÓN
2
F. Traspaso del Fondo de Caja Menuda
Es la acción mediante la cual se transfiere la responsabilidad de autorización o custodia del Fondo de Caja Menuda.
1. Gerencia General
Notifica a través de nota del Contralor(a) General o Subcontralor(a), el motivo del traspaso, del Fondo de Caja Menuda.
Envía a la Oficina de Fiscalización General en AITSA.
2. Oficina de Fiscalización General en AITSA
Recibe nota solicitando el traspaso del Fondo de Caja Menuda, procede a efectuar arqueo respectivo.
Luego de efectuado el Arqueo, coordina con la Administración para confeccionar el Acta de Arqueo/Traspaso de Caja Menuda (Formulario Núm.9).
Nota: Cuando el motivo del traspaso sea temporal, la comprobación de probidad del nuevo custodio o funcionarios que autorizan el desembolso de los recursos, se hará en forma expedita por parte del Jefe de Fiscalización asignado en la empresa. La temporalidad se considera hasta sesenta (60) días calendarios. Si el traspaso es permanente, se procederá como si fuese una autorización nueva (solicitud al Contralor(a) General).
Mapa de Proceso Número 6
PROCEDIMIENTO DE TRASPASO DEL FONDO DE CAJA MENUDA
GERENCIA GENERAL
1
AITSA-06
1 RECIBE NOTA SOLICITANDO EL TRASPASO DEL
FONDO DE CAJA MENUDA, PROCEDE A EFECTUAR ARQUEO AL FONDO DE LA CAJA MENUDA.
LUEGO DE EFECTUADO EL ARQUEO, COORDINA CON LA ADMINISTRACIÓN PARA CONFECCIONAR EL ACTA DE TRASPASO DEL FONDO.
2
OFICINA DE FISCALIZACIÓN
2
NOTIFICA A TRAVÉS DE NOTA DEL CONTRALOR(A) GENERAL O SUBCONTRALOR(A), EL MOTIVO DEL TRASPASO, DEL FONDO DE CAJA MENUDA.
ENVÍA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN EN AITSA.
G. Cierre del Fondo de Caja Menuda
Es la acción mediante la cual se solicita el cierre de un Fondo de Caja Menuda.
1. Gerencia General
Confecciona nota dirigida al Contralor(a) General o Subcontralor(a), solicitándole el cierre formal del Fondo de Caja Menuda.
Envía a la Oficina de Fiscalización General en AITSA.
Nota: En la Contraloría General de la República se recibe la solicitud, se imparten las instrucciones respectivas y se remite a la Oficina de Fiscalización en AITSA.
2. Oficina de Fiscalización General en AITSA
Recibe nota solicitando el cierre del Fondo de Caja Menuda, procede a efectuar arqueo al Fondo de la Caja Menuda.
Luego de efectuado el Arqueo, coordina con la Gerencia de Administración y Finanzas para confeccionar el Acta de Cierre de Caja Menuda (Formulario Núm. 10), documento que debe ser firmado por el Custodio y refrendado por el Fiscalizador y el Auditor interno.
De existir remanentes, se confecciona la Boleta de Depósito para ingresarlos al Fondo General, que dio origen a la Caja Menuda.
El acta se remitirá a la Gerencia de Administración y Finanzas y Custodio, acompañada de la Solicitud de Cierre, Arqueo de Caja Menuda y la Boleta de Depósito, sellada por el Banco.
