Aplicación práctica de costos estándar
Resumen Ejecutivo:
El contar con un sistema de costos estándar contribuye a una mejor gestión de los costos en una empresa ya que permite un análisis comparativo. En el presente artículo repasaremos brevemente esta metodología, la utilidad que puede generar en su Empresa y algunas consideraciones particulares.
1. Antecedentes
“Tal como lo muestra claramente el Gráfico 1, los costos medios del producto estrella de la Compañía, el Alfa, experimentan una tendencia al alza, cerrando a finales de setiembre con un valor de S/.129 mientras que los precios medios terminan con S/.135, impactando severamente en el margen de la Compañía.” explicaba Patricia Gomez, Contadora de Costos, en una reunión con el Gerente de Producción, el Gerente de Finanzas y el Gerente General de Metálicas SAC:
“¿Cuan alejados estamos de lo que deberíamos estar? inquirió el Gerente General.
“ Bueno, no contamos hoy con un costo estándar que nos permita contestar esa pregunta con precisión, pero si analizamos el cuadro de costos históricos, veremos que en el mes de marzo alcanzamos un costo de S/.109 y que podríamos usar de referencia a falta de..” .
“Ok” interrumpió el Gerente General “ pero necesito urgente que trabajen todos en ese estándar que comenta Patricia, para identificar con mayor claridad los focos de las variaciones y adoptar medidas concretas.” concluyó.
Grafico 1- Evolución costos y precios medios - Producto Alfa
126 129 118 120
125 116 118109 115
133 135 129 132
138 136 132136 135
0 20 40 60 80 100 120 140 160
Enero Febrero
Marzo Abril
Mayo Junio
Julio Agosto
Septiembre Año 2005
Nuevos Soles
Costo medio Precio medio
2. Consideraciones Generales
Cuando la magnitud de la Empresa es relativamente pequeña o mediana, cualquier distorsión o problema puede ser identificado con relativa facilidad a través de la inspección o de reportes ad-hoc de control de producción y costos y solucionado. Es cuando las Empresas empiezan a adquirir cierta magnitud, es que es necesario contar con costos estándar, para que las diversas áreas involucradas en la elaboración de un producto, tengan un referente válido en su actuación.
Un estándar es el medio que nos permite juzgar algo1/.. El costo estándar es entonces el monto, determinado a través de estudios y análisis profundos, que “debería” ser gastado para elaborar un producto bajo condiciones normales y operando eficientemente. Si las condiciones Raúl Godoy Vila
cambian, entonces, estos estándar deberían ser actualizados, ya que, de otra manera, resultarían engañosos y no serían de ayuda.
Los costos reales obtenidos de la operación son comparados con los costos estándar definidos, y se analizan las diferencias, que son denominadas variaciones. Estas variaciones pueden darse por precio o por cantidad.
Ventajas
Algunas ventajas de contar con costos estándares 1/. los detallamos a continuación:
Mejor gestión de Costos:
o Se puede gestionar por excepción, actuando sobre las principales desviaciones.
o Eficiencias en el procesamiento de los costos.
o Información se encuentra más disponible y se gestiona más fluidamente.
o Se logra un mejor control de la performance.
o Sirve como un incentivo al personal.
Fijación de precios:
o Mejor información de costos como base de la fijación de precios, aunque existen otros factores que inciden en estos.
o Cualquier cambio en las características del producto puede ser rápidamente incorporado en el costo y calculado su impacto en el precio.
Valuación de inventarios:
o Mayor simplicidad en la valuación de inventarios.
Proceso presupuestal
o Mayor facilidad para estimaciones presupuestales de ventas y costos teniendo en cuenta la experiencia de las principales variaciones ocurridas en el pasado.
Fijación de costos estándar
Tal como se aprecia en el gráfico 2, en la fijación de los costos estándar intervienen diferentes instancias de la Empresa, y que comentaremos a continuación.
Materia Prima estándar
Mano de Obra Directa estándar
Costo estándar
Gráfico 2 : El costo estándar
Precio x Cantidad
Cargas Ind. de fabricac estándar
Costo x Nro. horas Ratios
Compras Producción
LO DEFINE:
Producción
RRHH Producción y
Costos
Materia Prima estándar
Mano de Obra Directa estándar
Costo estándar
Gráfico 2 : El costo estándar
Precio x Cantidad
Cargas Ind. de fabricac estándar
Costo x Nro. horas Ratios
Compras Producción
LO DEFINE:
Producción
RRHH Producción y
Costos
Costo Estándar de la Materia Prima: Es el resultado de multiplicar la cantidad necesaria de materia prima por el precio esperado de adquisición de dicha materia prima. La cantidad es determinada según las especificaciones de ingeniería del Area de Producción, mientras que el precio esperado es definido con Compras. Normalmente este precio esperado debe ser mantenido durante un año.
Costo Estándar de la mano de obra directa: Es el resultado de multiplicar la cantidad de horas hombre requeridas para elaborar un producto por la tasa esperada de dicha hora hombre. La cantidad se determina en función de estudios de tiempos y movimientos efectuados por el Area de Producción mientras que el precio esperado es informado por las áreas de RRHH, con incidencia de Producción y Costos.
Costo Estándar de la Cargas indirectas de fabricación: Se obtiene de los diversos gastos de fabricación presupuestados y requeridos para la operación, siempre bajo la premisa de eficiencia, asociados a sus respectivos volúmenes de actividad, sea horas hombre, horas máquina, entre otras y que son imputados a los productos a través de drivers. Los cálculos son elaborados por el contador de costos y por el Area de Producción.
La sumatoria de estos 3 elementos de fabricación nos dan el costo estándar de un producto.
Reflexiones
Es indispensable la participación del contador de costos en la integración de la información para la definición de los costos estándar. Por una premisa de control interno, es peligroso que la persona que vaya a ser medida por un estándar, sea la misma que lo fije, dado que podría incorporarse “márgenes de maniobra” en dichos valores.
Los costos estándar son costos estimados pero con una base científica mucho más sólida.
A continuación en la tabla Nro. 1 consignamos algunas diferencias 2/.:
Tabla Nro. 1
DIFERENCIAS ENTRE LOS COSTOS ESTÁNDAR Y LOS ESTIMADOS
ESTIMADOS ESTÁNDAR
Los costos estimados se ajustan a los históricos.
Los costos históricos se ajustan a los estándar.
Las variaciones modifican el costo estimado mediante una rectificación a las cuentas afectadas.
Las desviaciones no modifican al costo estándar.
El estimado se basa en experiencias adquiridas y un conocimiento de la empresa.
El estándar hace estudios para fijar sus cuotas.
Es más barata su implantación y más caro su sostenimiento.
Es más cara su implantación y más barato su sostenimiento.
El costo estimado indica lo que “puede”
costar un producto.
El costo estándar indica lo que “debe”
costar un producto.
Controlar permanentemente los saldos de los inventarios en proceso y de terminados, ya que en una experiencia personal que tuve en una Empresa donde se valuaban los inventarios bajo el sistema estándar, se producían significativos ajustes a resultados hacia
el final del año, básicamente por el problema de la empresa peruana, la poca utilización de de la capacidad de planta.
3. El caso Metálicas SAC
Tomando como referencia las pautas comentadas, nuestros amigos de Metálicas SAC se pusieron a trabajar conjuntamente durante el lapso de 4 semanas sólo para definir el costo estándar del Producto Alfa, que era el estrella. Se involucró a Compras, Producción, Diseño, Ingeniería, RRHH, Contabilidad y Costos, efectuándose los estudios de tiempos y movimientos, análisis de compras de materias primas, y de las cargas indirectas. La conclusión del trabajo se volcó en el Cuadro Nro. 1 que se presenta a continuación.
Materia Prima A 1,0 kgs 16 16,0
Materia Prima B 1,0 und 8,5 8,5
Materia Prima C 0,5 kgs 22 11,0
Materia Prima D 0,5 lts 12,5 6,3
41,8
Horas Operación A 2,0 Hrs. 5 10,0
Horas Operación B 1,5 Hrs. 7,0 10,5
Horas Operación C 1,0 Hrs. 8 8,0
28,5
Cargas Ind. 1 5,0 Hrs. Maq 4 20,0
Cargas Ind. 2 1,5 Hrs. Hombre 2,5 3,8
Horas Operación C 1,0 Hrs. 8 8,0
31,8
Materia prima 41,8
Mano de obra directa 28,5
Cargas indirectas de fab. 31,8 Costo unitario estándar Producto Alfa 102,0
Costo Total S/.
RESUMEN
Costo Total Rubros de Gastos Totales S/.
Rubros de Gastos
Totales Volumen UM Costo Unitario
S/.
Costo Total S/.
MATERIA PRIMA
MANO DE OBRA DIRECTA
CARGAS INDIRECTAS DE FABRICACIÓN Rubros de Gastos
Totales Volumen UM Costo Unitario
S/.
Cuadro Nro. 1 Costo estándar (Expresado en Nuevos Soles)
Rubros de Gastos Totales
Costo Total S/.
Producto Alfa
Volumen UM Costo Unitario S/.
.
S/.102 era entonces el costo que debería asumir la Compañía operando eficientemente a una capacidad de planta práctica por cada unidad de “Alfa”. Y sin embargo estaba asumiendo S/.129. Era indispensable, ahora, un análisis de las desviaciones para identificar las causas y poder explicárselas nuevamente, pero con más herramientas y respuestas, al Comité de Dirección.
Luego de más de 15 días de análisis manual de los documentos, éste fue concluido. En el Comité, expuso Patricia el contenido del Cuadro Nro. 2 y comentó:
“Entre las principales causas de desviación en nuestros costos está la cantidad de horas hombre de MOD que le dedicamos a los productos y que representa casi el 40% de la desviación total. También contribuyen el nivel de desperdicio en materias primas que es
bastante alto y representa otro 20% de la desviación, el mayor precio de compra pagado por las materias primas de 17% , y el mayor cargo de costes indirectos de alrededor del 20%.”
“Muchas gracias por la información a todos y por el muy buen trabajo” acotò el Gerente General. “Tenemos ya los problemas sobre la mesa así que ahora debemos actuar sobre ellos.
En una semana, nos reuniremos nuevamente para discutir las acciones y el plan de implementación de cada una de ellas”
Materia Prima A 1,0 kgs 16 16,0 1,1 18 19,8 1,6 2,2
Materia Prima B 1,0 und 8,5 8,5 1,2 9 10,8 1,7 0,6
Materia Prima C 0,5 kgs 22 11,0 0,6 23 13,8 2,2 0,6
Materia Prima D 0,5 lts 12,5 6,3 0,5 13 6,5 0,0 0,3
41,8 50,9 5,5 3,7
Horas Operación A 2,0 Hrs. 5 10,0 2,3 5 11,5 1,5 0,0
Horas Operación B 1,5 Hrs. 7,0 10,5 1,7 7,5 12,75 1,4 0,9
Horas Operación C 1,0 Hrs. 8 8,0 1,92 8,5 16,32 7,4 1,0
28,5 40,6 10,3 1,8
Cargas Ind. 1 5,0 Hrs. Maq 4 20,0 6,3 4 25,2 5,2 0,0
Cargas Ind. 2 1,5 Hrs. Hombre 2,5 3,8 1,7 2,5 4,25 0,5 0,0
Horas Operación C 1,0 Hrs. 8 8,0 1 8,1 8,1 0,0 0,1
31,8 37,6 5,7 0,1
Materia prima 41,8 50,9 5,5 3,7
Mano de obra directa 28,5 40,6 10,3 1,8
Cargas indirectas de fab. 31,8 37,6 5,7 0,1
Costo unitario estándar Producto Alfa102,0 129,0 21,5 5,6 Cuadro Nro. 2
Análisis de Desviaciones Setiembre 2005 Producto Alfa
(Expresado en Nuevos Soles)
Precio
Costo Total
S/. Cantidad Precio Volumen Costo
Unitario S/.
Costo Total S/. Cantidad
Precio DESVIACION REAL
Volumen Costo Unitario S/.
Costo Total
S/. Cantidad Precio MANO DE OBRA DIRECTA
Volumen Costo Unitario S/.
Costo Total S/. Cantidad Rubros de Gastos
Totales
Costo Total Volumen UM Costo S/.
Unitario S/.
ESTANDAR
Costo Total S/.
CARGAS INDIRECTAS DE FABRICACIÓN Rubros de Gastos
Totales Volumen UM Costo
Unitario S/.
MATERIA PRIMA
Costo Total S/.
RESUMEN
Costo Total S/.
Rubros de Gastos Totales Rubros de Gastos
Totales Volumen UM Costo
Unitario S/.
4. Conclusiones
Los costos estándar agregan significativo valor a las Compañías cuando son bien gestionados, haciendo más eficiente y transparente la gestión de sus costos, precios, inventarios y presupuestos, impulsando a la acción para correctivos.
La fijación de los costos estándar requiere trabajo en equipo pero el sostenimiento de un sistema de este tipo, requiere realmente un firme compromiso de la Alta Dirección y de las áreas involucradas.
______________________
1/. Roehl-Anderson Janice & Bragg Steven, Controllership: the Work of the managerial accountant, Wiley, 2004 2/. Polimeni Ralph, Cost accounting, 2003.
Con formato: Numeración y viñetas
